Notice d aide au renseignement du bilan d exécution

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1 Notice d aide au renseignement du bilan d exécution FSE en Ile-de-France «Appui aux microprojets associatifs» Cette action est soutenue par le Fonds social européen et la Région Ile-de-France

2 Introduction Votre projet a été retenu dans le cadre de la mesure «Appui aux microprojets associatifs» FSE La convention que vous avez signée avec le FONJEP vous engage à certaines obligations concernant la validation des dépenses effectuées au titre de votre microprojet. Pour obtenir le versement de l aide du FSE, conformément à l article 22 de la convention, le bénéficiaire est tenu d envoyer un bilan à l Organisme intermédiaire (le FONJEP). On entend par bénéficiaire tout organisme porteur d une opération 1 et signataire d une convention avec le FONJEP. Le bilan d exécution sert à rendre compte de la réalisation de l opération en référence au dernier document contractuel (convention ou son dernier avenant le cas échéant, et ses annexes) faisant état des prévisions en termes d action(s), de calendrier et de budget (dépenses/ressources dont taux d intervention du FSE). Le FONJEP vérifie la bonne réalisation de l opération avant tout versement d un acompte ou du solde de la subvention, sur la base du bilan remis et des justificatifs qui l accompagnent, d où l importance de compléter au mieux ce dossier. Il existe 3 types de bilans : - Le bilan intermédiaire (BI), pour une demande d acompte lorsque l avance financière a été dépensée avant la date de fin de la tranche annuelle, - le bilan intermédiaire annuel (BIA) lorsque la tranche annuelle considérée s est achevée, - le bilan final (BF) pour une demande de solde au terme de la période de réalisation du projet Le formulaire à utiliser est le même pour les trois types de bilan. Le bilan intermédiaire annuel et le bilan final doivent être remis au plus tard 4 mois après la fin de la période de réalisation conventionnelle. Au stade du bilan intermédiaire annuel et du bilan final : - il n est plus possible de présenter des actions non prévues pour la période de réalisation considérée - il n est pas possible d exposer un poste de dépenses global non prévu (Dépenses de personnel, Dépenses de fonctionnement direct, Dépenses de prestations externes, Dépenses liées aux participants à l opération, Dépenses indirectes, Dépenses en nature). Par exemple, si la convention ou le dernier avenant comporte un poste prévisionnel «Dépenses de prestations externes» à zéro, il devra le rester au réalisé. - il est nécessaire de savoir expliquer les écarts de réalisation au regard du prévisionnel (pourquoi on a réalisé moins, plus, autrement ). - il est impératif d être en mesure de présenter tous les justificatifs de la réalité des actions, des dépenses et des ressources Ces modifications doivent de toute façon être acceptées par le FONJEP et faire l objet d un avenant avant la fin de la période de réalisation, conformément à l article 12 de votre convention. La date de réalisation des «actions» doit être comprise entre la date de début et la date de fin de la période de réalisation conventionnelle. Cependant, les dépenses peuvent être acquittées jusqu au 4 mois après la fin de la période de réalisation conventionnelle. 1 Une opération = 1 convention = 1 numéro PRESAGE

3 RENSEIGNER LE BILAN D EXECUTION IMPORTANT : SEULES LES RUBRIQUES SUR FOND BLEU DU FICHIER DOIVENT ETRE RENSEIGNEES. Chaque onglet du fichier Excel doit être renseigné (sauf si les éléments sont à zéro dans la convention) ; seul le tableau II.7. est optionnel (voir ci-après). Le tableau II.5 ne doit être complété que si le bénéficiaire n est pas soumis au régime de forfaitisation des dépenses indirectes. Le volet II RESSOURCES MOBILISEES ne doit être renseigné que dans le cas d un bilan intermédiaire clôturant une tranche annuelle ou d un bilan final. Pour renseigner le bilan, il est impératif de se munir du dernier document conventionnel (convention ou avenant le cas échéant, et ses annexes): il vous est demandé de reporter exactement les données figurant dans ce document. Les données conventionnelles renseignées dans le bilan correspondent aux données prévisionnelles de la tranche annuelle considérée (si plusieurs tranches conventionnées) ou au prévisionnel total si le budget n a pas été conventionné par tranches. Le bilan d exécution, sous format Excel, comprend les rubriques suivantes : En-tête Volet I - Conditions de réalisation de l'opération A - Synthèse qualitative de l opération Synthèse qualitative (zones de texte) i - Présentation de l'opération réalisée ii - Analyse des résultats obtenus iii - Demande de report de tout ou partie des crédits non consommés Fiches actions (1 onglet Excel par fiche) B - Indicateurs de réalisation et de résultats associés à la mise en oeuvre de l'opération Indicateurs D1 Indicateurs D2 Indicateurs D3 C - Liste des pièces justificatives non comptables à la disposition de l'organisme bénéficiaire 1. Liste des pièces non comptables attestant les conditions de réalisation de l'opération tenues à disposition ou fournies par l'organisme bénéficiaire 2. Liste des pièces attestant le respect des obligations de publicité tenues à disposition par l'organisme bénéficiaire Volet II - Dépenses réalisées Tableau II. Récapitulatif des dépenses réalisées Tableau II.1 - Dépenses de personnel Tableau II.2 - Dépenses de fonctionnement direct Tableau II.3 - Dépenses de prestations externes Tableau II.4 - Dépenses liées aux participants à l opération Tableau II.5 - Dépenses indirectes Tableau II.6 - Dépenses en nature Tableau II.7 - Détail des dépenses réalisées par action de formation (optionnel) Volet III - Ressources mobilisées Volet IV - Attestation au titre de l'exécution de l'opération cofinancée

4 QUELQUES CONSEILS Volet I - Conditions de réalisation de l'opération A - Synthèse qualitative de l opération Il vous faut produire un écrit qui précisera : - Les conditions de mise en œuvre de l opération et les écarts éventuels avec le prévisionnel. Les modalités d exécution des différentes phases de l opération - Les réalisations constatées - La coordination opérationnelle - Les dispositions prises pour assurer la publicité du financement communautaire 2 - Les modalités de prise en compte de l'égalité entre les femmes et les hommes - Les modalités de prise en compte des autres priorités communautaires transversales Conseils pour la rédaction : - Être clair et concret, éviter les généralités - Être synthétique et fidèle au projet réalisé - Être compréhensible pour un lecteur non initié - Si nécessaire, joindre des documents complémentaires en annexe - Justifier les écarts. Un écart entre le prévisionnel et le réalisé est entendable, vous devez en expliquer les raisons. Il ne devra cependant pas dénaturer le projet conventionné. - La réalité des dépenses doit traduire la réalité de l action (lien indispensable) La synthèse qualitative devra rendre compte d un plan d actions conforme aux actions qui ont été déterminées conventionnellement (cf. fiches action). Tout écart par rapport au planifié devra être justifié. B - Indicateurs de réalisation et de résultats associés à la mise en oeuvre de l'opération Les indicateurs réalisés à renseigner sont ceux figurant dans les annexes de votre convention au prévisionnel. Les indicateurs sont importants à des fins notamment «d évaluation» au niveau du projet mais aussi au niveau national ou communautaire. - le tableau D1 correspond aux caractéristiques prévisionnelles des participants à leur entrée dans l opération et aux objectifs de résultat de l opération en terme de taux de participation de publics ciblés ; - le tableau D2 permet de renseigner les résultats escomptés en terme de situation attendue des participants à la sortie de l opération (type de sorties) ; - le tableau D3 permet de renseigner des indicateurs de résultats complémentaires ; Les tableaux D1 et D2 sont à renseigner obligatoirement pour les actions dites d «assistance aux personnes». C - Liste des pièces justificatives non comptables à la disposition de l'organisme bénéficiaire Elles correspondent aux justificatifs de la réalité des actions menées (cf. guide de gestion des dépenses). Il s agit ici de la liste des pièces probantes de la réalité des actions menées (fiches d émargement, tableau de suivi des temps passés, comptes rendus de réunions, études, etc.). Pour chaque pièce conservée au sein de votre structure et tenue à disposition en cas de demande, vous devez indiquer (par OUI ou par NON) si elle est jointe au bilan. Merci de joindre au bilan au moins celles que vous considérez comme les plus probantes. Les autres pourront vous être demandées lors du traitement de votre bilan. 2 Insérer sur tous les documents matériels (ex. fiches d émargements) et immatériels (ex. site Internet) produits dans le cadre de l opération conventionnée : - le drapeau européen et le logo du Conseil régional d Ile-de-France - le logo «L Europe s engage en Ile-de-France avec le FSE» - la mention suivante : «Cette opération est cofinancée par le Fonds social européen et la Région Ile-de-France»

5 Volet II - Dépenses réalisées Dépenses hors taxes ou toutes taxes comprises? Votre budget de dépenses de fonctionnement et de prestations est présenté hors taxes ou toutes taxes comprises. Seule la part du montant des taxes directement liée à l opération et définitivement supportée par l organisme bénéficiaire est éligible. La TVA déductible, remboursée ou compensée par quelque moyen que ce soit, n est donc pas éligible à un financement du FSE. Si l organisme récupère la TVA, il convient d indiquer les dépenses HT. Si la TVA est une charge définitivement supportée par la structure, les dépenses sont exposées TTC. En cas de changement de statut depuis le dépôt de candidature, merci de nous le préciser. Le cas échéant, merci de produire le document prouvant que vous ne récupérez pas la TVA, ou que vous la récupérez partiellement. A noter : dans chaque tableau, il vous est demandé de reporter les données prévisionnelles figurant dans votre convention (ou dans le dernier avenant le cas échéant). Ce report est indispensable. Vous devez indiquer les montants conventionnés soit pour l ensemble du projet soit pour la tranche annuelle considérée (si votre projet comprend plusieurs tranches annuelles) même si le bilan concerne une période plus courte. Tableau II - Récapitulatif des dépenses réalisées au titre de l'opération Ce tableau est renseigné automatiquement par agrégat des données saisies dans les différents onglets du volet II. Il ne doit pas être rempli. Tableau II.1 - Dépenses de personnel Remplir une ligne du tableau par personne mobilisée sur le projet identifiée par son nom et son prénom. Sont concernés ici les personnels internes de la structure spécifiquement mobilisés à la mise en oeuvre de l opération. Il convient de reporter le prévisionnel de la tranche concernée et de renseigner la réalité du salaire brut chargé (cotisations sociales patronales et salariales ainsi que les traitements accessoires prévus aux conventions collectives et au contrat de travail) sur la période du bilan, ainsi que des heures ou jours effectivement passés sur le projet sur cette même période (à l appui sont à joindre les fiches de temps signées et les fiches de paie ou le journal de paie). Chaque pièce justificative doit être numérotée. Dans la colonne «date d acquittement de la dépense», vous préciserez la fréquence, par exemple paiement mensuel pour les salaires, trimestriel pour les cotisations employeurs. Tableau II.2 - Dépenses de fonctionnement directement rattachables à l opération Remplir une ligne du tableau par facture concernant les dépenses de fonctionnement de l organisme directement liées à la mise en oeuvre de l opération pour chaque poste concerné (achats et fournitures, publication-communication, locaux : location-entretien, déplacement, mission (hors participants), frais postaux, dotations aux amortissements ). C est dans ce tableau que l on indique notamment les frais de mission des personnels directement impliqués dans la réalisation de l opération (et dont les rémunérations ont été portées dans le 1 er poste de dépenses ci-dessus). Chaque pièce justificative doit être numérotée. A noter : vous devez indiquer le montant conventionné pour l ensemble du poste concerné (par ex. achats et fournitures) mais détailler le montant réalisé par dépense (renseigner les cases bleues donc). Tableau II.3 - Dépenses de prestations externes Remplir une ligne du tableau par facture concernant les coûts facturés pour l intervention de prestataires externes à la structure, spécifiques à l opération. Chaque pièce justificative doit être numérotée. Merci de reporter les dépenses prévisionnelles de la tranche concernée figurant dans les annexes de la convention. Il conviendra également d être en mesure de justifier que le(s) prestataire(s) retenu(s) ont été mis en concurrence (demande d au moins 3 devis pour une prestation).

6 Tableau II.4 - Dépenses liées aux participants à l opération Rémunérations chargées, frais d hébergement, de transport, de restauration des participants à l opération. Il s agit des publics cibles bénéficiaires des actions que vous avez mises en oeuvre, et pour lesquels vous avez rempli les tableaux d indicateurs (D1 notamment). Remplir une ligne du tableau par dépense concernée. Chaque pièce justificative doit être numérotée. A noter : vous devez indiquer le montant conventionné pour l ensemble du poste concerné (par ex. Rémunérations et indemnités) mais détailler le montant réalisé par dépense (renseigner les cases bleues donc). Tableau II. 5 - Dépenses indirectes de fonctionnement Il s agit des charges indirectement liées à l opération, c est-à-dire celles nécessaires à sa mise en oeuvre mais dont le montant lié à l opération ne peut être mesuré ou justifié individuellement, de manière directe et précise. Elles correspondent à une part de ce qui est habituellement dénommé les «frais généraux» de la structure : - Si votre organisme est éligible à l application d un régime de forfaitisation des coûts indirects, cette part est calculée automatiquement selon la modalité suivante : 20% du total des dépenses directes éligibles hors prestations externes. Le résultat est repris dans le tableau (II) récapitulatif des dépenses réalisées - Si votre organisme ne relève pas du régime de forfaitisation, cette part est calculée sur la base des dépenses réelles de votre organisme. Il conviendra alors de reporter les dépenses prévisionnelles de la tranche concernée figurant dans les annexes de la convention et d indiquer les dépenses réelles de l année. La clé de répartition (mode de calcul) étant conventionnelle, merci d appliquer la clé (Tableau E1.2.5) figurant dans les annexes de votre convention. Ainsi, le tableau II.5 «Dépenses indirectes de fonctionnement» n est à remplir que si le régime de forfaitisation des coûts indirects n'est pas applicable. Tableau II. 6. Dépenses en nature Les dépenses en nature correspondent à des apports, sans contrepartie financière, de biens, de services ou aux personnels bénévoles, spécifiquement mobilisés pour la mise en oeuvre de l opération. Leur valorisation doit être strictement équilibrée par un montant équivalent en dépenses et en ressources et elles doivent faire l objet des écritures comptables (inscription pour la comptabilité privée sous le compte 86) et justificatifs requis. Remplir une ligne du tableau par dépense concernée. Chaque pièce justificative doit être numérotée. A noter : vous devez indiquer le montant conventionné pour l ensemble du poste concerné (par ex. Mise à disposition de biens immobiliers, d'équipement, de matières premières, ) mais détailler le montant réalisé par dépense (renseigner les cases bleues donc). Tableau II.7 - Détail des dépenses réalisées par action de formation (optionnel) Ne remplir ce tableau que si votre structure exerce une activité économique ou commerciale concurrentielle régulière. Il s agit uniquement des actions de formation de salariés. Volet III - Ressources mobilisées Il convient ici de reporter les intitulés des co-financeurs prévus et de faire figurer en regard les montants prévisionnels et réalisés de cofinancements. Attention : le FSE doit être plafonné au montant et au taux figurant dans la convention. Merci de vérifier la cohérence du tableau de ressources obtenu. Le volet III Ressources mobilisées ne doit pas être rempli dans le cas d un bilan intermédiaire qui ne clôture pas ne tranche annuelle.

7 Volet IV - Attestation au titre de l'exécution de l'opération cofinancée Attention, cette attestation doit comporter : - la signature et le cachet du représentant légal de la structure conventionnée - la signature et le cachet du comptable public, du commissaire aux comptes ou de l'expert comptable externe si c est le moyen choisi pour justifier de l acquittement des dépenses du bilan En cas d impossibilité à obtenir cette deuxième signature, deux autres possibilités s offrent à vous pour apporter la preuve de l acquittement des dépenses : - la production des relevés bancaires faisant apparaître les mouvements financiers correspondant (organismes privés uniquement), - l acquittement par le fournisseur lui-même sur chacune des factures : une mention «payé» ou «acquitté» suivie du cachet de l entreprise apposé sur l original peut faire foi et pour les dépenses de personnel une attestation de chaque salarié concerné plus l attestation des caisses du versement des taxes correspondantes. IMPORTANT : merci de vérifier avant envoi définitif la cohérence des données figurant dans le volet IV LE CLASSEMENT DES PIECES PROBANTES Les justificatifs comptables (il s agira bien entendu de copies) qui seront envoyés conjointement au bilan d exécution doivent être classés par poste de dépense. Toutes les pièces comptables et non comptables doivent être numérotées. Chaque pièce a un numéro unique qui ne pourra pas être attribué à une autre pièce. Le numéro des pièces doit être indiqué dans la colonne prévue à cet effet dans le fichier Excel. L ARCHIVAGE Pour rappel, doivent notamment être archivés dans un lieu unique les éléments suivant jusqu au 31/12/2021 : - L ensemble des éléments «contractuels» : dossier de demande de subvention, convention, correspondance éventuelle avec l organisme intermédiaire (accusé de réception, lettre de notification de la décision d aide FSE, etc.) ; - Bilans intermédiaire et final d exécution ; - Pièces justificatives des clés de répartition : modes de calcul, etc. ; - Pièces justificatives des ressources perçues : certifications de cofinancements publics et/ou privés réalisés ; - Pièces justificatives attestant du respect des obligations de publicité ; - Pièces non comptables attestant des conditions de réalisation de l'opération (cf. ci-dessous) ; - Pièces comptables justificatives des dépenses (cf. ci-après).

8 LISTE DES DOCUMENTS A JOINDRE EN ACCOMPAGNEMENT DU BILAN D EXECUTION 1/ Preuves de la réalité physique du projet : - les feuilles d émargement des réunions de travail (interne et externes) effectuées, - les comptes-rendus de réunions, - les programmes pédagogiques, études, rapports et travaux réalisés, - et tout autre document justifiant la réalité physique du projet. En sus pour les projets d assistance aux personnes : - la liste des participants précisant notamment : les nom-prénom, date d entrée et de sortie de l opération, - les feuilles d émargement journalières des participants. 2/ Preuves de la réalité financière de l opération : Ref BF Dépenses Documents à transmettre L1 Dépenses directes de personnel - les fiches temps signées et/ou lettre de mission (salariés à temps plein) des personnels affectés à la réalisation de l opération (signature du(de la) salarié(e) et du (de la) responsable de la structure), les feuilles d émargement, agendas - les bulletins de salaire ou le journal de paie ou la déclaration annuelle des données sociales (DADS) - les contrats de travail et les conventions emplois aidés (CUI, emplois Tremplin...) L2 Dépenses de fonctionnement directement rattachable à l opération - les factures (acquittées le cas échéant-voir plus bas : acquittement) ; - pour les frais de déplacement : * l ordre de mission du (de la) responsable de la structure * la carte grise du véhicule - pour les dépenses payées par les bénévoles ou les salariés et remboursées ensuite par la structure : * une note de frais de la personne qui a réglé la dépense * la facture correspondante - pour les frais d'hébergement et de repas : les noms des convives L3 Prestations externes directement liées et nécessaires à l opération - les preuves de la mise en concurrence (devis) et la justification du choix opéré L4 L5 Dépenses directes liées aux participants à l opération Dépenses indirectes de fonctionnement (frais généraux) - pour les salaires, idem dépenses directes de personnel - pour les frais de déplacement, repas, hébergement, idem dépenses de fonctionnement direct Cas n 1 : au réel : les documents comptables (grand livre ) correspondant à la période éligible et certifiés par un comptable (interne ou externe) et les factures correspondantes ; Cas n 2 : au forfait : - L6 Dépenses en nature - s agissant du bénévolat, sa valorisation est réalisée sur une base équivalente salariée (SMIC chargé) et par la production d une fiche temps et d une attestation sur l honneur co-signée par le (la) responsable de l organisme ; - s agissant d une mise à disposition de biens, la valeur équivalente est basée sur la valeur locative du bien, estimée sur la base de la valeur marchande d un bien ou service équivalent, dans le périmètre géographique concerné (ceci peut-être attesté par des devis d agences de location) ; Ressources 1 Autres financements publics - les certificats de versement des organismes cofinanceurs or 2 Financements externes privés cofinancement de la région Ile-de-Franxce apporté par le Fonjep. 3 Autofinancement : recettes - livre des recettes, journal de caisse générées 4 Apports en nature Voir ci-dessus

9 3/ Preuves et réalité de l acquittement des dépenses : - les factures dûment établies sur lesquelles la mention payée est apposée par le fournisseur, - ou les relevés bancaires identifiant précisément les mouvements financiers liés à l opération (merci de les surligner), - ou, pour les organismes ayant un commissaire aux comptes ou un expert comptable externe, un état récapitulatif des dépenses visé par l un ou l autre. Pour les dépenses directes (L1 à L4), ce visa doit figurer sur une liste détaillant les mouvements financiers acquittés : nature, date de l acquittement, montant, désignation, date et référence de la pièce comptable afférente au mouvement. Pour les dépenses indirectes (L5), sur un document issu de la comptabilité (grand livre ) dont il convient de retirer les dépenses inéligibles par nature (au sens du Décret du ) ainsi que les montants déjà présentés en dépenses directes. NB. L acquittement des dépenses doit être réalisé avant la signature et la transmission du bilan d exécution. 4/ Rappel concernant les obligations de publicité : Insérer sur tous les documents matériels et immatériels (ex. site Internet) produits dans le cadre de l opération conventionnée : - le drapeau européen avec mention dessous Commission européenne, Fonds social européen, - le logo l Europe s engage en Ile-de-France, - le logo de la Région Ile-de-France - la mention suivante : opération cofinancée par le Fonds social européen - le logo du Fonjep (optionnel)

10 RECAPITULATIF DES DOCUMENTS A PRODUIRE Pour être complet, le dossier de bilan doit comporter : Le bilan d exécution (qualitatif quantitatif et financier) renseigné, daté, revêtu du cachet et signé (fichier Excel) ; Toutes les pièces comptables justificatives des dépenses réelles et acquittées qui sont déclarées dans le bilan final classées par action et par poste de dépenses ; Les pièces non comptables les plus probantes attestant des conditions de réalisation de l'opération, et notamment : o o les produits réalisés à l issue de l opération les justificatifs du temps passé par les personnes sur l opération (fiches de temps signées par le/la salarié(e) ainsi que par son/sa hiérarchique, plans de charges, feuilles d émargement, planning de l organisation ) ; Les pièces les plus probantes attestant du respect des obligations de publicité Toutes les attestations de cofinancements publics et/ou privés «réalisés» ; Le cas échéant, l attestation prouvant que la TVA n est pas récupérée (document Cerfa) Si le signataire du bilan est différent de celui de la convention : Document attestant de la capacité du représentant légal à engager la responsabilité de l organisme pour l opération Délégation éventuelle de signature Attention! L acquittement des dépenses doit être réalisée avant la signature et la transmission du bilan d exécution. MODALITES D ENVOI DU BILAN FINAL D EXECUTION Le bilan final d exécution et l ensemble des documents sont à transmettre au FONJEP en deux exemplaires originaux signés, par voie postale ou par porteur à : FONJEP Service FSE 51, rue de l'amiral Mouchez Paris et par voie électronique à : FonjepFSE@fonjep.org (bilan uniquement, pas les pièces justificatives).