I- PRESENTATION DU CONSEIL REGIONAL

Transcription

1 I V CONSULTATION W 009 PORTANT SELECTION D'AGENCES DE VOYAGE POUR LES PRESTATIONS LIEES AUX RESERVATIONS DE PLACES ET A LA DELIVRANCE DES BILLETS POUR LE CREPMF I- PRESENTATION DU CONSEIL REGIONAL Le Conseil Régional de l'epargne Publique et des Marchés Financiers (CREPMF) est un Organe spécialisé de ('Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA). Créé le 3 juillet 1996 par tes pays membres de I'UEMOA, il est L'Organe de tutelle et de régulation du marché financier régional de l'union. Son siège se trouve à Abidjan (Côte d'ivoire), à L'Avenue Joseph ANOMA à ta rue des banques 01 BP 1878 Abidjan 01, face à la Banque de ('Habitat de Côte d'ivoire (BHCI). II- OBJECTIFS DE LA CONSULTATION Dans te cadre de l'accomplissement des missions qui Lui sont assignées, tes autorités du CREPMF, ainsi que tes cadres qui exercent leur fonction en son sein, sont appelés constamment à effectuer des missions officielles dans les pays de I'UEMOÂ et hors UEMOA, par voie aérienne. Afin de faciliter ces différents déplacements, le CREPMF souhaite se faire assister dans L'organisation de ses voyages par une Agence de voyage reconnue, compétente et sérieuse, afin de faciliter les itinéraires de voyage, tes réservations de places auprès des compagnies aériennes et la délivrance des billets y afférents aussi bien à ('intérieur qu'à ('extérieur de la zone UEMOA. Cette assistance se matérialisera par La signature formelle d'un contrat de prestation de services entre (e CREPMF et ('une ou deux Agences qui seront retenues. III- PRESENTATION DES OFFRES Les Agences intéressées par tes termes de La présente consultation sont priées de soumettre au CREPMF, une offre technique et une offre financière détaillée et motivée à cet effet. IV- OBJET DES TERMES DE REFERENCES (TDR) Le présent document a pour objet de spécifier L'approche utilisée par te CREPMF pour sélectionner une ou deux Agence(s) de voyage (désignée ici comme «Agence») qui seraient intéressées à lui fournir les services qui y sont liés. Cette approche sera basée sur les compétences c'est-à-dire La méthode de sélection basée sur la qualité technique et Le coût en raison d'une pondération technique de 70 % et financière de 30 %. 17

2 V- DESCRIPTION DES SERVICES A FOURNIR Il s'agit de la fourniture de services de gestion des voyages et autres services connexes, y compris, sans toutefois s'y (imiter, Les billets d'avions et le transfert de l'aéroport, ainsi que Les services connexes, au meilleur coût, pour tes membres du Conseil Régional, Le personnel du Secrétariat Général et / ou Leurs personnes à charge (pour des voyages officiels et non officiels), tes consultants, les invités du CREPMF et tes participants aux réunions ou en mission officielle pour te compte du CREPMF. Il faudra aussi prendre' en compte les demandes de remboursement éventuelles des billets d'avion non utilisés. VI- PORTEE DES TRAVAUX La portée et la nature des services envisagés concernent la gestion de voyages dans La zone UEMOA et hors UEMOA. Le volume de voyages est actuellement en moyenne de dix (10) billets individuels par mois. L'Agence apportera un appui au CREPMF pour toute une gamme de services notamment: / la confirmation et l'émission de billets pour faciliter Les voyages nationaux et internationaux; et / la fourniture d'un service d'assistance téléphonique et d'outils de réservation en ligne, plus particulièrement en ce qui concerne Les systèmes de billetterie en ligne. VII- POLITIQUE DE VOYAGES DU CREPMF La politique actuelle des voyages du CREPMF exige que les Agences émettent les meilleurs tarifs disponibles et s'informent sur ta politique de voyage et les conditions requises pour les missions dans tous Les cas. La politique de voyage du CREPMF se traduit par les principes de base suivants qui, sont toutefois soumis à des révisions ultérieures L'émission des billets à tarif changeable et remboursable en classe économique pour les cadres supérieurs, les cadres moyens et Les employés, l'émission des billets en classe économique soumis à conditions peuvent être émis (sur demande) si des billets plein tarif ne sont pas disponibles, l'émission des billets en classe affaires ou équivalents seront émis uniquement au profit du Président du CREPMF, des membres du CREPMF, du Secrétaire Général, des Directeurs et assimilés. Les Agences doivent avoir une bonne maîtrise des services demandés et être prêtes à offrir des billets à tarif spécial, préférentiel, réduit et de groupe pour utilisation en cas de besoin. Toutefois, les billets d'avion assortis de conditions restrictives (telles que les pénalités ou Les nuits supplémentaires dues à L'itinéraire de voyage), ne seront émis qu'avec l'autorisation expresse du personnel autorisé de l'agence.. L'Agence assure, entre autres, les services ci-après: y' la fourniture de services de voyage les jours ouvrables, les weekends et les jours fériés s'il est nécessaire de fournir un service de voyage en urgence, ainsi que des services d'urgence 24 heures sur 24 qui pourraient nécessiter qu'un ou deux agent(s) de t'agence soit/soient acçessibte(s) / le remplacement du personnel affecté en cas d'absentéisme, de vacances, de congés maladie, etc. 2

3 V La mise en oeuvre de dispositions pour tous Les vols nationaux et Internationaux, comme requis par le CREPMF, en donnant des conseils sur L'itinéraire, la tarification et Les exigences en matière de visa pour ta planification des voyages; / l'organisation, tes cas échéants, de voyages dans un délai très court, en privilégiant ['efficacité et ta communication rapide dans le traitement de toutes Les questions liées aux voyages V la fourniture d'une couverture d'assurance voyage à un prix compétitif; V ta conclusion d'un accord d'entreprise, pour tes voyages nationaux et internationaux, avec une compagnie de bonne réputation; V la notification du problème à la partie demanderesse, en cas de non confirmation des modalités de voyage, et ta présentation de trois (3) autres itinéraires/devis; V te compte rendu régulier au CREPMF sur le statut des vols pour les réservations sur liste d'attente, Lui donne des conseils sur Les dates [imites pour les billets, et fournit toutes autres informations pertinentes chaque fois que des réservations seront effectuées, en vue d'éviter les annulations de réservations; V la fourniture, dans [es meilleurs délais, des billets imprimés de manière exacte et des itinéraires détaillés (en format imprimé et électronique), indiquant te statut exact de ta compagnie aérienne sur tous [es tronçons du voyage et se tient au courant des changements d'horaires du transporteur, ainsi que de toute autre modification et nouvelle condition affectant le voyage, afin de procéder aux ajustements nécessaires pour tout changement de plans de vol ou d'horaires de train ou de bus, avant ou pendant te voyage officiel Si nécessaire, les billets et factures sont modifiés ou émis de manière à refléter les changements tels qu'ils ont été approuvés; V tes billets d'avion ne sont émis que sur un stock de billets agréé par l'association du transport aérien international («IATA») ou pour tout autre stock de billet de compagnies aériennes reconnues et de bonne réputation; / l'agence assure un service d'information automatisé qui notifie au CREPMF et aux voyageurs les évènements, tels que Les fermetures d'aéroport, l'annulation ou te retard des vols, des trains ou des bus, ainsi que les grèves, les conditions politiques et de sécurités locales pouvant affecter le voyage vers une destination donnée; / l'agence assure aux personnes en mission officielle La dernière place disponible, le pré-enregistrement, l'émission des cartes d'embarquement à L'avance sur toutes tes compagnies aériennes pour Lesquelles elle peut assurer ces services, et doit également étendre ces mêmes services lorsque ceux-ci deviennent disponibles sur d'autres compagnies y' le traitement des demandes spéciales liées à l'organisation des voyages, telles que tes attributions de sièges, les repas spéciaux, la prise en charge lors des escales et l'hébergement durant tes escales en transit, etc. V ta mise à disposition de la personne qui voyage pour le CREPMF dans les 24 heures, par l'intermédiaire du personnel désigné de ['Unité voyage, tous les billets nécessaires, les divers ordres de notification, [es bons et tout autre document, et doit valider ou émettre à nouveau tes billets en cas de changement de réservation;

4 / L'obtention et Le versement au CREPMF, dans un délai d'un (1) mois, les remboursement qui Lui sont dus au titre des billets non utilisés, perdus, des divers ordres de notification, d'avances et de déclassements des billets payés à l'avance et non utilisés (les frais d'annulation perçus par Les compagnies doivent être facturés selon te cas), et la fourniture de rapports réguliers sur l'état des remboursements; V l'octroi d'une assistance, au besoin, pour le traitement des réclamations, conformément aux politiques d'assurance applicables pour Les accidents au cours des voyages et en cas de perte de bagage et pour aider à les retrouver; V La fourniture d'informations sur tous les systèmes de fidélisation proposés par les compagnies aériennes, tels que les systèmes de points de fidélité, et la mise à disposition de ceux-ci lorsqu'ils peuvent être comptabilisés pour un fonctionnaire / membre du personnel ou une organisation V la confirmation de l'exactitude du caractère complet des comptes, des pièces justificatives et la signature des factures en vue de la réclamation de leur paiement en donnant la preuve de la prestation des services rendus. b" la conclusion d'un accord d'entreprise, pour les voyages internationaux et domestiques, avec une compagnie de bonne réputation; / la notification de toute difficulté au CREPMF, en cas de non confirmation des modalités de voyage, et la présentation de trois (3) autres itinéraires/devis; V l'agence fait un feedback régulier au CREPMF sur le statut des vols pour les réservations sur liste d'attente, lui donne des conseils sur les dates Limites pour les billets, et fournit toute autre information pertinente chaque fois que des réservations seront effectuées, en vue d'éviter les annulations de réservations Les horaires d'ouverture de ('Agence devraient au moins être de S heures 00 à 16 heures 00, du lundi au vendredi. L'ouverture de l'agence le samedi inatin serait un atout. Dans tous les cas, l'agence devra disposer d'un numéro de téléphone sur Lequel elle pourrait être joignable 24h/24 pour Les cas d'urgence au d'évacuation. VIII- Résultats attendus IL s'agit de la mise en place d'un système de gestion plus efficace et économique des voyages des dirigeants et cadres de l'institution dans l'exercice de leurs fonctions afin de mieux gérer les ressources budgétaires affectées aux voyages et déplacements. Ce système de gestion de voyages devra être complété par des services connexes y afférents. IX- Durée des prestations de service La durée des prestations de services de l'agence est prévue pour une période initiale d'un (1) an avec une éventuelle prolongation de deux (2) autres années au maximum en fonction de la performance de ('Agence. Cette performance est évaluée à la fin de la période initiale d'un an,

5 Lesdits services peuvent être résiliés par l'une. ou l'autre des parties sur préavis de trois (3) mois. X Qualifications de L'Agence Pour être éligible, ['Agence doit Etre ressortissante d'un Etat membre de I'UEMOA et dûment enregistrée dans son pays d'origine et en fournir ta preuve Disposer d'un bureau opérationnel situé dans la capitale d'un pays de I'UEMOA ou avoir un partenaire local dans lesdites capitales, disposant d'un personnel en nombre suffisant et bien formé et d'équipements lui permettant de fournir les services requis; Présenter un justificatif de paiement des impôts pour tes trois (3) dernières années :2012,2011, et 2010; Présenter les états financiers vérifiés des trois dernières années (fournir Les bilans comptables visés par l'administration fiscale compétente), Xi- Critères d'évaluation L'Agence éligible sera évaluée sur ta base des critères suivant: Elle devra être un membre agréé par L'IATA BSP et fournir un justificatif à titre de preuve; Elle devra être opérationnelle depuis au moins cinq (5) ans et justifier de bons résultats au service d'organisations internationales, d'ambassades et de compagnies multinationales (listes/ attestations des entreprises clientes à fournir) L'Agence doit être en mesure de fournir une (1) personne ayant au moins cinq (5) ans d'expérience dans ce secteur avec la capacité de gérer toutes les réservations du CREPMF rapidement. Ces personnes doivent parler couramment La langue officielle de I'UEMOA. L'Agence devra produire mensuellement une situation des prestations effectuées à soumettre au visa préalable à ta Direction de l'administration et de la Comptabilité du CREPMF aux fins de formalités de certification du service fait et introduction des factures pour paiement. XII- Responsabilités du CREPMF Afin de faciliter La prestation des services requis par t'agence, le CREPMF doit fournir une unité des voyages qui servira d'interface entre [e personnel du CREPMF et L'Agence. L'Agence sera rémunérée par le CREPMF conformément aux termes et conditions convenues et définies dans le contrat de prestation de services.

6 XIII- DEPÔT DE S DOSSIERS Les Agences soumissionnaires doivent faire parvenir Leurs offres sous pli fermé au Secrétariat Général du CREPMF, au plus tard, le vendredi 27 septembre 2013 à 16 h GMT, à L'adresse suivante Monsieur le Secrétaire Général du Conseil Régional de l'epargne Publique et des Marchés Financiers, Avenue Joseph ANOMA 01 B.P 1878 Abidjan 01 (COTE D'IVOIRE) Les offres doivent porter au verso de l'enveloppe la mention suivante «Consultation pour la sélection des Agences de voyages». NB: Toute offre sera rejetée si: - les propositions techniques et financières ne seront pas communiquées dans des enveloppes séparées et scellées, - elle ne stipule pas la référence de l'appel d'offres concerné, - elle est t,ansmise après la date et l'heure indiquées dans le dossier d'appel d'offres, - elle est mat adressée. Le CREPMF se réserve le droit de ne donner aucune suite au présent appel d'offre. L (jt /