Technique -DEBLOCAGE DES «POP-UP -CACHE ORDINATEUR : REINITIALISER L'HISTORIQUE -REINITIALISER SA CLE OTP

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1 Dernière révision : Septembre 2015 Vous trouverez ci-dessous les principaux problèmes rencontrés lors d'une utilisation de la Base élèves. Synthèse des réponses apportées quotidiennement par mail dans l'exercice de nos fonctions de CAN, elle peut vous permettre de résoudre les soucis actuels constatés sur votre poste. Technique -DEBLOCAGE DES «POP-UP -CACHE ORDINATEUR : REINITIALISER L'HISTORIQUE -REINITIALISER SA CLE OTP Admission des fiches -ADMISSIBILITE -ADMISSION DEFINITIVE -ADMISSION COLLECTIVE ECOLE -ADMISSION INDIVIDUELLE -ADMISSION NOUVELLE FICHE HORS ACADEMIE -SUPPRIMER UNE FICHE EN ADMISSION ACCEPTEE -ADMETTRE DEFINITIVEMENT LES ELEVES ADMIS -TRAITEMENT DES ADMISSIONS DEFINITIVES BLOQUEES Classes et répartition -CREER LES CLASSE DE L'ECOLE -DUPLIQUER LES CLASSES DE L'ECOLE -REPARTIR UNE FICHE ELEVE DANS SA CLASSE -CHANGER LE NIVEAU DES ELEVES Autre -DOUBLON PARENTS D'ELEVES

2 DEBLOCAGE DES «POP-UP»: A la première utilisation, lorsque l'on clique sur un élément qui doit s'ouvrir dans une pop-up et qu'il ne se passe rien, il apparait sous la barre d'adresse de votre navigateur internet un bandeau indiquant que les «pop-up sont bloqués pour ce site». -Cliquer sur la case à gauche de ce bandeau ou le bouton indiquant le blocage. -Indiquer la phrase de type "toujours accepter les pop-up pour ce site" (firefox) ou "toujours autoriser les fenêtres publicitaires pour ce site" (internet explorer). -Relancer la connexion sur la base élèves, les pop-up nécessaires au logiciel s'ouvriront désormais sans encombre. CREER LES CLASSE DE L'ECOLE: -Cliquer sur le menu Ecole/Classes -Sélectionner l'année scolaire en cours, puis cliquez sur le bouton "nouveau" -A l'ouverture de l'écran de création de classe indiquer: libellé court (expl: CM1), Libellé long (expl: classe CM1), cocher le niveau (expl: cocher la cases CM1 ou ou cocher plusieurs cases si double niveau) -Créer en dessous le ligne correspondant à l'enseignant (Faire Nouveau, puis indiquer le nom, prénom et "intervenant extérieur Non") -Valider. ADMISSION DEFINITIVE -aller sur le menu Eleve/Admission/Enregistrement des admissions définitives -Sélectionner les élèves présents en cliquant sur la colonne «définitif présent» (soit un à un sur chaque ligne, soit directement en haut à côté de l'intitulé de colonne pour tous les sélectionner.) -Indiquer la date de présence et valider. ADMISSION COLLECTIVE ECOLE -Aller sur le menu Elèves/Admission/Gestion collective.enregistrement des nouvelles admissions -choisir l'année scolaire en cours & état "radié" -Cliquer sur le bouton "rechercher Ecole" et mettre le code postal de la ville où se trouve l'école à admettre collectivement. sélectionner l'école à l'aide du bouton radio à côté de son nom. -Faire "chercher" -Sélectionner les élèves présents dans l'école (ou la case "TOUS" si tous les élèves). -Mettre la date d'admission (date de la rentrée si début d'année) -Puis répartir les élèves (Menu Elèves/Répartition), et les admettre définitivement (Menu Elèves/admission/Gestion de l'admission définitive.enregistrement des admissions définitives)

3 ADMISSION INDIVIDUELLE Pour les élèves venant d'une autre école procéder comme d'habitude à l'admission individuelle: -Sélectionner le menu élève/admission/gestion individuelle des admissions -Faire une recherche sur les 3 caractères du nom & prénom pour chercher la fiche -Aucun nom ne devrait apparaître. Faire alors le bouton "autre" en bas à droite jusqu'à voir la fiche. -Une fois que la fiche élève apparaît, cliquez sur son nom. -Dans la fiche, cliquez sur "répondre" à l'admission". indiquez lui le niveau et la date d'admission, puis enregistrez la fiche. -Répartissez-les ensuite dans leur classe -Admettre les élèves définitivement par le menu élève/admission/admission définitive. -Sélectionner les élèves et les admettre à leur premier jour de présence sur l'école REPARTIR UNE FICHE ELEVE DANS SA CLASSE -Ouvrir le Menu Elèves/répartition -Cliquer sur le bouton "affecter" à droite de la ligne correspondant à la classe -En bas de la liste des élèves de la classe, cliquer sur le libellé de classe (exemple Classe CP. ou Classe CP / Classe CE1 si double niveau) -Dans la fenêtre qui s'ouvre, cocher l'élève(s) de ce niveau à intégrer à la classe. -Valider ADMETTRE DEFINITIVEMENT LES ELEVES ADMIS -Cliquer sur Elèves/Admission/Gestion de l'admission définitive-enregistrement des admissions définitives. -Sélectionner les élèves et les admettre au jour de la rentrée ou premier jour de présence sur l'école. DUPLIQUER LES CLASSES DE L'ECOLE -Cliquer sur "Créer/Modifier/Visualiser les classes de l'école" -Les classes de l'année s'affichent. Changer l'année ( ) et cliquer sur Chercher (Si aucune classe n'a encore été créée, Base élèves ne devrait trouver aucun élément.) Cliquez sur le bouton Dupliquer Les classes sont désormais créées à l'identique. Si une classe possède un niveau ou enseignant différent, cliquer sur le libellé de la classe pour le modifier.

4 CHANGER LE NIVEAU DES ELEVES -Ouvrir le menu élèves/scolarité/gérer le niveau des élèves -Effectuer la recherche de l'élève (3 premières lettres nom et 3 premières lettres prénom) -Sélectionner l'élève à l'aide de la case située à la gauche de son nom. -En dessous, indiquer son changement de niveau ou de cycle. Valider. -Répartir la fiche élève dans la bonne classe. (Menu Elèves/répartition) ADMISSION NOUVELLE FICHE HORS ACADEMIE Il existe plusieurs base élèves sur la france pour ne pas trop alourdir la navigation sous le logiciel. La région parisienne est sur une autre base La fiche n apparaîtra pas sur la liste des radiés: Il faut alors recréer la fiche de l'élève comme un nouvel élève. La fiche aura un INE sous 48heures. Fin décembre et fin août le ministère fait habituellement une coupure de quelques jours sur base élève pour récupérer les INE d'élèves des autres bases. L'INE pourra alors être automatiquement corrigé à cette période là afin d'assurer le suivi entre les bases élèves. -Faire une recherche sur la liste des élèves radiés à partir du menu "Elèves/admission/Gestion individuelle des admissions". -Pour la recherche indiquer seulement les 3 premières lettres des noms et prénoms. -Si vous ne trouvez pas la fiche dans les radiés, il vous reste à cliquer sur le bouton "autre" en bas à droite de la liste qui se transformera en "continuer recherche". -Ce dernier se changera enfin en "nouveau" et il restera alors à créer la nouvelle fiche. -Une fois cette dernière créée vous pouvez l'affecter à sa classe pour 2012/ et l'admettre définitivement si vous le constatez présent aujourd'hui dans l'école. ADMISSIBILITE L'admissibilité est un état fortement utilisé au début de la mise en place du logiciel Base élèves. Excepté pour les mairies qui crééent une fiche avec état Admissibilité, préférez à directement inscrire votre fiche à l'état d'admise. (la suppression de la fiche en admission provisoire est aujourd'hui possible contrairement aux premières années du logiciel. Si une fiche se trouve en admissibilité, il faut alors les admettre (provisoirement). Seulement à ce moment sera alors visible la fiche pour pouvoir l'affecter dans une classe. -Aller sur Elèves/Admission/Traitement des admissibilités -Sélectionner les élèves en les cochant et les basculer à compter la date de la rentrée (ou de premier jour de présence) comme "admis". -Ils peuvent désormais être affectés dans les classes et peuvent être admis définitivement dès constat de présence.

5 DOUBLON PARENTS D'ELEVES Lorsque des parents apparaissent sur plusieurs lignes de la liste des élections des parents d'élèves, cela signifie qu'il existe des doublons au niveau des responsables parents rattachés aux fiches élèves. (où qu'elles étaient ainsi mises avant d'être sur l'école.) (En effet, lorsque l'on créé une fiche élève, il faut créer un responsable. Avant de le créer, le logiciel demande de le chercher pour voir si ce parent existe déjà dans la base. Ors il n'y a pas de gestion de doublon sur les parents d'élèves. Il est donc possible d'omettre cette phase et créer directement une nouvelle ligne d'un parent qui existe déjà. Il y a ainsi des doublons sur la liste des parents d'élèves sans forcément s'en rendre compte.) Voilà comment corriger cela: >Aller dans Gestion courante. >Taper le nom de l élève et lancer la Recherche. Ouvrir son dossier, cliquer sur Modifier, puis Responsable. >Cliquer sur le bouton Détacher situé à droite, en face du parent en doublon sur les listes électorales. L élève n a, à ce moment, plus qu un parent responsable. Si l élève a des frères et sœurs, il faut répéter cette procédure pour chacun d entre eux avant de poursuivre. >Retourner ensuite dans le dossier de l enfant, l ouvrir, cliquer sur le bouton Rattacher (situé en haut à droite du dossier). Taper le nom du parent détaché précédemment. Lancer la recherche. >Le nom du parent apparaît en double dans une liste. Supprimer 1 des 2 doublons indésirables (en cliquant sur l icône «poubelle» en face du nom, à droite de l écran). >Rattacher le parent restant dans la liste, après suppression du doublon. >Répéter la procédure de rattachement pour chaque enfant de la fratrie. Si on ne parvient pas à supprimer un des 2 doublons (message d erreur), rattacher toujours le même parent (le premier de la liste par exemple) à chaque enfant de la fratrie. Les doublons devraient avoir disparu de la liste électorale (vérifier dans Gestion courante, Editer, puis choisir Listes électorales). SUPPRIMER UNE FICHE EN ADMISSION ACCEPTEE -Cliquer sur Elèves/Admission/Gestion de l'admission définitive-enregistrement des admissions définitives. -Sélectionner les élèves et les indiquer en «non admis» -Mettre en date d effet d admission la date du jour puis le bouton «valider»

6 TRAITEMENT DES ADMISSIONS DEFINITIVES BLOQUEES La photographie sur la base élèves approche et malgré des bases à jour, il arrive parfois d'avoir 1 ou 2 fiches en "admission définitive bloquée". Afin de comptabiliser l'élève dont la fiche se trouve bloquée, vous devez procéder ainsi: >Cliquez sur le menu Elève/admission/Gestion de l'admission définitive.traitement des admissions définitives bloquées >Une ligne correspondant à l'élève(s) bloqué(s) apparait. >En face de chaque ligne vous est proposé une action afin de résoudre le blocage. -Il vous est demandé la plupart du temps de "constituer le dossier unique". Cliquer sur le bouton "constituer le dossier unique". L'application vous présente alors l'ine et les éléments de scolarité de dossiers élèves à l'état radié, ayant des caractéristiques semblables. Au vue des informations qui sont données, cliquez sur oui/non/ne sais pas, selon que vous savez ou non qu'il s'agisse bien d'un dossier concernant l'élève. Puis cliquez sur Valider. (le dossier sera ainsi traité dans les 48H maximum qui suivent) Il peut également vous être demandé de "compléter les informations pour l'ine". Cliquez sur le bouton "compléter les informations pour l'ine". Renseignez les champs de sa fiche qui sont indiqués manquants, puis cliquez sur le bouton "valider". (le dossier sera ainsi traité dans les 48H maximum qui suivent) REINITIALISER SA CLE OTP Lors de la première connexion, il est nécessaire d'initialiser sa clé OTP. -Se connecter à l'adresse extranet.ac-orleans-tours.fr (sur un navigateur interne «moderne» type «mozilla firefox» ou «chrome») -Indiquer son login (de la forme bchatelin. Identique à celui du webmail) -En mot de passe indiquer seulement les chiffres présents sur la clé. -Un nouvel écran apparait où il demande le password personnel. Il s'agit de la première partie personnelle du mot de passe à inventer, composée de 4 à 6 chiffres que vous choisissez. (pas trop simple, mais pas trop compliqué pour le retenir) Confirmer le puis valider. -Un nouvel écran apparaît. Attendre que les chiffres numérique sur la clé changent, puis indiquer le mot de passe complet qui se composera désormais de : Password personnel + code sur la clé OTP (sans espace.) >Lors d'une prochaine connection, il faudra donc se connecter avec son login et directement le mot de passe complet. (password perso+code sur la clé)

7 CACHE ORDINATEUR : REINITIALISER L'HISTORIQUE Voici la procédure pour réinitialiser l'historique sur le navigateur Internet (utiliser mozilla Firefox de préférence) -Sur Mozilla firefox: cliquer sur le bouton firefox en haut à gauche (ou menu selon la version) / historique / supprimer l'historique récent. -Sélectionner "cookies", "cache", "connexion active", "données de site web hors connexion", puis faire le bouton «Effacer maintenant». -Ressaisir l'adresse base élèves dans le navigateur internet puis se connecter avec sa clé OTP.