COMPTASoft gamme INNOVA (Edition Pro et Expert) snc MEGATHEQUE - janvier contact@megatheque.

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1 COMPTASoft gamme INNOVA (Edition Pro et Expert). INTRODUCTION Vous venez d acquérir notre logiciel de comptabilité générale et analytique avec la gestion des investissements «COMPTASoft Innova». Développé en étroite collaboration avec des experts comptables, il intègre les fonctions indispensables à la prise en charge de votre comptabilité, de la saisie des écritures, les rapprochements bancaires, analyse des comptes, les états périodiques ainsi que le bilan comptable et fiscal. Le manuel ci-joint constitue un guide de formation à l utilisation des outils que COMPTASoft Innova met à votre disposition. Les deux premiers chapitres visent à vous familiariser au logiciel. Le premier présente les étapes à suivre en vu de faciliter la mise en œuvre et d optimiser l exploitation de COMPTASoft Innova, le deuxième présente l environnement du logiciel et défini les différents outils que vous aurez à utiliser dans vos manipulations quotidiennes, ne manquez pas de les consulter. Les autres chapitres sont consacrés à l utilisation des multiples fonctions et outils de gestion intégrés au logiciel. Afin de vous permettre une maîtrise rapide de ces outils, nous avons intentionnellement opté pour une approche pratique et illustrée. Si toutefois des questions subsistent quant à l utilisation du logiciel, appelez notre service technique. SAV snc MEGATHEQUE: contact@megatheque.com Page 1

2 Par quoi commencer? 1. Installation de COMPTASoft Innova 2. Exploitation de COMPTASoft Innova Page 2

3 I.1. INSTALLATION DE COMPTASoft Innova Installation Insérez le CD-ROM puis attendez quelques instants. La procédure d installation se lance automatiquement. Suivez ensuite les instructions qui s affichent à l écran. Au terme de l installation une icône de raccourci s installera sur votre bureau ainsi que sur la barre des tâches vous permettant le lancement rapide du logiciel. Lors de l installation, vous sont proposés trois types d installations, il est important de les comprendre avant d opter pour un quelconque choix. Nous avons : Installation de COMPTASoft Innova sur le serveur (Win 2000/2003 ou Xp) : Choisissez ce type installation, dans le cas où vous disposez d une licence réseau, et que vous êtes sur le serveur du réseau. Installation de COMPTASoft Innova sur poste en mode réseau : Cette installation doit se faire pour chaque poste connecté à votre serveur. Installation de COMPTASoft Innova sur poste isolé en mode monoposte : Seulement si vous disposez d une licence monoposte (usage exclusif sur un seul ordinateur). PROTECTION Le progiciel COMPTASoft INNOVA est techniquement protégé par une CLE USB (ATTENTION, IL VOUS EST FOURNIE Q UNE SEULE CLE USB), ce dernier teste automatiquement, au démarrage et durant l utilisation la présence de cette CLE USB ; sans cette dernière COMPTASoft Innova est systématiquement désactivé et donc positionné en mode évaluation (FONCTIONNALITES LIMITEES). En cas de détérioration de la CLE USB, la snc MEGATEQUE récupérera la CLE USB défectueuse et la remplacera par une autre moyennant des frais, après vérification de l authenticité de la CLE USB défectueuse. Vous demeurez entièrement responsable de cette CLE USB et en cas de perte de cette dernière, son remplacement est totalement pris en charge par vos soins en payant la totalité de ce progiciel. Page 3

4 I.2. EXPLOITATION DE COMPTASoft Innova LES LISTES DE DONNEES Vous allez devoir à présent renseigner les listes que vous allez utiliser au fil des différents programmes de COMPTASoft Innova telles que : - Les paramètres - Sociétés ou dossiers - Journaux auxiliaires - Plan comptable entreprise - Utilisateurs CREATION DE LA PIECE D OUVERTURE L étape la plus importante dans l exploitation de COMPTASoft Innova est la saisie des soldes de vos comptes dans le journal d ouverture. Consultez le chapitre «L imputation comptable». SAISIE DES ECRITURES COMPTABLES Une fois vous avez paramétré votre logiciel, vous pouvez commencer à utiliser COMPTASoft Innova pour l enregistrement des écritures comptables. Référez-vous au chapitre «Les imputations comptables». RAPPROCHMENTS BANCAIRES Les rapprochements bancaires consistent à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celle de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. ANALYSE DES COMPTES Le chapitre «Analyse des comptes» vous permettra d analyser toutes les écritures d un compte (classe 4 et 5). ETATS PERIODIQUES Le chapitre «Etats périodiques» récapitule les états périodiques que vous aurez à consulter durant tout l exercice comptable. BILAN COMPTABLE ET FISCAL Arrêter à tout moment le bilan comptable ou fiscal de votre activité. TRAVAUX DE CLOTURE Arrêter à tout moment le bilan comptable ou fiscal de votre activité. Page 4

5 Présentation de COMPTASoft Innova 1. Environnement de COMPTASoft Innova 2. L accès aux programmes 3. La barre d outils 3.1. Les outils de modification 3.2. Les outils de défilement 3.3. Les outils de recherche et de sélection 4. Les modes de travail 5. Les touches utiles Page 5

6 Ce chapitre a pour but de vous familiariser avec les outils de travail de COMPTASoft Innova tels que les modes d utilisation et les touches utiles. Ce sont des outils que vous retrouverez et aurez à utiliser lors de vos manipulations quotidiennes, il est donc important de bien comprendre leur fonctionnement et leur utilité. II.1. L ENVIRONNEMENT DE COMPTASoft Innova L environnement COMPTASoft Innova ressemble pour beaucoup à celui que vous pouvez trouver sur tous les programmes sous Windows. La fenêtre de COMPTASoft Innova est constituée de haut en bas de : - Une barre de menus tout en haut de l écran. - Une barre d outils juste en dessous de la barre de menus. - Un espace de travail appelé aussi espace utilisateur. - Une barre d état en bas de la fenêtre COMPTASoft Innova. La barre d outils Comporte les icônes de raccourcis vers différents outils que vous aurez à utiliser dans vos tâches quotidiennes. L espace de travail Constitue l environnement de travail, son aspect diffère selon le programme lancé. La barre d état Affiche certaines informations concernant la manipulation en cours. Page 6

7 II.2. ACCES AUX PROGRAMMES COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Les programmes que vous aurez à utiliser quotidiennement sont répertoriés par menus déroulants sur la barre des menus. Nous avons opté pour des intitulés de menus assez significatifs de leur contenu. La barre des menus Exemple - Le menu «Listes» comporte tous les programmes concernant vos listes de données tel le plan comptable entreprise, journaux auxiliaires et liste des paramètres...etc. - Le menu «Imputation» est composé des programmes qui traitent concernant les écritures comptables (saisie, recherche ) - Le menu «Trésorerie» regroupe les programmes concernant la gestion des comptes bancaires. L accès à un programme donné peut s effectuer de trois façons : 1. En déroulant le menu où il se situe à l aide de la souris puis le sélectionner. 2. En utilisant son raccourci clavier (voir tableau récapitulatif des raccourcis clavier). 3. En utilisant la touche «ALT» pour activer la barre des menus, ensuite de naviguer à l aide des touches de direction. II.3. LA BARRE D OUTILS La barre d outils constitue un ensemble d icônes de raccourcis vers certaines fonctions. Il suffit de cliquer sur une icône pour lancer la fonction vers laquelle elle renvoi. Il est possible de diviser les outils de cette barre en quatre catégories : - Les outils de modification. - Les outils de défilement. - Les modes de travail. - Les outils de recherche. Outils de modification Outils de défilement Les modes de travail Outils de recherche II.3.1. Les outils de modification Les outils de modification s activent uniquement lorsque vous êtes en mode «CREATION» ou «MODIFICATION». Ces derniers permettent d apporter des modifications au traitement en cours. Page 7

8 ANNULER L outil «Annuler» permet d annuler une saisie en cours, lorsque cette dernière n a pas encore été validée. L utilisation de cet outil se fait par simple clic sur l icône ou à l aide de son raccourci clavier «F2». ZOOM Actif lorsque le curseur est positionné sur un champ de sélection de références ou de données (Comptes, tiers), cet outil vous permet d afficher l ensemble des données correspondantes à l information requise. Son utilisation se fait par simple clic sur l icône de la barre d outil ou par double clic sur le champ de sélection ou encore à l aide de la touche «F5» du clavier. Exemples d utilisation 1. Lorsque le curseur clignote sur le champ «Compte» de la saisie des écritures, la touche «F5» affiche la liste des comptes. INSERER Peu utilisé, il permet d insérer un élément entre deux autres éléments. Son utilisation se fait par simple clic sur l icône de la barre d outil ou à l aide de la touche «F4» du clavier. SUPPRIMER Utilisé pour supprimer un élément validé (enregistré). Son utilisation se fait par simple clic sur l icône de la barre d outil ou à l aide de la touche «F3» du clavier (attention à ne pas confondre supprimer et annuler). Exemples d utilisation Vous êtes sur la saisie des écritures et vous souhaitez supprimer une ligne déjà saisie. 1. Assurez-vous que vous êtes en mode modification. 2. Sélectionnez la ligne puis cliquez sur l icône de suppression ou «F3». 3. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur «Oui» pour autoriser la suppression de la ligne. II.3.2. Les outils de défilement Ce sont des outils vous permettant de vous déplacer à l intérieur d un fichier de données. Outils de défilement Page 8

9 Exemples d utilisation 1. Lorsque vous êtes sur le plan comptable entreprise ces outils vous permettent d avancer ou de reculer dans votre liste selon un rythme donné (ligne par ligne ou écran par écran). 2. Si vous accédez au programme de saisie des écritures par pièce, ces outils vous permettront de naviguer d une pièce à une autre. Affiche le premier élément de la liste (table). Affiche l écran précédant (défilement par balayage d écrans). Affiche l'élément qui précède celui où le curseur est positionné. Affiche l'élément qui vient à la suite de celui où le curseur est positionné. Affiche l écran suivant. Affiche le dernier élément de la liste. II.3.3. Les outils de recherche et de sélection Ces outils permettent de rechercher, de sélectionner ou de trier des données suivant plusieurs critères. RECHERCHER Cet outil vous permet d effectuer une recherche personnalisée de données (à partir d un critère de choix). Exemple d utilisation Il s agit de rechercher un compte à partir de son numéro. 1. Accédez au programme «Plan comptable entreprise». 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour effectuer la recherche ou appuyez sur «Ctrl+L». 3. A l aide de la souris positionnez-vous sur le «Numéro de compte», tapez le numéro de compte à rechercher, puis cliquez sur le bouton «Retour». Dans la boîte qui s affiche, confirmez la recherche en cliquant sur «Oui». 4. A l'issue de cette recherche, si elle est fructueuse, le logiciel se positionnera sur le compte recherché. Dans le cas contraire, COMPTASoft INNOVA génère un message d'erreur. «Enregistrement non trouvé, positionné sur le suivant». Outils de recherche et de sélection Page 9

10 RECHERCHER L ENREGISTREMENT SUIVANT COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Dans le cas où vous avez effectué une recherche suivant certains critères, cet outil vous permet d accéder au prochain élément répondant aux mêmes critères. SELECTIONNER Cet outil permet de sélectionner et d isoler un ensemble de données correspondant aux mêmes critères de sélection. Exemple d utilisation Il s agit de sélectionner et d isoler tous les tiers du compte 470 clients. 1. Accédez au programme «Plan comptable entreprise». 2. Cliquez sur le bouton «Sélectionner» ou appuyez sur «Ctrl+R». 3. Positionnez-vous sur le champ «Numéro du compte», tapez le numéro du compte à isoler dans cet exemple c est 470 clients. 4. Cliquez sur le bouton «Retour», puis confirmez la sélection. Uniquement les tiers du compte 470 s afficheront donc à l écran. II.4. LES MODES DE TRAVAIL Le mode de travail signifie, pour le logiciel, la raison de votre accès à un programme donné. En fonction que vous souhaitiez consulter, créer ou modifier des données, il existe trois modes de travail. ❶ Le mode modification «Ctrl +M» Permet d apporter des modifications aux éléments de la liste à laquelle vous accédez. Ce mode permet aussi la suppression (F3) ou l insertion (F4) d éléments. ❷ Le mode création «Ctrl+C» ❶ ❷ ❸ Permet de créer ou d ajouter de nouveaux éléments. ❸ Le mode visualisation «Ctrl+Q» Permet uniquement la consultation et active en même temps la recherche dynamique. Page 10

11 Remarque Lors de l accès à un programme, le mode de travail en vigueur s affiche en bas de la fenêtre COMPTASoft INNOVA sur la barre d état. - Pour basculer d un mode de travail vers un autre il suffit de cliquer sur l icône correspondant ou simplement d activer son raccourci clavier. - Lorsque vous accédez à une table vide (aucun élément à afficher) le mode d accès par défaut est le mode «Création». II.5. LES TOUCHES UTILES (RACCOURCIS CLAVIER) L e s t o u c h e s d e m a n i p u l a t i o n Fonction Raccourcis clavier Utilisation Annuler F2 En mode «Création» et «Modification», permet d annuler un élément pas encore validé Supprimer F3 En mode «Création» et «Modification», permet la suppression d un élément validé Zoom F5 Permet d afficher l ensemble des données correspondant à l information requise Le mode de travail L e s m o d e s d e t r a v a i l Raccourcis Utilisation Clavier Visualisation CTRL + Q Consultation ou recherche de données Modification CTRL + M Modification ou suppression de données Création CTRL + C Ajout de nouvelles données Page 11

12 PARAMETRAGE DE COMPTASoft 1. Paramétrage 2. Sociétés ou dossiers 3. Journaux auxiliaires 4. Plan comptable entreprise (PCNS) 5. Les clients 6. Les fournisseurs 7. Les prestataires 8. Les libellés automatiques 9. Paramétrage de la liasse PCN 10. Paramétrage de la liasse fiscale 11. Guide des écritures 12. Les utilisateurs Page 12

13 Avant de commencer, il est utile de rappeler que toutes les options de COMPTASoft INNOVA qui vont suivre sont expliquées dans le sens où l utilisateur a le droit de les utiliser. III.1. LISTE DES PARAMETRES Elle comporte les informations suivantes : Nom société : indique le nom de la société qui utilise le logiciel. Adresse : adresse de la société La deuxième partie est constituée de quatre volets : 1. Volet identification : Activité Code activité Nom chef inspection Forme juridique Matricule fiscale NIS Numéro R.C Délivré le Date début activité Capital social Adresse inspection Cabinet comptable Page 13

14 Téléphones Responsable dossier 2. Volet journaux : Choisissez vos journaux : Journal d ouverture Journal des ventes Journal des investissements Journal des OD Journal paye Journal de caisse Journal des stocks Journal des achats Journal des cessions Journal de banque 3. Volet imputation : Compte résultat (88 par défaut) Compte RIA (18 par défaut) Compte dotation aux amortissements (682 par défaut) Compte clients (470 par défaut) Compte fournisseurs (530 par défaut) Lettrage à hauteur du montant de Compte bancaire (485 par défaut) Compte TVA collectée (547 par défaut) Compte TVA sur achats (457 par défaut) Compte droit de timbre (646 par défaut) Compte prestataires (625 par défaut) Compte achats (380 par défaut) Compte caisse (487 par défaut) Lettrage à la hauteur du montant de Page 14

15 4. Volet mémo : vous permet d insérer un commentaire, des notes 5. Volet divers : Facteur d archivage automatique : cette valeur vous permet de définir le déclenchement des sauvegardes automatiques par intervalle d une 1 heure rappelons que «0» signifie que la sauvegarde automatique est désactivée ces sauvegardes sont totalement transparentes pour l utilisateur. Heure dernière archivage : indique l heure de la dernière sauvegarde automatique. Contrôle des pièces déséquilibrées : choisissez ce qu il faut faire dans le cas ou une pièces est déséquilibrée. Répertoire d archivage des données : permet de choisir un répertoire de sauvegarde de vos données. Utilisé par le programme «Archivage des données» du menu «Outils». Tri par défaut lors de la saisie : choisir le tri par défaut lors de la saisie. Taux d IBS Taux TVA unique : utilisé lors de l édition de l état 104, unique sert à calculer la TVA à base du C.A.H.P réalisé. Nombre de lignes par centralisation (suivant nombre de lignes présentent sur le journal paraphé) Langue d édition des documents : choisir la langue d édition des documents (Arabe ou Français), puis quitter la session et revenir pour qu il prends le nouveau paramètre. Remarque - Ce paramètre ne peut prendre effet que si au préalable vous avez installé la langue arabe. III.2. SOCIETES OU DOSSIERS Pour la création d un nouveau dossier ou société vous devez activer le menu «Listes» «sociétés ou dossiers», passez en mode création puis indiquez le nom de votre dossier. Le logiciel va créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) qui sera par défaut placé dans le sous-répertoire (C :\COMPTASoftINNOVA\ «Nom Dossier»). NB : ne jamais changer ou supprimer un nom de dossier III.3. LES JOURNAUX AUXILIAIRES Les différentes opérations comptables doivent être saisies selon leur type, dans des journaux bien distincts. Le programme vous offre la possibilité de créer autant de journaux dont vous avez besoin. Procédure d enregistrement des journaux. Volet identification : Code du journal (de préférence par numéro ainsi vous affectez le numéro 00 au journal d ouverture). Libellé du journal. Page 15

16 Paramétrage : Ce que vous devez renseigner : - Type numérotation : Choisissez le manuel, continue ou périodique. - Dernier numéro de pièce : affiche le dernier numéro de pièce dans le journal. - Compte de contrepartie : sélectionnez le compte de contrepartie. - Journal de contre-passation : sélectionnez le journal de contre-passation. - Compte de contre-passation : sélectionnez le compte, compte de contre-passation. - Guide des écritures : activer ou désactiver l utilisation du guide des écritures. - Type du journal : sélectionnez le type du journal. - Date de la dernière saisie effectuée : affiche la date de la dernière saisie effectuée. Cliquez sur le bouton pour éditer un journal auxiliaire, pour plus de détails voir «Chapitre V : états périodiques» Info banque : Cette partie est réservée uniquement pour les journaux de trésorerie mixte, recettes ou dépenses. Le bouton «Détails totaux mensuels» est un raccourci vers l ensemble des écritures mensuelles sur ce journal. III.4. PLAN COMPTABLE ENTREPRISE COMPTASoft Innova est livré avec un plan comptable conforme au plan comptable national. Vous pouvez les modifier ou les supprimer tant qu'aucune écriture n'est enregistrée sur ces comptes. Vous pouvez aussi en créer de nouveaux. Le plan comptable d'un dossier peut être réutilisé pour d'autres dossiers que vous créerez ultérieurement. Vous éviterez ainsi de saisir à nouveau les comptes de votre plan comptable. Page 16

17 Un compte peut comprendre jusqu'à 08 caractères numériques. Le premier caractère indique la classe, Les deux suivants indiquent la sous-classe. Permet de filtrer les comptes selon une classe donnée. Volet identification : - Numéro du compte. - Numéro auxiliaire. - Libellé du compte. L onglet paramétrage : Vous devez renseigner ce qui suit : 1. Compte imputation s agit-il d un compte collectif ou d imputation 2. Groupe des auxiliaires dans le cas ou dans le cas ou le compte est géré avec des auxiliaires(clients, fournisseurs, prestataires, investissements). 3. Compte de trésorerie : à activer si le compte est un compte de trésorerie (banque ou caisse) 4. Compte à échéance : à activer si c est un compte 530 ou Degré d exigibilité 6. Lettrable 7. Taux d amortissement : à renseigner dans le cas d un compte de la classe Ventiler par poste ou projet réserver au volet analytique. Page 17

18 9. Taux de TVA par défaut Une fois toutes les informations introduites le curseur se positionne sur une nouvelle ligne pour vous permettre de saisir un autre compte. Fiche investissement : Voir chapitre investissement. Fiche auxiliaire : Partie réservée uniquement pour les comptes auxiliaires. Fiche prestataire : Partie réservée uniquement pour les prestataires (tiers du compte 625) de services utilisés pour le tableau «courtages, honoraires de la liasse fiscal». Volet totaux compte : Sert à afficher le total des débits et crédits ainsi que le solde d un compte sélectionner. Le bouton «Totaux mensuels» est un raccourci vers les détails des écritures mensuelles saisie sur ce compte. Le bouton «Grand livre» raccourcis vers l édition du grand livre. Remarques - Dans le cas d un compte de tiers, la zone de saisie «Compte imputation» est mise à non. - La zone de saisie «Taux d amortissement» s active uniquement dans le cas d un compte de la classe 2. Page 18

19 LISTE DES OPTIONS : utiliser pour affecter une nouvelle valeur à une série de comptes. III.5. CLIENTS Cette liste vous permet de visualiser tous les auxiliaires créés pour le compte clients, la mise à jour de cette dernière se fait via l ajout des tiers au niveau du plan comptable. III.6. FOURNISSEURS Cette liste vous permet de voir tous les auxiliaires crées pour le compte fournisseurs, la mise à jour de cette dernière se fait via l ajout des tiers au niveau du plan comptable. III.7. PRESTATAIRES Cette liste vous permet de voir tous les auxiliaires (mis pour le compte 625 prestataires), la mise à jour de cette dernière se fait via l ajout des tiers au niveau du plan comptable. III.8. LIBELLES AUTOMATIQUE Cette liste regroupe l ensemble des libellés utilisés lors de la saisie des écritures et servent à accélérer la saisie en vous évitant de ressaisir des libellés souvent répétitifs. Page 19

20 III.9. PARAMETRAGE DE LA LIASSE PCN Ce programme décrit les tableaux annexes du PCN (Bilan, TCR, etc.). Ils peuvent être modifiés afin d avoir une correspondance entre les comptes utilisés dans votre plan comptable et ceux prévus dans cette table. Il comporte les informations suivantes : Tableau : sélectionnez un tableau que vous désirez paramétrer. La première page du fichier récapitule l ensemble des tableaux avec le code correspondant. N d ordre : le numéro de ligne permet de placer le libellé et le compte sur une position précise dans le tableau. Vous pouvez insérer par exemple, un compte non prévu dans le tableau, en donnant le code document et la ligne où il doit se placer. Type : T pour une ligne de titre D pour une ligne détail (compte) S pour un sous total R pour élément résultat fiscal F pour tableaux complémentaires du TCR Rubriques : libellé de la ligne. N compte 1 : préfixe de tous les comptes à cumuler pour une ligne donnée. Cette ligne doit contenir soit des comptes à deux chiffres, soit à trois chiffres, mais non pas les deux à la fois (pour éviter le double emploi des chiffres). N compte 2 : préfixe de tous les comptes à cumuler pour la deuxième colonne (utilisé par le bilan uniquement, «Comptes amortissement et provisions». Page 20

21 III.10. PARAMETRAGE DE LA LIASSE FISCALE Les tableaux renseignés dans ce fichier, reprennent le détail de la liasse fiscale telle qu elle a été conçue par l administration fiscale. Vous pouvez modifier uniquement les comptes composant une ligne. Pour ce faire, positionnez vous sur la ligne et la liste des comptes composant la ligne. Supprimez ou ajoutez le compte désiré ainsi que le sens «Débit» ou «Crédit». Remarque Le paramétrage des liasses PCN et fiscal en arabe se fait de la même manière que les liasses en français. III.11. UTILISATEURS Si vous souhaitez gérer plusieurs utilisateurs, il est impératif de renseigner cette liste. En effet c est à travers cette dernière que vous allez octroyer un profil d accès (ensemble d options à activer ou à désactiver selon votre choix) à chacun de vos utilisateurs. Procédure à suivre Accédez au programme «Liste des utilisateurs» du menu «Listes». Par défaut vous avez l utilisateur «Administrateur», qui représente le compte du comptable principal (personne qui possède tous les privilèges et droits de regard). Passez en mode «Création», saisissez le nom de votre utilisateur. La partie à droite du tableau vous permet, en cochant les cases appropriées, de définir certains droits d accès à l utilisateur créé, c est le profil de l utilisateur. Page 21

22 Détail d un profil Modification des pièces : cochez cette case si vous souhaitez autoriser un utilisateur à modifier les pièces comptables enregistrées. Impression des liasses : cochez cette case pour autoriser l utilisateur à imprimer les liasses comptable et fiscale. Consolidations : cochez cette case pour autoriser l utilisateur à effectuer la consolidation. Analyses : autorisez l utilisateur à faire l analyse des comptes. Journaux : activer le contrôle dynamique des totaux sur les journaux. Comptes : activer le contrôle dynamique des totaux sur les comptes. Pièces : autoriser le contrôle dynamique des totaux sur les pièces. Documents : autoriser le contrôle dynamique des totaux sur les documents. Rapprochement bancaire : autorisez l utilisateur pour faire les rapprochements bancaires. Contre-passations : autorisez l utilisateur à contre passer les écritures. Imprimante par défaut : permet de sélectionner une imprimante par défaut pour vos impressions. Image du bureau : permet de choisir l image de votre bureau. Mode passe cryptage archives : vous permet de coder vos archives par un mot de passe. Page 22

23 L imputation comptable 1. Journal d ouverture 2. Saisie des écritures 3. Liste des pièces non équilibrés 4. Recherche des pièces 5. Recherche des écritures 6. Interface comptable Page 23

24 IV.1. JOURNAL D OUVERTURE COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Avant de commencer l utilisation de votre logiciel vous devez au préalable saisir les soldes de tous vos comptes au niveau de votre journal d ouverture. La saisie se fait de la manière décrite dans ce qui suit. IV.2. SAISIE DES ECRITURES La saisie des écritures se fait pour un journal, mois, unité et folio Entête pièce comptable Cliquez sur où «F5» pour : 1 : Sélectionner la période (mois) par défaut c est le mois de la date d accès au logiciel. 2 : Sélectionner le journal. 3 : Sélectionner l unité. 4 : Choisir l opérateur (utilisateur). 5 : Choisir le critère de classement des pièces. Exercice : exercice comptable, affiché automatiquement par le logiciel, par défaut c est l exercice avec lequel vous avez accéder au logiciel. Détail pièce comptable Ce que vous devez saisir : - la date. - Compte d imputation, tapez «F5» et sélectionnez. - Si le compte sélectionné est un compte de regroupement tiers, choisir l auxiliaire. Page 24

25 - Dans le cas d une opération de vente à crédit saisissez la date d échéance. - Description abrégée de l imputation comptable, cliquez sur ou «F5» pour sélectionnez libellé automatique. - Numéro de facture ou tout autre indication permettant une analyse automatique du compte. - Numéro de chèque de règlement. - Montant débit ou montant crédit. Suite écriture : Type : cette rubrique est accessible sauf dans le cas d une écriture d investissement : - choisir le type (Acquisition, cession, utilisation, virement, régularisation, dotation, reprise) Poste : sélectionnez le poste d affectation. Libellé du compte : le libellé du compte sélectionné dans le détail des imputations. Remarque Lors de la saisie si un compte n existe pas le logiciel vous propose de le créer sans quitter la fenêtre de saisie. Si le type d écriture choisie est acquisition, le logiciel vous donne la possibilité de saisir la fiche d investissement. La saisie de cette dernière est décrite dans le chapitre «Investissement». Les totaux : Pour vérifier la concordance des écritures: Total par document. Total par pièce. Total par journal. Infos compte : Sert à afficher le total des débits et crédits ainsi que le solde d un compte sélectionner. Ecriture de contre-passation : Utilisé généralement pour les journaux de trésorerie. Sélectionnez : Cliquez sur «Insérer le contrepartie» ou tapez «F6» Clique sur «Contre-passer la pièce» ou tapez «F7», une fenêtre s affiche : Les données par défaut sont celles qui configurées dans le journal dans lequel vous faite la saisie. Page 25

26 Les boutons : COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) : Si vous l avez prévu au niveau de la table des paramètres, vous pouvez insérer de nouvelles lignes. 2 : Vous pouvez éliminer les interlignes prévus dans la table des paramètres. 3 : Dans le cas d une erreur au niveau des totaux recalculent sous totaux. 4 : Permet d éditer le grand livre du compte sélectionné. Vous permet de choisir le mode d accès aux pièces par défaut c est le mode configuré dans la «liste des paramètres», «Volet divers» «Tri par défaut lors de saisie». Permet d accéder au plan comptable. Permet de revoir la pièce précédente. Permet de passer la pièce suivante. Permet d introduire des notes. Permet de saisir la fiche d investissement. Permet d imprimer la pièce comptable. Permet d insérer des commentaires. Remarque La saisie des écritures se fait de la même manière dans les différents journaux. Dans le cas d une pièce déséquilibrée, le logiciel vous renvois un message d erreur si vous avez opté pour le contrôle des pièces déséquilibrées dans «Liste des paramètres», «Volet divers». IV.2.1. MODIFICATION DES ECRITURES Il est possible de palier aux erreurs de saisie des écritures, par la modification de ces dernières. Ce que vous devez faire : - Localiser la pièce comptable qui contienne l erreur à l aide du programme «Recherche des pièces». - Procéder la modification. IV.2.2. SUPPRESSION D UNE PIECE COMPTABLE Pour supprimer une pièce comptable vous devez : - Localiser la pièce comptable que vous désirez supprimer «Recherche des pièces». - Positionnez vous les lignes des écritures, par défaut le mode travail est modification - Cliquez sur les ciseaux ou «F3», un message de confirmation sera affiché, cliquez «Oui» pour confirmer. Une fois les lignes terminées : Page 26

27 - Positionnez sur l entête de la pièce. - Cliquez sur les ciseaux ou «F3» pour supprimer. Remarque COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Si vous avez opté, pour une numérotation automatique des pièces vous ne pouvez procéder à sa modification. IV.3. RECHERCHE DES PIECES Ce programme vous permet une recherche rapide d une pièce donnée. Vous pouvez les filtrer par unités, journal, période et opérateurs. Outils de filtre Entête de la pièce Totaux par journal Détails de la pièce sélectionnée Permet d afficher une pièce Page 27

28 IV.4. RECHERCHE DES ECRITURES COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Ce programme vous permet une recherche rapide d une écriture donnée. Vous pouvez les filtrer par : - Classe, unités, journal, période et opérateurs. Outils de filtre Entête de la pièce Afficher l écriture IV.5. LISTE DES PIECES NON EQUILIBREES Des pièces non équilibrées (Débit différent de Crédit) peuvent être enregistrées lors de la saisie. Ce programme liste, toutes les pièces comptables non équilibrées triées par mois et journal et aussi par unités. L entête de la pièce Détail de la pièce - «Afficher» : vous permet d afficher une pièce donnée. Page 28

29 IV.7. INTERFACE COMPTABLE COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Ce programme vous permet de connecter COMPTASoft Innova aux différents logiciels de la société megatheque pour récupérer des informations comptables. Ex d informations : COMMSoft pour le journal de la facturation. PAYESoft pour journal de paye. Page 29

30 ETATS PERIODIQUES 1. Journal auxiliaire 2. Journal général 3. Journal centralisateur 4. Liste des factures d achat 5. Liste des factures de vente 6. Grand livre 7. Grand livre avec contrepartie 8. Balance générale 9. Balance des tiers 10. Balance des tiers âgée 11. Liste des comptes 12. Liasse comptable 13. Liasse fiscale Page 30

31 V.1. JOURNAL AUXILIAIRE COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Ce que vous devez renseigner : De la date du : premier jour du mois, à prendre en compte. A la date du : dernier jour du mois, à prendre en compte. Du journal : le premier journal à afficher (à éditer) Au journal : le dernier journal à afficher (à éditer) Du compte : indiquer compte à partir du quel vous désirez débuter l édition. Au compte : dernier compte à afficher. Si vous désirez visualiser avant d imprimer cocher «aperçu avant impression», puis cliquer «OK». Le programme affichage, les écritures correspondant aux critères énumérés ci-dessus. V.2. JOURNAL GENERAL Vous permet de lister pour un mois donné, les cumuls par compte mouvementé dans tous les journaux confondus. Ce que vous devez renseigner : Période : sélectionnez le mois. Du journal : le premier journal à afficher (à éditer) Au journal : le dernier journal à afficher (à éditer) Si vous désirez visualiser avant d imprimer cocher «aperçu avant impression», puis cliquer «OK». Page 31

32 V.3. JOURNAL CENTRALISATEUR COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Dans cette édition, la présentation est classée d abord mois par mois puis, à l intérieur de chaque mois, sont affichés les totaux mensuels des journaux. Ce que vous devez renseigner : De la date du : premier jour du mois, à prendre en compte. A la date du : dernier jour du mois, à prendre en compte. Du journal : code du premier journal à afficher (à éditer). Au journal : code du dernier journal à afficher (à éditer). Nombre de chiffres : nombre de chiffres que doivent avoir les comptes à afficher. Nombre de lignes : tapez le nombre de ligne que doit comporter une page. Si vous désirez visualiser avant d imprimer cocher «aperçu avant impression», puis cliquer «OK». V.4. LISTE DES FACTURES D ACHAT Ce programme vous permet de visualiser toutes les factures d un fournisseur donné, au préalable vous devez indiquer le compte fournisseur au niveau de la «liste des paramètres», «volet imposition» V.5. LISTE DES FACTURES DE VENTE Ce programme vous permet de visualiser toutes les factures d un client donné, au préalable vous devez indiquer le compte client au niveau de la «liste des paramètres», «volet imposition» V.6. GRAND LIVRE Le grand-livre permet d obtenir pour une période donnée, le détail des écritures pour chaque compte ou d une fourchette à préciser. Page 32

33 De la date du : premier jour du mois, à prendre en compte. A la date du : dernier jour du mois, à prendre en compte. Du compte : indiquer compte à partir du quel vous désirez débuter l affichage. Au compte : dernier compte à afficher. Si vous avez sélectionnez un compte tiers veuillez spécifier le tiers. Totaux mensuels : activer ou désactiver l affichage des totaux mensuels. Pour visualiser avant d imprimer cocher «aperçu avant impression», puis cliquer «OK». V.7. GRAND LIVRE AVEC CONTREPARTIE Ce programme vous permet d éditer tous les mouvements du compte sélectionné par période. Entête de pièce Détails de la pièce. Unité : sélectionnez l unité. Vendeur : choisir l opérateur Compte : sélectionnez le compte. Tiers : si le compte sélectionné un compte de tiers veuillez spécifier le tiers. Page 33

34 Période : indiquez la période (mois). Solde : affiche le solde du compte à la fin de la période sélectionnée. V.8. BALANCE GENERALE La balance permet d obtenir pour une période donnée, le solde de chacun des comptes ainsi que le total des comptes de gestion et le total des comptes de bilan. Avant de commencer vous devez vérifier que les mois, jusqu à la date de votre demande sont clôturés. Dans le cas contraire, le programme éditera la dernière balance calculée (attention dans ce cas les montants de votre balance pourraient être faux). Volet modèle de balance : Modèle de balance : choisir le modèle de balance (compte, tiers, journal, Poste, Unité) Eléments à associés aux comptes : choisir l élément à associer aux comptes. Nombre de chiffre : choisir le nombre de chiffre des comptes, si vous désirez rendre votre balance plus courte réduire le nombre de chiffres. Remarque 1. Dans le cas où le modèle balance choisi n est pas le modèle «Comptes», le volet éléments associés ainsi que le détail des comptes seront désactivés. Volet filtre avancé : Ignorer éléments soldés : vous pouvez éditer ou non les comptes soldés. Période : sélectionnez la période (mois). De la date du : la date du premier jour à afficher. A la date du : la date du dernier jour à afficher. Du compte : le compte à partir du quel vous désirez commencer l affichage. Page 34

35 Au compte : le dernier compte à afficher. Valeur minimale : la valeur minimale à partir vous désirez l affichage. Valeur maximale : la valeur maximale à afficher. COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Ecritures : selon votre choix vous pouvez afficher les écritures analysées ou non analysées. Poste : sélectionnez le poste si vous désirez avoir la balance par poste. Unité : sélectionnez l unité si vous désirez avoir la balance par unité. Pour visualiser avant d imprimer cocher «aperçu avant impression», puis cliquer «OK». V.9. BALANCE DES TIERS Editer la balance des clients, fournisseurs ou tout autre groupe tiers crée dans votre plan comptable. Période : indiquez la période (mois). De la date du : la date du premier jour à afficher. A la date du : la date du dernier jour à afficher. Du compte : le compte à partir du quel vous commencer l affichage. Au compte : le dernier compte à afficher. Du tiers : indiquer le tiers à partir du quel vous commencer l édition. Au tiers : indiquer le dernier que vous désirez éditer. Filtrage soldes : vous pouvez filtrer les soldes selon votre choix soit : total, débiteurs ou créditeur. Pour visualiser avant d imprimer cocher «aperçu avant impression», puis cliquer «OK». V.10. BALANCE DES TIERS AGEE La balance des tiers âgée est un état qui calcule, pour quatre périodes, antérieures à la date de référence, le total des échéances échues non réglées. Page 35

36 Du compte : le compte à partir du quel vous commencer l affichage. Au compte : le dernier compte à afficher. Du tiers : indiquer le tiers à partir du quel vous commencer l édition. Au tiers : indiquer le dernier tiers. De la date du : la date de référence. Pour visualiser avant d imprimer cocher «aperçu avant impression», puis cliquer «OK». V.11. LISTE DES COMPTES Le programme édite, pour la tranche de comptes demandés : Classe : la classe que vous voulez afficher. Type de compte : choisir le type du compte à éditer. Du compte : le compte à partir du quel vous commencer l affichage. Au compte : le dernier compte à afficher. Du tiers : indiquer le premier tiers si le compte sélectionné est un compte de tiers. Au tiers : indiquer le dernier que vous désirez éditer. Page 36

37 Classement : choisir la manière vous désirez classer les comptes, par ordre alphabétique des libellés des comptes ou par ordre numérique des numéros de comptes. Pour visualiser avant d imprimer cocher «aperçu avant impression», puis cliquer «OK». V.12. LIASSE COMPTABLE Permet d éditer la liasse comptable telle quelle a été paramétrée au démarrage du logiciel. V.13. LIASSE FISCALE Permet d éditer la laisse fiscale telle quelle a été paramétrée au démarrage du logiciel. Page 37

38 Trésorerie 1. Rapprochements bancaires 2. Etats des rapprochements bancaires 3. Saisie des opérations en instance Page 38

39 VI.1. RAPPROCHMENTS BANCAIRES COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : D'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. A l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous. Vous pouvez effectuer le rapprochement bancaire automatiquement ou manuellement. Si vous choisissez la méthode automatique, vous pouvez choisir le niveau de rapprochement selon la complexité des écritures à rapprocher. Ce que vous devez renseigner : Unités : choisir l unité. Opérateur : sélectionner l opérateur. N compte bancaire : sélectionnez le compte concerné par le rapprochement bancaire. Période : indiquer le mois de rapprochement à faire. Masquer pointage : permet de masquer ou non les opérations pointés. Le programme affiche toutes les écritures non rapprochées pour le mois indiqué. La liste est triée par ordre croissant des montants. Le rapprochement se fait comme suit : Prendre le relevé de compte envoyé par la banque. Vérifier sur la liste affichée par le programme, (c est à dire les écritures passées chez vous), la présence de la ligne du relevé. Si elle y figure, sélectionnez «Oui» dans la colonne pointage Si elle n y figure pas, passer à l opération suivante du relevé de compte et répéter la procédure de vérification ci-dessus. Page 39

40 Remarques COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Vous pouvez annuler manuellement des rapprochements, suite à des erreurs de saisie de ces derniers. L annulation se fait de la manière suivante : Accéder au programme «Rapprochements bancaires». Repérer les rapprochements de la période que vous désirez annuler. Mettre le masque pointage à «Oui» pour avoir tous les rapprochements effectués pour cette période. Changer la colonne pointage à «Non» VI.2. ETAT DES RAPPROCHEMENTS BANCAIRES Ce programme est à lancer lorsque la procédure de rapprochement bancaire est terminée. Il affiche (ou édite) le résultat du rapprochement. Le programme demande en entrée les informations suivantes : Compte : compte général (bancaire) «rapproché» Période : mois de rapprochement. Solde chez la banque : saisir le solde figurant sur l extrait de compte Sens (Débit/Crédit) : sens donné par la banque pour le solde. Débit ou crédit Pour visualiser avant d imprimer cocher «aperçu avant impression», puis cliquer «OK». Page 40

41 VI.3. SAISIE DES OPERATIONS EN INSTANCE Permet d enregistrer les opérations passées par la banque (figurant sur l extrait de compte) et non comptabilisées par l entreprise. Exemple : Agios, Virements reçus Ces opérations sont à saisir «hors exercice» pour ne pas les «confondre» avec les imputations réelles de l exercice en cours. Le programme affiche, pour le compte demandé, les lignes non rapprochées. Passer ensuite en mode création pour procéder à la saisie des lignes concernées. Les rubriques à remplir, pour chaque ligne, sont les suivantes : Compte : compte général (bancaire). Date : date de l opération, telle que figurant sur l extrait de compte bancaire Journal : Taper 00 (double zéro) Pièce : taper 0 (zéro) Libellé : reprendre le libellé figurant sur l extrait bancaire N Document : N pièce justificative figurant sur l extrait bancaire Montant débit ou crédit : montant de l opération Pointage : Pointage oui ou non. Page 41

42 Remarque COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) A la mise en place du logiciel de comptabilité, il peut y avoir pour l exercice antérieur à l exercice de mise en place, des opérations non rapprochées. Elles doivent être enregistrées comme suit : Saisir, comme expliqué ci-dessus, les opérations passées par la banque et non comptabilisées par l entreprise. Saisir, en renseignant obligatoirement les rubriques journal et N pièce, les opérations passées par l entreprise et non parvenues à la banque. Exemple Chèque comptabilisé en décembre 2006, non encore encaissé par la banque à la clôture de l exercice. Page 42

43 ANALYSE DES COMPTES 1. lettrage des comptes 2. Analyse des comptes 3. Saisie écritures non soldées 4. Liste des erreurs de lettrage 5. Correction erreurs de lettrage Page 43

44 VII.1. LETTRAGE DES COMPTES COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Le lettrage permet de différencier les écritures lettrées (donc soldées ou quasi soldées) et les écritures non lettrées (et donc en attente d un règlement). L intérêt du lettrage est que vous obtenez le solde réel du compte de tiers (en tenant compte uniquement des écritures non lettrées) ce qui permet de réaliser des relances sur votre client. Plusieurs types de lettrage sont à votre disposition et sont complémentaires : Lettrage semi-automatique Lettrage automatique 1.1 Lettrage semi-automatique Le lettrage semi-automatique permet de solder les écritures suivant un numéro de pièce (N facture ou N chèque), il se fait de la manière suivante : - Accédez au lettrage semi-automatique - Positionnez-vous sur un N de pièce (chèque ou facture) - Cliquez sur pour sélectionner toutes les écritures qui porte le même N de pièce et qui se compensent. 1.2 Lettrage automatique Le lettrage automatique est une opération globale qui permet de solder les écritures de manière automatique suivant le numéro de pièce (N facture ou N chèque), le montant ou de manière approchée. Type de lettrage Choisissez le critère de lettrage en pointant : Par Pièces Le logiciel recherche les écritures qui ont le même numéro de pièce et dont les montants se compensent, ou Par montants Le logiciel recherche les écritures qui se compensent. Profondeur de lettrage La profondeur de lettrage correspond au nombre d écritures pouvant se compenser (par défaut 2, pour par exemple, la vente et le règlement). Vous pouvez toutefois indiquer 3 pour lettrer une facture pour deux règlements. Bien évidemment, plus la profondeur de lettrage est grande, plus le lettrage est performant (plus de possibilités sont examinées) mais plus la durée de l'opération est longue. Lettrage sur solde nul Lorsque cette case est cochée, le logiciel effectue deux traitements : 1. Dans un premier temps, le logiciel lettre ensemble toutes les écritures qui se suivent et se compensent. Tant qu elles se compensent deux à deux, et qu'elles se suivent et qu'elles se compensent, elles seront lettrées en un seul groupe sans tenir compte du niveau de profondeur. Elles auront ainsi le même code de lettrage, 2. Dans un deuxième temps, le logiciel lettre les écritures restantes se compensant en tenant compte du niveau de profondeur. Page 44

45 Lettrage sur solde quasi nul COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Cette méthode, (accessible avec le lettrage sur solde désactivé) permet de lettrer des écritures qui ne se compensent pas totalement. Le logiciel génère alors une écriture d'opération diverse pour compenser l'écart. Pour le paramétrage écart à régulariser, cliquez sur le bouton «Paramétrage de l imputation». VII.2. ANALYSE DES COMPTES (ETAT D ANALYSE DES COMPTES) Ce programme édite le résultat du lettrage. Le programme affiche un écran demandant les tranches de comptes généraux et de tiers à éditer, vous aurez un état qui affiche les résultats de lettrage. VII.3. SAISIE DES ECRITURES NON SOLDEES A la mise en place du logiciel de comptabilité, toutes les écritures de tiers non lettrées (non soldées), doivent être saisies par le biais de ce programme. Pour chaque écriture non lettrée, vous devez saisir les informations suivantes : Ex : Exercice (antérieur à l exercice d installation) L intérêt du lettrage est que vous obtenez le solde réel du compte de tiers (en tenant compte uniquement des écritures non lettrées) ce qui permet de réaliser des relances sur votre client. Page 45

46 VII.4. LISTE DES ERREURS DE LETTRAGE Une erreur de lettrage peut provenir du rapprochement de deux montants différents. Pour détecter cette anomalie le programme compare, pour chacun des comptes demandés, le solde du grand livre et le solde des écritures non lettrées. Tous les comptes pour lesquels ces deux soldes présentent une différence, seront listés. VII.5. CORRECTION ERREURS DE LETTRAGE Permet d annuler le lettrage pour un ou plusieurs comptes. Le programme affiche toutes les écritures du compte et la correction consiste à retirer le code lettrage («Espace» ou «N»). Page 46

47 Bilans 1. Bilan comptable 1.Bilan comptable 2.TCR comptable 3.Tableau Mvts patrimoniaux 4.Tableau des amortissements 5.Tableau des provisions 6.Tableau détail frais gestion 7.Tableau des créances 8.Tableau des dettes 9.Tableau ventes prest fournie 10.Tableau des stocks 11.Tableau des consommations. 12.Tableau des autres produits. 13. Tableau des fonds propres 14.Tableau résult/cession/invest 15.Correction tab.inv/amrt/prov 16.Tableau divers 2. Bilan fiscal 1.Bilan fiscal 2.Développement bilan et TCR (tableau 1) 3.Développement bilan et TCR (tableau 2) 4.Tableau des investissements 5.Relevé des provisions 6.Commissions, courtages et honoraires 7.Taxe sur l activité professionnel 8.Chiffre d affaire client (Etat 104) Page 47

48 VIII.1. BILAN COMPTABLE COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Le bilan est bien entendu un état de fin d année mais vous avez la possibilité d éditer à tout moment celui-ci pour une période donnée. - indiquer la date pour la quelle vous désirez visualiser votre bilan. - cliquez «Ok» Remarque : - Pour s assurez de l exactitude des totaux de votre bilan il doivent être égale à ceux de votre balance, si jamais vous repérez une anomalie dans un compte donné, lancer le lettrage des comptes. VIII.2. BILAN FISCAL Cette partie vous permet d éditer l ensemble des tableaux prévu dans la liasse fiscale tel quelle a été conçue par l administration fiscale. Page 48

49 Investissements 1. Investissements 1. Table d investissement 2. Classe d investissement 3. Liste des investissements par compte 4. Liste des investissements par poste 5. Edition fiche investissement 6. Edition liste des postes 2. Amortissements 1. Calcul des amortissements 2. Annulation des amortissements 3. Liste des amortissements par investissement 4. Récapitulatif des amortissements par comptes et exercice 5. Récapitulatif des amortissements par compte et mois 6. Détail des amortissements par mois 7. Détail des amortissements par poste 8. Récapitulatif des amortissements/mois 9. Détail des amortissements par exercice 10. Récapitulatif des amortissements/poste 3. Réévaluations 1. Calcul de réévaluation 2. Etat de réévaluation 3. Récapitulatif de réévaluation par compte 4. Annulation de réévaluation 4. Statistiques 1. Etat des acquisitions d investissements 2. Etat préparatif de l inventaire 3. Etat de comptage 4. Inventaire des investissements /exercice 5. Inventaire à une date donnée 6. Etat des sorties d investissements Page 49

50 IX.1. INVESTISSEMENTS COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) IX.1.1. TABLE INVESTISSEMENTS Ce module, après renseignement, constitue par excellence le fichier des investissements de d entreprise. L immobilisation est saisie article par article dans toutes ses caractéristiques comptables, d affectation et physiques. La fiche d immobilisation se présente dans la forme suivante : Identification : Numéro de Compte : 8 positions numériques pour identifier son numéro de compte comptable. Vous pouvez appuyer sur F5 pour accéder au fichier des comptes pour en créer un au besoin. Numéro d ordre : 8 positions pour identifier le niveau de sa position chronologique, (caractères numériques, alphabétique ou alphanumériques) Libellé Investissement : 50 caractères pour saisir sa désignation comptable ou technique. Paramétrage : Code Equipement : 8 positions pour indiquer le numéro d identification de l investissement. Affectation : 4 caractères pour indiquer la structure de rattachement (localisation) de cette immobilisation, sinon appuyer sur F5 pour consulter la table des affectations, et en créer en plus au besoin. Date acquisition : 8 positions numériques pour indiquer le jour, le mois et l année d acquisition de ce bien. Date Mise en Service : 8 positions numériques pour indiquer le jour, le mois et l année de mise en service de ce bien. Page 50

51 Durée Investissement (mois) : 3 positions numériques pour indiquer la durée de vie et d amortissement de ce bien en nombre de mois. Mode Amortissement : Indiquer le mode de calcul des amortissements de ce bien (Linéaire, Dégressif, Progressif). Taux Amortissement : 5 positions numériques pour indiquer le taux d amortissement déterminé suivant la durée de l investissement. Code Fournisseur : 5 positions numériques pour indiquer le numéro du code fournisseur (identique à celui utilisé par la comptabilité générale). Pays d origine : 3 caractères pour indiquer le pays de ce fournisseur. Référence Atelier : 30 positions alphanumériques. Taux Horaire : 8 positions numériques pour indiquer le taux de facturation horaire de ce bien (ex : cas d une analytique). Numéro de Série : 30 positions alphanumériques. Pièce Comptable : 12 positions pour indiquer la référence comptable de la pièce qui a permit d enregistrer ce bien en comptabilité. Numéro Facture : 10 caractères pour indiquer les références de la facture d acquisition. Date Facture : 6 positions numériques pour indiquer le jour, le mois et l année d établissement de la facture d achat de ce bien. Montant Facture : 14 positions numériques pour indiquer le montant d acquisition de ce bien. ( Prix d achat). Montant des Frais : 12 positions numériques pour indiquer le montant des frais d approche liés à ce bien. Montant acquisition : 14 positions numériques pour indiquer le coût de revient d achat de ce bien. Ce montant est automatiquement calculé par le système lorsque les deux (02) champs précédents ont été renseignés. Cumul des Amortissements : 14 positions numériques pour indiquer le montant cumulé des amortissements pratiqués sur ce bien. Ce montant est mis à jour automatiquement à chaque dotation annuelle. Valeur Nette : 14 positions numériques pour indiquer le montant de ce bien restant à amortir. Ce montant est mis à jour automatiquement après chaque dotation annuelle. Paramètres de Réévaluation Cœfficient Réévaluation : 6 positions numériques pour indiquer le coefficient lié à ce bien en liaison avec la date d acquisition. Montant Réévaluation : 14 positions numériques pour indiquer le montant de la réévaluation obtenue (montant acquisition X coefficient) Nouvelle VNC (valeur nette comptable) Nouvelle valeur nette comptable réévaluée. Nouvelle Date de Mise en Service Nouveau Taux Amortissement Page 51

52 Etat de l investissement : COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Code sortie : Indiquer la nature de sortie de ce bien du patrimoine (Cession, Destruction, Réformé, Vol, Virement interne). Date sortie : 8 positions numériques pour indiquer le jour, le mois et l année de la sortie de ce bien du patrimoine. Numéro Décision : N du document justifiant la sortie de l investissement. Les boutons : Permet d afficher les amortissements de l investissement sélectionné. Filtre «Que les investissements» : permet d afficher les investissements d une catégorie. IX.1.2. CLASSE INVESTISSEMENTS Vous permet d enregistrer les classes d investissements et de définir pour chacun de vos investissement sa classe qui lui corresponde. IX.1.3.LISTE DES INVESTISSEMENTS PAR COMPTE Vous permet de lister d une manière détail ou récapitulatif tous les investissements d un compte donné. IX.1.4.EDITION FICHE INVESTISSEMENT Ce programme permet d éditer la fiche d investissement. La fiche d investissements est décomposée en deux : 1. Désigne les paramètres de l investissement 2. Un tableau des amortissements concernant cet investissement. Page 52

53 IX.1.5.EDITION LISTE DES POSTES COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Ce programme permet d éditer la liste des postes où sont localisés les investissements. IX.2.AMORTISSEMENTS IX.2.1.AMORTISSEMENTS Ce programme donne le résultat du calcul des amortissements effectués pour chaque investissement. IX.2.2. CALCUL AMORTISSEMENTS Ce programme permet de procéder au calcul des amortissements de l exercice pour l ensemble des immobilisations contenues dans le fichier comptable. Le calcul se fait en fonction des données introduites dans le fichier investissement et portant sur : La valeur d origine ou valeur d origine réévaluée de chaque bien. Le taux d amortissement de chaque bien. La durée d amortissement restante. La dotation de l exercice ainsi calculée vient mettre à jour la fiche d investissement dans les champs. Cumul amortissement. Valeur nette comptable. IX.2.2. ANNULATION CALCUL AMORTISSEMENTS Ce programme permet de procéder à l annulation de l opération de calcul de l amortissement d un compte ou d un ensemble de comptes. Cette fonction est à utiliser uniquement lorsqu on veut refaire l opération de calcul de l amortissement, dans le cas d une information initiale erronée. IX.2.3. LISTE DES AMORTISSEMENTS PAR INVESTISSEMENT Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser les amortissements par investissement. Page 53

54 IX.2.4. RECAPITULATIF DES AMORTISSEMENTS PAR COMPTE ET EXERCICE Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser les amortissements par compte et exercice. IX.2.5. RECAPITULATIF DES AMORTISSEMENTS PAR COMPTE ET MOIS Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser les amortissements par compte et mois. IX.2.7. DETAIL DES AMORTISSEMENTS PAR MOIS Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser le détail des amortissements par mois. IX.2.8. DETAIL DES AMORTISSEMENTS PAR MOIS Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser le détail des amortissements par poste (structure). IX.2.9. RECAPITULATIF DES AMORTISSEMENTS PAR MOIS Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser le récapitulatif des amortissements par poste. IX DETAIL DES AMORTISSEMENTS PAR EXERCICE Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser le détail des amortissements par exercice. IX RECAPITULATIF DES AMORTISSEMENTS PAR POSTE Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser le récapitulatif des amortissements par poste. IX.3.REEVALUATION IX.3.1.REEVALUATION Ce programme permet d introduire pour un compte comptable d investissement et d amortissement le coefficient de réévaluation qui leur est rattaché et ce, exercice par exercice. Les rubriques qui permettent l introduction de ces coefficients sont : Identification du N de compte Désignation investissement Type de réévaluation L exercice de réévaluation Exercice d amortissement Le coefficient lié à cette nature de compte et à l exercice. Toutefois, ce programme pourra être utilisé lors d une éventuelle réévaluation légale. Page 54

55 IX.3.2.CALCUL DE REEVALUATION COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Ce programme est à lancer lorsque la réévaluation légale des investissements n a pas encore été réalisée à la mise en place de ce logiciel. A partir des informations introduites dans la Fiche investissements et Fiche de réévaluation le programme procède à : La réévaluation des valeurs d origine La réévaluation des amortissements pratiqués La détermination de la nouvelle valeur nette comptable réévaluée La détermination des écarts entre les valeurs amortissements pratiqués et les amortissements réévalués. Cette opération peut se faire sur un compte, un ensemble de compte ou sur la totalité des comptes. IX.3.3.ETAT DE REEVALUATION Ce programme permet d éditer ou de visualiser sur écran les résultats de l opération de réévaluation des investissements des éléments constitutifs d un compte. Cet état, compte par compte, comporte les rubriques suivantes : N ordre Libellé Valeur d acquisition Coefficient de réévaluation Montant réévalué Ecart de réévaluation des investissements Amortissements antérieurs Amortissements réévalués Ecart de réévaluation des amortissements Total compte Total général. Page 55

56 IX.3.3.RECAPITULATIF DE REEVALUATION PAR COMPTE Ce programme permet d éditer ou de visualiser sur écran, par compte, par affectation ou par compte et date, les résultats de la réévaluation. Cet état comporte les rubriques suivantes : N compte Libellé Valeur d acquisition Coefficient de réévaluation Montant réévalué Ecart investissements Ancien Amortissements Amortissement réévalué Ecart amortissement Total général IX.3.4.ANNULATION CALCUL DE REEVALUATION Ce programme permet de procéder à l annulation de l opération de réévaluation des investissements d un compte ou d un ensemble de comptes. Cette fonction est à utiliser uniquement lorsqu on veut refaire l opération de réévaluation, dans le cas d une information initiale erronée (coefficient, ) IX.4.STATISTIQUES IX.4.1.ETAT DES ACIQUISITIONS D INVESTISSEMENTS Ce programme permet d éditer l état des acquisitions d investissements. IX.4.2.ETAT PREPARATIF DE L INVENTAIRE Ce programme permet d éditer la fiche inventaire de chacun de vos investissements. IX.4.3.ETAT DE COMPTAGE Ce programme permet d éditer l état de comptage. IX.4.4.INVENTAIRE DES INVESTISSEMENTS PAR EXERCICE Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser sur écran la situation des investissements avec une rupture exercice par exercice. Cet état comporte les rubriques suivantes : N ordre Référence atelier Désignation Page 56

57 Valeur d acquisition Cumul des amortissements Valeur nette Total exercice. IX.4.5.INVENTAIRE DES INVESTISSEMENTS PAR EXERCICE COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser sur écran exercice par exercice l inventaire des investissements. Cet état comporte les rubriques suivantes : N ordre Référence atelier Désignation Valeur d acquisition Cumul amortissements Valeur nette comptable IX.4.6.ETAT DES SORTIES D INVESTISSEMENTS Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser sur écran les investissements sortis du patrimoine et ce par nature de sortie (Cession, Réforme, Vol, Destruction, Virement interne). Cet état comporte les rubriques suivantes : N ordre Référence atelier Désignation Valeur d acquisition Date sortie Motif de Sortie N décision de sortie. Vous pouvez avoir l état selon de type de sortie (cession, destruction, réforme, virement, volé, amorti totalement). Page 57

58 Annexe1 : Travaux de clôture 1. Clôture de l exercice 1.1 Provisoire 1.2 Définitive Page 58

59 1. CLOTURE DE L EXERCICE COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) La clôture annuelle est une opération très importante dans la gestion de votre comptabilité. Nous vous conseillons vivement de lancer auparavant : - D analyser vos comptes, - D effectuer une sauvegarde de vos données par l'option Sauvegarde du menu Dossier sur deux supports distincts (disque dur et flash disque par exemple). Comment procéder : Ce programme est lancé à la fin du tirage du TCR et autres tableaux PCN. Le programme constitue une pièce d O.D pour solder la classe 6 et 7. Une fois terminé, vous pourrez lancer la clôture de l exercice pour reporter les soldes. Avant d entamer la clôture vous devez vérifier si tous les mois sont clôturés. Trois de types d écritures vous sont proposées : 1.1 CLOTURE PROVISOIRE Ce type d écriture vous permet de générer que le report des données qui peuvent vous servir à entamer le nouvel exercice. 1.2 CLOTURE DEFINITIVE Après avoir terminer la régularisation, lancer la clôture définitive pour compléter le nouvel exercice par un journal de réouverture. Report des écritures non analysées : si cette case est cochée vous allez effectuer le report des écritures non analysées vers le nouvel exercice. Page 59

60 Optimisation de COMPTASoft Innova 1. Liasse fiscale et PCN par défaut 2. Trucs et astuces Page 60

61 XI.I. LIASSSE PAR DEFAUT XI.I.1 LIASSE FISCALE XI.I.1.1 BILAN FISCALE 1. Bilan fiscal Num Num ordre Type Rubriques Compte Sens Code D Frais préliminaires 20 Débit D Fonds de commerce, autres valeurs incorporelles 21 Débit D Terrains 22 Débit D Bâtiments 240 Débit D Installations complexes 241 Débit Débit D Matériel et outillage 243 Débit D Matériel de transport 244 Débit D Emballages récupérables 246 Débit D Autres équipements de production et d'exploitation 245 Débit Débit D Equipements sociaux 25 Débit D Investissements en cours 28 Débit D Stocks 30 Débit Débit Débit Débit Débit Débit Débit D Créances d'investissements 42 Débit D Créances de stocks 43 Débit D Créances sur associés et sociétés apparentes 44 Débit D Clients 47 Débit Débit D Autres avances d'exploitation 45 Débit Débit D Disponibilités 48 Débit D Comptes débiteurs du passif 40 Débit D Fonds social 10 Débit Débit D Réserve légale 130 Débit Débit D Réserve obligatoire 132 Débit D Autres réserves 133 Débit Débit D Plus value de cession réinvestir 1310 Débit D Bénéfices à réinvestir (taux réduit) 1311 Débit D Plus value de réévaluation 15 Débit D Résultats en instance d'affectation 18 Débit D Provisions pour pertes et charges 19 Débit D Emprunts bancaires 521 Débit D Autres emprunts 523 Débit 40 Page 61

62 D Comptes courants des associés 55 Débit 41 Suite bilan fiscal D Fournisseurs 530 Débit Débit Débit Débit Débit Débit Débit Débit 1 Impôts et taxes d'exploitation dus ou détenus 2140 D pour compte 564 Débit Débit Débit D Avances bancaires 588 Débit D Autres dettes d'exploitation 525 Débit Débit Débit Débit Débit Débit Débit Débit Débit Débit Débit D Comptes créditeurs de l'actif 50 Débit D Liaisons inter-unités 17 Débit 47 Page 62

63 XI.I.1.2 TCR (tableau des comptes de résultat 2. TCR Num Num ordre Type Rubriques Compte Sens Code E ACTIVITES DE REVENTE EN L'ETAT D Ventes de marchandises 70 Débit D Marchandises consommées 60 Débit D Liaisons inter unités 8971 Débit D Liaisons inter unités 8961 Débit E MARGE BRUTE (51-52) E ACTIVITES DE PRODUCTION ET DE PRESTATIONS DE SERVICES D Production vendue 71 Débit D Prestations fournies 74 Débit D Production de l'entreprise pour elle même 73 Débit D Transfert de charges de production 75 Débit D Fluctuation de la production stockée 72 Débit D Matières et fournitures consommées 61 Débit Crédit Crédit D Sous traitance 623 Débit D Commissions, courtages et rémunérations diverses 625 Débit D Frets et transports 620 Débit D Loyers et charges locatives 621 Débit D Entretien et réparations biens meubles et immeubles 622 Débit D Frais de PTT, gaz, électricité, eau 628 Débit Débit Débit D Frais de réception 6275 Débit Débit D Publicité 626 Débit D Frais de déplacement 6270 Débit Débit Débit D Autres services 624 Débit Débit T VALEUR AJOUTEE (54 à à 70) D Produits divers (y compris dividendes) 77 Débit D Transfert de charges d'exploitation 78 Débit D Frais de personnel 63 Débit D Taxe sur l'activité professionnelle 641 Débit D Versement forfaitaire 640 Débit D Autres impôts et taxes 64 Débit Crédit Crédit D Frais financiers 65 Débit D Frais divers 66 Débit D Dotation aux amortissements 682 Débit D Dotation aux provisions 685 Débit T RESULTAT D EXPLOITATION (53 et 73 à à 83) D Produits hors exploitation 79 Débit D Charges hors exploitation 69 Débit S RESULTAT HORS EXPLOITATION (86-87) T RESULTAT COMPTABLE DE L EXERCICE (85&89-84&88) F A DEDUIRE : part non imposable sur plus values de cession d'investissement 92 Page 63

64 F Report déficitaire (exercice...) F Autres déductions 94 SUITE TCR F A REINTEGRER : amortissements non déductibles F Provisions non déductibles ou laissées sans emploi pendant exercice F Autres charges non déductibles F Avoir fiscal T RESULTAT FISCAL DE L'EXERCICE (91 et 95 à et 92/94) 100 XI.I.1.3 TABLEAU DES STOCKS 3. Tableau des stocks Num Num ordre Type Rubriques Compte Sens D Marchandises 30 Débit D Matières et fournitures 31 Débit D Produits semi-ouvrés 33 Débit D Travaux en cours 34 Débit D Produits finis 35 Débit D Déchets et rebuts 36 Débit D Stocks à l'extérieur 37 Débit XI.I.1.4 FRAIS DU PERSONNEL 4. Frais du personnel Num Num ordre Type Rubriques Compte Sens D Traitement et salaires bruts y compris avantages en nature 630 Débit Crédit Crédit Débit D Primes et indemnités ayant une périodicité excédant le mois (retenue forf. 15%) 6302 Débit D Rémunération des associés 631 Débit D Congés payés 6303 Débit D Part de l'employeur au titre de sécurité sociale et de retraite 635 Débit D Autres contributions de l'employeur 634 Débit Page 64

65 XI.I.1.5 PRODUITS HORS EXPLOITATION 5. Produits hors exploitation Num Num ordre Type Rubriques Compte Sens D Plus values de biens inscrits l'actif du bilan 792 Débit Crédit D Réintégration fraction imposable au titre de l'exercice sur plus value de réévaluation Null D Subventions reçues 790 Débit D Autres produits exceptionnels 793 Débit Débit Débit Débit D Produits sur exercices antérieurs 796 Débit Débit XI.I.1.6 CHARGES HORS EXPLOITATION 6. Charges hors exploitation Num Num ordre Type Rubriques Compte Sens Pertes résultant de la destruction et de la disparition de biens ou de D produits 963 Débit D Moins values de cession de biens inscrits à l'actif du bilan 692 Débit Crédit D Créances irrécouvrables 694 Débit D Autres charges et dotations exceptionnelles 690 Débit Débit Débit Débit D Charges sur exercices antérieurs 696 Débit Page 65

66 XI.I.1.7 AMORTISSEMENTS 7. Amortissements Num Num ordre Type Rubriques Compte Sens D Frais préliminaires 209 Débit D Bâtiments 2940 Débit D Installations complexes 2942 Débit D Matériel et outillage 2943 Débit D Matériel de transport 2944 Débit D Emballages récupérables 2946 Débit D Autres équipements de production ou d'exploitation 2945 Débit Débit D Equipements sociaux 295 Débit XI.I.1.8 PROVISIONS 8. Provisions Num Num ordre Type Rubriques Compte Sens D Provisions pour charges 195 Débit D Provisions pour dépréciation des stocks 39 Débit D Provisions pour clients douteux 49 Débit D Autres provisions pour risque 190 Débit XI.I.1.9 RESERVES 9. Réserves Num Num ordre Type Rubriques Compte Sens D Bénéfices à réinvestir (taux réduit) 1311 Débit D Plus value de cession 1310 Débit D Plus value de réévaluation 15 Débit D Autres réserves 133 Débit D Résultat en instance d'affectation 18 Débit Page 66

67 XI.I.1.10 INVESTISSEMENTS A. INVESTISSEMENTS Num Num ordre Type Rubriques Compte Sens A 1010 D Frais préliminaires 20 Débit A 1015 D Valeurs incorporelles 21 Débit A 1018 D Terrains 22 Débit A 1020 D Bâtiments 240 Débit A 1030 D Installations complexes 242 Débit A 1040 D Matériel et outillage 243 Débit A 1050 D Matériel de transport 244 Débit A 1060 D Emballages récupérables 246 Débit A Débit A 1070 D Autres équipements de production ou d'exploitation 245 Débit A 1080 D Equipements sociaux 25 Débit A 1090 D Investissements en cours 28 Débit Page 67

68 XI.I.2 LIASSE PCN XI.I.2.1 TCR COMPTABLE 1. TCR Num ordre Type Rubriques Compte 100 D VENTES DE MARCHANDISES D MARCHANDISES CONSOMMEES D CESSION INTER-UNITE D CESSION INTER-UNITE D CESSION INTER-UNITE D CESSION INTER-UNITE T MARGE BRUTE D PRODUCTION VENDUE D PRODUCTION STOCKEE D PRODUCT. ENTREP. P/ELLE MEME D PRESTATIONS FOURNIES D TRANSFERT CHARGES PRODUCTION D MAT & FOURNITURES CONSOMMEES D SERVICES T VALEUR AJOUTEE E 1111 T VALEUR AJOUTEE D PRODUITS DIVERS D TRANSF CHARGES EXPLOITATION D FRAIS DE PERSONNEL D IMPOTS ET TAXES D FRAIS FINANCIERS D FRAIS DIVERS D DOTATION AMORT. & PROVISIONS T RESULTAT D'EXPLOITATION D PRODUITS HORS EXPLOITATION D CHARGES HORS EXPLOITATION S RESULTAT HORS EXPLOITATION S RESULTAT HORS EXPLOITATION R RESULTAT D'EXPLOITATION D PROV P/PART TRAV AU BENEF T RESULTAT BRUT DE L'EXERCICE 880 Page 68

69 XI.I.2.2 BILAN ACTIF 2.Bilan (Actif) Num ordre Type Rubriques Compte 1 Compte << I N V E S T I S S E M E N T S>> 110 N FRAIS PRELIMINAIRES N VALEURS INCORPORELLES N TERRAINS N EQUIPEMENT DE PRODUCTION N EQUIPEMENTS SOCIAUX N INVESTISSEMENTS EN COURS N TOTAL CLASSE << S T O C K S >> 216 N MARCHANDISES N MATIERES ET FOURNITURES N PRODUITS SEMI OUVRES N PRODUITS ET TRAVAUX EN COURS N PRODUITS FINIS N DECHETS ET REBUTS N STOCKS A L'EXTERIEUR N ACHATS N TOTAL CLASSE << C R E A N C E S >> 250 N CREANCES D'INVESTISSEMENT N CREANCES DE STOCKS N CREANCES SUR STE APPARENTEES N AVANCES POUR COMPTE N AVANCES D'EXPLOITATION N CREANCES SUR CLIENTS N DISPONIBILITES N COMPTES DEBITEURS DU PASSIF N TOTAL CLASSE 4 Page 69

70 XI.I.2.3 BILAN PASSIF 3. Bilan (passif) Num ordre Type Rubriques Compte 100 << F O N D S P R O P R E S >> 120 N FONDS SOCIAL N FONDS PERSONNEL N PRIMES D'APPORT N RESERVES N SUBVENTIONS D'INVESTISSEMENT N ECART DE REEVALUATION N TRANSFERT PATRIMOINE N LIAISON INTER-UNITES N RESULT EN INSTANCE AFFECT N PROVISIONS P/PERTES & CHARG N TOTAL << D E T T E S >> 280 N DETTES D'INVESTISSEMENTS N DETTES DE STOCKS N DETENTION POUR COMPTE N DETTES ENVERS STE APPARENT N DETTES D'EXPLOITATION N AVANCES COMMERCIALES N DETTES FINANCIERES N COMPTES DEBITEURS DE L'ACTIF N TOTAL 5 Page 70

71 XI.I.2.4 TABLEAU DES MOUVEMENTS PATRIMONIAUX ACTIF 4. Tableau des mouvements patrimoniaux actif Num ordre Type Rubriques Compte 420 T << I N V E S T I S S E M E N T S >> 422 D Frais Préliminaires D Valeurs incorporelles T TOTAL A D Terrains T TOTAL B D Equipements de production D Equipements sociaux D Investissements en cours T TOTAL C G TOTAL (A + B + C) T << S T O C K S >> 441 D Marchandises D Matières et fournitures D Produits semi-ouvrés D Produits et travaux en cours D Produits finis D Déchets et rebuts D Stocks l'extérieur T TOTAL D T << C R E A N C E S >> 460 D Créances d'investissement D Créances de stocks D Créances s/ass. et sté appar D Avances pour compte D Avances d'exploitation D Créances sur clients D Disponibilités D Comptes débiteurs du passif T TOTAL E G TOTAL GENERAL Page 71

72 XI.I.2.5 TABLEAU DES MOUVEMENTS PATRIMONIAUX PASSIF 5. Tableau des mouvements patrimoniaux passif Num ordre Type Rubriques Compte 501 T << R E S S O U R C E S P R O P R E S >> 503 D Fond social D Fond personnel D Primes d'apports D R serves D Subventions d'invest. reçues D Ecart de réévaluation D Liaisons inter unités T TOTAL F T << R E S S O U R C E S D AUTOFINANCEMENT >> 515 D Résultats en instance d'affect D Provisions pour pertes et charges D Résorption des frais préliminaires D Amortissement des investissements D Provisions pour dépréciation des stocks D Provisions pour dépréciation des stocks T TOTAL G G TOTAL (F + G) T << D E T T E S >> 533 D Dettes d'investissement D Dettes de stocks D Détentions pour compte D Dettes envers ass. & ste appar D Dettes d'exploitation D Avances commerciales D Dettes financières D Comptes créditeurs de l'actif T TOTAL E G TOTAL GENERAL Page 72

73 XI.I.2.6 TABLEAU DES STOCKS 6. Tableau des stocks Num ordre Type Rubriques Compte 601 D MARCHANDISES D MATIERES ET FOURNITURES D PRODUITS SEMI-OUVRES D PRODUITS ET TRAVAUX EN COURS D PRODUITS FINIS D DECHETS ET REBUTS D STOCKS A L'EXTERIEUR G T O T A L Page 73

74 XI.I.2.7 TABLEAU DES FONDS PROPRES 8. Tableau des fonds propres Num ordre Type Rubriques Compte 1 Compte FONDS SOCIAL D Apports de l'etat D Apports collectivités locales D Apports entreprises publiques D Apports sociétés privées D Apports des particuliers T 812 FONDS PERSONNEL D Fonds d'exploitation D Compte de l'exploitant T 817 D PRIMES D'APPORTS RESERVES D Réserves légales Réserves réglementées: D Plus-value cession reinv D Bénéfice taxé à taux reduit Exercice 831 Exercice 832 Exercice 833 Exercice D Réserves statutaires D Réserves contractuelles D Réserves facultatives D SUBVENTIONS D'INVEST. RECUES T 842 RESULTATS EN INSTANCE D'AFFEC D Exercice D Exercice D Exercice D Exercice D 8521 D 8522 D 8523 D 859 T 860 PROVISIONS P/PERTES ET CHARGE D Provisions p/pertes probables D Prov. p/charges repartir 195 Page 74

75 870 T TOTAL 961 COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) XI.I.2.8 TABLEAU DES INVESTISSEMENTS 9. Tableau des investissements Num ordre Type Rubriques Compte 900 A - FRAIS PRELIMINAIRES 902 D Frais relatifs au pacte social D Frais d'emprunt D Frais d'investissement D Frais formation professionnelle D Frais fonct. ant. au démarrage D Frais d'études et de recherche D Frais exceptionnels T TOTAL A B - VALEURS INCORPORELLES 913 D Fonds de commerce D Droits propri t ind. & com T TOTAL B C - TERRAINS 919 D Terrains de const. et chantier D Carrières et gisements D Autres terrains T TOTAL C G TOTAL ( A + B + C) 9231 S <Saut de page> 930 D - EQUIPEMENTS DE PRODUCTION 931 D Bâtiments D Ouvrages d'infrastructure D Installations complexes D Matériel et outillage D Matériel de transport D Equipements de bureau D Emballages Récupérables D Agencements et installations D Grosses réparations matérielles T TOTAL D E - EQUIPEMENTS SOCIAUX 942 D Bâtiments sociaux D Matériel D Mobilier et équipement ménage D Aménagements T TOTAL E D F - INVESTISSEMENTS EN COURS T TOTAL F Page 75

76 G TOTAL 2 (D + E + F) COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) XI.I.2.9 TABLEAU DES AMORTISSEMENTS A. Tableau des amortissements Num ordre Type Rubriques Compte 900 A - FRAIS PRELIMINAIRES 902 D Frais rel. au pacte soc D Frais d'emprunt D Frais d'investissement D Frais formation prof D Frais fonct. ant. dem D Frais études & recherche D Frais exceptionnels T TOTAL A B - VALEURS INCORPORELLES 913 D Fonds de commerce D Droits prop. ind. & com T TOTAL B C TERRAINS 919 D Terrains const. & chant D Carrières et gisements D Autres terrains T TOTAL C G TOTAL ( A + B + C) 9231 S 930 D - EQUIPEMENTS DE PRODUCTION 931 D Bâtiments D Ouvrages d'infrastructure D Installations complexes D Matériel et outillage D Matériel de transport D Equipements de bureau D Emballages récupérables D Agencements et install D Amort grosses réparations auto T TOTAL D E - EQUIPEMENTS SOCIAUX 942 D Bâtiments sociaux D Matériel D Mobilier & équipe ménage D Aménagements T TOTAL E 9462 Page 76

77 950 G TOTAL 2 (D + E) COMPTASoft Innova (Edition Entreprise & Cabinet) XI.I.2.10 TABLEAU DES CREANCES B. Tableau des créances Num ordre Type Rubriques Compte 100 CREANCES D'INVESTISSEMENT D Titres de participation D Bons D Titres de placement D Prêts D Avances et acomptes sur invest D Cautionnements vers s D Autres créances d'invest T TOTAL CREANCES DE STOCKS D Avances aux fournisseurs D Consignations versées D Remises à obtenir T TOTAL CREANCES S/ASSOC. & STE APPAR D Associés s (Apports) D Créances sur les ste apparent AVANCES POUR COMPTES D Paiement pour compte D Impôts s/rev. dépôts & caution D Taxes récupérables et précompte D Autres avances pour compte T TOTAL G 132 AVANCES D'EXPLOITATION D Avances sur services D Avances au personnel D Avances sur impôts et taxes D Avances sur frais financiers D Avances sur frais divers D Frais comptabilisés d'avance D Dépenses en attente imputation T TOTAL CREANCES SUR CLIENTS D Clients D Clients retenues de garantie D Factures à établir D Effets à recouvrer T TOTAL 152 Page 77

78 153 DISPONIBILITES 48 Suite tableau des créances 155 D Comptes au trésor D Comptes dans Ets financiers D Comptes bancaires D Comptes postaux D Caisse D Régies et accréditifs D Virements de fonds T TOTAL D COMPTES DEBITEURS DU PASSIF T TOTAL G Page 78

79 XI.I.2.11 TABLEAU DES DETTES C. Tableau des dettes Num ordre Type Rubriques Compte 100 DETTES D'INVESTISSEMENT D Emprunts bancaires D Crédits d'investissement D Autres emprunts D Fournisseurs retenue garantie D Cautionnements reçus D Consignations à rembourser D Autres dettes d'investissement T TOTAL DETTES DE STOCKS D Fournisseurs D Factures à recevoir T TOTAL DETENTIONS POUR COMPTE D Impôts s/traitements & salaire D Cotisations sociales retenues D Oppositions sur salaires D Taxes dues sur ventes D Autres Détentions T TOTAL DETTES S/ASSOC. & STE APPAR D Apports à rembourser D Comptes courants des associés D Coupons et dividendes à payer D Dettes envers ste apparentées T TOTAL G 140 DETTES D'EXPLOITATION D Créditeurs de services D Personnel D Impôts d'exploitation dus D Créditeurs de frais financiers D Créditeurs de frais divers D Organismes sociaux T TOTAL AVANCES COMMERCIALES D Acomptes et avances reçues des clients D Remises à accorder D Produits comptabilisés d'avance D Recettes en attente imputation T TOTAL DETTES FINANCIERES D Effets à payer D Avances bancaires 588 Page 79

80 165 T TOTAL 166 Suite tableau des dettes 167 D COMPTES CREDITEURS DE L'ACTIF T TOTAL 169 G TOTAL GENERAL XI.I.2.12 TABLEAU DES FRAIS DE GESTION Tableau des frais de gestion Num ordre Type Rubriques Compte 1 Compte 2 10 SERVICES D Frets et transports sur ventes D Autres Frets et Transport D Loyers et charges locatives D Entretien et réparations D Sous traitance D Documentation D Commissions D Honoraires - Vacations (etc) D Redevances D Frais d'acte et de contentieux D Publicité D Déplacements: Frais de voyage D Déplacements: Frais de séjour D Réceptions:Frais d'hébergement D Réceptions: Autres Frais D P & T D Autres Services T TOTAL FRAIS DE PERSONNEL D Traitements et salaires D Heures supplémentaires D Primes D Congés payés D Rémunérations des Associés Indemnités & prestations directes D Indemnités D Prestations directes D Contribution activités sociales D Cotisations sécurité sociale D Cotisations aux mutuelles D Cotisations caisses retraite D Autres Assurances T TOTAL 460 S 470 IMPOTS ET TAXES D Versement forfaitaire Taxes s/activité professionnel 641 Page 80

81 501 D T.A.I.C 6410 Suite tableau des frais de gestion 502 D DROITS D'EXTRACTION D T.A.N.C Taxes sur Chiffre d'affaire D Taxe unique globale à la prod D Taxe unique glob. s/prest serv D Droits indirects D Taxes spéciales D Droits enregistrement & timbre D Droits de douane D Autres droits impôts et taxes T TOTAL FRAIS FINANCIERS D Intérêts CC & dépôts créditeurs D Intérêt des Emprunts D Intérêts bancaires D Escomptes accordés D Frais de banque & recouvrement D Frais d'achat des titres D Commissions s/cred. caut avals T TOTAL FRAIS DIVERS D Assurances Autres Frais divers D Cotisations et dons D Frais conseils et assemblées D Malis sur emballages D Débits sur achats et sur vente D Cotisations CNASAT non salarie D Autres frais divers T TOTAL G TOTAL GENERAL 910 Page 81

82 XI.I.2.13 TABLEAU DES VENTES ET PRESTATIONS FOURNIES E. Tableau des ventes prestations fournies Num ordre Type Rubriques Compte 100 D VENTES DE MARCHANDISES D Cession inter-unités marchandises D PRODUCTION VENDUE D CESSION INTER-UNITES PRODUCTION D PRODUCTION DE L'ENTREPRISE POUR ELLE-MEME T TOTAL D PRESTATIONS FOURNIES D CESSION INTER-UNITES PRESTATIONS G TOTAL GENERAL Page 82

83 XI.I.2.14 TABLEAU CONSOMMATIONS MARCHANDISES ET MATIERES PREMIERES F. Tableau des consommations de marchandises et matières et fournitures Num ordre Type Rubriques Compte 1 Compte D MARCHANDISES CONSOMMEES D CESSIONS INTER-UNITES MARCHANDISES T TOTAL MATIERES ET FOURNITURES CONSOMMEES D MATIERES ET FOURNITURES D ANFOMIL D MARMANIT D GELANIT D CORDEAU DETONNANT D DETONATEURS D MECHES D FOURNITURES POUR L'ENTRETIEN DES LOCAUX D FOURNITURES POUR L'ENTRETIEN D PNEUMATIQUES D PETIT OUTILLAGE D HYGIENNE ET SECURITE D FOURNITURES DE BUREAU D AUTRES FOURNITURES D HUILES ET GRAISSES D GAZ STOCKES D GAZ OIL D ESSENCES CONSOMMABLES 208 D ELECTRICITE FORCE MOTRICE D ELECTRICITE ECLAIRAGE D EAU D PIECES DE RECHANGES INDUSTRIEL D PIECES DE RECHANGES ENGINS D PIECES DE RECHANGES TRANSPORT D CESSIONS INTER-UNITES MATIERES ET FOURNITURES T TOTAL G TOTAL GENERAL ( ) Page 83

84 XI.I.2.15 TABLEAU DES AUTRES PRODUITS G. Tableau des autres produits Num ordre Type Rubriques Compte 1 Compte PRODUITS DIVERS D Produits financiers D Autres produits divers T TOTAL A PRODUITS HORS EXPLOITATION D Subventions reçues D Produits de cession d'invest D Produits cession autres elem d'actif (titres) 210 D Rentrées sur autres créances annulées (sauf clients) 230 D Reprises sur charge exe anter D Produits des exercices anter D Produits exceptionnels T TOTAL B G TOTAL GENERAL Page 84

85 XI.I.2.16 TABLEAU DES AUTRES PRODUITS H. Tableau des provisions Num ordre Type Rubriques Compte 100 A. PROVISIONS POUR PERTES ET CHARGES D Provisions pour pertes probables T TOTAL D Provisions pour charges à répartir sur plusieurs exercices T TOTAL G TOTAL A (1 + 2) B. PROVSIONS POUR DEPREC. DES STOCKS D Marchandises D Matières & fournitures D Produits semi ouvrés D Produits finis D Stocks à l'extérieur T TOTAL B C. PROV. P/DEPRECIATION DES C D Créances d'investissement D Créances de stocks D Créances sur associés et soci D Avances pour compte D Avances d'exploitation D Créances sur clients D Disponibilités T TOTAL C G TOTAL (B + C) G TOTAL GENERAL (A + B + C) Page 85

86 XI.I.2.16 TABLEAU DE RESULTAT DE CESSIONS D INVESTISSEMENTS I. Tableau de résultat de cessions d'investissements Num ordre Type Rubriques Compte 100 D VALEURS INCORPORELLES T TOTAL A D TERRAINS T TOTAL B D EQUIPEMENTS DE PRODUCTION T TOTAL C D EQUIPEMENTS SOCIAUX T TOTAL D D INVESTISSEMENTS EN COURS T TOTAL E 250 Page 86

87 XI.II. TRUCS ET ASTUCES 1. Ce que vous devez faire pour remplir automatiquement le tableau commissions, courtages et honoraires : - Renseigner le compte prestataire (625 par défaut) au niveau des «paramètres» volet «imputation». - Définir le compte 625 comme un compte qui n accepte pas d imputation. - Vous devez par la suite, gérer les auxiliaires pour ce compte au niveau du plan comptable. - Pour chacun des auxiliaires vous devez remplir la fiche prestataire Exemples : notaire avocat huissier 2. Etat 104 : L état 104 peut se faire de deux manières différentes : 2.1. En utilisant le taux de tva unique renseigné sur la liste des «paramètres», volet «divers» dans l optique où la tva déclarée est passée de manière global : la tva est donc déduite en divisant le chiffre d affaires client récupéré sur le compte 470 par le taux de tva unique en saisissant individuellement les ventes clients : chaque vente doit faire objet d une tva saisie, dans ce cas la tva est calculé à base du compte 547 est non déduite du chiffre d affaire TTC. NB : il n est pas conseillé d utiliser la méthode dite tva unique si des ventes exonérées de TVA ont été passées Paramétrage de l état 104 : - le compte client de la liste des paramètres doit figurer comme un compte de regroupement clients (imputation = Non) au niveau du plan comptable. - définir tous les tiers avec remplissage de leurs fiches - compte tva sur paramètres doit être égale à la racine des comptes tva sur plan comptable. - sur plan comptable : 70* 71* Type de vente = gros 74* - sur journal des ventes, le type = V <ventes> NB : Saisir une facture dans sa totalité (montant débit = montant crédit) Page 87

88 3. Paramétrage de l état tva collectée (récupérée sur achats) - le compte fournisseur de la liste des paramètres doit figurer comme un compte de regroupement fournisseurs (imputation = Non) au niveau du plan comptable. - définir tous les tiers avec remplissage de leurs fiches. - compte tva sur achats de la liste des paramètres doit être égale à la racine des comptes tva sur plan comptable. - sur journal des achats, le type = A<achat> Page 88

89 Outils et Sécurité des données 1. Sécurité 1.1 Sauvegarde et restauration de données 1.2 Sauvegarde automatique 1.3 Protéger les fichiers d archives 1.4 Les autorisations d accès aux programmes. 1.5 Protection par un mot de passe 2. Divers 2.1 Consolidation des écritures Transfert des écritures Integration des écritures 2.2 Exportation des écritures et balance sur excel 2.3 Importation des données via un dossier 2.4 Restructuration des tables 2.5 Migration de base de données COMPTASoft 3.50 vers COMPTASoft INNOVA Page 89

90 Ce chapitre est consacré à la protection de vos données. Nous verrons, dans un premier temps, comment effectuer une sauvegarde de données, puis comment protéger l accès au logiciel par un mot de passe et pour finir vous apprendrez à créer plusieurs codes d accès au logiciel et à gérer les autorisations d accès aux différents programmes de COMPTASoft Innova. VIII.1. SECURITE DES DONNEES VIII.1.1. Sauvegarde et restauration des données La sauvegarde des données constitue une démarche importante pour vous prémunir de tout problèmes qui pourrait affecter votre matériel et susceptible d entraîner la perte de vos données. Nous conseillons souvent aux utilisateurs de nos logiciels de procéder à une sauvegarde quotidienne de leurs données. Choix du support de sauvegarde. Il est important de choisir un support de sauvegarde fiable et adéquat. Les disquettes. Le premier support qui vient à l esprit de tout un chacun est, sans aucun doute, la disquette, néanmoins ce support est peut fiable et de plus, la capacité de sauvegarde d une disquette étant relativement faible, la quantité de disquette à utiliser pour sauvegarder toute votre base de données ne fera qu accroître ce manque de fiabilité. Les disquettes ZIP. Plus fiable et de plus grande capacité que la disquette, la disquette ZIP constitue un bon support de sauvegarde, il nécessite cependant l acquisition d un lecteur ZIP. Les CD-ROM. Si vous disposez déjà d un graveur de CD-ROM, l utilisation de ce support de sauvegarde s avère satisfaisant. Les Flash disk. Le flash disk est une petite mémoire simple à utiliser puisqu elle ne nécessite aucune installation préalable ou acquisition d appareil de lecture. Page 90

91 Conseil : Si vous disposez déjà d un lecteur ZIP optez pour la disquette ZIP comme support de sauvegarde, dans le cas contraire nous vous conseillons de vous équipez d un flash disk qui est peu coûteux plutôt que d investir dans l achat d un lecteur ZIP. Procédure de sauvegarde 1 Lancez le programme «Sauvegarde des données» du menu «Outils». 2 3 Sélectionnez le répertoire d archive des données en cliquant sur l icône «Dossier» Le programme de sauvegarde crée un fichier compressé comportant toutes vos données sur votre support de sauvegarde. 2. Sélectionnez votre société (unité). 3. Sélectionnez le répertoire de sauvegarde par défaut, il vous affiche le répertoire configurer au niveau de la «Liste des paramètres» volet «Préférences». 4. Cliquez sur «Ok» pour valider. Procédure de restauration des données Il s agit de la récupération des données à partir de la sauvegarde la plus récente. Cette démarche est à effectué le cas échéant où vous auriez perdu les données figurant sur votre disque dur suite par exemple à un formatage. La restauration des données s effectue à partir du programme «Restauration des données» du menu «Outils». Pour cela il est nécessaire de se souvenir du mot de passe afin de réaliser cette opération. Page 91