Galileo Vacations SM. Aide-mémoire pour administrateurs

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1 Galileo Vacations SM Aide-mémoire pour administrateurs

2 Remerciements : Le présent document a été développé par le service Training and Development de Galileo by Travelport. La rétroaction de nos clients nous est précieuse. Merci de prendre le temps de nous envoyer vos questions ou commentaires à l adresse training.development@galileo.com 2006 Galileo by Travelport. Tous droits réservés. Apollo, Galileo, le logo du globe, Galileo 360 Learning, Best Buy Quote, Claim PNR, Custom Check, Focalpoint, Front Page News, Galileo 360 Fares, GlobalWare, Inside Availability, Inside Link, Preview Plus, TravelScreen, Private Fares, PRO-files, Queue Manager, Scriptwriter Plus, Travel Directory et Viewpoint sont des marques déposées ou des marques de commerce de Galileo International aux Étata-Unis et/ou dans d autres pays. 10/06 GB Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

3 Table des matières Exigences techniques Sécurité... 3 Caractéristiques de Galileo Vacations... 3 Accès à Galileo Vacations... 4 Récupération du mot de passe...5 Éléments de la page d accueil...6 Centre de contrôle... 6 Bouton Gestion Web...6 Bouton Mes Réservations...8 Bouton Affiliés...10 Boutons Passive PNR Options...14 Bouton Alertes...16 Options de PNR passif PNR de base seulement...17 PNR avec données Paid et Due...18 Système de comptabilité Global...20 GBO avec zones T-MS...20 GBO avec segments TUR...21 Système de comptabilité TRAMS Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006

4 Galileo Vacations SM, développé par Softvoyage Inc., est un système de magasinage et de réservation par Web destiné aux agents de voyages au Canada. Il permet de rechercher et de réserver des produits de voyage, ITC et FIT offerts par les principaux voyagistes du Canada, à partir d un seul écran. Galileo Vacations est l outil de recherche et de réservation de voyages d agrément le plus efficace qui soit pour les agents de voyages au Canada. Exigences techniques Pour une utilisation optimale de Galileo Vacations, nous recommandons : une connexion Internet rapide ; Windows Explorer ou Netscape Navigator version 5 ou plus ; un dispositif de partage d Internet (routeur ou passerelle). Sécurité Galileo Vacations utilise un chiffrement SSL de 128 bits, le plus puissant qui soit, quelle que soit la version du navigateur. Caractéristiques de Galileo Vacations Voici ce que Galileo Vacations vous offre. Un accès 24 heures par jour, 7 jours par semaine, 365 jours par an. Une solide fonctionnalité de recherche : consultation de plusieurs destinations et voyagistes simultanément ; recherche d aubaines de dernière minute ; saisie de critères de recherche, comme une séquence de dates, l emplacement de la villégiature, le nom de l établissement, les installations de l hôtel et les limites de prix du forfait, ou lancement d une recherche avec dates flexibles. Une seule demande de recherche pour voir tous les forfaits, avec comparaison simple des établissements offrant des forfaits, des dates de voyage et des compagnies aériennes. Affichages comprenant tous les montants (nets ou bruts) de tarif, de taxe et de commission. Descriptions détaillées des forfaits, tirées des brochures électroniques des voyagistes. Descriptions détaillées et photos des hôtels. Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

5 Avis par courriel quand les tarifs atteignent un seuil prédéterminé. Création d un PNR Apollo. Gestion des réservations, notamment : modification ou annulation des réservations ; consultation ou exécution des paiements ; impression des détails de la réservation ; saisie de remarques ; options de réservation, comme transport terrestre et activités. Confirmation instantanée des tarifs et disponibilités toutes les réservations faites au sein du système du voyagiste. Puissant centre de contrôle, qui importe les données dans votre logiciel d administration et gère les noms d utilisateur et les mots de passe. Accès à Galileo Vacations Pour accéder à Galileo Vacations, effectuez les étapes suivantes. 1. Dans Internet, entrez : 2. Cliquez sur le bouton Français. L écran de bienvenue de Galileo Vacations s affiche. 3. Entrez votre nom d usager et votre mot de passe. 4. Cliquez sur le bouton «entrer». 4 Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006

6 La page d accueil de Galileo Vacations s affiche. Galileo Vacations vous propose quatre options : - Forfaits - Vols - Hôtels - Voitures Récupération du mot de passe Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien Assistance mot de passe? figurant dans la partie gauche de la page d accueil. L écran Recherche Mot de passe s affiche. Remplissez les zones de l écran et cliquez sur le bouton Soumettre. Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

7 Éléments de la page d accueil Le tableau suivant reprend les éléments de la page d accueil et donne leur description. Élément Recherche Accès direct Revnet Centre de contrôle Déconnexion Problèmes et commentaires Description Menu avec les options Forfaits, Vols, Hôtels et Voitures. Menu avec options pour magasiner auprès d un voyagiste précis. Bouton pour accéder aux fonctions d administrateur. Bouton pour sortir de Galileo Vacations. Lien pour signaler les problèmes et envoyer les commentaires par courriel à Galileo Vacations. Centre de contrôle En tant qu administrateur, vous pouvez accéder au centre de contrôle en cliquant sur le bouton Centre de contrôle dans le menu à gauche de l écran. La fonction Centre de contrôle contient les boutons de tâches suivants : Gestion Web Mes Réservations Affiliés Passive PNR Options Alertes Bouton Gestion Web En tant qu administrateur, vous pouvez effectuer des activités de gestion par Web comme l administration de l agence et la gestion d arrière-guichet. Pour accéder à la fonction Gestion Web, effectuez les étapes suivantes. 1. Accédez à Galileo Vacations à l adresse La page d accueil de Galileo Vacations s affiche. 2. Cliquez sur l option Centre de contrôle dans la partie gauche de la page d accueil. 6 Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006

8 L écran du Centre de contrôle s affiche. 3. Cliquez sur le bouton Gestion Web. L écran de gestion par Web s affiche. Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

9 Le tableau suivant reprend les éléments de l écran de gestion par Web et explique comment s en servir. Dans cette zone : Faites ce qui suit : Address Url Queue Create Passive PNRs with all bookings Create Passive PNRs only from view bookings report Remarque : PNR de base seulement. Pas de données Due ou Paid, ni de données de comptabilité. Back office system PNR Air Segment Type Itinerary Remarks to add to PNR Bouton Mettre à jour Entrez l adresse courriel de l agence. Entrez l adresse Url de l agence. Entrez le numéro de la file où vous recevrez les PNR passifs envoyés par Galileo Vacations. Sélectionnez Yes ou No dans la liste déroulante. Sélectionnez Yes ou No dans la liste déroulante. Sélectionnez le système d arrière-guichet dans la liste déroulante. Sélectionnez le type de segment aérien dans la liste déroulante. Entrez jusqu'à trois lignes de remarques itinéraire de PNR. Cliquez pour mettre à jour les coordonnées de l agence et réaligner les préférences. Bouton Mes Réservations En tant qu administrateur, vous pouvez voir et trier des images des réservations Galileo Vacations pour une date ou une séquence de dates. Vous pouvez aussi exporter les réservations vers un fichier Excel détaillé. Pour voir les réservations, effectuez les étapes suivantes. 1. Accédez à Galileo Vacations à l adresse La page d accueil de Galileo Vacations s affiche. 2. Cliquez sur l option Centre de contrôle dans la partie gauche de la page d accueil. 8 Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006

10 L écran du Centre de contrôle s affiche. 3. Cliquez sur le bouton Mes Réservations. L écran correspondant s affiche. Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

11 La liste des réservations s affiche. Le tableau suivant donne la description des colonnes figurant dans l écran. Colonne No. Code ag. Alias Date Grossiste Numéro de booking Locator Visualiser Description Numéro de réservation, pour fins de rapport. Client Softvoyage. Code d agent. Cliquez sur l entête de la colonne pour trier par code d agent. Date/heure de la réservation. Cliquez sur l entête de la colonne pour trier par date. Code de fournisseur forfait, avion, voiture ou hôtel. Cliquez sur l entête de la colonne pour trier par code de fournisseur. Numéro de réservation Galileo Vacations. Cliquez sur l entête de la colonne pour trier par numéro de réservation. Numéro du dossier PNR Apollo. Cliquez sur le lien Voir pour voir l image de la réservation Galileo Vacations pour le voyagiste. Remarque : Vous pouvez entrer des dates pour voir les réservations pour une séquence de dates précise. Vous pouvez aussi cliquer sur la liste déroulante de la zone Juste ce grossiste pour sélectionner un fournisseur précis. 4. Cliquez sur le bouton Afficher pour créer un fichier Excel détaillé des réservations. Voici un exemple de fichier Excel. Bouton Affiliés En tant qu administrateur Galileo Vacations, vous pouvez gérer les membres qui ont accès au système. Vous pouvez : créer un utilisateur ; modifier un utilisateur ; supprimer un utilisateur. 10 Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006

12 Créer un utilisateur Pour créer un utilisateur, effectuez les étapes suivantes. 1. Accédez à Galileo Vacations à l adresse La page de bienvenue de Galileo Vacations s affiche. 2. Entrez en communication avec Galileo Vacations. La page d accueil de Galileo Vacations s affiche. 3. Cliquez sur l option Centre de contrôle dans la partie gauche de la page d accueil. L écran du Centre de contrôle s affiche. 4. Cliquez sur le bouton Affiliés. L écran Gestion des affiliés s affiche. 5. Cliquez sur le bouton Nouveau. Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

13 La case de dialogue Créer un affilié s affiche. 6. Dans la case de dialogue, a. entrez le nom d utilisateur dans la zone prévue à cet effet. Ce nom doit être unique dans le monde. Il peut se composer de caractères alphanumériques, de soulignements et de tirets. b. entrez le mot de passe dans la zone prévue à cet effet. Le mot de passe doit être unique dans le monde. Il peut se composer de caractères alphanumériques, de soulignements et de tirets. c. entrez le nom de l agent dans la zone Nom. d. entrez l adresse courriel de l agent dans la zone Courriel. e. cochez la case Accès à Mes Réservations si l agent a accès à l option de menu Mes Réservations. 7. Cliquez sur le bouton Mettre à jour. Modifier un utilisateur Pour modifier un utilisateur, effectuez les étapes suivantes. 1. Accédez à Galileo Vacations à l adresse La page d accueil de Galileo Vacations s affiche. 2. Cliquez sur l option Centre de contrôle dans la partie gauche de la page d accueil. L écran du Centre de contrôle s affiche. 3. Cliquez sur le bouton Affiliés. L écran Gestion des affiliés s affiche. 4. Sélectionnez le nom d utilisateur voulu. 5. Cliquez sur le bouton Modifier. 12 Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006

14 L écran Modifier un affilié s affiche. 6. Entrez les changements nécessaires, puis cliquez sur le bouton Mettre à jour. Supprimer un utilisateur Pour supprimer un utilisateur, effectuez les étapes suivantes. 1. Accédez à Galileo Vacations à l adresse La page d accueil de Galileo Vacations s affiche. 2. Cliquez sur l option Centre de contrôle dans la partie gauche de la page d accueil. L écran du Centre de contrôle s affiche. 3. Cliquez sur le bouton Affiliés. L écran Gestion des affiliés s affiche. 4. Sélectionnez le nom d utilisateur voulu. 5. Cliquez sur le bouton Effacer. Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

15 Boutons Passive PNR Options En tant qu administrateur, vous pouvez désigner les codes de fournisseur d arrière-guichet ou les codes de produit des fournisseurs Galileo Vacations. Pour configurer ces codes, effectuez les mesures suivantes. 1. Accédez à Galileo Vacations à l adresse La page d accueil de Galileo Vacations s affiche. 2. Cliquez sur l option Centre de contrôle dans la partie gauche de la page d accueil. L écran du Centre de contrôle s affiche. 3. Cliquez sur le bouton Passive PNR Options. 14 Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006

16 Les tables d options de PNR passif s affichent. Elles sont au nombre de quatre : flights, packages, cars et hotels. 4. Remplissez les tables, en entrant le code de fournisseur d arrière-guichet et le code de produit/type de voyage que vous voulez utiliser pour chaque fournisseur Galileo Vacations. 5. Cliquez sur le bouton Update. Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

17 Bouton Alertes Les agents peuvent configurer la réception d un avis par courriel venant du fournisseur quand les conditions qu ils ont déterminées sont remplies ; par exemple, quand le prix du forfait passe sous un seuil fixé ou quand il fluctue. Vous pouvez voir les avis existants dans le centre de contrôle en cliquant sur le bouton Alertes. L écran Gestion des alertes s affiche. Vous pouvez aussi modifier ou supprimer un avis en le sélectionnant, puis en cliquant sur le bouton Modifier ou Effacer. Options de PNR passif En tant qu administrateur Galileo Vacations, vous sélectionnez l option de PNR passif pour le système d arrière-guichet de votre agence dans le tableau suivant. Quand vous utilisez les options de PNR passif dans Galileo Vacations pour créer un PNR Apollo, vous pouvez : créer une facture pour le client ; acheminer des données comptables à votre système administratif ; gérer les PNR passifs pour vos réservations. Galileo Vacations crée un PNR passif dans Apollo, mais n ajoute pas de segments à un PNR déjà créé, ni n en modifie des segments. Galileo Vacations enregistre le numéro de dossier donné par Apollo dans la réservation, et vous pouvez afficher une image du PNR. 16 Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006

18 Si vous faites la réservation par l interface traditionnelle (écran bleu), Galileo Vacations crée un PNR passif de base. Si vous passez par l interface Web, Galileo Vacations vous permet de créer un PNR passif avec des données comptables précises, comme le code de fournisseur et le type de voyage. Votre administrateur configure ces options dans le centre de contrôle de Galileo Vacations, en conformité avec vos paramètres administratifs. Il peut les configurer de manière à inclure les segments aériens comme segments TUR ou standard, et aussi des remarques itinéraire non associées. Remarque : Vous devez entrer les autres entrées T- nécessaires (ex. code de parcours BSP T-G*RC/22 pour émettre les factures) ou celles que nécessite votre système d arrière-guichet. PNR de base seulement Segment TUR contenant le nom du fournisseur et la confirmation. Segment TUR contenant des renseignements sur le produit vendu. Données de vol comme segments aériens TUR ou standard (selon la configuration que vous avez choisie en tant qu administrateur). Remarques itinéraire non associées facultatives (telles que crées par vous en tant qu administrateur). Exemple de PNR avec forfait, segments aériens standard et remarques itinéraire Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

19 Exemple de PNR avec forfait, segments aériens TUR et remarques itinéraire PNR avec données Paid et Due Toutes les données figurant dans l option de PNR passif. Segment TUR contenant le montant total dû par le client. Segment TUR contenant le montant total payé par le client. Remarque itinéraire non associée contenant la date d échéance du solde dû. 18 Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006

20 Exemple de PNR hôtel seulement (pas de réservation avion), acompte avec date d échéance et remarques non associées. Exemple de PNR forfait, paiement intégral et segment aérien standard. Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

21 Système de comptabilité Global Toutes les données figurant dans l option PNR de base. Les zones T-G*COS/ contiennent les données suivantes : montant de la vente/montant de la commission (si paiement intégral)/ type de voyage ou nom (créé par vous en tant qu administrateur)/ nombre de passagers ; montants et codes de taxe (si paiement intégral) ; mode de paiement, si carte de crédit. Exemple de PNR forfait, paiement intégral et segment aérien standard. GBO avec zones T-MS Toutes les données figurant dans l option PNR de base. Les segments TUR pour les données due and paid indiquent le nom du fournisseur et le mode de paiement. Les zones T-MS pour la comptabilité GBO contiennent les données suivantes : numéro ou nom du produit/numéro du fournisseur (tel que créé par votre administrateur) ; montant de la vente-numéro de confirmation du fournisseur ; montants et codes de taxe (si paiement intégral ou final)/montant ou pourcentage de commission (si paiement intégral ou final)/mode de paiement. 20 Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006

22 Exemple de PNR forfait, acompte seulement et segments aériens standard Exemple de PNR forfait, paiement intégral et segment aériens standard GBO avec segments TUR Toutes les données figurant dans l option PNR de base. Les segment TUR pour les données due and paid contiennent le nom du fournisseur et le mode de paiement. Le segment TUR pour la comptabilité GBO contient les données suivantes : numéro ou nom du produit/numéro de fournisseur (tel que créé par vous en tant qu administrateur)/montant de la vente-numéro de confirmation du fournisseur ; montants et codes de taxe (si paiement intégral)/montant ou pourcentage de commission (si paiement intégral)/mode de paiement. Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

23 Exemple de PNR forfait, acompte seulement et segments aériens standard Exemple de PNR forfait, paiement intégral et segments aériens standard 22 Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006

24 Système de comptabilité TRAMS Toutes les données figurant dans l option PNR de base. Les segments TUR pour les données due and paid contiennent le nom du fournisseur et le mode de paiement. La zone T-MS contient les données suivantes : numéro de segment/type de réservation/code de fournisseur/type de voyage/numéro de confirmation du fournisseur ; numéro de segment/tarif de base/montants et codes de taxe (si paiement intégral ou final)/montant ou pourcentage de commission (si paiement intégral ou final)/options de taxe TVA pour TPS etc./mode de paiement ; pour les acomptes, FA (montant de paiement final), FC (montant de commission final) et FD (date d échéance finale) servent à assurer le suivi des paiements à venir dans le générateur de rapports TRAMS. Exemples de commandes T-MS(no de segment )(type de réservation)*vc(code de fournisseur)*tt(type de voyage)*cf(confirmation) *BF(tarif de base)*tx(taxes)*cm(commission)*gq(options de taxe TVA)*FP(mode de paiement) Exemple de PNR avion seulement, paiement intégral, segment aérien TUR Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre

25 Exemple de PNR forfait, acompte, segment aérien standard 24 Aide-mémoire de Galileo Vacations SM pour administrateurs, octobre 2006