NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

Transcription

1 NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION: Executive Management, HQ Support and Transformation Interpretation and Conference Services, Audio-Visual Infrastructure Delivery TITLE: TCR Operator, Audio Visual Infrastructure (AVI) GRADE: B3* *Pending budgetary approval of the post creation. SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : SUMMARY The Interpretation and Conference Services (ICS) at NATO play a key role in the political consultation and decision-making process by providing the technical support required for the conduct of NATO conferences and meetings at all levels, including Ministerial and Summit meetings. Within the ICS, the incumbent will primarily be based in the Technical Control Room (TCR), work in a team and be responsible for operating the TCR and instructing a team of Audio-Visual Infrastructure (AVI) Systems Engineers directly supporting the routine operations, maintenance and support of the Audio-Visual (AV) Infrastructure and Systems. He/she is tasked with operating the TCR, monitoring the AVI and performing remote diagnostics and interventions in conference rooms and meeting facilities at NATO HQ. The New NATO Headquarters (NNHQ) is a cutting edge building presenting 21 st century challenges. All NATO conference and meeting facilities are under the purview of the AVI service to a greater or lesser extent in terms of operations, maintenance and user support. These facilities include conference rooms in the secure and the unclassified areas, 30+ meeting rooms throughout the building, Virtual Meeting rooms, Video Teleconference (VTC) rooms, training rooms, and the AV installations in other premises such as the restaurant and hallways which may host complex events. The Conference facilities are all interconnected and designed to be centrally managed from a Central TCR. -1-

2 Transition Under instruction from the Head, AVI Delivery and the Lead, AVI, he/she will conduct acceptance testing and customisation of the new installations in support of a smooth transition from the current to the New NATO HQ. Steady-state In addition, for steady operations, the incumbent is expected to operate the TCR, support field technicians providing first level support to clients of the NATO conference rooms (both in the Classified and Unclassified areas) and monitor maintenance execution. He/she will be deployed in shifts and will work from a TCR. The incumbent provides quality assurance on the day to day handling of all events in the TCR and reports directly to the Team Leader, AVI. He/she will act as the voice of the TCR, monitor and operate the audio visual infrastructure using an integrated control system federating all important system alerts, including detecting, confirming, updating and responding to scheduled and unscheduled events. He/she will oversee all audio-video recordings via a dedicated system. He/she may be called upon to act as a AVI Technician if so required. The incumbent will also be expected to provide technical support (AV, VTC) to high level clients and other users of the many meeting facilities of the HQ and on missions abroad. This will include room preparation, configuration, testing, user support, remedial action and maintenance of systems. He/she may be called upon to install and/or operate simultaneous interpretation equipment outside NATO Headquarters. The team members will be called upon to work in shifts, sometimes accumulating long working hours under very high pressure to deliver support to events that make global news. The multicultural dimension of NATO, the complex dynamics at play and constantly changing political priorities require confident management based on trust to meet the highest demands on the part of very senior clients. 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have the appropriate technical training corresponding to a higher secondary level diploma in electronics or an equivalent qualification acquired through experience; have at least 3 years of recent experience in the AV field, including managing technical issues and clients; and maintaining and operating modern interpretation, conference and AV equipment; have experience dealing with complex AV installations; have worked with a variety of AV transmission technologies and secondly of network management technology in the AV service area; demonstrate a strong ability to prioritise demands, manage conflicts and respond to clients; demonstrate a thorough knowledge of AV infrastructure and systems; have experience with the use of information systems, programming and configuration, and have a good knowledge of standard office applications (Word, Excel, etc.); have experience working closely with clients, technicians and facility managers to ensure that all AV components are implemented in such a way as to provide a solution that meets not only the requirements of those individuals but also the goals of the Organization; -2-

3 possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; II ( Elementary ) in the other; have a proven ability to work under pressure to handle multiple tasks and prioritise effectively; have the flexibility to work unsocial hours in response to crises and urgent requirements. DESIRABLE The following would be considered an advantage: a Bachelor level diploma in Electronics; an initial experience in control room work, such as the AMX Resource Management Suite. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Planning and Execution Under the supervision of the Team Leader, AVI, ensure service delivery of AVI support activities and operations, instruct field Technicians and maintain the AV infrastructure in conference rooms and meeting facilities at NATO HQ. Follow up the execution of AVI support activities and operations in all conference and meeting rooms, with particular attention and focus on Classified conference rooms. Perform remote 1 st level user support, diagnostics and operation of the infrastructure systems. Create and edit work orders, logbook entries and event reports concerning current events distribution to the different teams involved in support and maintenance activities. Communicate with user and maintenance teams to give information about system incidents and to coordinate interventions as required. Help the team implement new procedures, tools and improvements. Take remedial action for technical issues likely to impact operations, immediately if necessary. Oversee operations from the TCR. Make inputs to a maintenance plan and advise on the suitability of procurement requests for equipment. Expertise Development Analyse equipment conditions and end-user feedback and prepare reports putting forward progress, adverse trends and appropriate recommendations for the sound management of the AVI facilities at NATO HQ. Advise on the choice of AVI systems to best suit the requirements of NATO for a modern and healthy working environment. Work to improve customer service support processes and practices. Offer advice and guidance for the design and implementation of the AVI environment in the New NATO HQ conference rooms. Stay constantly informed of developments in the technologies available on the market to improve and modernise the AV and recording systems of the conference rooms, with a view to a successful transition to modern facilities in the New NATO HQ and maintaining the cutting edge systems acquired for the NNHQ. Stakeholder Management Work in close collaboration with the Interpretation Service and collaborate with other technical staff and sections working in the Conference Centre to achieve successful and efficient conferences. Follow up on incidents and Service Requests to ensure timely support and end-user satisfaction. Build and maintain effective collaborative relations with the many -3-

4 clients and stakeholders of the service within the Organization and beyond to help in capturing requirements, managing expectations and facilitating service delivery. Information Management Ensure that deadlines are met and that changes in priorities are communicated and understood by the Section. Collaborate with the NATO Communications and Information Agency to ensure that the Information, Communication and Technology infrastructure in the NATO HQ conference centre is up to date and compliant with standards. Log and report any incident or significant technical event to the Team Leader, AVI. Maintain storage and inventory of the AV equipment. Project Management Raise project and operational or systemic risks with management. In the transition to the NNHQ, execute the systems configuration and acceptance testing of equipment, and report on progress and outcome. Take part in analysing the Headquarters long-term requirements for the use of multimedia. Contribute to projects aimed at improving and modernising existing AV systems. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Team Leader, AVI. He/she is in regular contact with end-users (International Staff (IS), (IMS), Delegations, Agencies and other NATO related bodies). The incumbent must be able to mentor and motivate his/her colleagues, work effectively in a team and build and maintain a good working relationship with people from a variety of backgrounds, nationalities and cultures and interact in a discreet and effective manner with the most senior officials. Direct reports: N/a Indirect reports: N/a 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement: Works to meet standards; Analytical Thinking: Breaks down problems; Customer Service Orientation: Takes personal responsibility for correcting problems; Flexibility: Acts with flexibility; Initiative; Is decisive in a time-sensitive situation; Organizational Commitment: Supports the Organization Self-Control: Responds calmly; Teamwork: Cooperates. -4-

5 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years duration; possibility of another contract thereafter. Contract clause applicable: In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the successful candidate will receive a definite duration contract of three years, which may be followed by another contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period subject to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. -5-

6 NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE «B» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : Gestion exécutive Soutien et transformation du Siège Services Interprétation et conférences Prestations infrastructure audiovisuelle INTITULÉ : Opérateur/Opératrice salle de contrôle technique (infrastructure audiovisuelle) GRADE : B3* *Sous réserve de l approbation par les autorités budgétaires de la création de ce poste. HABILITATION DE SECURITE : NS POSTE VACANT N : RÉSUMÉ Les Services Interprétation et conférences (ICS) jouent un rôle clé dans le processus de consultation politique et de prise de décision de l'otan, puisqu'ils pourvoient au soutien technique nécessaire à la tenue des conférences et des réunions de l'organisation, quel qu'en soit le niveau (réunions ministérielles et sommets compris). Au sein des ICS, le/la titulaire du poste, qui est intégré(e) à une équipe et travaille principalement dans la salle de contrôle technique (TCR), est chargé(e) d'assurer la bonne marche de la TCR et de donner des instructions à une équipe de technicien(ne)s systèmes AVI (infrastructure audiovisuelle) qui assurent directement le bon fonctionnement et la maintenance de l'infrastructure et des systèmes audiovisuels ainsi que le soutien s'y rapportant. Il/Elle assure la bonne marche de la TCR et de l'avi, établit des diagnostics à distance et procède, depuis la TCR, à des interventions dans les salles de conférences et les espaces de réunion du siège de l'otan. Bâtiment ultramoderne, le nouveau Siège de l'otan présente des défis typiques du XXI e siècle. Toutes les installations de conférence et de réunion de l'otan relèvent, dans une mesure plus ou moins large, de la responsabilité de la Section AVI pour ce qui est de leur fonctionnement, de leur maintenance et du soutien aux utilisateurs. Ces installations se composent de salles de conférences situées dans la zone de sécurité ou la zone non classifiée, de plus de 30 salles de réunion réparties dans tout le bâtiment, de salles de -6-

7 réunion virtuelle, de salles de visioconférence (VTC), de salles de formation, ainsi que d'équipements audiovisuels installés dans d'autres espaces, (restaurant, halls et couloirs), qui sont susceptibles d'accueillir des événements complexes. Elles sont toutes interconnectées et conçues pour être gérées de manière centralisée à partir de la TCR. Transition Sur instruction du/de la chef (prestations AVI) et du/de la responsable (AVI), le/la titulaire du poste effectue les tests de réception et l'adaptation des nouvelles installations aux besoins particuliers des utilisateurs, pour permettre une transition harmonieuse entre le Siège actuel et le nouveau siège de l'otan. Après la transition Par ailleurs, dans le cadre des activités normales, le/la titulaire du poste assure le fonctionnement de la TCR, assiste les technicien(ne)s de terrain qui fournissent un soutien de première ligne aux utilisateurs des salles de conférences (tant dans la zone de sécurité que dans la zone non classifiée) et suit l'exécution des travaux de maintenance. Fonctionnant en travail posté et relevant directement du/de la chef d équipe (AVI), il/elle travaille depuis la TCR et garantit la qualité des services fournis par celle-ci au quotidien. Voix de la TCR, il/elle assure le suivi et le bon fonctionnement de l'infrastructure audiovisuelle en utilisant un système de contrôle intégré enregistrant toutes les alertes importantes, prévues ou imprévues, concernant les systèmes (détection, confirmation, actualisation, suite à donner). Il/Elle supervise tous les enregistrements audiovisuels grâce à un système spécialement conçu à cet effet. Il/Elle peut être amené(e) à jouer le rôle de technicien(ne) AVI si nécessaire. Il/Elle est également amené(e) à fournir un soutien technique (systèmes audiovisuels, visioconférence) à des clients de haut rang et aux autres utilisateurs des nombreux espaces de réunion du Siège, ainsi que dans le cadre de missions à l étranger. Son travail consiste à préparer les salles de réunion, à configurer les systèmes et à les tester, à fournir un soutien aux utilisateurs, à prendre des mesures correctives, ainsi qu'à assurer la maintenance des systèmes. Il/Elle peut être amené(e) à assurer l'installation et/ou le fonctionnement d'équipements d'interprétation simultanée en dehors du siège de l'otan. L'équipe fonctionne en travail posté et ses membres peuvent être amenés à travailler sous très forte pression pendant de nombreuses heures pour assurer le soutien d'événements qui font l'actualité internationale. Le caractère multiculturel de l'otan, les dynamiques complexes qui sont en jeu et l'évolution constante des priorités politiques de l'organisation nécessitent une gestion assurée, fondée sur la confiance, qui permette de satisfaire les demandes les plus pointues de clients de très haut rang. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir suivi une formation technique en électronique du niveau secondaire supérieur ou avoir une qualification équivalente acquise par l'expérience professionnelle ; avoir une expérience récente d'au moins trois ans dans le domaine des équipements audiovisuels, dans le cadre de laquelle il/elle aura été amené(e) à gérer des problèmes techniques et des clients ainsi qu'à assurer la maintenance et le bon fonctionnement d'équipements d'interprétation, de conférence et audiovisuels modernes ; avoir une expérience de la gestion d'installations audiovisuelles complexes ; -7-

8 avoir travaillé avec diverses technologies de transmission audiovisuelles et, subsidiairement, avec diverses technologies de gestion de réseaux dans le domaine des services audiovisuels ; faire la preuve d'une solide capacité de définir les priorités, de gérer les conflits et de répondre aux demandes des clients ; faire la preuve d'une connaissance approfondie de l'infrastructure et des systèmes audiovisuels ; avoir une expérience de l'utilisation de systèmes informatiques, de la programmation et de la configuration, ainsi qu'une bonne connaissance des applications bureautiques standard (Word, Excel, etc.) ; avoir une expérience du travail en collaboration étroite avec les clients, les techniciens et les gestionnaires d'installations pour que la mise en œuvre de tous les éléments audiovisuels permette d'offrir une solution qui corresponde non seulement aux besoins de ces parties prenantes, mais aussi aux objectifs de l'organisation ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et le niveau II («élémentaire») dans l'autre ; avoir la capacité avérée de travailler sous pression en s'occupant de plusieurs tâches à la fois à la fois et de définir les priorités de manière efficace ; être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service en cas de crise ou d urgence. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérés comme autant d'atouts : un diplôme sanctionnant un premier cycle d'études supérieures (licence/bachelor) en électronique ; une première expérience du travail dans une salle de contrôle, et notamment de l'utilisation de la suite logicielle de gestion des ressources AMX. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Planification et exécution Sous la supervision du/de la chef d'équipe (AVI), assure le fonctionnement de l'infrastructure audiovisuelle et la fourniture d'un soutien en la matière, donne des instructions aux technicien(ne)s de terrain et assure la maintenance de l'infrastructure audiovisuelle des salles de conférences et des espaces de réunion au siège de l'otan. Assure le suivi de l'exécution des activités de soutien AVI menées dans toutes les salles de conférences ou de réunion, en accordant une attention particulière aux salles de conférences en zone de sécurité. Apporte, depuis la TCR, une aide de première ligne aux utilisateurs, formule des diagnostics et assure le fonctionnement des systèmes de l infrastructure. Crée et révise des ordres de travail, des entrées dans des registres, ainsi que des rapports sur les incidents en cours de traitement tels que répartis entre les différentes équipes participant aux activités de soutien et de maintenance. Communique avec les utilisateurs et les équipes de maintenance pour leur fournir des informations au sujet des incidents concernant les systèmes et pour coordonner les interventions en fonction des besoins. Aide l'équipe pour l'application des nouvelles procédures, la prise en main des nouveaux outils et la mise en œuvre des améliorations. En cas de problème technique susceptible d'avoir des incidences sur le bon fonctionnement des équipements, prend, immédiatement si nécessaire, des mesures correctives. Supervise le fonctionnement des installations à partir de la TCR. -8-

9 Contribue à l'établissement du plan de maintenance et donne son avis sur la validité des demandes d'acquisition d'équipements. Développement de l'expertise Vérifie l état des équipements, analyse les avis recueillis auprès des utilisateurs et élabore des rapports présentant les progrès accomplis, les tendances défavorables ainsi que des recommandations pour une gestion efficace des équipements AVI du siège de l OTAN. Recommande les systèmes AVI les mieux adaptés aux besoins de l OTAN et à un environnement de travail moderne et conforme aux normes d hygiène. S'emploie à améliorer les processus et pratiques en matière de soutien aux clients. Donne des orientations et des avis pour la conception et la mise en œuvre de l'environnement AVI des salles de conférences du nouveau siège de l'otan. Se tient constamment informé(e) de l'évolution des technologies disponibles sur le marché afin d'améliorer et de moderniser les systèmes audiovisuels et les systèmes d'enregistrement utilisés dans les salles de conférences, le but étant d'assurer la réussite de la transition vers les installations modernes du nouveau Siège et d'assurer la maintenance des technologies de pointe choisies pour celui-ci. Gestion des parties prenantes Travaille en étroite collaboration avec le Service Interprétation et collabore avec d'autres technicien(ne)s et sections travaillant au centre de conférences, afin d'assurer le bon déroulement et l'efficacité des réunions. Assure le suivi des incidents et des demandes de services afin qu'un soutien soit rapidement fourni aux utilisateurs finaux, à la satisfaction de ces derniers. Instaure et entretient une collaboration efficace avec les nombreux clients de la Section et avec les parties prenantes, au sein de l'organisation et au-delà, afin de contribuer à cerner les besoins, à gérer les attentes et à faciliter les prestations. Gestion de l'information Veille à ce que les délais soient respectés et à ce que les changements de priorités soient communiqués et bien compris par la Section. Collabore avec l'agence OTAN d'information et de communication pour faire en sorte que l'infrastructure TIC (technologies de l'information et de la communication) du centre de conférences du Siège reste à la pointe et soit conforme aux normes en vigueur. Tient un registre de tous les incidents ou faits techniques notables et les signale au/à la chef d'équipe (AVI). Se charge de l'entreposage et de l'inventaire des équipements audiovisuels. Gestion de projet Informe sa hiérarchie des risques liés aux projets, aux activités ou aux systèmes. Dans le cadre de la transition vers le nouveau Siège, se charge de la configuration des systèmes et des tests de réception des équipements, et rend compte des progrès accomplis et des résultats obtenus. Participe à l'analyse des besoins à long terme du Siège en outils multimédia. Participe à des projets visant à améliorer et à moderniser les systèmes audiovisuels existants. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. -9-

10 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève du/de la chef d'équipe (AVI). Il/Elle a des contacts réguliers avec les utilisateurs finaux (membres du Secrétariat international, de l'état-major militaire international, des délégations, des agences ou d'autres organismes liés à l'otan). Il/Elle doit être capable d'encadrer et de motiver ses collègues, de travailler avec efficacité au sein d'une équipe, d'instaurer et d'entretenir de bonnes relations de travail avec des personnes de nationalités, de cultures et d'horizons divers et d'interagir discrètement et efficacement avec les plus hauts responsables. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet. Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l'excellence : travaille dans le respect des normes. Réflexion analytique : décompose les problèmes. Souci du service au client : s'engage personnellement à résoudre les problèmes. Flexibilité : agit avec flexibilité. Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre. Engagement à l'égard de l'organisation : soutient l'organisation. Maîtrise de soi : réagit avec calme. Travail en équipe : coopère. 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un autre contrat. Clause contractuelle applicable : Conformément au Règlement du personnel civil de l'otan, la personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un autre contrat. Si la personne retenue est détachée de l administration d un État membre de l OTAN, elle se verra offrir un contrat d une durée déterminée de trois ans qui, sous réserve de l accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit. À ce poste, la durée de service d un agent détaché n excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. -10-

11 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants : Pour les membres du personnel civil de l OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil) ; Pour tous les autres candidats : INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. En tant qu employeur, l OTAN attache un grand prix à la diversité des parcours et des expériences, et elle est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d horizons divers. L Organisation reçoit les candidatures de ressortissants de tous les pays membres, et encourage fortement les femmes à postuler. Veuillez noter que le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. -11-