Guide Selfbooker. Optimisez vos réservations hôtelières avec

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1 Guide Selfbooker Optimisez vos réservations hôtelières avec Bureaux du groupe hotel.de / hotel.info Nürnberg Hamm London Paris Barcelona Last update:

2 Guide Selfbooker Sommaire.. Page 2 Introduction... Page 3 Login.. Page 4 Gestion de profil... Page 5 Recherche d hôtels.. Page 6 Créer un remplaçant Page 7 Utiliser la fonction remplaçant Page 8 Devenir remplaçant Page 9 Recherche approfondie... Page 10 Liste des hôtels correspondants.... Page 11 Comparaison d hôtels: un outil d aide à la décision Page 12 Carte interactive.... Page 13 Choix du tarif.. Page 14 Login / Inscription... Page 15 Coordonnées du voyageur..... Page 16 Profil du voyageur.... Page 17 Contrôle des données et réservations... Page 18 Confirmation de réservation.... Page 19 Aperçu des réservations: Mes réservations... Page 20 Aperçu des réservations: Par remplaçant Page 21 Vos contacts chez hotel.info.. Page 22 SOMMAIRE 2

3 Guide destiné aux Selfbookers (personnes réservant leurs propres voyages) Le site de hotel.info peut être utilisé par la personne qui voyage (Selfbooker), par son assistante ou encore par un(e) chargé(e) de voyages (Travel Arranger). Nous avons choisi de prendre comme modèle pour ce guide une entreprise fictive: la «société xyz». Ce guide est actualisé régulièrement, ce qui vous permet de connaître les nouvelles fonctionnalités de l outil au fur et à mesure. Selfbooker : Les voyageurs sont autonomes dans la gestion de leurs réservations et peuvent, à tout moment, modifier ou annuler les réservations effectuées par un(e) chargé(e) de voyage (Travel Arranger). Comment devenir Selfbooker chez hotel.info? Il est important d utiliser le lien spécifique de votre accès privatif afin d assurer l identification de votre réservation: Si vous n êtes pas sûr de l adresse, merci de contacter votre service voyage. INTRODUCTION 3

4 Inscrivez votre login et votre mot de passe Vous êtes alors directement redirigé vers la page d accueil. Votre adresse mail apparaît en haut à gauche de la page. LOGIN 4

5 En cliquant sur "Changer mes données" dans l onglet Mon profil, vous pouvez modifier votre profil. GESTION DE PROFIL 5

6 4 possibilités pour rechercher votre hôtel : 1. Cliquez sur un lieu prédéfini (adresses société) et choisissez vos dates 2. Recherche d un hôtel en fonction de sa localisation (destination de voyage) 3. Hôtel spécifique (recherche par nom d hôtel) 4. Recherche autour d un lieu défini (adresse, gare, aéroport ) Entrez une date afin d afficher uniquement les hôtels disponibles Choisir un «remplaçant» (option, page 7) RECHERCHE D'HOTELS 6

7 Etape 1: Créer un nouveau remplaçant Accédez aux fonctions du remplaçant à l aide de l onglet «Mon profil». Vous pouvez ajouter un nouveau remplaçant en inscrivant l adresse d un collaborateur puis en cliquant sur ajouter. L adresse du collaborateur remplaçant apparait. Vous pouvez alors choisir de le modifier ou de le supprimer. Vous, ainsi que le nouveau remplaçant recevez immediatement un de confirmation de ce changement. CREER UN REMPLACANT 7

8 Etape 2: Devenir remplaçant Vous pouvez ajouter votre adresse et cliquer sur «envoyer l invitation» pour envoyer votre requête. Un est envoyé à la personne pour laquelle vous souhaitez réserver. Celle-ci doit alors accepter votre demande pour que vous puissiez devenir son remplaçant. Au moment de la réservation, vous pourrez alors choisir de réserver pour la/les personne(s) que vous remplacez. DEVENIR REMPLACANT 8

9 Lorsque vous sélectionnez le nom d un collaborateur pour lequel vous voulez réserver, l adresse de celuici apparait à côté de votre statut. Sur la page d accueil, vous pouvez selectionner directement l adresse du collaborateur. UTILISER LA FONCTION REMPLACANT 9

10 A l aide de la «recherche autour d un lieu défini», vous pouvez localiser des hôtels en indiquant une adresse précise. Vous avez également la possibilité de rechercher des hôtels proches de gares, aéroports, salons ou lieux attractifs. RECHERCHE APPROFONDIE 10

11 NOUVEAU: Comparez jusqu à 3 hôtels Outil de localisation des hôtels sur une carte dynamique (cliquez sur «agrandir») Changer les dates du voyage Choisissez l hôtel pour la réservation Les hôtels avec vos tarifs négociés sont présentés avec le logo de votre entreprise. Recherchez avec une nouvelle adresse LISTE DES HOTELS CORRESPONDANTS 11

12 Selection des hôtels à comparer (maximum 3) Présentation structurée des principaux aménagements de l hôtel, permettant une comparaison rapide et claire Cliquez sur les menus pour afficher ou masquer les détails de chaque hôtel COMPARAISON D HOTELS: UNE AIDE A LA DECISION 12

13 Fonction zoom (+ / -) Mode hybrid (vision satellite) Les points verts indiquent les hôtels avec des tarifs négociés par votre société. Les points oranges indique tous les autres hôtels disponbiles. Dans la liste d hôtels les tarifs négociés sont indiqués en vert. La croix rouge indique votre destination Vos adresses pré-enregistrées sont indiquées par votre logo. Fonction de la souris: déplacer votre curseur sur un symbole de la carte pour voir les informations detaillées sur les hôtels et réserver directement. CARTE INTERACTIVE 13

14 Choix du nombre de voyageurs Nombre de chambres Meilleur prix : le prix le plus avantageux est toujours indiqué en haut de la liste. Vous pouvez également choisir différents types de chambres. Votre tarif négocié dans cet hôtel est signalé par le logo de votre entreprise. Reason Code (option) Lorsque vous choisissez un tarif dépassant la limite de prix imposée par la politique voyage de votre entreprise, vous devez selectionner la raison de ce dépassement pour pouvoir effectuer la réservation. CHOIX DU TARIF 14

15 L étape 4 vous propose un aperçu de la réservation: détails, prix total du séjour ainsi que les conditions d annulation. En mode remplaçant, l adresse de la personne pour laquelle vous réservez apparait automatiquement. Utiliser la fenêtre déroulante pour choisir la personne pour laquelle vous faites la réservation. LOGIN / INSCRIPTION 15

16 Si vous réservez plus d'une chambre, vous pouvez ajouter les noms et les adresses des voyageurs. Arrivée tardive: Dans ce cas, une carte bancaire pourra vous être demandée en tant que garantie. Messages pour l hôtel: besoins particuliers, infos importantes pour l hôtel COORDONNEES DU VOYAGEUR (1) 16

17 Choisir une adresse de facturation: celle-ci peut être inscrite manuellement ou sélectionnée dans la liste d adresses préenregistrées. Les données de la carte de crédit peuvent être enregistrées dans le profil du voyageur (cryptées). Confirmation par SMS: l adresse de l hôtel est indiquée, le numéro peut être enregistré dans le profil. COORDONNEES DU VOYAGEUR (2) 17

18 Veuillez vérifier vos données Si les données sont correctes, procédez à la réservation en cliquant sur «Réserver». En mode remplaçant, le voyageur et le remplaçant reçoivent chacun un de confirmation de la réservation. CONTROLE DES DONNEES ET RESERVATION 18

19 Si vous avez opté pour une demande de prise en charge par l entreprise, vous pouvez maintenant l imprimer et l envoyer à l hôtel. Les conditions d annulation sont rappelées dans cette étape. Au bas de la page, vous pouvez: *Réserver de nouveau dans cet hôtel *Imprimer la confirmation *Retourner à la liste des hôtels recherchés. CONFIRMATION DE LA RESERVATION 19

20 Vous accédez à toutes vos réservations dans le menu en haut de la page. Sélectionnez vos critères de tri, et cliquez sur indiquer. ID = numéro de la réservation Statut = état de la réservation Vous pouvez: réserver de nouveau, annuler, modifier, renvoyer la confirmation, etc APERCU DES RESERVATIONS: MES RESERVATIONS 20

21 Vous accédez à toutes les réservations effectuées par chaque remplaçant. Vous pouvez vérifier qui, parmi vos remplaçants, a effectué une réservation. APERCU DES RESERVATIONS: PAR REMPLACANT 21

22 Questions générales et réservations téléphoniques: vous pouvez contacter notre centre d appels à l adresse suivante: reservation@hotel.info Fax: vous pouvez aussi envoyer votre demande par fax au Tél: composer le (24h/24, 7j/7 appel gratuit depuis la France) Réservations de groupes et conférences: contacter le service de réservation pour les groupes à l adresse suivante: groupes@hotel.info Fax: vous pouvez aussi adresser votre demande par fax au Tél: composer le (24h/24, 7j/7 appel gratuit depuis la France) Assistance en cas de difficulté après le départ: contacter le service d assistance aux entreprises à l adresse suivante: assistance@hotel.info Fax: envoyer votre demande par fax au Tél: composer le (appel gratuit depuis la France) Vous trouverez sur la page d accueil du site d autres numéros gratuits internationaux en cliquant sur «Contact» (en bas de page à gauche). VOS CONTACTS CHEZ HOTEL.INFO 22