GUIDE DES MINI-ENTREPRISES 2014/2015

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1 GUIDE DES MINI-ENTREPRISES 2014/2015

2 Réalisation graphique : dbcreation.be Textes : Les Jeunes Entreprises Tous droits de reproduction, d adaptation ou de traduction, par quelque procédé que ce soit, réservés pour tout pays sans autorisation écrite de l éditeur ou de ses ayants droit. «Mini-Entreprise» est une marque déposée de l ASBL Les Jeunes Entreprises.

3 FICHE INTRODUCTIVE GUIDE DES MINI-ENTREPRISES Bienvenue à vous, Jeunes Entrepreneurs! En recevant ce guide, vous officialisez votre participation au programme Mini-Entreprise. Dans ces pages, vous trouverez toutes les informations et les conseils utiles qui vous permettront de mener à bien votre mission, en individuel et en équipe. En consultant ces fiches sans relâche, ainsi que le plan Métro et les fiches ressources (sur CD Rom), vous vous offrez l opportunité de vivre un parcours passionnant et ascensionnel. N oubliez pas que votre coordinateur, votre conseiller et le secrétariat de LJE restent à votre disposition pour toute question. Que cette expérience vous apporte les meilleurs succès et apprentissages! L ÉQUIPE LJE COORDINATEUR Nom : Prénom : GSM : CONSEILLER Nom : Prénom : GSM : SECRÉTAIRE Nom : Prénom : Tél. : [email protected] ou [email protected]

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5 TABLE DES MATIÈRES GUIDE DES MINI-ENTREPRISES Comment utiliser les outils? Echéancier La Mini-Entreprise 13 AG Constitutive 14 Permanences comptables 15 Rencontre de mi-exercice 27 Indices de qualité 28 Développement Durable TOUS 01 Constitution 02 Brainstorming 03 Etudes de faisabilité 04 Inscriptions 05 Choix de l activité 06 Election aux fonctions de Direction 07 Changement de fonctions 08 Organigramme 09 Les actions 10 Crowdfunding 11 Economie Sociale et Solidaire (ESS) 12 Séminaires de formation et RDV d experts 16 Congrès 17 Rapport de gestion 18 AG de clôture 19 Concours 20 Certificat de Jeune Entrepreneur/ ESP ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ 21 Réunions 22 Gestion d une équipe 23 Savoir susciter la motivation 24 Analyse SWOT 25 O bje c ti f s 26 Stratégies DÉPARTEMENT RHC 29 Communication interne 30 Compte-Rendu des réunions 31 Teambuilding 32 Réseaux et média sociaux 33 Site Web 34 Enterprise Without Borders (EWB) 35 Registre des actionnaires 36 Convocation des actionnaires 37 Registre de présences 38 S alaire s 39 Déclaration ONSS et PP

6 DÉPARTEMENT FINANCIER 40 La caisse 41 Le compte bancaire 42 Prix de revient et seuil de rentabilité 43 TVA 44 Renseignements statistiques 45 Comptabilité 46 Déclaration de TVA 47 Bilan et dossier de liquidation DÉPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING 48 Communication et Marketing 49 Etude de marché 50 Etudes quantitatives 51 Etudes qualitatives 52 Charte graphique 53 Lieux de vente 54 Stand de vente 55 Campagne publicitaire DÉPARTEMENT TECHNIQUE 56 Etude technique 57 Cahier des charges 58 Commandes 59 Production et sécurité 60 Stocks

7 COMMENT UTILISER LES OUTILS? GUIDE DES MINI-ENTREPRISES Vous avez à votre disposition trois outils qui vous aideront dans les étapes de création, gestion et clôture de votre mini-entreprise. Mode de lecture : MINI 01. PLAN MÉTRO Cet outil synthétise les tâches à effectuer par Département et l échéance de leur réalisation. 02. GUIDE DES MINI-ENTREPRISES Celui-ci décrit le fonctionnement de la Mini-Entreprise, étape par étape et les tâches à remplir par fonction/département. Il définit également les matières inhérentes à la création et à la gestion d une entreprise. Dans le guide, il est fait référence à des «fiches-ressources». Celles-ci vous expliquent pratiquement comment effectuer certaines tâches, certaines activités et/ou vous donnent des exemples concrets. Elles sont rassemblées sur votre 3e outil 03. CD ROM Il reprend tous les éléments cités, ainsi que des applications destinées à accomplir certaines tâches, notamment la comptabilité, le calcul des salaires... Pour la réussite de votre mini-entreprise, nous vous conseillons de jongler avec ces trois niveaux de lecture. Le plan Métro, le Guide et les fiches ressources existent également sous format électronique et interactif. Ils sont accessibles via le site et/ou la plateforme LJE.

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9 ECHÉANCIER 2014/2015 GUIDE DES MINI-ENTREPRISES SEPT. OCT. NOV /09 > 15/10 G4ID 15/10 > 15/11 29/10 15/11 > 30/11 20/11 22/11 Séminaires de formation Leader For a Day AG constitutives Date limite pour les Déclarations statistiques 1 ère vente de l année : Basilix Shopping Center 30/11 Pensez à l Indice de qualité 1 JANVIER FÉVRIER /01 > 31/01 -Permanences comptables -Rencontres de mi-exercice -Séminaire de formation 20/01 TVA, ONSS, PP 31/01 & 01/02 Congrès 31/01 Pensez à l Indice de qualité 2 28/02 Date limite d inscription EWB 28/02 Pensez à l Indice de qualité 3

10 ECHÉANCIER 2014/2015 MARS AVRIL /03 14/03 Date limite pour IQ et Ecolabel Dernière vente de l année : Belle Ile en Liège 15/03 > 15/04 Trade fair européenne : Italie (à confirmer) 20/03 > 20/04 AG de clôture 20/03 > 20/04 TVA, ONSS, PP et dossier de clôture 06/04 Date limite pour la remise du dossier du concours Mini-Entreprise MAI JUIN JUILLET /05 06/05 22/05 COURANT 07 Date limite pour le concours site internet et publicités vidéo Demi-finales concours Mini-Entreprise Finale concours Mini-Entreprise Finale Européenne concours Mini-Entreprise (Malte)

11 LA MINI-ENTREPRISE GUIDE DES MINI-ENTREPRISES DÉFINITION Programme proposant à un groupe de jeunes de se tester sans risque à la création et la gestion d une entreprise de petite taille en quelques mois. Le modèle d entreprise s apparente à celui de la société coopérative (capital souscrit par vente d actions) et invite chaque participant à occuper un poste, soit de direction soit d exécution au sein des départements Financier, Ressources Humaines et Communication, Technique, Commercial, soit d Administrateur Délégué. L objet de l activité repose, au choix, sur l élaboration d un produit, d un service ou la mise sur pied d une activité autre (sportive, culturelle, événementielle ). POUR QUI? Classe ou groupe de jeunes à partir de 15 ans. BUT Se découvrir et développer des compétences diverses : esprit d équipe, sens des responsabilités, confiance en soi, créativité, sens des responsabilités, persévérance, indépendance, motivation, communication Découvrir la vie d entreprise de l intérieur en occupant un poste assurant son bon fonctionnement, comme dans la réalité. Se confirmer dans un choix d études, voire un métier. S épanouir à travers un projet à responsabilités. COMMENT? Etape par étape, le groupe vit le démarrage de l entreprise jusqu à sa liquidation : constitution de l équipe, attribution des fonctions, brainstorming, étude de faisabilité, choix de l activité (produit/service/ événement ), recherche et information des actionnaires, calcul du prix de vente et de revient, du seuil de rentabilité, de la marge bénéficiaire, recherche de fournisseurs, apprentissage de techniques de vente, de la promotion, paiement des salaires, gestion de la comptabilité En plus d un encadrement professionnel (coordinateurs, conseillers, secrétariat), l équipe bénéficie d une série d outils pratiques (plan métro, fiches techniques, applications comptables ) et d activités destinées à booster la mini-entreprise (séminaires de formation, journées de vente, concours ).

12 CONSEILS Avant toute décision, il faut voir grand! En élargissant votre point de vue et vos champs d action, vous vous offrez l opportunité de porter votre choix sur un projet original, créatif et -pourquoi pas?- durable. BON À SAVOIR Il n est pas toujours évident de savoir quelle fonction nous convient le mieux, d autant si l on n a jamais pratiqué un métier. La fiche ressource n 102 (CD Rom) renvoie vers des exercices pratiques de connaissance de soi. N hésitez pas à la consulter! Pour décider du projet de la Mini-Entreprise, prenez le temps d appliquer une ou plusieurs des techniques de créativité proposées dans la phase Brainstorming. Le champ des possibles ne doit pas nécessairement s arrêter à la fabrication ou l achat/vente d un produit. Pensez à chercher du côté des services qui font actuellement défaut ou à une activité, un événement que vous pourriez organiser. Pour vous aider également à faire le bon choix, n hésitez pas à consulter les fiches Développement Durable n 28 et Economie Sociale et Solidaire n 11. Cela peut vous aider à dessiner ensemble un projet durable et responsable.

13 CONSTITUTION 01 Certaines fiches se rapportent à une rubrique du CD ROM TOUS DÉFINITION Première réunion des membres fondateurs d une entreprise au cours de laquelle ils établissent les statuts et nomment les administrateurs, le secrétaire, le trésorier et le président. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Première rencontre entre toutes les parties prenantes du projet : jeunes, conseillers, coordinateur. Au cours de cette réunion, les décisions administratives propres à son démarrage et fonctionnement sont prises par les membres. BUT Officialiser le démarrage du projet et créer rapidement une dynamique de travail au sein du groupe. QUAND? Lors de la première rencontre des membres de la mini-entreprise. COMMENT? 1 Constitution d un groupe de 10 à 12 personnes 2 Présentation individuelle : jeunes, conseiller(s) et coordinateur 3 Décision des jour, heure et lieu de réunion une réunion hebdomadaire au minimum 4 Information sur la procédure d inscription à suivre CONSEILS 1 Nombre de participants : minimum 5 maximum 24. En de ça et au-delà, une dérogation sera demandée au coordinateur 2 Pour la présentation, le focus sera mis sur les objectifs personnels de chacun par rapport à l expérience et ses compétences (je suis bon en ) ; cet exercice aidera à l affectation de chacun à un poste 3 Pour s assurer de la présence de tous (conseillers et coordinateur compris), mieux vaut décider d une réunion à jour et heure fixes. 4 Il est préférable de mandater une seule et même personne en charge de la vérification des inscriptions.

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15 DÉFINITION BRAINSTORMING Technique de résolution créative de problèmes. BUT Trouver des idées de produits, services ou d autres types d activités (évènement, concours, film, exposition ). QUAND? Dès la création de la mini-entreprise. COMMENT? 02 Il existe différentes techniques de brainstorming. En règle générale, la méthode est la suivante : Donner un maximum d idées Trier, expliquer les idées puis éliminer celles qui ne font pas l unanimité, en retenir 3 à 5 Répartir les membres autour des idées retenues (par préférence) et demander à chaque groupe de réaliser une étude de faisabilité. TOUS TECHNIQUES DE CRÉATIVITÉ, VOIR FICHE RESSOURCE N 101 VOIR FICHE RESSOURCE N 139

16 BON À SAVOIR Il ne faut refuser aucune idée. Une idée peut paraitre farfelue et pourtant déboucher sur un concept original. LJE (ou son représentant) s octroie le droit de refuser un produit, un service ou un autre type d activité même si celui-ci n est pas repris dans la liste ci-dessus. L organisation d événements tels les concerts, les compétitions sportives fait l objet de règles spécifiques qu il convient de respecter (CD-ROM/MINI-ENTRE- PRISE/DOCUMENTS PDF/EVENEMENT/ Convention Evénement) Seront d office refusés : Les produits dangereux Les boissons alcoolisées Les produits illicites La fabrication de produits alimentaires sauf pour les mini-entreprises issues de la filière hôtelière ou agricole. Ces dernières doivent demander l autorisation à LJE en envoyant un dossier complet sur le respect des normes HACCP et AFSCA

17 LES ÉTUDES DE FAISABILITÉ 03 TOUS DÉFINITION Étude visant à déterminer les conditions dans lesquelles une idée, un produit, une technique et/ou un projet peuvent être concrétisés ainsi qu à déterminer les difficultés à surmonter pour mener le tout à bien. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE L étude de faisabilité s applique à une idée-produit, service ou autre activité. Le choix s appliquera en fonction de la mission et des objectifs définis par l équipe. BUT Vérifier que le choix porté sur un produit x, un service y ou une autre activité est à la fois cohérent (en adéquation avec un besoin, une cible ) et réalisable (faisabilité technique, viabilité financière ). QUAND? Après le brainstorming. COMMENT? Création d un groupe par idée retenue Collecte d un maximum d informations sur base de 3 approches : APPROCHE TECHNIQUE : (voir fiche n 56) Quelles sont les matières premières qui composent le produit? Qui sont les fournisseurs potentiels (pages jaunes, internet, )? Quid de leur service d approvisionnement, des délais de livraison, des prix? Quid de la réalisation d un ou plusieurs prototypes? APPROCHE COMMERCIALE : (voir fiche n 49) Réalisation d une mini-étude de marché auprès d une quinzaine de personnes : Quel prix êtes-vous prêt à payer pour le produit/service? Que pensez-vous de l idée? Quelles sont vos suggestions d amélioration du produit? ENQUÊTE AUPRÈS DE LA CONCUR- RENCE : Qu est-ce qui se fait déjà? Quels sont les prix pratiqués par la concurrence? Comment se différencier de la concurrence? ÉTUDE TECHNIQUE, VOIR FICHE RESSOURCE N 115 VOIR FICHE RESSOURCE N 139

18 APPROCHE FINANCIÈRE : (voir fiche n 42) Quels sont les prix des matières premières et les frais de livraison? Quel sont les prix de revient et de vente (voir tableau ci-après) Quelle est la différence entre le prix de vente obtenu et le prix attendu par les clients (voir approche commerciale ci-contre). CONSEILS Afin d avoir tous les éléments décisifs en main, il est nécessaire de disposer des résultats de toutes les études de faisabilité avant d opter pour l une ou l autre activité Plus l étude de faisabilité est minutieuse, plus l analyse de ses résultats porte ses fruits et moins le projet choisi comporte de risques Lors de l enquête commerciale, diversifier les cibles de son échantillon assure la pertinence du projet (âge, genre, situation sociale/financière ). BON À SAVOIR Dans le calcul du prix de revient, il est toujours question de prix hors TVA. Une mini-entreprise qui se fournit dans une grande surface doit ôter la TVA de son prix. Comment? En divisant le prix par 1,06 (taux de TVA à 6%) ou par 1,21 (taux de TVA à 21%) Le prix de revient tel que calculé selon le schéma ci-contre reste une estimation, il sera détaillé pour l AG Constitutive (applications comptables : «RENTAB», voir CD ROM). ECOTIPS Avez-vous étudié l impact environnemental de vos matières premières? Le transport des matières est très polluant. Demandez à votre fournisseur d où viennent leurs produits Préférez les matériaux naturels et recyclables Pour le carton, le papier et le bois, il est facile de les trouver 100% recyclés ou FSC et PEFC MATIÈRES PREMIÈRES TOTAL : TOTAL HTVA : TVA : Pour les aliments ou les textiles, étudiez la faisabilité du bio ou de l équitable! CHARGES DIVERSES (ENTRE 1,50 ET 3,00 SELON LA DIFFICULTÉ DE PRODUCTION) TOTAL DES COÛTS (PRIX DE REVIENT) : MARGE BÉNÉFICIAIRE (MINIMUM 15 À 20%) : TOTAL TVAC : PRIX (HTVA)/PIÈCE

19 INSCRIPTIONS AU PROGRAMME MINI-ENTREPRISE 04 TOUS DÉFINITION Enregistrement des données de chaque jeune participant au programme et perception d une cotisation faisant office d assurance individuelle. BUT Officialiser la participation du jeune au programme et donc, a fortiori, le responsabiliser de son engagement vis-àvis de ses pairs et de LJE Récolter ses données en interne (en vue des échanges de courriers, de la réalisation de statistiques ) Le prémunir en cas d accident par la perception d un droit d inscription (assurance). QUAND? Dès le choix de l activité et l élection des directeurs. COMMENT? Suivi de la procédure d inscription en ligne sur Cliquez sur la plate-forme LJE : Acquittement du droit d inscription de 7 Envoi à LJE de la feuille d engagement complétée et signée Versement des droits d inscriptions sur le compte de LJE au plus tard trois semaines après la création de la mini-entreprise sur le compte BNP PARIBAS Fortis n BE (communication = n de la mini-entreprise). CONSEILS Parmi les membres du groupe, un responsable se chargera du suivi de la procédure d inscription Le conseiller peut se charger de récolter l argent des inscriptions et les feuilles d engagement afin d envoyer le tout à LJE Se mettre en ordre d inscription, c est se prémunir en cas d accident! Mieux vaut élire le siège social de la minientreprise au domicile de l Administrateur Délégué.

20 BON À SAVOIR Le secrétariat de LJE (02/ , répond à toutes les questions sur les démarches administratives.

21 CHOIX DE L ACTIVITÉ DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Etape qui consiste, par le biais de différentes techniques, d enquêtes et de sondages, à la sélection, par la majorité, du produit, service ou d une autre activité que la mini-entreprise souhaite créer/réaliser/ fabriquer, transformer et vendre à une clientèle déterminée. BUT Mettre en commun toutes les informations reçues lors des différentes études commerciale, technique et financière afin de décider d une activité dont on sait qu une cible déterminée sera acheteuse et d un prix de vente permettant à la mini-entreprise d être rentable. QUAND? De préférence, une à deux semaines après le brainstorming. COMMENT? 05 Présentation par groupe de travail des résultats des recherches Compilation des informations dans un tableau (colonnes : type d activité, caractéristiques, remarques et appréciation de l échantillon ) Mise à l écrit dans chaque colonne (1 par type d activité) : Des résultats de la faisabilité financière Des résultats de l étude commerciale Analyse du résultat TOUS Choix définitif (majorité des voix, abstentions non comptées) Fiche à compléter sur le site (page d accueil, menu de droite : inscription MINI) CONSEILS Privilégier les critères suivants : différenciation*, innovation et originalité! S écouter les uns les autres Protéger vos idées et éviter le plagiat (images, noms, produits ) De la faisabilité technique : processus, évaluation (simple, compliqué)... * la différenciation (en matière de produit)= se montrer différent des concurrents au niveau du choix des matières premières, du concept, du procédé de fabrication, de la cible, du packaging, afin d éviter d entrer en trop forte concurrence avec ce qui se fait déjà ailleurs. Les risques encourus par le choix d un produit «commun» et donc peu concurrentiel : la chute des ventes, la baisse des prix de vente, la chute du prix de revient et la faillite. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE, VOIR FICHE RESSOURCE N 114

22 BON À SAVOIR Une idée qui n est pas choisie n est pas mauvaise en soi ; elle ne répond simplement pas aux attentes du groupe et de la cible. POUR TOUTE ACTIVITÉ «AUTRE», TYPE ÉVÉNEMENT : Département Production, voir fiche ressource n 137a Département Artistique, voir fiche ressource n 137b SABAM, voir fiche ressource n 138 Organiser un évènement (CD-ROM/ MINI-ENTREPRISE/DOCUMENTS PDF/ EVENEMENT/Convention Evénement) La convention évènement devra être signée par l AD et validée par LJE

23 ELECTIONS AUX FONCTIONS DE DIRECTION 06 TOUS DÉFINITION Processus démocratique par lequel l on attribue/délègue la responsabilité des postes des départements nécessaires à la gestion et au développement d une entreprise. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Les postes (et départements)-clés à pourvoir sont prédéfinis : Administrateur Délégué Directeurs RHC, Financier, Commercial et Technique. Il appartient toutefois à la mini-entreprise de se gérer de manière différenciée (direction bicéphale, organisation matricielle ). BUT Responsabiliser un membre de la mini-entreprise de l ensemble de son département et faciliter les concertations, les prises de décisions et leurs exécutions en matières structurelle, de management et de gestion. QUAND? Dès le choix de l activité. COMMENT? Élaboration de la liste des postes à pourvoir Tour de table pour connaître la motivation de chacun aux postes-clés requis/ prédéfinis Élections : Par vote secret : sur base des candidatures et informations reçues lors du tour de table, de manière individuelle, chacun réalise, sur papier, l organigramme idéal pour le bon fonctionnement de la mini-entreprise. Ce vote doit rester secret. Le comptage est effectué et selon les suffrages exprimés à la majorité (abstentions non comptées), les postes sont attribués. Par consensus : les candidats se retirent. Les membres examinent les avantages et les inconvénients de chaque candidature, puis prennent une décision. Un porte parole est chargé de présenter aux candidats l organigramme qui a été établi à la majorité. NOUS CONSEILLONS DE VOUS RÉFÉRER AUX POSTES DÉCRITS CI-APRÈS : ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ : Coordonne les différents départements Préside l Assemblée Générale, le Conseil d Administration et le Comité de Direction Encourage, suggère, planifie, délègue, contrôle et évalue Est le porte-parole du groupe vis-à-vis de l extérieur et de LJE

24 Est le moteur et premier responsable de la mini-entreprise Doit faire preuve de talent d animateur, de communicateur et savoir motiver son équipe DIRECTEUR RHC (RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION) : Assure le secrétariat des réunions Rédige les procès-verbaux et complète la feuille des présences Avec l aide de son département, propose les échelles barémiques au Conseil d Administration et calcule les rémunérations de chaque membre Avec l AD, motive l équipe, gère le personnel et sa répartition dans l organigramme S assure de la bonne communication avec LJE Assure la préparation des assemblées générales Fait régner une ambiance de travail bonne et efficace Se montre passionné des relations humaines, conciliant, bon gestionnaire des conflits, diplomate Au niveau administratif, fait preuve de soin, de minutie, d attention et de bonnes capacités rédactionnelles. DIRECTEUR COMMERCIAL : Coordonne et gère les études de marché Coordonne et gère l élaboration de la politique commerciale en matière de : présentation du produit, prix, publicité et choix des canaux de distribution Recherche des lieux de vente et organise les ventes Aime le contact avec la clientèle, fait preuve d un grand sens des affaires, de dynamisme, de créativité, est capable de communiquer son enthousiasme à son équipe de vente. DIRECTEUR FINANCIER : Coordonne et gère la comptabilité et la trésorerie Coordonne et gère l envoi comptables à LJE des pièces Coordonne et gère l étude financière : calcul du prix de revient, du seuil de rentabilité Se forme à la comptabilité (séminaire LJE), aime les chiffres Fait preuve d honnêteté et de rigueur. DIRECTEUR TECHNIQUE : Coordonne et gère l étude de faisabilité technique du produit/ service Dirige et coordonne le processus de réalisation/fabrication du produit Veille à la sécurité du travail et à la qualité de la production S assure de la bonne gestion des stocks Est responsable des achats, du choix des fournisseurs Fait preuve de méthodologie, de rigueur, d un bon sens de la négociation.

25 ELECTIONS AUX FONCTIONS DE DIRECTION 06 TOUS CONSEILS L organisation telle que proposée ci-contre est une base. Elle peut être modifiée ou complétée par d autres fonctions. Mieux vaut démarrer le vote lorsque chaque poste-clé a reçu au moins une candidature En cas d égalité, l on procédera à un second tour. A l issue de celui-ci, s il y a toujours égalité : désigner le candidat le plus jeune Nommer les futurs successeurs aux postes de direction pour la 2 ème partie de l exercice. BON À SAVOIR En attribuant un poste et donc des tâches et responsabilités précises à chaque membre de la mini-entreprise, l on se prémunit de nombreuses négligences. Se décider pour une fonction, quelle qu elle soit, relève parfois du challenge. Qui se connaît suffisamment bien pour décider de ce dont il est capable ou ce qu il aime réellement? Il existe des méthodes permettant d apprendre à se connaître (voir fiche ressource n 102). DÉPARTEMENT PRODUCTION, VOIR FICHE RESSOURCE N 137a DÉPARTEMENT ARTISTIQUE, VOIR FICHE RESSOURCE N 137b CONNAISSANCE DE SOI, VOIR FICHE RESSOURCE N 102

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27 07 DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Procédé par lequel il est proposé aux membres de changer de fonction, notamment en renouvelant le Comité de Direction. BUT LE CHANGEMENT DE FONCTIONS Améliorer sa connaissance pratique du monde de l entreprise par la prise en charge d une nouvelle fonction Dissoudre certaines tensions Amener un nouveau dynamisme, un autre regard à la mini-entreprise. QUAND? A mi-parcours Quand la situation l exige. COMMENT? En dressant le bilan de la première moitié de l exercice, chacun tire ses conclusions, à titre individuel mais également pour le groupe. S il ressort de cette évaluation des dysfonctionnements dans la répartition et l attribution des tâches, l on procède à un tour de table pour un éventuel changement de poste. Le vote secret n est pas obligatoire mais conseillé. BON À SAVOIR Le changement des fonctions peut faire l objet d une demande d un seul membre Les comptes de la première partie de l exercice restent sous la responsabilité du directeur financier en fonction pendant cette période Il n est pas nécessaire d opérer au changement de toutes les fonctions.

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29 DÉFINITION ORGANIGRAMME Représentation schématique des liens fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques d une entreprise. BUT Donner une vue claire de la répartition des tâches au sein de l entreprise, des postes à pourvoir et des relations de commandement existantes. QUAND? Dès l élection des directeurs. COMMENT? 08 Choix d un schéma-type d organigramme (matriciel, hiérarchico-fonctionnel, horizontal ) Définition et attribution des postes inhérents à chaque département Distribution de l organigramme à chaque membre, au conseiller, au coordinateur et au secrétariat de LJE. TOUS EXEMPLE D ORGANIGRAMME, VOIR FICHE RESSOURCE N 103

30 BON À SAVOIR Libre à la mini-entreprise de concevoir son propre organigramme Généralement, dans la réalité, l organisation de l entreprise se divise comme suit : Le comité de direction constitué de l ensemble des directeurs L Assemblée Générale des actionnaires est constituée de l ensemble des actionnaires de la mini-entreprise. Elle se réunit au minimum deux fois par an (une fois pour la constitution et une fois pour la clôture) Le conseil d administration constitué des administrateurs de l entreprise L Assemblée Générale d actionnaires constituée de l ensemble des actionnaires de l entreprise Chacune de ces structures ayant sa propre organisation (tempo des réunions, etc.) Dans le contexte des mini-entreprises l organisation générale se divise comme suit : Le comité de direction est constitué de l ensemble des directeurs et se réunit au moins une fois par semaine

31 DÉFINITION LES ACTIONS Titre de propriété qui correspond à une part de capital de la société. Son détenteur, appelé actionnaire, a plusieurs droits en contrepartie du capital investi dans la société (droit à la rémunération (dividende), droit de participation et de vote aux AG). BUT Réunir le capital de l entreprise afin de lui permettre de lancer son activité. QUAND? Dès le choix de l activité Au plus tard, trois semaines avant l AG Constitutive COMMENT? 09 LJE remet à chaque jeune entrepreneur 9 reçus d actions* ; le jeune achète 1 action et vend les 8 autres à des personnes différentes Une preuve de paiement (grande souche du reçu d action) est remise à l actionnaire sur laquelle apparaitront ses nom, prénom, adresse complète ainsi que la date et la signature du vendeur Dès qu une action est vendue, l argent et les coupons sont remis au responsable de la caisse LJE demande à ce que chaque actionnaire soit porteur d une et une seule action. * dérogation auprès du coordinateur peut être faite pour un nombre supérieur. TOUS EXEMPLE DE REÇU D ACTION, VOIR FICHE RESSOURCE N 104 EXEMPLE DE CERTIFICAT D ACTION, VOIR FICHE RESSOURCE N 105

32 BON À SAVOIR Le nombre d actions «à placer» par jeune entrepreneur (entre 8 et 15) est à fixer en fonction du nombre de membres de la mini-entreprise, de manière à obtenir un capital raisonnable (en général un total de 120 à 200 actions). CONSEILS Il est utile de dresser la liste des numéros des reçus d action remis à chaque membre Élaborer les certificats d actions nominatives (CD Rom/ Applications comptables/ Application RHC/ Registre des actionnaires). A remettre aux actionnaires lors de l AG Constitutive (pour les absents : envoi par courrier)

33 CROWDFUNDING 10 TOUS LE CONTENU N EST PAS ENCORE DISPONIBLE... À VENIR DANS L ÉDITION ! Adressez-vous à votre coordinateur pour plus d informations.

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35 ÉCONOMIE SOCIALE ET SOLIDAIRE (ESS) 11 TOUS ENTREPRENDRE AUTREMENT! DÉFINITION Entreprendre autrement, c est d abord entreprendre! L entrepreneur social a aussi besoin de toutes les qualités nécessaires pour créer un projet économique : l esprit d initiative, le goût du risque, la recherche de l innovation alliée à la viabilité de l activité. Tout en répondant aux principes du développement durable, l innovation de l économie sociale et solidaire se traduit à travers : 1 Sa finalité sociale, la recherche d un intérêt collectif ou d une utilité sociale à l activité : Répondre à des besoins sociaux : santé, éducation, culture, transports, énergie, environnement Contribuer à lutter contre l exclusion, la pauvreté, la précarité 2 Son mode de gestion participatif et démocratique : BUT Les décisions stratégiques de l entreprise sont prises en Assemblée générale (AG), organe souverain Tous les travailleurs de l entreprise ont la possibilité d être membres de l AG et donc de participer activement à l établissement des politiques et à la prise de décisions Les membres de l AG ont des droits de vote égaux en vertu de la règle «une personne, une voix». Mettre sa motivation et ses compétences au service d un projet collectif économiquement viable, socialement innovant et géré démocratiquement. Les principes fondamentaux de l économie sociale et solidaire : SOLIDARITÉ CO-RESPONSABILITÉ BÉNÉFICES FINANCENT LE PROJET SOCIAL MINI ÉGALITÉ ENTRE LES MEMBRES : 1 PERSONNE = 1 VOIX UTILITÉ SOCIALE : POUR LES MEMBRES ET/OU LA COLLECTIVITÉ INNOVATION VIABILITÉ AUTONOMIE DE GESTION INDICES QUALITÉS, VOIR FICHE RESSOURCE N 110 CONSULTER ÉGALEMENT FICHE N 28 DÉVELOPPEMENT DURABLE

36 QUAND? Lors de la constitution de la mini-entreprise (avant l AG Constitutive), débattre de l opportunité de donner une finalité sociale à l activité. COMMENT? 1 DÉFINIR LE PROJET SOCIAL ET L ACTI- VITÉ PERMETTANT DE LE RÉALISER : À qui l activité va-t-elle bénéficier? membres de la mini-entreprise ; élèves (de la classe, de l école, du quartier, etc.) ; jeunes en général ; personnes sans emploi ; personnes handicapées ; personnes âgées Quelle activité permettra de réaliser le projet social? Exemples d activités/secteurs : construction, électricité, production et distribution de produits d agriculture biologique, promotion de jeunes artistes, production et distribution de produits du commerce équitable (du Nord ou du Sud), horticulture, contribution à la protection de l environnement, service de proximité/aux personnes, récupération/recyclage, cinéma... 2 DÉFINIR UN MODE DE GESTION PARTICIPATIF La participation des travailleurs peut être déclinée sous de multiples formes. Faites preuve d originalité pour impliquer un maximum des membres de la mini-entreprise dans les prises de décisions importantes (tour de table, vote secret, élection sans candidat ). Une multitude d outils et de méthodes sont possibles. 3 DÉFINIR LES DIFFÉRENTES AFFECTA- TIONS DES BÉNÉFICES À VENIR. Critères à respecter : BONUS : Rémunération du capital inexistante ou limitée (maximum 6%) Investissements pour le développement du projet social Affectation à un ou plusieurs autres projets à finalité sociale (au minimum 1/3). Limitation de l écart salarial (entre le plus haut et le plus bas salaire) Amélioration des conditions de travail des salariés (rémunération, avantages ) Pour faire valider votre dossier en ESS, jusitifiez les critères ci-dessus et envoyez-le à [email protected] BON À SAVOIR 1 Un conseiller Autre Terre peut vous guider à chaque étape du projet. Contactez-nous : [email protected] Tél. : 04/ Assurez-vous de faire ratifier vos choix par l Assemblée générale. 3 Quelques sites Internet sur les entreprises d économie sociale et solidaire : Fédération pluraliste d entreprises d économie sociale (SAW-B) Plate-forme de Concertation des organisations représentatives de l économie sociale (Concertes) Réseau d Entreprises Sociales (RES) Groupe Terre :

37 SÉMINAIRES DE FORMATION & RDV D EXPERTS 12 TOUS DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Séances formatives et/ou d expertise, généralement centralisées, d une demi à une journée, destinées aux membres des mini-entreprises. BUT Permettre aux membres d acquérir de nouvelles connaissances ou de les approfondir dans les matières inhérentes à leurs fonctions et tâches, ceci afin d augmenter leur performance et donc d assurer la bonne gestion et évolution de l entreprise Confronter le projet de chaque mini-entreprise au regard d experts dans des domaines variés : étude de marché, commerce extérieur, stratégie commerciale, promotion, comptabilité, management QUAND? Selon les régions, de mi-octobre à mi-novembre et/ou en janvier. CONSEILS Communiquer les dates à tous les membres Veiller à ce qu au moins un membre assiste à chaque type de séminaire Avoir une bonne prise de notes Avoir une liste de questions à poser au conférencier/formateur/à l expert Débriefer avec les membres du groupe et partager les informations rapidement Réfléchir à comment intégrer les nouvelles informations dans la gestion des départements et des tâches.

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39 AG CONSTITUTIVE (AGC) 13 TOUS DÉFINITION Obligation légale d une entreprise par laquelle les fondateurs sont tenus de convoquer et rassembler les souscripteurs (actionnaires). L AGC constate que le capital social est entièrement souscrit et que les actions sont libérées du montant exigible. Elle se prononce sur les statuts de la société et désigne un ou plusieurs commissaires aux comptes. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE L AGC est également le moment où le comité de direction présente les résultats des études financière, comptable et de faisabilité, de même qu un prototype du produit/service choisi. Le montant de l action escompté au terme du projet est annoncé aux actionnaires. BUT Informer les souscripteurs du projet de la minientreprise, de ses objectifs (humains, financiers ) et des résultats escomptés. QUAND? Dans la deuxième quinzaine de novembre. Date fixée par le coordinateur ou avec son accord. COMMENT? IL EST CONSEILLÉ DE S Y PRÉPARER TROIS SEMAINES À L AVANCE : Finalisation de la vente d actions Préparation du registre d actionnaires Envoi des convocations aux actionnaires par courrier ou Prise de parole par l ensemble des membres de la mini-entreprise CHAQUE DÉPARTEMENT VEILLERA À LA RÉA- LISATION DE CES TÂCHES : ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ : Coordination des différentes tâches Veiller à remplir le Mini Business Plan DÉPARTEMENT RHC : Inscription de la mini-entreprise auprès de LJE Mise à l écrit et distribution des comptes rendus de réunion Réalisation et distribution de l organigramme Création du registre d actionnaires Convocation des actionnaires Stratégie de motivation du personnel et de communication DÉPARTEMENT COMMERCIAL : Réalisation de l étude de marché Réflexion sur la présentation du produit, la publicité et les lieux de ventes potentiels MINI BUSINESS PLAN, VOIR FICHE RESSOURCE N 141

40 DÉPARTEMENT FINANCIER : Stratégie de gestion de la caisse (livre de caisse) Ouverture du compte bancaire Calcul des prix de revient et de vente du produit, du seuil de rentabilité Estimation du bénéfice distribuable, de la valeur escomptée de l action DÉPARTEMENT TECHNIQUE : Recherche des fournisseurs Organisation des premières productions LES DISCOURS DE L AGC COMPRENDRONT : Présentation du projet : la problématique, le produit/service (et la justification du choix de celui-ci) Présentation de l équipe Présentation du marché : public cible, concurrence (directe et indirecte), la clientèle ciblée (description, pourquoi cibler celle-là, etc.) Expliquer les moyens pour la mise en œuvre du projet Présentation de la stratégie de positionnement de la structure : Quel produit pour quel type de clientèle, les canaux de distribution, l argumentaire de vente (le +) Présenter les stratégies de communication (publicité, identité visuelle, etc.) Présenter les prévisions financières : Prix de revient, seuil de rentabilité, résultat espéré, dividende espéré, valeur finale prévue de l action Présenter les perspectives : analyse SWOT, pistes d amélioration du projet Conclure : rappeler les points essentiels du projet et faire les remerciements CONSEILS 10 minutes de présentation pour l ensemble du projet Des répétitions sont nécessaires Pas d ordre de passage conseillé. Il n est pas nécessaire de présenter votre projet département par département. Il faut donc y associer toute l équipe L AGC est une occasion de vendre les produits déjà réalisés (stand de vente) S aider d une présentation visuelle (PowerPoint, Prezi, ) Se préparer aux questions, remarques ou suggestions des actionnaires / du public Lister les différents points qui nécessitent un vote des actionnaires (ex : finalité sociale) L habit ne fait pas le moine mais quand-même! Respecter les autres mini-entreprises qui passent dans la même séance!

41 PERMANENCES COMPTABLES DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Rencontre organisée par LJE au cours de laquelle chaque mini-entreprise a la possibilité de présenter sa comptabilité à un tiers en vue de la faire vérifier et approuver. Sont principalement concernés les responsables des départements RHC et financier. BUT Permettre à la mini-entreprise d assurer sa viabilité financière et sa bonne gestion. QUAND? À la mi-exercice Avant l AG de Clôture. COMMENT? Préparation des documents à apporter : papiers (notamment les factures) et fichiers (comptabilité et calcul des salaires) DÉPARTEMENT RHC : Calcul des salaires 14 Registre d actionnaires TOUS donnés Elaboration du bilan et du compte de résultats Enregistrement des corrections et des documents réalisés sur clé USB. CONSEILS Préparer et vérifier tous les documents/ fichiers nécessaires Écouter les consignes du coordinateur/ conseiller/ Ces séances sont une bonne occasion pour remplir les déclarations (TVA, statistiques...) DÉPARTEMENT FINANCIER : Comptabilité (journaux achats et ventes, livres de caisse et banque) Pièces justificatives Présentation des documents comptables et administratifs Corrections, si nécessaires, selon les conseils

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43 RENCONTRE DE MI-EXERCICE DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Rencontre programmée au cours de laquelle il est procédé, par le coordinateur (et/ou un expert en entreprise), à une évaluation des résultats obtenus, à mi-parcours, par le groupe. BUT Dresser un premier bilan du projet et, sur cette base, dispenser les conseils qui permettront à la mini-entreprise soit de rectifier le tir (en matière d objectifs, de calculs, de stratégies..), soit de progresser dans un même (et bon) sens. QUAND? A mi-parcours. COMMENT? 15 A voir avec le coordinateur. Il conviendra de préparer la rencontre : En apportant tous les documents jugés utiles, ainsi que : Les publicités réalisées La comptabilité (ventes, achats, livre de caisse, livre de banque, journaux des salaires, bilan et compte de résultats, inventaire des stocks, ) TOUS Les certificats d Indices qualité Un exemplaire du produit En répétant la présentation afin d éviter contradictions et doublons En débriefant, avec le conseiller après la réunion.

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45 LE CONGRES DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Il s agit d un week-end organisé par LJE qui rassemble toutes les mini-entreprises de Bruxelles et de Wallonie en un ou plusieurs lieux de manière à favoriser un esprit d appartenance et de groupe au programme mini-entreprise. C est un moment-clé pour les jeunes entrepreneurs! La participation à cet événement est facultative et payante. BUT Permettre à tous les membres des mini-entreprises de vivre une expérience unique en vue de : Faire connaissance avec d autres jeunes participant au programme Partager leurs avis, leurs expériences, leurs idées Participer à différents concours en se montrant motivés et performants Convaincre des jurys Vendre leurs produits/services développer leurs techniques de vente S amuser! QUAND? Voir échéancier. 16 PROGRAMME SAMEDI : TOUS Journée expo/vente : stands des mini-entreprises dans des centres commerciaux Concours : évaluation par des jurys, prix à la clé Soirée dansante rassemblant 800 jeunes entrepreneurs Logement en auberge de jeunesse DIMANCHE : Concours «3 minutes pour convaincre» Spectacle sympa et original Remise de prix.

46 COMMENT? Une information précise sur le congrès sera envoyée par par LJE et rappelée par le coordinateur Toutes ces informations sont à communiquer à tous les membres Les inscriptions ne seront enregistrées qu une fois le paiement effectué sur le compte LJE. BON À SAVOIR C est un des plus chouettes moments dans l expérience mini-entreprise (dixit les anciens) Toute inscription étant due, il vaut mieux s assurer d être libre à ces dates Respect des consignes sur place Une mini-entreprise peut décider de prendre en charge une partie des inscriptions de ses membres. N compte LJE : IBAN : BE

47 RAPPORT DE GESTION & DOSSIER DE CANDIDATURE 17 TOUS RAPPORT DE GESTION DÉFINITION Document reprenant les commentaires et analyses sur les performances d une entreprise et ses résultats financiers. La réalisation (et l envoi à LJE) du rapport de gestion est obligatoire. BUT Informer les actionnaires sur l état de leur investissement et de l entreprise. QUAND? A rédiger pour l assemblée générale de clôture. COMMENT? Faire un brainstorming sur les réalisations, prix obtenus et performances de la minientreprise (contenu du rapport) Structurer les idées Décider de la présentation du rapport (forme) BON À SAVOIR Le rapport fait partie intégrante du dossier de liquidation EXEMPLE DE RAPPORT DE GESTION, VOIR FICHE RESSOURCE N 106 b DOSSIER DE CANDIDATURE, VOIR FICHE RESSOURCE N 106 a

48 DOSSIER DE CANDIDATURE DANS LE CONTEXTE DU CONCOURS DE LA MINI-ENTREPRISE Ce document reprend également les commentaires et analyses sur les performances de la mini-entreprise et ses résultats financiers La sélection au concours Mini-Entreprise se fait sur base de l évaluation du dossier de candidature, par un jury. Contrairement au rapport de gestion, le dossier de candidature n est pas obligatoire. QUAND Voir échéancier. COMMENT? Dans les deux cas, il convient de viser une présentation globale de la mini-entreprise et non une suite de résumés répétitifs de chacun des départements. FORME Ne pas excéder 10 pages A4 (couvertures non comprises) Caractère utilisé : de taille 12. FOND Sur la couverture : nom, de la mini-entreprise et dossier de candidature Première page, résumé dans lequel seront repris : le nom de la mini-entreprise la description du produit/ service un résumé des résultats financiers un résumé des performances une table des matières. Ne pas oublier les comptes annuels (bilan et compte de résultats) arrêtés à la fin de la mini-entreprise ou au 31 mars (au plus tard). CONSEILS Dans les deux cas, il convient de viser une présentation globale de la mini-entreprise et non une suite de résumés répétitifs de chacun des départements.

49 DÉFINITION AG DE CLOTURE Obligation légale de la SC (Société Coopérative) par laquelle les fondateurs sont tenus de convoquer et rassembler les souscripteurs (actionnaires) en vue de leur faire approuver les comptes et le rapport de gestion à la fin de l exercice. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Vu qu il s agit de clôturer définitivement le projet : le comité de direction annonce aux actionnaires la valeur finale de l action, les bénéfices engrangés ou pertes encourues ; chaque membre a la possibilité d évaluer son travail, ses apprentissages, de partager son avis sur l expérience mini-entreprise. BUT Informer les actionnaires de tous les résultats obtenus pendant l exercice de la minientreprise. QUAND? Avant le congé de printemps À voir avec le coordinateur COMMENT? 18 IL EST CONSEILLÉ DE S Y PRÉPARER TROIS SEMAINES À L AVANCE : Liquidation des stocks Préparation du registre d actionnaires Envoi des convocations aux actionnaires par courrier ou Prise de parole par chaque responsable de département TOUS CHAQUE DÉPARTEMENT VEILLERA À LA RÉALISATION DE CES TÂCHES : DÉPARTEMENT RHC : Calcul des salaires Déclaration ONSS et Précompte Professionnel Vérification du registre d actionnaires Participation à la permanence comptable Convocation des actionnaires (voir fiche n 36) Élaboration du dossier de liquidation avec le Département Financier Élaboration du rapport de gestion avec le reste de l équipe DÉPARTEMENT COMMERCIAL : Organisation des dernières ventes pour liquider les stocks MINI BUSINESS PLAN, VOIR FICHE RESSOURCE N 141

50 DÉPARTEMENT FINANCIER : Participation à la permanence comptable Clôture du compte bancaire (voir fiche n 41) Clôture de la comptabilité (voir fiche n 45) Estimation du bénéfice distribuable, de la valeur escomptée de l action Élaboration du dossier de liquidation avec le Département RHC DÉPARTEMENT TECHNIQUE : Vérification de l inventaire des stocks LES DISCOURS DE L AG DE CLÔTURE COM- PRENDRONT : Mot de bienvenue Provenance des membres (école, année d études) Organigramme Rappel des stratégies menées en communication et de la politique de gestion du personnel Rappel des stratégies commerciales mises en œuvre (affiches, logos, campagne media ) Présentation des résultats des ventes Présentation du bilan, compte de résultats et de la valeur finale de l action Rappel du/des procédés de réalistion/ fabrication du produit et présentation des changements opérés Conclusions sur les apports de l expérience (niveau individuel et du groupe) CONSEILS 10 minutes de présentation pour l ensemble du projet Des répétitions sont nécessaires S aider d une présentation visuelle (Power Point, Prezi, ) Se préparer aux questions, remarques des actionnaires/ du public Lister les différents points qui nécessitent un vote des actionnaires (ex : finalité sociale) L habit ne fait pas le moine mais quandmême! Faire signer le registre des actionnaires Respecter les autres mini-entreprises qui passent dans la même séance que vous!

51 DÉFINITION CONCOURS Concours organisé par LJE récompensant la mini-entreprise qui au terme de plusieurs sélections et aux yeux de différents jurys a fait le plus preuve de professionnalisme, de compétences pour l ensemble de son activité (en terme de décisions stratégiques, de management, de gestion, d innovation, de durabilité ). La participation au Concours est facultative. BUT Susciter une émulation parmi les mini-entreprises, les aider à garder le cap et leur donner l envie de performer. QUAND? Voir échéancier. COMMENT? 19 LE CONCOURS SE DÉROULE EN 3 PHASES : 1 La sélection en demi-finale de 8 à 24 mini-entreprises sur base du dossier de candidature 2 La sélection de 4 mini-entreprises pour participer à la finale 3 La sélection en finale de la Mini-Entreprise de l année POUR LES DEMI-FINALES ET LA FINALE, IL CONVIENT DE : 1 Préparer une présentation orale de 8 minutes (avec un visuel adapté) 2 Se préparer aux questions du jury (constitué de personnes issues du monde de l entreprise) TOUS 3 Préparer un stand de présentation de la mini-entreprise BON À SAVOIR Le concours est doté de prix importants : 750 pour les gagnants et 250 pour les autres mini-entreprises finalistes. La mini-entreprise gagnante représente la Belgique francophone en juillet, lors de la finale européenne. MINI RÈGLEMENT DU CONCOURS, VOIR FICHE RESSOURCE N 107 CONSULTER ÉGALEMENT FICHE N 17 RAPPORT DE GESTION & DOSSIER DE CANDIDATURE

52 CONSEILS Ce concours entend récompenser une mini-entreprise sur l ensemble de son parcours et non celle qui détient le plus gros bénéfice ou chiffre d affaires Le respect des consignes et du règlement est important! Tout manquement entraîne une élimination directe Chaque prestation doit être soignée

53 CERTIFICAT DU JEUNE ENTREPRENEUR / ESP 20 TOUS DÉFINITION Document attestant de la participation du jeune au programme Mini-Entreprise. Le certificat est reconnu par le monde des entreprises. BUT (Faire) Reconnaître le travail effectué par le jeune pendant l expérience Mini-Entreprise et son acquisition de compétences entrepreneuriales. QUAND? Au premier trimestre de l année académique suivante (via ). BON À SAVOIR POUR OBTENIR LE CERTIFICAT, IL FAUT RÉPONDRE À TROIS CRITÈRES : 1 Avoir été présent au moins aux deux tiers des réunions 2 Recevoir un avis favorable des conseillers et du coordinateur 3 Dossier de liquidation de la mini-entreprise en ordre. EXEMPLE DE CERTIFICAT, VOIR FICHE RESSOURCE N 108

54 ESP : THE ENTREPRENEURIAL SKILLS PASS DÉFINITION L Entrepreneurial Skill Pass (ESP) est un certificat international qui atteste de l acquisition par les mini-entrepreneurs de connaissances, d aptitudes et de compétences relatives à l entrepreneuriat et recherchées par les employeurs. BUT (Faire) Reconnaître, par un certificat international, le travail effectué par le jeune pendant l expérience Mini-Entreprise et son acquisition de compétences entrepreneuriales. Ce certificat pourra enrichir un CV par des compétences valorisables lors de la recherche d emploi. BON À SAVOIR POUR OBTENIR L ENTREPRENEURIAL SKILL PASS, IL FAUT RÉPONDRE À PLUSIEURS CONDITIONS : 1 EXPÉRIENCE : Participer au programme Mini-Entreprise durant une année académique entière. 2 COMPÉTENCE : Réussir les tests d auto-évaluation en ligne 3 CONNAISSANCES/APTITUDES : Réussir l examen ESP organisé par LJE. L ESP sera décerné aux mini-entrepreneurs qui auront obtenu un score de 70% au test. L inscription à l examen est payante. L accès à l examen ESP final n est possible qu à condition d avoir participé aux 3 phases de l auto-évaluation en ligne. QUAND? 1 EXPÉRIENCE : Pendant toute la durée de la Mini-Entreprise 2 COMPÉTENCE : Le test d évaluation en ligne se passe en 3 phases : au début de l expérience mini-entreprise, à michemin : avant que la mini-entreprise ne lance ses activités, à la fin : à la clôture de la mini-entreprise. 3 CONNAISSANCES/APTITUDES : L examen ESP s organise à la fin du mois de juin.

55 ESP : THE ENTREPRENEURIAL SKILLS PASS 20 TOUS Pour plus d informations,contactez : [email protected] ou consultez : L Entrepreneurial Skills Pass est soutenu par : European partners : Partners :

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57 DÉFINITION RÉUNIONS Moment où tous les membres d une entreprise se retrouvent pour discuter des orientations à prendre pour faire évoluer celle-ci. BUT Faire le point, au sein de chaque département, de l état d avancement des dossiers et distribuer les tâches respectives. QUAND? Chaque semaine ou quand l actualité le nécessite. COMMENT? PLANIFICATION 1 Identification des sujets à aborder et donc des membres concernés 2 Programmation à jour et heure fixes PRÉPARATION 21 1 Échanges d information avec les différents départements sur l état d avancement de leurs activités 2 Sur base des informations reçues, élaboration d un ordre du jour en 5 à 7 points maximum 3 Collecte de toute documentation/tout élément utile pour alimenter le débat. ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ ANIMATION - CONTENU 1 Respect du timing! Maximum 1h30 (pour garder l attention) 2 Rédaction de l ordre du jour au tableau ou sur feuille 3 Relecture et/ou approbation du PV précédent par le département RHC 4 Élection d un gardien du temps ; idéalement, chaque point ne devrait prendre plus de 5 à 7 minutes 5 Introduction de chaque sujet en cédant la parole aux membres concernés 6 Clôture des réunions par un point divers ; chacun peut s y exprimer. EXEMPLE DE COMPTE RENDU DE RÉUNION, VOIR FICHE RESSOURCE N 109

58 CONSEILS À RÉALISER : un calendrier de la mini-entreprise avec congés, examens, activités LJE (ventes, séminaires, permanence comptable, Congrès ) Il n est pas aisé de mener une réunion, certains parlent en même temps, d autres n écoutent pas Quelques petits trucs pour se faire entendre/ capter l attention : Baisser le ton, voire se taire et attendre Imaginer un moyen sympa pour la prise de parole de chacun Donner deux - trois minutes au groupe pour se relâcher, faire un tour, crier avant de reprendre le cours de la réunion Par sa fonction, un AD a également le pouvoir d exiger d un élément perturbateur qu il sorte de la réunion. C est un droit dont il faut savoir user Il existe des outils gratuits de partage d agendas sur internet (Google agenda, par exemple) ou de planification d événement (doodle.com, par exemple) BON À SAVOIR : L administrateur délégué n a pas pouvoir de décision. La mini-entreprise est un travail collégial, de ce fait, les décisions se prennent ensemble! En cas d indécision du groupe, il est nécessaire de procéder à un vote à majorité (secret ou main levée). En cas d ex-æquo, l AD tranchera.

59 GESTION D UNE ÉQUIPE 22 ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ DÉFINITION Groupe de personnes ayant le même but ou devant réaliser un travail commun. BUT Fédérer les compétences de chacun afin d optimiser l atteinte des objectifs. Notion de motivation. QUAND? Tout au long de la vie de la mini-entreprise. COMMENT? Définition claire des rôles de chacun dans l équipe => organigramme Définition claire des objectifs de chacun Description des tâches et des délais pour chaque département Suivi de l accomplissement des tâches auprès des départements Rappel à l ordre en cas de manquement Détection et gestion des conflits (en parler, les résorber) et consultation du Directeur RHC Organisation régulière d activités de Teambuilding MINI ORGANIGRAMME, VOIR FICHE RESSOURCE N 103 TEAMBUILDING, VOIR FICHE RESSOURCE N 112 CONSULTER ÉGALEMENT FICHE N 31 TEAMBUILDING

60 CONSEILS Un organigramme clair et précis BON À SAVOIR : On a tous droit à l erreur Nul n est parfait. En cas de désaccord, un AD n a pas pouvoir de décision Un conflit à propos de la non réalisation d une tâche par un membre? Pour rappeler à l ordre : 1 Baisser le ton, voire se taire et attendre 2 Inutile de sermonner la personne devant l équipe, un aparté est bien plus sain 3 Lui demander ses raisons ; les comprendre, les évaluer objectivement 4 Proposer une deadline pour la réalisation de la tâche 5 En cas de mauvaise foi ou de refus, lui rappeler son engagement. Pas de solution? Evoquer le problème en réunion et décider d une éventuelle sanction.

61 SAVOIR SUSCITER LA MOTIVATION 23 ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ DÉFINITION Ensemble des facteurs déterminant l action et le comportement d un individu pour atteindre un objectif ou réaliser une activité. C est la combinaison de l ensemble des raisons conscientes ou non, collectives et individuelles, qui incitent l individu à agir au sein d une équipe. C est l un des enjeux de la fonction managériale. BUT Permettre à l équipe d atteindre les objectifs opérationnels dérivés de la mission de l entreprise en travaillant sur l individu, sur son bien-être, sur son sentiment d utilité et d intégration au sein du groupe. QUAND? Tout au long de la vie de la mini-entreprise. Surtout dans les moments creux (périodes post-examen, post-congrès ). COMMENT? MOTIVER SON ÉQUIPE REQUIERT UN ÉQUILIBRE ENTRE PLUSIEURS SAVOIR- FAIRE ; 1 SAVOIR FAIRE CONFIANCE Laisser aux collaborateurs leur propre espace d action, pour lequel ils savent qu ils bénéficient de votre confiance. Tout collaborateur doit connaître clairement la mission qui lui incombe et les objectifs qui y sont associés. MINI CONSULTER ÉGALEMENT FICHE N 31 TEAMBUILDING TEAMBUILDING, VOIR FICHE RESSOURCE N 112

62 Sauf problème avéré, l AD doit veiller à n intervenir dans leur mission que par des «points de contrôle» prédéterminés dans le planning (exemple : topo du DF sur la situtation financière et la trésorerie toutes les 2 semaines). La confiance se gagne également sur le terrain des relations humaines : se faire confiance implique une marque de respect de part et d autre. 2 SAVOIR RESPONSABILISER Accorder à ses directeurs un pouvoir décisionnel au sein de leur département permet à l équipe d atteindre des degrés supplémentaires de satisfaction, si les objectifs sont atteints. CETTE STRATÉGIE PERMET : D augmenter le degré d implication de chacun De développer la capacité d innovation des membres en les incitant à mettre en œuvre leurs idées De transmettre sa propre motivation D augmenter les compétences de l équipe En favorisant l autonomie des membres, de permettre la gestion de situations délicates. 3 SAVOIR ORCHESTRER C est éviter un travail routinier qui risque de baisser la motivation de l équipe. L AD, tel un chef d orchestre, doit savoir transmettre des impulsions à ses directeurs/ employés, en lançant de temps en temps des projets novateurs ou des «projets défis». Ces impulsions permettent de galvaniser les troupes, à condition que la réussite des projets soit clairement associée à une récompense (prime, journée de repos, soirée, repas...). Attention toutefois à ne pas tomber dans l excès, en enchaînant défi sur défi. Une telle stratégie risque de décupler audelà du raisonnable l esprit de compétition entre les collaborateurs. AUTRE DANGER : les collaborateurs ne s intéressent plus qu aux «projets défis» et à la gestion des urgences, en laissant de côté les tâches de fond. 4 SAVOIR SOIGNER L AMBIANCE La motivation de votre équipe est étroitement liée à l environnement de travail. L AD ou le DRH devra donc être attentif à l ambiance de son équipe ou de son service, en apprenant à connaître chaque membre et en agissant sur les problèmes capables de perturber leur niveau de motivation. Cette logique implique, bien entendu, le fait d organiser régulièrement des activités fédératrices (réunions, séminaires, formations, teambuilding...).

63 DÉFINITION ANALYSE SWOT L analyse SWOT (Strengths Weaknesses Opportunities Threats) ou AFOM (Atouts (forces) Faiblesses Opportunités Menaces) est un outil d analyse stratégique qui combine l étude des forces et des faiblesses d une entreprise avec celle des opportunités et des menaces de son environnement. FORCES Aspects positifs internes que contrôle l entreprise et sur lesquels on peut bâtir dans le futur FAIBLESSES Aspects négatifs internes mais contrôlés par l entreprise, pour lesquels des marges d amélioration importantes existent OPPORTUNITÉS Possibilités extérieures positives dont on peut éventuellement tirer parti, dans le contexte des forces et des faiblesses actuelles MENACES 24 Problèmes, obstacles ou limitations extérieures qui peuvent empêcher ou limiter le développement de l entreprise ou du département. ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ BUT Aider à la définition d une stratégie de développement. Fournir une base pour la prise de décisions et la résolution de problèmes QUAND? Au démarrage de la mini-entreprise. EXEMPLE ANALYSE SWOT, VOIR FICHE RESSOURCE N 113

64 COMMENT? Chaque département procède à l analyse SWOT des activités de son département Débriefing de ces analyses et mise en commun idées Analyse SWOT générale de l entreprise Suivi des activités de l entreprise en fonction de l analyse SWOT de chacun des départements CONSEIL Il est indiqué de procéder à l analyse SWOT sous forme de tableau : ORIGINE INTERNE (organisationelle) POSITIF (pour atteindre l objectif) FORCES STRENGTHS NÉGATIF (pour atteindre l objectif) FAIBLESSES WEAKNESSES ORIGINE EXTERNE (origine = environnement) OPPORTUNITÉS OPPORTUNITIES MENACES THREATS > À présenter en AG.

65 OBJECTIFS (DÉFINITION DES) 25 ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ DÉFINITION Résultat(s) précis à atteindre dans un délai déterminé que l on se fixe. BUT Se donner une vision claire de ce que chacun doit faire pour arriver à un résultat et définir les stratégies (voir fiche 26 de ce guide) à mettre en place pour parvenir à l objectif fixé. «Il est nécessaire de travailler ensemble à la réalisation d objectifs communs (et d éviter la poursuite d intérêts divergents à tous les niveaux de l organisation) afin d atteindre l excellence en termes d efficacité et d accomplissement.» Dave Packard (cofondateur de HP). QUAND? Dès le choix de l activité et l élection du comité de direction. COMMENT? Définition des objectifs à terme de la mini-entreprise Définition des objectifs de et par chaque département (AD inclus) Débriefing des objectifs déterminés par chaque département Communication sur les objectifs (notamment vers les actionnaires) Suivi des actions mises en œuvre pour atteindre les objectifs.

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67 DÉFINITION STRATÉGIES Selon Michael Porter (professeur de stratégie d entreprise de l Université de Harvard) : «la réalisation des choix d allocation de ressources (financières, humaines, technologiques, etc.) qui engagent l entreprise dans le long terme et la dotent d un avantage concurrentiel durable, décisif et défendable» BUT Envisager et décider du «comment faire» pour qu une entreprise atteigne ses objectifs. QUAND? Dès l élection du comité de direction COMMENT? 26 Il existe différents types de stratégie : 1 Stratégie de gestion d équipe 2 Stratégie de la communication 3 Stratégie SWOT (voir fiche 24) Chaque département (AD inclus) détermine la manière dont il va/veut atteindre ses objectifs Analyse des stratégies déterminées par les départements Analyse de la progression des résultats et modification/ adaptation des stratégies si nécessaire Communication sur les stratégies (notamment vers les actionnaires). ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ

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69 DÉFINITION INDICES QUALITÉ (IQ) Normes dont l information permet d identifier l évolution (ou la dégradation) d une entreprise en regard des objectifs qualités qu elle s est fixés. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE : L on répertorie trois IQ et donc trois niveaux : NIVEAU 1 : 7 critères portant sur la période de démarrage, en particulier sur les démarches administratives NIVEAU 2 : 8 critères portant notamment sur la gestion financière, comptable de la mini-entreprise, sur les stratégies commerciales et promotionnelles mises en place NIVEAU 3 : 12 critères portant notamment sur l émulation du groupe, sur sa motivation et donc sur une vision plus ambitieuse des objectifs à atteindre (participation au congrès, concours, au programme EwB ) PAR L OBTENTION DE CES IQ, LA MINI-ENTREPRISE S ASSURE DE/DU : 1 L obtention de certificats de qualité 2 Droit de faire mention du niveau atteint, de reproduire le logo de l IQ sur tout support L acquisition des IQ favorise également sa pré-sélection au concours de la Mini-Entreprise de l année. BUT 27 Créer en interne une dynamique d évolution positive et qualitative. Faire reconnaitre le travail de la minientreprise par ses pairs et par le monde extérieur (école, parents, actionnaires, clients, fournisseurs, media ). Obtenir des avantages financiers. ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ QUAND? Dès que les critères d un niveau sont remplis et validés par LJE, obtention d un IQ Voir échéancier COMMENT? Lecture et compréhension des critères à respecter Respect des règles : Le passage d un IQ à l autre se fait dans l ordre numérique croissant Pour accéder à un niveau supérieur, le précédent doit être franchi selon le pourcentage fixé PROCÉDURE D ACCÈS AUX INDICES QUALITÉ, VOIR FICHE RESSOURCE N 110

70 Collecte des preuves Constitution d un dossier décrivant chaque réalisation par type de critère avec preuves en annexe Envoi du dossier à LJE par [email protected] ou par courrier Vérification, validation et accord de LJE par mail de retour. CONSEILS N attendez pas l obtention officielle d un niveau pour entamer la procédure suivante. BON À SAVOIR Il appartient à la mini-entreprise de faire les recherches, solliciter les attestations, réaliser les copies, collecter les preuves nécessaires et photos pour répondre aux différents critères (voir détail pour chaque critère) ; exemples de preuves : documents, photos, ticket de caisse. Il est interdit d utiliser le logo IQ ou de faire état d un niveau atteint avant réception officielle de l avis de validation dudit niveau La mini-entreprise se verra notifier l octroi ou le retrait de son IQ par mail ainsi que le certificat d obtention du niveau par le secrétariat de LJE. Quels sont les montants des primes à l investissement? Elles sont non cumulables et octroyées «nettes» d impôt sur les bénéfices : Par conséquent, si la Mini-Entreprise est en bénéfices vous comptabiliserez: Pour le niveau 1 : 35 Pour le niveau 2 : 70 Pour le niveau 3 : 100 Pour le niveau 3 avec écolabel : 135 Et, si la mini est en pertes vous comptabiliserez: Pour le niveau 1 : 25 Pour le niveau 2 : 50 Pour le niveau 3 : 75 Pour le niveau 3 avec écolabel : 100 Ces primes ne seront pas versées directement à la Mini-Entreprise, elles seront ajoutées à son résultat et donc au montant qui sera remboursé à ses actionnaires.

71 INDICES QUALITÉ (IQ) CRITÈRES D ÉVALUATION PAR NIVEAU 27 ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ NIVEAU 1 NIVEAU 2 REMPLIR 7 CRITÈRES REMPLIR AU MINIMUM 7 CRITÈRES SUR LES 8 1 Créer une carte d identité pour la mini + organigramme Répondre aux critères de l IQ 1 Enregistrer la Mini-Entreprise ainsi que les jeunes sur la plateforme 2 LJE ( envoi des feuilles d engagement et paiement des frais 1 d assurance 3 Rechercher activement des souscripteurs au capital 2 Lancer une publicité (moyen quelconque de promotion) Organiser un événement suscitant la motivation de l équipe 4 Mettre en place les outils d une bonne gestion financière 3 Participer à 2 ventes supplémentaires hors école 5 Joindre l étude de marché initiale, justifier tout changement 4 Actualiser le seuil de rentabilité et le prix de revient 6 Rédiger un rapport pour la 1 ère AG 5 Eviter les amendes 7 Avoir participé à 1 vente 6 Participer aux séminaires organisés par LJE, minimum ½ participants 7 Rédiger des procès-verbaux 8 Payer l ONSS, précompte et TVA

72 Répondre aux critères de l IQ2 NIVEAU 3 REMPLIR AU MINIMUM 9 CRITÈRES SUR LES Utiliser un média pour promotion (pas journal scolaire!) Créer une page ou un site Internet Participation au concours 3 pour convaincre Participer au congrès Trouver «4» lieux de vente (autres que ceux de l ASBL LJE) Organiser un 2 ème événement suscitant la motivation de l équipe Entreprendre une démarche internationale (congrès, vente, partenariat, EWB ) Avoir 80% des jeunes de la mini présents durant l année Actualiser seuil de rentabilité et le prix de revient Parité homme / femme dans le comité de direction Avoir mené une collaboration avec une mini-entreprise issue d une école différente. Moyen de preuve : invitations + photos. Préciser le type de collaboration (date, attestation du conseiller présent à l événement). Avoir consulté un professionnel du monde de l entreprise (un commercial, un responsable technique, un responsable de management, un financier Moyen de preuve : carte de visite, compte-rendu sur la rencontre, photo(s)

73 DÉVELOPPEMENT DURABLE Devenez des entrepreneurs responsables! DÉFINITION Mode de développement qui permet aux populations actuelles de subvenir à tous leurs besoins fondamentaux sans empêcher les générations futures de pouvoir répondre aux leurs. 28 ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ Si on l a en tête, il est possible de réfléchir chacun de nos gestes ou de nos choix : Gaspille-t-il des ressources de l environnement? Le développement durable cherche à prendre en compte simultanément l équité sociale (1), l efficacité économique (2) et la qualité environnementale (3). 1 Assurer une gestion saine et durable, sans préjudice pour la planète et l Homme ; 2 Satisfaire les besoins essentiels de l humanité en logement, alimentation, santé et éducation, en réduisant les inégalités entre les individus, dans le respect de leurs cultures ; 3 Préserver les ressources naturelles à long terme, en maintenant les grands équilibres écologiques et en limitant des impacts environnementaux. POUR QUI? Tout le monde! Les élus, les industriels, les agriculteurs, les banquiers... et tous les citoyens. Chacun à son niveau doit faire de son mieux pour contribuer à un développement plus durable. Un jeune (entrepreneur) aussi, alors? Oui, le schéma du développement durable n est pas qu un dessin. On est tous dedans! Permet-il à d autres humains de vivre dignement? Pousse-t-il les gens à trop consommer par rapport à leurs vrais besoins? MINI CONSULTER ÉGALEMENT FICHE N 11 ÉCONOMIE SOCIALE & SOLIDAIRE CIRCUITS COURT VOIR FICHE RESSOURCE N 140

74 PAR EXEMPLE, si tu achètes des baskets fabriquées au Vietnam, l énergie qu il faut pour les importer en Europe a un impact sur l environnement, et ton achat peut influencer les conditions de vie des ouvriers qui les ont fabriquées. Tous nos gestes, même à petite échelle, ont un impact sur l ensemble de la planète! Bonne nouvelle, nous pouvons changer ça! EXEMPLE : une mini-entreprise vend des tee-shirts en coton biologique équitable, imprimés à base d encre à eau. ÉQUITABLE DONC PERMET À DES PERSONNES DU SUD DE VIVRE DIGNEMENT DE LEUR TRAVAIL BUT Il en existe différents mais tous sont complémentaires Mettre en valeur les répercussions positives que la mini-entreprise peut avoir pour la société en général Développer un potentiel de différenciation du produit et/ou service par rapport à la concurrence et attirer une nouvelle clientèle sensible à une démarche responsable Saisir l opportunité d être innovant: apporter une réponse inédite à un besoin issu des enjeux de développement durable Personnaliser le projet : il reflète les valeurs et stimule la motivation de la mini-entreprise. QUAND? 1 Lors du brainstorming et lorsque la question de l activité est abordée : quelles sont l éthique et les valeurs véhiculées par la mini-entreprise? 2 Lors de l étude technique et la recherche de fournisseurs : quels critères de développement durable et d écolabel prendre en compte dans les stratégies? 3 Tout au long du projet, en remettant en question les choix et modes de fonctionnement conventionnels pour faire évoluer le projet continuellement. 4 Lors de la constitution des dossiers «indices-qualité». COTON BIOLOGIQUE ET ENCRE À EAU : MOINS DE POLLUTION DANS LA PRODUCTION DU PRODUIT PERMET DE DÉVE- LOPPER UNE ACTI- VITÉ ÉCONOMIQUE VALORISANT DES PRODUITS ÉTHIQUES

75 DÉVELOPPEMENT DURABLE 28 ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ COMMENT? IL EXISTE DEUX PORTES D ENTRÉES POUVANT ÊTRE FRANCHIES INDÉPEN- DAMMENT, ET DONT LA COMPLÉMEN- TARITÉ FAIT LA FORCE : En amont du projet de la mini-entreprise. Lorsque la dimension durable est abordée dès la naissance de l idée du projet, celle-ci n en est que mieux intégrée. Dès le début du projet, choisir un produit ou un service dont le core-business est par essence durable (aspect social et/ou environnemental). EXEMPLES : Récupération de papiers comme matière première pour la fabrication d allumefeux et utilisation d une colle naturelle pour aider à leur compactage Fabrication de produits nettoyant multiusage à partir de produits naturels Création de cosmétiques à partir de produits bio Fabrication d un chargeur solaire pour lecteur MP3 et IPhone Dans la gestion du projet de la minientreprise. Pour répondre aux enjeux du DD, des choix peuvent être faits au niveau de la gestion quotidienne de la mini-entreprise, notamment en visant une démarche responsable : veiller à la provenance des produits et de leurs conditions de production, réfléchir à la consommation énergétique, minimiser la quantité de déchets générée par la mini-entreprise... Même avec des améliorations minimes, l important est de lancer la démarche par un aspect qui motive l équipe, qui a du sens par rapport à l activité de la mini et de s améliorer de manière continue. EXEMPLES : Opter pour l achat de matières premières au niveau local plutôt qu en provenance d un pays qui nécessite le transport en avion Opter pour un produit réalisé dans un pays où l on sait que la main d œuvre n est pas exploitée. Collaborer avec un centre de tri pour soit recycler les chutes, les excédents de matières utilisées pour la réalisation d un produit,soit trouver un sous-produit/ une utilité à partir de ces «déchets». La certification via les Ecolabels : au même titre que la finalité sociale, ces certifications sont de belles opportunités pour mettre les efforts de développement durable en valeur, de manière objective, face au jury. OÙ SE PLACENT LES GRANDES ÉTAPES DE DÉCI- SIONS CLÉS DU DD SUR LE PARCOURS DE VOTRE MINI? PROCÉDURE D ACCÈS AUX ECOLABELS, VOIR FICHE RESSOURCE N 111 VOIR FICHE RESSOURCE N 139

76 ÉTAPES CLÉS CHOIX FINALITÉ CHOIX ACTIVITÉ GESTION DE LA MINI-ENTREPRISE CERTIFICATIONS CHOIX FINALITÉ SOCIALE FINALITÉ CLASSIQUE PRODUIT / SERVICE DURABLE PRODUIT / SERVICE CLASSIQUE SUIVI COMPLET OU PARTIEL DES CONSEILS ECOTIPS GESTION SANS SUIVI PARTICULIER MINI-ENTREPRISE D ECONOMIE SOCIALE ECOLABEL ECOLABEL + DD AUCUN LABEL FICHES FICHES GÉNÉRALES DD ET EES FICHES RESSOURCES ECOLABELS FICHES RESSOURCES ECOLABELS ET ECOTIPS FICHES RESSOURCES ECOLABELS EXEMPLES DE PARCOURS POSSIBLES : Finalité sociale produit durable suivi Ecotips obtention écolabel + DD et valorisation du statut d économie sociale Finalité classique produit durable suivi Ecotips obtention de l Ecolabel Finalité classique produit non durable non suivi Ecotips aucun label Finalité classique produit durable non suivi Ecotips obtention de l Ecolabel

77 COMMUNICATION INTERNE 29 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION La communication interne regroupe l ensemble des actions de communication au sein d une entreprise ou organisation à destination de ses salariés. La communication interne s inspire de plus en plus souvent des techniques de communication marketing et publicitaire, le but étant de «vendre» aux salariés les objectifs et stratégies de la direction. QUAND? Au quotidien, au travers des échanges opérationnels À moyen terme, par exemple sur l organisation et les priorités à venir du département À long terme, sur la stratégie globale de l entreprise COMMENT? Communication verticale, descendante et montante, afin de permettre aux collaborateurs de s exprimer auprès de la hiérarchie et vice et versa Communication horizontale entre collaborateurs au sein d un ou plusieurs départements Tous les canaux de communication interne peuvent être explorés : réunion, lettre d information, intranet, blog, entretien individuel, conversation informelle. BON À SAVOIR La communication est à la base de toute stratégie motivationnelle!

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79 COMPTE-RENDU DES RÉUNIONS 30 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Acte écrit (approuvé et signé, s il s agit d un PV), retranscrivant officiellement les propos tenus au cours d une séance, d une assemblée, d une réunion. BUT Témoigner fidèlement des débats et décisions, et de servir de référence, voire d archive Informer ou (re)préciser l état d avancement du projet : «qui - fait quoi - pour quand?». QUAND? A établir pour chaque réunion organisée. COMMENT? Il est rédigé par le département RHC (ou une personne désignée à cet effet) Il comprend : La date et l heure de début et de fin de la réunion L ordre du jour (affiché, communiqué au préalable ou distribué par l Administrateur délégué) Les décisions prises et les personnes désignées pour certaines tâches. BON À SAVOIR Les interventions individuelles n y sont rapportées que sur demande expresse. CONSEILS À communiquer au plus vite, à tous les membres du groupe et au conseiller À publier sur internet via Google, Facebook, de manière à le partager facilement avec les membres et à le rendre accessible à tout moment. EXEMPLES DE COMPTE-RENDU, VOIR FICHE RESSOURCE N 109

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81 TEAMBUILDING (ACTIVITÉS DE) 31 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Ensemble des activités ludiques propices à la cohésion d un groupe et donc à l amélioration de ses performances. BUT Apprendre à mieux se connaître Favoriser la motivation de groupe Créer une bonne cohésion, entente, énergie de groupe Susciter un bon esprit d équipe Révéler les compétences de chacun en vue d atteindre les objectifs fixés par la mini-entreprise. QUAND? Au démarrage de la mini-entreprise En cours d année. COMMENT? Différents types d activités de teambuilding existent. Certaines sont simples à réaliser, d autres nécessitent des moyens financiers et humains plus conséquents. Un débriefing de l activité et de ce qu elle a pu révéler est primordial. Il permettra notamment d assainir les tensions, à chacun de s exprimer de manière détendue, de repérer les capacités de l un ou l autre pour la prise de fonction au sein de l organigramme. CONSEILS Il est nécessaire de fixer au préalable les objectifs à atteindre (par exemple : créer une cohésion de groupe, relancer la motivation de la mini-entreprise, révéler les compétences de chacun ), puis seulement d envisager l activité de teambuilding la plus appropriée par rapport au but recherché. L idéal étant que tout le groupe soit présent, il convient d utiliser un outil de planification (type doodle.com) pour fixer la date de l activité. ECOTIPS 229 (CD ROM) Pourquoi pas organiser un évènement Zéro Déchet ou Carboneutre ou Écoresponsable? TEAMBUILDING, VOIR FICHE RESSOURCE N 112 VOIR FICHE RESSOURCE N 139

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83 RÉSEAUX ET MÉDIAS SOCIAUX 32 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITIONS RÉSEAUX SOCIAUX : communautés d individus ou d organisations en relation directe ou indirecte, rassemblées en fonction de centres d intérêts communs, comme par exemple les goûts musicaux, les passions ou encore la vie professionnelle. Sur Internet, de nombreux sites sont à la source de la création de ces réseaux. MÉDIAS SOCIAUX : ensemble des sites internet permettant une mise en contact entre individus partageant des intérêts sociaux et/ou professionnels communs. Ces media fournissent à leurs membres des outils et interfaces d interactions, de présentation et de communication. BUT Permettre de communiquer en interne (actionnaires, professionnels, ) et en externe (se faire (re)connaître vis-à-vis de l extérieur). QUAND? Dès que le nom de la mini-entreprise est connu Tout au long de l activité de la mini-entreprise. COMMENT? Le responsable TIC (Technologies de l Information de Communication) se charge de la mise à jour des informations émanant des départements RHC et Commercial. EN COMMUNICATION EXTERNE : Création d une page publique Envoi d invitation à se connecter à un maximum de personnes Alimentation régulière et attractive des pages de la communauté EN COMMUNICATION INTERNE : Création d un groupe privé via le menu «Groupes» du profil Envoi d invitation à se connecter à tous les membres, au conseiller et au coordinateur Alimentation régulière des pages du groupe. EXEMPLES DE RÉSEAUX SOCIAUX : Facebook Twitter LinkedIn Youtube Foursquare LJE A ÉGALEMENT SES RÉSEAUX SOCIAUX, DÉVELOPPEZ VOTRE NOTORIÉTÉ À TRAVERS EUX : Facebook (Groupe + Page) Twitter LinkedIn Youtube

84 RESPONSABLE (N)TIC Il est amené à gérer les techniques utilisées au sein de l entreprise dans le traitement et la transmission des informations, principalement de l informatique, de l Internet et des télécommunications. DANS LE CONTEXTE DES MINI-ENTRE- PRISES, il n est pas rare de voir le responsable TIC mettre ses connaissances au service de la création d un groupe/d une page sur les réseaux sociaux, d un support visuel, tel PowerPoint ou Prezi

85 DÉFINITION SITE WEB Ensemble de documents structurés, nommés «pages web» stockés (hébergés) sur un ordinateur (serveur) connecté au réseau mondial (Internet). Une page web contient essentiellement du texte, et est souvent enrichie d images, de sons, de vidéos et de liens vers d autres pages web. BUT Les objectifs peuvent être multiples : Se faire connaître et/ou faire connaître ses compétences Présenter l activité de son entreprise Améliorer son image de marque et sa notoriété Diffuser des conseils ou proposer des services Diffuser des informations sur ses produits Conquérir de nouveaux clients et marchés Vendre ses produits en ligne QUAND? Dès que les stratégies de votre mini-entreprise ont été établies. COMMENT? 33 Sélection de la personne en charge de l élaboration du site (en interne (TIC) ou en externe) Définition du graphisme et du contenu du futur site (avec les départements RHC et Commercial) Réalisation de tests de fonctionnement du site. CONSEILS DÉPARTEMENT RHC L achat d un nom de domaine permet d éviter une adresse web trop longue La création d un site est aussi importante que la mise à jour des informations qui y figurent La règle des 3 clics reste d application (accès rapide à l information) BON À SAVOIR Il existe des hébergeurs gratuits, de même que des outils de création de site (avec version mobile pour Smartphones et tablettes (exemple : weebly) Les mini-entreprises qui ont leur site internet référencé sur participent automatiquement au concours du meilleur site internet. Un jury spécialement constitué de professionnels déterminera les trois meilleurs sites.

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87 ENTERPRISE WITHOUT BORDERS 34 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Programme qui propose une mise en réseau des mini-entreprises européennes afin de leur permettre de réaliser des partenariats de tout type (joint-venture) tels : échange d informations, de conseils, d idées sur les projets respectifs, rencontre d une minientreprise partenaire, échange ou import/ export de produits /services/matières premières BUT Appréhender les notions propres au commerce international dans un environnement socio-économique différent. QUAND? Dès que le nom de la mini-entreprise est connu De préférence avant fin janvier (laps de temps nécessaire à la concrétisation d un partenariat). COMMENT? En guise de facilitateur d échanges et de visibilité, la plateforme est dédiée à toutes les mini-entreprises Chaque mini-entreprise peut s y enregistrer Une fois inscrite, chaque mini-entreprise dispose d une messagerie accessible via son compte EwB La communication se fait en anglais (langue du commerce international) ou dans une langue commune véhiculée au sein des deux équipes. CONSEILS Il est préférable de choisir une mini-entreprise partenaire en fonction d affinités ou objectifs communs : produit similaire ou complémentaire, découverte culturelle, voyage scolaire, prix des matières premières Une fois préinscrit (login et mot de passe), il est nécessaire de compléter rapidement la deuxième partie de l enregistrement afin de cumuler un maximum de points et devenir éligible au concours EwB (voir aussi fiche Indices Qualité) Il est plus simple d élire un(e) responsable des relations internationales au sein du département RHC. Disposant de notions de base en anglais, il/elle assure la promotion de la mini-entreprise sur le site et communique sur les demandes et offres de partenariats. PROCÉDURE D INSCRIPTION, VOIR FICHE RESSOURCE N 116

88 BON À SAVOIR Les mini-entreprises participantes dépendent d organisations-membres de Junior Achievement (JA-YE), comme LJE, situées en Europe, en Afrique et aux USA (voir liste complète sur la page d accueil) La compétition EwB récompense le meilleur partenariat lors de la finale européenne de la Mini-Entreprise de l année Pour toute question, s adresser au secrétariat de LJE au ou à [email protected]

89 REGISTRE DES ACTIONNAIRES 35 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Document légal dans lequel sont reprises toutes les données concernant les actionnaires de l entreprise (noms, prénoms, adresses) ainsi que leur signature. Celui-ci doit être disponible lors des Assemblées Générales. BUT Savoir qui est actionnaire d une entreprise Le/la tenir informé/e à propos de l évolution et la gestion de l entreprise (convocation, résultat, changement, envoi d un rapport de gestion ) QUAND? Dès la clôture de la vente des actions, édition et vérification du registre Lors de chaque assemblée, signature du registre Avant la fin novembre, envoi du registre à LJE Une semaine avant l AG de Clôture, vérification et envoi des modifications du registre à LJE. COMMENT? En récupérant tous les coupons des reçus d action En encodant toutes les coordonnées des actionnaires dans le fichier prévu (CD Rom/ Applications comptables/ Application RHC/ Registre des actionnaires) CONSEILS Il est nécessaire d utiliser le fichier fourni par LJE et de veiller à sa mise à jour Il est important d avoir toutes les coordonnées complètes de tous les actionnaires, notamment en prévision du remboursement des actions. EXEMPLE DE REGISTRE, VOIR FICHE RESSOURCE N 117

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91 CONVOCATION DES ACTIONNAIRES 36 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Invitation officielle envoyée aux actionnaires d une entreprise les informant de la date, de l heure, du lieu et de l ordre du jour de leur assemblée générale. BUT Permettre aux actionnaires d être tenus au courant des décisions et dispositions prises par le conseil d administration d une entreprise Permettre aux actionnaires de voter les mesures, dispositions et comptes annuels. QUAND? 2 à 3 semaines avant l Assemblée COMMENT? CONSEIL : Lors de la convocation par e- mail des actionnaires, veiller à placer les adresse en copie cachée dans le champ CCI (Copie Carbone Invisible) ou BCC (Blind Carbon Copy) en anglais. Recherche du lieu où se déroulera l Assemblée Générale (à voir avec le coordinateur) Mise à jour du registre d actionnaires Définition de l ordre du jour de l Assemblée Générale Rédaction de la lettre de convocation Envoi des convocations aux actionnaires, par lettre ou . EXEMPLE DE CONVOCATION POUR AG CONSTITUTIVE, VOIR FICHE RESSOURCE N 118 EXEMPLE DE CONVOCATION POUR AG DE CLÔTURE, VOIR FICHE RESSOURCE N 119

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93 REGISTRE DES PRÉSENCES 37 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Document dans lequel sont repris les présences et absences des membres du personnel d une entreprise sur le lieu de travail, lors des réunions ou d assemblées. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Ce registre permet notamment à LJE de vérifier si le membre a participé à au moins 2/3 des réunions (condition requise pour l obtention du Certificat du Jeune Entrepreneur). BUT Permettre d établir le calcul des salaires des travailleurs. QUAND? Lors de chaque réunion ou activité de la mini-entreprise. COMMENT? Sur base des comptes rendus des réunions, l on indiquera, dans les colonnes adéquates, les présences de chaque membre de la minientreprise ainsi que la durée de la présence. CONSEILS A noter également, la présence du(des) conseiller(s). BON À SAVOIR Un membre absent à plus de trois réunions consécutives peut être considéré comme jeune entrepreneur démissionnaire par le conseil d administration Toute participation à une activité de la mini-entreprise d un ou plusieurs membres doit faire l objet d une mention d au minimum une heure de prestation dans le registre Le registre de présence fait foi en matière d assurance (jeunes et conseillers). EXEMPLE DE REGISTRE DE PRÉSENCE, VOIR FICHE RESSOURCE N 120

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95 DÉFINITION SALAIRES Somme d argent versée à un salarié en contrepartie de son travail. BUT Permettre à tout travailleur de financer ses activités et obligations privées. QUAND? 38 Pour le 20 janvier (présences de septembre à décembre) À la clôture de la mini-entreprise pour tous les autres mois. COMMENT? DÉPARTEMENT RHC Utilisation de l application RHC du CD ROM fourni par LJE Mise à jour du registre des présences (voir fiche n 37) Respect du barème de salaires minimum (2,50 /h pour les heures de production et les employés ; 3,00 /h pour les directeurs et AD) EXEMPLE DE CALCUL DE SALAIRE, VOIR FICHE RESSOURCE N 120

96 BON À SAVOIR Il y a obligation de comptabiliser au moins une heure de travail rémunéré par semaine pour tout jeune actif dans la mini-entreprise, sauf s il n y a eu aucune activité ou si le membre n a pas travaillé pour la mini-entreprise Les taux de cotisation ONSS applicables dans les mini-entreprises sont calqués sur ceux en vigueur dans de nombreuses entreprises : 13,07% du brut pour le travailleur ; 40% pour l employeur Dans le calcul du précompte professionnel, on applique un taux adapté aux mini-entreprises : 20%. les paiements s effectuent en même temps que le calcul, de préférence via compte bancaire les salaires nets qui n ont pas été versés aux jeunes entrepreneurs exclus de la mini-entreprise ou démissionnaires restent acquis à la mini-entreprise dans les entreprises réelles, les salaires nets doivent être payés pour une date fixée dans une convention collective de travail, un règlement de travail ou, à défaut, pour le 4e jour ouvrable qui suit la période de travail. Les mini-entreprises qui le souhaitent, peuvent établir une convention collective dans laquelle seront reprises les dates de paiement des salaires QUELQUES TERMES : SÉCURITÉ SOCIALE Toute personne qui travaille en Belgique est soit salariée du secteur privé, salariée du secteur public (statut de fonctionnaire), soit indépendante. Elle bénéficie d une sécurité sociale, sur le principe de l assurance et de la solidarité, alimenté par les cotisations des travailleurs et des employeurs. ONSS (OFFICE NATIONAL DE SECURITE SOCIALE) L ONSS perçoit et gère les cotisations sociales patronales et personnelles par lesquelles il finance les différentes branches de la sécurité sociale. Il récolte et distribue les données de base administratives à l usage des autres institutions de sécurité sociale PRÉCOMPTE PROFESSIONNEL Paiement anticipé des impôts des personnes physiques. Il se calcule sur base du salaire imposable.

97 DÉCLARATIONS ONSS ET PRÉCOMPTE PROFESSIONNEL 39 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Documents établis périodiquement qui permettent de communiquer à l Etat les montants (et calculs) d ONSS et Précompte Professionnel dus. BUT Permettre à l Etat de connaître les sommes dues par les entreprises en ONSS et Précompte Professionnel. QUAND? Pour le 20 janvier (mois de septembre à décembre) À la clôture de la mini-entreprise (pour tous les autres mois). COMMENT? Calcul des salaires à l aide de l application RHC du CD ROM Recherche du tableau des déclarations dans cette même application Sur le site rubrique «Mini- Entreprise» => «Déclaration à l ONSS» ou «Précompte Professionnel», il convient de compléter les zones nécessaires et d envoyer le formulaire. BON À SAVOIR Pour tout envoi tardif ou absence de déclaration, LJE peut infliger une amende de minimum 10,00 Les paiements ONSS et PP dus seront effectués sur le compte de LJE aux mêmes dates que celles des déclarations N compte LJE : IBAN : BE Dans les entreprises réelles, les choses se passent différemment : Sauf exception et selon la taille de l entreprise, le précompte professionnel doit être payé pour le 15 du mois ou du trimestre qui suit L ONSS doit être payé pour le dernier jour du mois qui suit le trimestre ; certaines entreprises doivent également payer des provisions pour le 5 de chaque mois. EXEMPLE DE DÉCLARATIONS ONSS ET PP, VOIR FICHES RESSOURCES N 121 & N 122

98 N compte LJE : IBAN : BE

99 DÉFINITION LA CAISSE CAISSE : espèces que l entreprise détient. FONDS DE CAISSE : liquidité permettant de rendre la monnaie à l acheteur lors d une vente de produits/services. GESTION DE LA CAISSE : comptabilité en partie simple permettant l enregistrement des entrées et sorties d argent réalisées dans l instant. BUT Vérifier, en un regard, la nature des flux de la caisse et donc éviter les pertes, les abus ou les vols éventuels. QUAND? 1 Dès le démarrage de la mini-entreprise 2 À chaque entrée ou sortie d argent, quel que soit le montant COMMENT? Ecriture de tous les mouvements d argent dans un carnet ou sur les feuilles fournies sur le CD ROM (en PDF). Les colonnes à remplir portent les intitulés suivant : LIVRE DE CAISSE 40 Date Type de mouvement (ce que c est) Colonne + (entrée d argent) Colonne - (sortie d argent). DÉPARTEMENT FINANCIER VENTES SPÉCIFIQUES (MARCHÉ DE NOËL, VENTE À L ÉCOLE ) Date de la vente Montant du fonds de caisse Liste des ventes avec type de produit, nom du vendeur, nombre de produit(s), total des entrées d argent Dépenses éventuelles dans le cadre de la préparation de cette vente Vérification du solde de la caisse (fond de caisse + ventes - dépenses) Report du montant dans le livre de caisse général. Pour toute entrée d argent, remise d un reçu dont on garde copie. LIVRE CAISSE GÉNÉRAL, VOIR FICHE RESSOURCE N 125 FEUILLE DE CAISSE POUR VENTE, VOIR FICHE RESSOURCE N 126

100 CONSEILS Il est préférable de déléguer la responsabilité de la caisse à une seule et même personne. Il/elle vérifiera régulièrement si le montant réel et les mouvements notifiés correspondent. Mieux vaut privilégier l usage du compte bancaire de la mini. Trop d argent en caisse = risque de perte conséquente en cas d oubli ou de vol de la caisse. Toute sortie d argent fera l objet d une facture, note de frais ou d un reçu signé.

101 DÉFINITION LE COMPTE BANCAIRE Compte créé et tenu par une banque afin de donner la possibilité à chacun d effectuer des opérations de dépôt et de retrait d argent, d épargner, de réaliser des paiements, des placements... BUT Eviter les pertes d argent et mettre les liquidités de l entreprise en sécurité. Permettre de retracer les mouvements financiers au sein d une entreprise. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE VIA LE COMPTE BANCAIRE, IL EST UNI- QUEMENT POSSIBLE DE : Déposer de l argent Effectuer des paiements (achats, salaires, etc.) Retirer de l argent QUAND? 1 Ouverture du compte dès la création de la mini-entreprise (voir procédure) 2 Utilisation à tout moment : retraits et dépôts d argent, paiements (fournisseurs, salaires, etc.) 3 Clôture du compte à la fin de la minientreprise COMMENT? 41 1 OUVERTURE DU COMPTE Prise de rendez-vous par téléphone exclusivement au numéro central suivant de la BNP Paribas Fortis : 02/ , pour trois membres de votre groupe (appelés aussi mandataires). Mieux vaut préciser l objet de la rencontre lors de l appel. Les mandataires recevront une carte bancaire, un lecteur de carte et un contrat PC banking. Voir la procédure d ouverture dans le document explicatif du fonctionnement du compte bancaire. DÉPARTEMENT FINANCIER 2 VERSEMENTS D ARGENT Uniquement par le mandataire qui a la charge de la carte bancaire en utilisant l appareil «Cash Deposit» de l espace Self d une agence BNP Paribas Fortis. 3 RETRAITS D ARGENT En cas de retrait de moins de 125,00 : le mandataire qui a la charge de la carte bancaire se rend dans un espace Self et effectue le retrait. Montant maximum du retrait par jour : 125,00. Montant maximum du retrait par semaine : 250,00 En cas de retrait de + de 125,00 : deux des trois mandataires passent à l agence, munis de la carte bancaire, du numéro de compte de la mini et de leurs cartes d identité. 4 PAIEMENTS Uniquement par le mandataire qui a la charge de la carte bancaire via le PC Banking en utilisant le lecteur de carte. Les

102 montants maximums des ordres en cas de retraits s appliquent aussi aux paiements. 5 EXTRAITS DE COMPTE DEUX POSSIBILITÉS : Insérer la carte bancaire dans un appareil qui délivre les extraits de compte, généralement situé dans l espace Self d une agence BNP PF. Imprimer via PC Banking les extraits de compte 6 CLÔTURE DU COMPTE BANCAIRE DEUX DES TROIS MANDATAIRES : Déposent la totalité de l argent de la caisse Veillent à ce que l agence ait effectué/effectue : CONSEILS Le paiement de la TVA, ONSS et Précompte professionnel sur le compte de LJE Le paiement des achats non encore payés ou remboursés sur le compte des fournisseurs (ou des jeunes entrepreneurs) Le transfert de la totalité du solde du compte de la mini-entreprise sur le compte de LJE. Mieux vaut effectuer les versements le plus rapidement possible sur le compte de la mini-entreprise. La mise à jour de la comptabilité requiert l impression régulière des extraits de compte. Le paiement des salaires sur les comptes des jeunes entrepreneurs

103 PRIX DE REVIENT ET SEUIL DE RENTABILITE PRIX DE REVIENT DÉFINITION VOIR CD-ROM/MINI/APPLICATION COMPTABLE Somme des coûts supportés pour la production et la distribution d un bien ou d un service. IL TIENT COMPTE DES : BUT Coûts variables : charges qui varient en fonction de la production ou de la vente (par exemple : matières premières, énergie, commissions aux vendeurs) ; Coûts fixes : charges qui ne varient pas en fonction de la production ou de la vente (par exemple : amortissements, salaires du personnel administratif, loyers). Éviter la vente à perte et adapter la stratégie marketing à la clientèle-cible. MARGE BENEFICIAIRE BRUTE DÉFINITION Différence, HTVA, entre le prix de vente et le prix de revient de biens ou de services. Par extension, différence entre le chiffres d affaires et tous les coûts de revient au cours d un exercice comptable. COMMENT? 42 Se calcule en retranchant le prix de vente (HTVA) du coût de revient (HTVA). SEUIL DE RENTABILITE DÉFINITION Niveau d activité minimum à partir duquel une entreprise devient rentable pour ellemême par ses économies d échelle, c est-àdire lorsqu elle cesse de perdre de l argent sur cette activité. Il est exprimé en chiffre d affaires et/ou nombre de produits. DÉPARTEMENT FINANCIER BUT Savoir avec exactitude à partir de quel niveau de chiffre d affaires l entreprise assure son équilibre financier. QUAND? Avant de commencer toute production et mise sur le marché Pendant l activité de la mini-entreprise et/ou lors du changement d un des paramètres Lors de la clôture de la mini-entreprise afin de comparer prévisionnel et réalisé. EXEMPLE DE CALCUL, VOIR FICHE RESSOURCE N 127

104 COMMENT Le seuil de rentabilité est obtenu lorsque la marge entre le chiffre d affaires de l entreprise et les coûts variables qui lui incombent devient supérieure à la somme des frais fixes immobilisés pour le produire. ETAPES À SUIVRE 1 Prise de décision commune sur un objectif de vente (voir fiche n 49) 2 Calcul du taux de marge bénéficiaire 3 Calcul du taux de TVA applicable aux matières premières et au produit fini 4 Identification du prix des matières premières (HTVA) et des autres charges variables pour la production d 1 unité 5 Identification des charges fixes applicables à la mini-entreprise pour l année entière 6 Evaluation des prix de revient et de vente du produit 7 Calcul du seuil de rentabilité 8 Déclaration des renseignements statistiques (voir fiche n 44) BON À SAVOIR Les coûts variables seront chiffrés unitairement alors que les coûts fixes forment un montant global à répartir selon les objectifs de vente tels que définis dans l étude de marché. LE PRIX DE VENTE SERA FIXÉ DE MA- NIÈRE À CE QUE : 1 Le prix de vente TVAC soit inférieur ou égal au prix maximum acceptable par le marché 2 Le prix de vente HTVA soit supérieur au prix de revient en incluant une marge bénéficiaire suffisante (idéalement au minimum 20%). Toute autre situation est dangereuse et malsaine pour la mini-entreprise.

105 TVA (TAXE SUR LA VALEUR AJOUTÉE) 43 DÉPARTEMENT FINANCIER DÉFINITION La TVA est un impôt sur les biens et les services qui est supporté par le consommateur final ; il est perçu par étapes successives, à savoir à chaque étape dans le processus de production et de distribution. BUT La TVA, en tant que recette du budget général de l État, contribue au financement de la collectivité. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Cette contribution prend la forme d une participation financière quasi-totale de LJE dans les activités proposées à la communauté des mini-entreprises telles le Congrès, les RDV d experts, les séminaires de formation, l organisation de concours, de ventes générales COMMENT? 1 La mini-entreprise majore son prix de vente du montant de la TVA qu elle facture à son client et qu elle reverse à LJE après déduction des montants de TVA qu elle a dû payer à ses fournisseurs lors de ses achats. 2 Le montant de la taxe est proportionnel au prix de vente hors taxe. Trois taux sont d application selon la nature des biens et services produits : 6% sur les biens de première nécessité et les prestations de service à caractère social : la majorité des produits alimentaires, le transport de personnes, les services agricoles. Divers : fleurs, plantes. 12% sur les biens/services qui d un point de vue économique ou social sont importants (comme par exemple : le charbon, la margarine, la nourriture servie à table, etc.) 21% sur tous les biens/services qui n entrent pas dans les catégories 1 et 2 (appareils ménagers électriques, parfumerie ). Dans une grande majorité des cas, les minientreprises doivent appliquer un taux de TVA à 21%. BON À SAVOIR 1 Dans ce mécanisme, LJE joue le rôle de l Etat : Les mini-entreprises envoient leur déclaration TVA à LJE (voir fiche n 46) EXEMPLE DE CALCUL DE LA TVA SUR LES ACHATS, VOIR FICHE RESSOURCE N 128 EXEMPLE DE CALCUL DE LA TVA SUR LES VENTES, VOIR FICHE RESSOURCE N 129

106 Les mini-entreprises effectuent les versements de la TVA sur : Le compte de LJE: IBAN : BE Si la mini-entreprise est créancière de LJE au niveau de la TVA, le solde est reporté sur la période suivante ; la régularisation définitive se faisant, au besoin, lors de la liquidation de la mini-entreprise. 2 Ni LJE (ASBL), ni les mini-entreprises ne sont assujetties à la TVA (décision de l administration de la TVA n E.T du 20 décembre 1989). Pour éviter toute distorsion de concurrence ainsi que tout décalage par rapport à la vie économique réelle, les mini-entreprises calculent une TVA fictive, et sont également tenues d établir une déclaration TVA à périodes régulières. 3 Vente à des professionnels (détaillant, grossiste, ) : les entreprises qui passent commande auprès d une mini-entreprise ne peuvent pas récupérer de TVA (contrairement à la réalité économique). Le prix à leur facturer sera donc majoré d un montant fictif correspondant à la TVA. 4 Lors des ventes nécessitant l écriture et remise d une facture (exemple : ventes à des professionnels), il faut veiller à remettre le volet C au client (voir application «Facture» sous Excel sur le CD ROM). 5 Bien que non assujetties à la TVA, les mini-entreprises doivent payer la TVA sur leurs achats. S y soustraire serait illégal. 6 Dans la réalité, la TVA doit être payée pour le 20 de chaque mois. Les entreprises tenues au dépôt d une déclaration trimestrielle versent des acomptes mensuels 7 La TVA sur les achats n est normalement pas récupérable sur présentation d un simple ticket de caisse ; il faut présenter une facture. Toutefois, pour faciliter les transactions des mini-entreprises et ne pas leur faire perdre d argent, LJE accepte que le ticket de caisse fasse office de facture. Ce ticket devra être présenté sur une feuille A4 (ou envoyé par scan lisible) en mentionnant le calcul de la TVA

107 44 DÉPARTEMENT FINANCIER RENSEIGNEMENTS STATISTIQUES (DÉCLARATION DES) DÉFINITION Déclaration propre à LJE dans laquelle chaque mini-entreprise présente le calcul de ses prix de revient, de vente et son seuil de rentabilité. BUT Renseigner LJE sur les données de base de la mini-entreprise (taux de TVA appliqué sur le produit, la marge bénéficiaire, le prix de revient, le seuil de rentabilité, etc.) et ainsi prémunir les mini-entreprises d une banqueroute. QUAND? Pour le 20 novembre au plus tard. COMMENT? Une fois le prix de revient, de vente et le seuil de rentabilité connus (voir fiche n 42), il conviendra d envoyer le fichier RENTAB (CD Rom) complété à [email protected], en mentionnant votre numéro de mini-entreprise. BON À SAVOIR Pour tout envoi tardif ou toute absence de déclaration, LJE se réserve le droit d infliger une amende de minimum 10,00.

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109 DÉFINITION COMPTABILITÉ Discipline consistant à répertorier et enregistrer les données chiffrées permettant de refléter et de qualifier aussi bien l ampleur de l activité économique d une entreprise que ses conséquences sur l inventaire de son patrimoine. BUT Faire connaitre le montant et l origine des résultats Vérifier le bien-fondé des décisions prises (outil concourant à la gestion et à la prévision) Faire connaître la valeur du patrimoine concerné et l ampleur de ses engagements vis-à-vis des tiers. QUAND? Au fur et à mesure de l activité de la mini-entreprise mais surtout : Pour le 20 janvier (mois de septembre à décembre) À la clôture de la mini-entreprise pour tous les autres mois COMMENT? 45 LE DÉPARTEMENT VEILLERA À SUIVRE LES RÈGLES DE BASE : La tenue correcte de la caisse (notifier toutes les entrées et sorties dans le livre de caisse) La conservation de tous les justificatifs des dépenses (tickets et factures) La notification de tous les achats et toutes les ventes dans les journaux d achats et de ventes DÉPARTEMENT FINANCIER Le report de toutes les opérations bancaires dans le livre de banque. Voir CD ROM/application comptable/ compta_mini.xls CONSEILS À chaque dépense son justificatif Veiller à l évolution de la caisse et donc à la correspondance entre ce qui est calculé et les liquidités réellement disponibles Informer régulièrement (toutes les deux réunions) les membres de l état financier de la mini-entreprise équivaut à (re)fixer des objectifs à court terme pour chacun, notamment en matière de stratégie commerciale et donc à soutenir la motivation et l implication de tous. ADDENDUM FINANCIER (EXEMPLE DE COMPTABILITÉ), VOIR FICHE RESSOURCE N 131

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111 DÉFINITION DÉCLARATION DE TVA Document, établi périodiquement, par lequel l assujetti fait notamment connaître à l administration : BUT le montant des opérations effectuées avec la clientèle (opérations à la sortie) et la TVA due sur ces opérations le montant des opérations réalisées avec les fournisseurs (opérations à l entrée) et la TVA due et déductible sur ces opérations. Dégager la différence entre les taxes dues et les taxes déductibles. COMMENT? Etablir la comptabilité à l aide de l application comptable du CD ROM Rechercher l onglet : «déclaration de TVA» correspondant au trimestre Sur le site choisir «déclaration de TVA», remplir et valider pour chaque trimestre la déclaration de TVA. QUAND? Le 20 janvier pour les opérations du premier trimestre (septembre à décembre). À la clôture de la mini-entreprise pour les opérations des derniers mois d activité. BON À SAVOIR 46 Même s il n y a pas eu d opérations, la déclaration reste obligatoire. Il conviendra d inscrire «0,00» dans les cases vides. DÉPARTEMENT FINANCIER Les paiements de la TVA due seront effectués sur le compte de LJE aux mêmes dates que celles des déclarations. Dans les entreprises réelles, les déclarations TVA doivent être déposées le 20 du mois qui suit le mois ou le trimestre des opérations ; les entreprises établissent des déclarations mensuelles ou trimestrielles selon l importance de leur chiffre d affaires Pour tout envoi tardif ou toute absence de déclaration, LJE se réserve le droit d infliger à la mini-entreprise une amende de minimum 10,00. MINI CONSULTER ÉGALEMENT FICHE N 43 TVA EXEMPLE DE DÉCLARATION DE TVA, VOIR FICHE RESSOURCE N 130

112 N compte LJE : IBAN : BE

113 BILAN COMPTABLE & DOSSIER DE LIQUIDATION 47 DÉPARTEMENT FINANCIER BILAN COMPTABLE DÉFINITION Photographie de la situation financière d une entreprise à un instant «t». Le bilan se compose de deux colonnes : à gauche, celle de l actif ; à droite, celle du passif. Le total de chaque colonne doit être rigoureusement identique pour que le bilan soit équilibré. COMPOSITION Tableau récapitulatif Compte de résultats Bilan Liste des créanciers restant à payer Liste des actionnaires Totalité de l argent de la mini-entreprise (à verser à l ASBL LJE) BUT Réaliser l évaluation de l entreprise, et plus précisément savoir après retraitement combien elle vaut et si elle est solvable. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Permettre la publication des comptes auprès des actionnaires lors de la clôture. DOSSIER DE LIQUIDATION DÉFINITION Ensemble des documents comptables, financiers, des rapports à produire et remplir par l entreprise en vue de sa liquidation/clôture forcée. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE La liquidation s apparente à une cessation d activités anticipée et programmée à une date précise, connue de tous. BUT Réaliser l évaluation comptable de l entreprise Établir les comptes finaux de la mini-entreprise Connaître la valeur finale de l action Permettre à LJE de clôturer le dossier de la mini-entreprise. EXEMPLE DE DOSSIER DE LIQUIDATION, VOIR FICHE RESSOURCE N 132 VOIR FICHE RESSOURCE N 139

114 QUAND? Au moins deux semaines avant l Assemblée Générale de Clôture. COMMENT? UNE PROCÉDURE EN PLUSIEURS ÉTAPES : 1 La liquidation des stocks (au besoin en bradant les prix, en offrant des promotions les dernières semaines). L invendu est comptabilisé à 0 2 L amortissement des éventuelles immobilisations et l application des réductions de valeur sur les créances commerciales (rare dans le cadre des mini-entreprises) 3 Etablissement du bilan et du compte de résultats via l application comptable du CD Rom 4 Versement de l argent liquide sur le compte bancaire de la mini-entreprise 5 Clôture du compte bancaire de la minientreprise et versement de l argent sur le compte de LJE : IBAN : BE Envois à LJE : Factures et tickets des achats (sans quoi la TVA est non déductible) par courrier ou scanning Bilan et compte de résultats Formulaire de liquidation Tableau récapitulatif La comptabilité Les documents relatifs aux calculs des salaires (registre des présences et journaux de paie) Une copie du registre d actionnaires (corrigé et à jour!) Rapport de gestion (voir fiche 17) BON À SAVOIR L impôt sur le bénéfice est de 33,99%. Exception : 24,9775% lorsque le coût (ONSS employeur compris) des rémunérations attribuées aux jeunes entrepreneurs au cours de l année, augmentées des tantièmes éventuels, dépasse 60, multiplié par le nombre de jeunes. Si le solde de la valeur de l action est inférieur à 3, le remboursement individuel des actionnaires n est pas effectué (coûts de remboursement trop élevés). Il est possible de décider dès la première AG de l action sociale ou humanitaire à laquelle le solde de liquidation pourrait être versé (à notifier sur le formulaire de liquidation). A défaut d une décision commune, le solde servira à doter les prix des concours de l année suivante. CONSEILS Intégrer dans le dossier les frais de photocopies du rapport à remettre aux actionnaires le jour de l assemblée. ECOTIPS 247 (CD ROM) Vous avez fait des bénéfices? Pourquoi ne pas compenser vos émissions de CO2? Compenser 1 tonne de C02 ne coûte qu environ 30! L argent investi dans un projet de réduction des émissions de CO2, ailleurs dans le monde, compensera celles émises par les activités de la mini.

115 COMMUNICATION & MARKETING COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE OU D ENTREPRISE DÉFINITION Ensemble des actions de communication qui visent à promouvoir l image de l entreprise vis-à-vis de ses clients et différents partenaires. La communication d entreprise se distingue classiquement de la communication de marque dans la mesure où c est l organisation qui est promue et non directement ses produits ou services. 48 COMMUNICATION EXTERNE DÉFINITION La communication externe regroupe l ensemble des formes et processus de communication d une organisation envers le monde extérieur et les groupes cibles. Quelle que soit la taille de l entreprise, la communication externe joue un rôle fondamental pour son image et sa notoriété. C est suite à des actions de communication externe que les partenaires, les clients et les prospects forgent leur opinion et leur attitude vis-à-vis de l entreprise. Outil de construction de la notoriété de l entreprise, le plan de communication donne sens et cohérence à la multiplicité des actions de communication externe : lobbying et relations publiques, relations médias, événementiel, sponsoring, mécénat, site Internet, e-communication, publicité, promotion des ventes, marketing direct. Les supports de communication sont nombreux : vidéo, CD-Rom, DVD, newsletter, site internet, réseaux sociaux DÉPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING MARKETING DÉFINITION Science qui consiste à concevoir l offre d un produit en fonction de l analyse des attentes des consommateurs (consumer marketing), et en tenant compte des capacités de l entreprise ainsi que de toutes les contraintes de l environnement (sociodémographique, concurrentiel, légal, culturel ) dans lequel elle évolue. COMMUNIQUÉ DE PRESSE, VOIR FICHE RESSOURCE N 135 DOSSIER DE SPONSORING, VOIR FICHE RESSOURCE N 136

116 Le marketing est une aide à la décision, il permet de définir la combinaison (mix) optimale des caractéristiques du produit, pouvant répondre à ces attentes des consommateurs, de la manière la plus profitable possible. Il favorise enfin le contrôle des résultats au regard des objectifs initiaux. BON À SAVOIR La diffusion de Communiqués de presse aux moments-clés de la Mini-Entreprise peut s avérer utile et booster ses activités. Pour démarcher des sponsors potentiels, rien de tel qu un bon dossier de sponsoring. Attention, seul le sponsoring en nature est autorisé pour tous ; le sponsoring financier étant uniquement accepté pour les activités «autres» (type événement).

117 DÉFINITION ÉTUDE DE MARCHÉ Travail d exploration en vue de mesurer, analyser et comprendre le fonctionnement réel d un marché. BUT Analyser le milieu extérieur pour mieux adapter les politiques de marketing (prix, produit, promotion, place). QUAND? Avant de lancer un nouveau produit Pour analyser une chute inattendue des ventes COMMENT? RECHERCHE DES INFORMATIONS DISPONIBLES : Les informations internes (exemples : budgets, prix de revient, fichiers clients, rapports des vendeurs ) Les informations externes 49 DÉPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING Les études quantitatives (voir fiche n 50) : Les objectifs de l étude L échantillon représentatif Le questionnaire Exploitation du questionnaire Les études qualitatives (voir fiche n 51) Analyse des informations disponibles, projets d actions commerciales Tests des 4P pour les mini-entreprises : Prix, Produit, Promotion, Place.

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119 50 DÉPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING ÉTUDES QUANTITATIVES : SONDAGES ET ENQUÊTES DÉFINITION Etude réalisée à travers un questionnaire auprès d un échantillon d individus appartenant au marché qui intéresse l entreprise afin d obtenir leur avis sur un produit, un service, ou plus généralement connaître leurs attentes, leurs habitudes, leur état d esprit à un moment donné. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE L on préconise un échantillon d individus de +/- 100 personnes. BUT Mesurer des phénomènes de marché. Leur résultat est donné en chiffres, généralement en pourcentages. Ces enquêtes permettent de répartir les consommateurs en groupes homogènes : par tranche d âge, catégorie socioprofessionnelle, consommateur occasionnel ou régulier, adepte de telle ou telle marque, lieu d achat, fréquence d achat, budget moyen consacré à cette dépense QUAND? Lorsqu on souhaite disposer d informations statistiques fiables. COMMENT? DÉFINITION DES OBJECTIFS DE L ÉTUDE. EXEMPLE, OBTENIR DES INFORMATIONS SUR : Les attentes sur le prix Le produit/ le service L emballage du produit La promotion L image/ le positionnement du produit/ service Le(s) mode(s) de livraison Les produits/services dérivés Les lieux de vente Les habitudes d achat Les raisons de l achat (ou refus) SÉLECTION D UN ÉCHANTILLON REPRÉSEN- TATIF DE LA POPULATION : la population est «l ensemble des personnes possédant les informations désirées pour répondre aux objectifs d une étude» Sélection d un échantillon d environ 100 personnes dans l entourage, dans la rue, via le net ELABORATION D UN QUESTIONNAIRE : Liste de l ensemble des éléments que l on souhaite mesurer Traduction en questions Organisation du questionnaire. EXEMPLE DE QUESTIONNAIRE D ÉTUDE DE MARCHÉ QUANTITATIVE, VOIR FICHE RESSOURCE N 123

120 MODE D EXPLOITATION DU QUESTIONNAIRE : Face à face (dans la rue, par téléphone) Auto-administré (par la poste, dans les magasins, Internet) EXPLOITATION DES RÉSULTATS : Dégagement des statistiques exprimées en pourcentages Prise de décisions stratégiques en lien avec l analyse des résultats CONSEILS COMMENT ABORDER L INDIVIDU INTER- ROGÉ? EXPLIQUER : Le but du questionnaire La durée L anonymat ou non du questionnaire Le mode de remplissage Stipuler qu il n y a ni bonnes ni mauvaises réponses.

121 ÉTUDES QUALITATIVES 51 DÉPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING DÉFINITION Collecte d informations permettant de comprendre l attitude et les motivations des individus d une population. Elle repose le plus souvent sur des entretiens individuels ou sur des entretiens de groupe (10-15 personnes). BUT Étudier les comportements et motivations d un groupe restreint de consommateurs. Comprendre les attitudes et sentiments, sans extrapolation des résultats obtenus à l ensemble de la population. QUAND? Recherche d idées nouvelles pour le produit/service Recherche de message à véhiculer Test de message publicitaire ou de prototype produit Connaissance des comportements de consommateurs Recherche de nouveaux modes de consommation COMMENT? Une étude qualitative est le plus souvent réalisée par des entretiens collectifs ou individuels. TROIS PROCÉDÉS : 1 RÉUNION DE GROUPE Egalement appelées focus group, ces études sont des animations sous forme de discussion dirigée regroupant au plus une dizaine de consommateurs. Le chargé d étude a pour rôle d animer le débat en visant à récolter le plus d idées. 2 ENTRETIEN INDIVIDUEL Comme leur nom l indique, les entretiens individuels se passent entre un consommateur et le chargé de l étude. Ce dernier suit un guide d entretien pour diriger la discussion, mais il ne doit en aucun cas influencer l interviewé. VOIR FICHE RESSOURCE N 139

122 3 OBSERVATION Ce type d étude consiste à suivre et étudier de façon méthodique les comportements des consommateurs dans leur environnement (à un stand, par exemple) L observation doit se faire de façon invisible. C est-à-dire que le consommateur ne sait pas qu il est observé car cela fausserait l étude. ECOTIPS 255 (CD ROM) Connaissez-vous la perception du développement durable de votre clientèle? Cela peut pourtant vous aider dans votre stratégie de vente! Une fois l animation terminée, on se penche sur l analyse des résultats afin de tirer les recommandations par rapport au produit/service et/ ou aux autres sujets en questionnement.

123 52 DÉPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING CHARTE GRAPHIQUE (RECHERCHE D UNE) DÉFINITION Ensemble de documents de référence qui pose les règles de mise en page et définit l aspect graphique des documents et supports (internes et externes) d une entreprise. QUAND? Lorsque le produit est choisi, le public ciblé et la stratégie commerciale définie. BUT Le but de la charte graphique est de conserver une cohérence graphique dans les réalisations graphiques d un même projet ou d une entreprise. COMMENT? DÉFINITION Logo Polices de caractère Couleurs Illustrations EXEMPLE DE SUPPORTS Cartes de visite Signature électronique Papier à lettre Site web Stand Template de PPT Affiches/ flyers Tenue de travail CONSEILS La charte graphique est un guide de représentation visuelle de l entreprise. Plus elle sera intégrée par chacun de ses membres et au sein de chaque département, plus l entreprise sera (re)connue de ses publicscibles. Protégez vos idées et évitez le plagiat (logos, slogans, code couleurs, ). PROPRIÉTÉ INTÉLECTUELLE, VOIR FICHE RESSOURCE N 114

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125 53 DÉPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING LIEUX DE VENTE (RECHERCHE ET PLANIFICATION DES) DÉFINITION Lieu de commercialisation de biens et/ou de services. BUT Réaliser toutes les opérations de promotion et de vente associées. QUAND? Dès la mise sur marché du produit (idéalement avant fin novembre dans le cadre d une mini-entreprise classique) Jusqu à la clôture. COMMENT? Recherche de lieux de vente en adéquation avec le produit et le public cible : Marchés, shopping, ventes à domicile (type réunion Tupperware), dépôt vente en boutique Planification des ventes en coordination avec le département Production pour la gestion des stocks et avec le département RHC pour le planning des présences aux ventes. ECOTIPS 114 (CD ROM) Le transport est une activité très polluante! Pensez à choisir un emplacement facilement accessible en transport en commun. Non seulement cela facilitera vos déplacements, mais également celui de vos fournisseurs/clients/partenaires. VOIR FICHE RESSOURCE N 139

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127 54 DÉPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING STAND DE VENTE (RÉALISATION D UN) DÉFINITION Lieu de commercialisation temporaire de biens et/ou de services. BUT Garantir une bonne visibilité sur un produit/ service en vue d augmenter ses ventes. QUAND? RÈGLE DES 5B : le Bon produit au Bon endroit en Bonne quantité au Bon moment avec la Bonne information. COMMENT? Présence marquée pour attirer l attention des passants Influence sur leur progression et leur curiosité Invitation au stand en leur facilitant l accès Interactions pour susciter leurs questions sur le produit ou l activité. CONSEILS Décoration du stand : respect de la charte graphique et des couleurs de la mini-entreprise Mise en évidence du produit par un éclairage adéquat, des couleurs, un décor, une mise en scène Code vestimentaire homogène Planification du tour de rôle à la vente Sourire, aller vers le chaland, ne pas s assoir ni manger derrière le stand. RÉALISATION D UN STAND, VOIR FICHE RESSOURCE N 124

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129 55 DÉPARTEMENT COMMERCIAL CAMPAGNE PUBLICITAIRE (MISE SUR PIED D UNE) DÉFINITION Ensemble cohérent d actions publicitaires visant à promouvoir un produit ou un service. BUT Fixer l attention du consommateur afin de l inciter à adopter un comportement souhaité. EXEMPLE : achat du produit/ service. QUAND? Le plus tôt possible après l étude de marché. COMMENT? DÉMARCHE GÉNÉRALE : DÉFINITION DE LA STRATÉGIE PUBLICITAIRE : Cibles : qui sont les personnes concernées? (Voir fiche n 49) Objectifs : augmenter la notoriété? améliorer l image? vendre? ÉLABORATION DU CONTENU DU MESSAGE : Trouver un thème, un axe, une idée de nature à motiver la cible visée Quel message délivrer au public? Quels arguments présenter? RÉDACTION DE LA STRATÉGIE CRÉATIVE : Elaboration du plan media : études médias/supports, sélection, plan média et planning LANCEMENT BON À SAVOIR L annonce publicitaire se compose de plusieurs éléments qui peuvent être visuels, écrits ou sonores Les principaux éléments sont : l accroche (jingle qui annonce la pub), les titres, le texte, le slogan, la marque, le logo et la signature publicitaire Supports médiatiques : télévision, radio, presse écrite, Internet Supports non-médiatiques : affichage, publipostage, distribution de prospectus, catalogues, échantillons et cadeaux promotionnels, annonces sonores, caravanes publicitaires, stades, salles de sport, maillots sportifs, people COMMUNIQUÉ DE PRESSE, VOIR FICHE RESSOURCE N 135

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131 DÉFINITION ÉTUDE TECHNIQUE Mise au point du procédé de fabrication ou de transformation du produit. BUT Concevoir et/ou spécifier ce qui doit être réalisé ou fabriqué pour créer le produit final c est à dire les étapes du processus de création d un produit/ service et les moyens matériels et humains nécessaires à cette mise en œuvre (on rédige éventuellement un cahier des charges). Voir fiche n 57. QUAND? Avant le lancement de la production et la mise sur le marché. COMMENT? 56 Création d un prototype Recensement de toutes les matières premières nécessaires à la création du produit et/ou des compétences s il s agit d un service Recherche des fournisseurs Mise au point d un procédé de fabrication. DÉPARTEMENT TECHNIQUE

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133 DÉFINITION CAHIER DES CHARGES Document définissant de façon complète les spécifications de base d un produit ou d un service à réaliser. BUT Sert à formaliser les objectifs, les besoins et les échéances et à les exprimer de manière claire et simple aux différents acteurs afin de s assurer que tout le monde soit d accord sur la mise en œuvre. QUAND? Avant le lancement de la production et de la mise sur le marché. COMMENT? 57 LE CAHIER EST COMPOSÉ DE PLUSIEURS ÉLÉMENTS CORRESPONDANT AUX DIFFÉ- RENTS ASPECTS DU PROJET : La description du projet et ses objectifs L es modalités d exécution du projet (les dessins techniques, les fiches de fabrication, ) L es ressources et le nombre de personnes à mobiliser pour sa réalisation ; Le planning : l échéance souhaitée par le maître d œuvre ainsi que les étapes à respecter ; Les contraintes techniques : économiques (budget), environnementales, humaines (contraintes particulières dans le cas d un objet pour enfant...), industrielles et matérielles. DÉPARTEMENT TECHNIQUE ECOTIPS 103 (CD ROM) Avez-vous réfléchi à l impact environnemental de vos matières premières? Préférez les matériaux naturels recyclables comme le bois, le métal, le carton et le papier 100% recyclé Pour le carton, le papier et le bois, il est facile d acheter des matières labellisées FSC et PEFC! Pour les aliments, pensez aux produits locaux, voire aux labels bio ou équitable! VOIR FICHE RESSOURCE N 139

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135 DÉFINITION COMMANDES Ordre de demande de marchandises ou de services auprès d un fournisseur dans un délai déterminé. BUT S approvisionner en matières premières, se fournir en équipement... QUAND? Après avoir étudié les différentes offres des fournisseurs et effectué un choix tenant compte des critères suivants : AU NIVEAU DU PRODUIT/ DE LA MATIÈRE PREMIÈRE Prix Qualité Empreinte écologique Quantité AU NIVEAU DE L ENTREPRISE/ DU FOURNISSEUR Rapidité de réponse Degré de confiance Caractère durable (économie sociale, produit/matière durable ) Mode et délais de livraison Reprise de marchandise non utilisée = service après vente? Situation géographique (droit de douane, empreinte écologique )... COMMENT? 58 La recherche des fournisseurs s effectue via internet, les pages jaunes, les chambres de commerce, les informations récoltées via les entreprises complémentaires/concurrentes, l entourage, nos sponsors, les anciens minientrepreneurs... Le directeur technique veille à consigner par écrit les accords qu il conclut avec les fournisseurs. DÉPARTEMENT TECHNIQUE BON À SAVOIR Fournisseurs hors U.E.? Valider le fournisseur en envoyant une «charte éthique d entreprise» au secrétariat LJE avant la première commande Toute commande de plus de 125 (TVA comprise) non payée d avance, doit être passée via le bon de commande ad hoc (jamais celui du fournisseur) et doit être signée au préalable par un conseiller. Interdiction d engager une commande d une valeur supérieure au disponible de la mini-entreprise, toutes dettes et engagements déduits. EXEMPLE DE BONS DE COMMANDE, VOIR FICHE RESSOURCE N 133

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137 PRODUCTION (ORGANISATION DE LA) 59 DÉPARTEMENT TECHNIQUE DÉFINITION Ensemble des moyens qui aboutissent à une transformation des ressources en biens ou en services. BUT Permettre la planification de la production en fonction des ressources en personnel, en matières premières, en machines et en fonction du temps, par rapport à un besoin en prévision d une date de vente/ de livraison ou d un besoin de stock. QUAND? Dès que le prototype est validé et que les fournisseurs sont identifiés. COMMENT? Pour produire, l entreprise consomme des biens (matières premières, fournitures), emploie de la main d œuvre (ouvriers) et utilise des équipements. Réalisation d un procédé de fabrication Définition d une cadence de production impliquant tous les jeunes entrepreneurs : «qui - fait quoi - où et (pour) quand?» Veille à la bonne sécurité du travail Planification des commandes (journées de vente, commandes de particuliers...) Contrôle de la qualité des produits Suivi rigoureux. BON À SAVOIR Pour se différencier des concurrents, les entreprises développent de plus en plus des services associés aux biens produits, afin de satisfaire les besoins de leurs clients. EXEMPLES : la maintenance du produit vendu (SAV : service après-vente), la présence d une hot-line (assistance téléphonique) HYGIÈNE ET SÉCURITÉ Port de gants, charlotte et tablier lors de la manipulation de denrées alimentaires Respect de la chaîne du froid depuis l achat des matières premières jusqu à la livraison auprès du client Port de gants, casque et lunettes de sécurité lors de l utilisation des machines fixes et portatives (coupe de bois, métal etc). Enlèvement de tout objet pouvant s accrocher à une machine en marche : montres, bijoux, fils d écouteurs, écharpes etc. Les manches longues doivent être enroulées, les cheveux longs attachés. VOIR FICHE RESSOURCE N 139

138 Travail ordonné, dans un environnement adapté. Avant de quitter l atelier, rangez votre table de travail et les outils ; mettre les déchets dans les containers appropriés. Travail en présence d une autre personne afin d être assisté en cas d incident ou d accident. Demande de conseils ou d assistance auprès de professionnels Pour plus d infos : ECOTIPS 23 (CD ROM) Comment réduire ses déchets? Optez pour les 3 R, par ordre de priorité : Réduction de la production de déchets : évitez les mini-portions, le suremballage, les emballages non-consignés, les gobelets à usage unique. Réemploi : préférez les produits réutilisables aux produits jetables Recyclage : achetez de préférence des matériaux recyclables et assurez-vous qu ils sont triés et recyclés!

139 STOCKS (GESTION DES) 60 DÉPARTEMENT TECHNIQUE DÉFINITION Ensemble des marchandises, des matières premières, des produits semi-ouvrés, des produits finis et des emballages commerciaux qui sont la propriété de l entreprise BUT La «bonne» gestion des stocks permet de disposer des quantités suffisantes pour honorer les commandes de la clientèle, sans tomber dans l excès pour éviter des frais (de production, de main d œuvre ) qui peuvent peser lourd dans la balance. QUAND? Dès la première commande auprès d un fournisseur. COMMENT? Le directeur technique ouvre un livre d inventaire pour chaque type de stock (matières premières, fournitures, produits finis ). Il contrôle et note les entrées et sorties des matières et des produits finis dans cet inventaire, son principal outil de gestion. Voir CD ROM/Application comptable/tech_ Mini.xls ECOTIPS 163 (CD ROM) Si vous appliquez le principe First-In, First-Out (premier acheté, premier utilisé) au stock, vous pourrez éviter, ou en tout cas limiter, le gaspillage de produits. Vous pouvez aussi limiter les produits qui ont une date de durabilité relativement courte. MÉTHODES DE VALORISATION DES STOCKS (LILO, FIFO, PMP), VOIR FICHE RESSOURCE N 134 VOIR FICHE RESSOURCE N 139

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141 BLOC-NOTES GUIDE DES MINI-ENTREPRISES

142 Les Jeunes Entreprises asbl Rue Dr. Elie Lambotte Bruxelles Tél. : +32 (0) [email protected] - Retrouvez-nous sur : fixl N compte LJE : BE Nos partenaires : Member of :