Brussels, 30 May 2011 NOTIFICATION OF AN "A" GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 Brussels, 30 May 2011 NOTIFICATION OF AN "A" GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY STAFF VACANCY N A 23(2011) LOCATION DIVISION NATO Headquarters, Brussels, Belgium HEADQUARTERS PROJECT OFFICE TITLE GRADE A.5 1. SUMMARY New Headquarters Transition Manager The construction of the new NATO Headquarters (HQ) on a site adjacent to the current headquarters in Evere, Belgium will result in a working environment which is more modern and significantly different from that at the present location. Issues must be identified and measures put in place that ensures that all aspects of the current HQ operation and capability make the transition into the new HQ environment. This move must occur without any break in business continuity and in a manner which best exploits the considerable investment being made. Transition Management (TM) is required at all stages, from the initiation of the transition process in the present HQ, through to the occupancy of the new site and beyond, until the decommissioning of the present HQ and the steady-state functioning of the new HQ have been achieved. Transition management covers areas that are politically and financially sensitive and requires the ability to work harmoniously and co-operatively with others in a demanding international environment. The New Headquarters Transition Manager will be responsible for nurturing, cultivating and monitoring change management activities through the work of a new Transition Support Office (TSO), which will be tasked with the development and organisation of the Integrated Transition Plan. As Manager of the TSO, the incumbent will report to the Transition Programme Board (TPB) which will exercise governance over all transition areas. This position will run through to the end of the transition process, estimated to conclude in

2 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: hold a university degree in facility or business management from an institute of recognised standing, or equivalent qualification gained through several years of progressively responsible experience in senior positions; have at least 10 years experience in the broad field of change management, preferably with a background in building and process management, including the supervision of employees in either the private or public sectors; be able to demonstrate considerable experience in project management of large restructuring / change management initiatives in the private, public, or military sectors; have experience working as member of a project team; be fluent in one of the official languages of the Organization and have a good working knowledge of the other; be able to communicate inspirationally in a tactful and compelling manner; and be dynamic and adaptable, prepared to work irregular hours and be open to changed circumstances as the transition process evolves over time. DESIRABLE The following would be considered an advantage: experience of change management in a major international organisation; hands-on execution of a large relocation of a company headquarters or government department; knowledge of an industry defined project management methodology such as Prince2 and/or Managing Successful programmes (MSP); experience in working in an international organisation; knowledge of NATO HQ s structures and procedures. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Project Management Establish and manage the Transition Plan, including the various sub-projects, and ensure coordination with Transition project managers and other stakeholders. Prepare and present progress and exception reports of Transition projects and activities for the TPB. These reports will address progress, advise the TPB of areas of concern and seek Board decisions when necessary. Ensure the timeliness and quality of transition planning and implementation

3 People Management A 23(2011) Motivate, energise and manage the Transition Office staff consisting of an A4 Transition Planner, two A2/A3 Transition posts, and administrative staff. Set high performance standards and engender the support of senior management and the Transition Programme Board as required. Forge relationships across the Organization and encourage others to improve interaction and collaboration. Supervise and monitor the work of Transition consultants and external resources. Planning and Execution In terms of change management: establish from an analysis of the required end-stage of the different elements of transition, the nature, sequencing and integration of the steps needed to configure organisational and staffing structures, and processes to achieve that end-state. Set the criteria for planning and executing the steps with particular attention to communications. Contribute to and monitor the development of a coherent transition plan that encompasses the implementation of individual sub-projects. Produce and present concise and comprehensive reports on transition activities and progress to relevant NATO committees and bodies. Stakeholder Management Help others assess and find collective meaning and commitment to the transition process. Liaise with stakeholders throughout NATO HQ on transition matters and provide the energy and motivation necessary to redefine reluctance. Liaise with the NATO Headquarters Project Office (HQPO), the NATO Office of Security (NOS), the International Military Staff (IMS) and national delegations to communicate and build backing for the Transition Plan. Develop coordination between all NATO bodies and national authorities leading or supporting the implementation of transition plans. Proactively develop a network of stakeholders to ensure that the time and resource impacts of transition issues are considered as early as possible. Expertise Development Provide expert advice to stakeholders throughout NATO HQ, in national delegations and in other bodies at various levels on transition matters and related issues. Conduct meetings with members of the International Staff (IS), IMS as well as with civilian and military staff of member nations dealing with transition matters and associated activities. Advise and collaborate with stakeholders and programme coordinators engaged in defining timely and cost-effective ways of meeting transitional requirements. Apply transition management skills, with a good understanding of NATO s political environment and within the wider context of NATO s activities. Seek feedback and encourage dialogue to learn where to adjust the assessment on transition planning and implementation as new knowledge and ideas emerge. Knowledge Management Encourage the creation and sharing of knowledge by implementing an intellectual dialogue on transition plans and activities related to the move to the new NATO HQ. Set the norms and values to turn information into knowledge and contribute an expert view on the methods needed for systemic improvement. Financial Management Prepare and monitor the budget for the Transition Programme and coordinate this with the HQPO

4 Organisational Efficiencies A 23(2011) Focus on the aspects of reform and transition that presents opportunities to achieve greater alignment and efficiencies within an inherently complex organisation. Introduce selective innovation, new concepts and external ideas that promote the transition concepts and vision of the new HQ. Representation of the Organization Represent NATO as required when dealing with external organisations to research best practices and experience relative to the new NATO HQ Transition Programme. Vision and Direction Catalyse commitment and help communicate a compelling vision to all stakeholders in the new NATO HQ Transition Programme. Provide the conceptual thinking, direction and support to the Transition Support Office to ensure enduring success. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The New Headquarters Transition Manager works under the direction of the Deputy Assistant Secretary General (Headquarters Support), Executive Management Division (EM DASG (HQS)). He/she will supervise the work of the Transition Support Office personnel. The incumbent will work closely with designated members of the Executive Management Division, the HQPO as well as with stakeholders throughout the headquarters on transition matters. As manager of the Transition Support Office, the incumbent will support the Transition Programme Board, which will direct the work for transition to the new NATO HQ. Direct reports: 4 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement Change leadership Conceptual Thinking Developing Others Impact and Influence Initiative Leadership Organisational Awareness Self-Control 6. CONTRACT This post is required for a limited period to support the project. As employment in this post is of limited duration, the successful applicant will be offered a definite duration contract of 3 years duration, which may be renewed for a period of up to three years if required to support this project

5 If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a three years definite duration contract will be offered, which may be renewed if required to support this project, and subject also to the agreement of the national authority concerned. Information on NATO s contract policy can be found under "Contract Policy" in the Recruitment Section of the NATO HQ Internet website Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. HOW TO APPLY Applications, indicating the staff vacancy number and job title, must be submitted using the NATO application form, which is available on the external internet Recruitment web site ( Closing date for applications: Friday 22 July 2011 When returning the application form via (strongly recommended), a maximum of one attachment in A4 format using WORD may be included. NOTE: it is imperative that the subject line of your indicates the Staff Vacancy reference number and the Division concerned only (i.e. A 23(2011) HQS). Your application will not be taken into consideration if this information is omitted from the subject line of your . Please note that only applicants who succeed in the initial screening will receive a response. In order to follow the status of a vacancy please refer to the web page update on previous vacancies on the NATO employment web site ( Please note that the vacancy notice will disappear from the NATO web site upon the closing date for receipt of applications. You are therefore advised to download a copy of the vacancy notice prior to the closing date, as you will not be able to obtain a copy after this date. Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone, or telefax enquiries cannot be dealt with. Please note that we accept applications electronically without a photograph and without a signature at this stage in the process. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser and the Organization s insurers. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements

6 Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO is an equal opportunities employer, and does not discriminate on the grounds of gender, race or ethnic origin, religion, nationality, disability, age 1 or sexual orientation. NB: Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a nonsmoking environment. POST NHQ CTS 1 Restrictions to age may apply for first appointment only, according to the NATO Civilian Personnel Regulations. This is the prerogative as approved by the NATO Council

7 Bruxelles, le 30 mai 2011 NOTIFICATION DE LA VACANCE D UN POSTE DE GRADE «A» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L OTAN POSTE VACANT N A 23(2011) POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L OTAN LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles - Belgique) DIVISION : INTITULÉ : BUREAU DE PROJET POUR LE NOUVEAU SIÈGE Responsable de la transition (nouveau Siège) GRADE : A.5 1. RÉSUMÉ Le nouveau siège de l OTAN qui sera construit sur un site adjacent à celui du siège actuel, à Evere (Belgique), constituera un environnement de travail plus moderne et sensiblement différent de celui qu'offrent les locaux utilisés à présent. Il convient de recenser les problèmes à résoudre et les mesures à mettre en place de telle sorte que tous les aspects du fonctionnement du siège actuel et de la capacité qu il représente soient correctement transposés dans l'environnement du nouveau Siège. Ce processus doit se dérouler sans incidence sur la continuité d activité et d une manière qui permette d exploiter au mieux les sommes considérables investies. La gestion de la transition est requise à toutes les étapes, dès le début du processus au siège actuel, durant l installation sur le nouveau site, mais également au delà, jusqu à ce que l on parvienne à la désaffectation du siège actuel et au fonctionnement normal du nouveau. La gestion de la transition recouvre des domaines sensibles sur les plans politique et financier, et elle nécessite de pouvoir collaborer de manière harmonieuse et constructive avec d'autres dans un milieu international exigeant. Le/La responsable de la transition (nouveau Siège) est chargé(e) d'accompagner, d'encourager et de suivre les activités de gestion du changement via les travaux d'un nouveau Bureau de soutien de la transition (TSO), qui a pour tâche d'élaborer et d'organiser le plan de transition intégré. En tant que responsable du TSO, le/la titulaire rend compte au Comité du programme de transition (TPB), qui assure la gouvernance sur tous les domaines de la transition. Il est prévu de maintenir ce poste jusqu'à la fin du processus de transition, qui devrait intervenir en

8 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : être titulaire d un diplôme universitaire en gestion d'installations ou d'entreprises délivré par un établissement de valeur reconnue, ou avoir une qualification équivalente obtenue après plusieurs années d expérience à des postes de haut niveau de responsabilité croissante ; avoir au moins dix ans d expérience dans le domaine général de la gestion du changement - de préférence gestion de bâtiments ou gestion de processus - concernant notamment la supervision d'employés, dans le secteur public ou privé ; pouvoir justifier d une solide expérience de la gestion de grands projets de restructuration / de gestion du changement dans le secteur privé, public ou militaire ; avoir l habitude de travailler au sein d une équipe de projet ; maîtriser l une des deux langues officielles de l'organisation et avoir une bonne connaissance pratique de l'autre ; pouvoir communiquer de manière enthousiaste, avec tact et conviction ; faire preuve de dynamisme et d adaptabilité, être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service et être prêt(e) à faire face à des circonstances changeantes tout au long du processus de transition. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d'atouts : l expérience de la gestion du changement dans une grande organisation internationale ; l expérience directe d un transfert à grande échelle du siège d une société ou d'un ministère ; la connaissance d un référentiel de gestion de projet défini pour l industrie (Prince2 et/ou Managing Successful programmes (MSP)) ; l expérience du travail dans une organisation internationale ; la connaissance des structures et des procédures du siège de l OTAN. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Gestion de projet Établit et gère le plan de transition, et notamment les différents sous-projets, et assure la coordination avec les responsables des projets de transition et avec d autres parties prenantes. Établit et présente au Comité du programme de transition (TPB) des rapports d activités et d anomalies concernant les projets et activités de transition. Dans ces rapports, fait le point sur l'avancement des projets, informe le TPB des questions posant - 8 -

9 - 9 - A 23(2011) problème et sollicite de sa part des décisions, le cas échéant. Veille au respect des délais et à la qualité dans la planification et la mise en œuvre de la transition. Gestion des personnes Motive, stimule et gère le Bureau de soutien de la transition, composé d'un A.4 (responsable planification de la transition), de deux A.2/A.3 (soutien de la transition), et d'un(e) secrétaire/assistant(e). Fixe des normes de performance élevées et suscite l'appui des hauts responsables et du Comité du programme de transition, selon les besoins. Établit des relations dans toute l'organisation et encourage les autres à améliorer l'interaction et la collaboration. Supervise et suit le travail des consultants et des ressources externes en charge de la transition, selon les besoins. Planification et exécution En ce qui concerne la gestion du changement, établit - à partir d'une analyse de l'étape finale requise des différents éléments de la transition - la nature, la mise en séquence et l'intégration des étapes nécessaires à la configuration des structures d'organisation et de personnel, et des processus à mettre en place pour parvenir à l'état final. Fixe les critères pour la planification et l'exécution des différentes étapes, en accordant une attention particulière à la communication. Contribue à l'élaboration et suit la mise en œuvre d'un plan de transition cohérent englobant l'exécution des différents sous-projets. Établit et présente aux comités ou organismes de l'otan concernés des rapports concis et complets sur les activités de transition et leur avancement. Gestion des parties prenantes Aide les autres à évaluer et à trouver un sens et un engagement collectifs à l'égard du processus de transition. Se tient en liaison avec les parties prenantes, dans l ensemble de l OTAN, qui sont concernées par les questions de transition et insuffle l'énergie et la motivation nécessaires pour vaincre les réticences. Se tient en liaison avec le Bureau de projet du nouveau siège de l OTAN (HQPO), le Bureau de sécurité de l OTAN (NOS), l État-major militaire international (EMI) et les délégations nationales afin de communiquer et de gagner leur appui en faveur du plan de transition. Favorise la coordination entre toutes les instances de l OTAN et les autorités nationales chargées de piloter ou de soutenir la mise en œuvre des plans de transition. Développe de façon proactive un réseau de contacts pour s assurer que l impact des questions de transition en termes de délais et de ressources est pris en compte le plus en amont possible. Développement de l expertise Donne des avis d'expert - entre autres sur les questions de transition - aux différentes parties prenantes dans l ensemble de l OTAN, dans les délégations nationales et dans d autres organismes à différents niveaux. Anime les réunions avec des membres du Secrétariat international (SI) et de l État-major militaire international (EMI) ainsi qu avec des représentants civils et militaires des pays membres en charge des questions de transition et activités associées. Partage son expertise et collabore avec les parties prenantes et les coordonnateurs de programmes qui s emploient à trouver des solutions efficaces et rentables pour répondre rapidement aux besoins de la transition. Met en application ses compétences de gestion de la transition, en s'appuyant sur une bonne compréhension de l'environnement politique de l'otan et du cadre plus large de ses activités. Cherche à obtenir un retour d information et encourage le dialogue pour savoir où ajuster l'évaluation concernant la planification et la mise en œuvre de la transition à mesure qu'apparaissent de nouvelles connaissances et de nouvelles idées. Gestion des connaissances

10 Encourage la création et le partage de connaissances en instaurant un dialogue intellectuel sur les plans et activités de transition en rapport avec le transfert dans le nouveau siège de l OTAN. Fixe les normes et valeurs de manière à transformer les informations en connaissances et apporte un regard d expert sur les méthodes à adopter pour obtenir des améliorations systémiques. Gestion financière Prépare et supervise le budget relatif au programme de transition et coordonne ce travail avec le HQPO. Efficacité organisationnelle Se concentre sur les aspects de la réforme et de la transition qui offrent des possibilités de gains d'efficacité et d'harmonisation au sein d'une organisation complexe par nature. Introduit l'innovation sélective, de nouveaux concepts et des idées extérieures de nature à promouvoir les concepts de transition et la vision du nouveau Siège. Représentation de l Organisation Représente l'otan, selon les besoins, dans les rencontres avec des organisations extérieures portant sur des échanges de meilleures pratiques et d'expériences sur le programme de transition vers le nouveau siège de l'otan. Vision et direction Stimule l'engagement et aide à communiquer une vision convaincante à toutes les parties prenantes du programme de transition vers le nouveau siège de l'otan. Donne au Bureau de soutien de la transition la réflexion conceptuelle, les orientations et le soutien de nature à garantir le succès du programme. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La responsable de la transition (nouveau Siège) travaille sous la direction du/de la secrétaire général(e) adjoint(e) délégué(e) pour le Soutien du Siège relevant de la Division Gestion exécutive (SGAD EM (HQS)). Il/Elle supervise le travail du personnel du Bureau de soutien de la transition. Le/La titulaire du poste collabore étroitement avec des membres désignés de la Division Gestion exécutive et du HQPO ainsi qu avec différentes parties prenantes du siège de l OTAN pour les questions de transition. En tant que responsable du TSO, le/la titulaire apporte son soutien au Comité du programme de transition (TPB), qui pilote les travaux de transition vers le nouveau siège de l OTAN. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s :

11 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l'excellence Promotion du changement Réflexion conceptuelle Valorisation du personnel Persuasion et influence Initiative Aptitude à diriger Compréhension organisationnelle Maîtrise de soi 6. CONTRAT Ce poste est requis pour une période limitée à l'appui du projet. La durée de service à ce poste étant limitée, la personne retenue se verra offrir un contrat d une durée déterminée de 3 ans, qui pourra être reconduit pour une période de 3 ans maximum si le projet le nécessite. Si la personne retenue est détachée de l'administration d un État membre de l OTAN, elle se verra offrir un contrat d une durée déterminée de 3 ans, qui, si le projet le nécessite et sous réserve de l accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit. Pour toute information sur la politique des contrats de l'otan, on consultera la section «Emploi» du site Internet de l OTAN à l'adresse rubrique «Politique des contrats». Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l OTAN. COMMENT POSTULER Les candidatures, indiquant le numéro de référence et l'intitulé du poste, doivent impérativement être soumises au moyen du formulaire disponible dans la section «Emploi» du site Internet de l'otan, à l'adresse Date limite de dépôt des candidatures : Vendredi 22 juillet 2011 Si le formulaire de candidature est renvoyé par courrier électronique (procédure vivement recommandée), il pourra s'accompagner d'une seule pièce jointe (fichier Word au format A4). NOTE : la rubrique «Objet» du message électronique ne devra contenir que le numéro de référence du poste vacant et le nom de la division concernée (c'est-à-dire A 23(2011) HQS). La candidature ne sera pas prise en considération si ces informations ne figurent pas dans l'objet du message. On voudra bien noter que seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s à l'issue de la première sélection recevront une réponse. Pour suivre l'état d avancement d'une procédure de sélection, on consultera la page «Informations sur les

12 vacances de poste antérieures» dans la section «Emploi» du site Internet de l'otan, à l'adresse vacancies.pdf. On voudra bien noter que l'avis de vacance de poste sera retiré du site internet de l OTAN après la date limite de dépôt des candidatures. Il est donc recommandé d en télécharger un exemplaire avant la date limite car il ne sera plus possible d en obtenir un par la suite. En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone, courrier électronique ou télécopie. On notera également que les candidatures électroniques (sans photographie ni signature) sont acceptées à ce stade de la procédure de sélection. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil et les assureurs de l OTAN. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l'otan pourront être acceptées. L OTAN est un employeur qui applique le principe de l égalité des chances et qui ne pratique aucune discrimination fondée sur le genre, la race ou l origine ethnique, la religion, la nationalité, le handicap, l âge 2 ou l orientation sexuelle. N.B. : On notera que le Secrétariat international de l OTAN est un environnement sans tabac. POST NHQ CTS 2 Des restrictions liées à l'âge peuvent ou non s'appliquer, à une première nomination seulement, conformément au Règlement du personnel civil de l'otan. Il s'agit là d'une prérogative approuvée par le Conseil de l'atlantique Nord