Taxonomie Design et implantation

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1 Taxonomie Design et implantation AIIM First Canadian Chapter - Montréal 21 février

2 Sommaire de la présentation Taxonomie : définitions et exemples Taxonomie Pourquoi utiliser une taxonomie? Comment mettre en place une taxonomie? Questions intéressantes Références 2

3 DÉFINITIONS ET EXEMPLES 3

4 Définitions Taxonomie : Science des lois de la classification 1 Métadonnées : données servant à définir ou décrire un document Structure de classification : structure hiérarchique permettant de classer les documents Thésaurus : répertoire alphabétique de termes normalisés utilisés pour le classement documentaire 2 1. Petit Larousse 2. Wikipédia 4

5 Exemple de métadonnées Nom Solution ECM Biens livrables Définition Définit la composante ECM utilisée dans un projet ou qui est le sujet d un document de référence Obligatoire Non Non Multi valeurs Oui Non Liste des valeurs possible Portail Recherche Processus Collaboration Numérisation Publication Documents Courriel Définit le type de bien livrable Analyse Architecture Information Architecture Solution Évaluation de solutions Gestion Changement Gestion Projet Gouvernance Proposition 5

6 Exemple d une structure de classification Larochelle Conseil en gestion Intelligence d affaires Sécurité de l information Conseil en technologies Gestion de contenu d entreprise Documents de référence Document de projet Projet 1 Projet 2 6

7 Exemple d un thésaurus Gestion documentaire ANG Records management CA INF Gestion de l'information TS Disposition des documents Planification de la gestion documentaire Utilisation des ressources documentaires EP Gestion des documents administratifs Gestion des archives TG Gestion TA Archives Bibliothèque Système d'information Traitement de l'information ANG : Terme anglais CA: Catégorie EP : Employé pour TG : Terme général TA : Terme associé TS : Terme spécifique 7

8 TAXONOMIE 8

9 Taxonomie Pourquoi utiliser une taxonomie? Comment mettre en place une taxonomie? Questions intéressantes 9

10 Pourquoi utiliser une taxonomie? Pour augmenter les opportunités d affaires Exemples : Indexation d un site Web Personnalisation de la navigation dans un site Web 10

11 Pourquoi utiliser une taxonomie? (suite) Pour améliorer l efficacité de l entreprise Exemples : Repérage plus rapide des documents Meilleure identification des documents ayant des données personnelles ou confidentielles Limite les effets dus aux mouvements de personnel et facilite l intégration des nouveaux employés Permet un meilleur transfert de connaissances lorsqu une activité passe d une direction à une autre Meilleure interprétation de l information 11

12 Pourquoi utiliser une taxonomie? (suite) Pour respecter la réglementation Exemples : Respect des lois et règlements sur la vérification financière Respect de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Respect de la Loi sur les archives pour les organismes publics 12

13 Comment mettre en place une taxonomie? 1. Identifier les intervenants et les besoins 2. Analyser l existant 3. Faire l ébauche de la taxonomie 4. Réviser la taxonomie avec les intervenants 5. Modifier et faire approuver la taxonomie 6. Mettre en œuvre la taxonomie 7. Gérer et maintenir la taxonomie après projet 13

14 Comment mettre en place une taxonomie? (suite) 1. Identifier les intervenants et les besoins (1/2) Principales tâches : Identifier le commanditaire (sponsor) et les intervenants Analyser les grandes fonctions et activités : Deux types de fonctions : administratives et opérationnelles Identifier les processus en place et leurs relations Définir la portée de la taxonomie Identifier la technologie / le système utilisé 14

15 Comment mettre en place une taxonomie? (suite) 1. Identifier les intervenants et les besoins (2/2) Déterminer le budget nécessaire Identifier et décrire les activités à accomplir Déterminer de quelle façon l existant sera analysé Définir de quelle manière la taxonomie sera implantée Définir de quelle manière la taxonomie sera gérée et modifiée Élaborer un échéancier 15

16 Comment mettre en place une taxonomie? (suite) 2. Analyser l existant (1/2) Trois méthodes à utiliser seules ou combinées : Faire un inventaire Envoyer un questionnaire Interviewer les utilisateurs clés Principales tâches : Identifier l emplacement des dossiers et les supports des documents : Emplacement : classeurs, «file system», intranet, etc. Supports : papier, numérique, microfilm, etc. 16

17 Comment mettre en place une taxonomie? (suite) 2. Analyser l existant (2/2) Acquérir certaines connaissances : Identifier la valeur des documents Identifier le volume et le caractère homogène ou hétérogène des documents Identifier les propriétaires des documents et les personnes qui doivent y accéder Identifier les types de documents Différencier les documents porteurs d informations critiques de ceux accessoires pour l organisation Identifier les documents à migrer, à archiver et à éliminer Documenter les pratiques des utilisateurs 17

18 Comment mettre en place une taxonomie? (suite) 3. Faire l ébauche de la taxonomie (1/2) Principales tâches : Analyser et choisir les termes utilisés Élaborer une ébauche de la classification : Élaborer une structure de classification corporative Baser la classification sur les activités et fonctions de l organisation et non sur les unités administratives Ne devrait pas avoir plus de trois ou quatre niveaux Appliquer à tous les documents produits et reçus, peu importe leur support Décrire chaque élément de la classification : qu est-ce que c est et qu est-ce qu on y retrouve? Adapter la classification aux besoins des utilisateurs 18

19 Comment mettre en place une taxonomie? (suite) 3. Faire l ébauche de la taxonomie (2/2) Déterminer les métadonnées à utiliser : Se baser sur les habitudes de recherche des utilisateurs et sur le vocabulaire utilisé dans l organisation Utiliser des métadonnées génériques Utiliser des métadonnées qui peuvent être remplies automatiquement Étudier des modèles génériques disponibles : Dublin Core, Profil de métadonnées gouvernementales, etc. Élaborer un thésaurus, si nécessaire: Se coller à la réalité des utilisateurs et du vocabulaire utilisé dans l organisation 19

20 Comment mettre en place une taxonomie? (suite) 4. Réviser la taxonomie avec les intervenants Principales tâches : Présenter la taxonomie aux intervenants Recueillir les commentaires des intervenants Déterminer la pertinence des changements demandés: Compiler l ensemble des commentaires et changements demandés Trouver le juste milieu et baser les choix sur l ensemble de l organisation et non sur les besoins individuels de chaque intervenant 20

21 Comment mettre en place une taxonomie? (suite) 5. Modifier et faire approuver la taxonomie Principales tâches : Modifier et réviser la taxonomie : Faire valider les changements auprès des intervenants rencontrés précédemment Modifier à nouveau la taxonomie si des changements ont été demandés Faire approuver la taxonomie par le commanditaire : Étape primordiale pour la mise en place et l utilisation de la taxonomie par les utilisateurs 21

22 Comment mettre en place une taxonomie? (suite) 6. Mettre en œuvre la taxonomie Principales tâches : Définir la stratégie de mise en œuvre : Appliquer la taxonomie à l existant Utiliser une table de concordance, si nécessaire Faire un projet pilote Mettre en œuvre progressivement la taxonomie Implanter la taxonomie dans les systèmes Former les utilisateurs Gérer le changement Résultat : la taxonomie est adoptée par les utilisateurs! 22

23 Comment mettre en place une taxonomie? (suite) 7. Gérer et maintenir la taxonomie après projet Principales tâches : Évaluer la satisfaction des utilisateurs : Modifier la taxonomie selon les commentaires recueillis Mettre en place un processus de gouvernance: Élaborer et mettre en place des politiques et procédures Identifier comment les utilisateurs pourront indiquer leurs insatisfactions et besoins par rapport à la taxonomie Déterminer qui gérera et maintiendra la taxonomie Identifier qui acceptera les modifications demandées et qui les appliquera Déterminer la fréquence de révision de la taxonomie Déterminer le plan de communication lors de changements à la taxonomie 23

24 Questions intéressantes Structure de classification vs métadonnées Structure de classification : Permet une vision verticale (hiérarchique) de l information Permet une recherche logique et plus facile pour les utilisateurs qui connaissent moins le système et son organisation Permet une indexation automatique de certaines métadonnées Métadonnées : Permet une vision transversale de l information Permet une recherche plus rapide pour les utilisateurs qui connaissent bien le système, qui ont des besoins précis et qui n ont pas de temps à perdre avec la navigation 24

25 Questions intéressantes (suite) Utilité d une taxonomie corporative? Permet de gérer les documents tout au long de leur cycle de vie Rattache les documents à la fonction qui les a produits, ce qui les rend plus significatifs Participe à la rentabilité et à l efficacité de l organisation et de son personnel 25

26 Questions intéressantes (suite) Comment gérer le papier et le numérique? Taxonomie facilite le repérage des documents numériques et sur papier : Fait le lien entre les documents d un même dossier, mais sur des supports différents Structure de classification permet de classer les documents de la même manière peu importe leurs supports Métadonnée précise le ou les formats de l objet Taxonomie facilite la gestion du cycle de vie des documents numériques et sur papier Comment assurer la qualité de l indexation? Gouvernance et gestion du changement!!! 26

27 RÉFÉRENCES 27

28 Références GREEN CHAMALEON, Green Chamaleon Blog, dernière révision le 4 février 2012, consulté le 18 février 2012 HARRIS, Gwen, Taxonomy Watch, dernière révision le 12 février 2012, consulté le 18 février 2012 MICHEL, Karin, Fil d Ariane, dernière révision le 20 février 2011, consulté le 18 février 2012 TAXOCOP, Taxonomy CoP, dernière révision le 17 février 2012, consulté le 18 février

29 LAROCHELLE GROUPE CONSEIL 1010, rue de La Gauchetière Ouest Bureau 650 Montréal (Québec) H3B 2N