RÉUNIONS. d affaires. Corrigé des exercices

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1 RÉUNIONS d affaires Corrigé des exercices

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3 Administration, Commerce et Informatique Réunions d affaires Corrigé des exercices

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5 Ce guide d apprentissage a été conçu à partir du document Réunions et voyages d affaires réalisé par la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD). Édition revue et améliorée : 2010 Production de l édition 2010 Rédaction : Nancy Dupuis Révision pédagogique : Nicole Daigneault Révision linguistique et correction d épreuves : Françoise Labelle Édition : BeauGraf Page couverture : BeauGraf Gestion du projet : Nicole Daigneault Production de l édition 2000 Conception et rédaction du document initial : Jocelyne Picard Corédaction du document initial : Huguette Brodeur Rédaction : Diane Marcil et Marie-Andrée Sabourin Révision de contenu : Monique Ranger Révision pédagogique : France Daigneault et Diane Marcil Révision linguistique : Lise Dolbec Coordination du projet : France Daigneault Gestion du projet : Carmine D Amato Expérimentation : Diane Levasseur Page couverture : Alphatek Édition : BeauGraf La Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD) tient à remercier Microsoft Corporation de lui avoir permis de reproduire les captures d écran extraites de Microsoft Outlook Web Access, facilitant ainsi l apprentissage des élèves. Décembre 2014

6 Dans le présent module, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec Tous droits de traduction et d adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l autorisation écrite d un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec. Nonobstant cet énoncé, la SOFAD autorise tout centre de formation professionnelle ou d éducation des adultes qui utilise le guide de la SOFAD Réunions d affaires à rendre disponible sur son réseau ou son site Web le contenu du fichier PDF du corrigé, à le copier sur un support externe ou à l imprimer en tout ou en partie pour ses élèves.

7 Corrigé des exercices Table des matières Corrigé du chapitre 1 Exercice 1.2 Gérer des dossiers Exercice 1.3 Codifier des documents Corrigé du chapitre 2 Exercice 2.1 Distinguer la réunion, l assemblée et le comité Exercice 2.2 Distinguer l audioconférence de la vidéoconférence Exercice 2.3 Connaître les procédures d une réunion et d une assemblée Corrigé du chapitre 3 Exercice 3.1 Distinguer le contenu de différents avis de convocation Exercice 3.2 Expédier un courriel et insérer une note Exercice 3.3 Expédier un courriel Exercice 3.4 Rédiger un avis de convocation pour une vidéoconférence Exercice 3.5 Corriger des avis de convocation Exercice 3.6 Connaître les différents types d ordre du jour Exercice 3.7 Expédier un courriel avec un ordre du jour Exercice 3.8 Rédiger un ordre du jour Exercice 3.9 Rédiger, corriger et disposer un ordre du jour Exercice 3.10 Rédiger et fusionner un avis de convocation et un ordre du jour Exercice 3.11 Rédiger un avis de convocation et un ordre du jour Exercice 3.12 Comprendre le procès-verbal Exercice 3.13 Corriger et saisir un procès-verbal Exercice 3.14 Corriger et saisir un procès-verbal Exercice 3.15 Rédiger un compte rendu Exercice 3.16 Rédiger un compte rendu Exercice 3.17 Rédiger un compte rendu sous forme de tableau Exercice 3.18 Corriger et saisir un résumé Corrigé du chapitre 4 Exercice 4.1 Planifier une réunion Exercice 4.2 Réserver une salle de réunion Exercice 4.3 Planifier une réunion Exercice 4.4 Transmettre un avis de convocation informel Exercice 4.5 Planifier une réunion (suite de l exercice 4.4) SOFAD 5

8 Réunions d affaires Exercice 4.6 Vérifier la disponibilité d une salle de réunion Exercice 4.7 Réserver une salle de réunion Exercice 4.8 Planifier et préparer une réunion Corrigé du chapitre 5 Exercice 5.1 Rédiger un avis de convocation Exercice 5.2 Rédiger et fusionner un avis de convocation et un ordre du jour Exercice 5.3 Rédiger et fusionner un avis de convocation incluant l ordre du jour Exercice 5.4 Rédiger un avis de convocation sous forme de note Exercice 5.5 Préparer une réunion Exercice 5.6 Simulation englobante Corrigé du chapitre SOFAD

9 Corrigé des exercices Corrigé du chapitre 1 Exercice 1.2 Gérer des dossiers DESCRIPTION DES DOCUMENTS 1. Lettre de convocation du 15 décembre 2014 envoyée à M me Lie Chang, du Centre de santé Espoir inc. 2. Procès-verbal du 3 mai 2015 de la Coopérative d habitation Prés verts 3. Ordre du jour du 15 février 2015 de l entreprise Dupuis et Frères inc. 4. Circulaire datée du 24 octobre 2015, du magasin Acrobate et Fils 5. Note de frais de déplacement de M. Luc Campion, de l entreprise Les voyages de l avenir, datée du 15 février 2015 DOSSIERS ET FICHIERS 2014\espoir_i\lettre\convocat\ chan-12_ \presvert\proces\ 05_ \dupuis_f\ordre_jo\ 02_ \acrobate\lettres\ circ-10_ \voyage_a\frais\ camp-02_15 ou caml-02_15 Note : Les noms des dossiers et des fichiers peuvent différer de ceux du corrigé et être quand même exacts. N oubliez pas, cependant, d adopter une même méthode de travail tout au long de l apprentissage de ce module. Les caractères soulignés représentent les caractères retenus pour l élaboration du nom de fichier. SOFAD 7

10 Réunions d affaires Exercice 1.3 Codifier des documents Contenu de l information Codification alphanumérique Codification numérique 1. Assemblée générale A Ordre du jour d une réunion extraordinaire A Procès-verbal de l assemblée annuelle A Lettre de convocation au colloque annuel A Remboursement de frais de déplacement pour la rencontre, à Québec, du sous-ministre du Travail pour obtenir une subvention pour la création d emplois 6. Itinéraire d un voyage d affaires, en novembre prochain, pour le projet d exportation en Asie 7. Liste des rendez-vous voyage d affaires, en novembre prochain, pour le projet d exportation en Asie 8. Compte-rendu de la rencontre informelle du conseil d administration du 15 septembre dernier 9. Ordre du jour de la réunion semestrielle de l Association québécoise des étudiants adultes D C C A A Note : convocation à une réunion mardi prochain A SOFAD

11 Corrigé des exercices Corrigé du chapitre 2 Exercice 2.1 Distinguer la réunion, l assemblée et le comité 1. Réunion : Une réunion est un rassemblement de plusieurs personnes dans un même lieu physique et dans un but déterminé. Assemblée : Une assemblée est aussi un rassemblement de personnes, mais elle suppose généralement un nombre de participants plus élevé que dans le cas d une réunion. Comité : Un comité est un regroupement de personnes habituellement désignées par une assemblée afin de s occuper de certaines questions et d en discuter, puis de soumettre un avis ou des recommandations. 2. a) Séminaires, journées d étude, colloques, symposiums et congrès. b) Séminaire 1 : Réunion à caractère scientifique constituée d un groupe restreint de personnes et généralement animée par un professeur, un chercheur ou un spécialiste. Journée d étude 2 : Réunion visant à permettre à un groupe de personnes d étudier une question d intérêt commun. Colloque 3 : Symposium 4 : Congrès 5 : Réunion de spécialistes invités, en nombre généralement limité, pour exposer, discuter et confronter leurs idées et leurs opinions sur un thème donné. Congrès scientifique. Assemblée regroupant un nombre important de personnes réunies pour délibérer sur un ou des sujets donnés. c) Ces rencontres ont généralement lieu à l extérieur de l entreprise, et la responsabilité en est habituellement confiée à un comité organisateur. 3. a) Réunion ou assemblée ordinaire b) Réunion ou assemblée générale c) Réunion ou assemblée extraordinaire 1. Marie-Éva de VILLERS, Multidictionnaire de la langue française, 5 e éd., Montréal, Éditions Québec Amérique, 2009, p Office québécois de la langue française, «Journée d étude», dans Le grand dictionnaire terminologique, [En ligne], (Consulté le 21 juin 2010). 3. Marie-Éva de VILLERS, op. cit., p Ibid., p Ibid., p SOFAD 9

12 Réunions d affaires Exercice 2.2 Distinguer l audioconférence de la vidéoconférence 1. Les gens utilisent l audioconférence lorsqu ils n ont besoin de communiquer entre eux uniquement que par la voix et les autres sons. Les gens peuvent se voir et discuter, sans se déplacer, lorsqu ils utilisent un moyen virtuel appelé vidéoconférence (aussi appelé visioconférence). 2. un téléphone 3. des caméras, des écrans et des ordinateurs Exercice 2.3 Connaître les procédures d une réunion et d une assemblée 1. Le rôle du président de réunion ou d assemblée est de voir au bon déroulement des interventions et au respect de l horaire prévu, et de ramener à l ordre les participants qui auraient tendance à s éloigner des sujets à discuter. Voici les détails de sa tâche : Accorder le droit de parole et diriger les débats; Recevoir les propositions; Soumettre les propositions à l assemblée pour étude; Demander que les propositions soient appuyées; Fixer le temps des interventions des participants; Apposer sa signature au bas du procès-verbal à la suite de son approbation. 2. Le rôle du secrétaire de réunion ou d assemblée consiste dans les tâches suivantes : Assister le président d assemblée; Prendre en note les discussions des participants; Retranscrire les notes; Distribuer les notes aux participants sous forme de procès-verbal, de compte rendu ou de résumé; Apposer sa signature au bas du procès-verbal à la suite de son approbation. 3. Le président de réunion ou d assemblée est élu pour la réunion ou l assemblée en cours, ou pour toutes celles qui se dérouleront dans une période déterminée. Par exemple, il peut être élu pour un an, peu importe le nombre de réunions prévues dans l année. 4. On appelle débats toutes les discussions concernant les points à l ordre du jour, lesquels sont vus dans l ordre. 10 SOFAD

13 Corrigé des exercices Corrigé du chapitre 3 Exercice 3.1 Distinguer le contenu de différents avis de convocation 1. Dans tous les cas, on peut y inclure l ordre du jour ou le mettre en pièce jointe : cela dépend du nombre de points à discuter. 2. Vrai ou faux? Expliquez votre réponse. a) VRAI On utilise la lettre d affaires pour convoquer les participants qui sont des personnes extérieures à l entreprise. b) FAUX Contrairement à la lettre d affaires ou à la note, le message doit être succinct. c) VRAI Lorsqu il s agit d une convocation où les participants travaillent dans la même entreprise, on choisira la note ou le courriel. d) VRAI Le secrétaire peut signer lui aussi l avis de convocation, à la condition qu il soit secrétaire de l association ou du comité. 3. L avis de convocation fait partie de l organisation et de la préparation d une réunion, d une assemblée ou d un comité. SOFAD 11

14 Réunions d affaires Avant de commencer les exercices pratiques, nous aimerions vous mentionner qu il se peut que vos réponses soient quelque peu différentes du corrigé, ce qui est tout à fait normal. En effet, à ce stade-ci de votre apprentissage, nous vous suggérons certaines règles de présentation, mais vous avez la liberté du choix de la police de caractères, des marges ou de certains attributs propres à vos documents. Exercice 3.2 Expédier un courriel et insérer une note Contenu du courriel 12 SOFAD

15 Corrigé des exercices Contenu de la pièce jointe Même avec un collectif, la mention «Destinataire» est au singulier. NOTE DESTINATAIRE : g Tout le personnel EXPÉDITEUR : g Carmine D Amato, chargé de projets DATE : g Le (troisième vendredi du mois de) mai 20xx OBJET : g Réunion sur le budget de l an prochain J ai le plaisir de vous convoquer à une réunion concernant le budget de l an prochain; celle-ci se tiendra le (deuxième jeudi du mois de) juin prochain, de 9 h à 12 h, à la salle 216. L ordre du jour proposé est le suivant : 1. Lecture et approbation du compte rendu de la réunion du 12 avril 20xx; 2. Présentation du budget de formation pour la prochaine année; 3. Rapport du directeur général; 4. Prévisions budgétaires pour la prochaine année; 5. Confirmation des dates de vacances des employés. Votre présence serait grandement appréciée. SOFAD 13

16 Réunions d affaires Exercice 3.3 Expédier un courriel Contenu du courriel Exercice 3.4 Rédiger un avis de convocation pour une vidéoconférence Contenu du courriel 14 SOFAD

17 Corrigé des exercices Exercice 3.5 Corriger des avis de convocation a) [En-tête de l entreprise] Le 14 mars 20xx Date Monsieur Guy Laliberté Belles maisons inc. 1234, rue des Forges Laval (Québec) H5T 2K1 Destinataire Objet : Assemblée générale annuelle Type de réunion Monsieur, Nous vous invitons à l assemblée générale annuelle de la Caisse populaire Saint- Armand, qui aura lieu le 28 mars prochain, à 19 h 45, à la salle Sainte-Anne située au 8550, rue Saint-Georges, à Montréal. Au cours de cette assemblée, les présidents des diverses commissions et la directrice présenteront un rapport de la situation de votre caisse populaire. Nous joignons à cette lettre l ordre du jour de la réunion. Nous espérons que vous vous ferez un devoir d assister à cette assemblée, à l issue de laquelle un léger goûter sera servi. Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations les meilleures. Appel Introduction : date, heure et endroit Développement Conclusion : réitérer l invitation Salutation Le président, Paul-André Lavigueur PAL/fd p. j. 1 Signature Initiales d identification Mention spéciale Cote de classification alphanumérique : A SOFAD 15

18 Réunions d affaires b) g Le 10 mars 20xx Date Madame Madeleine Fontaine Directrice Centre de formation Infotech 8145, rue Saint-Pierre Hull (Québec) J8X 2K7 Destinataire Objet : Réunion du comité de la formation professionnelle Type de réunion Madame, g Nous vous invitons à assister à la prochaine réunion du comité de la formation professionnelle, qui aura lieu le 25 mars prochain à la salle du conseil, à 13 h 30. g Au cours de cette réunion, les points suivants seront étudiés : g g g g 1. Nouveaux programmes en secrétariat; 2. Débouchés pour les élèves; 3. Projet de stages. Votre présence à cette réunion serait grandement appréciée. Appel Introduction : date, heure et endroit Développement : points à l ordre du jour Conclusion : réitérer l invitation g Acceptez, Madame, nos salutations les plus cordiales. Salutation g g Le secrétaire, RD/ngg g g Roger Dubois Comité de la formation professionnelle Signature Initiales d identification Cote de classification alphanumérique : A SOFAD

19 Corrigé des exercices Exercice 3.6 Connaître les différents types d ordre du jour 1. L ordre du jour est le programme ou la marche à suivre de la réunion. 2. Les points à l ordre du jour vous seront donnés par la personne qui organise la réunion ou par le secrétaire d assemblée. 3. La méthode chronologique est surtout utilisée pour limiter les participants dans le temps : sachant qu un horaire doit être respecté, les participants évitent de prolonger leurs interventions; de plus, cet horaire sert de guide au président d assemblée. SOFAD 17

20 Réunions d affaires Exercice 3.7 Expédier un courriel avec un ordre du jour Contenu du courriel 18 SOFAD

21 Corrigé des exercices Contenu de la pièce jointe Avez-vous remarqué qu il s agit ici d une expéditrice? NOTE DESTINATAIRE : g Tout le personnel EXPÉDITRICE : g France Daigneault, chargée de projets DATE : g Le (dernier mardi du mois de) mars 20xx OBJET : g Réunion de service J ai le plaisir de vous convoquer à une réunion de service qui aura lieu le (troisième mardi du mois d )avril prochain, à 13 h, à mon bureau. L ordre du jour proposé est le suivant : 1. Achat des nouveaux ordinateurs; 2. Planification de l organisation matérielle; 3. Nouvel horaire de travail. Votre présence serait grandement appréciée. SOFAD 19

22 Réunions d affaires Exercice 3.8 Rédiger un ordre du jour ORDRE DU JOUR Assemblée générale des membres Maison Maxime ltée Le 26 avril 20xx, à 8 h 30, à la salle de conférences 8 h 30g Ouverture de la séance; 8 h 40g Élection d un président et d un secrétaire d assemblée; 9 hg Lecture et adoption de l ordre du jour; 9 h 30g Lecture et approbation du procès-verbal de l assemblée précédente; 10 hg Rapport du trésorier; 11 hg Adoption de nouveaux règlements; 12 hg Pause pour le dîner; 13 h 30g Affaires courantes : a) Nouveau matériel; b) Renouvellement des contrats; 15 hg Rapport du comité d élection; 16 hg Affaires nouvelles; 16 h 30g Levée de la séance. c.c. g Pierre Giguère Cote de classification alphanumérique : A SOFAD

23 Corrigé des exercices Exercice 3.9 Rédiger, corriger et disposer un ordre du jour Avez-vous divisé les points 5 et 7 de façon adéquate? ORDRE DU JOUR Réunion mensuelle du conseil d administration Société coopérative de Mattice Le 13 décembre 20xx, à 20 h, à la salle de conférences 1. Ouverture de la séance; 2. Nomination d un président et d un secrétaire de réunion; 3. Lecture et adoption de l ordre du jour; 4. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion précédente; 5. Questions reportées de la réunion précédente : 5.1. Dates des réunions pour l année; 5.2. Rapport du projet «Embauchons un étudiant»; 6. Lecture du rapport du trésorier; 7. Affaires courantes : 7.1. Banquet pour les retraités; 7.2. Ressources disponibles pour jeunes travailleurs; 7.3. Proposition d un programme récréatif pour les membres; 8. Nomination des délégués au congrès annuel; 9. Affaires nouvelles; 10. Date et lieu de la prochaine rencontre; 11. Levée de la séance. Cote de classification numérique : SOFAD 21

24 Réunions d affaires Exercice 3.10 Rédiger et fusionner un avis de convocation et un ordre du jour Association québécoise de la formation professionnelle 225, rue Mercier Longueuil (Québec) J2K 2L9 g Le 11 janvier 20xx Monsieur Serge Gingras Directeur adjoint Centre du Web 9841, rue Papineau Montréal (Québec) H4T 6H3 Objet : Réunion semestrielle de l Association Monsieur, g Nous vous invitons cordialement à la réunion semestrielle de l Association québécoise de la formation professionnelle, qui aura lieu le 8 février prochain, à 10 h, au collège Excellence à Longueuil. g Aux fins d une brève analyse, nous joignons à la présente l ordre du jour de la réunion. g Nous comptons sur votre présence, puisque cette réunion est très importante pour notre association. g Veuillez agréer, Monsieur, l expression de nos sentiments distingués. g g La présidente, ML/xx g Michèle Lanctôt p. j. 1 Cote numérique : SOFAD

25 Corrigé des exercices Contenu de la pièce jointe Avez-vous corrigé ce point de façon adéquate? ORDRE DU JOUR Réunion semestrielle des membres Association québécoise de la formation professionnelle Le 8 février 20xx, à 10 heures, collège Excellence à Longueuil 10 hg Ouverture de la séance; 10 h 10g Lecture et adoption de l ordre du jour; 10 h 15g Lecture et approbation du procès-verbal du 28 août dernier; 10 h 30g Conférence du ministre; 11 h 30g Période de questions; 12 hg Dîner; 13 hg Projet de service de placement pour les étudiants adultes; 14 hg Projet de soutien aux étudiants en difficulté financière; 15 h 15g Élection du nouveau conseil d administration; 15 h 45 g Affaires nouvelles; 16 hg Levée de la séance. SOFAD 23

26 Réunions d affaires Exercice 3.11 Rédiger un avis de convocation et un ordre du jour Laurendeau et Ostiguy inc. 1836, rue Capitol Laval (Québec) H7M 2H8 g Le 15 février 20xx Monsieur Louis Normandin 987, rue des Prairies Montréal (Québec) H3K 2G4 Objet : Réunion mensuelle du conseil d administration Monsieur, Nous vous invitons cordialement à la réunion mensuelle du conseil d administration, qui aura lieu le 1 er mars 20xx, à 11 h, à l Hôtel Montcalm, salle B-48. Aux fins d une brève analyse, nous joignons à la présente l ordre du jour de la réunion. Votre présence à cette réunion serait grandement appréciée, puisque plusieurs points importants y seront discutés. De plus, vous trouverez ci-joint une copie des états financiers. Veuillez agréer, Monsieur, l expression de nos sentiments distingués. g Le secrétaire, g Votre nom p. j. 2 Cote alphanumérique : A SOFAD

27 Corrigé des exercices Contenu de la pièce jointe ORDRE DU JOUR Réunion mensuelle du conseil d administration Laurendeau et Ostiguy inc. Le 1 er mars 20xx, à 11 h, à l Hôtel Montcalm, à la salle B Ouverture de la séance; 2. Nomination d un président et d un secrétaire de réunion; 3. Lecture et adoption de l ordre du jour; 4. Lecture et approbation du compte rendu de la réunion du 2 février 20xx; 5. Rapport du trésorier; 6. Adoption de nouveaux règlements; 7. Affaires courantes : 7.1. Contrat de l ingénieur en chef; 7.2. Nouvel équipement; 8. Rapport du président sortant; 9. Discours du nouveau président; 10. Affaires nouvelles; 11. Date et lieu de la prochaine rencontre; 12. Levée de la séance. Cote de classification alphanumérique : A SOFAD 25

28 Réunions d affaires Exercice 3.12 Comprendre le procès-verbal 1. Le procès-verbal rend compte des décisions prises au cours d une séance et relate l essentiel des discussions. 2. Intégrité, bon jugement, objectivité et bon esprit de synthèse. 3. Titre du document, type de réunion et nom du groupe de participants, nom de l entreprise et date, heure et endroit de la réunion. 4. a) FAUX. Comme le président approuve le contenu du procès-verbal, il signe normalement le premier. Cependant, l ordre des signatures peut être interverti. b) FAUX. Lorsqu il y a une résolution sur un débat, celle-ci est toujours proposée, appuyée et adoptée. c) FAUX. Si le quorum n est pas atteint, la réunion est annulée. d) VRAI. Chaque sujet débute par un nom commun et non par un article. 26 SOFAD

29 Corrigé des exercices Exercice 3.13 Corriger et saisir un procès-verbal PROCÈS-VERBAL de la réunion des responsables du Centre des loisirs de Saint-Laurent tenue le 4 octobre 20xx, à 19 h, à la salle Le Blanc de Saint-Laurent Sont présents : g Se sont excusés : M mes g Manon Chevrier g MM.g Daniel Charron g Louise Demers g Luc Daigneault g Sylvie Fournier g Luce Galarneau g Sont absents : M. g Louis Arcandg M me g Sylvie Morin g M. g Jacques Morin 1. Ouverture de la réunion et nomination d un président et d un secrétaire d assemblée La séance débute à 19 h sous la présidence de M me Louise Demers. M. Louis Arcand exerce les fonctions de secrétaire. 2. Lecture et adoption de l ordre du jour La présidente donne lecture de l ordre du jour. M me Sylvie Founier en propose l adoption, appuyée par M me Luce Galarneau; l ordre du jour est adopté à l unanimité. 3. Lecture et approbation du procès-verbal du 7 août dernier Le procès-verbal de la dernière réunion est lu. M me Louise Demers propose de changer le terme «demande» pour «recommande», au point 4. Sur la proposition de M. Louis Arcand, appuyé par M me Luce Galarneau, le procès-verbal est modifié conformément à cette remarque et approuvé à l unanimité après correction. 2 SOFAD 27

30 Réunions d affaires 2 4. Programme d activités M me Manon Chevrier présente le programme des activités pour la campagne de financement annuelle. Vu qu il est trop tard pour organiser un «lavothon», M me Sylvie Fournier propose de s en tenir à la campagne de vente de chocolat; la proposition est appuyée par M me Luce Galarneau, puis acceptée à l unanimité. 5. Tâches pour les activités d hiver M me Sylvie Fournier propose que chacun des responsables fasse régulièrement rapport de la progression des activités au comité central. Cette proposition est appuyée par M me Manon Chevrier et adoptée à l unanimité. 6. Projet de voyage Après discussion sur les difficultés d organisation, M me Sylvie Fournier propose que ce projet de voyage soit reporté à l an prochain. Cette proposition est appuyée par M me Manon Chevrier et l assemblée passe au vote. Voici le résultat : Pour : 4 Contre : 1 La proposition est adoptée par la majorité. 7. Affaires nouvelles M me Luce Galarneau fait lecture de la lettre reçue de M. Luc Daigneault expliquant qu il sera absent pour une période de trois mois. Le comité s entend pour ne pas le remplacer durant cette période SOFAD

31 Corrigé des exercices 8. Date et lieu de la prochaine réunion La prochaine réunion se tiendra le 17 décembre, au même endroit, à 20 h. 9. Levée de la séance L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22 h 15. La présidente, g Le secrétaire, Louise Demers g Louis Arcand 3 Cote de classification alphanumérique : A SOFAD 29

32 Réunions d affaires Exercice 3.14 Corriger et saisir un procès-verbal PROCÈS-VERBAL de la réunion mensuelle des membres du Club de hockey Champlain tenue le 14 décembre 20xx, à 20 h, à l Hôtel Clarindon de Québec, à la salle Laflamme Sont présents : Est absent : MM.g Jean Bolduc g M.g Luc Pelletier g Claude Labrecque g Jean-Guy Labrosse g Pierre Lagarde g Gaston Lapierre g Yvan Roy g Jacques Tessier 1. Ouverture de la réunion et nomination d un président et d un secrétaire d assemblée La réunion débute à 20 h. M. Jacques Tessier exerce les fonctions de président et M. Yvan Roy exerce les fonctions de secrétaire. 2. Lecture et adoption de l ordre du jour Le président donne lecture de l ordre du jour. M. Claude Labrecque en propose l adoption, appuyé par M. Jean-Guy Labrosse. L ordre du jour est adopté à l unanimité. 3. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion du 13 novembre Après lecture du procès-verbal, la proposition d approbation est formulée par M. Jean-Guy Labrosse, appuyé par M. Gaston Lapierre. Le procès-verbal est adopté à l unanimité par l assemblée SOFAD

33 Corrigé des exercices 2 4. Compte rendu du voyage à Trois-Rivières M. Pierre Lagarde soumet la note de frais concernant les dépenses qu il a engagées lors de son voyage à Trois-Rivières. Ces dépenses s élèvent à 132,74 $. M. Jean-Guy Labrosse propose que cette somme, déjà réglée par M. Pierre Lagarde, lui soit remboursée. Cette proposition est appuyée par M. Gaston Lapierre et est adoptée à l unanimité par l assemblée. 5. Calendrier des joutes de championnat M. Jean Bolduc présente le calendrier des joutes du championnat de la Ligue provinciale. Il en propose l adoption. Cette proposition est appuyée par M. Pierre Lagarde et adoptée à l unanimité par les participants. Le secrétaire fera part aux dirigeants de la Ligue de la décision du Club. 6. Lettre de M. Jean-Guy Provost M. Yvan Roy, secrétaire, fait lecture d une lettre de M. Jean-Guy Provost, père du joueur Jacques Provost, qui est hospitalisé depuis la joute à Trois-Rivières. M. Provost tient le Club responsable de l accident arrivé à son fils. M. Jacques Tessier, président, et M. Pierre Lagarde verront un avocat et présenteront un compte rendu de la situation à la prochaine réunion. 7. Date et lieu de la prochaine réunion La prochaine réunion aura lieu le 28 décembre prochain, à 20 h, à Québec. 8. Levée de la séance L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22 h 15. Le secrétaire,g Le président, Yvan Royg Jacques Tessier SOFAD 31

34 Réunions d affaires Exercice 3.15 Rédiger un compte rendu COMPTE RENDU Réunion des directeurs de bureaux de location de voitures de Location économique inc. tenue le 16 avril 20xx, à 13 h 30, au siège social Sont présents : Sont absents : Claude Bouchard Richard Meloche Albert Côté Jacques Ménard Herbert Janson Alfred Mousseau Huguette Jourdain Jean Jutras Judith Lamontagne Jacques Langevin Gérard Larue Jeannine Poirier Jean-Denis Tremblay 1. Baisse des locations de voitures Jacques Langevin présente aux directeurs le problème actuel : nos locations de voitures sont à la baisse dans toutes les régions du Québec et il faudrait faire une campagne de publicité afin d augmenter notre clientèle. 2. Messages publicitaires Jacques Langevin fait une présentation des deux messages publicitaires suggérés par notre siège social de Toronto pour la nouvelle campagne publicitaire et il demande ensuite aux directeurs de lui indiquer le message qu ils préfèrent. Après discussion, la première publicité est choisie, car elle est plus représentative des consommateurs québécois. 3. Moyens d augmenter les locations de voitures Jean-Denis Tremblay suggère de mettre des annonces dans les journaux locaux. Judith Lamontagne pense qu une formation sur une approche qualité aiderait nos employés à mieux servir notre clientèle. Jacques Langevin est d accord avec ces idées et, en tant que président, verra à faire parvenir ces suggestions à Toronto SOFAD

35 Corrigé des exercices 2 4. Formation des mécaniciens Tous les mécaniciens doivent avoir une session de formation à la fin du mois de juin. Les directeurs trouvent que le moment est mal choisi, car c est la plus grosse période pour les touristes. Jean Jutras propose de communiquer avec le Service des ressources humaines à Toronto afin de demander de faire la formation à la mi-mai, au même moment que la prochaine réunion, si cela est possible. Il transmettra à tous la réponse le plus tôt possible. 5. Rappel La réunion se termine par un rappel de la réunion de tous les directeurs afin de planifier la campagne publicitaire à la mi-mai. 6. Date et lieu de la prochaine réunion La prochaine réunion aura lieu le 17 mai 20xx, à 19 h 30, au même endroit. Votre nom Secrétaire Cote de classification numérique : SOFAD 33

36 Réunions d affaires Exercice 3.16 Rédiger un compte rendu COMPTE RENDU Réunion du comité pour l amélioration de la qualité du français de l Académie Saint-Pierre tenue le 7 septembre 20xx, à 18 h, au local A-15 Sont présents : Sont absents : Isabelle Dumais Monique Dupont Lise Larivière Renée Théorêt Jacqueline Paré Sont invités : M. Jean Berthiaume M me Lorraine Tremblay 1. Mot de bienvenue Isabelle Dumais souhaite la bienvenue à tous et remercie les deux élèves d assister à la réunion, car elle considère qu il est important que des élèves participent à cette démarche. 2. Brochure sur les règles générales de correspondance Jacqueline Paré présente son rapport. Elle croit que si les enseignants préparaient une petite brochure pour présenter les règles générales de la correspondance selon les règles de l Office québécois de la langue française, tous les enseignants et élèves en tireraient profit. Elle fait remarquer que, quelle que soit la matière enseignée, les enseignants devraient être en mesure de répondre à toutes les questions concernant le français. Les participants sont tous d accord. 3. Plan pour une brochure Jacqueline Paré propose d élaborer un premier plan pour une brochure qu elle serait en mesure de soumettre à la prochaine réunion. Elle précise qu elle veut bien être responsable du document, mais qu elle aura besoin de l aide et de la participation de tous les membres du comité SOFAD

37 Corrigé des exercices 2 4. Semaine spéciale pour l amélioration de la qualité du français Isabelle Dumais demande aux élèves invités d apporter des suggestions pour améliorer la qualité du français : M. Jean Berthiaume soumet l idée d une semaine spéciale consacrée à la qualité du français dans tous les cours, avec jeux, dictées, questionnaires, références sur Internet, etc. M me Lorraine Tremblay est d accord avec les propositions, mais elle croit qu il faudrait également considérer la qualité du français parlé; elle n a pas encore d idées à présenter, mais compte soulever la question lors de la prochaine réunion du conseil étudiant. 5. Mise sur pied de la semaine spéciale Isabelle Dumais propose une rencontre dans deux semaines plutôt que dans un mois, afin de mettre sur pied la semaine spéciale. D ici là, chacun sera responsable de travailler à recueillir le plus d informations possible. 6. Date et lieu de la prochaine réunion La prochaine réunion aura lieu le 20 septembre 20xx, à 19 h 30, au même endroit. ID/xx Isabelle Dumais Responsable du comité Cote de classification alphanumérique : A SOFAD 35

38 Réunions d affaires Exercice 3.17 Rédiger un compte rendu sous forme de tableau COMPTE RENDU Réunion du comité des finances du Regroupement des familles monoparentales de l Ouest de Montréal tenue le 12 janvier 20xx, à 13 h, au local du Regroupement Sont présents : Paul Dubois Luce Dusseau Jacques Longpré Jocelyne Pruneau Points à l ordre du jour Résumé des discussions Suivi Action Rapport de fin d année Jacques Longpré présente le rapport. L organisme accuse un déficit de 328,08 $. Faire des démarches pour obtenir des subventions d ici le 1 er février. Prévisions budgétaires annuelles Jocelyne Pruneau établira les prévisions budgétaires pour l année. Réunion du 25 janvier Présenter les prévisions à la prochaine réunion. Comité de publicité Paul Dubois présente un catalogue de différents produits pour la campagne de financement. Choix d un chandail avec le logo de l organisme. Commander chandails. Organisation du bazar Luce Dusseault est responsable de l organisation : le sous-sol de l église Sainte-Marcelline est déjà réservé. Demander le permis de la Ville de Montréal. Conseil d administration du 22 février Jocelyne Pruneau est responsable de l avis de convocation et de l ordre du jour (réunion consacrée à la campagne de financement). Soumettre l ordre du jour le 22 février. Le faire parvenir à tous les membres. Prochaine réunion Autres suggestions pour l organisation de la campagne. Le 25 janvier Inviter Mireille Langlois, responsable des bénévoles. Votre nom, stagiaire 36 SOFAD

39 Corrigé des exercices Exercice 3.18 Corriger et saisir un résumé RÉUNION DES DIRECTEURS DU 16 AVRIL 20xx Le 16 avril 20xx, une réunion des directeurs de Location économique inc. a eu lieu au siège social de Saint- Hubert pour discuter des moyens d augmenter la clientèle. Neuf directeurs ont assisté à cette rencontre présidée par Jacques Langevin. Il apparaît impératif de lancer une campagne de publicité pour promouvoir l entreprise et attirer les clients. Différents moyens ont été suggérés : messages publicitaires, annonces dans les journaux locaux et formation sur la qualité totale pour les employés. Il a été demandé que la formation soit donnée à la mi-mai et que la prochaine réunion des directeurs ait lieu au même moment pour planifier la campagne publicitaire. SOFAD 37

40 Réunions d affaires Corrigé du chapitre 4 Lorsque vous vérifierez vos réponses avec celles du corrigé, gardez à l esprit que celles que nous vous présentons pour les exercices pratiques sont des exemples, des modèles : vous devez vous en servir comme guide pour voir si vous avez bien compris la matière, mais le texte que vous aurez rédigé sera vraisemblablement différent du nôtre. De plus, à ce stade-ci de votre apprentissage, nous vous suggérons certaines règles de présentation, mais vous avez la liberté du choix de la police de caractères, des marges ou de certains attributs propres à vos documents. Exercice 4.1 Planifier une réunion 1. À l intérieur de l entreprise, la réservation de salle peut se faire au moyen d un logiciel, d un agenda spécial ou d un courriel adressé à la personne responsable des réservations. 2. Un calendrier de travail (des tâches) permet de planifier le travail et élimine les organisations de dernière minute. 3. Dresser la liste des participants, transmettre un avis de convocation informel (par courriel, par téléphone, etc.) et s assurer de la réponse des participants. 4. On vérifie l état des lieux et si le matériel et les accessoires demandés sont bien en place et en état de marche. On s assure aussi que tout est prêt et en quantité suffisante : chaises, crayons, blocs-notes, verres, carafes, espace de rangement pour les vêtements et cintres, etc. 38 SOFAD

41 Corrigé des exercices Exercice 4.2 Réserver une salle de réunion Exemple du contenu du courriel SOFAD 39

42 Réunions d affaires Exercice 4.3 Planifier une réunion 1. Exemple du contenu de la note NOTE N oubliez pas de féminiser cette mention, s il y a lieu. DESTINATAIRE : Monsieur Luc Bell Responsable du Service informatique EXPÉDITEUR : Votre nom DATE : Le 10 février 20xx OBJET : Réservation d équipement pour une vidéoconférence J aimerais que vous réserviez l équipement nécessaire à la tenue d une vidéoconférence pour la réunion des directeurs des bureaux de location, qui aura lieu le 1 er mars prochain, à 10 h 30, dans la salle de conférences. De plus, nous souhaiterions que tout le matériel nécessaire soit prêt pour 9 h 30 afin que les participants puissent effectuer des tests de son et d image. Pourriez-vous SVP me confirmer cette réservation d ici deux jours, par courriel ou par téléphone, au poste 278. Je vous remercie. Vos initiales Cote de classification alphanumérique : A SOFAD

43 Corrigé des exercices LOCATION PLUS INC. Réunion des directeurs Le 1 er mars 20xx, à 10 h 30, à la salle de conférences TÂCHE ÉCHÉANCE TERMINÉ 1. Ouvrir le dossier Le 8 février 20xx 2. Vérifier la disponibilité des participants Le 8 février 20xx 3. Rédiger une note destinée au responsable du Service informatique pour qu il réserve l équipement nécessaire à la tenue d une vidéoconférence. Le 10 février 20xx 4. Préparer l ordre du jour et le faire approuver Le 11 février 20xx 5. Préparer l avis de convocation et le faire signer Le 11 février 20xx 6. Préparer le compte rendu de la réunion précédente et le faire approuver Le 11 février 20xx 7. Expédier l avis de convocation et l ordre du jour Le 15 février 20xx 8. Expédier le compte rendu de la réunion précédente Le 15 février 20xx 9. Organiser l accueil : vérifier la réservation de la salle, du matériel, etc. 10. S assurer que tout est en place : les dossiers, les rafraîchissements, le matériel, etc. Le 26 février 20xx Le 1 er mars, à 9 h Tenue de la réunion Le 1 er mars, à 10 h 30 Exercice 4.4 Transmettre un avis de convocation informel Début de la planification du travail SOFAD RÉUNION DES CHARGÉS DE PROJETS LE SEPTEMBRE 20XX, À 13 H, AU BUREAU DE PIERRE GIGUÈRE TÂCHE ÉCHÉANCE TERMINÉ 1. Ouvrir le dossier Le premier mercredi de septembre 20xx 2. Dresser la liste des participants Le premier mercredi de septembre 20xx 3. Transmettre un avis de convocation informel par courriel 4. S assurer de la réponse des participants Le premier mercredi de septembre 20xx Le premier vendredi de septembre 20xx SOFAD 41

44 Réunions d affaires 42 SOFAD

45 Corrigé des exercices Exercice 4.5 Planifier une réunion (suite de l exercice 4.4) Suite de la planification du travail SOFAD RÉUNION DES CHARGÉS DE PROJETS LE DERNIER MARDI DE SEPTEMBRE 20XX, À 13 H, AU BUREAU DE PIERRE GIGUÈRE TÂCHE ÉCHÉANCE TERMINÉ 1. Ouvrir le dossier Le premier mercredi de septembre 20xx 2. Dresser la liste des participants Le premier mercredi de septembre 20xx 3. Transmettre un avis de convocation informel par courriel Le premier mercredi de septembre 20xx 4. S assurer de la réponse des participants Le premier vendredi de septembre 20xx 5. Préparer l ordre du jour et le faire approuver 6. Préparer l avis de convocation et le faire signer 7. Préparer le compte rendu de la réunion précédente et le faire approuver 8. Faire parvenir aux participants l avis de convocation et l ordre du jour 9. Faire parvenir aux participants le compte rendu de la réunion précédente 10. Organiser l accueil : s assurer qu il y a suffisamment de chaises, etc. 11. S assurer que tout est en place : les dossiers, les rafraîchissements, le matériel, etc. Dans la deuxième semaine de septembre 20xx Dans la deuxième semaine de septembre 20xx Dans la deuxième semaine de septembre 20xx 10 jours ouvrables avant la date de la réunion 10 jours ouvrables avant la date de la réunion La veille de la réunion Le dernier mardi de septembre 20xx, avant 13 h 12. Tenue de la réunion Le dernier mardi de septembre 20xx, à 13 h Exercice 4.6 Vérifier la disponibilité d une salle de réunion Le local 310 est plus adéquat et est disponible. SOFAD 43

46 Réunions d affaires Exercice 4.7 Réserver une salle de réunion Association internationale des secrétaires 250, boul. Champlain Téléphone : Québec (Québec) G1V 3P9 Télécopieur : PAR TÉLÉCOPIE Le 25 août 20xx Monsieur Claude Léger Responsable des réservations Hôtel Le Carillon 1212, rue du Vieux-Port Québec (Québec) G2H 1Y1 Objet : Réservation du salon Jacques-Cartier Monsieur, L Association internationale des secrétaires tiendra son assemblée générale le 25 septembre prochain et, au nom de l Association, j aimerais réserver le salon Jacques-Cartier de 9 h à 17 h. Nous prévoyons que soixante-dix personnes assisteront à cette rencontre. J aimerais donc que du café, du thé, du jus et des croissants soient disponibles au moment de l accueil. De plus, il faudrait faire en sorte qu un buffet soit servi à 12 h 30, dans le salon même. J aimerais que vous me confirmiez cette réservation avant le 27 août prochain, au numéro de téléphone mentionné en en-tête. En vous remerciant de votre attention, je vous prie d agréer, Monsieur, l expression de mes sentiments distingués. La présidente, JP/xx Judith Proulx Cote de classification alphanumérique : A SOFAD

47 Corrigé des exercices Exercice 4.8 Planifier et préparer une réunion TECHNIBEC LTÉE Réunion du conseil d administration Le 26 octobre 20xx, à 9 h, au local 432-A TÂCHE ÉCHÉANCE TERMINÉ 1. Ouvrir le dossier Le 5 octobre 20xx 2. Vérifier la disponibilité des participants Le 5 octobre 20xx 3. Préparer l avis de convocation et le faire signer Le 7 octobre 20xx 4. Préparer le procès-verbal de la réunion précédente et le faire approuver Le 7 octobre 20xx 5. Expédier l avis de convocation et l ordre du jour Le 12 octobre 20xx 6. Organiser l accueil : vérifier la réservation de la salle, du matériel, faire les photocopies du procès-verbal de la réunion précédente et les placer dans la chemise de chaque participant, etc. 7. S assurer que tout est en place : les dossiers, les rafraîchissements, le matériel, etc. Le 25 octobre 20xx Le 26 octobre 20xx, avant 9 h 8. Tenue de la réunion Le 26 octobre 20xx, à 9 h SOFAD 45

48 Réunions d affaires Corrigé du chapitre 5 Retenez que les réponses que nous vous présentons dans le corrigé sont des exemples, des modèles : vous devez vous en servir comme guide pour voir si vous avez bien compris la matière, mais le texte que vous aurez rédigé sera vraisemblablement différent du nôtre. De plus, à ce stade-ci de votre apprentissage, nous vous suggérons certaines règles de présentation, mais vous avez la liberté du choix de la police de caractères, des marges ou de certains attributs propres à vos documents. Exercice 5.1 Rédiger un avis de convocation N oubliez pas de féminiser cette mention, Exemple s il y a lieu. de contenu du courriel 46 SOFAD

49 Corrigé des exercices Exercice 5.2 Rédiger et fusionner un avis de convocation et un ordre du jour Les deux pages suivantes vous présentent un exemple de réponse. Association des linguistes du Québec Téléphone : , rue Després Télécopieur : Montréal (Québec) H2K 3X5 Courriel : defi.qc.ca g Le 19 avril 20xx Madame Diane Boutin 1200, rue de Montpellier L Assomption (Québec) J7V 7P2 Objet : Réunion du conseil d administration Madame, Nous vous invitons à une réunion du conseil d administration de notre association, qui aura lieu le 3 mai prochain, à 19 h, à nos bureaux, au 2 e étage. Aux fins d une brève analyse, nous joignons à cette lettre l ordre du jour de la réunion. Votre présence serait grandement appréciée. Veuillez agréer, Madame, nos salutations distinguées. g La présidente, LB/xx g Louise Bolduc p. j. 1 SOFAD 47

50 Réunions d affaires Contenu de l ordre du jour ORDRE DU JOUR Réunion du conseil d administration Association des linguistes du Québec Le 3 mai 20xx, à 19 h, aux bureaux de l Association, au 2 e étage 1. Ouverture de la séance; 2. Nomination d un président et d un secrétaire de réunion; 3. Lecture et adoption de l ordre du jour; 4. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion du 29 mars 20xx; 5. Lecture de la correspondance; 6. Rapport des comités; 7. Rapport du vérificateur; 8. Questions diverses; 9. Date et lieu de la prochaine rencontre; 10. Levée de la séance. 48 SOFAD

51 Corrigé des exercices Exercice 5.3 Rédiger et fusionner un avis de convocation incluant l ordre du jour Les points à l ordre du jour débutent en retrait, sous le paragraphe précédent. g Le 14 juin 20xx Madame Maria Nada Directrice générale École de secrétariat Infotech 4534, rue Notre-Dame Est Québec (Québec) G6M 6C8 Objet : Réunion trimestrielle des membres de la direction Madame, g C est avec plaisir que nous vous invitons à une réunion qui aura lieu à nos bureaux le 28 juin prochain, à 13 h 30, au local 108. Nous vous invitons à confirmer votre présence par courrier électronique avant le 18 juin. g Les points à l ordre du jour sont les suivants : 1. Présentation du nouveau programme en secrétariat; 2. Présentation d une classe virtuelle, par M me Diane Marcil de la SOFAD; 3. Présentation des nouvelles procédures du MELS. g Votre présence à cette réunion serait grandement appréciée. g Nous vous prions d agréer, Madame, l expression de nos sentiments les meilleurs. g g La présidente, AL/xxg Annette Larouche SOFAD 49

52 Réunions d affaires Exercice 5.4 Rédiger un avis de convocation sous forme de note Exemple de contenu du courriel 50 SOFAD

53 Corrigé des exercices Exemple de contenu de la note Avez-vous remarqué que la mention «Destinataires» est au pluriel? NOTE DESTINATAIRES : Tous les membres du personnel EXPÉDITEUR : Pierre Giguère, directeur DATE : Le troisième mercredi du mois de janvier 20xx OBJET : Réunion de service Vous êtes convoqués à une réunion de service qui aura lieu le premier mercredi de février, à 9 h, au local L ordre du jour proposé est le suivant : 1. Présentation du Guide d élaboration du matériel en version définitive; 2. Échéanciers des travaux pour le mois de mars 20xx; 3. Embauche de nouveaux pigistes; 4. Projets à l étude. Votre présence serait grandement appréciée Vous pouvez choisir le local 216 ou le local 310. SOFAD 51

54 Réunions d affaires Exercice 5.5 Préparer une réunion Référez-vous à la figure suivante pour visualiser la position de l étiquette sur la chemise. ÉTIQUETTES Monsieur Luigi Broccoli Directeur Service des ressources matérielles Monsieur Carl Dupras Président Monsieur John Gary Directeur Service des ventes Monsieur Bernard Gendron Directeur Service à la clientèle Monsieur Charles Lemoine Directeur Service de la comptabilité Madame Marie Lévesque Directrice Service des ressources humaines Madame Éléna Sousa Directrice Service du développement Monsieur Roger Trudeau Directeur Service des achats 52 SOFAD

55 Corrigé des exercices Calendrier de travail GENDRON & ASSOCIÉS RÉUNION TRIMESTRIELLE DES MEMBRES DE LA DIRECTION LE 22 NOVEMBRE 20XX, À 10 H, À LA SALLE DE CONFÉRENCES TÂCHE ÉCHÉANCE TERMINÉ 1. Ouvrir le dossier Le 1 er novembre 20xx 2. Vérifier la disponibilité des participants Le 1 er novembre 20xx 3. Réserver la salle de conférences auprès de la réceptionniste, Ginette Beaulieu 4. Réserver au restaurant Chez Gauthier pour 12 h 30, pour huit personnes Le 3 novembre 20xx Le 3 novembre 20xx 5. Préparer l ordre du jour et le faire approuver Le 5 novembre 20xx 6. Préparer l avis de convocation et le faire approuver 7 7. Préparer le compte rendu de la réunion précédente et le faire approuver 8. Expédier l avis de convocation et l ordre du jour 9. Expédier le compte rendu de la réunion précédente 10. Organiser l accueil : vérifier la réservation de la salle, du restaurant, etc. 11. S assurer que tout est en place : les dossiers, les rafraîchissements, le matériel, etc. Le 5 novembre 20xx Le 5 novembre 20xx Le 8 novembre 20xx Le 8 novembre 20xx Le 19 novembre 20xx Le 22 novembre 20xx, avant 10 h 12. Tenue de la réunion Le 22 novembre 20xx, à 10 h 7 7. Dans ce cas-ci, on ne peut pas faire signer l avis de convocation, puisque ce dernier est expédié par courriel. C est pourquoi il est seulement fait mention de le faire approuver. SOFAD 53

56 Réunions d affaires Contenu du courriel 54 SOFAD

57 Corrigé des exercices 1. Ouverture de la séance; ORDRE DU JOUR Réunion trimestrielle des membres de la direction Gendron & Associés Le 22 novembre 20xx, à 10 h, à la salle de conférences 2. Nomination d un président et d un secrétaire de réunion; 3. Lecture et adoption de l ordre du jour; 4. Lecture et approbation du compte rendu de la réunion précédente; 5. Rapport des directeurs; 6. États financiers des mois de septembre et d octobre; 7. Absentéisme et retards; 8. Qualité totale; 9. Affaires nouvelles; 10. Date et lieu de la prochaine rencontre; 11. Levée de la séance. SOFAD 55

58 Réunions d affaires COMPTE RENDU Réunion trimestrielle des membres de la direction de Gendron & Associés tenue le 23 août 20xx à 14 h, à la salle de conférences Sont présents : g Est absent : Luigi Broccoli g John Gary Carl Dupras Bernard Gendron Charles Lemoine Marie Lévesque Éléna Sousa Roger Trudeau 1. Atelier de réparation Luigi Broccoli annonce que les plans et devis pour l agrandissement de l atelier de réparation ont été approuvés par le président et que les travaux d agrandissement devraient débuter en septembre. 2. Personnel supplémentaire Selon Luigi Broccoli, il faudrait penser à embaucher d autres techniciens en électronique pour répondre plus rapidement aux besoins de notre clientèle. Il suggère également de mettre sur pied une équipe de soir si notre clientèle continue d augmenter au même rythme que l an dernier. Bernard Gendron intervient et dit qu il est d accord pour embaucher deux nouveaux techniciens, mais qu il est prématuré de parler d une équipe de soir. À son avis, il serait préférable d attendre un an avant de prendre une décision à ce sujet. Après discussion, Luigi Broccoli se rallie à l opinion générale. Marie Lévesque demande d être avisée au moins six semaines à l avance pour annoncer les postes des techniciens et faire les entrevues. 3. Fournisseur Roger Trudeau éprouve certaines difficultés avec un de nos fournisseurs, Équipement BMC inc. Il y a eu plusieurs retards dans la livraison du matériel informatique. Il suggère de rechercher un autre fournisseur et, comme John Gary est absent et qu à titre de directeur des ventes, il est le plus touché par ces retards, il propose de ne pas attendre la prochaine réunion des directeurs et de rencontrer John Gary et Bernard Gendron la semaine qui vient, afin de régler le problème le plus rapidement possible. Tous les directeurs sont d accord SOFAD