ANNEXE V : CIRCUIT D AUDIT

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1 PROGRAMME D'INITIATIVE COMMUNAUTAIRE INTERREG IIIC ZONE SUD Projet INTERREG IIIC «PolyMETREX plus II» 2S0110 R ANNEXE V : CIRCUIT D AUDIT Le présent document fournit les informations pertinentes concernant les personnes habilitées à effectuer le «contrôle de premier niveau» dans le cas du Chef de File, aussi bien que des partenaires du projet. Le «contrôle de premier niveau» (article 4/438) 1 est l'audit réalisé par l'auditeur indépendant consistant à vérifier l'éligibilité des dépenses de l'opération, la délivrance effective des produits et services et le respect des dispositions nationales et communautaires. Suite au contrôle de premier niveau, l'auditeur signe la «Confirmation d'un auditeur indépendant membre d organisme/service (public ou privé) compétent». Auditeur indépendant de l ensemble de l opération L'organisme compétent choisi par le Chef de File, le Gouvernement de la Catalogne, pour la réalisation de l'audit de l'ensemble de l'opération et la certification de la dépense est la Direcció General de Programació Econòmica del Departament d Economia i Finances de la Generalitat de Catalunya (voir lettre annexée a ce document). Cet auditeur autorisé est une unité organisationnelle indépendante des activités et de la gestion financière du projet, qualifiée pour réaliser des audits de documents comptables et bien expérimentée dans l application des règles du FEDER, notamment les règles relatives aux dépenses éligibles (Règlement (CE) nº 1685/2000 de la Commission, modifié par le Règlement (CE) nº 448/2004 de la Commission). 1 Le cadre réglementaire des systèmes de gestion et de contrôle des États membres est fixé dans le Règlement de la Commission (CE) nº 438/2001, modifié par le Règlement (CE) nº 2355/2002 de la Commission, et dans le Règlement du Conseil (CE) nº 1260/1999. PROJET COFINANCÉ PAR L UNION EUROPÉENNE 1

2 Auditeurs indépendants des partenaires Les auditeurs indépendants autorisés au niveau des partenaires sont aussi des unités organisationnelles indépendantes des activités et de la gestion financière du projet, qualifiées pour réaliser des audits de documents comptables et bien expérimentées dans l application des règles du FEDER. Pour les partenaires du projet appartenant à l Italie, la Grèce, la Pologne ou à Malte les auditeurs indépendants sont déterminés auparavant par les correspondantes réglementations nationales. Les auditeurs indépendants de chaque partenaire du projet sont nommés dans la liste ci-dessous: Pour le Gouvernement de la Catalogne en qualité de Chef de File : Generalitat de Catalunya Departament d Economia i Finances Direcció General de Programació Econòmica Adresse: Gran Via de les Corts Catalanes, Barcelona (Espagne) Personne à Contacter: M. Antònia Monés i Farré Teléphone: Fax: Àrea de Programació Pour la Députation Provincial du Saragosse en qualité de partenaire nº 2, Diputación Provincial de Zaragoza Secretaría General Adresse: Palacio Provincial Plaza de España, Zaragoza (Espagne) Personne à Contacter: Secretaria General de la Diputación Provincial Teléphone: Fax: PROJET COFINANCÉ PAR L UNION EUROPÉENNE 2

3 Pour la Gouvernement Régional de l'andalousie en qualité de partenaire nº 3, Junta de Andalucía Consejería de Economía y Hacienda Adresse: C/ Juan Antonio Vizarrón. Edificio Torretriana. Isla de la Cartuja Sevilla (Espagne) Personnes à Contacter: D. Manuel Gómez Martínez Interventor General Teléphone: Fax: Pour la Région de Veneto en qualité de partenaire nº 4 et Région Emilia- Romagna en qualité de partenaire nº 5, L Italie à choisi de centraliser le «contrôle de premier niveau» pour tout le programme INTERREG IIIC, à fin de garantir le respect de la Reg (EC) No. 438/2001. Par conséquent, les Certificateurs du Ministère des Infrastructures et des Transports sont responsables du «contrôle de premier niveau» et exercent ce contrôle sur tous les partenaires italiens au programme INTERREG IIIC. Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti Dipartimento per il coordinamento dello sviluppo del territorio Adresse: Via Nomentana 2 I Roma Personnes à Contacter: Gabriella Irace Teléphone: Fax: Pour le Service Municipal d'urbanisme, d'habitation et de Circulation de Rotterdam en qualité de partenaire nº 6, (voir coordonnés de l auditeur indépendant dans les pages finales annexées à ce document). PROJET COFINANCÉ PAR L UNION EUROPÉENNE 3

4 Pour l Organisme pour la Planification et la Protection Environnementale d'athènes en qualité de partenaire nº 7 et l Organisme pour la Planification et la Protection Environnementale Thessalonique en qualité de partenaire nº 8, Le Ministère d Économie et des Finances est l autorité nationale compétente pour certifier toutes les dépenses des Chef de files et des partenaires grecs dans les opérations du programme INTERREG IIIC avant qu ils présentent son rapport financier correspondant bien au STC bien au Chef de file concernés. Les coordonnés de l auditeur indépendant pour les partenaires grecs sont: Ministère d Économie et des Finances Autorité de Paiement Unique pour les Fonds Structurels Unité d Audit et Contrôle Adresse: Petraki st Athènes (Grèce) Personnes à Contacter: Teléphone: Fax: Pour METREX - Le Réseau des Régions et des Aires Métropolitaines en qualité de partenaire nº 9, (voir coordonnés de l auditeur indépendant dans les pages finales annexées à ce document). Pour la Greater London Authority en qualité de partenaire nº 10, (voir coordonnés de l auditeur indépendant dans les pages finales annexées à ce document). Pour le Glasgow and the Clyde Valley Structure Plan Joint Committee en qualité de partenaire nº 11, (voir coordonnés de l auditeur indépendant dans les pages finales annexées à ce document). Pour la Verband Region Stuttgart en qualité de partenaire nº 12, (voir coordonnés de l auditeur indépendant dans les pages finales annexées à ce document). PROJET COFINANCÉ PAR L UNION EUROPÉENNE 4

5 Pour la Ville de Dresde, Département de Planification Urbaine en qualité de partenaire nº 13, (voir coordonnés de l auditeur indépendant dans les pages finales annexées à ce document). Pour la Ville de Stockholm/Administration de Planification Urbaine en qualité de partenaire nº 14, (voir coordonnés de l auditeur indépendant dans les pages finales annexées à ce document). Pour la Ville de Helsinki en qualité de partenaire nº 15, (voir coordonnés de l auditeur indépendant dans les pages finales annexées à ce document). Pour la Malta Environment and Planning Agency en qualité de partenaire nº 16, La Division de Planification et Coordination des Priorités (Planning and Priorities Co-ordination Division) dans le Bureau du Premier Ministre est le coordinateur national pour la participation de Malte à l Initiative Communautaire Interreg III et, de même, l organisme responsable de la certification des dépenses pour les partenaires de Malte («contrôle de premier niveau»). Ainsi, les partenaires maltais doivent présenter son rapport financier à la Division de Planification et Coordination des Priorités avant de l envoyer bien au Chef de File ou au Secrétariat Technique Conjoint. Les coordonnés de l auditeur indépendant pour les partenaires maltais sont: Planning and Priorities Co-ordination Division Office of the Prime Minister Adresse: Auberge de Castille, St.Paul s street, CMR02, Valletta (Malte) Personnes à Contacter: --- Teléphone: Fax: Site web : PROJET COFINANCÉ PAR L UNION EUROPÉENNE 5

6 Pour la La Municipalité de Szczecin en qualité de partenaire nº 17 et l Institut pour le Développement Urbain de Krakovie en qualité de partenaire nº 18, À la Pologne, le «contrôle de premier niveau» sera réalisé de façon centralisée. Le BUREAU INTERREG (INTERREG OFFICE) est chargé de conduire l audit des partenaires polonais qui participent à des projets INTERREG III: Interreg Office (Implementing Authority for Phare CBC Programmes) Adresse: ul. Wspólna 2/4, IV piętro, Warszawa (Pologne). Personnes à Contacter: Ms Sylwia Tyszko Teléphone: Fax: Site web : Pour la La Municipalité de Sofia en qualité de partenaire nº 19, Les directives d audit d Interreg IIIC ne s appliquent pas à la Municipalité de Sofia, pourvu qu elle participe au projet avec ses propres fonds uniquement (sans financement FEDER). Rôle et tâches de l'auditeur indépendant 2 L'auditeur certifie la dépense en contrôlant la validité et la conformité des factures. L'auditeur déclare la bonne utilisation des fonds en délivrant la «Confirmation d'un auditeur indépendant membre d organisme/service (public ou privé) compétent». Cette confirmation confirme aussi le versement du cofinancement national proportionnel. La signature originale de l'auditeur doit figurer sur la confirmation présentée au Secrétariat Technique Conjoint (STC). Le chef de file est responsable de la tenue des comptes de l'opération. La tâche de l'auditeur est de confirmer l'information contenue dans ces comptes en utilisant à cet 2 Voir aussi les DIRECTIVES D AUDIT, «Guide de l AUDITEUR», lesquelles peuvent être télechargées du site web officiel du programme INTERREG IIIC PROJET COFINANCÉ PAR L UNION EUROPÉENNE 6

7 effet des contrôles permettant l'obtention de moyens de preuve suffisants pour émettre un avis fondé concernant : 1. L'existence d'une système financier sain/d'une gestion financière saine et d'un mécanisme de contrôle interne permettant de vérifier l'information enregistrée dans les comptes et la qualité des documents justificatifs (système de comptabilité de l'opération adéquat). 2. La conformité aux dispositions applicables dans le pays partenaire du projet (États membres de l'ue et Norvège), notamment aux dispositions relatives aux marchés publics et au contrôle financier des organisations partenaires. Les partenaires du projet doivent tenir compte des dispositions relatives aux marchés publics dans la passation de leurs contrats de fournitures et de services externes. La conformité des partenaires du projet à ces dispositions doit être vérifiée par l'auditeur. 3. La conformité aux règles particulières régissant le Programme INTERREG IIIC et le FEDER, et notamment aux règles indiquées dans le Contrat de Subvention. 4. La solution apportée par le projet aux problèmes ayant pu se présenter au cours d'un contrôle financier antérieur de la Commission, de la Cour des Comptes Européenne ou d'une Autorité de Gestion, soit par l'obtention des documents adéquats, soit par l'exclusion de la dépense des comptes. Le rapport doit donner des informations explicites sur ce point. Modèle d information choisi dans le projet 3 Le Chef de File (CF) présentera les rapports d'avancement de l'opération, qui se composent du rapport d'activité et du rapport financier audité accompagné du certificat des dépenses signé, au Secrétariat Technique Conjoint. La manière dont le certificat des dépenses et les certificats d'audit seront présentés au chef de file sera la suivante. Les partenaires du projet tiendront les comptes des dépenses effectuées et envoieront tous les six mois au Chef de File le rapport financier audité accompagné du certificat des dépenses. Le Chef de file présentera tous les six mois au Secrétariat Technique Conjoint les rapports d'avancement et les certificats d'audit établis par un auditeur indépendant. 3 Voir aussi les DIRECTIVES D AUDIT, «Guide de l AUDITEUR», lesquelles peuvent être télechargées du site web officiel du programme INTERREG IIIC PROJET COFINANCÉ PAR L UNION EUROPÉENNE 7

8 L'Autorité de Paiement effectuera les versements au Chef de File et le Chef de file procèdera à son tour aux versements aux partenaires. Modèle d'information AG/STC Chef de file Partenaire du réseau Partenaire du réseau Partenaire du réseau Partenaire du réseau Partenaire du réseau Partenaire du réseau Partenaire du réseau Partenaire du réseau Partenaire du réseau Rapport interne des auditeurs 4 En signant la «Confirmation d'un auditeur indépendant membre d organisme/service (public ou privé) compétent», l'auditeur confirme tous les éléments qu'il lui a été demandé de vérifier et déclare l'usage régulier des fonds. Cette confirmation doit se baser sur des contrôles adéquats, ainsi que sur un rapport d'audit interne. Le rapport d'audit interne de l'auditeur est utile aux auditeurs aussi bien qu'aux chefs de file et il fait aussi partie des documents du projet/de la piste d'audit. Ce rapport est à seul usage interne et ne doit pas être envoyé au Secrétariat Technique Conjoint. Le rapport d'audit interne doit contenir au minimum les éléments suivants : 1. Une brève description de la méthode utilisée pour les contrôles (taille de l'échantillon de documents vérifiés, nature des documents vérifiés, dispositions nationales et communautaires contrôlées). 2. La mention du montant des dépenses contrôlées et de la période considérée. Il doit être fait mention de la nature précise des vérifications effectuées. 3. La mention que les dépenses engagées ont non seulement été contrôlées, mais ont aussi été payées dans la période courante du rapport. 4 Voir aussi les DIRECTIVES D AUDIT, «Guide de l AUDITEUR», lesquelles peuvent être télechargées du site web officiel du programme INTERREG IIIC PROJET COFINANCÉ PAR L UNION EUROPÉENNE 8

9 4. Une description claire de chacune des réserves exprimées le cas échéant concernant l'éligibilité de certaines dépenses et le traitement qui leur a été donné. 5. Une liste de contrôle (on trouvera un exemple de liste de contrôle à l'annexe II). L'auditeur déterminera le niveau de détail et d'exhaustivité des vérifications à effectuer et l'échantillonnage à réaliser en fonction de chaque situation, en se fondant sur son jugement professionnel. Le certificat des comptes est à remettre au chef de file, qui est juridiquement responsable de l'opération à l'égard de l'autorité de Gestion dans la région concernée. PROJET COFINANCÉ PAR L UNION EUROPÉENNE 9

10 DOCUMENTS ANNEXÉS PROJET COFINANCÉ PAR L UNION EUROPÉENNE 10

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