Guide d utilisation Générateur de fichiers Morneau Shepell

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1 Guide d utilisation Générateur de fichiers Morneau Shepell

2 Tous droits réservés. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite sous aucune forme et par quelque moyen que ce soit graphique, électronique ou mécanique, y compris la photocopie, l enregistrement ou la sauvegarde sans l autorisation expresse de son auteur. Les produits auxquels ce document fait référence peuvent être soit des marques de commerce ou des marques enregistrées de leurs propriétaires respectifs. Bien que toutes les précautions aient été prises durant la préparation de ce document, l éditeur et l auteur ne peuvent être tenus pour responsable des erreurs, coquilles ou omissions, ou pour les inconvénients pouvant résulter de l utilisation de l information contenue dans ce document ou de l utilisation de programmes ou code source pouvant l accompagner. Septembre 2015, ACCEO Solutions Inc. Réalisé par Sylvain Roy Guide de l utilisateur Gestionnaire Page 2

3 Table des matières Guide du Générateur de fichiers Morneau Shepell...4 Installation du générateur de fichiers pour Morneau Shepell :...4 Extraction pour le fichier nominal...4 Utilisation du générateur et configuration...6 Création des fichiers CSV...7 Gestion des ajustements...8 Générateur de fichiers Morneau Shepell Page 3

4 Guide du Générateur de fichiers Morneau Shepell Installation du générateur de fichiers pour Morneau Shepell : La première étape consiste à installer la mise à jour Pour cela, allez dans Service en ligne, mise à jour du Gestionnaire. Une fois l installation de la mise à jour complétée, vous devrez activer votre option dans votre licence en allant dans: Fichier/paramètres/licences «Mettre à jour votre licence à partir des serveurs d ACCEO». Ceci mettra à jour votre numéro d employeur pour le régime de retraite. Le numéro s insérera automatiquement lorsque la connexion avec nos serveurs sera établie. Votre numéro d employeur est votre numéro de permis. Extraction pour le fichier nominal La deuxième étape du processus de préparation initiale consiste à inclure l information déjà disponible sur le portail. Cette étape ne se fera qu une seule fois. La démarche qui suit permet au générateur du Gestionnaire d utiliser l information du portail Ariel (Morneau Shepell) pour bâtir le fichier nominal de base Guide de l utilisateur Gestionnaire Page 4

5 (fichier des employés). Ceci ce fait en allant sur le portail et en créant un fichier de Données nominatives Morneau Shepell. Il faut premièrement aller sur le portail Ariel et s identifier pour pouvoir faire les étapes appropriées : Étape 1 : Sous Fonctions administratives, cliquez sous Collectes de données Étape 2 : Cliquez sous +Nouveau Étape 3 : Choisissez votre type de collecte : Données nominatives Morneau Shepell et ensuite cliquez sur envoyer pour création Étape 3.1 : Entrez le nom de votre collecte de données (par exemple : générateur Gestionnaire) Étape 3.2 : Sélectionnez votre numéro de permis Étape 3.3 : Inscrire la date du jour Étape 3.4 : Cliquez sur Envoyer pour création Attendez que la collecte se crée, ceci peut prendre un certain temps. Vous pouvez rafraichir votre écran quelques fois en pesant sur F5 Étape 4 : Choisissez votre collecte en cliquant dessus et cliquez sur Démarrer/Continuer Générateur de fichiers Morneau Shepell Page 5

6 Étape 5 : Cliquez sur Extraire un modèle avec données Étape 6 : Sauvegarder le fichier CSV et prenez en note l endroit de la sauvegarde. NE PAS OUVRIR LE FICHIER CSV de Morneau-Shepell. S il est ouvert, il généra un message d erreur lors de l importation de celui-ci. Maintenant que le fichier de gabarit a été extrait du portait Ariel nous allons utiliser ce fichier pour l importer dans le Gestionnaire. Assurez-vous, avant de lancer l Assistant du générateur de fichier, d avoir finalisé les remises par l assistant de paiement des retenues à la source. Seules les remises fermées par l assistant de paiement des retenues à la source seront disponible pour le générateur. Utilisation du générateur et configuration L assistant du Générateur de fichiers pour Morneau Shepell devrait maintenant être disponible pour son utilisation. Si ce n est pas le cas, veuillez vérifier que vous avez les droits nécessaires pour utiliser cette fonction dans le Gestionnaire. Le cas échéant, veuillez communiquer au #1 pour le service à la clientèle. L écran qui suit est celui qui vous indiquera combien de remises sont prêtes à être envoyé, mais avant d envoyer les premiers fichiers, nous devons bâtir le fichier nominal à partir du fichier CSV recueillit sur le site de Morneau Shepell. Guide de l utilisateur Gestionnaire Page 6

7 Pour insérer l information dans le Gestionnaire, vous devez cliquer sur le bouton suivant qui est au bas de votre écran : Une fenêtre Windows vous permettra de naviguer et vous devez retrouver le fichier CSV que vous avez téléchargé du portail Ariel. Une fois retrouvé, sélectionnez le fichier et cliquez sur le bouton ouvrir. Vous êtes maintenant prêt à utiliser le générateur pour la production de vos propres fichiers CSV, qui seront par la suite envoyés sur Ariel. Le Générateur vous indique combien de fichiers doivent être transférés à Morneau Shepell, dans ce cas-ci 3 fichiers doivent l être : 1 fichier nominal et 2 fichiers financiers Un fichier nominal doit être envoyé à chaque envoi d un fichier financier, le logiciel ne vous permet pas de sauter cette étape conformément aux procédures de Morneau Shepell. Le logiciel vous créera un fichier financier par période de paie. Dans cet exemple, nous avons l intention d inscrire deux périodes de paie sur le site Ariel. Cliquez le bouton «suivant». Création des fichiers CSV Avant de pourvoir créer le fichier nominal, le Gestionnaire fait certaines validation pour s assurer que le fichier ne sera pas rejeté par le portail. Un document intituler FAQ des messages de validation du générateur vous permettra de mieux comprendre les messages d erreur que celui-ci peut produire. Voici un exemple de message qui pourrait apparaître suite à la demande de création de fichiers CSV : Si toutes les entrées sont considérées comme valide, le Gestionnaire vous permettra de passer à l étape suivante pour transmettre vos données nominales. Veuillez noter que l écran d avertissement n apparaîtra que si vous en avez. Générateur de fichiers Morneau Shepell Page 7

8 Vous êtes maintenant prêt à transmettre vos fichiers sur le portail Ariel. Suivez la procédure de Morneau Shepell pour faire vos déclarations. Un lien direct est disponible pour se connecter à leur page web et vous devez indiquer si le fichier a été envoyé avec succès. S il vous plaît, bien vouloir attendre la confirmation de l acceptation du fichier avant d indiquer que le fichier a été envoyé avec succès. Si vous indiquez que le fichier n a pas été envoyé, il sera effacé de votre disque dur et pourra être recréé lors de votre prochaine utilisation du Générateur. Le répertoire de création est dans vos documents personnels sous Windows à même titre que les relevés d emploi et les reçus de fin d année. Les fichiers envoyés avec succès seront conservés sur votre disque dur. À la droite du terme «Dossier ;» vous verrez ou le fichier a été sauvegardé. Gestion des ajustements Le Gestionnaire peut vous servir à faire des ajustements manuels lors de vos déclarations. S il vous plaît communiquer avec le service à la clientèle pour son utilisation. Cette option de l assistant ne devrait être utilisée que pour des cas très précis. Pour toutes questions relatives à l installation ou à l utilisation du générateur de fichier de données, veuillez communiquer avec notre service à la clientèle au gestionnaire.support@acceo.com ou au Pour les questions relatives à la transmission de vos fichiers de données sur le portail Ariel, nous vous invitons à communiquer directement avec Morneau Shepell au rrcpegqadminsupport@morneaushepell.com ou au Une vidéo pour l utilisation du Générateur est aussi disponible sur Guide de l utilisateur Gestionnaire Page 8