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1 BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) Manuel d utilisation SwingLine : le site portail pour l agence de voyage Par ce site web vous avez la possibilité de rechercher des voyages, calculer le prix, réserver des voyages, consulter des réservations et demander des documents. Pourqoui SwingLine.be: De plus en plus de tour-opérateurs utilisent l internet pour échanger des données avec l agent de voyage. Chaque tour-opérateur pourvoit à cet effet à un accès sécurisé pour son système informatique avec un série de codes et mots de passe. Swingline.be a été développé pour délivrer l agent de voyage de ces codes et mots de passe. Vous pouvez créer une seule fois votre mot de passe et ensuite il n est plus nécessaire d introduire un mot de passe et néanmoins avoir accès au différents To qui participent à ce système. Comment cela fonctionne-t-il: C est simple, vous recevez d un To un mot de passe initial avec lequel vous avez accès à swingline.be. Vous introduisez votre numéro de licence et le mot de passe, ensuite vous créez un utilisateur et vous modifiez le mot de passe en un nouveau code qui alors n est connu que par vous seul.

2 Etape 1. Introduisez votre numéro de licence et le mot de passe initial. Ensuite cliquez sur suivant. Etape 2. Cliquez sur créer nouveau utilisateur et ensuite sur suivant. Etape 3. Complétez les données (nom, prénom et adresse ) Choisissez la langue et cliquez sur suivant. Etape 4. Introduisez votre nouveau mot de passe. Eventuellement vous cochez retenir données de sorte que vous ne devrez plus introduire ce nouveau mot de passe (vous avez toujours la possibilité de faire ceci plus tard) Et cliquez sur suivant. 2 van 9 Last saved: BY

3 Menu Principal Lorsque vous vous identifiez pour la première fois il vaut mieux contrôler si les données de l agence de voyage sont bien correctes et ceci dans le menu Editer profil. Dans l option Editer utilisateur vous pouvez adapter les données des utilisateurs individuels de l agence de voyage. L option Swingline dans le menu est l option que vous utiliserez le plus souvent. Par là nous réalisons la liaison avec les différents To. Les différentes options sont traitées davantage plus loin. A la fin nous vous donnons aussi quelques suggestions au sujet de l utilisation des autres options dans ce menu: déconnecter et Add shortcut. 3 van 9 Last saved: BY

4 BT Tours Caractère Exclusive Destinations Expairtours Gallia GénéralTour ImagineTravel MaxiTours Nordic Info North and Away Rantour Skiworld 4 van 9 Last saved: BY

5 Transeurope USA Travel Voyages léonard Voyages Leroy Whings n Wheels En cliquant sur le logo d un To vous recevez une liste avec différentes options. Ces options ne sont pas les mêmes pour tous les To. Chez chaque To vous pouvez transférer automatiquement au site internet mais p. ex. vous ne pouvez pas réserver chez tous les To. Dès que vous cliquez sur une option, vous passez au système informatique du To sans avoir à vous identifier. Swingline.be se charge de l identification. Reservatie Exemples de l écran de départ de Swingline calcul des prix/réservation. Comme vous pouvez le voir il y a seulement une différence dans le style mais les écrans sont construit de la même manière chez les différents To. 5 van 9 Last saved: BY

6 : En cliquant sur les icônes pdf Acrobat vous pouvez consulter/imprimer les différents documents. (confirmations, documents de voyage, convocations, factures) Lorsqu il n y a pas d icône devant un document, cela signifie qu il n y a pas de document électronique disponible. Editer profil Dans cette rubrique vous pouvez modifier les données générales de l agence de voyage. Ici vous avez également la possibilité de modifier le mot de passe 6 van 9 Last saved: BY

7 Editer utilisateurs Dans la rubrique éditer utilisateur vous pouvez supprimer des utilisateurs ou modifier les données par utilisateur. Pour ajouter un utilisateur connecter vous à nouveau et vous choisissez ajouter utilisateur. Par utilisateur vous pouvez entrer les données générales suivantes: 7 van 9 Last saved: BY

8 Par utilisateur vous pouvez aussi déterminer quels documents électroniques cette personne désire recevoir: Confirmation à cocher uniquement si vous désirez toujours recevoir une copie de la confirmation. Une confirmation de la réservation est toujours envoyée à l utilisateur qui a fait la réservation. C est seulement lorsque vous voulez que quelqu un d autre que cette personne reçoive aussi un exemplaire de cette confirmation, que vous devez cocher la case confirmation pour cette personne (p.ex. à l adresse générale de l agence ou au responsable de l agence) Domiciliation à cocher chez la personne qui est responsable pour les documents comptables. Les avis de domiciliation seront envoyés à l adresse qui est introduite chez cette personne. Facture à cocher chez les personnes qui sont responsables du suivi des factures reçues. de voyage à cocher si vous désirez les recevoir par , ceux-ci sont envoyés à toutes les personnes chez qui cette option est cochée. de voyage late booking à cocher si vous désirez recevoir des documents de voyage uniquement par e- mail lorsqu il s agit de late booking (moins de 15 jours avant départ) 8 van 9 Last saved: BY

9 Convocation est toujours envoyé au correspondant de la réservation (comme les confirmations). Vous cocher cette case uniquement si vous désirez recevoir une copie supplémentaire des convocations. Suggestions Si vous avez oublié votre mot de, cliquez sur J ai oublié mon mot de passe. Vous recevez alors une liste d adresses dont vous choisissez votre propre adresse . Vous recevrez votre mot de passe par . Vous pouvez créer un raccourci et/ou installer swingline.be chez vos favoris avec l option add shortcut dans le menu au bas. La manière la plus simple pour créer un raccourci est de d abord installer swingline.be chez vos favoris, et ensuite traîner ce lien sur votre bureau. Si vous avez coché la case retenir alors quelques données sont gardées dans un fichier sur votre ordinateur. Ce fichier est lu lorsque vous vous connectez la prochaine fois à swingline.be. Lorsqu une autre personne travaille sur votre ordinateur et veut elle aussi connecter à swingline.be elle devra d abord déconnecter et puis reconnecter avec le nouveau nom d utilisateur. Vous déconnectez avec le bouton Déconnecter à droite en haut dans le menu. Pas tous les To soutiennent toutes les possibilités de swingline. Si vous devez quand même vous identifier chez le To ou si vous recevez un message d erreur, prenez alors contact avec ce To et il vérifiera pour voir où se situe le problème. 9 van 9 Last saved: BY

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