Trucs et astuces. (Mode de fonctionnement)

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1 Trucs et astuces (Mode de fonctionnement) SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Mai 2014

2 Table des matières INTRODUCTION... 3 OUVERTURE DE L OUTIL... 3 PREMIÈRE UTILISATION... 3 LA BIBLIOTHÈQUE... 3 LES GUIDES... 4 LA SECTION - AUTRES... 6 LES ACTIVITÉS INTERACTIVES... 7 LA NAVIGATION... 7 LES FOIRES AUX QUESTIONS... 7 ACTIVITÉ INTERACTIVE - ERREUR D IMPRESSION... 9 ACTIVITÉ INTERACTIVE GÉNÉRAL LES VIDÉOS

3 INTRODUCTION Ce document d aide explique le fonctionnement de l outil «Trucs et astuces». Les principes de navigation y sont expliqués. Les commandes et les boutons y sont répertoriés. OUVERTURE DE L OUTIL Le logiciel PowerPoint est requis pour consulter l outil «Trucs et astuces». Il est possible de consulter l outil avec la visionneuse PowerPoint offerte gratuitement à l adresse suivante : Première utilisation Lors de la première utilisation, enregistrer le diaporama «Trucs et astuces» dans votre ordinateur: o o Sur le site Web du Service des finances, dans la section «Outils et support aux utilisateurs», cliquer sur l outil «Trucs et astuces». Choisir «Enregistrer sous» et choisir l emplacement souhaité par exemple le bureau. o o L outil sera disponible sur votre ordinateur à l emplacement souhaité. Pour ouvrir l outil, double-cliquer sur le fichier. Attention : Afin de profiter des ajouts et mises à jour de l outil, il est souhaitable de vérifier à l occasion si une version plus récente est offerte. LA BIBLIOTHÈQUE Lors de l ouverture de l outil «Trucs et astuces», l utilisateur se trouve dans le menu principal. Il doit cliquer sur les liens pour explorer les différents contenus. Le menu principal est représenté par une bibliothèque, celle-ci contient des guides classés par sujets. 3

4 Voici la liste des boutons du menu principal: Boutons Signification Utilisation Aide Cliquer pour ouvrir le guide «Mode de fonctionnement». Version imprimable Cliquer pour ouvrir la «Version imprimable». La version imprimable est un document PDF qui répertorie tous les trucs et les astuces. Sujet dans le menu principal Permet le classement des guides par sujet : «La facturation», «Les achats», «Grand livre», «Formulaires» et «Autres». Seul le sujet «Autres» est cliquable. Guide Cliquer pour ouvrir les modules. Chaque guide redirige vers le contenu souhaité. Le tableau en liège Les notes Réunit les trucs et les astuces supplémentaires. Rubrique de trucs et astuces de la section «Autres» Cliquer pour ouvrir la note. LES GUIDES Dans la bibliothèque, différents guides sont offerts : Demande de service interne Facturation interne et externe Bon de commande Demande d achat Réception de marchandise Grand livre Formulaires de dépenses 4

5 Le guide «Demande d achat» est présenté sous forme de foire aux questions. Pour le fonctionnement, se référer à la section «Les foires aux questions» à la page 7. Pour les 6 autres guides, le visuel est similaire. Lors de l ouverture d un guide, il y a un menu principal répertoriant les différents sujets abordés. L image 1 représente le menu obtenu lors de l ouverture du guide «Demande de service interne». Les liens vers les différentes questions et sections d un guide sont listés à l aide des puces. L image 2 représente le résultat obtenu lors de l ouverture d une question. Image 1 Menu Demande de service interne Image 2 Développement d une question/réponse répertoriée dans le guide DSI Liens vers chacune des questions ou sections Pour faciliter la navigation dans les guides, voici la liste des icônes disponibles: 1 Pictogrammes 2 Menu Signification 3 Suivant 4 Précédent 5 Suppléments Retour au menu principal (Bibliothèque) Lors de la navigation dans un guide, le bouton «Menu» permet de retourner à la page principale du guide. Donne des liens supplémentaires vers des documentations se trouvant sur le site Internet du Service des finances. 5

6 LA SECTION - AUTRES Dans la bibliothèque, la section «Autres» offre un visuel différent. Pour ouvrir le menu de la section, cliquer sur s ouvrira : dans la bibliothèque. Le menu suivant Menu «Autres» Pour ouvrir un sujet, cliquer sur le post-it s y rattachant soit à partir du menu «Autres» ou à partir du tableau en liège dans la bibliothèque. Tableau en liège La section «Autres» comprend : des trucs de navigation; des trucs pour Explo; des trucs lors d erreurs d impression (présenté à l aide d une activité interactive voir page 9); une partie Général (présentée à l aide d une activité interactive voir page 10). 6

7 LES ACTIVITÉS INTERACTIVES Les activités interactives redirigent vers d autres pages Web externes au diaporama PowerPoint. Il est important de connaître certains principes de navigation afin d utiliser l outil à son plein potentiel. La navigation Lors de l ouverture d une activité interactive ou de liens des sections «Suppléments», une nouvelle page ou onglet s ouvre dans le navigateur Internet. Pour fermer l activité ou une autre page, fermer l onglet ou la page. Il est possible de consulter plusieurs fenêtres ouvertes simultanément. Pour revenir dans la présentation «Trucs et astuces», récupérer la fenêtre «Diaporama PowerPoint - Trucs et astuces» dans la barre des tâches. Lors de la consultation du diaporama, pour accéder à d autres fenêtres, utiliser la touche «Windows» de votre clavier. La barre des tâches de Windows apparaîtra. Attention : Il peut arriver lors de l ouverture d un lien que la fenêtre s ouvre en arrière-plan. Récupérer la fenêtre en utilisant la touche «Windows». La touche «Échap» quitte le diaporama «Trucs et astuces». Les foires aux questions Les foires aux questions répertorient toutes les questions et réponses d une section donnée. Il y en existe deux : la foire aux questions «Demande d achat» (accessible par le menu principal) et la foire aux questions «Formulaires de dépenses» (accessible par le menu «Formulaires de dépenses»). 7

8 Cliquer sur le guide «Demande d achat» pour ouvrir l activité DA. Cliquer sur le guide «Formulaires de dépenses» et ensuite sur «Foire aux questions sur les formulaires de dépenses» pour ouvrir l activité sur les formulaires. Voici le visuel lors de l ouverture d une foire aux questions (par exemple la foire aux questions de la demande d achat) : Pour développer un contenu, cliquer sur le sujet. Une fois développé, l étiquette du sujet ouvert sera verte et la réponse sera dévoilée : 8

9 Pour fermer un contenu, cliquer à nouveau sur l étiquette. Lorsqu il est possible d agrandir un contenu, une loupe apparaît. Un clique sur la loupe ouvre le sujet dans une autre fenêtre. Pour retourner à l interaction, fermer la fenêtre. Le champ «Rechercher» permet de lancer une courte recherche selon le sujet souhaité. Les flèches permettent de se déplacer rapidement d un sujet à l autre. Activité interactive - Erreur d impression Une activité interactive pour les erreurs d impression se trouve dans la section «Autres». Voici le visuel de cette activité : Pour consulter les différents sujets, cliquer sur les sujets de la section gauche. Le contenu apparaîtra dans la partie droite. Un contenu visualisé sera marqué par un crochet vert. 9

10 Lorsqu il est possible d agrandir un contenu, une loupe apparaît. Un clique sur la loupe ouvre le sujet dans une autre fenêtre. Pour retourner à l interaction, fermer la fenêtre. Les flèches permettent de se déplacer rapidement d un sujet à l autre. Activité interactive Général Une activité interactive pour les sujets généraux se trouve dans la section «Autres». Voici le visuel de cette activité : Pour explorer les différents sujets, cliquer sur le post-it. Cliquez sur le X pour fermer le post-it. Les flèches permettent de se déplacer rapidement d un sujet à l autre. Les vidéos Il y a quelques capsules dans les «Trucs et astuces» : o dans la «Navigation PeopleSoft» de la section «Autres» o dans l activité interactive «Erreur d impression». Pour en faire l écoute, un logiciel de lecture vidéo est nécessaire. Penser à utiliser des écouteurs pour ne pas déranger vos collègues! NOTE : Pour suggestions et améliorations de l outil, n hésitez pas à nous faire parvenir vos commentaires à l adresse suivante : formation@sf.ulaval.ca. 10