RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

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1 RÉPUBLIQUE FRANÇAISE COMMISSION INTERMINISTÉRIELLE DE COORDINATION DES CONTRÔLES PORTANT SUR LES FONDS STRUCTURELS EUROPÉENS MINISTÈRE DE L'INTÉRIEUR, DE L OUTRE-MER ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES INSPECTION GÉNÉRALE DE L'ADMINISTRATION N RAPPORT d audit du système de gestion et de contrôle du programme européen cofinancé par le FEDER INTERREG III A Alpes latines coopération transfrontalière ALCOTRA (partie française) - JUIN

2 RÉPUBLIQUE FRANÇAISE COMMISSION INTERMINISTÉRIELLE DE COORDINATION DES CONTRÔLES PORTANT SUR LES FONDS STRUCTURELS EUROPÉENS MINISTÈRE DE L'INTÉRIEUR, DE L OUTRE-MER ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES INSPECTION GÉNÉRALE DE L'ADMINISTRATION N RAPPORT d audit du système de gestion et de contrôle du programme européen cofinancé par le FEDER INTERREG III A Alpes latines coopération transfrontalière ALCOTRA (partie française) établi par : M. Alain LARANGE inspecteur général de l administration, Mme Yasmina GOULAM, inspectrice de l administration, et M. Simon BABRE, inspecteur de l administration - JUIN

3 SOMMAIRE INTRODUCTION... 2 I. ORGANISATION DU SYSTEME DE GESTION ET DE CONTROLE ET RESULTATS OBTENUS ORGANISATION GENERALE ET OUTILS LES DONNEES DU PROGRAMME Avancement du programme Avancement et résultats des contrôles par sondage (versant français) CONCLUSIONS DES PRECEDENTES MISSIONS D'AUDIT DEROULEMENT DE LA MISSION... 6 II. AUDIT DU SYSTEME DE GESTION ET DE CONTROLE VERIFICATION DE LA PISTE D'AUDIT Instruction Programmation Engagement Contrôle du service fait (CSF) au titre de l'article 4 du règlement 438/ Contrôle qualité de la gestion et dispositif d'alerte Conclusions sur la vérification de la piste d'audit VALIDITE DES CONTROLES DES DEPENSES PAR SONDAGE AU TITRE DE L ARTICLE 10 DU REGLEMENT 438/ Représentativité de l'échantillon contrôlé Réalisation des contrôles par sondage Suites données aux contrôles par sondage Conclusions sur la procédure de contrôles par sondage FIABILITE DES CHIFFRES CERTIFIES A LA COMMISSION Utilisation d un système de monitorage Contrôles qualité certification Transmission régulière et exhaustive à l'autorité de paiement des certificats de contrôle du service fait Conclusion sur la fiabilité des chiffres certifiés à la Commission DECLARATION DE CLOTURE OBSERVATIONS SUR LES DOSSIERS EXAMINES PAR LA MISSION III. CONCLUSION GENERALE CONCLUSIONS DE LA MISSION SUR LES REPONSES APPORTEES AUX OBSERVATIONS FORMULEES SUR LES DOSSIERS EXAMINES ANNEXES DU RAPPORT REPONSES DU PREFET DE REGION SUR LES DOSSIERS EXAMINES PAR LA MISSION (LES REPONSES AUX OBSERVATIONS GENERALES SONT INTEGREES AU CORPS DU RAPPORT) ET ANNEXES Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

4 PROGRAMME AUDITE FEDER Provence-Alpes-Côte-d Azur (PACA), Programme (partie française) INTERREG III A France/Italie ALCOTRA (Alpes latines coopération transfrontalière) Introduction Dates, base juridique et Dates : 21 au 25 novembre objet de l'audit Base juridique : chapitre V du règlement (CE) n 438/2001 de la Commission européenne du 2 mars 2001, article 60 de la loi de finances rectificative pour 2002 du 30 décembre 2002 et article 4 du décret n du 26 avril 2002 instituant une commission interministérielle de coordination des contrôles portant sur les opérations cofinancées par les fonds structurels européens (CICC-FS). Objet de l'audit : examen du système de gestion et de contrôle du programme européen (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie cofinancé par le FEDER dont la région Piémont est autorité de gestion, le préfet de la région Provence-Alpes-Côte-d Azur étant autorité nationale pour la France. Evaluation de la conformité du système mis en place par l autorité nationale, en liaison avec l autorité de gestion, à la réglementation communautaire, singulièrement aux règlements (CE) n 1260/1999 du Conseil du 21 juin 1999 et n 438/2001 précité, et aux orientations nationales, en particulier à la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 relative à l amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les fonds structurels. I. Organisation du système de gestion et de contrôle et résultats obtenus 1.1. Organisation générale et outils Convention de partenariat Autorité de gestion Réunions collégiales Autorité de paiement Autorités nationales «L autorité environnementale» (AE) Le programme INTERREG III A ALCOTRA concerne deux régions françaises (PACA et Rhône-Alpes) et trois régions italiennes (Piémont, Vallée d Aoste, Ligurie). Une convention a été signée le 15 novembre 2002 entre la France (représentée par le préfet de la région PACA) et l Italie (représentée par la région Piémont). Région Piémont (Settore politiche comunitarie della direzione economia montana e foreste à Turin). À l initiative de l autorité de gestion, des réunions collégiales, regroupant un représentant de chacune des régions italiennes (Ligurie, Piémont et Vallée d Aoste), des préfectures de région françaises (PACA et Rhône-Alpes) et d un représentant des collectivités territoriales françaises, permettent d aborder les questions de gestion courante du programme, 12 à 15 fois par an. Ces réunions sont aussi l occasion d examiner les projets et de formuler un avis pour le comité de programmation. Les décisions, au sein de ces réunions, sont prises par consensus. Région Piémont (Direzione regionale economia montana e foreste à Turin). Pour la France, l autorité nationale est la préfecture de région PACA à travers le secrétariat général aux affaires régionales (SGAR). Pour l Italie, chaque région est autorité nationale. La présence de l AE au comité de suivi et au comité de programmation a été demandée expressément par la Commission européenne. Elle comprend pour la France, selon les cas la DIREN Rhône-Alpes ou celle de PACA ; pour l Italie, les services environnement des régions impliquées dans le programme. L AE veille au respect des réglementations nationales et européennes en matière de protection de l environnement. Sa coordination est confiée alternativement à un membre français ou italien du groupe. Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

5 Clause attributive de Tribunal de Turin en Italie. juridiction Comité de suivi Composition du comité de suivi : - représentants des Etats membres : France : DATAR, préfectures de région, préfectures de département Italie : ministère des finances et ministère des travaux publics - représentants des collectivités territoriales : France : conseils régionaux PACA et Rhône-Alpes ; conseils généraux Haute-Savoie, Savoie, Hautes-Alpes, Alpes-de-Haute-Provence, Alpes- Maritimes Italie : régions Val d Aoste, Piémont, Ligurie ; provinces Turin, Cunéo, Impéria - représentants de l autorité environnementale : France : DIREN Italie : services environnement des 3 régions Le comité de suivi comprend aussi des membres qui ont voix consultative : le représentant de la Commission européenne les représentants du partenariat socio-économique de la zone éligible (20 membres à parité France/Italie). Guides et outils Comité de programmation Organisation de la programmation Attributions : le comité de suivi est le lieu privilégié d expression du partenariat transfrontalier. Il veille à la mise en œuvre du programme opérationnel. Les décisions sont prises sur une base consensuelle par les membres ayant voix délibérative. La présidence est assurée conjointement par le préfet de la région PACA et, à tour de rôle, par le président de l une des régions italiennes concernées. Il se réunit au moins une fois par an et, entre deux sessions ordinaires, la coprésidence peut convoquer des réunions intermédiaires ou lancer une consultation écrite. Les langues française et italienne sont utilisées de façon équivalente, tant lors des réunions que dans la documentation écrite. De nombreux documents-types ont été établis : dossier de demande de subvention, formulaire d instruction des projets, guide à l utilisation du programme («vademecum»), guide de suivi des projets programmés. Le site internet fournit beaucoup d informations sur le programme, ses objectifs et sa gestion concrète. Cf. annexe 2, convention-type d attribution FEDER. C est l instance décisionnelle de la programmation des crédits FEDER. Le comité de programmation ne regroupe que les financeurs publics du programme. Il effectue une sélection parmi les projets qui lui sont présentés après instruction. Il se réunit en général 3 fois par an. Entre deux réunions, la présidence peut prendre l initiative d une consultation écrite. La présidence unique est assurée à tour de rôle par la préfecture de la région PACA et par les régions italiennes. La programmation s effectue en deux temps : 1. le dossier de demande de subvention est présenté par le chef de file unique auprès de l autorité nationale qui le fait parvenir au secrétariat technique conjoint (STC). Celui-ci examine l éligibilité formelle du projet et lance le cas échéant la procédure d instruction auprès des autorités nationales. Au terme de l instruction, le STC effectue une synthèse et la transmet à l autorité de gestion. 2. L autorité de gestion sollicite l avis des autorités participant aux réunions collégiales puis propose au comité de programmation une liste de projets à retenir. Le comité de programmation effectue une sélection des projets et, sur la base des décisions du comité, les cofinanceurs s engagent par un acte formel à financer le projet. Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

6 Secrétariat technique conjoint (STC) Ordonnancement Groupe des contrôleurs financiers (GCF) Organisme(s) chargés des contrôles par sondage Le siège du STC est à Menton (département des Alpes-Maritimes). Il est composé de 2 agents français et 3 agents italiens. Il existe des antennes déconcentrées à Annecy (1 agent) et à Turin. Attributions : Son rôle est de coordonner les activités d animation et de conseil aux porteurs de projet. Il assure la coordination des opérations de suivi et de contrôle des opérations. Il fournit un soutien opérationnel aux organismes de coopération et un appui pour les relations avec la Commission européenne (notamment pour les rapports annuels de mise en œuvre et la préparation des demandes de paiement). Région Piémont Composition : - pour la France : les unités contrôle des SGAR PACA et Rhône-Alpes ; - pour l Italie : la cellule contrôle de chaque région. L autorité de gestion a confié la définition d une méthodologie et l élaboration du plan de contrôles au cabinet d audit Ernst et Young qui est aussi chargé de faire la synthèse des rapports de contrôles émanant des autorités nationales. En revanche, le contrôle lui-même est effectué par les cellules de contrôle de chaque autorité nationale Les données du programme Avancement du programme Dépenses totales éligibles prévues (dernière maquette de septembre 2004) (1) ,00 dont France ,00 FEDER prévu (dernière maquette) (2) ,00 dont France ,00 Dépenses totales programmées, au 2 novembre 2005 (3) ,00 dont France ,00 FEDER programmé, au 2 novembre 2005, hors assistance technique (4) ,00 dont France ,00 Dépenses totales éligibles justifiées au 2 novembre 2005 (5) ,00 FEDER justifié au 2 novembre 2005 (6) ,00 Taux de programmation DTE (7 = 3 / 1) 90,71 % Versant français 88,22 % Taux de programmation FEDER (8 = 4 / 2) 86,13 % Versant français 85,93 % Taux de réalisation DTE / programmation (9 = 5 / 3) 33,87 % Taux de réalisation FEDER / programmation (10 = 6 / 4) 36,06 % Montant d un éventuel dégagement d office au 31/12/2005 : au niveau du programme, de dépenses doivent être justifiés au 31/12/05 pour éviter le dégagement d office ; il manque donc à justifier d ici la fin de l année. Pour la partie française, les montants sont respectivement de et Avancement et résultats des contrôles par sondage (versant français) Dépenses totales éligibles déclarées ayant fait l objet d un contrôle par sondage (11) NB : il s agit des dépenses contrôlées pour le seul versant français 0,00 Pourcentage des dépenses totales éligibles déclarées dans le cadre du programme couvert par les contrôles (12 = 11 / dépenses réalisées pour le versant français) sans objet Montant des dépenses éligibles affectées par des erreurs ou des irrégularités (13) sans objet Taux de dépenses irrégulières (14 = 13 / 11) sans objet Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

7 Nombre d erreurs/d irrégularités détectées sans objet Nombre d erreurs/d irrégularités supérieures à détectées à la suite de la phase contradictoire sans objet Montant total du FEDER inéligible, recouvré ou à recouvrer : par ordre de reversement par réfaction sur solde sans objet Montant total du FEDER effectivement recouvré sans objet 1.3. Conclusions des précédentes missions d'audit Dates de la dernière 15 au 19 septembre 2003 mission de la CICC-FS Date du précédent Avril 2004 rapport de la CICC-FS Principales conclusions de ce rapport Avis de la CICC-FS sur les mesures prises pour répondre à ses demandes Suivi de ce rapport (dates de la mission de suivi, principales conclusions, mesures prises) Audits réalisés par d autres organismes nationaux ou communautaires (dates et principales conclusions) Le cas échéant, mesures prises pour répondre aux demandes des auditeurs A. La mission avait demandé des compléments d information lui permettant de s assurer que l obligation de se soumettre aux contrôles était respectée par les partenaires des projets. B. La mission avait constaté une confusion entre «contrôle de service fait» (article 4 du règlement 438/2001) et «certification des dépenses» (article 9 du règlement 438/2001) et elle avait demandé des éclaircissements à ce sujet. C. Elle avait demandé la clarification des modalités de recouvrement des indus. D. Elle avait demandé des précisions sur les conditions de délivrance de la déclaration de clôture en fin d intervention. A. La convention entre partenaires mentionne bien désormais l obligation de se soumettre aux contrôles des autorités nationales. B. La confusion semble avoir disparu. Aucune information n a pu être fournie à la mission sur les contrôles effectués par l autorité de paiement pour vérifier que les dépenses certifiées au titre de l article 9 du règlement 438/2001 sont bien éligibles et ont été effectivement payées aux bons créanciers. C. La convention-type d attribution d une subvention FEDER stipule à l article 8 que le chef de file s engage à reverser les sommes indûment perçues et précise à l article 9 le tribunal compétent en cas de litige. D. La mission rappelle que la CICC-FS, même si elle est prête à apporter sa contribution, notamment au travers du présent audit, à l autorité italienne désignée ou à désigner pour délivrer la déclaration de clôture du programme, ne délivrera pas de déclaration de clôture partielle pour les deux régions françaises. Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

8 1.4. Déroulement de la mission Entretiens réalisés Le préfet de la région PACA ; le SGAR ; le responsable par interim du département Europe du SGAR et les agents chargés de la gestion nationale du programme au SGAR ; l unité de contrôle du département Europe du SGAR. Nombre de dossiers examinés par la mission (1) 3 Cf. annexe 1, fiches d examen des dossiers examinés par la mission Nombre total de dossiers programmés à la date de l'audit (2) 125 Taux d'examen des dossiers programmés (3= 1 / 2) 2,40 % Nombre de dossiers examinés par la mission ayant fait l'objet d'un contrôle par 0 sondage terminé (4) Nombre total de dossiers ayant fait l'objet d'un contrôle par sondage terminé à la date de l'audit (5) (pour le versant français) 0 Taux d'examen des dossiers ayant fait l objet d un contrôle par sondage (6 = 4 / 5) sans objet Montant des dépenses totales programmées des opérations examinées par la mission (7). NB : il s agit des dépenses programmées pour le seul versant français ,00 Montant des dépenses totales programmées (8) NB : il s agit des dépenses programmées pour le seul versant français ,00 Taux d'examen des dépenses programmées (9 = 7 / 8) 7,35 % Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

9 II. Audit du système de gestion et de contrôle 2.1. Vérification de la piste d'audit Instruction Constat de la mission Demandes de la mission Réponses AG/AP Conclusions IGA Présence d un rapport d'instruction comportant les avis justifiés des services dans les dossiers Oui Examen suffisant des projets au regard du programme opérationnel et du complément de programmation (éligibilité) Oui Présence d une convention de partenariat Une convention est signée entre le chef de file et les partenaires du projet. Cette convention est un élément constitutif de la recevabilité du dossier. Lorsqu il y a une modification de clause, le dossier est reprogrammé avec une nouvelle convention Programmation Présence dans les dossiers d une trace des décisions de programmation Oui Le cas échéant, modification de la maquette pour tenir compte de l'avancement du programme Oui Suivi des taux de financement FEDER par rapport aux taux moyens par mesure inscrits dans le programme opérationnel Oui. Les taux moyens par mesure se situent entre 30 % (mesure 3.2) et 50 % (mesures 4.1 et 4.2). Suivi des taux de consommation par axe et par mesure Oui Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

10 Engagement Présence dans les dossiers des actes attributifs de subvention comportant l'inscription explicite de la participation européenne et des obligations qui en résultent Oui Présence et caractère suffisamment précis des annexes techniques et financières des actes attributifs de subvention Oui Présence des intentions ou décisions de cofinancements dans les dossiers Dans un dossier examiné par la mission, les attestations de cofinancement ne correspondent qu à la première année d exécution du projet (cf. annexe 1, dossier n 32). Répondre sur ce dossier. D une manière générale, s assurer que les intentions de cofinancements couvrent l ensemble d un projet Contrôle du service fait (CSF) au titre de l'article 4 du règlement 438/2001 Autorité responsable du contrôle de premier niveau Chaque autorité nationale réalise le CSF pour les partenaires qui sont sur son territoire. Présence d un document de CSF au dossier Oui. Un rapport de CSF est adressé au secrétariat technique commun pour chaque remontée de dépenses certifiées. Présence de toutes les pièces de dépenses dans les dossiers Parfois, seuls les tableaux récapitulatifs des Mettre en conformité ce dossier. dépenses figurent au dossier (cf. annexe 1, dossier n 10). Caractère suffisamment probant des pièces de dépenses présentes aux dossiers Les pièces de dépenses de deux des trois dossiers Mettre en conformité ces dossiers. examinés par la mission (cf. annexe 1, dossiers n Les cofinancements publics sont attribués et versés selon les règlements financiers propres à chaque collectivité publique. La vérification des versements effectifs des CPN s effectue au moment de l établissement du certificat de service fait lors de la demande de solde du FEDER (40% du FEDER total attribué). Cf.. note du 8/12/06 jointe à la réponse du préfet de région. Cf.. note du 8/12/06 jointe à la réponse du préfet de région. Dont acte. Cf. note jointe d analyse des réponses aux observations sur les dossiers examinés. Cf. note jointe d analyse des réponses aux Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

11 32 et n 10) n ont pas de caractère probant. observations sur les dossiers examinés. La mission rappelle que lorsque le dossier comporte un état récapitulatif des dépenses, celuici doit être signé par le bénéficiaire puis contresigné par le comptable public attestant d un paiement effectif des dépenses (pour les opérations à maîtrise d'ouvrage publique) ou contresigné par un commissaire aux comptes ou un expert-comptable (pour les opérations à maîtrise d'ouvrage privée) et accompagné, dans tous les cas, des pièces de dépenses correspondantes. A défaut de contre-signature, des relevés de comptes bancaires du maître d'ouvrage faisant apparaître les débits correspondants doivent être joints aux pièces de dépenses ou ces dernières doivent être acquittées par les fournisseurs. Rappeler ces règles de base aux services chargés du contrôle du service fait. En toute hypothèse, la règle de la double signature du bénéficiaire et du comptable public ou d un expert comptable sur chaque tableau récapitulatif de dépenses est rappelée aux préfectures, aux services et aux bénéficiaires, lors des 2 ou 3 réunions de suivi des dépenses qui se tiennent chaque année en préfectures. Dont acte mais les réponses apportées aux observations formulées sur les dossiers examinés par la mission tendent à montrer que ces règles de base sont inégalement comprises. Elément n 1 à transmettre à la mission avant le 20 août 2007 : rappel aux services des règles quant au caractère probant des pièces de dépenses : - une copie de ces pièces doit figurer, de manière systématique, dans le dossier du service assurant le CSF, qui doit vérifier leur éligibilité ; - le paiement effectif au bon créancier doit être attesté par un tiers : factures portant la mention «acquittée» signé par le fournisseur ; ou attestation de paiement délivrée par un expert-comptable ou un Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

12 Suivi du paiement effectif des cofinancements publics nationaux et présence des pièces correspondantes dans les dossiers Dans le dossier n 7, il n y a pas d attestation du Répondre aux observations sur ces paiement effectif des cofinancements et dans le dossiers (cf. annexe 1). dossier n 32, l attestation de cofinancement ne porte que sur la première année d exécution du projet. Cf. note du 8/12/06 jointe à la réponse du préfet de région. commissaire aux comptes ; ou relevé de compte bancaire faisant apparaître le débit correspondant ; ou, pour les maîtres d ouvrage publics, attestation du paiement par le comptable public. Cf. note jointe d analyse des réponses aux observations sur les dossiers examinés. Détermination précise du montant des dépenses éligibles réalisées Oui Vérification, lors du contrôle du montant des dépenses réalisées, de leur éligibilité au sens de la convention ou de l arrêté attributif de subvention et de leurs annexes techniques et financières ; le cas échéant, précision sur les motifs pour lesquels des dépenses ont été écartées, de même que sur le montant de ces dépenses Dans le dossier n 32, le CSF écarte des dépenses sans préciser le motif de cette exclusion. Expliciter les raisons pour lesquelles des dépenses ont été écartées. Cf. note du 8 décembre 2006 jointe à la réponse du préfet de région. Cf. note jointe d analyse des réponses aux observations sur les dossiers examinés. La mission rappelle que le CSF doit préciser le montant des dépenses présentées par le maître d ouvrage, les dépenses écartées par le contrôle (en donnant à chaque fois le motif), le montant Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

13 Caractère suffisant du dispositif de visites sur place dans le cadre du contrôle du service fait Il n y a eu aucune visite sur place dans le cadre du programme INTERREG III A ALCOTRA. Présence d un compte rendu des visites sur place dans les dossiers Prévoir un minimum de visites sur place et faire en sorte de permettre aux services contrôleurs de s organiser pour aller vérifier la conformité de l opération réalisée par rapport au projet agréé. Caractère complet et conclusif des rapports de contrôle de service fait Oui, sous les réserves évoquées ci-dessus Contrôle qualité de la gestion et dispositif d'alerte Caractère suffisant et clairement formalisé du dispositif de contrôle qualité de l'autorité de gestion Le contrôle qualité gestion n est pas assuré. Mettre en place ce contrôle qualité gestion qui relève de l autorité nationale pour la partie française. S agissant des visites sur place, et compte tenu de ce qu INTERREG ALCOTRA finance en grande majorité des opérations immatérielles, elles sont diligentées pour les opérations présentant un volet équipement significatif (voir rapport du Préfet des Hautes-Alpes sur le dossier n 32 «VERCHAMPS»), le rapport de ces visites devant être annexé lors de la clôture de chaque opération concernée. En cours dans le cadre du programme correspondant du service Europe. de dépenses totales retenu et le montant FEDER à payer. Dont acte. Dont acte. Elément n 2 à transmettre à la mission avant le 20 août 2007 : état des contrôles prévus et réalisés, pour les deux régions, qui doivent notamment être ciblés sur le règlement des problèmes identifiés en ce qui concerne le CSF ; premiers résultats de ces Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

14 contrôles. Caractère adéquat des suites données si les contrôles qualité gestion ont conclu à l'inéligibilité de certaines opérations ou de certaines dépenses Caractère adéquat des mesures correctives prises si les contrôles qualité gestion ont conclu à des erreurs ou des failles systémiques Conclusions sur la vérification de la piste d'audit Il est indispensable d améliorer le contrôle du service fait (présence des pièces de dépenses dans les dossiers, caractère probant de ces pièces, indication des motifs pour lesquels certaines dépenses sont écartées, visites sur place en nombre suffisant, vérification des versements des cofinancements) et de mettre en place le contrôle qualité gestion Validité des contrôles des dépenses par sondage au titre de l article 10 du règlement 438/ Représentativité de l'échantillon contrôlé Caractère approprié des contrôles en ce qui concerne la couverture par année de programmation L organisation des contrôles par sondage relève de la responsabilité de l autorité de gestion. Les propositions du cabinet Ernst et Young ont fait l objet d échanges avec l autorité de gestion sur la base d objections formulées en 2004 tant par le SGAR PACA que par le SGAR Rhône- Alpes, que la CICC-FS avaient estimées fondées (notamment : taux de contrôle calculé sur les dépenses programmées et contrôles prévues sur des opérations non terminées). La mission rappelle que, lors de la clôture du programme, le taux de contrôle sera apprécié au regard des dépenses certifiées à la Commission. Par ailleurs, s il est évidemment préférable que les contrôles par sondage portent sur des opérations soldées afin de pouvoir appréhender la totalité de la piste d audit, la CICC-FS considère que, désormais, il est urgent que les contrôles démarrent effectivement en France. Quand des opérations non soldées font l objet d un contrôle par sondage, il convient de s assurer, au préalable, qu une tranche physicofinancière suffisamment importante Le groupe des contrôleurs financiers qui associe les services de contrôle des trois régions italiennes et des SGAR de Rhône- Alpes et de PACA, institué en 2004, s est réuni quatre fois, le 25 juin 2004 à Turin, le 14 septembre 2004 à Menton, le 3 juillet 2006 à Menton et le 27 septembre 2006 à Turin. Les premières difficultés portant sur l établissement d un échantillon permettant le contrôle cohérent en France et en Italie d un même projet ont été aplanies, en 2005, permettant la réalisation cette année de deux contrôles en France sur les opérations terminées dont vous trouverez ci-joint le rapport intégral également transmis à l autorité unique de gestion et de paiement du programme. La réponse est satisfaisante. Reste à assurer le taux de contrôle et la représentativité requis. Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

15 peut être identifiée. Sur un plan plus général, la mission considère que tous les sujets relatifs aux contrôles par sondage doivent être discutés au sein du groupe des contrôleurs financiers qui doit piloter le dispositif de contrôle. Les conclusions de ces rapports conduisant à un reversement de FEDER par le partenaire français, la procédure correspondante prévue à la fois par la convention de partenariat et la convention attributive de FEDER a été enclenchée par la région Piémont avec le concours des préfets de département et de région concernés. Les recommandations de la CICC ont donc été suivies d effet, tant sur le plan d un contrôle de tous les partenaires d un même projet en France et en Italie que sur celui du pilotage des contrôles par le groupe des contrôleurs financiers. Par mesure Hors champ du présent audit, ce point devant être apprécié sur l ensemble du programme. par type de maître d'ouvrage Hors champ du présent audit, ce point devant être apprécié sur l ensemble du programme. Par taille d opération Hors champ du présent audit, ce point devant être apprécié sur l ensemble du programme. Par zone géographique Hors champ du présent audit, ce point devant être apprécié sur l ensemble du programme. Prise en compte de facteurs de risque pertinents Hors champ du présent audit, ce point devant être apprécié sur l ensemble du programme. Contrôle des principaux organismes impliqués dans la mise en œuvre du programme (bénéficiaires importants) Hors champ du présent audit, ce point devant être apprécié sur l ensemble du programme. Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

16 Répartition des contrôles sur toute la durée du programme Hors champ du présent audit, ce point devant être apprécié sur l ensemble du programme Réalisation des contrôles par sondage Caractère suffisamment indépendant (par rapport aux services de mise en œuvre) des services qui ont effectué les contrôle, pour éviter tout conflit d intérêt Oui, le dispositif adopté permet une séparation satisfaisante des fonctions. L autorité de gestion a confié la définition d une méthodologie et l élaboration du plan de contrôles au cabinet d audit Ernst & Young qui sera aussi chargé de la consolidation des rapports de contrôle. En revanche, la réalisation des contrôles relève de chaque autorité nationale. Pour le versant français, ils doivent être assurés par l unité de contrôle du département Europe du SGAR, qui présente un caractère suffisamment indépendant. Pourcentage des dépenses des dossiers contrôlés égal ou supérieur à 5 % des dépenses totales éligibles enregistrées Aucun contrôle réalisé à ce jour sur le versant Cf. observation précédente. français. Pourcentage calculé sur la base des dépenses ayant fait l'objet de contrôles sur le terrain jusqu'au niveau du bénéficiaire ultime Pourcentage calculé, pour chaque opération, sur la base du contrôle de l'intégralité des dépenses ou d'une approche par sondage conforme aux normes d'audit reconnues Qualité des différentes étapes des contrôles (notamment la phase contradictoire et la transmission des rapports aux acteurs concernés) Prise en compte, par les contrôleurs, des recommandations concernant l'activité de contrôle formulées lors des audits (Commission européenne, Cour des comptes européenne, CICC-FS) Examen de la piste d'audit dans le cadre des rapports de contrôle Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

17 Qualité suffisante et caractère conclusif des rapports de contrôle Suites données aux contrôles par sondage Mise en œuvre des recommandations des contrôles Correction des erreurs et irrégularités identifiées par déduction effectuée sur la déclaration de dépenses à la Commission européenne Mesures adéquates prises pour corriger les faiblesses et pour mettre en évidence et corriger les dépenses non conformes, quand des dysfonctionnements matériels dans les systèmes de gestion et de contrôles susceptibles d'avoir des répercussions sur la régularité des dépenses ont été mis en lumière Signalement à l OLAF des irrégularités portant sur un montant de subvention supérieur à Evaluation par les contrôles de la nature des erreurs identifiées de manière à déterminer s'il s'agissait d'erreurs systémiques Mesures nécessaires prises, lorsque des erreurs ou irrégularités présentaient un caractère systémique, pour identifier les autres cas, pour apporter les corrections nécessaires et prendre les mesures nécessaires en vue du recouvrement Lorsque les contrôles ont révélé un taux d'erreurs supérieur à 2 % de l'ensemble des dépenses contrôlées, analyse de la nature de ces erreurs et examen de la possibilité d'effectuer d'autres contrôles visant à mieux déterminer et à mieux quantifier l'ampleur des problèmes Conclusions sur la procédure de contrôles par sondage Le dispositif adopté permet une séparation satisfaisante des fonctions. Côté français, les contrôles n ont pas démarré car on attendait que les opérations soient soldées pour ce qui concerne les partenaires français. S il est évidemment préférable que les contrôles par sondage portent sur des opérations soldées afin de pouvoir appréhender la totalité de la piste d audit, la CICC-FS considère que, désormais, il est nécessaire que les contrôles démarrent effectivement en France sans délai. Si ces contrôles portent sur des opérations non soldées, il faut définir des tranches soldées bien identifiables sur le plan physique et financier, puis entamer les contrôles sans tarder. L idéal serait bien entendu de contrôler simultanément les partenaires relevant des mêmes opérations des deux côtés de la frontière. La mission considère Le dispositif mis en place paraît désormais de nature à permettre de répondre aux exigences du règlement. Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

18 que le dispositif de contrôles par sondage doit être piloté par le groupe des contrôleurs financiers Fiabilité des chiffres certifiés à la Commission Utilisation d un système de monitorage Informations disponibles L autorité nationale française utilise un tableur Excel pour la gestion des projets et le suivi de leur avancement. Caractère correct de la saisie des montants de DTE figurant dans les certificats de contrôle du service fait Cette saisie est effectuée dans le tableau Excel, qui est Répondre sur ce dossier. du reste utilisé par le STC. Outre les problèmes relevés en ce qui concerne le contrôle du service fait, la mission a noté une incohérence, sur le dossier n 10. Saisie dans le système de monitorage des corrections nécessaires à la suite des contrôles Suivi correct des recouvrements Caractère complet et précis des informations saisies dans le système de monitorage Cf. note du 8/12/06 jointe à la réponse du préfet de région. Cf. note jointe d analyse des réponses aux observations sur les dossiers examinés. Oui, sous les réserves indiquées en ce qui concerne le CSF et les cofinancements. Utilisation du système de monitorage pour les appels de fonds : la partie française n effectue pas les appels de fonds Contrôles qualité certification Transmission régulière et exhaustive à l'autorité de paiement des certificats de contrôle du service fait Oui Mise en œuvre par l'autorité de paiement déléguée de contrôles qualité - certification (contrôles de cohérence CSF/monitorage ; contrôles des pièces de dépenses sur un échantillon suffisant de dossiers) L autorité nationale n a pas été saisie par l autorité de paiement sur les dossiers dont elle a la charge et ne dispose d aucune information à cet égard. L attention de l autorité de paiement doit être appelée sur la nécessité de mettre en œuvre L attention de l autorité de paiement (région Piémont) a été appelée sur la nécessité de mettre en œuvre ce type de contrôle lors d une Dont acte. Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

19 des contrôles qualité certification et d informer l autorité nationale sur les résultats de ces contrôles. Caractère suffisant et clairement formalisé de ce dispositif de contrôle qualité L autorité nationale ne dispose d aucune information à Cf. observation précédente. réunion de l organisme collégial qui associe outre l autorité unique de gestion, l autorité unique de paiement, les SGAR de Rhône- Alpes et de PACA. cet égard. Caractère adéquat des suites données si les contrôles qualité certification ont conclu à l'inéligibilité de certaines opérations ou de certaines dépenses Caractère adéquat des mesures correctives prises si les contrôles qualité certification ont conclu à des erreurs ou des failles systémiques Caractère probant de l'examen des dossiers auquel la mission a procédé a partir du dernier appel de fonds quant à la fiabilité des données certifiées à la Commission européenne Conclusion sur la fiabilité des chiffres certifiés à la Commission Pour les données fournies par le versant français, les points essentiels à améliorer concernent le CSF et la vérification des cofinancements. La mission rappelle que le contrôle qualité certification destiné à renforcer la fiabilité des chiffres certifiés à la Commission européenne relève de l autorité de paiement italienne dont l attention doit être appelée sur ce point. Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

20 2.4. Déclaration de clôture D après les comptes-rendus de réunions communiqués à la mission a pu lire, il semble que l autorité de gestion s attende à ce que chaque administration délivre une déclaration de validité partielle qu elle se chargera de transmettre à la Commission européenne. La CICC-FS considère que la déclaration de validité du programme doit être unique et qu elle relève exclusivement des autorités italiennes. En conséquence, elle ne délivrera pas de déclaration de validité partielle. Toutefois, la CICC-FS est, bien entendu, prête à apporter sa contribution, notamment par le présent rapport d audit. Préciser ce point très clairement à l autorité de gestion afin d éviter les malentendus. L autorité unique de gestion et de paiement unique du programme (région Piémont) est bien consciente d une part que la déclaration de validité du programme doit être unique et d autre part que la responsabilité de cette déclaration lui incombe, et ce, depuis l approbation du programme. Toutefois, s agissant du montant de dépenses certifiées et contrôlées en France, la région Piémont n ayant pas de compétences juridiques ni de moyens adaptés pour en apprécier elle-même la validité, est bien obligée de s en remettre aux dispositifs nationaux, ainsi qu elle l a justement signalé à plusieurs reprises, sauf à être dans la situation de constater le moment venu, son incapacité à valider les dépenses françaises et de ne pas les intégrer dans la déclaration finale à la Commission Européenne. Le recours à une intervention de la CICC-FS pour une déclaration de validité partielle sur la partie française, initialement envisagé notamment à l issue de la réunion du 16/09/2004, ne pouvant connaître de suite, la région Piémont est dans l attente d une nouvelle proposition conduisant à une modification de la déclaration prévue par l article 5 du règlement 438 auprès de la Commission européenne sur ce point. Dont acte. La mission confirme que le présent rapport d audit constitue la contribution de la CICC- FS, qui n établira pas un autre «rapport final d audit». Selon la mission, le dispositif suivant pourrait être adopté : - déclaration de clôture établie et signée par l autorité italienne responsable désignée ; - cette déclaration devrait faire, notamment, la synthèse des conclusions des contrôles par sondage sur la base des rapports de contrôle ; - cette déclaration devrait être soumise au GCF ; - en cas de désaccord non résolu, les membres du GCF pourraient faire valoir, par écrit, leurs réserves qui seraient annexées à la déclaration de clôture. Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

21 A cette fin, j ai bien noté votre proposition d apporter le concours de la CICC-FS à la déclaration de clôture au moyen notamment des rapports d audit qu elle réalise. Dans cette perspective, il pourrait être envisagé que, sur la base d un rapport final d audit de la CICC-FS, se référant notamment aux rapports ponctuels précédemment établis tant en Rhône- Alpes qu en PACA sur ce programme, chaque Préfet de Région concerné puisse délivrer à la clôture un certificat de conformité pour un montant précis de dépenses certifiées. Je vous serai obligé, après examen attentif de cette proposition, de bien vouloir m assurer qu elle recueille votre agrément, avant de la confirmer au Préfet de la région Rhône-Alpes ainsi qu à la Région Piémont. La déclaration de clôture ainsi constituée, avec ses annexes éventuelles, serait transmise à la Commission européenne en accompagnement du dossier de clôture établi par l autorité de gestion, les Etats membres ayant, conformément aux dispositions du règlement 1260/1999, la possibilité de faire part à la Commission, le cas échéant, de leurs observations sur la déclaration de clôture. S agissant de la proposition d un certificat de conformité pour un montant précis de dépenses certifiées établi par les préfets des deux régions françaises concernées, la mission considère qu il peut s agir d un récapitulatif des dépenses ayant fait l objet d un CSF en France, après, le cas échéant, corrections liées aux contrôles mis en œuvre sur les opérations concernées. Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

22 2.5. Observations sur les dossiers examinés par la mission Les fiches d'analyse des dossiers figurent en annexe 1. Répondre dossier par dossier dans une note jointe. III. Conclusion générale Conclusion avant procédure contradictoire Conclusion après procédure contradictoire En revanche, il ne peut s agir, en aucune manière, d une attestation équivalente à la déclaration prévue à l article 15 du règlement 438/2001, qui méconnaîtrait la séparation des fonctions. Cf. note d analyse jointe. Pour ce qui concerne les tâches qui incombent à l autorité nationale française, les principales demandes de la mission concernent l amélioration du contrôle du service fait (présence des pièces de dépenses dans les dossiers, caractère probant de ces pièces, visites sur place en nombre suffisant, vérification des versements des cofinancements), la mise en place du contrôle qualité gestion et la réalisation des contrôles par sondage. La procédure de déclaration de clôture doit être précisée, la CICC-FS ne délivrant pas de déclaration partielle mais étant prête à apporter sa contribution, notamment par le présent rapport d audit. La mission ne peut que déplorer le caractère tardif des réponses, malgré plusieurs relances. Les réponses apportées sur la mise en œuvre des contrôles par sondage sont rassurantes ; le processus de mise en œuvre de la déclaration de clôture paraît également pouvoir se clarifier dans le sens souhaité par la mission et qui correspond d ailleurs au dispositif adopté, sur la base de l expérience acquise, dans les nouveaux règlements, pour la période Outre des précisions sur deux dossiers examinés, la mission demande que des éléments complémentaires lui soient transmis avant le 20 août 2007 sur la consolidation du contrôle du service fait et sur les contrôles qualité gestion. Des réponses probantes sur ces points, et notamment sur le CSF, sont nécessaires pour que la mission puisse conclure que le dispositif mis en place donne une assurance raisonnable de fiabilité. Le présent rapport définitif après procédure contradictoire est adressé par la CICC-FS à la Commission européenne. Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

23 Rapport définitif IGA programme (partie française) INTERREG III A ALCOTRA France/Italie juin

24 PACA INTERREG ALCOTRA juin 2007 CONCLUSIONS DE LA MISSION SUR LES REPONSES AUX OBSERVATIONS SUR LES DOSSIERS EXAMINES Dossier n 10 «Renforcement de l identité transfrontalière par des actions de préservation et de valorisation du patrimoine naturel, historique, culturel et touristique», chantier des jeunes de Provence Côte d'azur La mission avait noté que (points évoqués dans l ordre des observations de la fiche d examen du dossier) : 1) Ce projet clôturé depuis le 30 novembre 2004, n avait fait l objet que d'un seul CSF présent au dossier, daté du 24/11/03, d'un montant de ,15 euros, alors que le total certifié inscrit dans les tableaux de synthèse du SGAR était de ,15 euros pour les deux partenaires français. 2) Les pièces de dépenses ne figuraient pas au dossier. Les tableaux récapitulatifs de dépenses étaient signés du directeur et du trésorier (le visa du trésorier de l'association ne saurait remplacer celui d'un expert comptable ou d'un commissaire aux comptes ou la présence au dossier de copies de relevés de compte faisant apparaître les débits correspondant aux dépenses). Le service contrôleur, la DDJS 06, n'avait pas relevé ce point qui constitue pourtant un élément de base de son contrôle de service fait. Réponse de l autorité nationale désignée pour le programme : 1) Le CSF au dossier concernait un des deux partenaires français ; le CSF concernant le 2 ème partenaire, situé dans les Hautes-Alpes, a été établi le 27/7/2006 ; la somme des CSF pour solde concernant les deux partenaires français s élève à ,15, la différence (3 070 ) avec le total certifié inclus dans le tableau de synthèse du SGAR (constat de la mission de 2005) «correspond à un tableau récapitulatif de dépenses de l association Alpes de lumière en date du 3/12/2003, certifié par la DDJS le 11/06/2004, mais non pris en compte dans le CSF final sans doute en raison de l absence du cachet de l association sur ce document». 2) L association a répondu qu elle n était pas obligée d avoir un expert comptable mais qu un commissaire aux comptes vérifiait et certifiait la tenue des comptes annuels. Conclusion de la mission : il ressort des réponses que le CSF a été établi par la DDJS sur une base déclarative et que les preuves des paiements effectués par les partenaires français n ont toujours pas été apportées ; en l espèce, la mission n a pas demandé le recours à un expert comptable mais simplement rappelé les différents moyens, pour un maître d ouvrage, d apporter (à défaut de factures portant la mention «acquittée» signée par le fournisseur) la preuve du paiement effectif de la dépense qui bénéficie de la subvention ; les preuves de paiement des dépenses doivent être transmises à la mission, faute de quoi, la subvention FEDER devra être remboursée ; il semble nécessaire de rappeler au service instructeur les principes de base de la vérification des dépenses dans le cadre du CSF ; la mission demande que lui soit transmise une copie de ce rappel. Dossier n 32 «Verchamps», Hautes-Alpes Développement La mission avait noté que (points évoqués dans l ordre des observations de la fiche d examen du dossier) : 1) Les attestations de cofinancement ne correspondaient qu'à la première année d'exécution du projet. 2) Les certificats de contrôle du service fait établis par la DDAF des Hautes-Alpes ne retenaient qu'une partie des montants déclarés par le chef de file sans que soit justifié ou expliqué ce tri. 1

25 PACA INTERREG ALCOTRA juin ) Seules les factures issues de la pépinière Robin, acquittées, constituaient des dépenses probantes. Toutes les autres pièces de dépenses, y compris les tableaux récapitulatifs, n'avaient pas de caractère probant. 4) Le total des dépenses justifiées tel qu'inscrit dans le tableau de synthèse du SGAR ressortissait à ,64, ce qui ne correspondait ni aux montants des CSF, ni à ceux des tableaux récapitulatifs de dépenses émanant des partenaires. Réponse de l autorité nationale désignée pour le programme : 1) Le maître d ouvrage est informé de l obligation de justifier de l attribution et du paiement des cofinancements ; il lui manque encore la décision attributive de la 3 ème tranche de participation du conseil régional ; ce point sera clarifié lors de la demande de solde. 2) Les réductions de dépenses opérées au titre du CSF résultent du travail d analyse des pièces effectué par le service chargé du contrôle ; quelques exemples sont donnés à l appui de cette réponse ; un engagement est pris par le préfet et la DDAF des Hautes Alpes à apporter les explications sur toute modification des dépenses déclarées par le maître d ouvrage. 3) La réponse n est pas très claire mais semble montrer que des certificats pour paiement peuvent être établis sans que les preuves de paiement effectif des dépenses soient toutes fournies, le service demandant ensuite les pièces complémentaires nécessaires. 4) Des éléments d explication ont été fournis : les différences constatées sont liées aux points précédents. Conclusion de la mission : Point 1 : dont acte. Point 2 : dont acte ; le CSF doit préciser le montant des dépenses présentées par le maître d ouvrage, les dépenses écartées par le contrôle (en donnant à chaque fois le motif), le montant de dépenses totales retenu et le montant FEDER à payer. Point 3 : la réponse pouvant prêter à interprétation, la mission rappelle que le CSF n est pas un document destiné à constater «l état d avancement» du programme financé ; il doit fournir les éléments sur l exécution physique et financière de l opération et aucune dépense ne doit être validé par le CSF sans que le service contrôleur ait vérifié qu elle est bien éligible et qu elle a bien été payée au bon créancier. Point 4 : dont acte. La mission demande confirmation que le point 3 a bien été rappelé et pris en compte par le service concerné. Les réponses apportées aux observations de la mission sur l autre dossier qu elle a examiné sont satisfaisantes. *** Les réponses complémentaires attendues par la mission doivent lui être communiquées avant le 20 août