WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence

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1 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence Date de mise à jour : le 18 novembre 2015 Copyright Advantys

2 Table des matières Présentation 12 Aperçu du module d administration 13 Accès au module d administration 13 Authentification 13 Sélection de la langue 13 Structure du module d administration 14 Bandeau 15 Workflow de processus 19 Gestion des processus 21 Gestion des utilisateurs 21 Panneau de configuration 22 Centre de ressources 22 Nomenclature 22 Securité 23 Suppression et archivage 23 Panneau de configuration 24 Aperçu 24 Général 25 Base de données 25 Adresse 26 SMTP 26 Authentification 26 Sécurité 27 Horaires et jours de travail 27 Portail 28 Affichage 28 Demandes 32 Notifications utilisateurs 32 Délégation 33 Application hôte 33 Statistiques 34 Commentaires 34 Administration 35 Affichage 35 Formulaire 36 Utilisateur 36 Sécurité 36 Services Windows 36 Synchronisation annuaire 37 Général 37 Logs 37 Synchronisation automatique 37 Approbation à distance 38 Approbation à distance 38 Serveur de messagerie 39 Diagnostique 39

3 Informations produit 40 License information 40 Assembly versions 40 Gestion des utilisateurs 41 Aperçu 41 Annuaires 41 Écran annuaires 41 Liste des annuaires 42 Édition d un annuaire 42 Suppression d un annuaire 43 Utilisateurs 43 Écran liste des utilisateurs 43 Écran utilisateurs 44 Barre de menu 44 Filtres 44 Liste des utilisateurs 46 Formulaire utilisateur 46 Suppression et archivage 47 Remplacement 47 Rapport d activité 48 Groupes 50 Écran liste des groupes 50 Barre de menu 51 Filtres 51 Liste des groupes 51 Écran groupes 52 Formulaire groupe 52 Suppression 53 Délégations 53 Écran liste des délégations 53 Barre de menu 54 Filtres 54 Liste des délégations 54 Écran d édition d une délégation 55 Édition d une délégation 55 Ajout 56 Suppression 56 Versions de processus 56 Synchronisation des annuaires 57 Aperçu 57 Usage général 57 Accès au module de synchronisation 57 Description des paramètres de synchronisation 57 Connecteur Active Directory 60 Aperçu 60 Prérequis 61 Chemin LDAP 61 Données à importer 62 Champs de synchronisation 62

4 Récupération des données d Active Directory 62 Connecteur LDAP 64 Aperçu 64 Prérequis 64 Requêtes de synchronisation d utilisateur et de groupes 64 Données à importer 66 Champs de synchronisation 66 Extraction des données LDAP 66 Texte 67 Aperçu 67 Prérequis 67 Données à importer 68 Sélection des fichiers 68 Noms des fichiers texte 68 Structure des fichiers 68 Chemin ADS 69 Liste des propriétés 69 Exportation des fichiers textes avec Active Directory 70 Exemples de fichiers d exportation 71 Fichiers log de la synchronisation 71 Aperçu 71 Emplacement des fichiers log 71 Informations générales 72 Aperçu 72 Participants 72 Écran liste des participants 72 Écran des participants 73 Barre de menu 73 Filtres 73 Liste des participants 73 Formulaire participant 74 Associations avec un annuaire 74 Modification du type de participant 75 Suppression 75 Applications 76 Écran des applications 76 Barre de menu 76 Filtres 76 Formulaire application 77 Écran liste des applications 78 Liste des applications 78 Écran liste des paramètres d une application 79 Édition des paramètres d une application 80 Suppression d une application 80 Suppression d un paramètre 81 Application de type assembly 81 Application de type service Web WCF 81 Services Web WSDL 82 Exemple d un service Web privé 83 Action de service Web de WSDL : paramètres supplémentaires 84 Catégories 84

5 Liste des catégories 84 Écran catégorie 85 Barre de menu 85 Filtres 85 Liste des catégories 85 Formulaire catégorie 85 Suppression 86 Listes globales 86 Aperçu 86 Écran des listes globales 86 Barre de menu 87 Filtres 87 Liste de listes globales 87 Formulaire de listes globales 87 Importer des données 88 Exporter des données 89 Définition de processus 90 Aperçu 90 Dossier 91 Écran liste des dossiers 91 Barre de menu 92 Filtres 92 Liste des dossiers 92 Écran dossier 92 Formulaire dossier 92 Gestionnaire de processus 93 Suppression d un dossier 93 Liste des processus 93 Écran liste de processus 93 Barre de menu 93 Filtres 93 Liste des processus 94 Édition d un processus 94 Écran informations d un processus 94 Barre de menu 95 Liens supplémentaires 95 Formulaire processus 96 Actions d un processus 98 Suppression des demandes 98 Suppression d un processus 98 Suppression des demandes d un processus 99 Restrictions opérationnelles sur les processus avec un statut actif ou archivé 99 Modification d un dossier 99 Catégories d un processus 100 Exportation et importation de la définition XPDL d un processus 100 Participants d un processus 104 Écran liste des participants d un processus 104 Liste des participants 104 Formulaire participant 105 Association avec un annuaire 106 Suppression 107

6 Ajout d un participant global 107 Demandeur d un processus 107 Superviseur d un processus 107 Modification du type d un participant 107 Portée limitée des superviseurs 108 Aperçu 108 Définitions 108 Aide 108 Validation syntaxe des requêtes 109 Liste des champs et macros disponibles pour l usage dans la requête 110 Informations supplémentaires 112 Opérateurs de comparaison 112 Opérateurs logiques et parenthèses 112 Valeurs texte 112 Données de processus 112 Macros 113 Impacts d exécution 113 Données du processus 114 Écran liste des données 114 Liste des données 114 Formulaire d édition de donnée 115 Édition de données 116 Modification du type de donnée 120 Suppression 120 Workflow 121 Écran du workflow d un processus (vue liste) 121 Outil de conception graphique en HTML5 121 Écran du workflow d un processus (vue graphique) 122 Vue liste des actions 122 Vue graphique des actions 123 Fonctionnalités de l outil de conception graphique HTML5 124 Ajout d une action 125 Actions 126 Écran d édition d une action 126 Barre de menu 126 Édition d une action 127 Suppression d une action 129 Méthodes d affectation 129 Écran liste des paramètres 133 Liste des paramètres obligatoires 134 Liste des paramètres supplémentaires 134 Écran d édition d un paramètre 135 Édition d un paramètre 135 Écran des actions suivantes 137 Action suivante 137 Ajout d une boucle sur la première action 138 Écran d édition d une condition 138 Édition des conditions d une transition 138 Régles des conditions 139 Écran des exceptions 140 Types d exception 140 Règles d exception 140

7 Écran de notification 141 Notifications automatiques 141 Notifications supplémentaires 142 Hiérarchie des notifications des actions en retard 143 Hiérarchie des notifications de pré-retard 144 Rapport 145 Écran rapport d un processus 145 Erreurs et avertissements 146 Utilisation 147 Informations générales 147 Participants 148 Données 148 Actions 149 Formulaire 150 Écran formulaire de processus 150 Structure, apparence et gestion de formulaire 151 Barre d outils 154 Configuration du formulaire 156 Styles 161 Outils 163 Paramètres de section 165 Paramètres de la pièce jointe 166 Paramètres des cases à cocher et boutons de radio 168 Paramètres des textes 171 Paramètres des listes et des listes déroulantes 174 Paramètres de tableau 181 Outil de contrôle d'utilisateur ASP.NET 184 Édition d identifiant 184 Édition de l'info-bulle 185 Édition du format 185 Éditeur d apparence 186 Définition du comportement 188 Gestion des correspondances 190 Enregistrement d une section ou d un champ comme outil 193 Gérer les outils personnalisés 194 Cycle de vie du processus 195 Approbation à distance 197 Aperçu 197 Configuration des actions d approbation à distance 197 Utilisation des paramètres dans une action d Approbation à distance 197 Paramètres par défaut des actions d Approbation à distance 197 Questions d Approbation à distance 200 Définition d une question avec deux choix 200 Définition d une question avec plus de deux choix 200 Définition d autres types de questions 201 Comment répondre à une demande d Approbation à distance 201 Validation des s d approbation 202 Personnalisation des s 203 Créer le gabarit 203 Configurer la notification de retard 203 Design des formulaires Web Approbation à distance 203

8 Considérations 203 Enregistrement des erreurs 204 Fichier de log 204 Messages d erreur 205 Application de workflow eformaspx 207 Aperçu 207 Paramètres obligatoires 207 Utilisation des paramètres supplémentaires 208 Initialisation des champs 208 Capture des valeurs des champs 208 Paramètres supplémentaires modifiant les propriétés des champs du formulaire 209 Aperçu 209 Liste des paramètres disponibles 209 Exemples d utilisation 209 Le paramètre supplémentaire FORM_ARCHIVE 209 Aperçu 209 Paramètre 209 Mode de fonctionnement 210 Application de workflow XmlToDatabase 211 Aperçu 211 Mode de fonctionnement 211 Description du fichier XML 212 Aperçu 212 Structure 212 Emplacement du fichier XML de transactions 212 Définition d une transaction dans le fichier commun 213 Définition d une transaction dans un fichier spécifique 213 Dans une donnée de type fichier 214 Dans une donnée de type texte 215 Attributs 217 Format des champs dates et numériques 218 Détails de l exécution de la transaction 219 Mode test 219 Description du fichier log 219 Erreurs d exécution possibles 220 Exemples d export 222 Application de workflow GetUsersFromDir 224 Aperçu 224 Définitions 224 Liste des champs et macros disponibles pour les requêtes 225 Utilisation des paramètres supplémentaires 226 QUERY1_CMD : Exécution d une requête SQL 226 RESULT_LIST / QUERYx_RESULT_LIST : Capture du résultat des requêtes 226 QUERY1_DIR: Définition de l annuaire 227 QUERYx_CMD : Utilisation de plusieurs requêtes 227 QUERYx_TOP : Définition du nombre maximum d enregistrements du résultat 227 QUERYx_DEFAULT_VALUE : Définition d une valeur par défaut 228

9 QUERYRESULT_SEPARATOR : Définition d un séparateur 228 RESULT_COUNT / QUERYx_RESULT_COUNT : Compteur du nombre d enregistrements retournés 229 Utilisation des paramètres dans les conditions des requêtes SQL 229 QUERYx_CMD : Utilisation des macros dans les conditions des requêtes SQL 230 RESULT_LIST_ / QUERYx_RESULT_LIST_ Capture des résultats des requêtes sous forme de liste d s 230 Gestion des erreurs dans WorkflowGen 230 Nombre maximum d enregistrements retournés 231 Application de workflow XmlTrans 232 Aperçu 232 Mode de fonctionnement 232 Erreurs d exécution possibles 233 Application de workflow RaiseException 234 Aperçu 234 Utilisation des paramètres par défaut 234 Identifiant de la demande 234 Nom de l action 234 Utilisation des paramètres optionnels 235 Liste des identifiants de demande 235 Liste des noms des actions 235 Nom d utilisateur 235 Mot de passe 235 EXCEPTION_NAME 236 EXCEPTION_MESSAGE 236 Utilisation des paramètres supplémentaires 236 Identifiant de la demande 236 Nom de l action 236 Non prise en compte de l erreur NOTHINGTODO 237 Erreurs d exécution possibles 237 Application de workflow UpdateProcessData 239 Aperçu 239 Utilisation des paramètres par défaut 239 Numéro de la demande à modifier 239 Action 239 Application de workflow CompleteAction 240 Aperçu 240 Utilisation des paramètres par défaut 240 Numéro de demande 240 Action 240 Application de workflow GetProcessData 242 Aperçu 242 Utilisation des paramètres par défaut 242 Numéro de demande 242

10 Action 242 Application de workflow GetFormData 243 Aperçu 243 Utilisation des paramètres par défaut 243 Numéro de demande 243 Action 243 Application de workflow CancelRequest 244 Aperçu 244 Paramètres 244 Numéro de demande à annuler 244 Macros 245 Suffixes des macros utilisateurs 246 Utilisation des macros 247 Macros des données de type fichier 247 Accès aux propriétés du fichier 247 Exemples de syntaxe 248 Vérification de l existence d un fichier 248 Notifications personnalisées 249 Aperçu 249 Processus 249 Données du processus 249 Notifications des actions 250 Gabarits 251 Macros 254 URLs WorkflowGen 255 Aperçu 255 Portail 255 Module d administration 255 Panneau de configuration 255 Intégrations par l entremise d URLs 256 Aperçu 256 Lancement d un processus depuis une URL 256 Lancement de la première action d un processus depuis un site Web différent 257 Lancement d une action sans le portail WorkflowGen 257 Lancement d une action depuis le portail WorkflowGen 258 Lancement d une fiche de suivi de la demande sans le portail WorkflowGen 259 Lancement d une fiche de suivi de l action sans le portail WorkflowGen 259 Lancement d un suivi graphique sans le portail WorkflowGen 260 Erreurs possibles 260 Menu personnalisés 262 Module d administration 262

11 Aperçu 262 Contenu XML 262 Exemple de fichier admin.xml 263 Portail d utilisateur 263 Aperçu 263 Contenu XML 263 Exemple de fichier portal.xml 264 Portlet 265 Aperçu 265 URL et paramètres HTTP 265 URL 265 Paramètres 265 Sécurité 266 Format de spécifications RSS 266 Spécifications officielles 266 Exemple de contenu 266 Description des nœuds XML RSS 267 Liste des catégories disponibles 267 Erreurs possibles 268 Messages d erreur 269 Licence 269 Sécurité 269

12 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 12 Présentation L objectif de ce guide est la description de tous les écrans du module d administration de WorkflowGen. Vous trouverez également la liste complète des règles de fonctionnement associées à ces écrans. Ce guide décrit également les applications de workflow incorporées et la manière de les utiliser. Le guide de référence est une source d information importante afin de vous permettre de comprendre comment le logiciel se comporte dans différentes situations. Vous trouverez également la liste des erreurs possibles ainsi que leur description et cause.

13 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 13 Aperçu du module d administration Le module d administration de WorkflowGen est une application web dont les fonctions principales sont : La gestion des annuaires, des groupes et des utilisateurs La définition des processus et des informations globales La définition des règles de sécurité en rapport avec les processus et les utilisateurs. L accès au module d administration ainsi que son utilisation doivent être gérés avec prudence car les fonctions disponibles sont très sensibles. Accès au module d administration L accès au module d administration se fait à travers l URL suivante : /wfgen/admin/default.aspx. Notes «default.aspx» est optionnel s il est configuré comme document par défaut sur le site web. «votresite» peut être un DNS ou une adresse IP; la recommandation est d utiliser un DNS, car ceci peut faciliter la transition à un nouveau serveur ou si vous migrez le site à une configuration «web farm». Authentification Selon la méthode d'authentification choisie par les administrateurs de WorkflowGen, vous devrez indiquer un nom d utilisateur et un mot de passe quand vous ouvrez une session WorkflowGen. Ces données correspondent à celles que vous utilisez quand vous ouvrez une session Windows. Sélection de la langue Vous pouvez choisir une langue dans la page d accueil de l écran de l application. Si la liste n est pas affichée cela signifie que l application a été configurée afin de n utiliser qu une seule langue. Le pays à côté de la langue permet au système d utiliser les paramètres régionaux appropriés dans l application et plus spécialement pour l affichage des dates et des valeurs numériques. Par exemple, English (United Kingdom) correspond à l interface utilisateur en anglais avec des paramètres régionaux du Royaume-Uni (format jj/mm/aaaa) tandis que English (United States) correspond à l interface utilisateur en anglais avec des paramètres régionaux des États-Unis (format m/j/aaaa). Actuellement, vous pouvez choisir parmi la liste suivante des langues : English (Australia) English (Canada)

14 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 14 English (United Kingdom) English (United States) Français (Canada) Français (France) Français (Suisse) Deutsch (Deutschland) Deutsch (Schweiz) Italiano (Italia) Português (Portugal) Español (España) Structure du module d administration

15 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 15 Bandeau Cliquez sur Annuaires sur le bandeau pour accéder à l'écran Annuaires. Cliquez sur Annuaires dans l'écran des annuaires pour ouvrir la liste des annuaires. Cliquez sur Process sur le bandeau pour ouvrir la liste des dossiers de processus.

16 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 16 Cliquez sur Participants sur le bandeau pour ouvrir la liste des participants. Cliquez sur Applications sur le bandeau pour ouvrir la liste des applications.

17 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 17 Cliquez sur Catégories sur le bandeau pour ouvrir la liste des catégories. Cliquez sur Listes globales sur le bandeau pour ouvrir la liste des listes globales.

18 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 18 Cliquez sur Portail sur le bandeau pour accéder au portail de workflow.

19 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 19 Workflow de processus Dans le module d administration, cliquez sur le nom d un des processus listés pour accéder aux onglets suivants relatifs au processus sélectionné : Information Participants Données Formulaire Workflow (vue Graphique ou Liste) Double-cliquez une action dans la vue Graphique, ou cliquez une action dans la liste des actions pour ouvrir le formulaire d édition d une action, qui comprend les onglets suivants : Infos Paramètres Actions suivantes Notifications

20 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 20 L'écran de workflow de processus comprend également les liens suivants : Plein écran Rapport Tester

21 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 21 Gestion des processus Dans la section de gestion des processus du module d'administration, cliquez sur : Process, pour accéder à la liste des dossiers et par la suite, la liste des processus d un dossier ainsi qu à leur formulaire d édition. Participants, pour accéder à la liste des participants et par la suite éditer un participant. Applications, pour accéder à la liste des applications et par la suite éditer une application. Catégories, pour accéder à la liste des catégories et par la suite éditer une catégorie. Listes Globales pour accéder à la liste des listes globales (voir Listes globales sur la page 86). Gestion des utilisateurs Dans la section de gestion des utilisateurs du module d'administration, cliquez sur : Annuaires, pour accéder à la liste des annuaires, puis éditer un annuaire (voir Annuaires sur la page 41). Utilisateurs, pour accéder à la liste des utilisateurs, puis éditer un utilisateur (voir Utilisateurs sur la page 43). Groupes, pour accéder à la liste des groupes, puis éditer un groupe (voir Groupes sur la page 50). Délégations, pour accéder à la liste des délégations (voir Délégations sur la page 53). Logs de syncronisations, pour accéder à la liste des logs de syncronisation des annuaires syncronisés (voir Synchronisation des annuaires sur la page 57).

22 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 22 Panneau de configuration Le panneau de configuration comprend les onglets suivants : Général Portail Administration Synchronisation annuaire Approbation à distance Diagnostique Informations produit Voir Panneau de configuration sur la page 24 pour de plus amples renseignements. Centre de ressources Cliquez sur Centre de ressources pour accéder au site communauté de WorkflowGen. Nomenclature La plupart du temps, les informations dans la base de données sont identifiées par un nom (en plus d un numéro interne dédié). Pour des raisons techniques et de lisibilité, ces noms ne doivent contenir que des caractères, des combinaisons alphanumériques, ou «-» et «_» (sans espaces, sans accents). L administrateur peut limiter l étendue des caractères à la table ANSI ou autoriser l utilisation de tous les caractères alphanumériques inclus dans la table étendue (Unicode).

23 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 23 Dans la section Administration du panneau de configuration, sélectionnez Restriction d encodage des données dans la section Affichage. Dans la plupart des cas, le nom ne doit pas dépasser 30 caractères. Securité L accès au module d administration est limité aux utilisateurs ayant un profil administrateur et aux utilisateurs appartenant aux participants définis comme gestionnaire de dossier. Cependant, durant l installation du logiciel, le contrôle d accès peut être désactivé temporairement. Une fois que l authentification est active les restrictions suivantes s appliquent : Les administrateurs n ont aucune restriction d accès à l exception du module de gestion des paramètres de configuration de l application qui nécessite un droit d accès spécifique (voir la documentation technique). Les gestionnaires de dossier ont accès à la définition et aux statistiques des processus de leur(s) dossier (s). Ils n ont pas d accès aux annuaires, groupes, la gestion d utilisateurs, délégations, participants globales et la gestion des applications. Les superviseurs de processus n auront pas accès au module d administration, mais peuvent avoir accès au module statistiques de leur processus via le portail. Suppression et archivage Afin de garantir l archivage des demandes, les informations ne peuvent pas être supprimées si elles sont liées à une définition de processus ou à une donnée globale. De même manière, les informations utilisées dans les demandes «réelles» faites par les utilisateurs ne peuvent pas être supprimées.

24 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 24 Panneau de configuration Aperçu Le panneau de configuration est utilisé pour régler les paramètres principaux pour l'application WorkflowGen. Le panneau de configuration est accessible à partir de la page d'accueil du module d'administration ou de l URL « L'accès au panneau de configuration peut être réglé dans la configuration de WorkflowGen «web.config» qui se trouvse dans le répertoire «wfgen» de votre site. Pour ajouter des administrateurs, ajouter leur nom d utilisateur (délimitée par des virgules) au paramètre «ApplicationConfigAllowedUsersLogin». Le panneau de configuration contient les sections suivantes : Général : Les paramètres généraux de WorkflowGen (ex. : connexion à la base de données) Portail : Les paramètres généraux pour les utilisateurs (ex. : bannière)

25 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 25 Administration : Les paramètres généraux pour le module d administration (ex. : langues) Synchronisation annuaire : Les paramètres généraux pour les synchronisations d annuaires (ex. : fichier log) Approbation à distance : Les paramètres généraux pour l approbation à distance (ex. : niveau de trace des fichiers de log, serveur de messagerie) Diagnostique : Taille des fichiers utilisés et erreurs relatives aux demandes Informations produit : La page d'information à propos de l installation du produit. Général Base de données Type du SGBD Le type de base de données qui héberge la base de données de WorkflowGen, soit Microsoft SQL Server ou Oracle. Chaîne de connexion à la base de données «maître» La fonctionnalité de montée en charge de la base de données (disponible dans la version Enterprise de WorkflowGen uniquement) permet l ajout de serveurs afin d améliorer la considérablement la performance du serveur et les temps de réponse. Le serveur «esclave» additionel peut être utilisé comme serveur en lecture seule dédié (requêtes SELECT SQL). Le serveur en lecture seule est répliqué à partir du serveur «maître» existant. Pour tester la connexion à cette base de donées, cliquez sur le lien Tester. Exemple avec SQL Server : "Data Source=DB_SERVER_1;Initial Catalog=WFGEN;User ID=WFGEN_ USER;Password=admin123!;" Chaîne de connexion de la base de données en lecture seule Chaîne de connexion de la base de données en lecture seule ou «esclave». Pour tester la connexion à cette base de donées, cliquez sur le lien Tester. Exemple avec SQL Server : "Data Source=DB_SERVER_2;Initial Catalog=WFGEN;User ID=WFGEN_ USER;Password=admin123!;" Multi-base de données Cochez la case Activer pour activer la fonctionnalité de support de l architecture «maître-esclave» pour la base de données.

26 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 26 Portail Si l option de multi-base de données est activée, les différentes cases à cocher des composants du portail seront actives. Sinon, elles resteront décochées et la base de données «maître» sera utilisée. Modules Si l option de multi-base de données est activée, les différentes cases à cocher des modules du portail seront actives. Sinon, elles resteront décochées et la base de données «maître» sera utilisée. Adresse URL de l application (obligatoire) URL de l application Web. Elle se compose du protocole à utiliser (HTTP ou HTTPS), de l adresse IP ou nom DNS du serveur Web et finalement du port TCP du site Web. Vous pouvez tester la valeur saisie en cliquant sur le lien Tester. Exemple : SMTP SMTP serveur (obligatoire) Vous pouvez choisir entre deux méthodes d envoi : Choisissez Serveur pour utiliser votre serveur SMTP pour envoyer les s de notification. URI : L adresse du serveur SMTP Délai d attente de connexion (secondes) : Le temps en secondes avant le timeout du serveur. Défaut : 3 Choissisez Répertoire de collecte pour sauvegarder dans un répertoire de collecte, et saissisez son chemin. Cette option nécéssite une passerelle SMTP ou un service SMTP externe pour récupérer et envoyer les s de notification. Utilisez le lien Tester pour tester la valeur saisie; un de test sera envoyé en utilisant l adresse du serveur SMTP. Authentification Mode Sélectionnez le mode d authentification pour se connecter à WorkflowGen : IIS : Les utilisateurs sont authentifiés par IIS. Applicatif : Les utilisateurs sont authentifiés par un script de login personnalisé.

27 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 27 Méthode Sélectionnez WorkflowGen pour gérer l authentification et le mot de passe des utilisateurs dans WorkflowGen. Sélectonnez Personnalisé pour utiliser votre propre module d authentification.net. Sélectionnez Session pour authentifier les utilisateurs en utilisant une variable de session existante. Mode de gestion des mots de passe Version 5 utilise le même mode de gestion des mots de passe que dans les versions antérieures de WorkflowGen. One-way hashing stocke les mots de passe hachés dans la base de données WorkflowGen pour une sécurité améliorée. Tentatives de connexion max. Spécifie le nombre maximum de tentatives de connexion infructueuses après lesquelles le compte de l utilisateur sera verrouillé. Longueur minimum du mot de passe Spécifie la longueur minimum des mots de passe (en caractères). Retirer le préfix du domaine (obligatoire) Vous pouvez spécifier un domaine à supprimer pour le username de l utilisateur courant. Si cette valeur est réglé à Tous, tous les noms de domaine seront supprimés. Sécurité Sécurité des applications web Permet le cryptage des données lors de la communication entre WorkflowGen et le formulaire. Cette fonctionnalité est disponible depuis la version avec l éditeur de formulaire intégré ainsi que pour les formulaires Web qui utilisent les composants WorkflowGen.My et WorkflowFileUpload en version et plus. Pour utiliser cette fonction de sécurité, il est nécessaire de mettre à jour tous vos formulaires développés sous Visual Studio pour qu ils utilisent les composants WorkflowGen.My et WorkflowFileUpload en version minimum avant d activer cette option. Horaires et jours de travail Fuseau horaire par défaut des nouveaux utilisateurs Le fuseau horaire qui sera indiqué par défaut pour les nouveaux utilisateurs du portail (pour les utilisateurs créés manuellement ou par synchronisation d'annuaire). Ce paramètre par défaut ne sera utilisé que pour la création de compte d utilisateur.

28 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 28 Jours fériés de la semaine (facultatif) Jours de la semaine fériés, utilisés par l application pour calculer les dates limites de réalisation des demandes et des actions. Exemple : samedi, dimance. Heure de travail début (obligatoire) L heure de début d une journée (basé sur le fuseau horaire du serveur). Cette valeur est utilisée par le système pour calculer les dates d échéances des processus et des actions. Elle sera convertie en heure GMT pour des calculs. Exemple : «8:00» spécifie que la journée débute tous les jours à 8h00. Heure de travail fin (obligatoire) L heure de fin d une journée de travail. Cette valeur est utilisée par le système pour calculer les dates d échéances des processus et des actions. Elle sera convertie en heure GMT pour les calculs. Exemple : «17:00» spécifie que la journée se termine tous les jours à 17h00. Fuseau horaire des heures de travail Le fuseau horaire qui sera utilisé pour le calcul des heures de travail. Par défaut : fuseau horaire du serveur. Jours fériés du pays (obligatoire) Le pays utilisé pour calculer les jours fériés légaux. Cette valeur est utilisée par le système pour calculer les dates limites de réalisation des demandes et des actions. Cette option est basée sur les fichiers «DaysOff.en-US.resx» et «DaysOff.fr-FR.resx» dans le répertoire \wfgen\app_globalresources. Ces fichiers peuvent être mis à jour et des nouveaux fichiers peuvent être créés basés sur leur code de pays et de langue standard. Exemple : «France (Français)». Jours fériés spéciaux (j/m séparés par des virgules (,)) (facultatif) Cette valeur vous permet de spécifier vos jours fériés personnalisés. Exemple : «2/1, 11/1» indique les 2 janvier et 11 janvier comme jours fériés. Thème Les éléments graphiques et de couleur de l interface («skin») à utiliser. L administrateur peut créer ses propres styles et images pour changer l apparence de l interface. Portail Affichage Nom de l application (obligatoire) Vous pouvez adapter le mot «WorkflowGen» qui est affiché dans le portail. Exemple : «Acme Flow». Langue de l application Permet de définir la langue du portail par défaut. La sélection de la Préférence de l utilisateur permet à l'utilisateur de choisir sa propre langue, mais vous pouvez en imposer une en la choisissant de la liste.

29 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 29 Affiche les noms de code Décochez cette option pour afficher les descriptions des processus et des actions à la place du noms de code. Nombre de lignes par page dans les listes (obligatoire) Le nombre de lignes par pages affichées dans différentes listes du module d'utilisateur. Par défaut : 10 Nombre de pages dans les listes (obligatoire) Nombre de pages affichées dans différentes listes du portail. Par défaut : 10 Nombre maximum d enregistrements affichés dans les listes (obligatoire) Le nombre de rangées affichées par pages arrivant d une recherche or de résultats de statistiques. Par défaut : 1000 Nombre maximum d'utilisateurs affichés dans les fenêtres de sélection (obligatoire) La limite avant qu'un filtre apparaisse dans les listes d utilisateurs. Par défaut : 100 Affichage des nouvelles demandes dans la page d accueil Mode d'affichage du lien Nouvelle demande sur la page d'accueil du portail. Vous pouvez choisir entre : Afficher les demandes Afficher les demandes groupées par catégorie Afficher les catégories et cacher les process Au lancement d une demande Quand une nouvelle demande est lancée, vous pouvez choisir comment WorkflowGen se comporte. Vous pouvez choisir entre : Afficher la fiche de suivi de la demande Lancer la première action Afficher la fiche de suivi de la première action Lancement d une demande Si coché, l utilisateur doit confirmer le lancement de la nouvelle demande. Lors d un clic sur une action à faire Afficher la fiche de suivi de l action Lancer l action

30 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 30 Après la réalisation d une action Afficher la fiche de suivi de la demande Afficher la fiche de suivi de la demande ou la prochaine action Afficher la fiche de suivi de la demande (sauf si action à affecter) Afficher la fiche de suivi de la demande (sauf si action à faire) Afficher la liste des actions à faire Afficher la liste des actions à faire ou la prochaine action Afficher la liste des actions à faire (sauf si action à affecter) Afficher la liste des actions à faire (sauf si action à faire) Afficher la page d acceuil Afficher la page d accueil ou la prochaine action Afficher la page d accueil (sauf si action à affecter) Afficher la page d accueil (sauf si action à faire) Afficher la page d accueil avec «Mes actions à faire» développées Afficher la page d accueil avec «Mes actions à faire» développées ou la prochaine action Afficher la page d accueil avec «Mes actions à faire» développées (sauf si action à affecter) Afficher la page d accueil avec «Mes actions à faire» développées (sauf si action à faire) Mode de clôture d une action Si coché, l action sera complétée en arrière plan. Cette option peut parfois améliorer le temps de réponse à l utilisateur final ou prévenir les problèmes de délai d attente, surtout s il y a de grandes quantités de traitement après la soumission d un formulaire Web. Nombre maximum d enregistrements dans les listes de la page d accueil (obligatoire) Le nombre maximum d enregistrements dans les listes avant l affichage de numéro de page. URL de bandeau personnalisé L URL du bandeau affiché à la section supérieure du portail. Exemple : Hauteur du bandeau personnalisé La hauteur du bandeau (en pixels) affiché à la section supérieure du portail.

31 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 31 Redirection de la recherche Permet de rediriger le résultat de la recherche directement vers la fiche de suivi de la demande lorsqu il n y a qu une seule demande trouvée. Vue avancée Permet d activer ou de désactiver la fonctionnalité de colonnes et graphiques personnalisés pour les gestionnaires de dossier et les superviseurs. Afficher le résultat sous forme de rapport personnalisé Activer l approbation rapide par défaut : Activer l option d afficher les boutons d approbation rapide dans le formulaire de recherche par défaut. Activer les colonnes calculées pour les gestionnaires de dossier et les superviseurs Activer l'édition des colonnes calculées pour les utilisateurs standard Activer les graphiques personnalisés pour les gestionnaires de dossier et les superviseurs Activer les graphiques personnalisés pour les utilisateurs standard : Les utilisateurs standards auront la permission de créer et de modifier les graphiques personnalisées. Formatage des liens et des adresses courriels Affiche les URL et adresses courriels comme liens cliquables. Groupement des process Spécifie si les processus sont regroupés par catégories dans une liste déroulante utilisée pour sélectionner la vue «mono-processus». Taille par défaut des colonnes correspondantes aux données des process (en pixels) (obligatoire) Spécifie la largeur (en pixels) par défaut pour les colonnes qui affichent les données associées en vue «monoprocessus». Par défaut : 150 Quick View : Activer le Quick View Permet d activer ou de désactiver la fonctionnalité Quick View dans le portail. Nom de la donnée affichée par le Quick View Spécifie la valeur de donnée du processus à afficher dans la boîte de dialogue. Afficher le Quick View sur l événement de la souris Vous pouvez choisir entre deux événements différents pour ouvrir la boîte de dialogue Quick View : Clic (défaut) ou Survol.

32 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 32 Liste des noms de données communs aux process Ce paramètre vous permet de lister les données communes à plusieurs processus et qui peuvent ensuite être utilisées dans des vues multi-processus. Par exemple, si vous avez plusieurs processus qui utilisent chacun une données nommée CLIENT (TEXTE), vous pouvez déclarer cette donnée comme une donnée commune. Elle sera alors affichée dans les écrans en mode «multi-processus». Note : Le séparateur entre les types de données est le virgule. Mode d affichage graphique du workflow Permet d activer l affichage du suivi graphique en HTML5. Cette fonctionnalité est disponible dans Internet Explorer (version 9 et supérieure), Edge, Firefox, Chrome et Safari. Si déchoché, le suivi graphique sera affiché en Flash, comme dans les versions antérieures de WorkflowGen. Carte d appel Les cartes d appel des utilisateurs sont activées par défaut. Décochez cette option pour désactiver les cartes d appel. Demandes Suppression des demandes fantôme supérieure à (jours) (obligatoire) Spécifie le nombre maximum de jours avant que les demandes lancées, mais non acheminées à la prochaine action, soient effacées. Par défaut : 3 Nombre maximum d instances d une même action (obligatoire) Nombre maximum d instances simultanées de la même action d un processus. Ce paramètre vous permet d éviter des boucles infinies pendant l exécution de processus. Exemple : 100 Suppression des demandes Si sélectionné, les gestionnaires de dossiers et les superviseurs de processus peuvent supprimer des demandes même si le statut de ces processus est actif. Durée du verrou des données partagées (minutes) (obligatoire) Les données seront verrouillées pendant la période précisée afin d éviter une «compétition» pour l accès aux mêmes données. Exemple : 5 Notifications utilisateurs Notification par Activer la notification par Ce paramètre vous permet d activer ou désactiver les notifications par pour tous les processus du système indépendamment de leur statut.

33 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 33 Notifier l'utilisateur quand il est à la fois l'émetteur et le destinataire de la notification : Si ce paramètre est sélectionné, les notifications seront envoyées même si l adresse de l envoyeur et celle de la destinataire sont les mêmes. Adresse de l émetteur par défaut (obligatoire) Adresse par défaut de l émetteur des notifications par (seulement utilisé en cas où la notification est envoyée par le système). Exemple : workflowgen@macompagnie.com Adresse de réponse par défaut (obligatoire) Adresse par défaut pour les réponses aux notifications par . Nombre maximum d' s envoyés à la fois (obligatoire) Nombre maximum de notifications simultanées par permis par WorkflowGen. Exemple : 100 Langue par défaut des s Si l utilisateur n a aucune langue sélectionnée par défaut ou par préférence, ce paramètre précise la langue à utiliser pour le contenu des notifications. Formatage des liens et des adresses courriels Affiche les URL et adresses comme liens cliquables. Niveau des logs Spécifie l information (par exemple, l horodatage et les adresses des destinataires) stockées dans le fichier de log des notifications. 0 Désactivé : Aucun fichier de log ne sera créé. 1 Erreurs seulement : Le fichier de log contiendra seulement les informations sur les erreurs. 2 Toutes les notifications : Le fichier de log contiendra les informations sur les erreurs ainsi que les notifications envoyées avec succès. Délégation Délégation : Activer la délégation d utilisateurs Si ce paramètre est sélectionné, les utilisateurs peuvent déléguer leurs actions à d autres utilisateurs de WorkflowGen depuis le portail. Application hôte Précise l URL de l appliction hôte (ex. : Dans Microsoft SharePoint, vous pouvez créer un web part qui vous permettrait d utiliser WorkflowGen (portail ou administration) à l intérieur de SharePoint, sans avoir à travailler au sein de différentes fenêtres. Dans ce cas, vous devriez préciser l URL de l application hôte.

34 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 34 Statistiques Nombre d'utilisateurs affichés dans les rapports (obligatoire) Nombre d utilisateurs affichés dans les rapports statistiques. Exemple : 10 Nombre d'intervenants affichés dans les rapports (obligatoire) Nombre d intervenants affichés dans les rapports statistiques. Exemple : 10 Nombre de demandeurs affichés dans les rapports (obligatoire) Nombre de demandeurs affichés dans les rapports statistiques. Exemple : 10 Formatage des liens et des adresses courriels Affiche les URL et adresses courriels comme liens cliquables. Format d export Vous pouvez choisir parmi 2 formats pour l exportation des résultats générés par un rapport statistiques. Les formats disponibles sont : CSV (valeurs séparées par virgule : Ce format ne supporte pas les caractères Unicode. Texte Unicode (séparateur tabulation) : Les valeurs sont seulement séparées par un caractère de tabulation néanmoins les caractères Unicode sont supportés. Commentaires Commentaires Activer ou désactiver les commentaires du portail. Nombre maximum de commentaires affichés dans la page d accueil Définit le nombre maximum d items de la liste des commentaires pour la page d accueil. Fréquence de rafraîchissement automatique (obligatoire) Définit le taux de rafraîchissement automatique en millisecondes de la liste des commentaires de la fiche de suivi. Entrez la valeur 0 pour désactiver cette fonctionnalité. Par défaut : (1 minute) Largeur de la fenêtre pop-up (obligatoire) Définit la largeur en pixels de la fenêtre pop-up des commentaires qui peut être affichée. Par défaut : 380 Note : La largeur des styles suivants doit être mis à jour séparément dans le fichier CSS du portail («\App_ Themes\Default\portal\css\Default.css») lorsque la largeur du pop-up est modifiée : div.commentsviewopenedrightalign div.commentsviewsubopenedrightalign

35 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 35 div.commentsviewopenedpopuprightalign div.commentsviewsubopenedpopuprightalign.commentslistheader.listrow.cellopenedrightalign.commentslist.listrow.listcell.comment.row.cellheader.commentslistinput.listrow.listcell.newcomment.row.cell.textarea Hauteur de la fenêtre pop-up (obligatoire) Définit la hauteur en pixels de la fenêtre pop-up des commentaires qui peut être affichée. Par défaut : 550 Note : La largeur des styles suivants doit être mis à jour séparément dans le fichier CSS du portail («\App_ Themes\Default\portal\css\Default.css») lorsque la largeur du pop-up est modifiée : div.commentslistbodypopup div.commentslistbodypopuphidden div.commentslistbodypopupreadonly div.commentslistbodypopupreadonlyhidden Champ de tri par défaut Définit le champ de tri par défaut de la liste des commentaires. Par défaut : date Ordre de tri par défaut Définit l ordre de tri par défaut de la liste des commentaires. Par défaut : ascendant Mode d affichage par défaut L option Étendre la vue des commentaires affiche la liste des commentaires lors du premier affichage de la fiche de suivi. Par défaut : décoché (la liste n est pas visible) Administration Affichage Langue de l application Ce paramètre vous permet de définir la langue de l application pour le module d administration. En sélectionnant Préférence de l utilisateur, les utilisateurs pourront choisir leur propre langue mais vous pouvez toujours en imposer une en sélectionnant une langue de la liste. Nombre de lignes par page dans les listes (obligatoire) Nombre de lignes affichées dans les listes à l intérieur du module d administration. Par défaut : 100

36 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 36 Nombre de pages dans les listes (obligatoire) Nombre de pages affichés dans les listes à l intérieur du module d administration. Par défaut : 10 Nombre maximum d utilisateurs affichés dans les fenêtres de sélection (obligatoire) Vous pouvez préciser une limite d utilisateurs qui s afficheront dans les listes d utilisateurs. Au-delà de cette limite, WorkflowGen affiche un filtre pour simplifier votre sélection. Par défaut : 100 Restriction d encodage des données (obligatoire) Si Restreindre l'encodage des données au jeu de caractères ANSI est sélectionné, seulement les caractères ANSI sont permis dans les champs NOMr ur. Par contre, si ce paramètre n est pas sélectionné, seulement les caractères spéciaux (', ", tab, espace, %, /, \, *) seront refusés. Mode d affichage du workflow graphique Le mode d affichage HTML5 est compatible avec Internet Explorer (version 9 ou supérieure, Edge, Firefox, Chrome, et Safari. Si le mode HTML5 est désactivé, le mode d affichage du workflow graphique reviendra au mode Flash tel que dans les versions antérieures de WorkflowGen. Par défaut : activé Formulaire Fournisseurs de données pour la liaison de données Les fournisseurs de données pour la liaison de données, séparés par des virgules (, ). Nombre maximal d'annulation de commandes (obligatoire) Définit le nombre maximal d opérations d annulation dans l éditeur de formulaires. Par défaut : 30 Utilisateur Langue par défaut des nouveaux utilisateurs Au moment qu un nouvel utilisateur est créé, la langue sélectionnée sera appliquée au profil d utilisateur comme la langue par défaut. Vérifier les règles de suppression à l'affichage des utilisateurs, groupes et annuaires Active la vérification des règles de suppression pour les utilisateurs, les groupes et les annuaires. Désactivez cette option pour améliorer les délais de réponse dans les listes et les formulaires. Sécurité Restreindre les gestionnaires de dossiers d'éditer les participants globaux Services Windows Username de l'administrateur de l'application (obligatoire) L identité de service Windows utilisé pour les services WorkflowGen.

37 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 37 Synchronisation annuaire Général Synchroniser seulement les membres de groupes associés à un participant Si cette option est activé, la synchronisation annuaire synchronisera les membres de groupes seulement si ce groupe est associé à au moins un participant. Cette option est utile pour réduire le temps de synchronisation en sautant la synchronisation des membres d un groupe si ce groupe n est pas associé à un participant. Nombre maximum d'utilisateurs à supprimer par cycle de synchronisation (obligatoire) Définit le nombre maximum de comptes utilisateurs à supprimer par cycle de synchronisation. Cette option est utile pour optimiser la performance de la synchronisation. Par défaut : 0 (illimité) Logs Suppression des fichiers temporaires Si cette option est sélectionnée, les fichiers temporaires XML créés par WorkflowGen sont supprimés à la suite des synchronisations. Rapport détaillé Si cette option est sélectionnée, la synchronisation conserve un suivi des actions effectuées. Historiser les fichiers logs pendant (jours) (obligatoire) Nombre de jours avant de supprimer les fichiers log des actions effectuées. Par défaut : 31 Afficher les avertissements dans les logs Si cette option est sélectionnée, les avertissements seront affichés dans les fichiers log. Synchronisation automatique Jour de la semaine pour les synchronisations hebdomadaires Jour de la semaine pour exécuter la synchronisation automatique. Jour du mois pour les synchronisations mensuelles Jour du mois pour exécuter la synchronisation automatique. Démarrer la synchronisation à L heure de la journée pour exécuter la synchronisation automatique.

38 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 38 Approbation à distance Voir le chapitre Approbation à distance pour des instructions sur la configuration de l approbation à distance, par exemple les s, actions et questions. Approbation à distance Activer Activer l approbation à distance. Intervalle de rafraîchissement (secondes) (obligatoire) L intervalle de rafraîchissement des s d Approbation à distance en secondes. Mode approbation rapide Activer l approbation rapide qui permet à l utilisateur de répondre aux s d approbation dans une ligne, sans aucun formatage supplémentaire (l utilisateur peut toujours laisser un commentaire sur la deuxième ligne). Par défaut : désactivé Validation par le sujet Activer ce mode de validation pour permettre la vérification des informations sur les demandes WorkflowGen par le code de référence d action. Réponse sensible à la casse Activer cette option pour imposer la sensibilité à la casse des réponses par . Niveau de trace des fichiers de log Définit le montant et les types d information à stocker dans le fichier de log des notifications. 0 Désactivé : Aucun (aucun fichier de log ne sera créé) 1 Messages généraux : Résumé des messages d exécution seulement 2 Messages d erreur : Messages d erreur d exception seulement 3 Messages généraux et messages d erreurs : Résumé des messages d exécution et messages d erreur d exception 4 Détails complets pour déboggage (incluant l'observateur d'événements) : Résumé des messages d exécution et messages d exception détaillés (incluant les logs de l Observateur d événements) Durée de vie des fichiers de log (jours) Définit la durée de vie des fichiers de log temporaires. Par défaut : 1 jour

39 WorkflowGen 6.1 Module d administration Guide de référence 39 Serveur de messagerie Adresse (obligatoire) L adresse (ou, dans Exchange, le nom) du serveur de réception des s. Port Le numéro du port de connexion IMAP ou POP (pas requis avec Exchange). Type Type de serveur (POP, IMAP, Exchange 2007 ou Exchange 2010). Sécurité Activer SSL (pour Exchange). Par défaut : Aucune Adresse de réponse par défaut (obligatoire) Adresse pour l envoi et la réception des s d approbation à distance. Nom d utilisateur du compte (obligatoire) Nom d utilisateur pour accéder au serveur POP, IMAP ou Exchange. Mot de passe (obligatoire) Mot de passe pour accéder au serveur POP, IMAP ou Exchange. Nom du domaine Le nom du domaine du compte de serveur Exchange entrant. Diagnostique Taille des fichiers Affiche la taille totale occupée par tous les fichiers, la taille moyenne et la taille du plus gros fichier. Demandes bloquées Liste des demandes en cours mais dont plus aucune action n est à faire. Ces demandes ne peuvent pas se clôturée normalement. Actions automatiques expirées Liste des actions qui n ont pas pu être réalisées suite au dépassement du temps autorisé par le serveur IIS pour s exécuter.