MANUEL UTILISATEUR MyLinedata / JIRA

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2 Toute utilisation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de Linedata est illicite. Cette représentation ou reproduction par quelque procédé que ce soit constituerait une contrefaçon sanctionnée par les dispositions des articles L et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle, et, de manière générale, une atteinte aux droits de Linedata. Les noms des produits et des marques mentionnés dans cette documentation appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Linedata se réserve le droit d apporter toute modification dans cette documentation sans préavis. Copyright Linedata 2016 Linedata Crédits & Financements 31-33, avenue Aristide Briand Arcueil France Tel.: 33 (0) Fax: 33 (0) Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 2/19

3 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION OBJECTIF LECTEURS CONCERNES ACCES COMPTES... 4 INTERFACE CONNEXION MYLINEDATA ECRAN PRINCIPAL... 8 Menu à gauche... 8 Menu à droite ACTIONS POSSIBLES SUR LES DEMANDES COMMENTAIRE PIECE JOINTE LIEN CLONER EXPORTER DIFFERENTS STATUTS D UNE DEMANDE REVISIONS DU DOCUMENT Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 3/19

4 INTRODUCTION 1.1 OBJECTIF Ce manuel a pour objectif de décrire les fonctionnalités existantes dans JIRA et notamment la saisie des fiches à destination de la Hotline. JIRA a pour objectif de mettre à disposition de nos clients, un outil leur permettant d avoir accès à certaines transactions. Il simplifiera le canal de diffusion de leurs demandes et leur permettra de bénéficier d informations en temps réel. 1.2 LECTEURS CONCERNES Ce manuel est destiné aux utilisateurs externes sur les projets LINEDATA. 1.3 ACCES Pour accéder à l application, vous devez saisir dans votre navigateur Internet : COMPTES Les comptes utilisateurs sont nommés avec adresse mail et sont limités à 5 maximum par client. Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 4/19

5 INTERFACE 2.1 CONNEXION MYLINEDATA Via l adresse un accès à la mire de connexion MyLinedata apparaît : ATTENTION - Ne pas modifier le mot de passe : le user et le mot de passe de MyLinedata et JIRA doivent être identiques. Si vous changez de mot de passe dans l un des outils et pas dans l autre, la connexion ne fonctionnera plus. Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 5/19

6 Après la connexion, un écran d accueil MyLinedata apparaît : Pour accéder à JIRA, l onglet «Mes Solutions» permet de choisir le produit concernant la demande. Les choix sont : Linedata Ekip Linedata Profinance Linedata Uniloan Le choix fait, la mire d accueil JIRA apparaît : Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 6/19

7 La documentation JIRA client est accessible via le lien sur le tableau de bord, dans la partie «Introduction» : La déconnexion se fait par sur l icône dans le petit bloc tout en haut à droite. Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 7/19

8 2.2 ECRAN PRINCIPAL L écran principal de JIRA se décompose en trois parties : Un menu à gauche permettant de suivre ou créer des demandes : Un menu à droite permettant de gérer votre profil : Un tableau de bord, permettant de faire le suivi de projet. Ce menu permet de : Menu à gauche a) Gérer les tableaux de bord. Cette fonctionnalité permet d afficher le tableau de bord du système et de gérer les tableaux. Le choix «Afficher le tableau de bord du système» permet de se positionner sur le tableau de bord principal défini dans les paramètres de gestion des tableaux de bord. Le choix «Gérer les tableaux de bord» permet de gérer les tableaux de bord préférés, créés, partagés (Populaires) et rechercher ceux existants. Il permet aussi de «Rétablir les paramètres par défaut» pour revenir au système défini par défaut et «Créer un nouveau tableau de bord» pour pouvoir personnaliser la page d accueil. Note : Pour créer un tableau de bord, reportez-vous à la documentation JIRA en ligne. Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 8/19

9 b) Afficher les différents projets. Cette fonctionnalité permet d indiquer sur quel projet l utilisateur est actuellement positionné et d afficher la liste des projets disponibles pour l utilisateur. Le choix «Projet actuel» (en cliquant sur le projet) permet d accéder à la page d informations de ce projet. Cette page se décompose en quatre parties : Une partie «Résumé» présentant l intitulé du projet, un graphique sur 30 jours des demandes et un historique de l activité du projet. Une partie «Demandes» présentant un pourcentage des demandes par priorité, par attribution, par état, par composant ou par type de demande. Mais aussi, une recherche sur les demandes par catégories : Toutes les demandes, Non résolu, Ajoutés récemment, Résolues récemment, Mis à jour récemment, Qui m'est attribué, Que j'ai rapportés, Non planifiés, Non résolues. Une partie «Rapports» permettant de créer des graphiques, des tableaux ou des documents sur des informations précises autour des demandes d un projet. Une partie «Composants» présentant les différents produits LINEDATA. Le choix «Afficher tous les projets» permet de lister tous les projets accessibles pour l utilisateur. Note : Pour ces différentes parties, reportez-vous à la documentation JIRA en ligne pour plus d explications. Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 9/19

10 c) Suivre les demandes. Cette fonctionnalité permet d effectuer des recherches et de gérer des filtres sur les demandes. La partie «Chercher des demandes» permet de lister les demandes par projet, par type de demande, par état ou par attribution. L affichage peut se faire : En mode détail, pour avoir les demandes sur une liste à gauche et le détail de la demande à droite. En mode tableau, pour avoir la liste complète des demandes. La partie «Filtres» permet de faire la gestion des filtres préférés, créés par l utilisateur, partagés avec d autres utilisateurs (Populaires) et de rechercher ceux existants. A partir d une recherche de demandes, il est possible d exporter le résultat de la recherche via le bouton «Export» en haut à droite de l écran. Il est aussi possible via le menu «Outils» également en haut à droite de faire des «changements en lot» pour effectuer une même action sur toutes les fiches de la recherche. Note : Pour créer un filtre, reportez-vous à la documentation JIRA en ligne. Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 10/19

11 d) Créer des demandes. Cette fonctionnalité permet de créer des demandes clients sur les projets LINEDATA. Pour réaliser une demande, il faut renseigner les informations suivantes et cliquer sur le bouton «Créer» : Nom du champ Projet Type de demande Ref. Client Priorité Client Interlocuteur Client Description Champ obligatoire à la création. Liste des projets sur lesquels une demande peut être créée. Champ obligatoire à la création. Liste des types de demandes sur lesquels peut être affectée une demande. Les valeurs sont : «Projet-Client» pour les fiches relatives à un projet avec Linedata, «Support-Production» pour les fiches relatives à des incidents en production, «Support-Evolution» pour les fiches relatives à des évolutions encours de recette chez le client. Le type «Projet-Client» est actif, pour les clients uniquement en phase projet. Les types «Support-Production» et «Support-Evolution» sont actifs, pour les clients en phase support. Les trois types sont actifs, pour les clients qui peuvent être dans les deux phases. Champ obligatoire à la création. Référence issue de l outil de suivi des demandes du client ou toute référence convenant au client pour identifier sa demande. Champ obligatoire à la création. Niveau client de résolution de la demande. Par défaut, la valeur est à «Mineur». Les choix possibles sont : Blocage, Critique, Important, Mineur, Simple. Champ permettant d indiquer le nom de la personne suivant la demande. Il n est pas lié aux comptes utilisateurs, n importe quel nom peut être saisi. Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 11/19

12 Classification Client Résumé Environnement Domaine fonctionnel Champ obligatoire à la création. Liste permettant au client de définir l orientation de sa demande. Par défaut, la valeur est à «Inconnue». Les choix possibles sont : Anomalie, Assistance, Configuration, Evolution, Install./Livraison, Interv. Hors Contrat. Champ obligatoire à la création. Titre significatif et pertinent en rapport avec l objet de la demande. Champ obligatoire à la création. Type texte libre pour décrire l'environnement matériel ou logiciel à laquelle la demande se rapporte. Liste à choix unique, correspondant au domaine d intégration défini par le responsable de l intégration du projet. Par défaut, la valeur est à «Aucune» et les choix possibles sont : Autres EKP-Archivage EKP-Comptabilité EKP-Dossier de Modification EKP-Ergonomie EKP-FRONT-Divers EKP-FRONT-Injection EKIP-BACK EKP-FRONT-Offres EKP-FRONT-Paramétrage EKP-FRONT-Processus EKP-FRONT-Services EKP-FRONT-Tiers EKP-Gestion Adm - GA EKP-Montage/Mise en Production EKP-Performances EKP-Purge EKP-Trésorerie PRF-Admin PRF-Archivage Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 12/19

13 PRF-Autoself PRF-B.O.S PRF-Batches PRF-FAMOS UK PRF-FARM PRF-Front Financing PRF-Front Revolving PRF-Front Wholesale PRF-HUB PRF-Interface PRF-Migration PRF-Performance PRF-Portail PRF-Reports PRF-Score PRF-Sofia Les choix commençant par EKP sont à destination du produit EKIP et ceux par PRF à destination du produit PROFINANCE. Descriptif Composant Affecte la/les version(s) Pièce jointe Champ texte principal pour décrire en détail la demande à traiter. Champ obligatoire à la création. Liste à choix multiples permettant d indiquer le produit associé à la demande. Champ obligatoire à la création. Liste à choix multiples permettant d indiquer sur la ou les version(s) de release(s) sur laquelle ou lesquelles le problème est rencontré. Champ permettant de joindre des fichiers. Note : La configuration des champs affichables lors d une saisie peut être fait en utilisant le bouton en haut à droite «Configurer les champs». Note : Une case à cocher en bas à côté du bouton «Créer» permet d ouvrir automatiquement une nouvelle création de demande. Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 13/19

14 Menu à droite Ce menu permet de : Réaliser des recherches sur les informations de vos projets, Accéder à l aide et autres informations de l outil, Gérer le profil utilisateur. a) Recherche rapide Cette fonctionnalité permet de retrouver par recherche rapide, des informations précises contenues dans différents projets ou demandes. b) Aide Cette fonctionnalité donne accès à l aide en ligne de l outil et différentes informations liées à l outil. c) Utilisateur Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de gérer leurs profils, leurs préférences d utilisation, de se connecter au marketplace d Atlassian. Profil Le premier bloc est le «Résumé», permettant d éditer les informations personnelles de l utilisateur : Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 14/19

15 Il permet de consulter et de modifier les informations de l utilisateur. Les modifications possibles dans ce bloc (à partir du crayon - cercle rouge sur l image), sont : L avatar. En cliquant sur l icône, il est possible de mettre une nouvelle icône ou une image extérieure. Le nom et l adresse électronique, en cliquant sur l icône en forme de crayon (cercle rouge). Il faut aussi redonner le mot de passe pour valider le changement. Le mot de passe, en cliquant sur le lien «Modifier le mot de passe». Les informations mémorisées. En cliquant sur le lien «Effacer tout», cela permet de supprimer les tableaux de bord, filtres créés, etc Le second bloc est «Préférences», permettant d éditer les informations de paramétrage de l utilisateur : Il permet de consulter ou de modifier les préférences de l utilisateur. Les modifications possibles dans ce bloc (à partir du crayon - cercle rouge sur l image), sont : La taille de la page (nombre de demandes affichées par page dans le navigateur de demandes). Le type de fichier électronique (format html ou format texte). La langue. Cela n affecte que le profil utilisateur. Le fuseau horaire. La réception ou non des notifications lorsque l utilisateur fait des actions sur l outil. Le partage ou non des filtres et tableaux de bord créés. L activation des raccourcis clavier. L observation automatique des fiches sur lesquelles l utilisateur interagit. Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 15/19

16 Le troisième bloc est «Demandes ouvertes attribuées par projet», permettant d indiquer la liste des demandes par projets sur lesquels l utilisateur est assigné. Le quatrième bloc est «Flux d activité», permettant de visualiser l historique de l utilisateur. Atlassian Marketplace Cette fonctionnalité «Atlassian marketplace» permet de consulter les différents plugins existants pour les différents produits d Atlassian. Différents critères de recherche existent pour vous aider à trouver facilement un plugin correspondant à vos attentes. Note : Cette fonction n est pas disponible pour les utilisateurs extérieurs. Ma page d accueil JIRA Cette fonctionnalité permet de choisir entre «Tableau de bord» et «Navigateur de demandes» pour définir la page à afficher lors de la connexion. Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 16/19

17 ACTIONS POSSIBLES SUR LES DEMANDES 3.1 COMMENTAIRE La saisie de commentaires sur une demande se fait en utilisant le bouton «Commentaire» en haut ou en bas de la demande concernée. 3.2 PIECE JOINTE Le rattachement de pièces jointes sur une demande se fait en utilisant le bouton «Joindre un fichier» en haut de la demande concernée. 3.3 LIEN Le rattachement d une demande permet de lier une demande avec une autre demande saisie dans l outil ou vers une url extérieure. Pour réaliser cette action, il faut utiliser le bouton «Suite», puis «Lien» et choisir le type de lien. 3.4 CLONER Le clonage de demande permet de pouvoir dupliquer une demande. Pour réaliser cette action, il faut utiliser le bouton «Suite», puis «Cloner» et donner un titre à la nouvelle demande. 3.5 EXPORTER Un bouton «Exporter» sur les demandes, permet la création d une copie de la demande au format word, XML ou imprimable. Note : L utilisation de ces actions peut se faire sur les états OUVERTES, EN COURS, REPONSE, RESOLUE, LIVREE ET FERMEE. Note : Pour plus d explications sur ces actions, reportez-vous à la documentation JIRA en ligne. Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 17/19

18 DIFFERENTS STATUTS D UNE DEMANDE Ci-joint un descriptif des statuts des fiches : STATUT OUVERTES EN COURS REPONSE REPONDU RESOLUE LIVREE FERMEE ANNULEE Descriptif La fiche est enregistrée mais aucune action n a été menée. Les états suivants peuvent être EN COURS par LINEDATA ou ANNULEE par le client. Un bouton «Annuler la demande» permet au client d annuler. La fiche a été affectée à une personne du support et est en cours de traitement chez LINEDATA. LINEDATA est en attente d une réponse d information de la part du client. Le traitement de cette fiche est suspendu. Un bouton «Complete the issue» permet au client de répondre. Une fois la réponse envoyée, l état passe à REPONDU. Retour du client sur la fiche. Une fois la réponse prise en compte par LINEDATA, l état passe à EN COURS. Le support LINEDATA a terminé son travail et a répondu par écrit à la demande, soit par une explication, soit par une explication accompagnée d une correction. La demande passe à l état RESOLUE. Le support LINEDATA a mis à disposition du client la correction, en indiquant la version du produit livrée et la demande passe à LIVREE. Le client a validé la réponse. L état n est possible qu après l état LIVREE. Un bouton «Fermer la demande.» permet de réaliser cette action. Le client peut annuler une demande en utilisant le bouton «Cancel issue» quand l état est OUVERTES. Le client ne peut pas annuler une demande différente de l état OUVERTES, il faut utiliser la saisie d un commentaire pour indiquer l annulation de la demande. La demande est annulée par LINEDATA et l état est ANNULEE Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 18/19

19 Révisions du document Caractéristiques du fichier Nombre de pages et taille Nom du fichier 19 Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx Historique des versions du document Numéro Date Auteur Modifications 1 20/06/2014 S. BASTIEN Création du document 2 08/07/2014 S. BASTIEN Révision du document 3 08/07/2014 Y.MERIEL Révision du document 4 17/07/2014 C.Bailly Révision du document 5 07/12/2016 S. BASTIEN Révision du document Documentation_Utilisateurs_JIRA.docx 19/19