GUIDE DE L UTILISATEUR

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1 FEI GUIDE DE L UTILISATEUR du logiciel pour l établissement des statistiques sur les projets et leurs utilisateurs à l usage des bénéficiaires finaux (BF) d un cofinancement communautaire au titre du Fonds européen d intégration des ressortissants de pays tiers (FEI) (mise à jour du 7 septembre 2011) 1. INTRODUCTION La base de données est un outil d établissement des statistiques relatives aux projets cofinancés au titre du FEI Cet outil permet à l autorité responsable : - de faire un suivi des actions, des réalisations et des résultats de l ensemble des projets pour le FEI dont elle a la responsabilité - d obtenir les informations nécessaires pour faire procéder aux évaluations régulières à adresser à la Commission européenne - d ajuster les programmes annuels sur base des données statistiques (résultats). Cet outil permet aux bénéficiaires finaux (BF) - de faire les statistiques nécessaires pour leur rapport final annuel - d obtenir des résultats réguliers sur la mise en œuvre de leur(s) projet(s). Ce guide sert à la saisie et à la consultation des données dans la base de données «FEI». L autorité responsable est disponible pour toute explication supplémentaire. Elle demande une formulation écrite des questions de façon que, si elles ont un caractère général, on puisse intégrer les réponses dans le guide, au bénéfice de tous. La saisie des données est à faire par convention annuelle signée avec l OLAI. Les questions sont à adresser à : conny.heuertz@olai.etat.lu Le présent guide est mis à jour régulièrement. Les dernières modifications sont indiquées en couleur. 1

2 Cette base est accessible à tout BF d un projet cofinancé au titre du FEI par l intermédiaire d un login et d un mot de passe. Chaque BF n aura accès aux informations encodées par lui. Seuls l AR et son sous-traitant en matière d évaluation auront accès à l ensemble des données encodées. L adresse de la base de données est : Si le BF rencontre des difficultés au niveau technique (accès à la base de données, saisie des données ), le BF peut adresser ses questions directement à : it@ceps.lu 2. CONSEILS TECHNIQUES POUR LA NAVIGATION - Vous vous connectez au site d établissement des statistiques par votre login et votre mot de passe. - Dans la base de données, les données sont enregistrées quand vous cliquez sur la case «valider». Toutefois, vous pouvez modifier des données encodées, c est-à-dire vous pouvez changer des enregistrements déjà validés. - Lorsque vous saisissez des données sur un champ vous validez votre saisie en cliquant sur ce champ. Le curseur va automatiquement au champ suivant en sélectionnant la valeur éventuellement présente dans ce champ : attention si vous ne saisissez rien et retapez la touche «Tab», le curseur va au champ suivant sans rien modifier. - Les «combo box» (menus déroulants) avec leur petite flèche à droite sont pratiques pour dérouler les différentes possibilités de saisie d un champ donné, vous laissant simplement cliquer sur la valeur qui vous convient. Il existe une deuxième façon de saisir une valeur dans une «combo box», c est de taper dans le champ les premières lettres ou caractères de la valeur que l on souhaite sélectionner et le système vous propose automatiquement la valeur correspondante : il vous suffit alors de confirmer votre sélection en cliquant dessus. - Lorsque des cases à cocher vous sont proposées, il suffit de cliquer éventuellement dessus. Si vous vous trompez, il suffit de recliquer sur la case pour la décocher. - Les champs marqués par un * sont des champs qui peuvent être nuls. - La page web du site pour l établissement des données statistiques est une page sécurisée. Il se peut que le navigateur de votre ordinateur vous affiche un message d erreur. Dans ce cas, vous devez accepter d accéder au site Internet (accepter une exception et obtenir le certificat). Si vous rencontrez des problèmes de connexion, n hésitez pas à contacter it@ceps.lu 2

3 Voici le message d erreur de Firefox Voici le message d erreur d Internet Explorer. 3

4 3. LE MENU DU LOGICIEL La base de données comporte 3 interfaces qui sont liées entre elles: une interface par projet une interface par activité une interface par usager A partir du programme 2011, l interface «Projet» est rempli par l autorité responsable, tandis que les interfaces «Activité» et «Usager» sont à remplir par le BF INTERFACE PAR PROJET L interface «Projet» sera rempli par l autorité responsable suite à la signature de la convention avec le BF INTERFACE PAR ACTIVITE Par la suite, chaque BF remplit pour chaque activité que son projet comprend une fois l interface «Activité». Il se peut qu un projet ne comprenne qu une seule activité à savoir par exemple des cours de langues. Cependant, il est tout aussi imaginable qu un projet soit composé d une série d activités. Exemple : Un cours de langue correspond à une activité et est à encoder une seule fois. Il ne s agit pas d encoder chaque séance du cours en question. Si vous rencontrez des problèmes à définir les activités de votre projet, n hésitez pas à nous contacter. Veuillez choisir la catégorie «Interface Activité» et veuillez effectuer les opérations suivantes : Intitulé de l activité Type d activité Veuillez indiquer en texte libre l intitulé de votre activité Veuillez accorder l attention nécessaire à l intitulé que vous donnez à vos activités afin qu elles soient bien identifiables par la suite (p.ex : cours de langue 1, cours de langue 2, et ainsi de suite) À sélectionner dans la mesure du possible dans la «combo box» le type de l activité. Plusieurs choix sont possibles : - Animation - Conférence/Journée d échange - Conseil et information individuel 4

5 - Emissions radio - Etude/enquête - Formation - Lieux de rencontre entre population cible et la société d accueil - Portail internet - Rapport/Brochure - Réunion de groupe/séance d information - Autre Si aucune des propositions ne convient à votre projet, veuillez sélectionner «Autre». Lieu de l activité Date de début de l activité Date de fin de l activité Nombre de séances Durée totale Durée hebdomadaire Participants (personnes, partenaires,...) À sélectionner dans la mesure du possible dans la «combo box» le lieu de l activité : - Lieu centralisé (siège du BF, ) - Lieu décentralisé (commune, association d étranger,...) - Lieu centralisé et lieu décentralisé Si aucune des propositions ne convient à votre projet, veuillez sélectionner «Autre». À mettre la date de début de l activité À l aide du calendrier prévu à cet effet, vous pouvez rechercher facilement la date. Veuillez indiquer la date de fin de l activité À l aide du calendrier prévu à cet effet, vous pouvez rechercher facilement la date. Veuillez indiquer le nombre de séances Veuillez indiquer la durée totale de l activité (en heures) Veuillez indiquer la durée hebdomadaire de l activité (en heures) Veuillez indiquer le nombre de participants avec autant de précision que possible tout en sachant que la précision dépend du type d activité (p. ex. pour une formation il est possible de connaître le nombre exact de participants, par contre pour une séance d information vous êtes demandés d estimer le nombre de participants) : Le menu déroulant vous permet d indiquer facilement : - le nombre de femmes - le nombre d hommes Projet concerné Attention : cette opération est très importante! Elle permet de relier les activités au projet! Veuillez indiquer dans cette case le projet auquel votre activité se rapporte. Vous devez indiquer le projet par l intitulé du projet que vous avez encodé dans l interface 5

6 projet. Cet intitulé est donc absolument identique à l intitulé du projet spécifié dans la convention. Une fois encodé votre projet dans l interface projet, le menu déroulant vous permet de le sélectionner directement. Commentaires Cliquer sur «Valider» Il vous est possible de taper en texte libre des commentaires éventuels. Si vous avez terminé d encoder toutes les informations demandées, veuillez valider les données en cliquant sur le bouton «Valider». En cas d encodage erroné, vous pouvez modifier les enregistrements validés en cliquant sur le bouton «Modifier». En dessous du formulaire d insertion d un nouvel enregistrement, la barre «Activités déjà enregistrées» vous permet de visualiser l ensemble des activités que vous avez déjà encodé INTERFACE PAR USAGER Ensuite, le BF remplit pour chaque usager d une activité une fois l interface «Usager». Cette interface est à remplir pour toutes les activités où les usagers sont identifiables. Il est demandé aux BF de remplir cette fiche au fur et à mesure du déroulement du projet (idéalement sur une base mensuelle voir journalière). Une grande importance est accordée à la protection des données personnelles. Les usagers répertoriés sont protégés par l anonymat. Les coordonnées personnelles utilisées pour l anonymisation (la date de naissance, les trois premières lettres du prénom et le sexe) ne sont utilisées que de façon éphémère pour le calcul d un code anonyme sans être enregistrées dans le système. Le code se compose 256 caractères (lettres et chiffres). Cette procédure d anonymisation est validée par la Commission nationale pour la protection des données (CNPD). Selon un procédé technique, il est possible de déterminer le nombre d usagers des activités FEI afin d évaluer la proportion de la population touchée par rapport à la population éligible du fonds malgré une certaine incertitude statistique. Les champs marqués par un * sont des champs obligatoires. Veuillez choisir la catégorie «Interface Usager» et veuillez effectuer les opérations suivantes. Rechercher Un mode «Rechercher» vous permet de rechercher facilement un usager pour lequel des informations ont déjà été encodées. Cet outil vous permet de ne pas devoir encoder à nouveau 6

7 les informations relatives à cet usager. En encodant l année de naissance, le jour et le mois de naissance ainsi que les trois premières lettres de son prénom (AAAAJJMM + 3 premières lettres du prénom) et le sexe, vous obtenez les informations encodées pour cette personne sans savoir toutefois à quelle activité l usager a participé. Vous pouvez changer les informations si elles ont changé depuis le premier enregistrement de la personne. Nationalité Sexe Code de l usager Veuillez sélectionner dans la «combo box» la nationalité de l usager. Cette information est très importante étant donné que le FEI ne s adresse qu aux ressortissants de pays tiers. Veuillez sélectionner «homme» ou «femme» par le biais de la case à cocher. Veuillez encoder l année de naissance, le jour et le mois de naissance Par exemple Mickey Mouse né le : MIC Statut matrimonial veuillez sélectionner dans la «combo box» : Niveau d éducation atteint - Célibataire - Marié/partenariat - Séparé/Divorcé - Veuf/veuve Veuillez sélectionner dans la mesure du possible dans la «combo box» le niveau d éducation atteint : - Primaires - Secondaire/formation professionnelle - Supérieur/universitaire - Autre Année d arrivée au Luxembourg Groupes cibles spécifiques Si aucune des propositions ne convient à votre projet, veuillez sélectionner «Autre». Veuillez encoder l année au cours de laquelle l usager s est établi légalement au Luxembourg. Un menu déroulant permet de trouver facilement l année. À sélectionner dans la mesure du possible dans la «combo box» le groupe cible auquel l usager appartient. Plusieurs choix sont possibles : - Famille monoparentale - Mineur non accompagné - Personne âgée - Personne handicapée - Personne malade - Autre Si aucune des propositions ne convient à votre projet, veuillez sélectionner «Autre». 7

8 Activité concernée Participation à l activité Cliquer sur «Valider» Attention : cette opération est très importante! Elle permet de relier les usagers à l activité et au projet! Veuillez indiquer dans cette case l activité à laquelle l usager participe. Vous devez indiquer l activité par l intitulé que vous avez encodé dans l interface activité. Une fois encodée des activités dans l interface activité, le menu déroulant vous permet de choisir parmi les activités enregistrées. À sélectionner dans la mesure du possible dans la «combo box» la fréquence de participation de l usager: - Participation/utilisation régulière - Participation/utilisation occasionnelle - Participation/utilisation unique - Abandon - Autre Si aucune des propositions ne convient à votre projet, veuillez sélectionner «Autre». Si vous avez terminé d encoder toutes les informations demandées, veuillez valider les données en cliquant sur le bouton «Valider». En cas d encodage erroné, vous pouvez modifier les enregistrements validés en cliquant sur le bouton «Modifier». En dessous du formulaire d insertion d un nouvel enregistrement, la barre «Usagers déjà enregistrés» vous permet de visualiser l ensemble des activités que vous avez déjà encodé. 4. INFORMATIONS PRATIQUES POUR L ADMINISTRATEUR Chaque BF obtient un login lui permettant d accéder à la base de données. Une fois que le BF a reçu ce login, il est libre de créer lui-même pour des personnes de son personnel des login supplémentaires afin d assurer un encodage régulier des données. Pour ce faire, veuillez choisir la catégorie «Admin» / «Ajout d un utilisateur». Veuillez encoder les informations suivantes : Nom Prénom Nom de la personne travaillant chez vous et à qui vous voulez créer un accès au site Prénom de la personne Adresse 8

9 Login Mot de passe L idéal est d avoir un login par utilisateur. Il n y a pas de minimum ni de maximum de caractère concernant la longueur du mot de passe. 5. LES RESULTATS Les résultats permettent aux BF d obtenir régulièrement des statistiques sur base des données encodées. Chaque BF n a accès qu aux résultats relatifs à son projet. Nombre d usagers du projet 1. Statistiques par projet Nombre d usagers indirects du projet (tiré au niveau de la rubrique «Participants» de l interface activité) Répartition par nationalité Répartition par genre Répartition par année d arrivée au Luxembourg Répartition par tranche d âge - < 12 ans - 12 < x < 18 ans - 18 < x < 25 ans - 25 < x < 40 ans - 40 < x < 55 ans - 55 < x < 70 ans - > 70 ans Nombre d activités et ventilation du nombre d usagers respectivement d usagers indirects (participants) par activité Nombre d usagers 2. Statistiques par activité du projet Nombre d usagers indirects (tiré au niveau de la rubrique «Participants» de l interface activité Répartition par nationalité Répartition par genre Répartition par groupe cible spécifique 9

10 Répartition par année d arrivée au Luxembourg Répartition par tranche d âge - < 12 ans - 12 < x < 18 ans - 18 < x < 25 ans - 25 < x < 40 ans - 40 < x < 55 ans - 55 < x < 70 ans - > 70 ans Nombre d abandons Nombre d heures de l activité Version initiale du 24 avril 2009, modifiée le 14 mai 2009, modifiée le 26 mars 2010, modifiée le 7 juin 2010, modifiée le 7 septembre