PAIE. Le module RH pour la gestion des mouvements de salariés (sortie, entrée, retour, modi cation)

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1 PAIE Page d accueil Accédez rapidement aux principales fonctions de l interface Paie Le module Ma Paie vous donne une vision instantanée de l état de vos dossiers La zone INFORMATIONS vous renseigne sur les dernières évolutions du site La zone Mon gestionnaire vous donne l identité et les coordonnées de votre gestionnaire cliquez sur pour voir les coordonnées des autres collaborateurs du cabinet Le module DOCUMENTS donne accès aux documents par entreprise et par salarié Le module RH pour la gestion des mouvements de salariés (sortie, entrée, retour, modi cation) Page d accueil > éléments Le nom et prénom de l utilisateur connecté sont en haut à droite. Le pictogramme permet la déconnexion La barre de menu donne un accès direct aux différents modules Présent sur toutes les pages, le pictogramme vous permet de revenir sur la page d accueil L alerte a la signi cation suivante en fonction de sa position :

2 Sur Paie : des actions en retard sur la paie (saisie des variables, validation par exemple) Sur RH : des actions en retard sur la RH (sortie de CDD par exemple) Grâce à ce rappel, vous savez sur quel cabinet vous êtes connecté et la date de dernière connexion Sous la barre de menu, on vous indique votre position sur le site La zone d alerte vous renseigne sur les actions a réaliser rapidement ou déjà en retard. Page d accueil > Pavé Ma Paie D un seul coup d œil, le pavé Ma Paie vous renseigne sur l avancement de vos dossier En cliquant le chiffre de l a branche A saisir/à valider, vous visualisez la liste des dossiers dont la paie doit être saisie ou validée. le nombre En cours pour visualiser les dossiers de paie validés, en cours de traitement par le Cabinet. le nombre Documents disponibles pour accéder aux documents à approuver de la période En cliquant sur les èches de part et d autre du mois, vous accédez aux mêmes informations sur les dossiers restés ouverts sur les périodes précédentes ou suivantes

3 Outils > ltrer, trier, rechercher Sous chaque tête de colonne, nous mettons à votre disposition des outils de ltre, recherche et tripour choisir un ltrer les colonnes, cliquez sur l entête de la colonne et sélectionnez les valeurs de votre choix Vous pouvez également utiliser la recherche texte en cliquant sur colonne sous l entête de Sélectionnez les valeurs et cliquez sur OK La case af che cette même case pour modi er la recherche pour trier les valeurs dans chaque colonnes Pour supprimer le ltre ou la recherche, cliquez sur Outils > Sélecteur Grâce au Sélecteur, vous pouvez choisir de ne voir qu une sélection de dossiers. Cette sélection reste active sur tous les modules de l interface. Au-dessus de la barre de menu, cliquez dans la zone de saisie du sélecteur Dossiers en cours

4 Saisissez le nom de l établissement ou sélectionnez-le dans la liste proposée Renouveler l opération pour enrichir votre sélection le bouton Votre sélection est maintenue sur tous les modules Module Paie > Accueil La page d accueil du module Ma Paie vous permets de gérer la paie de vos dossiers. Cette page récapitule : la liste des dossiers le noms des établissements la période en cours le statut des payes la date de modi cation du statut En cliquant sur vous choisissez une période Vous permet de voir les paies urgentes Dossiers dont les variables de paye sont à saisir Dossiers dont les variables doivent être validées Dossiers dont les paies sont en cours de traitement par notre Cabinet Dossiers dont les documents ont été livrés avec un ligrane, en attente d approbation

5 sans ligrane Dossiers dont la paie est terminée, non modi able et dont les documents sont disponibles Module Paie > Sélection des salariés Depuis la page Accueil / Paie, accéder à la liste des salariés dont la paie est à saisir en cliquant sur Le volet de sélection des salariés s ouvre : Sélectionnez tous les salariés, en cliquant sur Ou sélectionnez un salarié, en cliquant sur la ligne Sélectionnez en plusieurs en maintenant la touche «Ctrl» enfoncée et en cliquant sur les salariés Pour désélectionner un salarié, maintenez la touche «Ctrl»enfoncée et cliquez sur la ligne correspondante Pour commencer la saisie, cliquez sur Saisir Module Paie > Saisie des variables Vous êtes maintenant sur la page de saisie des variables de paye les variables ou saisissez les dans les cases correspondantes Utilisez les èches dans les colonnes de droite et de gauche pour voir les salariés suivants

6 pour rajouter une ligne en haut ou en bas de bulletin Pour donner des instructions spéci ques à votre gestionnaire de paie, utilisez les commentaires individuels ou par dossier Si vous choisissez Cabinet pour enregistrer les données les variables ne sont plus modi ables et son envoyées à notre Module Paie > choisir les lignes du bulletin pour rajouter une ligne en haut ou en bas de bulletin Cochez ou décochez les cases en face des libellés de votre choix pour enregistrer le nouveau paramétrage de vos bulletins de paye. Module Paie > Modi cation du salaire

7 Il est possible de modi er le salaire de base depuis la saisie de paie le salaire dans la colonne Salarié. Le volet SALAIRE DE BASE s ouvre Choisissez si le salaire indiqué est Brut ou Net Choisissez si le salaire est Horaire ou Forfaitaire Saisissez le montant du salaire ou cochez SMIC (le montant sera revalorisé automatiquement) Si le salaire est horaire, saisissez le nombre d heures mensuel de base sans heure supplémentaire Pour valider, cliquez sur Module Paie > Déclaration des absences Pour déclarer un congé ou une absence, cliquez sur Absences et congés Choisissez le type d absence et les dates de début et de n d absence Le nombre de jours et d heures se calcule automatiquement mais reste modi able manuellement pour rajouter une absence ou un congé Pour valider l ensemble des absences et congés, cliquez sur

8 Module Paie > Exporter le tableau Excel L import export de tableau Excel vous permet d extraire la matrice de saisie des variables de paye au format Excel et de la réintégrer une fois remplie. Dans le module Ma Paie cliquez sur «A saisir» puis à nouveau cliquez sur A saisir en face de l établissement de votre choix. Sélectionnez les salariés de votre choix sur le volet de droite Module Paie > Export Excel> Choisir les lignes du bulletin Vous pouvez ensuite choisir les lignes de bulletin à faire apparaître dans le tableau Excel Sélectionnez les lignes de bulletin de paye de votre choix Choisissez ensuite les rubriques que vous souhaitez exporter.

9 Choisissez si vous préférez vos salariés triés par numéro de matricule ou par ordre alphabétique Choisissez si vous souhaitez af cher le code de chaque ligne Le tableau Excel est exporté automatiquement sur votre ordinateur Ouvrez le chier Excel téléchargé Module Paie > Remplir le tableau Excel Le tableau Excel téléchargé vous permet de saisir rapidement les variables avant des les réintégrer à l interface. Remplissez les variables selon vos souhaits Attention : les jours de congés sont calculés sur la base des jours ouvrés et un temps de travail de 35 heures hebdomadaires. Vous pouvez modi er manuellement le nombre d heures. Il est recommandé de ne pas modi er les formules de calcul et l intitulé de chaque ligne. Une fois les variables saisies et le tableau enregistré, vous pouvez importer le chier sur l interface. Module Paie > Importer le tableau Excel Pour importer le tableau Excel, dans le module Ma Paye, cliquez sur A saisir

10 Puis à nouveau cliquez sur A saisir ou A valider en face de l établissement de votre choix. Attention : seul le chier Excel que vous avez préalablement exporté est importable sur votre interface Les variables sont intégrées. Pour naliser l envoi des variables, cliquez sur Ou Module Paie > Validation La validation des paies d un dossier n est possible qu après que toutes les paies du dossier ont été enregistrées Elles sont présentées de la même façon que la saisie gestionnaire. pour retourner au volet de sélection des salariés pour enregistrer les modi cations sans les transmettre au gestionnaire. pour enregistrer les modi cations et les transmettre au Oui dans la boite de dialogue après avoir véri é que les informations envoyées sont correctes. Après validation, les variables ne sont plus modi ables et notre Cabinet commence le traitement. Le dossier passe en statut sur la page Accueil Paie et la Page d accueil générale

11 Module Paie > Visualiser les documents Une fois les paies traités, les dossiers passent au statut Vous pouvez y accéder depuis la Page d accueil ou par l Accueil Paie Pour visualiser les documents, cliquez sur le statut Puis sur le lien Voir les bulletins de salaire de l établissement Ou sur Télécharger les documents de l établissement Les documents apparaissent sur une nouvelle page de votre navigateur avec le ligrane «A approuver» Cliquez ensuite sur Attention : L approbation clôt le processus de paie. Une fois approuvée, la paie n est plus modi able et le processus déclaratif est enclenché L ensemble des documents de paie est maintenant disponible sans ligrane dans le Module Documents

12 Module Paie > Approbation Pour obtenir les documents sans ligrane, il est nécessaire d approuver les documents. Attention : L approbation clôt le processus de paie. Une fois approuvée, la paie n est plus modi able et le processus déclaratif est enclenché. Vous devez approuver la paie quand les dossiers sont au statut sur depuis le volet s ouvrant à droite, véri ez les documents et cliquez L ensemble des documents de paye est maintenant disponible sans ligrane dans le Module Documents pour vous et votre client. Module RH > Accueil RH Le module RH vous permet de gérer les entrées et sorties de salariés et vous donne des informations statistiques. Accédez au module RH depuis la page d accueil ou la barre de menu Ce tableau récapitule : l effectif par établissement la répartition en fonction du sexe et du contrat En cliquant sur vous pouvez déclarer une entrée de salarié En cliquant sur l Etablissement ou l Effectif, vous accédez à la liste des salariés de l établissement

13 Module RH > Liste des salariés Ce tableau présente l ensemble des salariés qui ont travaillé dans l établissement, présents ou non dans l effectif Le salarié surligné en orange est en cours de création pour déclarer la sortie du salarié pour déclarer un retour salarié En cliquant sur le nom ou le prénom, vous accédez au volet des informations sociales du salarié Module RH > Volet informations sociales Ce volet récapitule l ensemble des informations sociales du salarié pour faire la sortie du salarié pour modi er les informations sur salariés pour accéder aux documents du salarié pour imprimer la che salarié Module RH > Entrée DPAE 1/3

14 Pour déclarer l entrée d un salarié dans l effectif de l établissement et que votre gestionnaire réalise la DPAE (ex DUE) ou la DSN partielle, rendez-vous sur la page d accueil RH ou sur la liste des salariés. ou sur le pavé RH de la page d accueil et choisissez l établissement. La page Entrée-DPAE s ouvre Demandez ou non l établissement de la DPAE Les champs avec * sont obligatoires pour avoir plus d information sur la saisie du champ Module RH > Entrée DPAE 2/3 et Retour Remplissez les informations demandées. Pour vous aider, n hésitez pas à cliquer sur le placé derrière chaque champs. Module RH > Entrée DPAE 3/3

15 Une fois les informations renseignées, cliquez sur brouillon pour enregistrer le salarié en tant que pour annuler la saisie pour valider l entrée du salarié et demander la DPAE ou l envoi DSNPour un retour de salarié, cliquez sur Toute les coordonnées du salarié sont reprises pour la déclaration d entrée Module RH > Sortie STC 1/2 La déclaration de sortie d un salarié se fait depuis la liste des salariés ou depuis la che salarié pour commencer la saisie de la sortie du salarié Les champs avec * sont obligatoires pour avoir plus d information sur la saisie du champ Module RH > Sortie STC 2/2

16 Choisissez les documents à établir pour annuler la saisie pour valider la sortie du salarié et demander les documents Historique 1/2 L historique permet de visualisez toutes les actions sur l interface de paie en ligne Accédez à l Historique depuis la barre de menu Pour ltrer les colonnes, cliquez sur leur titre en tête de colonne Cliquez l action recherchée dans la colonne Type Action pour accéder au détail de l action. le pictogramme PDF pour créer un document PDF Historique 2/2 En cliquant sur l action recherchée dans la colonne Type Action le volet de détail s ouvre Il récapitule l ensemble des modi cations faites : + rajout d une information xxx > yyy remplacement de l information xxx par yyy

17 Documents > Entreprise Les Documents Entreprises regroupent les bulletins de salaires de tous les salariés, les charges sociales, les écritures comptables, les états des paiements Accédez aux Documents Entreprises depuis la barre de menu ou le pavé DOCUMENTS de la page d accueil ou depuis les pages Paie Utilisez les ltres et la recherche en haut de chaque colonne Triez les colonnes avec Utilisez le calendrier à droite de l écran pour sélectionner la période des de rattachement des documents. visualisez le document téléchargez le document Téléchargez touts les documents présents sur la page : Documents > Salariés Les documents salariés regroupent les bulletins de salaires individuels ainsi que les documents d entrée et de sortie

18 Accédez aux Documents Salariés depuis la barre de menu ou le pavé DOCUMENTS de la page d accueil ou depuis les pages Paie Utilisez les ltres et la recherche en haut de chaque colonne Triez les colonnes avec Utilisez le calendrier à droite de l écran pour sélectionner la période des de rattachement des documents. visualisez le document téléchargez le document Téléchargez touts les documents présents sur la page : Documents > Calendrier Choisir l année en cliquant sur les èches à droite et à gauche le mois pour ltrer les documents sur une période Pour af cher les documents d un trimestre, cliquez sur le Trimestre Pour af cher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Maj» enfoncée et cliquez sur le dernier mois Pour af cher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Ctrl» enfoncée et cliquez sur les autres mois