Export/ Import APOGEE v MISSION APOGEE -

Transcription

1 La nouvelle version d apogée modifie légèrement le fonctionnement des Exports/Imports. La nouveauté provient de la nécessité de télécharger la macro Excel d import/export. Dans l ancienne version pour pouvoir créer des fichiers Excel-Apogée il fallait passer par un module externe : Saisie externe des résultats. Dans la nouvelle version ce module est directement accessible dans Apogée comme nous le verrons un peu plus loin dans le document. Modalités du fonctionnement des Export/imports pour Apogée v ère étape : Il vous faut créer la maquette d Export en vous positionnant sur le domaine Résultats/ Export/ Import/ maquette d export de l application APOGEE comme indiqué cidessous : Mission APOGEE 25/06/2009 1/10

2 La maquette d Export se réalise toujours de la même manière (cf la copie d écran ci-dessous): - Vous devez saisir le code du diplôme ainsi que sa version, sans oublier la session pour laquelle vous souhaitez importer des notes. - Vous devez ensuite indiquer un numéro de maquette (chaque numéro correspond à une seule maquette). - Un nom de fichier apparaît par default. Vous pouvez le modifier mais uniquement le nom du fichier. Vous ne devez ni toucher au chemin ni à l extension. Ex : C:\EXPORT\nom du fichier.txt - Entrez ensuite le numéro de l objet puis le type en fonction du type de note que vous souhaitez importez: élément pédagogique (ELP), épreuve (EPR), Version de diplôme (VDI) version d étape (VET) et enfin le code de l objet manipulé. - Enfin vous devez renseigner le filtre de population pour ramener les étudiants inscrits à ou aux objets manipulés correspondant à l étape ci-dessus. - Enregistrer la maquette. Enregistrer la maquette Saisie n maquette Saisie code diplôme Type objet Saisie nom du fichier N objet Code elp Filtre population Mission APOGEE 25/06/2009 2/10

3 2 ème étape : Il vous faut effectuer l Export en vous positionnant sur le domaine Résultats/ Export/ Import/ Export de l application APOGEE comme indiqué ci-dessous : - saisir le diplôme concerné et sa version : Saisie version diplôme Choix du fichier Choix n export Affichage population Filtre population Export Fichier Mission APOGEE 25/06/2009 3/10

4 - sélectionnez le fichier à exporter à l aide des flèches ou en saisissant également le numéro de la maquette d export en mode recherche. (le numéro de la maquette apparaît à droite de la version de diplôme). - vous pouvez ajoutez un filtre de population avant de l afficher. Le filtre peut comprendre une VDI, une VET, un ELP, un groupe. Pour annuler le filtre vous devez cliquez sur videz le filtre. - Validez l affichage de la population - en cliquant sur le bouton Export Fichier, Apogée va créer un fichier texte (.txt) et le placer dans le disque C:\Export\MP2QS1.txt (par exemple) Vous ne devez absolument pas déplacer ce fichier. 3 ème étape : Télécharger la macro Excel import/export, se positionner sur le domaine Résultats/ Export/ Import/télécharger la macro Excel d import/export de l application APOGEE comme indiqué ci-dessous : Mission APOGEE 25/06/2009 4/10

5 - validez la proposition d ouvrir un fichier imp_exp.xls : - validez le bouton Activer les macros : Activer les macros L ouverture du fichier imp_exp.xls propose d effectuer une nouvelle saisie, question à laquelle vous répondez par l affirmative. 4 ème étape : l EXPORT se fait via le tableur Excel, après avoir activé les macros. Un sur le bouton Importer depuis Apogée permet de récupérer le fichier texte (.txt) qui correspond à votre export. Mission APOGEE 25/06/2009 5/10

6 Vous devez ouvrir le fichier texte (MP2DTUE.txt) qui se trouve dans le dossier C:\Export\MP2DTUE.txt (par exemple). C:\Export\MP2DTUE.TXT Cela nous donne l écran suivant : Mission APOGEE 25/06/2009 6/10

7 Nb : Excel enregistre automatiquement ce fichier MP2DTUE.txt avec l extension MP2DTUE.xls dans le même répertoire C:\Export\ Mission APOGEE 25/06/2009 7/10

8 Ce fichier Excel - MP2DTUE.xls (par exemple) peut être envoyé par la messagerie à l enseignant concerné sans modifier le nom ni l extension dudit fichier. L enseignant renseigne le fichier en saisissant uniquement les notes dans la colonne correspondante en prenant soin d utiliser les points (.) à la place des virgules (,). Le travail de saisie de notes effectué, l enseignant enregistre le fichier sans modifier le nom, ni l extension (.xls) et vous le retourne par la même voie de correspondance. A la réception du fichier vous devez : - ouvrir le fichier et activer de nouveau les macros - si le barème n est pas saisi, vous pouvez le renseigner en positionnant votre curseur sur la colonne barème puis cliquer sur le bouton Barème et saisir le barème. - activer le bouton Contrôle pour vérifier que le fichier ne comporte pas d erreur puis - cliquer sur le bouton Exporter vers Apogée - fermer le fichier puis revenir sur Apogée. 5 ème étape : l IMPORT se fait via APOGEE en se positionnant dans le domaine Résultats/ Export/ Import/ Import de l application APOGEE comme indiqué ci-dessous : Mission APOGEE 25/06/2009 8/10

9 N maquette export Code diplôme - saisissez le code du diplôme, la version ainsi que le numéro de la maquette que vous souhaitez importer. - cliquez sur le bouton Afficher pour visualiser la population définie dans l export - cliquez sur le bouton Import Base pour rapatrier les données saisies sous Excel. Nb : un message propose de mettre à jour les données existantes, c'est-à-dire d écraser et remplacer les notes ou résultats qui ont déjà été saisis. Laissez le choix «mise à jour de l existant». Un autre message vous informe que l import a détecté ou pas une erreur. Vous pouvez ensuite visualiser le compte rendu de l import. Un nouveau message vous informe que le traitement de l import est terminé. Mission APOGEE 25/06/2009 9/10

10 6 ème étape : La vérification que l import a bien été effectué se fait via le domaine Résultat/saisie calcul par élément pédagogique comme indiqué ci-dessous : I : import Les notes issues de l import sont au statut I (import) Mission APOGEE 25/06/ /10