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3 Table des matières Le Service commun de la documentation en Le SCD en quelques chiffres Réseau informatisé et catalogue commun Rapports d activité 2012 des bibliothèques du SCD La bibliothèque intégrée Ulm Jourdan... Les bibliothèques associées... Bibliothèque de l Agrégation de physique chimie Bibliothèque d archéologie Bibliothèque des Archives Husserl Centre documentaire du CAPHÉS Bibliothèque du département de chimie Bibliothèque du département Géosciences Bibliothèque de mathématiques et informatique bibliothèque du DMA Bibliothèque du Laboratoire de Physique Théorique Bibliothèque générale du département de physique... Bibliothèque du Risc - Institut d étude de la cognition... Annexe 1 Organigramme du SCD... Annexe 2 Organigramme de la bibliothèque Ulm Jourdan... Annexe 3 Projet de contrat quinquennal (volet documentaire)

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5 Le Service commun de la documentation en Création du Service commun de la documentation Par décision du Conseil d administration de l ENS en date du 4 juillet 2012, le réseau des bibliothèques de l ENS est devenu le «Service commun de la documentation» (SCD) de l ENS. La création de ce service, si elle n a pas induit de changements majeurs dans le rattachement et les modalités de travail des personnels des bibliothèques, a permis de formaliser un cadre de coopération pour les bibliothèques de l École. En 2012, et avant la fusion des bibliothèques de physique, chimie et géosciences prévue pour 2013, le SCD comprend 11 bibliothèques, qui travaillent et fonctionnent en réseau : 1 bibliothèque intégrée, la bibliothèque des Lettres et sciences humaines et sociales (LSHS) Ulm Jourdan 10 bibliothèques qui ont choisi le statut de «bibliothèque associée» : - Bibliothèque de l Agrégation de physique chimie - Bibliothèque d archéologie - Bibliothèque des Archives Husserl - Centre documentaire du CAPHÉS - Bibliothèque du département de chimie - Bibliothèque du département Géosciences, partie géologie - Bibliothèque de mathématiques et informatique - Bibliothèque du Laboratoire de physique théorique - Bibliothèque générale du département de physique - Bibliothèque du Risc - Institut d étude de la cognition Le statut de bibliothèque associée, qui reste à formaliser par la signature de conventions d association dont le Conseil d administration a d ores et déjà validé le contenu, prévoit que moyens humains et financiers demeurent affectés au département, laboratoire, unité dont relève la bibliothèque, tout en permettant à celle-ci de s inscrire dans les projets et concertations mis en place par le réseau. Les principales missions du SCD ont été discutées par les responsables des différentes bibliothèques impliquées dans le SCD, au sein du groupe de travail créé en décembre Ces missions sont désormais inscrites dans le statut approuvé par le Conseil d administration : proposer une offre de services adaptée aux besoins et aux usages des différents publics de l'ens, acquérir, gérer et communiquer les documents et ressources d information de toute nature et sur tout support, et assurer la conservation de ceux qui appartiennent à l ENS ou qui sont à sa disposition, développer les ressources documentaires numériques et leurs usages, participer, à l intention des utilisateurs, à la recherche sur ces documents, à la production de l information scientifique et technique, à sa diffusion, ainsi qu aux activités de valorisation et d animation culturelle, scientifique et technique, favoriser par l action documentaire et l adaptation des services toute initiative dans le domaine de la recherche et de la formation initiale et continue, coopérer avec les bibliothèques qui concourent aux mêmes objectifs, quels que soient leurs statuts, notamment par la participation à des catalogues collectifs, collaborer avec les structures documentaires relevant des établissements avec lesquels l'ens entretient des relations de coopération, 5

6 former les utilisateurs à un emploi aussi large que possible des techniques d accès à l information scientifique et technique et leur proposer un accompagnement documentaire adapté, contribuer à la formation initiale et continue des personnels en poste dans les bibliothèques, participer à tout projet de construction ou d aménagement de locaux dévolus aux bibliothèques et veiller à la bonne tenue de ces espaces. Début décembre 2012, le groupe de travail a validé un projet d organigramme pour le SCD, pour lequel une équipe de direction a été créée. Il reste à former et à réunir le Conseil documentaire, nouveau conseil de l ENS, dont la composition est également prévue par le statut du SCD, dans ses articles 6 et 7. Présidé par le directeur de l ENS, il comprendra 21 membres (mais aussi des membres invités) : le directeur de l ENS ou son représentant, 4 élèves et étudiants de l ENS, représentant la section littéraire et la section scientifique, 6 enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs de l ENS, représentant la section littéraire et la section scientifique, 6 personnels en fonction dans les bibliothèques et centres de documentation intégrés (4) et associés (2), 4 personnalités extérieures désignées par le directeur de l'ens en raison de l intérêt que celles-ci portent aux activités documentaires, après avis du directeur du SCD. La création et la mise en place de ce conseil constituent un objectif pour l année Modernisation des espaces de bibliothèques L autre grand chantier auquel le SCD a dû faire face en 2012 a été celui de la modernisation de ses espaces, amorcé en 2011, mais entré depuis dans une phase plus opérationnelle. Plusieurs bibliothèques sont concernées : Ulm-LSH a réalisé, avec le service du patrimoine de l ENS, la rénovation d une première salle de lecture, celle des Sciences de l Antiquité ; Jourdan-SHS a activement préparé le déménagement de ses collections et sa réinstallation dans une unique salle, désormais programmés pour l année 2013 ; Les bibliothèques de chimie, géosciences et physique, sont appelées à fusionner en 2013 dans le nouvel espace prévu pour la Bibliothèque des sciences expérimentales (BSE) au premier étage du 29, rue d Ulm. On trouvera dans les rapports d activité de ces bibliothèques des éléments précis pour comprendre l avancée des différents projets, dans lesquels la direction des bibliothèques s est fortement impliquée. Concernant la BSE, et bien que cette bibliothèque ne lui soit pas directement rattachée, la direction des bibliothèques s est efforcée de présenter au nouveau directeur de l ENS tous les éléments qui lui étaient nécessaires pour rendre les arbitrages indispensables, qu il s agisse de la nomination de la responsable de la bibliothèque, Monique Brouat, ou du budget à mobiliser pour réaliser les aménagements intérieurs de la BSE. N. Marcerou-Ramel a par ailleurs contribué à organiser, avec le Centre régional de formation aux carrières des bibliothèques Médiadix, un stage de formation pour l ensemble de l équipe de la BSE à la classification Dewey, classification retenue pour la cotation des documents qui seront présentés dans cette bibliothèque. Ce stage s est déroulé sur site, à l ENS. Il a permis à l équipe de découvrir les principes de cette classification, puis de travailler à la cotation de ses propres ouvrages. 6

7 Soucieuse de permettre aux bibliothèques en manque d espaces de stockage de regagner les mètres linéaires qui leur sont nécessaires, la direction des bibliothèques a négocié l équipement en rayonnages mobiles du magasin du Centre documentaire du Caphés, situé dans le sous-sol du 29, rue d Ulm. Durant les travaux, certaines collections du Caphés ont été hébergées dans le magasin Érasme de la bibliothèque Ulm-LSH. Le magasin du 29, rééquipé par la société Lapouyade, est désormais partagé entre le Caphés et la BSE. L opération, menée par le service patrimoine de l ENS, a cependant généré des contraintes importantes dans cet espace, dans lequel il a fallu renforcer le plafond et couler une dalle, ce qui a considérablement réduit la hauteur sous plafond. De par sa configuration, ce magasin ne peut plus être utilisé que pour le stockage de documents faiblement consultés par le public. Ce constat a amené la direction des bibliothèques à entamer des démarches auprès de la direction de l ENS, démarches poursuivies avec succès en 2013, pour que les murs de l ancienne salle de lecture de la bibliothèque de l Institut national de recherche pédagogique (INRP), située au rez-dechaussée du 29, rue d Ulm, soient accordés au SCD. Il ne s agit pas de créer une nouvelle bibliothèque dans cet espace très convoité, mais de conserver les rayonnages qui y sont installés, de les sécuriser, afin de déployer des collections dans ce qui deviendrait un nouveau magasin, plus accessible, pour les bibliothèques du Caphés, de la BSE et du Risc Institut d étude de la cognition. 3. Projets en réseau Le réseau informatisé, le catalogue commun, la mise en valeur conjointe des ressources électroniques acquises par l ENS, constituent plus que jamais le socle de la coopération documentaire entre bibliothèques, ainsi que le montre le rapport spécifique consacré à ce sujet (p. 17). Mais la plupart des projets documentaires sont désormais conduits en réseau et, à partir de 2013, ils seront instruits lors des réunions de direction mensuelles du SCD. Plusieurs dossiers constitués en 2011 se sont concrétisés en 2012 : celui des versements de documents au Centre technique du livre de l enseignement supérieur (CTLes), notamment. La direction des bibliothèques a coordonné, en 2011, le premier dossier de candidature de l ENS auprès du CTLes, avec pour objectif de confier à cette structure collaborative, localisée à Marne-la-Vallée, des collections qui ne sont plus consultées, des collections de périodiques, en particulier. Après avoir porté le dossier auprès du CTLes, la direction du SCD a coordonné les signatures des conventions de don ou de dépôt entre l ENS et le CTLes. Si une première demande de financement des opérations de rétroconversion déposée auprès de l Agence bibliographique de l enseignement supérieur (ABES) n avait pas été acceptée en 2011, le dossier déposé en 2012 a reçu une réponse favorable, mais pour la seule bibliothèque d Ulm-LSH (subvention obtenue : ). Un nouveau dossier incluant une demande de financement pour la bibliothèque de mathématiques et informatique sera élaboré en Comme en 2011, la direction des bibliothèques a coordonné les réponses communes aux différentes enquêtes auxquelles les bibliothèques sont soumises, à commencer par les enquêtes statistiques annuelles lancées par le MESR : l Enquête statistique générale auprès des bibliothèques des établissements d enseignement supérieur (ESGBU) et l enquête sur les ressources électroniques (ERE). Il s agit de donner l image la plus juste possible des collections et des services documentaires dont dispose l ENS. Ceci suppose de créer, au sein du SCD, une culture commune des statistiques et des indicateurs, qui reste à ce jour perfectible. Des efforts seront faits, en 2013, pour améliorer notre manière de produire les données qui nous sont demandées annuellement. 7

8 Dans le cadre de la réflexion conduite en 2012 sur le futur contrat quinquennal , la direction des bibliothèques a été sollicitée par celle de l ENS pour produire un bilan du volet documentaire du contrat Elle a également organisé la réflexion sur les axes documentaires qu il conviendrait d inscrire au prochain contrat quinquennal lors d une réunion de l équipe de direction du SCD, organisée le 12 juin Le texte commun élaboré à cette occasion est consultable en annexe de ce rapport. Elle s est enfin efforcée de faire inscrire les principaux axes de travail retenus dans les projets remis par l ENS au MESR. À la demande du responsable de l unité AOROC, dont dépend la bibliothèque d archéologie, la bibliothèque Ulm-LSH a accordé un soutien spécifique à cette bibliothèque associée, qui n avait plus de responsable depuis décembre Ulm-LSH a contribué au fonctionnement de cette bibliothèque en apportant une aide au catalogage des documents les plus indispensables. La bibliothèque a accepté que la contractuelle en poste à mi-temps à l accueil d Ulm, Kenza Zinaï, doctorante en archéologie, travaille à la bibliothèque d archéologie jusqu à l arrivée de la nouvelle responsable, en septembre Ceci a nécessité de former un nouvel étudiant pour le poste des inscriptions d Ulm ; ce sont en réalité trois personnes qui se sont succédé à cette fonction. Enfin, la direction du SCD s est impliquée dans le recrutement de la responsable de la bibliothèque d archéologie, en travaillant sur sa fiche de poste et en participant au premier concours ouvert pour le pourvoir, concours qui fut infructueux. En 2012, la direction des bibliothèques a entamé des discussions avec plusieurs directeurs de bibliothèques (INHA, Sciences-Po, Bibliothèque Sainte-Geneviève) pour évaluer les possibilités de collaborations avec ces établissements dans le domaine des bibliothèques numériques. Ces échanges informels visent à alimenter notre réflexion, qui prendra forme au cours de l année Participation au labex TransferS Véritables laboratoires dans lesquels s élabore une partie importante de la recherche en sciences humaines et sociales, les quatre bibliothèques en Humanités de l ENS constituent, depuis 2011, un des 14 partenaires du labex TransferS. Elles sont pleinement associées au labex, la directrice des bibliothèques étant invitée permanente au conseil du labex. En 2012, N. Marcerou-Ramel a assisté à quatre séances de ce conseil. Le projet «documentation» qu elle a soumis au labex en 2011 afin de mieux coordonner et financer les achats documentaires s est mis en place en 2012, en coordination avec l adjointe au directeur du labex, Annabelle Milleville. Il s agit d un circuit d acquisition et de prêt de documents, spécifique pour les chercheurs membres du labex. Ce projet associe les quatre bibliothèques littéraires de l ENS et celles du Collège de France, chacune pouvant être destinataire, au final, des documents acquis dans ce circuit. Au total, en 2012, ,88 ont été dépensés sur cette ligne, gérée par Annabelle. 133 titres payés sur les crédits du labex ont été commandés et reçus par la bibliothèque Ulm-LSH en Les acquisitions d'ulm-jourdan financées par le labex ont représenté L'année 2012 était une année de rodage, ce qui peut expliquer que les demandes aient été le fait d'un nombre restreint de chercheurs (18, dont 3 à l'origine de la moitié des demandes) et que seuls les UMR 8547 (Pays germaniques Archives Husserl Transferts culturels), 8066 (Institut d Histoire Moderne et Contemporaine) et 7172 (Atelier de Recherche sur l'intermédialité et les Arts du Spectacle) aient véritablement profité du nouveau dispositif. Les 133 titres, après avoir été exploités par les chercheurs intéressés, ont cependant rejoint ou vont rejoindre, dans leur quasi-totalité, les rayonnages de la bibliothèque Ulm-LSH. Les demandes concernant les autres bibliothèques du réseau ont été marginales. Celles 8

9 destinées à la bibliothèque d'archéologie, émanant exclusivement de chercheurs du laboratoire Archéologie d'orient et d'occident, sont traitées désormais par la responsable de la bibliothèque d archéologie, Lauranne Chaignon. N. Marcerou-Ramel a participé au colloque Humanités numériques organisé sous l égide du labex. À la demande de Barbara Cassin, elle est intervenue le 1 er juin 2012 dans une tableronde sur le thème «Ce que les bibliothèques en humanités peuvent apporter aux Humanités numériques». 5. Participation à la coordination documentaire de PSL L année 2012 a vu la montée en charge de la coordination documentaire de PSL, N. Marcerou-Ramel ayant été nommée co-pilote du projet Liberlabo aux côtés d Isabelle Sabatier, représentant l Université Dauphine, et de Laure Léveillée, pilote. Cette équipe restreinte s est réunie tous les 15 jours, le plus souvent à l ENS, afin de faire avancer les dossiers. Plusieurs réunions plénières ont en outre été organisées par L. Léveillé, soit avec l ensemble des responsables des SCD et bibliothèques concernés (5 réunions), soit avec l ensemble du personnel, le 11 juin Il s agissait de présenter au personnel la mise en place de l accueil mutuel des membres de PSL au sein des bibliothèques, ainsi que l avancée des principaux projets, au premier rang desquels figure la création d un portail documentaire commun intégré au portail de PSL. La présidente de PSL ayant sollicité auprès du MESR une mission d accompagnement de la part de l Inspection générale des bibliothèques (IGB), la coordination du Liberlabo a préparé des données pour l IGB, répondu aux questions des inspecteurs généraux et participé au rendez-vous qu ils ont organisé avec le Président de l Université Dauphine. Elle a également coordonné la réponse commune qui a été rédigée par PSL suite à la présentation du rapport 1. Les deux copilotes et le pilote du projet se sont réparti le rôle de représentation des bibliothèques dans différentes réunions au cours desquelles elles ont souvent été invitées à présenter les projets documentaires : réunion du 11 avril avec les chercheurs de PSL ; conseils de la formation et de la recherche. L. Léveillé et N. Marcerou-Ramel ont également pris part au séminaire PSL du 11 juillet 2012, durant lequel un atelier a été consacré aux projets documentaires. Elles ont enfin été conviées par M. Canto-Sperber à participer au lancement des discussions conduites autour de l ouverture possible à PSL des portails de ressources électroniques en ligne du CNRS : une première réunion de travail a été organisée avec la Direction de l information scientifique et technique du CNRS, le 15 octobre N. Marcerou-Ramel a participé au lancement de la réflexion sur le futur portail documentaire de PSL : rédaction du cahier des charges pour la maîtrise d ouvrage de cet outil ; dépouillement des offres le 22 novembre, en présence de la nouvelle coordinatrice des projets «ressources et savoirs» de PSL à compter de janvier 2013, Hélène Chaudoreille. L étude préparatoire, qui sera conduite en 2013, a été confiée au consultant Ourouk. 6. Vie de l ENS Durant l année 2012, la directrice des bibliothèques a activement participé à la vie et aux projets de l ENS : conseil d administration, en tant qu invitée permanente, conseil scientifique, en tant que membre de droit, 1 - Le rapport de l IGB est disponible à l adresse suivante : [consulté le 26/09/2013] 9

10 réunion des directeurs de département de l École littéraire, réunions des directeurs de département animées par Marc Mézard, réunion «Assises de la recherche», en octobre 2012, comité éditorial du Web, réflexion sur le schéma directeur numérique, réunion du Directoire des SI et de la communication, Conseil du département «Histoire», à l invitation de Gilles Pécout, le 19 décembre. N. Marcerou-Ramel a rencontré certains élus étudiants, à leur demande, le 29 février Participation aux réseaux professionnels Les bibliothèques de l ENS ont maintenu, en 2012, leur implication dans les réseaux nationaux et internationaux. Le SCD a participé à diverses manifestations nationales : les journées annuelles organisées par l Agence bibliographique de l enseignement supérieur (ABES) à Montpellier (P. Arauz-Aubrun, A. Cela, C. Pradel, O. Luguern) ; l assemblée générale annuelle du consortium Couperin (G. Sosnowski, M. Brouat) ; la session annuelle du club des utilisateurs de Millennium (D. Ablin, S. Dauta, R. Le Rheun) ; la réunion annuelle des directeurs de bibliothèques universitaires et de grands établissements (DIRBUIST), à l invitation du MESR (5 avril) ; le Réseau national des bibliothèques de mathématiques, groupement de service du CNRS, GDS 2755 (Odile Luguern) ; certaines réunions du groupe des directeurs de bibliothèques universitaires d Île-de- France, Brésile (N. Marcerou-Ramel). Les bibliothèques de l ENS sont membres de la Ligue des bibliothèques européennes de recherche LIBER. Le congrès annuel de l association s est tenu à Tartu, en Estonie, du 26 au 29 juin Lors de ce congrès, N. Marcerou-Ramel a représenté le groupe de travail qui lui a été confié en 2011, groupe qui s intéresse à l évolution de l organisation et des compétences en bibliothèque («Organisation and Skills»). Cette responsabilité de groupe devrait s interrompre en 2013, LIBER ayant décidé de réorganiser ses thématiques de travail, réorganisation qui fut d ailleurs l un des thèmes du congrès de Tartu. Au titre de son intérêt pour la formation des personnels de bibliothèque, N. Marcerou-Ramel a assisté à la journée professionnelle sur la formation organisée le 6 septembre 2012, dans le cadre du congrès annuel de l Association des directeurs de bibliothèques universitaires (ADBU). Elle a également poursuivi sa collaboration avec l École nationale supérieure des sciences de l information et des bibliothèques (ENSSIB), école qui forme les cadres de la filière «bibliothèque». Elle a notamment pris part aux soutenances de mémoires du diplôme de conservateur des bibliothèques (DCB). L équipe de direction de la bibliothèque Ulm-LSH a reçu une étudiante de l ENSSIB et répondu à son enquête sur les ressources électroniques en sciences humaines, enquête préparatoire à un mémoire de DCB sur le sujet. E. Bœuf- Belilita et N. Marcerou-Ramel ont accueilli un groupe de stagiaires en formation continue sur les questions de conservation et de préservation des documents. Il est à noter que les métiers des bibliothèques, en particulier le concours de conservateur, peuvent constituer un débouché pour certains normaliens. En 2012, N. Marcerou-Ramel a reçu à plusieurs reprises une élève qui souhaitait présenter ce concours. Cette élève, très motivée, a été reçue en troisième place sur la liste principale du concours externe. 10

11 Le SCD en quelques chiffres 1. Ressources humaines et formation professionnelle Au 31 décembre 2012, les bibliothèques du réseau documentaire employaient 95 personnes : 85 agents titulaires et contractuels, ainsi que 10 étudiants vacataires participant aux opérations de rétroconversion et aux horaires d ouverture élargis de la bibliothèque des Lettres et sciences humaines, au service public des bibliothèques d archéologie et de mathématiques et informatique. Ces chiffres, et notamment celui des vacataires employés par la bibliothèque Ulm-LSH, sont en diminution par rapport à 2011 du fait de la fin progressive des crédits de personnels disponibles dans le cadre du chantier de rétroconversion : seuls deux étudiants ont pu être employés à cette tâche en 2012, contre 10 en Tableaux des effectifs Bibliothèques A B C Agents titulaires et contractuels Vacataires étudiants Total Remarques Agrégation physique - chimie Archéologie Archives Husserl CAPHÉS Chimie Géosciences Lettres SHS (Ulm - Jourdan) 31 8, ,5 6 68,5 Mathématiques et informatique 2 3,5 1 6,5 3 9,5 Physique théorique Physique générale Poste de responsable pourvu le 1/12/ agent à mi-temps à Ulm-LSH et à mi-temps à Maths-info 1 agent à mi-temps à Ulm-LSH et à mi-temps à Maths-info 1 poste de catégorie C en CDD à compter du 26/03/ poste en détachement à compter du 16/07/ poste catégorie B congé maladie non pris en compte Risc Total SCD

12 Ces 95 personnes ont effectué 76,51 équivalents temps plein (ETP) : 72,96 pour les agents titulaires et contractuels ; 3,55 pour les étudiants vacataires. Bibliothèques Agrégation physique - chimie ETP A ETP B ETP C Agents titulaires et contractuels Vacataires étudiants ETP 0 0,8 0,5 1,3 0 1,3 Archéologie ,8 1,8 Archives Husserl 0 0,5 0 0,5 0 0,5 CAPHÉS Chimie Géosciences Lettres SHS (Ulm - Jourdan) Mathématiques et informatique 27,35 7,1 20,7 55,15 1,5 56,65 2 2,4 0,9 5,3 1,25 6,55 Physique générale 1 1 1,21 3,21 0 3,21 Physique théorique Risc 0, ,5 0 0,5 Remarques Poste Cat. A pourvu le 1/12/ personne en congé de maladie depuis 2011, non décomptée dans les ETP 1 personne en congé de maladie puis disponibilité durant l année 2012, non décomptée dans les ETP 1 personne en congé de maladie non décomptée dans les ETP. Total SCD 34,85 12,8 25,31 72,96 3,55 76, Formation des personnels Rapport rédigé par Brigitte Lahcène, correspondant-formation du SCD En 2012, 27 agents du SCD (contre 25 en 2011), toutes catégories confondues, sur 85 ont suivi au moins un stage de formation professionnelle auprès du Centre régional de formation aux carrières des bibliothèques (CRFCB) Médiadix, qui reste le principal pourvoyeur de formations aux métiers des bibliothèques. Ils ont pris part à 19 formations différentes, représentant un total de 770 heures de cours, dont un stage «intra» Dewey commandé à Médiadix pour former les personnels de la nouvelle Bibliothèque des sciences expérimentales à la classification Dewey (7 agents concernés pour un total de 126 h). Les autres formations ont essentiellement porté sur le traitement des collections (catalogage, indexation RAMEAU), l équipement et la réparation des collections, l accueil des publics, l évolution des métiers, etc. En 2012, 4 agents, dont 3 contractuels, ont achevé une préparation aux concours des bibliothèques à Mediadix : bibliothécaire (1), bibliothécaire assistant spécialisé interne ou externe (2). Un agent contractuel a engagé, en 2012, une préparation pour un concours programmé en 2013 (concours de conservateur). 12

13 Des formations «métier» ont également été suivies auprès d autres organismes que Médiadix : 2 agents de catégorie A ont suivi une formation (STAR) dispensée par l Agence bibliographique de l enseignement supérieur (ABES). 4 agents de catégorie A ont suivi des formations à l ENSSIB. 1 agent de catégorie A, ACMO à la bibliothèque d Ulm-LSH, a suivi, à la demande de l ingénieur Hygiène et sécurité de l ENS, la formation des membres de CHSCT et des assistants de prévention à l Université Paris Sud (51h) L informaticien de la bibliothèque a suivi une formation (35h) à l administration système Red Hat I (RH124). Il a depuis lors quitté la bibliothèque. Les bibliothèques concernées ont pris en charge les frais de déplacement et d hébergement des personnels à Montpellier, où se trouve l ABES, et à Lyon où est localisée l ENSSIB. 31 agents toutes catégories confondues ont suivi des formations internes à l ENS représentant un total de plus de 200 heures. 146 heures de formations professionnelles ont été dispensées en interne, dans les bibliothèques. Ce chiffre constitue cependant un minimum car certaines formations et assistances organisées dans le réseau, mais non signalées au correspondant-formation, peuvent ne pas être décomptées dans ce bilan. Nous avons comptabilisé les séances de formation proposées aux nouveaux personnels : visites, découverte des services de la bibliothèque, formations au catalogue, à l intranet du réseau des bibliothèques. (Ne sont pas comptabilisées, cependant, les séances de formation nécessaires aux 4 moniteurs étudiants de la bibliothèque d Ulm). La formation continue des personnels ou peut-être faudrait-il écrire «formation tout au long de la vie» - constitue une préoccupation du SCD. Dans un contexte marqué par une évolution rapide des métiers des bibliothèques, il s agit de permettre aux agents de réussir les concours des bibliothèques, de développer leurs compétences professionnelles, ou d évoluer dans leur carrière. Le recrutement, en septembre 2012, d un correspondant-formation, permet désormais de mieux formaliser les besoins du réseau dans ce domaine et de les intégrer au plan de formation de l ENS. Le correspondant-formation a pour objectif d améliorer l adéquation entre l offre de formation disponible, les souhaits des agents et les attentes des bibliothèques. 2. Budget Le montant total des dépenses réalisées par les bibliothèques du SCD s élève, en 2012, à Il est en légère augmentation par rapport à l année 2011 : Comme l année précédente, les rapports des bibliothèques du réseau font apparaître qu environ des crédits proviennent du CNRS. 73 % des dépenses de la bibliothèque d archéologie, 13% de celles de la bibliothèque Géosciences ont été réalisées sur des crédits CNRS. D autres bibliothèques du réseau mathématiques et informatique reçoivent également une part de crédits CNRS. A l inverse, plusieurs bibliothèques du réseau chimie, physique, Ulm-Jourdan - sont exclusivement financées sur des crédits ENS. Il convient de rappeler que la bibliothèque Ulm Jourdan bénéficie depuis plusieurs années du BQR des départements littéraires, ce qui témoigne du soutien précieux et constant qu accordent ces départements à leur outil de travail. Nous les en remercions. Le tableau suivant précise la répartition des dépenses et des dépenses consacrées aux seules acquisitions documentaires, par bibliothèque. 13

14 Bibliothèques Total dépenses Dépenses sur crédits CNRS Dépenses globales d'acquisition Dépenses d'acquisition sur crédits ENS Dépenses d'acquisition sur crédits CNRS Agrégation physique - chimie 8 992,00 0, , ,00 0,00 Archéologie 8 646, , , , ,85 Archives Husserl 1 934,16 0, , ,16 0,00 CAPHÉS 6 627, , ,70 (975,52 sur crédits 406,18 74,00 labex) Chimie ,00 0, , ,00 0,00 Géosciences , , , , ,8 Lettres SHS (Ulm - Jourdan) ,43 0, , ,31 0,00 Mathématiques et informatique (*) Physique générale ,00 0, , ,00 0,00 Physique théorique 2 505,27 0, , ,27 0,00 Risc 0,00 0,00 205,23 205,23 0,00 Total SCD , , , , ,65 (*) dont le système de contrôle d accès payé en 2012 sur report 2011 La ligne relative à la bibliothèque Ulm Jourdan intègre les dépenses électroniques acquises pour le SCD : , en augmentation de 18% par rapport à l année Comme dans les rapports d activité précédents, nous rappelons que les publics scientifiques de l ENS bénéficient en outre des abonnements électroniques acquis par le CNRS au niveau national et mis à disposition via ses portails nationaux. Ceci constitue un facteur d économie important pour certains départements de l ENS, qui n acquièrent pas ces ressources sur leurs budgets propres. Il en est de même pour les ressources consultables par les chercheurs de l ENS auprès d autres grands établissements parisiens, notamment l UPMC. La structure des acquisitions de ressources électroniques en lettres et sciences humaines et sociales étant différente, elle impose à l ENS de dégager des crédits pour financer ces ressources, dont l acquisition est toutefois pensée en fonction des ressources existantes dans les établissements documentaires voisins (la Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne, notamment). Le compte financier de l ENS pour l année 2012 fait apparaître, pour les seules acquisitions documentaires, le solde suivant : 14

15 Compte 61 Type de documentation Solde 6181 Doc générale et administrative 1 681, Abonnements français , Abonnements étrangers , Ouvrages français , Ouvrages étrangers , Ouvrages électroniques français ,66 Ouvrages électroniques étrangers , ,7 4 Total des dépenses documentaires 2012 Ce compte financier ne peut se comparer terme à terme aux dépenses documentaires comptabilisées par les bibliothèques, dans la mesure où il ne prend en compte que les dépenses strictement rapportées à l année 2012, alors que les bibliothèques ont pu payer, sur leurs crédits 2012, des factures qui portaient aussi sur 2011 ou Nous manquons d éléments objectifs pour évaluer la part des achats documentaires qui s effectue en dehors des bibliothèques et, parfois, en dehors des marchés de documentation passés par le SCD pour l ensemble des département et services de l ENS. Mais cette part existe. La direction des bibliothèques ne manque pas de rappeler, à l occasion du renouvellement des marchés de documentation par exemple (ce fut le cas en 2012), que tout achat de documentation sur crédits ENS doit passer par les marchés de l ENS. Ce rapport est d ailleurs l occasion de remercier vivement le Service des marchés de l École pour la qualité du travail réalisé par ses personnels concernant l ensemble des marchés relatifs aux bibliothèques. Il est en particulier indispensable que les achats de ressources électroniques soient réalisés par l intermédiaire des bibliothèques du SCD : tout d abord, parce que l ENS abonde une ligne commune à cet effet, gérée pour l École par la bibliothèque Ulm Jourdan ; ensuite parce que les bibliothèques, correspondantes du consortium Couperin dont l ENS est membre, connaissent les négociations menées avec les éditeurs et peuvent inscrire ces achats spécifiques dans le cadre de ces accords, sources d économie ou de non augmentation des dépenses importantes. Les bibliothèques savent également quels accords ont été souscrits pour l École et peuvent ainsi éviter les doublons. Ceci inclut l achat de documentation administrative utile aux services généraux de l ENS (Exemple : les bibliothèques gèrent un abonnement aux ressources Dalloz auquel l ensemble des personnels de l École a accès, sur place et à distance). La création du SCD a pour premier objectif d éviter la dispersion des crédits documentaires et d améliorer encore l utilisation des crédits dépensés par l ENS pour la documentation et l accès à l information. Ceci doit évidemment s accompagner d une écoute des besoins des usagers des bibliothèques et d une amélioration de leur information sur les ressources existantes : la mise en place d un outil de gestion des ressources électroniques (ERM) permettra, en 2013, une meilleure information concernant les ressources acquises par l ENS ou mises à disposition de l École par le MESR (achats de ressources en licences nationales) ou d autres structures (le Réseau national des bibliothèques de mathématiques, notamment). 15

16 3. Principales données statistiques 2012 Bibliothèques Locaux (en m2) Places de lecture Postes informatiques publics Collections Acquisitions annuelles Nombre d'heures d'ouverture hebdomadaire Mètres linéaires Nombre de volumes (monographies et thèses) Titres de périodiques (morts ou vivants) Livres Abonnements Agrégation physique - chimie ,5 Archéologie Archives Husserl , NC CAPHÉS ml = 900 ml imprimés ml archives Chimie Géosciences ,5 Lettres SHS Ulm Lettres SHS Jourdan Mathématiques et informatique Physique générale Physique théorique (24h/24 avec badge) Risc , Total SCD

17 Réseau informatisé et catalogue commun Rapport établi par Danièle Ablin Le réseau des bibliothèques de l'ens partage en premier lieu un système informatisé de gestion de bibliothèques (SIGB) et un catalogue commun. Dans le cadre de la mise en place du SCD, le service «Réseau documentaire» s'appelle maintenant «Système d'information documentaire». L'équipe de ce service, éminemment transverse, mais basée à la bibliothèque Ulm-LSH, a en charge le développement, le paramétrage, l'exploitation et l'administration de toutes les applications utilisées par les bibliothèques, ainsi que toutes les interfaces nécessaires aux flux de données avec d'autres systèmes d'information de l'ens (scolarité, sécurité) ou à l'extérieur (Sudoc, base de connaissance...). Elle produit la plupart des statistiques et tableaux de bord qui s'y rapportent. L'équipe assure la formation à ces outils, en étroite collaboration avec les responsables de bibliothèques et de secteurs fonctionnels. Enfin, l'équipe maintient une veille professionnelle propre à anticiper les innovations informatiques indispensables à la mise en œuvre des missions des bibliothèques. 1. L Équipe du service «Système d'information documentaire» En 2010, à la demande de la Direction générale des services (DGS), le poste d'ingénieur informaticien occupé par Éric Le Hénaff avait été transféré du CRI vers la bibliothèque Ulm LSH. E. Le Hénaff, après avoir travaillé à mi-temps de mars à juin 2012 avant de prendre des congés, a obtenu sa mutation pour l'université de Dauphine au 1 er septembre Suite à une nouvelle demande de la DGS, les bibliothèques ont accepté, en juillet 2012, de rendre au CRI leur poste d informaticien devenu vacant ; aucun remplaçant n a été recruté en 2012 sur ce poste qui leur reste affecté. Ce non-remplacement a eu évidemment d'importantes conséquences sur l'évolution des projets d'équipements et d'installation prévus pour 2012, comme on le verra dans les points suivants, et a également représenté, faut-il le dire, une charge accrue de travail pour la responsable de ce service. Depuis juin 2012, l'équipe est donc composée de 3 personnes de catégorie A et à temps plein, en poste à la bibliothèque Ulm-LSH : un conservateur, chef de projet pour l'informatisation, la rétroconversion et la valorisation des ressources électroniques (Electronic Resources Management system ERM), Danièle Ablin, et deux ingénieurs d'études chargés de système d'information documentaire, Sabine Dauta (SIGB, Sudoc et Calames) et Ronan Le Rheun (outil de gestion des ressources électroniques ERM). L'équipe se réunit tous les lundis matins. Sabine Dauta a rejoint le bureau de la Rotonde, son ex-bureau en salle 2 ayant été reconverti depuis en salle de réunion. En 2012, les membres de l'équipe ont participé à plusieurs journées d'études et formations : journées du Club utilisateurs Millennium à l'inria de Grenoble, les 27 et 28 mars (RLR, SD, DA) ; journée de «Présentation de la Bibliothèque scientifique numérique» du CNRS et MESR à l'ens Cachan, le 4 juillet 2012 (RLR, DA), ainsi qu'aux journées de formations aux paramétrages des nouveaux outils acquis dans le cadre du marché ERM, cf

18 2. Le budget Les crédits de l'unité 3B03 sont le support du fonctionnement du système d'information documentaire. En 2012, les dépenses se sont réparties entre : les adhésions, licences et maintenance pour tous les logiciels utilisés, frais restés relativement stables : ,48 le matériel courant : , 53 un MAPA pour le remplacement de PC professionnels du SCD : , 53 les dépenses liées au projet ERM, pour certaines pourvues par la subvention de la Ville de Paris accordée à ce projet en 2007 * frais d'études pour le projet ERM : 2 750,08 * mise en place d'un serveur SSO : * installation des outils acquis dans le cadre du marché ERM : [Subvention] les frais de mission des personnels des bibliothèques dans le cadre des activités du réseau ont été moindres qu'en 2011 (Millennium, Abes-Sudoc, Abes-Calames) : 2 374, 08 Un crédit de prévu pour l'achat et le remplacement de serveurs n'a pas été dépensé, faute d'informaticien. L'unité 3B03 accueille aussi les subventions obtenues pour la rétroconversion : fin de la dotation ENS pour la rétroconversion , subvention accordée par l Agence bibliographique de l enseignement supérieur (ABES) en Les principales activités en Projet «Valorisation des ressources électroniques» (souvent appelé projet ERM...) Engagé de longue date avec une demande de subvention à la Ville de Paris en 2007, subvention obtenue en décembre 2009, ce dossier sur la valorisation des ressources électroniques a connu une longue phase d'instruction depuis novembre Le Comité de pilotage a validé, le 6 juin 2011, le phasage des opérations et le lancement d'un appel d'offre et Monique Canto-Sperber a accepté, en juillet 2011, le nouveau plan de financement pluriannuel. Ce projet s appuie sur une équipe projet composée de 6 personnes, dont une représentante des bibliothèques associées ; l équipe de direction élargie à une autre représentante des bibliothèques associées en valide la mise en œuvre. La structuration des étapes était la suivante : Phase 0, préparatoire : mise à niveau de notre SIGB, visant à permettre une authentification unique des utilisateurs (SSO Single-Sign-On), via notamment l'environnement numérique de travail (ENT) de l'ens : acquisition d'un serveur proxy pour le SIGB Millennium et mise en place des flux d'alimentation entre le CAS (Central Authentication Service) de l'ens et le fichier lecteurs des bibliothèques. Phase 1 : mise en place d'un accès distant aux ressources électroniques acquises par l'ens pour sa communauté d'enseignement et de recherche, l'authentification des usagers s'appuyant sur un annuaire LDAP et le système CAS mis en place par l'ens en septembre 2010 et entièrement refondu à l'été 2011 ; installation d'un serveur reverse-proxy standard. 18

19 Phase 2 : acquisition d'un outil de gestion ERM qui permettra, d'une part, de mieux gérer en interne les ressources acquises ou sélectionnées par l École, et d'autre part de les rendre plus visibles et accessibles aux élèves, étudiants et chercheurs. Phase 3 : acquisition d'un «outil de découverte» facilitant, au travers d'une interface unifiée, la recherche à la fois dans le catalogue des bibliothèques et jusqu'au texte intégral dans les ressources électroniques acquises ou produites par l'ens. Les phases 0 et 1 ont été engagées dès juillet 2011, avec l'acquisition d'un serveur SSO- Millennium produit par la société Innovative et l'installation d'un reverse-proxy produit par OCLC, Ez-proxy. L'authentification unique par le serveur SSO-Millennium est opérationnelle depuis mai 2012, mais les échanges automatisés de données entre le LDAP, le CAS de l'ens et Millennium n'ont pas pu être mis en place après le départ d'e. Le Hénaff. Le serveur reste donc non utilisé, et les lecteurs doivent pratiquer, d'une part, une authentification CAS pour utiliser l'accès distant, et, d autre part, une authentification par code-barres pour accéder à leur dossier lecteur. L'accès distant aux ressources électroniques a été configuré en décembre 2011, et après une mise à niveau des URL des ressources électroniques déjà présentes dans le catalogue, l'ouverture du service a été effective le 13 mars 2012 pour tous les élèves, étudiants, enseignants-chercheurs de l'ens. L'appel d'offre unique articulant les phases 2 et 3 ne s'est pas déroulé comme nous l'avions envisagé, et il a fallu revoir nos souhaits à la baisse. Un premier appel d'offres, publié en novembre 2011, a été déclaré infructueux en mai 2012 pour des raisons financières ; un second, au périmètre restreint à la phase 2 (donc sans l'outil de découverte), a été publié en juin Nous avons retenu l unique proposition que nous avons reçue, celle de la société californienne Innovative, et le marché a été notifié fin août Le marché comporte une phase d'installation, de paramétrage et de formation aux produits concernés : l'erm, outil de gestion très complet intégré ici à notre serveur Millennium : il permet de gérer la «vie» des ressources électroniques (abonnement, licence, contrats, incidents), de charger les notices des titres contenues dans les bouquets de revues et les collections d'e-books à partir de bases de connaissance ou de métadonnées d'éditeurs, de produire des rapports de chevauchement de titres doublons entre plusieurs bases ou plateformes, et d'analyser les statistiques de consultation provenant des fournisseurs suivant les standards COUNTER et SUSHI en fonction des coûts d'abonnement. Dix licences Millennium supplémentaires sont associées à l'installation de l ERM. une interface publique intégrée à notre catalogue RuBENS : l'erm d'innovative nous permet de proposer une interface de recherche spécifique, avec des listes AtoZ, portant sur notre catalogue des Ressources électroniques ; les licences et des conditions particulières d'utilisation des ressources électroniques seront également affichées. l'accès à la base de connaissance CASE, base de couverture principalement composée de périodiques : service de mises à jour de titres et d'états de collections pour les bases de données, bouquets de revues, collections d'e-book... Toutes les ressources européennes et a fortiori francophones ne sont pas présentes dans cette base, mais Innovative a pris l'engagement contractuel d'inclure tous les titres 19

20 négociables auprès des éditeurs. Nous comptons sur le chargement à travers l'erm des ressources déjà existantes dans CASE pour constituer, en quelques mois, notre catalogue de ressources électroniques. deux résolveurs de liens : l'un, WebBridge, signale dans les bases de données et dans Google Scholar l'existence de titres consultables à l'ens, et l'autre, Pathfinder, permet, à partir d'un résultat de recherche dans le catalogue, de rebondir vers d'autres ressources numériques. un générateur de flux RSS : RSS Feeds Builder une interface nomade spécifique aux smartphones et tablettes, AIRPAC, pour les ressources électroniques, mais aussi pour l'ensemble du catalogue RuBENS. Le marché comprend également l'abonnement aux services pour une durée de 3 ans, renouvelable deux fois pour un an. La réunion de lancement a eu lieu de 26 octobre 2012 avec Emmanuelle Périn, chef de projet en France pour la société Innovative. Tous les produits ont été installés en octobre et novembre 2012, à l'exception d'une interface Millennium - LDAP dont nous n'avons pas besoin et qui sera échangée contre un autre produit d'innovative. Les premières formations aux paramétrages ont démarré en novembre : 3 journées pour l ERM et CASE, les 19, 20 et 23 novembre, et 2 journées pour PathfinderPro, les 11 et 13 décembre. Plusieurs réunions internes de coordination et de validation étant nécessaires pour la mise en place de l'erm et des chargements de CASE avant la poursuite du projet sur d'autres aspects, nous avons repoussé les autres formations à partir de février Serveurs et PC Le réseau des bibliothèques de l'ens s'appuie sur un parc de plus de 150 ordinateurs de bureau et 8 serveurs, achetés par le SCD en concertation avec le CRI. Le CRI maintient le réseau informatique et les ordinateurs de bureau. Les serveurs, hébergés au 29, rue d'ulm dans une salle du CRI, sont configurés et maintenus par l'informaticien du réseau documentaire des bibliothèques. En 2012 de nombreuses évolutions étaient prévues sur les serveurs, seules quelques-unes ont été partiellement effectuées avant le départ d'e. Le Hénaff : la poursuite du transfert des applications open source sur le serveur d'applications virtualisées «Picasso», sous système xen. Ce serveur est destiné à remplacer le serveur d'application vieillissant «Bulle», qui porte toutes les applications en open source complémentaires du SIGB. le site web du SCD, l'intranet professionnel «Bulle» et les bases de données spécifiques à Ulm-LSH (cotation, reliure, échanges) restent à transférer. la mise en place du Serveur SSO (Single-Sign-On), réalisée en mars 2012, a été finalisée en mai 2012, après que le CAS de l'école a lui-même changé de serveur L'automatisation des flux de données entre le LDAP-CAS et Millennium reste à réaliser. la mise en place d'un serveur virtualisé pour les applications commerciales était prévue dans notre budget 2012 : E. Le Hénaff avait choisi le logiciel WMWare, déjà utilisé à l'ens dans certains départements ou équipes, en Archéologie par exemple. Nous attendons cette opération pour faire évoluer le SIGB Millennium (Release 2011) qui est actuellement sur un serveur vieillissant où la version de RedHat utilisée n'est plus certifiée par Innovative. 20

21 Nous avons convenu avec le CRI en juillet 2012 qu'il valait mieux attendre l'arrivée du nouvel informaticien pour lancer ce projet. En échange du point précédent, le CRI avait accepté de remplacer le robot de sauvegarde des bibliothèques, dont nous avions programmé le changement au 1er semestre Il n'a pas pu effectuer ce remplacement. Plusieurs opérations sur les PC étaient également programmées. le remplacement de 10 PC Dell Optiplex 620, postes de catalogueur à la bibliothèque Ulm-LSH, installés en 2006 : il a été effectué par Christian Délécolle (CRI) pendant la fermeture estivale ; l'achat de 30 postes de travail et de 10 écrans supplémentaires pour remplacer graduellement les PC professionnels les plus anciens. Comme nous le faisons régulièrement tous les 2 ans, un MAPA a été publié en octobre 2012 et le marché a été attribué à Dell. une réflexion sur l'évolution des postes publics. Il s'agit actuellement de PC ouverts sur une session spécifique «lecteur». Plusieurs postes sont maintenant anciens, et l'utilisation d'une session «lecteur», qui se trouve sur le même serveur que les sessions professionnelles, n'est pas satisfaisante pour la sécurité. E. Le Hénaff avait recherché une solution sécurisée, demandant le minimum d'exploitation, à un prix raisonnable. Il avait présenté une configuration assez satisfaisante à l'équipe de direction, le 24 février 2012 : des mini PC (ou PC léger) Linux, se fixant derrière un écran, avec du matériel prêté par une société parisienne, Linutop. Cette réflexion sera à reprendre avec le nouvel informaticien. 3.3 Extension du catalogue RuBENS L'extension du catalogue RuBENS est presque achevée à l'échelle de l'ens. La bibliothèque de Géosciences a rejoint le catalogue commun en 2011, et nous avions programmé pour 2012 l'intégration de la bibliothèque du Risc de l'institut d'étude de la cognition. Une réunion avec Christian Lorenzi, directeur de l'iec, Naima Ghaffari, responsable de la bibliothèque du Risc et la direction du SCD a permis, le 11 octobre 2012, de préciser les modalités de cette adhésion qui devrait être effective début Par contre, les contacts avec l'ecla, suspendus depuis l'absence d'houda Ayoud, n'ont pas repris. Les déménagements et fusions de bibliothèques sont maintenant à l'ordre du jour, à la BSE et à Jourdan. La création de la BSE, Bibliothèque des sciences expérimentales, nécessitera la fusion des catalogues déjà existants de la bibliothèque de physique, de la bibliothèque de chimie et de la bibliothèque du département Géosciences. Les travaux préparatoires ont été engagés dans le SIGB et auprès du Sudoc. Une réunion dans les nouveaux locaux de la BSE est fixée le 11 janvier 2013 pour finaliser le paramétrage de cette nouvelle bibliothèque. La bibliothèque de Jourdan travaille depuis deux ans sur le tri des collections qui rejoindront ou non la nouvelle bibliothèque après reconstruction. De nombreuses collections ont été ou vont être données à Bibliothèques sans Frontières, à l'université d'etat d Haïti, tandis que d'autres, qui ne figurent pas dans les fonds d'ulm-lsh, y seront progressivement intégrées. Nous travaillons donc sur le codage des différents fonds et sur leur sortie d'inventaire. Plus particulièrement, il va falloir mettre en place une solution pérenne pour gérer dans le SIGB et dans le Sudoc la sortie d'inventaire de milliers d'ouvrages. 21

22 3.4 Extension des services Statistiques d'analyse de la fréquentation de nos sites web Il s agissait de savoir comment étaient consultés les sites de bibliothèques, le catalogue : quand, par qui, combien de temps, d'où, en venant de quels sites, avec quel navigateur...? Avec l'ouverture de l'accès distant sur authentification ENS en mars 2012, nous voulions également savoir quelles ressources électroniques étaient consultées, quand, combien de temps, etc. Après évaluation de différents logiciels d'analyse de sites web, nous avons choisi un logiciel libre bien connu et très utilisé, quasiment un standard, Awstat. Ce logiciel a aussi l'avantage de stocker les analyses sur nos serveurs, nous en restons donc les seuls utilisateurs. En 2011, E. Le Hénaff a installé Awstat sur notre nouveau serveur d'application Picasso, et il a finalisé début 2012 la configuration pour nos deux sites publics et pour le proxy des ressources électroniques. le site des bibliothèques de l'ens : dont nous avons les statistiques depuis mai Pour 2012, visites ont été comptabilisées sur le site dont plus de la moitié en provenance du site de l'ens, et un quart à partir du catalogue RuBENS. le site du catalogue RuBENS : halley.ens.fr, statistiques à partir de mai 2012 Il y a eu visites de mai à décembre, chiffre qui, extrapolé à l'année entière, représente plus visites pour Pour mémoire, le détail des interrogations, index sollicités, nombre de notices affichées etc. sont disponibles directement à partir du SIGB Millennium. le site de notre proxy Ezproxy, par lequel transitent toutes les consultations de ressources électroniques faites à partir du catalogue ou de pages comportant l'url «proxyfiée». Les statistiques sont intéressantes depuis mars 2012, date d'ouverture de l'accès distant. L'analyse permet de différencier les ressources consultées sur le campus ENS de celles consultées à distance, pour lesquelles nous avons plus de détail. De mars à décembre 2012, il y a eu ressources consultées, majoritairement à distance. Les plus sollicitées sont, sans surprise, les ressources multidisciplinaires JSTOR, ou en SHS, Cairn, le Thesaurus Linguae Graecae, l'année philologique, puis vient l'american Mathematical Society en mathématiques. Le chargement attendu de plus titres inclus dans les bouquets de périodiques ou les collections d e-books à travers l'erm devrait, à l avenir, accroître la consultation de ces ressources. De même, ces chiffres seront complétés par l'erm avec l'analyse des statistiques de consultation provenant des fournisseurs suivant les standards COUNTER et SUSHI en fonction des coûts d'abonnements. Awstat permet également d'analyser les fréquentations horaires, journalières, la durée des visites, de repérer les robots, les navigateurs et systèmes d'exploitation utilisés, la géolocalisation des utilisateurs, les types de documents déchargés, Il faudra d'ailleurs travailler sur l'exploitation de ces nombreuses données. On peut déjà remarquer que, si Windows est majoritaire (65 %), les utilisateurs de Macintosh sont nombreux (25 %). La situation est plus diversifiée pour les navigateurs : 52 % pour Firefox, 17% pour Explorer, 15 % pour Safari, 11 % pour Google Chrome. Enfin, il faut noter la montée en puissante des interrogations à partir de smartphones : plus de 3%. 22

23 3.4.2 Contrôle d'accès à la bibliothèque de mathématiques et informatique La bibliothèque de mathématiques et informatique a pu faire aboutir, fin 2011, le marché de mise en place d'un contrôle d'accès, similaire à celui d'ulm-lsh. L'équipe du système d information documentaire et Sofiane Belilita, responsable de l'accueil à Ulm-LSH, avaient été associés en amont à ce projet, nécessitant également la collaboration du CRI, du Service de Sécurité et du Service Patrimoine de l ENS. Dès janvier 2012, E. Le Hénaff a testé le programme de synchronisation entre le système de sécurité de l'ens (Prowatch) et les notices de lecteurs dans Millennium (utilisation d'une API spécifique) - développé en 2005 par Alain Fréhel (CRI) - pour l'ajout de nouveaux contrôles d'accès. Nous avons ensuite dû refondre entièrement les paramétrages de Millennium/Prowatch, en février La mise en service du contrôle d'accès s'est faite le lundi 21 mars, après un basculement vers le nouveau paramétrage, le samedi 17 mars Le programme d'analyse statistique du contrôle d'accès Ulm-LSH a été dupliqué pour analyser celui de la bibliothèque de mathématiques et informatique. Sabine Dauta se charge de la vérification de production de données pour les deux bibliothèques, mais la bibliothèque de mathématiques et informatique publie ses propres statistiques. Ce programme d'analyse, développé par E. Le Hénaff en 2008 sur la base des demandes d'ulm-lsh, demandera à être révisé De nouveaux services pour les lecteurs également Comme mentionné ci-dessus, l'accès distant aux ressources électroniques a été ouvert le 13 mars 2012 pour tous les élèves, étudiants, enseignants-chercheurs de l'ens. La possibilité d'ouvrir cet accès distant aux autres usagers des bibliothèques les lecteurs extérieurs, dont les anciens élèves et étudiants de l'ens est en cours d'instruction avec la direction de l ENS. En attendant les chargements via l'erm en 2013, Ronan Le Rheun a mené en 2012 une réflexion sur l'intégration des métadonnées des éditeurs de ressources électroniques dans le catalogue informatisé, à partir d'un logiciel de conversion utilisé par nos collègues du Club utilisateurs Millennium. Il a ainsi proposé et réalisé, en octobre 2012, l'intégration de titres de périodiques de PAO (Periodical Archive Online) et de JSTOR, notre ressource électronique la plus consultée. L'accueil mutualisé des publics de PSL et le circuit d'emprunt particulier mis en place pour les chercheurs du labextransfers ont été configurés dans le SIGB Millennium en mars Les perspectives pour 2013 Nous espérons que le recrutement d'un informaticien interviendra rapidement en 2013, pour réaliser les opérations devenues urgentes, voire critiques, que sont les évolutions des serveurs, le changement de version du SGIB ou le remplacement du robot de sauvegarde, mais aussi pour accompagner les différents projets des bibliothèques. La fin de la mise en place de l'erm et l'ouverture au public des nouveaux outils de valorisation des ressources électroniques (AtoZ, résolveur, statistiques) sera un des chantiers majeurs de l'année Outre l'intégration massive des titres de ressources 23

24 électroniques, le catalogue RuBENS sera également enrichi par la constitution du catalogue de la nouvelle Bibliothèque des sciences expérimentales et l'intégration des collections du RISC. Le chantier Jourdan va être l'occasion de mettre en place une solution pérenne pour la sortie d'inventaire et de configurer une fonctionnalité de Millennium que nous n'avons pas encore exploitée, la réservation à distance (ouvrages empruntés et communication des ouvrages en magasin). Le service poursuivra également l'effort de mise en place de statistiques et tableaux de bord à l'échelle du SCD, et particulièrement sur les données relatives à l'évolution des collections. Enfin, se profile le projet de création d un portail documentaire de PSL, où les bibliothèques de l'ens sont fortement impliquées, N. Marcerou-Ramel faisant partie du comité de pilotage, et D. Ablin du groupe de projet. 24

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26 Rapports d activité 2012 des bibliothèques du SCD 26

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28 La bibliothèque intégrée Ulm - Jourdan Rapport établi par Nathalie Marcerou-Ramel, Danièle Ablin, Pascale Arauz-Aubrun, Estelle Bœuf Belilita, Clarisse Pradel, David Schreiber, Gilles Sosnowski 1. Les faits marquants de l année 2012 La bibliothèque des Lettres et sciences humaines et sociales, composée des sites d Ulm et de Jourdan, est devenue, en 2012, la bibliothèque intégrée du nouveau Service commun de la documentation. En tant que bibliothèque intégrée, la bibliothèque Ulm Jourdan reste à la tête du réseau documentaire de l ENS et au cœur de la plupart des projets mis en œuvre par et pour le SCD. Nous renvoyons au rapport d activité du SCD qui informe largement sur ces actions. Pour ce qui concerne la bibliothèque en tant que telle, il convient cependant de mettre l accent sur les réalisations qui ont marqué l année Évolution de l organigramme L organigramme de la bibliothèque a été mis à jour fin Il a permis de stabiliser l organisation transitoire qui avait été instaurée en septembre La bibliothèque est organisée en 6 services : Système d information documentaire (responsable : Danièle Ablin) Catalogue (responsable : Pascale Arauz-Aubrun) Patrimoine (responsable : Estelle Bœuf-Belilita) Services aux publics (responsable : David Schreiber) Acquisitions et politique documentaire (responsable : Gilles Sosnowski) Section Jourdan (responsable : Clarisse Pradel) Une mission dédiée à la formation des personnels et à l accompagnement documentaire des utilisateurs a été créée et confiée à Brigitte Lahcène, qui a rejoint l ENS en septembre

29 L équipe de direction de la bibliothèque Ulm Jourdan, composée des 6 chefs de service et de la directrice, se réunit tous les mardis matins. L ensemble des cadres (15 personnes) de la bibliothèque est convié, tous les 15 jours, le vendredi matin, à une réunion dite «de secteurs», au cours de laquelle sont débattus les problèmes organisationnels que rencontre la bibliothèque. Un compte-rendu de ces réunions est systématiquement rédigé par la chargée de communication de la bibliothèque. Il est diffusé à l ensemble du personnel et consultable via l intranet de la bibliothèque. Chaque responsable de service organise également des réunions internes, selon un rythme qui lui est propre. Enfin, deux ou trois réunions générales sont proposées chaque année à l ensemble du personnel. Nous en avons organisé deux en 2012, dont une au moment de la prise de fonction de Marc Mézard et en sa présence. 1.2 Rénovation des espaces La bibliothèque d Ulm-LSH a bénéficié, en 2012, d une importante opération de rénovation menée avec le service Patrimoine de l ENS. Il a été décidé de faire porter l effort sur la salle 3, salle des Sciences de l Antiquité, qui a été entièrement réhabilitée. Le service Patrimoine a pris en charge la mise aux normes de l électricité, la pose d un faux plafond, le changement du système d éclairage des rayonnages, le remplacement du sol, la peinture des murs, la pose de rideaux électriques. La bibliothèque a financé le changement des mobiliers : tables, chaises, lampes. Une étude préalable a été menée pour décider de la meilleure période la moins pénalisante pour le public à laquelle réaliser ces travaux. La salle n a été totalement fermée au public qu aux mois de juillet (l accès aux documents était cependant autorisé), de septembre et les 15 premiers jours d octobre. Durant cette période, la durée des prêts des documents de cette salle a été allongée. Depuis sa réouverture, le 15 octobre 2012, le succès de la salle 3 ne se dément pas. Nous espérons que les trois autres salles de la bibliothèque qui restent à rénover, les salles 2, 4 et 5, pourront bénéficier de chantiers similaires dans les années à venir. Ceci dépend cependant de la disponibilité du service Patrimoine. La préfiguration de la future bibliothèque Jourdan, prévue dans les travaux du CPER (contrat de projet État-Région) Île-de-France, aurait dû nous occuper durant l année Le mode de pilotage de ce projet, dont la Région Île-de-France est maître d ouvrage, ne l a cependant pas permis. Nous n avons été que très peu sollicités par ce projet, dont les choix architecturaux, en tout cas pour ce qui concerne la future bibliothèque du campus Jourdan, nous semblent contestables. La bibliothèque, d une surface totale de 900 m 2, sera en effet située dans le sous-sol du nouveau bâtiment, que l architecte espère transformer en rez-dejardin. Premier constat : ce choix initial de l architecte va largement conditionner l organisation des locaux, puisqu il faudra positionner les tables de lecture dans les lieux les plus lumineux et aménager certains espaces en lumière électrique. Autres conséquences, que nous ne cessons de découvrir depuis, ce positionnement en sous-sol fait porter sur la bibliothèque toutes les contraintes du bâtiment : espace envahi par de nombreux piliers de soutènement, dont un situé devant la banque de prêt ; espaces rendus non utilisables par la présence de matériels destinés à d autres usages, telle la cage de l ascenseur obtenu par l École d économie de Paris pour son entrée particulière ; nécessité de prévoir le désenfumage de la salle en ne posant aucune cloison allant jusqu au plafond, d où de prévisibles problèmes de chauffage et d insonorisation entre espaces publics et espaces privés, etc. La direction de la bibliothèque s est efforcée, chaque fois qu elle a été consultée, de faire part de ses réserves. Elle n a cependant pas réussi, à ce jour, à obtenir d améliorations sensibles sur les aspects les plus négatifs de ce projet. Elle a cependant reçu l architecte, 29

30 Thierry Van de Wyngaert, ainsi que des représentantes de la Région, pour une visite complète de la bibliothèque d Ulm-LSH, le 5 juin 2012 : il s agissait de montrer ce que l ENS entendait par «bibliothèque de recherche». Suite à cette réunion, nous avons obtenu la transformation des magasins prévus par l architecte en espaces de stockage ouverts au public. Les choix architecturaux validés pour la future bibliothèque, parce qu ils vont, dès le départ, figer l aménagement des espaces alors qu il faudrait au contraire les rendre modulables et adaptables à l évolution des usages, témoignent d une vision traditionnelle des bibliothèques que nous ne partageons pas. Les travaux préparatoires à la rénovation de la bibliothèque de Jourdan se sont cependant poursuivis en Un groupe de travail interne, composé de sept personnes, trois d Ulm (Danièle Ablin, Elsa Brès, Amélie Molina), trois de Jourdan (Marie-Zélia Chaboy, Luc Lefèbvre, Clarisse Pradel) et la directrice, a été constitué en octobre Il se charge d instruire toutes les questions relatives au déménagement des collections, à l installation de la bibliothèque de Jourdan dans ses locaux temporaires et à la préfiguration de la future bibliothèque. Trois réunions se sont tenues en 2012 ; le groupe poursuivra son travail en Par ailleurs, C. Pradel et N. Marcerou-Ramel ont participé aux premières réunions des utilisateurs ou «Comité technique Jourdan» piloté par Florence Weber et Guillaume Bonnet. 1.3 Tri de collections à la bibliothèque Ulm-LSH Dans la perspective du déménagement des collections de la bibliothèque Jourdan-SHS, prévu pour 2013, il a fallu trouver des espaces de stockage temporaires susceptibles d accueillir certaines collections pendant les travaux. Nous avions espéré bénéficier de rayonnages sur le site de Montrouge, mais ceux-ci ont été occupés par le département de physique ; aucun autre espace ne nous a été proposé. Des tris de collections stockées dans l un des deux magasins de la bibliothèque Ulm-LSH, le magasin Érasme, ont été engagés. Ils l auraient été de toute façon, mais, dans un tel contexte, ils sont devenus impératifs. A cette fin, une mission chargée du tri et de l organisation des collections de ce magasin a été créée. Composée d un assistant-ingénieur et de deux contractuels à mi-temps, elle a pour fonction de mettre en œuvre un plan de tri des fonds de livres et de périodiques stockés depuis des années dans ce magasin sans jamais avoir été intégrés aux collections de la bibliothèque, ce qui les rend invisibles pour le public. Un groupe de travail valide le plan de tri et réalise les arbitrages nécessaires. Seuls sont conservés à la bibliothèque et progressivement intégrés à ses collections les documents qui n y figurent pas déjà et les documents patrimoniaux. Les doublons font l objet de dons à l association Bibliothèques sans frontières (BSF) ou à d autres institutions. Étant donné le volume des collections à trier, l opération demandera plusieurs années. Mais, à court terme, elle permettra de dégager des espaces de stockage rendus nécessaires par l avancée du projet Jourdan. 1.4 Tri des collections littéraires de la bibliothèque Jourdan-SHS Le projet de reconstruction et d'extension du site de Jourdan induit également une accélération de l'évolution de l'ancienne bibliothèque des Lettres de Jourdan en une bibliothèque d'enseignement et de recherche complètement dévolue aux sciences humaines et sociales. C'est pourquoi, la bibliothèque de Lettres et sciences humaines et sociales a mis en place, dès 2010, un partenariat avec BSF et l'université d'état d'haïti (UEH). Une première convention bipartite a été signée en février 2011 entre BSF et l'ens, suivie d une nouvelle convention, cette fois-ci tripartite, fin Dans ce cadre, nous accueillons par roulement des groupes de bibliothécaires haïtiens, qui nous aident à trier finement les collections littéraires de la bibliothèque que nous ne pouvons conserver. En échange de leur aide, l'ens s'engage à donner aux bibliothèques de l'ueh les ouvrages de Jourdan qui seraient déjà présents dans les collections d'ulm. 30

31 Les ouvrages absents du fonds de la bibliothèque d'ulm ont vocation à y être intégrés au fur et à mesure, ainsi que les ouvrages de Jourdan qui remplaceraient à l'identique des volumes perdus ou dégradés des fonds d'ulm. Ces objectifs ont conduit la bibliothèque de Jourdan à mettre en place une organisation de chantiers lourds et complexes. C'est pourquoi la création d'un poste de contractuel de catégorie B a été actée pour l'année 2012, avec un recrutement effectif au 1 er avril. Il a pour mission d accompagner le tri des collections littéraires et de venir en appui au travail produit pas les bibliothécaires haïtiens. En 2012, se sont succédé trois groupes de trois bibliothécaires haïtiens, pour une durée de trois mois pour les deux premiers groupes, deux pour le dernier. Différentes procédures de tri fin des collections ont été mises en place, à la demande de nos partenaires, avec une période d'accueil, d'adaptation et de formation incompressible pour chaque groupe, condition nécessaire au succès de ce partenariat. Ces trois groupes ont notamment trié les fonds de Jourdan en Histoire médiévale et moderne, et en Littérature française, puis sélectionné des ouvrages parmi les exemplaires identifiés comme doublons des fonds d'ulm. Au total, la bibliothèque aura donné, en 2012, plus de volumes à BSF et à l'ueh. Les dons se poursuivront en 2013, au gré de l'avancée des tris de ses collections de monographies et de périodiques en Lettres et Art. 1.5 Expositions, conférences-débats, événements En 2012, la bibliothèque a organisé ou accueilli plusieurs événements majeurs. Ann Blair (Harvard University), Conrad Gesner : publicité et gestion des savoirs (17 février 2012) : conférence spéciale donnée dans le cadre du séminaire L homme de Lettres et la publicité du livre (XVe-XVIIIe siècles) dirigé par Isabelle Pantin. Conrad Gesner (du 17 février au 5 mars 2012) : pour accompagner la conférence d Ann Blair, une exposition d'ouvrages de (et autour de) Conrad Gesner a été organisée par le service patrimoine de la bibliothèque. Regards sur la littérature haïtienne contemporaine (du 2 au 13 avril 2012) : exposition autour d'auteurs présents dans les collections de la bibliothèque Ulm-LSH, organisée dans le cadre du partenariat avec BSF et l UEH et préparée par Madame Wilzard Riché, bibliothécaire à l UEH. Lors de l inauguration de cette exposition, M. Dominique Combe, Professeur de Théorie de la littérature au département Littérature et langages de l ENS, spécialiste notamment des littératures francophones et postcoloniales, et M. Jacques Léon-Émile, président de l association «Haïti mémoire et culture», ont donné une conférence sur la littérature haïtienne contemporaine dans la salle Historique de la bibliothèque. Geoffrey Hill (13 avril 2012) : conférence autour de l influence des poètes français sur l œuvre de l auteur anglais, qui se reconnaît une véritable dette à l endroit, entre autres, de Charles Péguy. La bibliothèque a accueilli une lecture de poèmes dans la salle Historique. Le surrationalisme de Gaston Bachelard : textes et contexte (du 21 mai au 9 juin 2012) : présentation d'ouvrages originaux, dédicaces et articles de Bachelard et d autres documents (livres, photographies et journaux) qui éclairent le contexte de l'œuvre de Bachelard. La bibliothèque a accueilli cette exposition, préparée par le Centre documentaire du Caphés, dans la salle Historique. L inauguration a eu lieu le 23 mai. Redécouverte du Patrimoine : du 24 octobre au 1er décembre 2012, le service patrimoine de la bibliothèque a présenté une sélection d'ouvrages remarquables des fonds de la bibliothèque restaurés en 2010 et

32 Dès le mois de juin 2012, Nathalie Marcerou-Ramel a été associée au Comité scientifique réuni et présidé par Marc Mézard afin de préparer la Nuit Sartre du 7 juin Elle a régulièrement participé aux réunions de ce comité, au sein duquel elle a été chargée de préparer ce qui sera la contribution des bibliothèques à cette manifestation : une exposition sur le rapport qu entretenait Jean-Paul Sartre avec les livres, la lecture et l écriture dans ses années de jeunesse. 1.6 Dons d ouvrages et d archives Les dons de documents à la bibliothèque se sont poursuivis en On trouvera dans le rapport d activité de la bibliothèque Ulm-LSH un point détaillé sur ces dons presque quotidiens. L entrée de fonds majeurs dans nos collections mérite d être signalée ici. les archives, manuscrits et publications du philosophe d origine grecque Kostas Axelos : les premiers contacts avec Madame Katherina Daskalali, veuve de Kostas Axelos, ont été engagés en février Le transfert d une partie du fonds a eu lieu le 13 novembre. Kostas Axelos n était pas normalien : l entrée à l ENS de ses documents de travail, de ses manuscrits (à deux exceptions près) constitue donc une première, la donatrice ayant choisi de donner le fonds à la bibliothèque de l ENS plutôt qu à l IMEC. Un complément au fonds Jean Hyppolite, déposé à la bibliothèque en 2002, a été reçu le 6 décembre 2012, suite à un contact pris entre Giuseppe Bianco, chercheur membre du Cirphlès qui travaille sur le fonds Hyppolite, et la famille Chippaux- Hyppolite. Un complément au fonds Henri Irénée Marrou, entré à la bibliothèque en Pour accompagner l entrée des fonds Axelos et Hyppolite, des conventions ont été signées entre l ENS et les donateurs. À la demande de M. Bruno Racine, normalien, Président de la Bibliothèque nationale de France et exécuteur testamentaire de Thérèse Delpech, la bibliothèque de Thérèse Delpech a été donnée à l ENS. Elle a été déménagée par G. Bizeul durant la semaine du 27 avril Il arrive malheureusement que des discussions engagées avec des donateurs potentiels n aboutissent pas. Nous avons ainsi mis fin à nos échanges avec M. Pierre Lecuire, qui envisageait de faire don à la bibliothèque de sa collection de livres d artiste. Nous n étions pas en mesure de répondre aux exigences de M. Lecuire concernant cette proposition de don, qui était pourtant une initiative de sa part. Il est à noter que la BnF possède déjà une collection complète des œuvres de P. Lecuire. La rénovation des espaces, le tri et la valorisation des collections constituent désormais des éléments récurrents dans le programme de travail de la bibliothèque Ulm Jourdan. 2. Les moyens de la bibliothèque Ulm Jourdan 2.1 Les ressources humaines Au 31 décembre 2012, le nombre total de personnes employées à la bibliothèque Ulm Jourdan s élevait à 63 agents, 54 à Ulm et 9 à Jourdan, correspondant à 55,15 ETP, et 6 vacataires employés à Ulm pour assurer l accueil en horaires élargis (4 étudiants) et l accompagnement du chantier de rétroconversion (2 étudiants). Une personne titulaire de catégorie B, en congé de maladie depuis 2011, reste comptabilisée dans nos effectifs, mais pas dans les ETP. 32

33 2.2 Les personnels à Ulm-LSH Nombre d'agents employés à la bibliothèque Ulm-LSH Catégorie A Catégorie B Catégorie C Étudiants vacataires Total Agents Filière bibliothèque 29 5* Détail par catégorie, en ETP 5 1, ,4 Filière enseignement 2, ,1 (MCF, PRAG, ATER) Filière Itrf 7 0,9 10,6 0 18,5 Personnels contractuels 11,25 1 5,1 0 17,35 Étudiants vacataires et moniteurs étudiants ,5 1,5 Total 25,35 3,3 17,7 1,5 47,85 * Un agent est affecté pour un mi-temps à la bibliothèque Ulm - Jourdan et pour un mi-temps à la bibliothèque de mathématiques et informatique. La structure de l équipe d Ulm se caractérise toujours par une forte proportion de personnels contractuels : 22, dont 4 sur une mission temporaire de rétroconversion, contre 32 titulaires, au 31 décembre Certains contractuels ont été recrutés lors d un sinistre intervenu à la bibliothèque en 2003, d autres pour accompagner le chantier de rétroconversion. 2 agents de la bibliothèque ont, en 2012, suite au protocole d accord signé dans le cadre du mouvement social, vu leur CDD transformé en CDI. Au 31 décembre 2012, 13 agents en CDI étaient employés à la bibliothèque d Ulm. 2.3 Les personnels à Jourdan-SHS L'équipe de la bibliothèque a été renforcée en avril 2012 par le recrutement d'une contractuelle, pour un contrat de 9 mois dont la prolongation sera demandée pour 2013 : Jessica Boutault a pour mission de participer au tri des collections littéraires de la bibliothèque avant leur déménagement. L'équipe est donc temporairement passée de 8 à 9 personnes. 33

34 Nombre d'agents employés à la bibliothèque Jourdan - SHS Catégorie A Catégorie B Catégorie C Étudiants vacataires Total Agents Filière bibliothèque Détail par catégorie, en ETP Filière enseignement Filière Itrf 0 1, ,8 Personnels contractuels Total 2 3, ,8 3. Budget Le montant total accordé pour faire fonctionner la bibliothèque d Ulm - Jourdan et coordonner le réseau documentaire (lignes communes au réseau : 3B03 pour l informatique documentaire et 3B02 - acquisitions de ressources électroniques) s est élevé, en 2011, à , en incluant l ensemble des salaires des personnels contractuels et vacataires rémunérés sur le budget propre de la bibliothèque (ligne 3B01). Il n est pas tenu compte ici du coût des personnels rémunérés hors budget «bibliothèque», sur une ligne 4A04 dont le montant ne nous a pas été communiqué pour l année Il convient d observer que nous ignorons comment s effectue la partition entre personnels contractuels rémunérés sur budget «propre» (ligne 3B01) et personnels contractuels rémunérés sur budget «ENS» (4A04) : certains personnels en CDI émargent à la ligne 3B01, d autres pas. Par ailleurs, la bibliothèque ne gérant pas la paye des agents, elle s avère incapable d anticiper seule l évolution de leur rémunération : il s ensuit que cette ligne est tantôt excédentaire, tantôt déficitaire, ce qui génère, dans ce cas, des prélèvements automatiques demandés par le SRH sur d autres lignes de notre budget qui n ont rien à voir avec celle-ci. Il serait préférable de réserver la ligne 3B01 à la rémunération des personnels recrutés sur des emplois temporaires (vacataires horaires élargis, contractuels sur des missions). Une clarification sera demandée au SRH et au Service financier de l ENS en 2013 pour le budget

35 Type de crédits Intitulé Total 3B01 3B02 3B03 3B04 Personnels contractuels sur budget propre Ressources électroniques SIGB, catalogues, rétroconversion Fonctionnement Ulm et Jourdan, acquisitions documentaires papier , , , , , , , , , , ,54 Total , , , ,43 Un montant de , soit 44 % du budget total géré par la bibliothèque, a, en 2012, été consacré à des dépenses documentaires, papier ou électroniques. Les ressources électroniques, , constituent des dépenses communes au SCD ; viennent enrichir les fonds documentaires papier des bibliothèques Ulm et Jourdan. La bibliothèque s efforce de maintenir le niveau des crédits affectés à ces acquisitions. La modernisation des outils offerts aux lecteurs continue à mobiliser plus de 20% des crédits, ceux de la ligne 3B03 commune au SCD : maintenance du système informatisé de gestion de bibliothèque du SCD, lancement du financement de l outil de gestion des ressources électroniques (ERM), achat d un nouveau scanner pour les publics de la bibliothèque Ulm-LSH, fin de la rétroconversion du catalogue d Ulm-LSH, etc. (cf. rapport d activité p. 17). Les sommes allouées à la restauration et à la conservation des documents ont également été importantes en 2012 : pour la seule bibliothèque Ulm-LSH. Un système de surveillance climatique des salles a notamment été acquis. Grâce à des subventions de mécénat reçues de deux fondations, les fondations Henriette-Anne Doll et La Ferthé, des documents précieux ont pu être restaurés et des vitrines d exposition conformes aux normes en vigueur ont été achetées. La modernisation des espaces de la bibliothèque Ulm-LSH constitue un poste budgétaire en expansion : des achats de rayonnages supplémentaires, de mobilier et de lampes pour la salle 3 rénovée ont été réalisés en 2012 ( ). Il a été nécessaire d acquérir un lecteur numériseur de microfiches, l ancien matériel étant devenu obsolète. Ce secteur est appelé à se développer, certaines salles de la bibliothèque ayant grand besoin d une rénovation. 35

36 Évolution du budget depuis 2010 : Type de crédits Intitulé B01 3B02 3B03 3B04 4A04 Personnels contractuels sur budget propre Ressources électroniques SIGB, catalogues, rétroconversion Fonctionnement Ulm et Jourdan, acquisitions documentaires papier Personnels contractuels hors budget propre , , , , , , , , ,00 NC Total ,43 36

37 Ulm Lettres et sciences humaines 45, rue d Ulm Paris Cedex 05 Tél. : Le rapport 2012 de la bibliothèque d Ulm Lettres et sciences humaines met l accent sur les principaux secteurs d activité de la bibliothèque, tels que représentés dans son organigramme : les collections récentes et patrimoniales, leur traitement bibliographique, les services aux publics. 1. Collections acquises par la bibliothèque en Budget et volumétrie Un budget de a été consacré aux acquisitions de documents sur support papier, soit une augmentation de 4% par rapport à l année Documents Français Étrangers Total Livres Périodiques TOTAUX Le budget dévolu à la documentation électronique, ligne commune au SCD gérée par la bibliothèque Ulm LSH, s est élevé à Il est également en augmentation de 17,8% par rapport à Les crédits documentaires ont financé l acquisition de 8 621* livres, contre en 2011 et en titres de périodiques, (926 en 2011, 917 en 2010). * Ce total dénombre les ouvrages achetés qui ont été inscrits à l inventaire durant l année 2012, pas les achats eux-mêmes : notre système informatisé de gestion de bibliothèque ne nous permet pas de produire cette donnée. La forte progression affichée en 2012 s explique par le fait qu un retard important dans les inscriptions a dû être résorbé en La moyenne annuelle réelle de nos achats de monographies s élève à environ ouvrages. A ces acquisitions onéreuses sont venus s'ajouter dons, ainsi que 450 livres et les fascicules de 421 revues, reçus via le réseau des échanges de la bibliothèque. 37

38 1.2 Le service des acquisitions Son équipe est composée : de 4 personnes de catégories A, ne représentant en réalité qu'à peine 2 ETP, chargées de sélectionner, parmi la masse de la production éditoriale et des dons, les huit à dix mille ouvrages enrichissant annuellement la bibliothèque. Outre le conservateur en chef, responsable du service, il s'agit de : - Béatrice Le Teuff, ATER à mi-temps, qui s'occupe également de cotation, et Stella Manet, catalogueuse en CDI. En 2012, chacune de ces deux personnes a été employée aux acquisitions à 20% d'un temps plein. Elles ont repris l'histoire médiévale, moderne et contemporaine, c'est-à-dire la part des sélections assurée par B. Wilfert-Portal jusqu'à son départ de la bibliothèque à la rentrée Stéphane Toulouse, maître de conférences, qui consacre l'intégralité de ses 27 heures de présence aux acquisitions. - Anila Cela, qui s'est occupée des échanges jusqu'au 22 octobre 2012, date à laquelle elle a accédé aux fonctions d'adjointe à la responsable du catalogue. Ce changement de poste n'a toutefois pas affecté sa mission au service des acquisitions, elle continue de s'occuper des acquisitions onéreuses pour Jourdan. de 3 agents de catégorie B : - Martine Salmon, responsable des périodiques, - Ivana Galanti, nouvelle responsable des échanges depuis le 22 octobre Fabrice Quénéa, qui assiste la responsable des périodiques et catalogue. de 3 aides aux acquisitions, Personnels de catégorie C, ils sont chargés d'éditer les bons de commande, de recevoir les colis, d'inscrire les nouveautés à l'inventaire, de signaler ces nouvelles acquisitions dans le catalogue informatisé. L'un de ces aides, Nicolae Florea, ayant réussi un concours, a quitté son poste en septembre La contractuelle embauchée pour assurer l'intérim en attendant l'arrivée du nouveau titulaire recruté par concours a quitté la bibliothèque dès avril Un retard de traitement s est donc accumulé au service des entrées. Le fonctionnement de cette équipe a par ailleurs été affecté par l absence prolongée de la personne chargée de l'inscription des dons. Une réorganisation des tâches a été nécessaire et il a été fait appel à des collègues chargés habituellement d'autres activités. L'arrivée de Sébastien Tallet, le 3 septembre 2012, a heureusement permis de terminer l'année avec sérénité. D'une très grande efficacité dès sa prise de poste, il a permis que la chaîne de traitement retrouve une fluidité satisfaisante. 38

39 1.3 Acquisitions de monographies papier livres ont été acquis par achats, dons ou échanges en 2012, contre en La proportion d'ouvrages étrangers est de 65%. Ces livres proviennent, comme chaque année, majoritairement d'allemagne (2 345 ouvrages) et d'italie (1 418) Répartition thématique Le tableau ci-dessous offre une première indication de la répartition thématique des acquisitions de la bibliothèque, obtenue pour les achats seulement grâce au codage effectué au moment de la commande. (NB : les chiffres correspondent aux livres inventoriés, soit un décalage avec les livres reçus). Domaine Histoire, sauf histoire de France Nombre d'ouvrages Nombre d ouvrages (pourcentage) Montant en Montant en (pourcentage) Philosophie Critique littéraire Littérature étrangère Histoire ancienne et archéologie Sciences religieuses Langues anciennes Linguistique Beaux arts Littérature française Histoire de France Sociologie Bibliologie «Sciences encyclopédiques» autres (fonds concours etc.) Géographie Droit Total Achats livres achetés ont été inscrits à l'inventaire en 2012, ce qui signifie une progression de plus de 43 % par rapport à Comment expliquer un tel chiffre, alors que le budget qui a été consacré aux achats est certes en hausse, mais pas dans une proportion équivalente (+ 10, 5 % seulement) et que le volume de commandes passées en 2012 n'a pas non plus connu une augmentation vertigineuse? Par le fait que ce chiffre ne représente pas les acquisitions en tant que telles, mais les inscriptions à l inventaire de la bibliothèque. 39

40 Pour des raisons que nous avons exposées dans le paragraphe 1.2, ci-dessus, des livres qui auraient dû être inventoriés en 2011 ne l'ont été que courant Dons documents reçus par don ont été enregistrés en La liste ci-dessous présente les donateurs dont le plus grand nombre de livres ont été inscrits à l inventaire et sont donc entrés dans les collections de la bibliothèque : Fabula (grâce à Matthieu Vernet) 125 Bibliothèque publique d'information 73 Blondel Joseph 71 Rovere Maxime 53 Naugrette Jean-Pierre 47 Guéhenno Jean-Marie 42 Bibliothèque de la Sorbonne 35 Chomarat Jacques 33 Todorov Tzvetan 30 Higonnet Margaret 29 Bougard François 26 Evard Jean-Luc 22 Charle Christophe 18 Comte-Sponville André 17 Le Dantec Michel 16 Bresc Henri 15 Institut d'histoire Moderne et Contemporaine 15 Lecercle Jean-Jacques 14 Stanek Vincent 14 Barbier Frédéric 13 Munnich Olivier 13 Corsetti Pierre-Paul 13 Borzeix Jean-Marie 10 Briquel Dominique 10 Bockelkamp Marianne 10 Il n'est pas tenu compte des dons internes, c est-à-dire des livres «donnés» (délocalisés) par la bibliothèque de Jourdan au cours des opérations de tri de ses collections. A noter également que, la liste étant établie à partir des inscriptions à l'inventaire, les dons peuvent dater d'avant 2012 et des donateurs très généreux peuvent n'apparaître qu'en fin de liste s'ils ont donné beaucoup de doubles ayant servi aux échanges. La valeur (calculée de manière très approximative) de ces ouvrages se monte à

41 L'année 2011 avait été une année faste. L'offre de l'année 2012 a été beaucoup plus modeste et la réorganisation du magasin des dons situé dans le sous-sol Érasme, en prévision du déménagement des collections de Jourdan, a aussi incité à la prudence. Parmi les «grands dons» reçus en 2012, mais qui n'apparaissent pas forcément dans les inventaires 2012 les longues vérifications qu'ils exigent leur imposent parfois un séjour prolongé dans le magasin Érasme on peut citer les ensembles suivants : Thérèse Delpech : 50 mètres linéaires Pierre Caspard : Friedensohn : 2 mètres linéaires de littérature russe Université Paris 3 Catherine Lazarus : 2 mètres linéaires d'histoire et civilisation russe F. Laroque : 7 mètres de littérature anglaise principalement Échanges Le chiffre des inscriptions à l'inventaire de documents reçus par échange est en baisse par rapport à 2011 : 450 au lieu de 612 livres inscrits. Cette baisse s'explique par le départ de la collègue qui était chargée de ce service vers un autre poste, après 10 années de bons et loyaux services. Ces 450 monographies, s'il avait fallu les acheter, auraient coûté à l'école (chiffre précis). La bibliothèque a également reçu les fascicules de 421 revues, montant estimé de ces fascicules : Ont été envoyées : 426 monographies publiées par les éditions de la rue d'ulm ou l'association des Élèves de l'ens (304 volumes de collections suivies, 122 isolés), 211 volumes de périodiques, 237 volumes issus des doubles de la bibliothèque. Les meilleurs échangeurs pour 2012 sont : Wolfenbüttel, Herzog-August-Bibliothek 38 Rome, École française de Rome 23 Le Caire, Institut français d'archéol 19 Madrid, Casa de Velazquez 19 Oxford, Bodleian Library 19 Lyon, École Normale Supérieure Lettres et s 17 Milan, Università del Sacro Cuore 17 Pise, Scuola Normale Superiore 14 Paris, Académie des Inscription et Belles-Lettres 12 Cracovie, Polish Acad. Sc. Oriental Com. (Dr Kapera) 11 Lima, Institut Français d Études Andines 10 Milan, Università degli Studi di Milano 10 Paris, Institut de Recherche et d'histoire des Textes 10 Varsovie, Biblioteka Uniwersytecka Périodiques papier Nous comptabilisons abonnements, dont : 932 achats, pour un montant de , 247 dons, 421 échanges. 41

42 Une douzaine de nouveaux titres sont suivis depuis Parmi les abonnements payants, citons : 1895 : revue de l'association française de recherche sur l'histoire du cinéma ; Prétentaine ; les séries Joris-Karl Huysmans, Romain Gary et Samuel Beckett de La revue des Lettres modernes. 1.5 Documentation électronique Le montant des dépenses de ressources électroniques sur la ligne 3B02, gérée par la bibliothèque Ulm - Jourdan pour l ensemble du SCD, s'est élevé, en 2012, à Les principales nouveautés sont les suivantes : Abonnements Periodicals Archive Online (PAO), nous avons complété notre offre, en achetant l'accès aux collections 6, 7, 8 et 9. MLA International bibliography online, base produite par la Modern Languages Association Le Bon Usage (Grévisse) l'ensemble des titres des collections Que sais-je? et Repères 15 encyclopédies publiées par Gale (groupement de commande, frais d'accès payés pour 10 ans) Allgemeines Künstlerlexikon Achats Byzantinische Bibliographie Dans le domaine des lettres et sciences humaines et sociales, la problématique particulière de ces acquisitions tient au fait que nos lecteurs sont, pour l'immense majorité d entre eux, inscrits dans d'autres SCD et/ou pourraient être inscrits - avec le bénéfice de l'accès distant - à la Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne, qui a une offre très riche dans les domaines couverts par la bibliothèque Ulm-LSH. Une bonne gestion des deniers publics implique une vigilance particulière pour éviter les doublons inutiles. 2. Collections patrimoniales 2.1 Le service du patrimoine Le Service du patrimoine, restructuré en septembre 2011, a continué à bénéficier d'une plus grande stabilisation de son personnel : passage de 50 à 100 %, au 1 er janvier 2012, de l'adjointe technique (ADT) contractuelle en charge des travaux de reliure effectués en interne ; réussite au concours d'adt de la contractuelle en charge du traitement du fonds scientifique ancien (juillet 2012). De plus, un contractuel est venu apporter un renfort ponctuel (juillet et septembre) pour le traitement des livres anciens mis à la Réserve. En revanche, l'équipe dévolue à l'entretien des rayonnages, déjà réduite à 3 personnes depuis décembre 2011, soit 1,3 ETP pour cet entretien spécifique, n a compté que deux personnes pendant 6 mois, suite à une incapacité de travail. 42

43 2.2 Reliure, restauration et conservation Le service pilote toutes les opérations de conservation des fonds patrimoniaux de la bibliothèque. Le budget de reliure comprend par an pour les monographies et pour les périodiques. Ainsi, en 2012, volumes (1 374 volumes de monographies et volumes de périodiques) ont pu être confiés aux trois titulaires du marché de reliure, pour une dépense de Ce bilan est très satisfaisant par rapport à 2011, où volumes seulement avaient été reliés : le calendrier des trains de reliure a été tenu afin d'utiliser au mieux le budget prévu ; de plus, un effort supplémentaire a été consenti : ont été alloués à la reliure de thèses repérées lors de la rétroconversion de la cote «Thèse». Pour la restauration d'ouvrages anciens, un budget de a été reconduit. Le service a continué à recourir à une simple mise en concurrence, pour des lots d'ouvrages ne dépassant pas : en 2012, 41 volumes des XVIe, XVIIe et XIXe siècles ont pu être restaurés par 4 prestataires pour Par ailleurs, grâce à deux subventions de mécénat débloquées en 2012, en provenance des fondations Henriette-Anne Doll et La Ferthé, une opération importante a pu commencer : la restauration des 14 volumes de planches de la Description de l Égypte (exemplaire de Cuvier), ouvrage hors norme par le nombre de ses gravures comme par son format. Le résultat de cette opération de restauration sera présenté au public en Enfin, les petites réparations, mises sous pochette, mises au "cimetière", ont continué à être traitées en interne par l'équipe "Reliure et conservation" (plus de 850 volumes traités en 2012). Les livres en attente de traitement (réparation en interne ou reliure à l'extérieur) ont désormais nettement diminué. Malgré tout, cette politique d'entretien des collections reste globalement insuffisante pour des ouvrages en libre-accès à 95% : le plan de conservation et l'évaluation de l'état physique des collections, envisagés en 2011, n'ont pu être mis en place en En 2013, il est envisagé de commencer par un projet plus modeste : la formalisation d'un plan d'urgence, rendu d'autant plus nécessaire par la fréquence des dégâts des eaux. En janvier 2012, la bibliothèque a d'ailleurs dû faire face à un dégât d'eaux usées dans son magasin d'archives et a obtenu de la direction de l ENS une aide exceptionnelle : pour la désinfection du magasin concerné et le dépoussiérage de 260 ml de cartons, et pour la désinfection à l'oxyde d'éthylène des 30 cartons souillés. Les opérations courantes de conservation préventive (dépoussiérage et gommage, cirage des reliures cuir, conditionnements,...) ont été poursuivies en interne, au fur et à mesure de l'avancée de différents chantiers : rétroconversion des livres anciens (certains ouvrages des XVIIe et XVIIIe siècles encore en libre-accès sont alors passés à la Réserve) ; pré-inventaire des anciens fonds scientifiques et des fonds anciens de la bibliothèque de Jourdan. L'acquisition d'un système de contrôle climatique a pu être réalisée en décembre 2012, grâce au budget spécifique de attribué à ce projet. Après mise en concurrence, c'est le matériel de la société Hanwell, distribué en France par Codine, qui a été choisi. Dès janvier 2013, on disposera de relevés automatiques réguliers de la température et de l'humidité relative dans les salles de lecture, les réserves et les magasins (soit 12 salles réparties entre l'ancien bâtiment, le NIR et le sous-sol Érasme). Un bilan de ces relevés sur une année entière sera effectué début

44 Par ailleurs, comme on l'a rappelé plus haut, l'entretien des rayonnages et des réserves par l'équipe de la bibliothèque ne peut être que minimal (depuis décembre 2011 : 1,3 ETP pour plus de 27 km de rayonnages). Or, l'entretien est essentiel pour la bonne conservation des collections, car la poussière attire insectes et moisissures. Aussi, un budget spécifique a été demandé - et obtenu - en 2013 afin de recourir à un prestataire spécialisé pour le dépoussiérage complet des rayonnages et des collections d une première salle de lecture. Cette opération sera récurrente. 2.3 Nouvelles acquisitions Le budget spécifique de , pérennisé depuis 2011, a permis de continuer le rachat de livres anciens "disparus". En 2012, dix volumes ont ainsi pu être acquis : un commentaire de Duns Scot sur les Sentences (1520), l'histoire de Flavius Josèphe (1599), l'institution de la religion chrétienne de Calvin (1609), les Opera moralia et civilia de Francis Bacon (1638), les Pensées de Pascal (1670), les Essais de Theodicée de Leibniz (1760), le Voyage en Syrie et en Egypte de Volney (1787), la Relation de l'expédition d'égypte de Norry (an VII), l'égypte sous les pharaons de Champollion (1814). De plus, un fonds très important a été donné en 2012 : la bibliothèque privée et les archives du philosophe Kostas Axelos, auxquelles s'ajoutent des versements supplémentaires complétant le fonds d'archives d'henri Irénée Marrou et celui de Jean Hyppolite. 2.4 Signalement des collections et valorisation La description des livres anciens (éditions antérieures à 1831) est assurée principalement par une assistante ingénieure contractuelle, formée à ce catalogage complexe (CDI obtenu en avril 2011). La description a pu continuer à un rythme très satisfaisant : soit 595 volumes catalogués en 2012, avec notamment la rétroconversion de la cote de littérature anglaise, L E a. Le signalement en "pré-inventaire" des fonds anciens déposés à la bibliothèque s'est poursuivi : suite du fonds de géologie, début du fonds de Jourdan. Les fonds anciens de la bibliothèque de physique, déposés en 2013, seront traités suivant le même processus : notice brève par l'adt chargée du conditionnement du fonds, ce qui permet de signaler tout de suite les volumes au catalogue, catalogage dans un deuxième temps. Depuis juin 2011, l'ens participe au Catalogue en ligne des archives et des manuscrits de l'enseignement supérieur, Calames, pour ses fonds patrimoniaux non imprimés. En 2012, la publication n'a que peu progressé en raison du peu de temps que l'équipe a pu y consacrer : 7 fonds d'archives ont été signalés en signalement bref. Un premier état de l'inventaire du fonds photographique (qui pourrait être l'un des premiers fonds concernés par les projets de numérisation de la bibliothèque) a été commencé en 2012 et sera publié en Par ailleurs, une des ADT du service Patrimoine continue à transcrire en traitement de texte les derniers inventaires encore dactylographiés ou manuscrits, première étape pour leur future mise à disposition dans Calames. Malgré des moyens assez réduits, plusieurs actions de valorisation des fonds patrimoniaux ont été menées en 2012, dont il a déjà été question dans l introduction de ce rapport : exposition Conrad Gesner, exposition Bachelard réalisée par le Caphés en collaboration avec la bibliothèque, présentation des dernières restaurations de livres anciens de la bibliothèque LSHS (Redécouverte du patrimoine, octobre-décembre 2012). Ces trois expositions ont été transcrites sous forme virtuelle sur le site des bibliothèques : 44

45 Par ailleurs, grâce aux deux subventions accordées par les fondations Henriette-Anne Doll et La Ferthé, la bibliothèque a pu acquérir en décembre 2012 cinq nouvelles vitrines d'exposition, plus grandes et plus conformes aux normes actuelles de conservation (verre traité anti-uv). Une politique plus continue de valorisation a alors été envisagée, avec notamment un programme de «livre du mois» destiné à faire connaître les nouvelles acquisitions, les dernières restaurations ou les documents remarquables de nos collections : Ce programme démarrera en février Traitement des collections : catalogage et rétroconversion 3.1 Le traitement des ouvrages En 2012, ouvrages ont été mis sur rayon, contre en On comptait ouvrages en cours de traitement en janvier 2012 et en décembre Cet accroissement inquiétant du nombre de livres en attente de traitement bibliographique trouve son explication, d'une part, dans le retour à la normal du traitement des entrées, où les acquisitions ont été de nouveau inscrites régulièrement, après qu un retard important a dû être résorbé en D'autre part, la faiblesse de l'effectif dédié au catalogage courant se fait sentir après la réorganisation du service en 2011, la poursuite de la rétroconversion occupant encore 5 catalogueurs. En 2012, le personnel dédié au traitement bibliographique des nouvelles acquisitions correspond à 5,9 ETP, contre 5,55 en 2011 et 8,55 en La fin programmée de ces opérations de rétroconversion incite cependant à penser que, très prochainement (début 2014), le rythme de catalogage courant s accélérera et permettra de résorber le retard accumulé pendant ce chantier important. Pour compenser ce retard dans le traitement bibliographique, une nouvelle forme de traitement accéléré d'ouvrages, repérés par les lecteurs dans le catalogue en ligne et demandés à l'emprunt, a été mise en place, avec succès : le document est traité dans la journée, le lecteur est ensuite averti par mail de la disponibilité du document demandé. Soulignons au passage la participation active de l'équipe des magasiniers impliquée dans ce circuit. 3.2 Le service et les mouvements de personnel L'année 2012 est marquée par une stabilisation de la chaîne du traitement documentaire, suite à la refonte opérée l'année précédente. Comme nous l'avions déjà constaté, la spécialisation des catalogueurs-coteurs en des domaines thématiques précis ne permet toutefois pas de couvrir l'ensemble des cotes de la bibliothèque, regroupées en 20 filières thématiques. Un effort particulier a été porté sur les cotes de linguistique, de critique littéraire ou encore de littératures anciennes. Après une période de restructuration du service du catalogue amorcée en 2011, cette année a encore connu des périodes de recrutement et de formation au traitement documentaire : - Le poste de bibliothécaire chargé de la cotation et de la formation des usagers, laissé vacant par sa titulaire partie en disponibilité, ne pouvait pas être pourvu par CAP avant le 1 er septembre Il avait par ailleurs été décidé que ce poste serait rattaché à la directrice et affecté à la formation, des personnels, d une part, des publics, d autre part. En attendant cette nouvelle affectation, ce poste a été entièrement dédié au Service du catalogue, où il a été successivement occupé par deux agents, recrutés en CDD (de janvier à mars, puis de mars à juillet). Nous rappelons ici le poids d'une période de formation et de prise en main du système informatisé de gestion de bibliothèque Millennium, ainsi que l'initiation au système et aux outils de cotation, le cas échéant. 45

46 - Suite à un départ à la retraite en avril, un poste d ingénieur d études a été mis au concours interne en juillet, avec une prise de fonctions fin octobre Pendant ce temps, le poste a été occupé par un agent recruté en CDD pendant 7 mois, durant lesquels le traitement des cotes L H cr et L H m a été repris en main. A l issue de ce concours, c'est un agent déjà en poste à la bibliothèque (une bibliothécaire assistante spécialisée chargée des échanges), qui a été recrutée comme adjointe de la responsable du service du catalogue, Anila Cela. Le support laissé vacant a été repris par un agent en CDD, en attendant qu'en 2013, le poste ne soit mis au mouvement des personnels dans le corps des bibliothécaires assistants spécialisés, pour une prise de fonctions le 2 septembre L énoncé de ces mouvements complexes vise à démontrer que toutes les possibilités de contrats temporaires ont été exploitées pour renforcer ce service, qui a fait l objet d une réorganisation importante depuis deux ans. - Le service a continué de stabiliser les personnes recrutées en CDD pour le chantier de rétroconversion ou le catalogage courant : deux agents ont obtenu un CDI (juin, puis septembre). Ceci a permis d'assurer une continuité dans le travail, en évitant les départs, les recrutements et les périodes de formation à répétition. - Dans le cadre des campagnes d'emplois annuelles, la demande de création d'un poste de technicien, compensant la perte d'un poste de catégorie B (technicien) affecté en surnombre à la bibliothèque et en congé de maladie depuis 2011, n'a pas été satisfaite en Ce non-remplacement a eu pour conséquence la mise en attente du traitement des mémoires d'étude déposés à la bibliothèque par les élèves de l'ens. Par ailleurs, avec la prise de poste du nouvel ingénieur d étude, fin octobre, les relectures hebdomadaires de l'indexation Rameau dans le catalogue commun ont repris progressivement, les deux derniers mois de Quant à la mise à jour des autorités Rameau (journaux de créations et de modifications de la Bibliothèque nationale de France), les réunions de formation à Rameau, à l'échelle du SCD, reprendront en Rétroconversion L année 2012 a été marquée, d'une part, par l'envoi du quatrième et dernier lot à la Société Jouve, dans le cadre du marché de rétroconversion notifié le 18 novembre Avec la clôture des contrats étudiants au 31 décembre 2011, la fin de la préparation du dernier lot a été confiée à une équipe réduite. Ce lot 4, constitué de fiches papier, principalement des cotes de Théologie et Thèses, a été envoyé à Jouve en avril D'autre part, l'année 2012 a vu l'acceptation par la bibliothèque, après de rigoureuses opérations de contrôle qualité, des lots 2, 3 et 4. En parallèle, le traitement des anomalies des lots envoyés en 2011 et 2012 s est poursuivi, ainsi que le traitement sur place des ouvrages qui n'ont pas pu être confiés à Jouve (livres anciens, fiches manuscrites, caractères non latins, périodiques ). Pour mémoire, les lots regroupent les cotes suivantes : Lot 1 : B - B A d, m L E a, c, celt, fo, e, g, i L F c, pol Lot 2 : H AR gé L E g, o, r, sl, us L F d, ép, o, p, r L H a, m L P cv Lot 3 : H AR gr, m, n, o, r L H cr L P é, co, fr, gr, l T E T H g,h Lot 4 : L L h, o, p, th - L G o T H o,p T S T T - Thèses Reliquat emprunt lots Le tableau ci-après résume la volumétrie et l'état des 4 lots en date du 31 décembre 2012, soit un total de notices localisées dans le Sudoc et chargées dans notre catalogue : 46

47 Nombre de fiches annotées confiées à Jouve Lot envoyé à Jouve le Nombre de notices Jouve localisées dans le Sudoc et chargées dans notre catalogue Lot accepté le Nombre d'anomalies Jouve à traiter Nombre de cas à traiter sur place livre en main Lot févr déc Lot juil févr terminé en nov terminé en nov en cours à faire Lot déc juin en cours à faire Lot avr nov à faire à faire Totaux Toujours dans le cadre de la rétroconversion, la bibliothèque a reçu en mai 2012 une réponse favorable à sa candidature déposée auprès de l'agence bibliographique de l enseignement supérieur (ABES), suite à un appel à projet. Une aide financière de est venue compléter l effort important que l'ens a consenti pour ce chantier : accordés en 2009 et consommés entre 2010 et Elle a ainsi permis de constituer une nouvelle équipe de 2 appariteurs à mi-temps et de 3 catalogueurs, afin de localiser dans le Sudoc les ouvrages des fonds relevant des cotes S E a et S G ip, entre juin et décembre Le bilan du travail effectué dans le cadre de cette subvention est le suivant : notices ont été traitées dans le Sudoc, et il reste ouvrages à traiter par les équipes de la bibliothèque, principalement livres anciens ou en caractères non latins. Par ailleurs, pour héberger deux de ces nouveaux catalogueurs, des travaux ont été entrepris en salle 1 bis. Cette salle offre maintenant un espace où deux postes de travail, une imprimante, un téléphone ont été installés, mais reste ouverte à la consultation des ouvrages de la cote L F th. 3.4 Autres chantiers En 2012, des ouvrages issus de la bibliothèque de Jourdan ont continué à arriver à la bibliothèque, résultat d'un travail de repérage d'ouvrages qui remplaceront à l'identique des exemplaires manquants, ainsi que des unica. Ces ouvrages sont appelés à être recotés avec le système de la bibliothèque : ils feront l'objet d'un chantier marginal, actuellement en attente de traitement par défaut de personnel. Il est à noter que les ouvrages relevant des cotes de Musicologie et des Beaux-arts ont été traités et ont ainsi rejoint le fonds de la bibliothèque d'ulm-lsh. Un magasinier principal a entrepris le signalement des thèses sur microfiches soutenues avant 2001 dans le SIGB. Ce chantier donnant toute satisfaction, il est envisagé de lui confier le signalement des mémoires des élèves de l'ens, laissés de côté suite au congé de maladie, depuis 2011, de la technicienne qui en avait la charge. Au niveau du SCD, l'appui technique apporté aux personnels des bibliothèques de physique, de chimie et de géosciences s'est poursuivi. A compter de 2013, un personnel technicien, maintenant suffisamment expérimenté, participera à la relecture du catalogage effectué à la Bibliothèque des sciences expérimentales. Par ailleurs, le Conseil d'administration de l'ens du 22 mars 2012 a décidé de porter la candidature de l'ens à l'entrée dans le dispositif STAR (piloté par l'abes), qui gère le dépôt, 47

48 le signalement et l archivage des thèses sous forme électronique (tout en maintenant l'application STEP, au niveau du service de la Scolarité, pour le signalement des thèses en préparation). L'ABES a donné une suite favorable à ce dossier en juin ; la coordinatrice et la correspondante STAR ont alors participé à des journées de formations à Paris (septembre) et à Montpellier (novembre), afin de mettre en place le déploiement de l'ens, en lien avec différents services de l'ecole, tels que la Scolarité, le CRI et le SCD. Cette création, qui devrait se mettre en place au cours de , est là encore soumise à une contrainte de personnel, qui, dans les trois services impliqués, sont en effectif insuffisant pour la mener à bien et en assurer un suivi satisfaisant. 4. Services aux publics 4.1 Fréquentation et services Horaires d'ouverture : 58 heures hebdomadaires, du lundi au vendredi de 9h à 19h, le samedi de 9h à 17h. Fermetures annuelles : une semaine à Noël, cinq semaines en été à partir de la fin du mois de juillet. Salles et places de lecture : 7 salles de lecture avec l'accès libre aux ouvrages (5 103 m2) ; 327 places assises dont 38 avec poste informatique. Le tableau ci-dessous fournit les principaux résultats liés aux activités des services aux publics durant l'année 2012, ainsi que certaines grandes tendances depuis Lecteurs inscrits* Fréquentation Emprunts Réservations heures/semaine 53h puis 58h 58h 58h heures/an jours/an Heures de formations Participants formations *Le nombre de lecteurs inscrits correspond aux années universitaires et non aux années civiles stricto sensu La fréquentation de la bibliothèque en Il est à noter que le taux de fréquentation de la bibliothèque a augmenté de façon significative en 2012 par rapport à 2011 (+17%). 48

49 ENS Bibliothèque de Lettres Ulm : évolution de la fréquentation des lecteurs statistiques manuelles de 1995 à décembre statistiques du contrôle d'accès depuis janvier sept oct nov déc janv fév mars avril mai juin juillet 1995/ / / / / / / /2013 Répartition mensuelle des entrées en sept oct nov déc janv fév mars avril mai juin juillet Total entrées (passage) Durant les mois les plus actifs de l année (novembre, janvier, février, avril), la bibliothèque accueille plus de visiteurs. La fréquentation peut alors dépasser, le lundi et le mardi, jours les plus chargés de la semaine, les 800 entrées par jour. Le samedi, la fréquentation s établit en moyenne à 200 ou 250 entrées, parfois moins de 200 en septembre et juillet. La tranche horaire la plus fréquentée est celle de l aprèsmidi (13h 17h). 49

50 Répartition mensuelle des entrées par tranche horaire (9h-13h, 13h-17h, 17h-19h) sept oct nov déc janv fév mars avril mai juin juillet entrées 00h-13h entrées 13h-17h entrées 17h-00h Parmi les lecteurs inscrits à la bibliothèque, lecteurs exercent leurs activités à l'ens (42%) et sont des «lecteurs extérieurs à l'ens» (58%). Parmi ces derniers, sont anciens élèves ou anciens étudiants (36,5%) et 820 sont des lecteurs ayant obtenu une autorisation temporaire ou annuelle (21,5%). On constate cependant, sur le graphique ci-dessous, que ce sont les élèves, étudiants et enseignants-chercheurs de l ENS qui fréquentent le plus activement la bibliothèque. Répartition mensuelle des entrées selon le statut des entrants sept oct nov déc janv fév mars avril mai juin juillet ens élèves / étudiants ens enseignants / chercheurs ext normalien ext non normalien 54 lecteurs «sans carte» (non comptabilisés dans les lecteurs inscrits) ont de plus été admis, pour une durée allant de quelques jours à un mois. Ils viennent le plus souvent consulter des documents qu ils ne trouvent pas dans d autres bibliothèques. 4.2 L'équipe des services aux publics L'équipe des services aux publics a connu les transformations suivantes en 2012 : 50

51 Comme nous l avons déjà mentionné, une équipe «Tri et organisation des collections» a été constituée dès le mois de mai autour de Gérard Bizeul pour préparer les magasins du sous-sol Érasme et les espaces de stockage des collections de Jourdan. Gérard Bizeul encadre deux contractuels issus de l'équipe «rétroconversion» : Anis Mkacher (à 60%) et Gilles Thierry (à 50%). Il a donc cessé d'encadrer l'équipe des magasiniers à partir du mois de septembre. Thomas Durcudoy, magasinier contractuel, a vu son temps de travail augmenter de 50 à 70% en mars La chargée de communication, Stéphanie Delmotte, ayant obtenu une mutation dès janvier, fut remplacée par Amélie Molina, contractuelle recrutée sur le poste d'assistant ingénieur laissé vacant. L'équipe des étudiants pour l'accueil en soirée fut totalement renouvelée en juinjuillet : Goran Subotic, Constance de Font-Reaulx, Audrey Cherubin et Absa Gassama ont été remplacés par Louise Rocabert (aussi employée par la logistique de l'école à l'accueil du site de Jourdan), Stanislas Kuttner-Homs, Chayma Dellagi et Lisa Bertrand. Kenza Zinaï, employée à 50% au poste des inscriptions, a effectué son service à la bibliothèque d'archéologie du 1 er février au 30 novembre. Elle a été remplacée par trois étudiants doctorants successifs. Son contrat à la bibliothèque a été renouvelé pour un an le 30 septembre L'équipe des services aux publics a accueilli en stage, une journée par semaine entre février et avril, madame Wilzard Riché, collègue de l'université d'état d'haïti venue pour le tri des collections de Jourdan dans le cadre du partenariat avec Bibliothèques sans Frontières. Madame Riché a conçu et mis en place à la bibliothèque, avec le soutien des services aux publics, l'exposition Regards sur la littérature haïtienne contemporaine, dont il a déjà été question dans ce rapport. 4.3 Les principales activités Accueil des publics Concernant l'accueil des publics, les décisions suivantes ont été prises par l'équipe de direction de la bibliothèque en Accueil du public des établissements de PSL (sur présentation d un projet de recherche, en consultation uniquement) dans le cadre de l'accueil mutualisé au sein des bibliothèques de PSL mis en place à partir de juin Reconduction de l'accueil des étudiants en deuxième année de master d'études latines inscrits à Paris IV, en compensation de la fermeture provisoire de la bibliothèque de l UFR d études latines de Paris IV pour l'année universitaire Planning du service public Le service public a été remis au centre des activités de la bibliothèque à travers l'intégration de tous les agents à la grille des services publics et la mise en place d'un planning évolutif, dans lequel les agents seront amenés à occuper plusieurs postes par roulement annuel 51

52 (renseignement bibliographique, inscriptions, périodiques). Ce processus a été impulsé par un groupe de travail interne, mis en œuvre avec un programme de formations et accompagné par les personnels du secteur de l'accueil. Il faut souligner les difficultés qui ont accompagné ce processus et continuent parfois à se poser : problèmes de disponibilités individuelles dans l'établissement du planning, oublis par les agents de leurs plages ou de la nécessité de se faire remplacer Nouveaux services aux lecteurs La bibliothèque a fait l'achat d'un nouveau lecteur-reproducteur permettant de scanner tout ou partie des microfiches de thèses, ainsi que d'un nouveau scanner de document, très facile d'usage. Ces deux appareils ont été installés dans la salle des périodiques et permettent aux lecteurs d'enregistrer les images sur une clé usb, (la possibilité d'envoyer le fichier par mail ou de l'imprimer directement pourra être mise en service à l'avenir). La pose d'une cloison à l'entrée de la salle 1bis rend possible la création d'un espace de travail collectif dans cette salle, occupée de façon provisoire par du personnel de la bibliothèque pour les besoins du chantier de la rétroconversion. Un chantier exceptionnel à l'accueil a permis de trier, de ranger et de mettre à disposition des lecteurs, dans des meubles adéquats, toutes les microfiches de thèses soutenues après 2001 et stockées jusqu'ici au secrétariat. Les prochains lots de microfiches reçues seront régulièrement rangés par l'équipe des magasiniers Réserves de cours et d'agrégation Le nombre d ouvrages placés dans les 16 réserves d'agrégation ouvertes a été multiplié par 3 en 2012, ce qui prouve le succès de ce service, mais ce qui a aussi rendu sa gestion plus difficile. Des signets insérés sont venus remplacer les étiquettes posées auparavant à la colle sur les ouvrages, afin de les identifier lors du prêt et du rangement. La bibliothèque propose aussi des réserves de séminaire : 6 en Signalétique, communication et site internet La mise à jour des différents affichages à la bibliothèque a fait l'objet d'une attention toute particulière en L'orientation des lecteurs fut améliorée grâce à la création de panneaux directionnels et par la reprise systématique des plans généraux et détaillés en salle. Une signalétique fut aussi mise en place dans les magasins et réserves, pour faciliter l'orientation du personnel. De nouvelles affiches plus lisibles, avec des informations simplifiées et clarifiées, ont été posées à l'accueil, à la banque de prêt, au renseignement bibliographique, en salle des périodiques et en salle de reprographie. Des modes d'emploi pour les différents appareils ou services ont été rédigés (wifi, scanner, imprimante, lecteur de microformes...). Une charte graphique a été élaborée pour permettre une harmonisation des différents documents de communication de la bibliothèque. Les supports de communication ont été revus : Guide pour les nouveaux élèves (changement du format, du contenu, de la mise en forme) Dépliant d'appel aux dons (actualisation des textes et visuels) Différents formulaires en salle (réservation de livres, suggestion d'achat, déclaration de livre perdu...). 52

53 Le site Internet a connu des modifications importantes : refonte de la page d'accueil de la bibliothèque pour plus de clarté, refonte des contenus des différentes pages (textes et images) pour plus de lisibilité, ajout de services aux lecteurs : envoi du dossier d'inscription directement en ligne, expositions virtuelles, nouvelles pages d'informations. Comme chaque année, une campagne de sensibilisation au rangement des ouvrages a été menée auprès des lecteurs Visites et formations L'organisation des visites et des formations à la recherche documentaire pour les élèves et étudiants de l'école a continué de souffrir du manque de force disponible, après les départs de Blaise Wilfert-Portal et de Christine Vogt-Gouin en septembre De simples visites de rentrée ont été organisées sur une journée, en septembre 2012, pour les nouveaux élèves et étudiants, en lieu et place des formations plus intensives, couplées à des visites, qui avaient été organisées les deux années précédentes en coopération avec la direction des études. Ces visites ont au moins permis de présenter rapidement les espaces de lecture et les règles en usage à la bibliothèque, ce qui est un minimum pour une telle bibliothèque en libre-accès. Le recrutement de Brigitte Lahcène en septembre 2012, bibliothécaire chargée à temps plein de la formation interne et externe, a cependant permis d'amorcer une reprise de la réflexion dans ce domaine. Une formation sur les ressources électroniques en littérature fut organisée pour les étudiants de l'association Lurens, à leur demande, le 4 octobre, sur le modèle de celle effectuée l'an passé ; elle a réuni environ 30 participants Logistique, maintenance des salles L'équipe des magasiniers a assuré son travail d'entretien du libre-accès et de communication des documents aux publics, dont voici quelques chiffres pour 2012 : Communications indirectes Rangement courant Équipement et rangement des nouveautés Équipement rétrospectif (réétiquetage livres anciens) 361 volumes volumes volumes 60/mois = 660/an (estimation) Le budget 2012 a permis de réaliser les opérations suivantes dans les salles de lecture : Extension des rayonnages : à la suite d'un marché public à procédure adaptée, la société Lapouyade, retenue pour ce marché, a réalisé et installé des équipements de rayonnages en décembre pour un montant de Cette extension de rayonnages a permis de faire gagner plus de 335 mètres linéaires au libre-accès de la bibliothèque et de mieux conserver les collections en format folio. Achat de 75 chaises en remplacement ou en complément des chaises cassées depuis plusieurs années. Le nombre de places de lecture disponibles a donc augmenté de façon significative en janvier 2013 (de 327 à 393). 53

54 Rénovation intégrale de la salle 3 : en coopération avec le service Patrimoine de l'école, la salle 3 a fait l'objet d'une vaste opération de rénovation pendant l'été 2012, dont il a déjà été question dans l introduction de ce rapport. Des conditions de travail plus satisfaisantes ont été proposées aux chercheurs à partir d une réflexion sur l'acoustique de la salle (plafond et lino acoustiques), d'un changement des stores et du mobilier : chaises et tables de lectures plus confortables et différenciées (installation notamment d'un espace «fauteuils»), rénovation de la signalétique Tri des collections dans le sous-sol Érasme Outre la poursuite du travail de tri et de vérification des dons stockés au sous-sol, l'équipe en charge du tri des collections a entrepris de réorganiser complètement les deux magasins du sous-sol Érasme en vue du déménagement de la bibliothèque de Jourdan. Ont été réalisés : une réorganisation de la «vitrine» et la révision des listes d'échanges, le classement systématique et le rangement des tirés à part du fonds Louis Robert, le tri et la mise à disposition des stocks de périodiques en double pour BSF, la supervision du retour des ouvrages du Caphès stockés dans le magasin Érasme depuis 2011, pendant la durée des travaux réalisés dans le magasin en sous-sol de cette bibliothèque. Ce transfert a été confié à la société Jep. 4.4 Les projets pour 2013 Les principaux projets prévus pour l'année 2013 sont : l'achèvement de la refonte du site internet sur typo3 (template, page d'accueil du SCD, en adéquation avec la charte graphique de l'ens) ; la poursuite des travaux de rénovation des salles de lecture, en coopération avec le service Patrimoine de l'école, et du renouvellement du mobilier (tables, chaises, lampes) ; la refonte du règlement pour les lecteurs et du vademecum mis à leur disposition ; le déploiement des collections en libre-accès sur une partie des nouveaux rayonnages installés en décembre, afin de libérer les espaces saturés ; la poursuite du réaménagement des sous-sols Érasme et NIR, en vue du déménagement de la bibliothèque Jourdan-SHS ; l'amélioration du classement des ouvrages en libre-accès, en particulier des ouvrages de psychologie, psychanalyse et sciences cognitives classés en philosophie et destinées à la section S Phi p (changements de cote et de localisation). 54

55 Jourdan - Sciences humaines et sociales 48, bd Jourdan Paris Tél. : Services aux publics 1.1 Quelques chiffres Horaires d'ouverture : du lundi au vendredi de 9h à 18h, le samedi de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h, soit une amplitude horaire de 52 heures par semaine. Fermetures annuelles : le mois d'août ; horaires allégés (9h-12h30 puis 13h30-17h) pendant les vacances scolaires de Noël, de Pâques, la première quinzaine de juillet et la première semaine de septembre. Salles et places de lecture : 3 salles de lecture ; 62 places assises, dont 11 avec poste informatique. Toutes les salles de lecture fournissent le réseau en wifi. Pour l'année universitaire , la bibliothèque a compté 606 lecteurs inscrits dont 362 élèves ou étudiants inscrits à l'ens. En 2012, elle a accueilli lecteurs et elle a prêté documents. 1.2 Les services proposés La bibliothèque accueille élèves, étudiants, anciens élèves et enseignants chercheurs du site, chercheurs de l École d'économie de Paris inclus. Les règles de prêt de la bibliothèque sont les mêmes que celles de la bibliothèque d'ulm- LSH, à ceci près que les lecteurs peuvent emprunter à Jourdan les fascicules de périodiques non reliés, y compris les derniers reçus. Elle met à disposition du public 3 réserves d'ouvrages proposées chacune selon des règles d'usage propre : ouvrages pour l'agrégation de Géographie, pour l'agrégation d'histoire et ouvrages réservés en priorité aux étudiants de masters cohabilités en Sciences sociales, qui ont seuls l'autorisation de les emprunter. Elle s'organise en 4 salles de lecture en accès libre ou accès semi-direct et 4 magasins non accessibles au public. Une communication indirecte des ouvrages de ces magasins fermés au public est mise en place à des horaires précis : les demandes doivent être effectuées par les lecteurs du lundi au vendredi, avant 11h pour une communication le matin et avant 16h, pour une communication l'après-midi. En 2012, les personnels de la bibliothèque ont communiqué 107 documents des magasins «Classique» et «Musique» à la demande des lecteurs. A la rentrée universitaire 2012, il n'y a pas eu de visites de la bibliothèque pour les nouveaux élèves, ni pour les nouveaux étudiants. Par contre, la responsable de la bibliothèque a présenté la bibliothèque et ses services aux étudiants de masters cohabilités en sciences économiques, lors de deux amphithéâtres de rentrée, en assurant une intervention en anglais. 55

56 2. Le traitement des collections 2.1 Rétroconversion La rétroconversion du fonds de partitions de musique (1 604 volumes présents) a été achevée au printemps 2012 ; ce fonds est désormais entièrement signalé dans le Système universitaire de la documentation (Sudoc). Une partie importante des fonds de la bibliothèque reste cependant à rétroconvertir. 2.2 Catalogage courant des monographies Avec un accroissement annuel de volumes - total des entrées par acquisition et don -, le catalogage des nouvelles monographies entrées dans les fonds se maintient à un rythme satisfaisant (1 914 volumes catalogués) au vu du nombre d'emploi en ETP dédié à cette tâche cette année (1 ETP). On peut noter que le nombre de livres en traitement est en baisse si on le compare aux chiffres de l'an dernier (709 ouvrages en décembre 2011 contre 531 en décembre 2012). Le traitement du fonds Rebérioux, bibliothèque personnelle d'étude de Madeleine Rebérioux, donnée à la bibliothèque par ses enfants en avril 2005, est en cours d'achèvement par ailleurs puisque a été inventorié et en partie catalogué tout le fonds d'ouvrages comprenant pour la plupart des feuillets volants de notes manuscrites (11 ml). Cette partie du fonds est exclue du prêt et soumise à une communication indirecte, après justification de projet de recherche. Accroissement trié par cotes des volumes de monographies traités en 2009, 2010, 2011 et 2012 catalogués à la bibliothèque de Jourdan-SHS : Lettres et Arts Sciences humaines Histoire Géographie Économie Droit / Science politique Ethnologie, sociologie, anthropologie Total Ce tableau inclut les ouvrages acquis et donnés à la bibliothèque. La forte proportion d'histoire en 2009, 2010 et 2012 s'explique par le traitement bibliographique d'ouvrages du fonds Rebérioux. 3. La conservation des documents La bibliothèque de Jourdan reste modeste dans ses objectifs et ses pratiques concernant la conservation et l'entretien de ses collections. Deux collègues de l'équipe, Marie-Dominique Torchut et Marie-Zélia Chaboy, sont formées aux petites réparations des documents abîmés. 56

57 Après l'acquisition de matériel adéquat, elles sont désormais en capacité de réparer a minima les ouvrages de la bibliothèque. 4. Les collections acquises par la bibliothèque en 2012 Les bibliothèques Ulm-LSH et Jourdan-SHS, continuent à renforcer leur complémentarité pour les acquisitions. Le budget d'acquisition de monographies nécessiterait une augmentation, à l'avenir, dans les domaines couverts par la bibliothèque de Jourdan. La bibliothèque de Jourdan maintient une dizaine d'abonnements de titres de collections d'ouvrages suivies, ainsi que 225 abonnements de revues dans les domaines des sciences humaines et sociales. Depuis 2010, la bibliothèque n'a plus entré de dons importants puisque les projets de déménagement de la bibliothèque se précisent pour L'équipe s'est attachée, en 2012, à traiter les différents dons entrés auparavant, afin d'épurer les ouvrages en attente de tri et/ou de traitement. Dépenses d'acquisition de la bibliothèque de Jourdan-SHS (documentation imprimée), en TTC : Document Français Étrangers Total Livres Périodiques papier TOTAUX Ouvrages inscrits à l'inventaire en dons en 2012 : Nom du donateur Centre Maurice Halbwachs 94 Bibliothèque Ulm-LSH 69 Lautman, Jacques 38 Éditions Rue d'ulm 27 Lévy, Dominique 9 Piketty, Thomas 8 Cepremap 4 Donateur inconnu 3 Wéber, Florence 2 Forum Futuribles 1 Master APE 1 Baudelot Christian 1 Coulmont, Baptiste 1 Halpérin, Jean-Louis 1 Mamache, Karima 1 Nombre d'ouvrages donnés et inscrits à l'inventaire 57

58 Menant, François 1 Richer, Hamidou 1 Véron, Ophélie 1 5. Logistique et transfert de collections La bibliothèque est soumise à de fortes contraintes liées à la vétusté des locaux et à l'histoire du service. Répartie sur plusieurs bâtiments (bâtiments principal, B et A) et sur plusieurs niveaux (du sous-sol au 1er étage), le site ne comporte aucun ascenseur, ni monte-charge. Avec deux entrées principales et deux postes d'accueil (l'un, dans le bâtiment principal, l'autre en salle Ibanes - Durkheim, bâtiment B), et deux collègues de l'équipe qui ont en charge le rangement des collections, les opérations de rangement, de refoulement et de transfert de collections sont particulièrement lourdes à maintenir et organiser. 5.1 Clôture du dossier déposé auprès du Centre technique du livre de l'enseignement supérieur (CTLES) En mars 2011, le CTLES a lancé un recensement des besoins des bibliothèques de l'enseignement supérieur. Les bibliothèques de l'ens, sous l'impulsion et la supervision de N. Marcerou-Ramel, ont monté un dossier de demande de dépôt et de cession de documents. La bibliothèque de Jourdan a, à cette occasion, proposé une cession de documents entreposés dans ses locaux depuis Ces documents, périodiques et monographies (environ 98 mètres linéaires), proviennent de l ancien Centre de documentation de psychologie sociale, dépendant de l'université de Paris VII. Les bibliothécaires autrefois en charge de ce fonds avaient fait appel à l'ens pour sauver ces collections, qui avaient déjà fait l'objet d'un don partiel à l'institut de psychologie de l'université René Descartes et à la Bibliothèque nationale de France. Une grande partie de ces documents non intégrés aux collections des bibliothèques de l'ens ont fait l'objet d'une cession au CTLES, qui a accepté le dossier présenté par l'ens en juin L'enlèvement de ces collections de psychologie sociale a eu lieu en mai 2012, ce qui a nécessité en amont une description précise des collections cédées, description inexistante lors de l'arrivée de ce fonds à la bibliothèque de Jourdan. 5.2 Tri des collections littéraires dans le cadre du partenariat avec BSF et l'université d'état d'haïti Ce projet, qui mobilise largement l équipe de Jourdan, a été décrit dans les pages introductives de ce rapport. Nous n y reviendrons pas ici. 5.3 Préparation au chantier de déménagement des collections La bibliothèque de Jourdan-SHS a engagé, à la rentrée universitaire , plusieurs démarches pour préparer le déménagement des collections (prévu pour mai - juillet 2013) : métrage global des collections, littéraires et vivantes création d'un groupe de travail interne ayant pour mission d'entamer la réflexion sur les services transitoires, et de rédiger un cahier des charges de prestation de déménagement des collections mise en place d'un chantier d'inventaire et de description des fonds de cartes de la bibliothèque. Ces chantiers seront à poursuivre et à approfondir en

59 6. Projets et objectifs pour 2013 La bibliothèque de Jourdan-SHS devra continuer à renforcer ses liens avec la bibliothèque d'ulm-lsh, notamment à l'occasion des opérations de transferts de collections littéraires, liées au déménagement de la bibliothèque prévu Le partenariat avec BSF et l'ueh prendra fin au printemps 2013, faute de disponibilité de la part des équipes de l'ens pour accueillir au mieux de nouveaux groupes de bibliothécaires haïtiens, car elles seront totalement mobilisées par le déménagement des collections et des bureaux du personnel. Resteront certainement pour , voire au-delà, des collections littéraires à trier, après le déménagement des collections. Enfin, comme nous l avons déjà mentionné, la direction et l'équipe de la bibliothèque de Jourdan espèrent pouvoir être davantage associées au projet de préfiguration de la future bibliothèque du site Jourdan. 59

60 Les bibliothèques associées 60

61 61

62 Bibliothèque de l Agrégation de physique - chimie 1, rue Maurice Arnoux Montrouge Tél. : Rapport établi par Anne Schmid, responsable de la bibliothèque La bibliothèque d'agrégation se trouve sur le site de Montrouge et intervient au sein du centre de préparation aux agrégations de physique et chimie de l'ens. 1. Fonctionnement 1.1 Ressources humaines La bibliothèque fonctionne avec deux personnels : une adjointe technique (Marlène Dumeur) à mi-temps, et une bibliothécaire assistante spécialisée (Anne Schmid) à 80%, soit 1,3 équivalent temps plein. L'amplitude horaire est de 42h30 toute l'année et de 56h30 en période de préparation aux oraux (mi-avril à mi-juin). La bibliothèque a été ouverte 220 jours en Budget Le montant total des dépenses de la bibliothèque pour 2012 s'élève à Cette somme comprend les acquisitions courantes (5 566 ) ainsi que les opérations d'entretien des collections (reliure, consommables, équipement), à hauteur de Le budget provient exclusivement du département de chimie. 1.3 Matériel Le site est équipé de 3 ordinateurs destinés au public, en consultation libre. 2 postes professionnels, équipés des licences Millennium dont 1 supportant le logiciel de catalogage WinIBW. 2. État des lieux Lectorat En 2012, le centre de préparation à l'agrégation a reçu 37 étudiants dont 24 physiciens et 7 chimistes. A ces lecteurs s'ajoutent des enseignants et enseignants-chercheurs, d'anciens étudiants normaliens. Inscrits pour 2012 : 41 lecteurs. 2.2 Collections Suite au chantier de désherbage de l'année précédente, les fonds ont été renouvelés et mis à jour, notamment en matière de manuels du secondaire, indispensables aux agrégatifs. Les programmes du secondaire ayant récemment changé, tous les manuels nécessaires ont été acquis, au même titre que toutes les monographies récentes concernant les programmes d'agrégation. A l'issue de cette mise à jour des collections, la bibliothèque dénombre aujourd'hui monographies sur 310 mètres linéaires. Elles sont toutes disponibles en libre-accès et sont empruntables (soit 24%) sont exclues du prêt. 62

63 Les acquisitions de l'année se chiffrent comme suit : outre les 5 abonnements aux périodiques papier reconduits, 236 monographies ont été acquises. 3. Bilan et objectifs 3.1 Bilan Le traitement du fonds documentaire est à jour, la totalité des monographies est cataloguée dans le Sudoc et dans Millennium. Conformément aux objectifs fixés pour l'année, l'intégralité des périodiques vivants a été cataloguée dans le Sudoc. Le traitement documentaire du fonds Georges Bram reçu par don à l'automne 2011 est en cours. 220 ouvrages ont été inventoriés et catalogués. La formation proposée par Médiadix «Cataloguer les livres anciens» a été suivie par l'agent responsable du traitement du fonds, en octobre Les livres catalogués sont régulièrement acheminés vers le Caphès par courrier interne. Sont traités en priorité les ouvrages antérieurs à 1970 et absents du catalogue collectif de l'école. 3.2 Objectifs L'avancement du catalogage du fonds Bram doit se poursuivre, ainsi que le catalogage exhaustif des périodiques morts. Le fonds documentaire sera tenu à jour en fonction des nouveaux programmes des classes préparatoires prévus pour

64 Bibliothèque d archéologie UMR 8546 AOROC 45, rue d Ulm Paris Cedex 05 Tél. : Rapport établi par Lauranne Chaignon, responsable de la bibliothèque L année 2012 a été particulière pour la bibliothèque d archéologie. Suite au départ d Anne Cavé, en décembre 2011, la bibliothèque est restée un an sans responsable, avec pour conséquence un net ralentissement de ses activités. Les vacations d étudiants et l aide apportée par un agent de la bibliothèque Ulm-LSH ont permis de maintenir la bibliothèque ouverte et de procéder à quelques acquisitions et au catalogage de documents dont les chercheurs avaient rapidement besoin. 1. Moyens 1.1 Ressources humaines Au 1er décembre 2012, une responsable a été nommée par concours externe CNRS, sur un poste d ingénieur d étude. Le reste de l année, la bibliothèque est restée ouverte grâce aux vacations successives de trois doctorantes. 1.2 Budget La bibliothèque a disposé en 2012 d un budget d environ 8 650, consacré aux acquisitions provenaient des crédits CNRS, de ceux de l ENS. 1.3 Matériel La bibliothèque dispose de deux PC professionnels, équipés des licences «Millennium» et «Sudoc» et de deux PC destinés au public, pour la consultation des catalogues. Un scanner et un photocopieur sont également à leur disposition. 2. Réalisations 2.1 Acquisitions Une centaine d'acquisitions a été effectuée par la bibliothèque au cours de l année Mais les collections ont également été enrichies par de nombreux dons et échanges, déposés dans le bureau de la responsable, en attente de traitement. 2.2 Catalogage Le catalogage des documents a repris en décembre Il concerne seulement une trentaine de documents. 2.3 Récolement Un récolement a été initié en décembre 2012, qui se poursuivra sur l année

65 2.3 Refoulement Un refoulement des monographies et tirés à part a débuté en décembre 2012, afin de gagner un peu de place sur les rayonnages pour intégrer les nouvelles acquisitions. 3. Faits marquants de l année Recrutement d une nouvelle responsable Nommée par concours externe CNRS. 3.2 Association au SCD de l ENS Juillet 2012 marque l association de la bibliothèque d archéologie au Service commun de la documentation de l ENS. 4. Objectifs pour 2013 Les grands objectifs pour 2013 sont de terminer le récolement et le refoulement des collections et de rattraper le retard en catalogage pris au cours de l année

66 Bibliothèque des Archives Husserl UMR 8547 Archives Husserl 45, rue d Ulm Paris Cedex 05 Pavillon Pasteur Éléments communiqués par Tassnim Lesguillons, responsable de la bibliothèque 1. Les moyens 1.1 Ressources humaines La responsabilité administrative de la bibliothèque est assurée par Tassnim Lesguillons (personnel ITA technicien du CNRS) à mi-temps. 1.2 Budget La bibliothèque dispose d'un budget de 1 934,16 destiné aux achats de monographies et périodiques. Un projet d'accroissement des mètres linéaires (achat de nouveaux rayonnages) est à l'étude dans l'umr, mais, a été, et reste conditionné par l'obtention de crédits "exceptionnels" provenant du CNRS. 2. La collection En dehors des acquisitions, la bibliothèque s'est enrichie de dons provenant de la bibliothèque personnelle de Jocelyn Benoist, professeur des universités de Paris I. 3. Les projets Achat de nouveaux rayonnages Tri : redistribution d'une partie de la littérature secondaire. Conserver les abonnements papier, uniquement pour les périodiques les plus spécialisés et rares (Internationales Jahrbuch für Hermeneutik, Edith Stein Jahrbuch, Rosenzweig-Jahrbuch). Interruption des abonnements de périodiques les plus courants. 66

67 Centre documentaire du CAPHÉS Centre d'archives de Philosophie, d'histoire et d'édition des Sciences, CIRPHLES, USR 3308, CNRS/ENS Localisation du Centre documentaire : 29, rue d'ulm Adresse postale : ENS, 45, rue d'ulm, PARIS Tél. : Rapport établi par Nathalie Queyroux, responsable du Centre documentaire 1. Les moyens 1.1 Ressources humaines En 2012, l équipe du Centre documentaire est constituée de trois personnels du CNRS, titulaires à temps plein deux assistants ingénieurs (David Denéchaud et Florence Neveux) et un ingénieur de recherche (Nathalie Queyroux). Un stagiaire (Atilla Akmut) est venu effectuer un stage de 80 heures réparties sur deux mois. 1.2 Budget Le Centre documentaire ne dispose pas d une enveloppe budgétaire annuelle prédéfinie. Ses besoins sont évalués au fur et à mesure de l année et satisfaits en fonction de l enveloppe globale dont dispose l équipe du CAPHÉS au sein du CIRPHLES. Dans ces conditions, des opérations très coûteuses telles que la reliure ne sauraient être satisfaites, malgré l état de détérioration avancée de certaines collections. Dépenses totales pour 2012 : 6 627,16. Dépenses sur le budget CNRS 2012 : 2 686,37. - Conservation : 678,13 euros (thermo-hygromètres) - Acquisitions : 74 euros (abonnement de périodiques) - Formations : 630 euros (Archives de France) - Gratification du stagiaire : 569,06 euros - Manifestation scientifique : 135,18 euros (accueil du CA de l Académie internationale d histoire des sciences) - Stockage du mobilier destiné à la grande salle de lecture : 600,00. Dépenses sur le budget du CIRPHLES (Quadriennal ENS) : 2 965,27 - Conservation : 949,62 (fournitures pour le conditionnement des archives) et 1 268,80 euros (déshumidificateur) - Acquisitions : 406, 18 - Manifestation scientifique : 54,00 (posters exposition Bachelard) - Sécurité : 286,67 (casques de protection) Dépenses sur le budget du labex TransferS pour les acquisitions : 975,52. 67

68 1.3 Formation Florence Neveux a suivi : Catalogage des périodiques dans Millennium (ENS, 1/2 journée). Cataloguer dans Calames (ABES, 2 jours). Formation à l utilisation du Web of knowledge (ENS, 1/2 journée). «Concevoir et animer des formations en bibliothèque» (Médiadix, 6 jours). 5 formations à distance (5h). En tant que correspondante en Information scientifique et technique pour le CIRPHLES, plusieurs journées d étude et formations : Présentation de la Bibliothèque Scientifique Numérique (1 jour) ; «Utilisation avancée de HAL» (Action Nationale de Formation, CNRS, 1 jour) ; «Trente ans de politiques d information scientifique : Quatrième journée nationale du Réseau des URFIST, » (1 jour) ; «Prise en main de la plateforme Sciences-conf.org» (Action Nationale de Formation, CNRS, 1 jour 1/2) Formation à l utilisation de Sirhus (logiciel du CNRS dédié aux dossiers de carrière) (1/2 journée). David Denéchaud a suivi : Catalogage des livres électroniques (Médiadix, 2 jours) «Droit et archives» (3 jours, Archives nationales) ; «Archives privées» (3 jours, Archives nationales). En tant que chargé de la communication et rédacteur web pour le CIRPHLES : Technologies du web (CNRS, 4 jours). Nathalie Queyroux a suivi : Anglais bibliothéconomique (niveau 1) (Médiadix, 3 jours). «La conservation des collections en bibliothèque» (BnF, 5 jours). «La science en signets» (Action Nationale de Formation, CNRS, 1 jour). En tant qu assistante de prévention pour le CIRPHLES, une journée d information. Colloque «Archives de la recherche» (CNAM, Paris Sud, 2 jours 1/2) : les membres de l équipe sont allés assister à une partie de ce colloque, à tour de rôle, de sorte à pouvoir maintenir le service public. 1.4 Le réseau des bibliothèques Co-organisation de l exposition consacrée à Gaston Bachelard présentée à la bibliothèque d Ulm-LSH Parallèlement à un colloque organisé par le Centre international de synthèse, le CIRPHLES (USR 3308, CNRS/ENS) et le LARSIM (CEA), une exposition intitulée Le Surrationalisme de Gaston Bachelard : textes et contexte a été présentée dans la salle Historique de la bibliothèque d Ulm-LSH, du 21 mai au 9 juin 2012, sous la responsabilité scientifique de Vincent Bontems, Michel Blay et Éric Brian. Cette exposition a été l occasion d une collaboration fructueuse entre l équipe de la bibliothèque d Ulm et celle du centre documentaire du CAPHÉS, aussi bien pour l organisation de l exposition que pour les ouvrages exposés Participation aux réunions de direction du SCD de l ENS Depuis septembre 2012, Nathalie Queyroux fait partie de l équipe de direction du SCD en tant que représentante des bibliothèques associées littéraires et dans le cadre d une mission 68

69 transversale concernant la conservation des collections en collaboration avec Estelle Bœuf- Belilita, conservateur de la bibliothèque d Ulm-LSH, responsable du Patrimoine Participation à la campagne de cession et dépôt au CTLes Les collections de biologie et de chimie de l ENS qui avaient été confiées au CAPHÉS ont été cédées pour les périodiques et les monographies, et déposées pour les thèses au CTLes, comme prévu en Elles représentaient environ 500 mètres linéaires. Le CTLes a effectué ce transfert de collection en 5 passages successifs qui se sont échelonnés tout au long de l année Partenariat avec les Archives Husserl (UMR 8547) Depuis 2007, l équipe du Centre documentaire du CAPHÉS se charge du catalogage des acquisitions de la bibliothèque des Archives Husserl. En 2012, 64 ouvrages ont ainsi été signalés dans le Sudoc et Millennium Partenariat avec le Département de Chimie Le Département de Chimie a accepté le don de la bibliothèque personnelle du chimiste et historien de la chimie, Georges Bram ( ), comprenant près de titres. Un partenariat avec le CAPHÉS a été décidé autour de cette collection (cf. rapport annuel du SCD 2011). Anne Schmid (responsable de la bibliothèque de l Agrégation de physiquechimie) les traite dans le Sudoc et Millennium, avec la collaboration de Nathalie Queyroux. Si l essentiel des collections scientifiques déposées au CAPHÉS ont été soit cédées soit déposées au CTLes, le Centre documentaire a gardé une collection de monographies provenant de la bibliothèque de l Agrégation de physique-chimie déposées par le département de Chimie en Ces monographies (estimées à environ titres) feront l objet d un traitement documentaire en Bilan, objectifs et projets 2.1 Bilan Pour l année 2012, le nombre des lecteurs a continué de s accroître, malgré des travaux extrêmement bruyants (touchant à la structure du bâtiment et aux sols) pendant plus de 6 mois), constituant une gêne importante au quotidien, à l étage au-dessus de la salle de lecture pour la mise en place de la Bibliothèque des sciences expérimentales et audessous pour la réfection de l amphithéâtre Jules Ferry. Il faut signaler également l accumulation de poussière et l absence de sanitaire (durant toute l année) à l étage du Centre documentaire pour cause de travaux. Je profite de l occasion de ce rapport pour remercier mes deux collègues d avoir assuré le service et accueilli les lecteurs malgré ces conditions de travail extrêmement difficiles Retour des collections dans les magasins et mise en sécurité pour les personnels Les travaux dans les magasins du 29, rue d Ulm ayant été effectués, à savoir la mise en place de rayonnages mobiles pour partager l espace entre le CAPHÉS et la Bibliothèque des sciences expérimentales, il a fallu organiser le retour progressif de la totalité des collections du CAPHÉS, soit environ mètres linéaires, collections réparties sur plusieurs sites. Il a été nécessaire de réfléchir au redéploiement des collections en fonction des formats (8 et 69

70 4 ) et positionner les tablettes des rayonnages de manière optimale pour perdre le moins de mètres linéaires possible. Les collections cataloguées qui avaient été installées dans le magasin Érasme de la bibliothèque d Ulm-LSH ont été transférées dans les magasins du 29 par une équipe de déménageurs professionnels en novembre. Ce transfert a pu s effectuer grâce à N. Marcerou-Ramel qui l a financé sur le budget de sa bibliothèque. Le retour des collections prévu pour la rentrée de septembre a dû être considérablement retardé en raison de la lenteur du séchage de la dalle de béton coulée pour supporter les rayonnages mobiles. L humidité étant persistante dans ce local non ventilé, le Service Patrimoine de l ENS est intervenu pour installer temporairement une soufflerie d air chaud afin de permettre au béton de finir de sécher. Depuis cette intervention, les conditions d hygrométrie sont de nouveau réunies pour accueillir les collections. Pour l installation de rayonnages mobiles, 13 poutrelles métalliques ont été fixées pour soutenir le plafond du local. L espace entre le sol et les poutrelles est d 1,65 m. Une réflexion pour permettre aux personnels de travailler dans ce local sans risque a dû être menée. Nathalie Queyroux a sollicité les ingénieurs Hygiène et Sécurité de l ENS et du CNRS, Mesdames Valérie Lafourcade et Frédérique Mazé-Coradin, pour faire une visite afin de formaliser les mesures à prendre notamment pour éviter les chocs frontaux et les chutes : port du casque obligatoire dans la zone des rayonnages mobiles, signalisation du danger par la voie d affichages multiples, peinture des marches de l escalier donnant accès à la zone dangereuse, mise en place de mousses sur les arrêtes des poutrelles dans les espaces de circulation principaux, ajout d un éclairage dans l escalier Collecte / hébergement de fonds La collecte des fonds a été volontairement ralentie en cette période de travaux. Il a semblé important de ne pas accumuler les collections mises en carton pour des raisons de conservation et d accessibilité. Les ouvrages et archives conservés par Claude Debru dans son bureau à l ENS ont rejoint les collections du CAPHÉS dans la mesure où Claude Debru devait prendre sa retraite et quitter sa chaire de professeur de philosophie des sciences. Ces ouvrages et archives sont venus compléter le fonds que Claude Debru a à cœur de constituer depuis plusieurs années. En septembre 2012, il a demandé son rattachement à l équipe du CAPHÉS en tant que professeur émérite. Le versement de 2012 comporte : 721 ouvrages (ce qui double le fonds d ouvrages existant), 303 tirés à part et 2 CD-Rom. Cette documentation témoigne des différentes facettes de l activité de Claude Debru : ses activités d enseignant, ses relations scientifiques à l échelle européenne et en particulier avec l Allemagne, son implication dans ses fonctions au sein du Comité National Français d Histoire et de Philosophie des Sciences (CNFHPS, dont les archives sont régulièrement déposées au CAPHÉS) et du Comité Français des Unions Scientifiques Internationales en tant que membre de l Académie des sciences et président du CNFHPS. Un don d ouvrages fait par l ENS lors du versement des collections de biologie n avait pas encore été entré à l inventaire. Il l est à présent et représente 296 volumes, auxquels il faut ajouter des dons faits à l unité au cours de l année, 31 ouvrages Traitement des fonds Le traitement des collections imprimées s est poursuivi : Nombre d exemplaires catalogués en 2012 : (dont dans le Sudoc) Nombre de périodiques catalogués en 2011 : 33 titres (1 vivant, 32 morts) Total d exemplaires catalogués depuis mai 2007 : (dont dans le Sudoc) Total de périodiques catalogués depuis mai 2007 : 516 (9 vivants et 507 morts) 70

71 Fonds catalogués en 2012 : Le fonds de la bibliothèque Cuzin Le fonds de monographies de l Institut Curie Une partie du nouveau versement des monographies de Claude Debru Le traitement des archives a continué également : Récolement d une partie des archives scientifiques de la Société française de Philosophie Inventaire du fonds Janine Bertier Encodage de l inventaire et publication dans Calames : archives de Gérard Simon Des acquisitions ont été faites (40 ouvrages) avec le soutien financier du labex TransferS. La politique d acquisition, qui se met en place progressivement, suit les principales thématiques des fonds collectés. Pour 2012, ont été acquises en priorité les publications les plus récentes des chercheurs attachés au CIRPHLES, également des ouvrages consacrés à Georges Canguilhem (pour prolonger le fonds Canguilhem) et à Gilbert Simondon (en lien avec l Atelier Simondon, tenu à l ENS) Accueil d un stagiaire En 2011, le CAPHÉS a accueilli un stagiaire. Atilla Akmut, étudiant préparant le Diplôme de l ENS, est venu effectuer un stage de 80 heures réparties sur deux mois pour poursuivre le récolement d un fonds d archives, commencé en 2011 le fonds d archives scientifiques de la Société française de philosophie. 2.2 Objectifs et projets pour Formation Un programme de formation sera, comme chaque année, mis en place : l archivage numérique, l évolution des formats de catalogage en bibliothèque, le format XML et les acquisitions Gestion des fonds L année 2013 verra le retour du reste des collections du CAPHÉS (environ 750 mètres linéaires). Le traitement des ouvrages stockés dans la grande salle de lecture du 29 ayant été défini comme prioritaire en septembre 2012 pour libérer la grande salle, le catalogage se poursuivra ainsi que l installation des collections en magasin. Ce traitement va concerner la fin du nouveau versement des ouvrages de Claude Debru, le fonds Jean-Yves Dupont, une collection de thèses donnée par Michel Blay et des ouvrages appartenant au fonds Pierre Jeannin Réseau des bibliothèques Les partenariats existants entre le Centre documentaire et le Département de Chimie, d une part, et les Archives Husserl, d autre part, se poursuivront. Des opérations de valorisation scientifique de fonds pourront être envisagées au sein du SCD. La réflexion concernant la politique documentaire du SCD se poursuivra. 71

72 Bibliothèque du département de chimie 24, rue Lhomond Paris Tél. : www1.chimie.ens.fr/ressources.php Éléments transmis par Yvon Poncel, responsable de la bibliothèque 1. Les moyens Le personnel de la bibliothèque est composé de deux agents à temps complet, plus un troisième agent à temps complet (reprographie) dont une part de l'activité se confond avec des tâches d'accueil et de surveillance. La formation du personnel est assurée par les stages Médiadix selon les besoins du service et les souhaits du personnel. Le budget de fonctionnement, compris entre 30 et annuels répartis entre la bibliothèque de l'agrégation de physique chimie située à Montrouge et la bibliothèque LMD et recherche située rue Lhomond, provient de crédits ENS. 2. Les faits marquants de l année 2012 Le transfert des fonds de chimie vers la BSE a été préparé en II sera réalisé en Pour faire suite à un premier don de documents transférés vers le CADIST de chimie situé à l Université Claude Bernard Lyon 1, en , d autres ouvrages issus essentiellement d opérations de désherbage sont en cours d inventaire et de tri. Les acquisitions d ouvrages se sont poursuivies, au rythme d environ 200 titres par an, tant en recherche qu en enseignement. L année 2013 marquera, pour la salle E126 (anciennement P14) située au premier étage du département de chimie, l arrêt définitif de l activité de bibliothèque de chimie. Il sera toujours possible de venir regarder, dans la vitrine historique, les produits chimiques de Pasteur ou Sainte-Claire Deville. 72

73 Bibliothèque du département Géosciences 24, rue Lhomond Paris Tél. : Rapport établi par Françoise Vivent, responsable de la bibliothèque, et Pierre Briole, directeur du département Géosciences En 2012, la bibliothèque des Géosciences a disposé de moyens humains et financiers qui lui ont permis de fonctionner et de préparer sa fusion, en 2013, avec d autres bibliothèques scientifiques de l ENS. 1. Les moyens Les moyens humains de la bibliothèque, en 2012, ont été d une bibliothécaire assistante spécialisée à temps complet, qui a suivi une formation à l indexation selon la classification décimale Dewey, formation dispensée à l ENS par Médiadix, et spécifique aux disciplines de la future bibliothèque. En 2012, la bibliothèque a bénéficié de crédits de l ENS ainsi que du CNRS (via le département des Géosciences et l'umr 8538). Ils ont été de ,21 pour l ENS et de 1 818,80 pour le CNRS (en plus de l accès au portail Biblioplanets de l INSU-CNRS). Ils ont été utilisés comme suit : Équipement future bibliothèque : Formation : 309 Documentation : - Crédits CNRS : souscription de 4 abonnements papier à un tarif préférentiel CNRS : 1 818,80 - Crédits ENS : - Souscription d un abonnement papier plus on line : 208,46 - Souscription de 4 abonnements auprès de sociétés savantes : 803,99 - Souscription de 2 abonnements électroniques : 2 521,82 - Achat de 4 ouvrages : 299,32 Total tous types de documents et d abonnements, tous types de crédits : 5 652,39 Matériel informatique : un disque dur externe, 148,62 Prêt entre bibliothèques : 3 documents, 25 Total des dépenses ENS plus CNRS : ,01 2. Les faits marquants de l année 2012 La bibliothèque des Géosciences de l ENS s adressait aux étudiants et chercheurs du département des Géosciences, UMR 8538 (Géologie) et 8539 (LMD). Courant 2013, elle fusionnera avec plusieurs bibliothèques scientifiques de l ENS pour former la Bibliothèque des sciences expérimentales (BSE), qui est une bibliothèque associée du tout nouveau Service commun de documentation de l ENS. Au cours de l année 2012, elle a poursuivi la fusion, activité déjà engagée en Pour ce faire, la bibliothécaire a poursuivi le catalogage des thèses et des ouvrages dans le catalogue collectif de l établissement auquel la bibliothèque avait adhéré en Par 73

74 ailleurs, la BSE ne pouvant intégrer la totalité des collections, les documents qui doivent rejoindre cette bibliothèque ont été choisis avec les chercheurs. Actuellement, les bibliothèques qui vont fusionner dans la BSE possèdent chacune leur classification pour les ouvrages. À terme, il y aura une classification unique, la classification décimale Dewey (CDD). Pour ce faire, les personnels qui sont affectés à la BSE ont suivi une formation à la CDD, spécifique aux domaines de cette dernière, et ils ont commencé à ébaucher le plan de classement commun. L activité de la bibliothèque des Géosciences, en 2012, est difficilement évaluable car les étudiants et les chercheurs ont largement recours aux ressources en ligne fournies par l ENS et le CNRS (portail Biblioplanets). Toutefois, 19 lecteurs se sont adressés à la bibliothécaire, principalement par messagerie. La bibliothèque a ainsi fourni 21 documents, dont 9 en version papier et 9 sur support électronique, et 3 en PEB. Pour les 9 documents papier, 4 provenaient des collections papier de l ENS, 4 des collections des bibliothèques du site universitaire Jussieu, 1 d'une autre bibliothèque extérieure. Les documents fournis sur support électronique provenaient des sources suivantes : 2 de l'ens, 5 du portail Biblioplanets et 2 d autres ressources. 3. Conclusion La chute notoire de la fréquentation de la bibliothèque des Géosciences reflète l'évolution des pratiques documentaires des chercheurs et étudiants. C'est pourquoi, en 2013, au sein de la BSE, les collections de géosciences seront réactualisées. Elles s'adresseront à la fois aux élèves, aux étudiants de master, aux doctorants, et aux chercheurs. 74

75 Bibliothèque de mathématiques et informatique (Bibliothèque du DMA) Département de mathématiques et applications - UMR8553 CNRS/ENS École normale supérieure Bâtiment NIR 45, rue d'ulm Paris Tél. : math.ens.fr/bibliotheque/ Rapport établi par Odile Luguern et Nayara Gil Conde. La bibliothèque de mathématiques et informatique, sous la tutelle du département de mathématiques et applications (DMA, UMR8553 CNRS), est à la fois bibliothèque de formation à la recherche, et bibliothèque de recherche. Son financement provient de la dotation de l ENS, au titre de bibliothèque du DMA, et du quadriennal (crédits spécifiques «ex-ppf» des bibliothèques de mathématiques). Le département d informatique (DI) affecte à la bibliothèque un financement sur ses crédits CNRS, pour les acquisitions de ressources en informatique. Elle est la principale bibliothèque scientifique du réseau des bibliothèques de l École normale supérieure. A l'occasion de la structuration du réseau en Service commun de documentation (SCD) en 2012, elle a pris le statut de bibliothèque associée. Les 3 personnels CNRS de cette bibliothèque participent activement au Réseau national des bibliothèques de mathématiques (RNBM, GDS2755 CNRS) - sa responsable a été la directrice de ce réseau de 2008 à Ressources humaines, formation professionnelle 1.1 Ressources humaines Au 31 décembre 2012, le nombre de personnes employées à la bibliothèque de mathématiques et informatique était de 10 personnes (dont l une n est comptée que pour 0,5 dans le tableau ci-dessous car elle travaille également à la bibliothèque Ulm-LSH), soit 6,55 ETP effectifs. Sur ces 10 personnes, 6 agents titulaires (5,3 ETP), dont l une (T, BAP F) est en disponibilité depuis l automne 2012 ; 1 agent en CDD, qui la remplace ; et 3 contractuels étudiants. Les horaires élargis et une partie de l'assistance aux lecteurs en bibliothèque sont assurés grâce au renfort des contractuels étudiants. La répartition des postes de titulaires montre la forte implication du CNRS dans cette bibliothèque de haut niveau consacrée à la recherche et la formation à la recherche, avec 3 postes ITA de la BAP F (3 ETP), dont les 2 personnels d'encadrement. 75

76 Nombre d'agents employés à la bibliothèque du DMA fin 2012 Catégorie A Catégorie B (dont 1 CDD) Catégorie C Contractuels étudiants Total 2 3,5 (*) 1 3 9,5 (*) Détail par catégorie, en ETP CNRS BAP F Filière bibliothèque 0 0, ,4 ITRF BAP F 0 1(**) 0 0 1(*) BIATOSS 0 0 0,9 0 0,9 Contractuels ,25 2,25 Total en ETP 2 2,4(*) 0,9 1,25 6,55 (*) (*) Dont 1 agent à 40% à «Ulm-LSH», à 40% à «Math-Info» ; et dont 1 agent titulaire en disponibilité, et le contractuel employé sur le poste vacant. (**) L'agent titulaire en disponibilité est comptabilisé dans le premier tableau, mais pas dans le Total en ETP. Évolutions 2012 : L absence prolongée d une titulaire a amené à recruter des contractuels successifs : après formation aux spécificités du catalogue ENS, ils ont assuré une partie de ses attributions : catalogage et service au public. Le CDD a été financé en début d année sur les crédits de la bibliothèque, puis sur le poste T, disponible suite au départ en disponibilité de la titulaire. La bibliothèque a été amenée à faire davantage appel aux contractuels étudiants pour assurer le service aux lecteurs (1 ETP en 2012 contre 0,64 ETP en 2011), du fait de l implication très forte en 2012 de la responsable et de son adjointe dans plusieurs projets. 1.2 Formation Dans le contexte professionnel de l IST, où la normalisation est très importante et où l évolution vers le document électronique requiert des compétences multiples, la formation continue des personnels est très importante. Ceci d'autant plus dans une petite équipe, qui assure des tâches diverses : accueil de publics variés (étudiants, enseignants, doctorants, ingénieurs,..., français et étrangers), prêts, renseignement bibliographique, acquisition et traitement de documents sur supports papier et électronique, valorisation et conservation des collections... Thème Sujet Durée Agent(s Durée Organisateu ) totale r langues Anglais intensif 5 jours 1 5 jours CNRS bureautique Excel avancé 1 jour 1 1 jour ENS " Gestion de site sous Spip, Rédaction 1 jour 3 1 jour ENS form. spécialisée Catalogage 2 jours 4 8 jours Mediadix 76

77 " Publications électroniques 2,5 jours 2 5 jours RNBM Go-Doc SMF Couperin j. professionnelles Journées RNBM 3 jours 2 6 jours RNBM " Journées ABES 2 jours 1 2 jours ABES " Journée e-books Springer 1 jour 2 1 jour Springer " Journée e-books Swets 1 jour 1 1 jour Swets 30 jours Les formations au catalogage normalisé des documents (et son évolution) sont indispensables, pour les personnels contractuels comme pour les titulaires dont les fonctions comportent le traitement intellectuel des documents. La mise à jour des connaissances sur les ressources électroniques est également impérative pour tous les agents, qui participent par roulement au service au lecteur. Un autre thème important est l évolution des modèles de publications, et le libre accès. Enfin, il est nécessaire de suivre les actualités, en participant à la Journée RNBM consacrée à la négociation nationale Springer en cours et ses conséquences pour les mathématiciens, aux journées ABES, ou aux journées «e-books», organisées l une par Springer, l autre par Swets. 2. Budget 2.1 Recettes Total crédits Ecole (DMA) quadriennal (ex-ppf) report 2011 (*) autre report (ex-ppf) (**) transfert de crédits (DI) (***) don de lecteur 5000 (*) Acquisitions de ressources documentaires, sur marché ENS pluri-annuel (**) Acquisition du contrôle d'accès : marché 2011, installation différée sur 2012 (***) Crédits du département d'informatique (DI) pour les acquisitions en informatique : de crédits CNRS, dont transférés à l ENS, 5000 utilisés sur le CNRS. 77

78 2.2 Dépenses Fonctionnement Ressources documentaires imprimées Ressources documentaires électroniques Conservation : reliure préventive de Périodiques et restauration légère (ouvrages du XIXe s.) Achat fournitures, petit matériel Maintenance, sous-traitance, téléphone Équipement: Portique antivol, PC portable Personnel CDD : remplacement d'un titulaire, contractuels étudiants Report sur Total des Dépenses Ressources documentaires dont Abonnements imprimés Périodiques édités en France 980 dont informatique 0 Périodiques édités à l étranger dont informatique Ressources électroniques (Journaux et e-books) dont informatique Achat d'ouvrages Ouvrages édités en France dont informatique 180 Ouvrages édités à l étranger dont informatique Faits marquants 3.1 Équipe L agent titulaire absente pour problèmes de santé depuis 2010 est partie en disponibilité à l automne. agents contractuels successifs ont intégré l équipe pour la remplacer sur l année depuis l automne 2012, les titulaires assurent à tour de rôle la permanence du samedi, avec l assistance d un contractuel étudiant. 3.2 Documentation électronique Les abonnements représentent une partie très importante du budget Acquisition. Depuis 2008, la plupart des ressources «e-only» de la bibliothèque (MathSciNet, ZentralBlatt Math, Lecture notes in computer science) sont acquises sur la ligne 3B02 «Ressources électroniques communes» du SCD. Parallèlement, un nombre important de journaux sont souscrits selon des abonnements de type «P+e», où l abonnement papier ouvre droit à l accès en ligne. 78

79 Une évolution importante est intervenue en 2012/2013 avec d une part, le basculement des abonnements Springer de la bibliothèque vers un contrat de ressources électroniques, dans le cadre du contrat national Couperin-CNRS-RNBM-INRIA ; d autre part l accès pérenne et gratuit, grâce à un engagement du CNRS, aux journaux de l European mathematical society ; enfin, l acquisition d une collection d e-books publiés par l American mathematical society (cf. 5.2). 3.3 Projets, contrat Le système de contrôle d'accès prévu au quadriennal, dont l acquisition avait été lancée à l'automne 2011, a été installé en février 2012 : il permet un comptage plus fin des lecteurs. La bibliothèque a été ouverte 261 jours en 2012 (55h/semaine, dont le samedi). La bibliothèque de mathématiques a participé aux 2 projets de rétroconversion soumis à l'abes, début et fin 2012, par l ENS : la bibliothèque n a pas obtenu de réponse positive pour La bibliothèque a participé très activement, en 2012, au projet d'erm (outil de gestion des ressources électroniques) lancé par le SCD. Depuis plusieurs années, avec l accroissement des ressources électroniques, elle était confrontée au double besoin d un outil de gestion spécifique et d'un meilleur signalement de ces ressources pour les lecteurs. Aussi, la responsable et son adjointe, responsable du catalogue, ont accepté avec enthousiasme de prendre part, l une au comité de pilotage, l autre à l'équipe projet. L implémentation de l outil et les formations ont débuté en novembre Participation aux activités du RNBM La directrice de la bibliothèque a été très sollicitée au titre de directrice du RNBM : participation à la négociation nationale Springer, préparation de projets d abonnements nationaux pour les mathématiciens, lancement du Projet de conservation partagée des périodiques de mathématiques (PCPM), lancement du projet de Portail mathématique, participation à des groupes de travail ou journées nationales. La responsable du catalogue a pris, de son côté, une part active à la préparation du projet de Conservation partagée des périodiques de mathématiques (PCPM). 3.5 Dons, restauration La bibliothèque avait reçu en 2011 un don de : ce don a été utilisé en 2012, et consacré à la restauration d'une sélection de documents mathématiques du XIXe siècle. En 2012, sont intervenus 2 dons exceptionnels : le buste du mathématicien Jacques Herbrand ( ), ancien élève de l ENS, 2 gravures représentant Laplace ( ) et Lagrange ( ). 3.6 Événements Une exposition des œuvres de Galois a été organisée et mise en place fin début 2012, à l occasion du bicentenaire de la mort d Évariste Galois. A cette occasion, le responsable scientifique de la bibliothèque a présenté l exposition à une délégation scientifique coréenne, à la demande de celle-ci. Le cristal CNRS 2012 a été décerné à Odile Luguern au titre de son activité au service du RNBM et de la communauté des mathématiciens Une exposition de photographies de mathématiciens a été accueillie pendant l année 79

80 scolaire : portraits réalisés par Isabelle Boccon-Gibod, à l occasion de la préparation de son livre Fors intérieurs (Léo Scherr, 2011). 4. Fréquentation de la bibliothèque Ouverture Prêt Les chiffres sur la fréquentation proviennent, depuis fin avril 2012, des relevés du nouveau contrôle d accès, alors qu ils provenaient précédemment des inscriptions manuelles sur le registre de l'accueil. Les données sur les emprunteurs et le prêt proviennent des données extraites du système de gestion de bibliothèque de l ENS (SIGB Millennium). 4.1 Ouverture au public La bibliothèque est ouverte du lundi au vendredi de 9h30 à 19h, et le samedi de 9h30 à 17h : soit une ouverture hebdomadaire de 55h en période universitaire. Elle passe en horaires d'été réduits de mi-juillet à fin juillet (lundi au vendredi de 9h30 à 18h, samedis fermés), et est fermée 4 à 5 semaines en août, et 1 semaine fin décembre. En 2012, elle a été ouverte aux lecteurs 261 jours, dont 39 samedis. 4.2 Fréquentation La bibliothèque a reçu pendant l année scolaire 2012/13, entrées, plus 474 visites ponctuelles. Répartition mensuelle des entrées 80

81 Répartition mensuelle par tranche horaire (9h30-13h, 13h-17h, 17h-19h) Répartition mensuelle selon le statut des entrants - élèves ou étudiants à l ENS enseignants et/ou chercheurs à l'ens lecteurs extérieurs (anciens élèves, lecteurs autorisés) La fréquentation de la bibliothèque par les enseignants-chercheurs et les étudiants est en hausse par rapport à Parmi les étudiants, on constate depuis plusieurs années une augmentation de la fréquentation d'élèves ou étudiants des autres disciplines scientifiques, souvent en master co-habilité, et en mal de salles de travail : cette fréquentation pourrait diminuer suite à l'ouverture de la Bibliothèque de sciences expérimentales, courant Parmi les visiteurs occasionnels, une centaine sont venus visiter l exposition de photographies autour du livre Fors intérieurs. 4.3 Prêt Le nombre de lecteurs actifs (emprunteurs) en était de 718, sur un total de lecteurs inscrits de Parmi ces lecteurs actifs, 469 ont déclaré comme discipline principale, les Mathématiques ou l Informatique, ce qui montre l ouverture de la bibliothèque à l interdisciplinarité. 81

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