Comptes messagerie. La liste des comptes de messagerie vous présente les informations principales des comptes affichés (Nom, mail ).

Transcription

1 Comptes messagerie Aller dans le menu "Administration Centre de communication Comptes messagerie" Une fenêtre présentant l ensemble des comptes de messagerie existants apparaît. Cette fenêtre vous permet de réaliser un certain nombre d opérations sur les comptes de messagerie telles que la création, la suppression, l impression et la visualisation/modification. (Pour ces opérations hors création vous devez sélectionner dans la liste de compte celui qui doit être manipulé). La liste des comptes de messagerie vous présente les informations principales des comptes affichés (Nom, mail ). Lorsque que vous cliquez sur le bouton pour la création d un compte une fenêtre apparaît. Vous devez y saisir les informations du compte de messagerie.

2 Dans un premier temps vous devez saisir le code du collaborateur propriétaire du compte. La saisie du code doit être réalisée en sélectionnant le collaborateur souhaité dans la liste des collaborateurs qui est accessible par le bouton prévu à cet effet. Ensuite les informations sur le collaborateur sont directement visible depuis la fenêtre (code, nom, prénom). Puis vous devez saisir des informations sur le compte telles que le nom du compte, la portée (interne/externe), l accusé de réception, et l utilisation ou non de ce compte par défaut. Attention : si vous créer un compte de messagerie pour un collaborateur autre que celui avec lequel vous vous êtes connecté alors vous ne pourrez pas visualiser ce compte dans la liste des comptes. Seul le collaborateur ADMIN peut visualiser, modifier, supprimer un ensemble de comptes de messagerie. Pour ce faire il doit passer, dans Dia Client SQL, par le menu Administration / Centre de Communication / Comptes Messagerie. Compte interne Cette propriété vous permet d utiliser votre compte de messagerie pour recevoir et envoyer des mails depuis le centre de messagerie, à des collaborateurs de votre société (étant sur le même serveur de messagerie).

3 Pour la création d un compte interne il suffit simplement de renseigner les informations génériques comme vu ci-dessus. Un compte interne sera alors créer avec comme adresse le code du collaborateur bénéficiaire du compte. La création d un compte interne est obligatoire pour l envoi de mail. Ainsi un collaborateur doit en créer un. Compte externe Cette propriété vous permet d utiliser votre compte de messagerie pour recevoir et envoyer des mails depuis votre compte mail externe. Une adresse mail externe est une adresse mail issu d une messagerie externe, par exemple : Yahoo, GMail, Wanadoo L adresse mail est donc du type : nathalie.lombard@cabinet.fr Vous devez dans un premier temps renseigner les informations génériques vues ci-dessus. Lors de la sélection de la portée du compte, le choix externe présente un ensemble d informations supplémentaire qui sont saisissable dans les onglets de la fenêtre. Onglet Option Vous devez renseigner l adresse mail de réponse, c'est-à-dire l adresse à laquelle les destinataires de vos mails vous répondront (depuis le mail que vous leur avez envoyé).

4 Puis vous pouvez, si vous le souhaitez, conserver les mails que vous avez reçus à cette adresse. Ainsi vous pourrez consulter de nouveau vos mails tant que ces derniers n auront pas atteint la date limite d archivage. L onglet POP Cet onglet vous permet, si vous le souhaitez, utiliser votre compte mail pour recevoir des mails depuis votre compte de messagerie. Pour cela vous devez sélectionner cette option en cliquant sur la coche prévue à cet effet. Ainsi les champs de l onglet deviennent saisissables, et vous devez les renseignés. Par exemple prenons le compte mail : nathalie.lombard@cabinet.fr

5 Si vous ne connaissez pas ces informations, vous pouvez les trouver sur votre compte externe de messagerie (par exemple sur yahoo.fr dans votre compte). Le serveur POP correspond à l adresse IP du serveur qui réceptionne vos mails. Le compte POP correspond en général à la partie précédent le «@» de votre adresse mail. Le mot de passe est celui qui vous est demandé lorsque que vous vous connectez à votre messagerie externe. Le port POP est le port de votre ordinateur qui sera utilisé pour recevoir les mails. Le Time Out POP est le temps d attente limite de tentative de connexion au serveur POP. Au-delà de cette limite le centre de messagerie stoppera toute tentative de connexion, et vous ne recevrais pas les mails de cette boite. Enfin vous pouvez demander à archiver dans la GED les mails reçus (qui auront été reconnu, c'est-à-dire ceux dont l expéditeur est répertorié), il suffit de cocher l option «Archiver automatiquement les messages reçus». L onglet SMTP Cet onglet vous permet, si vous le souhaitez, utiliser votre compte mail pour envoyer des mails depuis votre compte de messagerie. Pour cela vous devez sélectionner cette option en cliquant sur la coche prévue à cet effet. Ainsi les champs de l onglet deviennent saisissables, et vous devez les renseignés. Par exemple toujours avec le compte mail : nathalie.lombard@cabinet.fr Si vous ne connaissez pas ces informations, vous pouvez les trouver sur votre compte externe de messagerie (par exemple sur yahoo.fr dans votre compte).

6 Le serveur SMTP correspond à l adresse IP du serveur qui envoie vos mails. Le port SMTP est le port de votre ordinateur qui sera utilisé pour envoyer les mails. Le Time Out POP est le temps d attente limite de tentative de connexion au serveur SMTP. Au-delà de cette limite le centre de messagerie stoppera toute tentative de connexion, et vous ne pourrez pas envoyer de mails depuis cette adresse. Il est possible que votre serveur SMTP dispose d un système de sécurité particulier, dans ce cas vous devez cocher l option SMTP Sécurisé et remplir les informations nécessaires. Le compte SMTP correspond en général à la partie précédent le «@» de votre adresse mail. Le mot de passe est celui qui vous est demandé lorsque que vous voulez envoyer des mails depuis votre messagerie externe ou lors de la connexion à cette dernière. Enfin vous pouvez demander à archiver dans la GED les mails envoyés (qui auront été reconnu, c'est-à-dire ceux dont le destinataire est répertorié), il suffit de cocher l option d archivage des messages POP. Utilitaires Permet de générer de façon globale les comptes de messagerie interne. Sélectionner les comptes à créer, puis cliquer sur.

7 Permet une modification globale des comptes mails externes. Par exemple les serveurs POP et SMTP passent de Wanadoo.fr à Orange.fr Sélectionner les comptes à modifier avec Ctrl+Clic gauche ou cliquer sur. Préciser ce qu il y a lieu de modifier puis cliquer sur.