Rapport d'information du Conseil communal Informatisation de la bibliothèque

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1 Bibliothèque, informatisation Rapport d'information du Conseil communal Informatisation de la bibliothèque (du 15 janvier 2013) Bibliothèque communale La bibliothèque communale est logée dans les locaux du bâtiment Avenue Soguel 27. Gérée par Madame Marie Patrono, elle est dotée d'un catalogue de près de 10'000 livres, du roman à la bande dessinée pour enfants, passant par des documentaires et des polars. Près de 500 personnes sont abonnées à la bibliothèque communale. La fréquentation varie entre 125 personnes minimum à 240 personnes maximum par mois. Cela signifie 12 à 13 jours ouverts lors des mois sans vacances scolaires, à un minimum de 3 jours lors des mois avec vacances scolaires, par exemple en été, pendant les mois de juillet et août. Nous pouvons donc calculer une moyenne de 20 lecteurs et lectrices par jour, enfants et adultes confondus. La bibliothèque est actuellement ouverte le lundi (de 16 à 19 heures), le mercredi et le jeudi (de 15 à 18 heures). Le prêt et l'abonnement sont gratuits. Pour le renouvellement du catalogue, la bibliothécaire dispose d'un budget annuel de CHF 7' Elle choisit les nouveautés sur la base des nouvelles publications des maisons d'édition, des demandes des lecteurs et de ses contacts avec les libraires des environs. Un inventaire précis (catalogue) de la bibliothèque n'existe pas actuellement.

2 - 2 - Informatisation de la bibliothèque L'informatisation de la bibliothèque facilitera la gestion du catalogue et des lecteurs. Grâce à un lecteur de codes barres, tout prêt et tout retour seront identifiés, les délais de retour harmonisés, la production des rappels automatisée et les statistiques fournies en "un seul clic". Le programme usuellement utilisé dans les bibliothèques de la grandeur de notre infrastructure communale est NetBiblio. Il a diverses fonctions, les plus importantes étant reprises cidessous. Gestion du catalogue Masques de saisie librement configurables pour différents types de média Le catalogage est soutenu par des modèles librement configurables. Liens vers des fichiers, images, textes, sons et adresses internet (URL) Champs librement définissables pour les notices (description bibliographique) et les exemplaires Copie de notices en passant par Z39.50 (RERO, IDS, etc.), par SRU, depuis d autres catalogues NetBiblio, depuis Amazon et beaucoup d autres sources (Bibliothèque Nationale de France, Deutsche Bibliothek) Création aisée et souple de listes à partir de n importe quel résultat de recherche. Tri sur plusieurs niveaux. Les modèles peuvent être configurés librement, les listes sont créées automatiquement en Microsoft Word ou Excel. Gestion des autorités (mots-matières, auteurs, collections, classification) confortable et flexible Importation de données: MARC21, Bibliomedia, SBD, SNS, RVK, SWD, Helvetosaurus Règles d indexation librement définissables Possibilité de faire n importe quels changements de masse de notices et exemplaires Les résultats de recherche peuvent être enregistrés en fichier RSS Impression d étiquettes et de code-barres contenant des données spécifiques à la bibliothèque Inventaire: Liste des documents manquants ou mal placés Gestion du prêt Enregistrement des prêts, retours, prolongations, réservations par clavier ou lecteur code-barres (Code 39, UPC-A) ou lecteur RFID Durées de prêt paramétrables selon la succursale, le type de média, la catégorie d âge, la catégorie d utilisateur, l emplacement etc. Gestion d abonnements Gestion des taxes Impression d étiquettes et de code-barres contenant des données spécifiques à la bibliothèque Possibilité de définir des taxes par prêt et réservation selon le type de média Impression de quittances de prêt à l aide d imprimantes à quittances Impression de bulletins de livraison Impression d étiquettes sur imprimante pour étiquettes (pour cartes lecteurs, étiquettes d adresse, etc.) Création de rappels différents selon les types de média ou les catégories d utilisateurs, etc. Les lettres de rappels peuvent être personnalisées.

3 - 3 - Envoi par ou par SMS des pré-rappels, des lettres de rappel, avis de réservation ou demandes de restitution Fonctionnement «offline» pour bibliobus Gestion aisée et flexible des comptes d utilisateurs Importation et synchronisation des données d utilisateur Intégration avec ActiveDirectory Prêt de secours Prêt simple à l aide d un navigateur internet Mise en ligne des données Le catalogue peut être interrogé via Internet/Intranet à l aide d un navigateur internet. Recherche simple, recherche avancée, recherche par l index, recherche des nouvelles acquisitions Les définitions de recherche sont librement configurables: les autorités, les règles de troncature, le tri des résultats, les champs de recherche de la recherche libre (recherche en plein texte), etc. Possibilité de définir différents filtres interactifs ou prédéfinis selon le type de média, la langue, l année de parution, la bibliothèque, la succursale, l emplacement, etc. Recherches prédéfinies (p.ex. tous les CD de musique classique, livres audio pour adultes), liste des best-sellers Les résultats de recherche peuvent être combinés Exportation des résultats de recherche au format Word (RTF), PDF ou texte ou envoi par e- mail Affichage des notices configurable Enrichissement du catalogue à l aide d images de couverture ou de résumés, etc. Consultation du compte lecteur (affichage des prêts, réservations, taxes ou de l historique des prêts, modification de l adresse, etc.) Réservation et commande de documents Prolongation des prêts Saisie de demandes d acquisition Les lecteurs peuvent commenter et évaluer les documents (1 5 étoiles) A la limite, selon les besoins exprimés par les lecteurs, le catalogue en ligne pourra être édité dans une version accessible aux Smartphones Androïdes et i-phones. Le logiciel est parfaitement compatible avec le matériel électronique livré par le Centre Electronique de Gestion de la Ville de Neuchâtel, qui équipe l'administration communale en hard- et software. Travaux préparatoires Une fois la bibliothèque équipée d'un poste de travail informatique relié à Internet, le travail consistera à saisir dans le logiciel près de 10'000 livres. A raison de 30 à 45 livres par heures, cette augmentation représentera un volume de travail allant au-delà des possibilités de

4 - 4 - la bibliothécaire. Par conséquent, ces travaux de saisie, comme ceux liés à la saisie des lecteurs, seront confiés durant l'été à du personnel temporaire. Devis du projet L'informatisation de la bibliothèque engendra un investissement initial de CHF, décomposé comme suit: 1. Licence de base du logiciel NetBiblio, installation et configuration des versions de base et en ligne, maintenance initiale (crédit de 5 heures, sur site), formation du personnel (2 jours), rabais de 10% sur les licences compris 2. Matériel informatique (poste de travail labellisé CEG, écran, imprimante configurée étiquettes, lecteurs code barres, etc.), licences bureautiques nouvelles comprises CHF 12' ' Installation du matériel par le CEG 1' Frais de personnel pour la saisie du catalogue et de l'inventaire des lecteurs (estimation: 50 jours) 7' Achat et impression de cartes pour les lecteurs 4' Câblages et raccordements 3' Matériel divers (étiquettes autocollantes) et imprévus 1'000.- Total TTC 32'500.- Ce montant, qui entre dans les compétences financières du Conseil communal selon l'article 147 du Règlement général de commune, du 4 juin 2012, sera amorti sur une période de quatre ans.

5 - 5 - Coûts de fonctionnement Le projet engendrera des coûts de fonctionnement annuels de CHF 2'000.- pour le logiciel NetBiblio, et de CHF 1'000.- pour les licences CEG, la maintenance du matériel informatique et les achats de matériel de bureau (étiquettes, encre pour imprimante, cartes lecteurs, etc.) Conclusion L'informatisation de la bibliothèque répond à un besoin exprimé par sa gestionnaire, qui va au-devant d'un défi très exigeant, et par les lecteurs, qui pourront - mieux apprécier toute l'étendue et la diversité de l'offre soigneusement développée par Mme Patrono, avec beaucoup de compétence et de sensibilité, - choisir leur lecture en meilleure connaissance de cause, chez eux, - connaître la disponibilité d'un livre, demander la prolongation d'un prêt. Le programme NetBiblio, par sa facilité d'utilisation, ses multiples usages, son intégration dans l'environnement informatique du CEG, les liaisons qu'il peut établir par exemple avec le Réseau Romand des Bibliothèques, son utilisation dans des bibliothèques de la région, permet d'équiper notre propre infrastructure d'un outil de gestion performant. A terme, il soulagera le travail de la bibliothécaire et lui permettra de mieux se consacrer à l'accueil des lecteurs, notamment des nombreuses classes d'école qui visitent régulièrement la bibliothèque. C'est fort de ce constat que le Conseil communal mettra en œuvre ce projet, durant cet été, avec l'objectif de voir le logiciel fonctionnel pour la rentrée scolaire Corcelles, le 15 janvier 2013 Au nom du Conseil communal Le rapporteur: Mme Anne Kaufmann