Leçon N 2C Fonctions de calcul

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1 Leçon N 2C Fonctions de calcul Cette deuxième leçon concerne les fonctions de calcul dans les tableurs. 1 Structure des formules de calcul Que vous utilisiez EXCEL ou que vous utilisiez CALC, la méthode est la même. Commencez toujours vos calculs par le signe «=», ensuite, sans laisser d espace, vous placez un chiffre suivi d un signe et suivi d un autre chiffre ainsi de suite. Vous pouvez placez des () si vous le souhaitez, puis vous cliquez sur l affichage dans la cellule. Vous aurez le résultat de votre opération. Exemple : Signe Exemple Résultat affiché Addition + = Soustraction - = Division / =60/15 4 Multiplication * =20*5 100 Puissance ^ =12^2 144 Cependant, les calculs peuvent aussi provenir de données venant de cellules. Par exemple, considérez que vous ayez dans la cellule A3 le chiffre 25 et dans la cellule B5 le chiffre 2. Vous souhaitez mettre le résultat de votre opération dans la cellule D4. Vous allez pouvoir alors écrire dans cette cellule D4 la formule permettant d obtenir le résultat de votre calcul. Signe Formule dans D4 Résultat dans D4 Addition + =A3+B5 27 Soustraction - =A3-B5 23 Division / =A3/B5 12,5 Multiplication * =A3*B5 50 Puissance ^ =A3^B5 625 Le principal avantage de ce système c est que vous pouvez changer les valeurs de A3 et de B5, sans modifier les formules de calcul. Vous aurez alors les nouveaux résultats dans D4. Si vous voulez avoir des calculs à la chaine vous aurez à utiliser des parenthèses. Par exemple, vous souhaitez additionner les valeurs des cellules A1 et B1, dont le résultat sera multiplié par la valeur de la cellule C1 et divisé par celle de la cellule D1. Le tout sera affiché dans la cellule E1. Vous écrirez en E1 : =(A1+B1)*C1/D1 2 Les fonctions EXCEL comme CALC possèdent une série de fonctions très utiles pour réaliser des tableaux de calcul, en particulier, pour des tableaux de comptabilité. Vous allez cliquer sur la cellule où le résultat de la fonction doit apparaître et vous allez y mettre cette fonction. Comme pour la structure vue plus haut, votre fonction commencera toujours par le signe «=». 2.1 La fonction «SOMME» C est la fonction la plus utilisée dans EXCEL et dans CALC. Plusieurs cas peuvent se produire : 9

2 2.1.1 Somme de plusieurs cellules en colonne Prenez l exemple ci-contre. Vous souhaitez inscrire dans la cellule A7, la somme des nombres inscrits dans les cellules de A1 à A6. Vous avez plusieurs possibilités de formules, aussi bien sur EXCEL que sur CALC : Soit : =A1+A2+A3+A4+A5+A6 ce qui peut être fastidieux si vous avez de nombreuses cellules à additionner. Soit : =Somme(A1 :A6) qui est la formule d addition la plus simple en inscrivant après le mot «somme», entre parenthèses le numéro de la première cellule à additionner, suivi de «:», suivi du numéro de la dernière cellule à additionner. REMARQUE : Cette deuxième formule n est valable que si les cellules se suivent Somme de plusieurs cellules sur une ligne Prenez maintenant l exemple que vous souhaitez inscrire dans la case F1 la somme des nombres inscrits dans les cellules de A1 à E1 de la ligne 1. Là encore vous avez de possibilités de formules, aussi bien dans EXCEL que dans CALC : Soit : =A1+B1+C1+D1+F1, ce qui peut être fastidieux si vous avez de nombreuses cellules à additionner. Soit : =Somme(A1 :E1) qui est la formule d addition la plus simple, comme vue dans le chapitre Cette formule ne pouvant s appliquer que sur des cellules qui se suivent Somme de plusieurs cellules en colonnes et en lignes Prenez maintenant l exemple que vous souhaitez inscrire dans la case F5, la somme des nombres inscrits dans les cellules des colonnes A à E et des lignes 1 à 3. Là encore vous avez deux possibilités de formules, aussi bien dans EXCEL que dans CALC. Soit : =A1+B1+C1+D1+E1+A2+B2+C2+D2+E2+A3+B3+C3+D3+E3 formule très fastidieuses surtout si vous avez beaucoup de cellules à additionner. Soit : =Somme(A1 :E3), en prenant dans la formule «somme», comme première cellule la cellule A1, suivie de «:», suivi de la référence de la dernière cellule E3. Bien sûr cette dernière formule ne peut s appliquer qu à des cellules qui se suivent. 10

3 2.1.4 Cas particulier Prenez maintenant le cas que vous souhaitez inscrire dans la case F5, la somme des nombres inscrits dans les cellules des colonnes A à E et des lignes 1 à 3, à l exception de ceux de la colonne B. La formule à appliquer sera : =Somme(A1 :E3)-Somme(B1 :B3) 2.2 La fonction «MOYENNE» Prenez maintenant le cas, dans l exemple ci-dessus, que vous souhaitez inscrire dans la case A5, la valeur moyenne des nombres inscrits dans les cases de A1 à A3. Vous pouvez utiliser, aussi bien dans EXCEL que dans CALC, les formules suivantes : Soit : =(A1+A2+A3)/3 qui donnera le résultat : 14, Cette formule peut être difficile à mettre en œuvre quand vous avez beaucoup de cellule en colonne. Soit, comme pour «somme», vous allez écrire : =Moyenne(A1 :A3) et vous aurez immédiatement le résultat, sans vous occuper du nombre de cellules dans la colonne. Il en sera de même si vous voulez faire la moyenne de cellules qui se suivent sur une ligne, ou d un groupe de cellules, somme vous venez de le voir dans le chapitre 2.1 sur la «Somme». 2.3 La fonction «SI» La fonction «SI» permet l affichage de différentes données en fonctions de différents critères. Cette fonction sera toujours définie : Par un test logique qui définir le critère de sélection. Si le test est vrai, vous définissez la donnée d affichage dans la cellule. Si le test est faux, vous définissez une autre donnée d affichage dans la cellule. Pour avoir la fonction «SI», avec EXCEL vous allez à l onglet «Formules», puis à insérer une fonction. Il s ouvre la fenêtre ci- contre. Vous sélectionnez la formule «SI». Il s ouvre la fenêtre ci-dessous. Vous allez alors définir les critères de cette formule. 11

4 Avec CALC vous allez à «Insertion» et à «Fonction». Il s ouvre la fenêtre ci-contre. Vous choisissez la fonction «SI», vous avez un champ «Formule» où vous pourrez écrire la formule et ses critères. Le reste est le même que vous soyez avec EXCEL ou avec CALC. Les conditions possibles sont Supérieur > Supérieur ou égal >= Inférieur < Inférieur ou égale <= égal = différent <> Prenons quelques exemples : 1 er exemple Vous avez une liste de noms dans une colonne A. A côté, dans une colonne B, vous avez les âges de ces personnes. Vous voulez inscrire dans la colonne C si la personne est un «adulte» si l âge est supérieur ou égale à 18 ans et si celle-ci est un «enfant» si l âge est inférieur à 18 ans La formule à appliquer dans les cellules de la colonne C sera (exemple sur C2) : =SI(B2>=18;"Adulte";"Enfant") La formule sera alors : Test logique : (Cellule nom)>=18 Critère «VRAI» sera : «Adulte» Critère «FAUX» sera : «Enfant» Il ne reste plus qu à effectuer une recopie incrémentée dans les cellules de la colonne C. Lorsque vous écrivez du texte, il doit être entre guillemets. 2 ème exemple Reprenez l exemple 1 et dans la colonne D vous indiquez par exemple le prix d une place de cinéma à payer qui sera de 20 si c est un adulte et de 10 si c est un enfant. 12

5 Test logique : Adulte Critère «VRAI» : 20 Critère «FAUX» : 10 La formule à appliquer sera, sachant que «Adulte», «20» et «10» sont des textes : =SI(C2="adulte";"20 ";"10 ") Il ne vous reste plus qu à incrémenter les cellules de la colonne. 3 ème exemple Voici une formule : =SI (A1<>A2 ;A1+A2 ;A1*2) Si le contenu de A1 est différent du contenu de A2, additionnez les 2 cellules (A1+A2), sinon multipliez le contenu de la cellule A1 par La fonction SI avec les fonctions ET et/ou OU Les fonctions SI peuvent être imbriquées avec la fonction ET ou la fonction OU lorsque vous avez plusieurs critères de sélection. Les fonctions ET et OU se construisent en mettant tous les arguments (ou encore les conditions) dans une seule parenthèse, en les séparant par des points-virgules. Exemple 1 Avec la fonction ET Vous allez prendre le cas d un bulletin de notes. Si la note est inferieure à 10, on affichera «recalé» comme mention. Si la note est supérieure ou égale à 10 et inferieure ou égale à 12, on affichera «passable» comme mention. Si la note est supérieure à 12 et inferieure ou égale à 14, on affichera «A bien» comme mention. Si la note est supérieure à 14 et inférieure ou égale à 16, on affichera «Bien», et si la note est supérieure à 16 on affichera «très bien» comme mention. La formule appliquée sera alors, si la note est dans les cellules de la colonne A =SI(A2<10;"recalé";SI(ET(A2>=10;A2<=12);"passable";SI(ET(A2>12;A2<=14);"Abien";SI(ET(A2>14;A2<=1 6);"Bien"; SI(A2>16;"très bien"))))) Exemple 2 - Ces fonctions sont très intéressantes pour des analyses statistiques. Prenez, par exemple le tableau ci-dessous, une liste. 13

6 Plusieurs questions statistiques peuvent être posées : A- Combien de personnes sont mariés et ont au moins 1 enfant? Ici nous avons des hommes «mariés» et des femmes «mariées», nous écrirons donc, sur la ligne 2 de la colonne F : =SI(ET(OU(D2="Marié";D2="Mariée");E2>=1);1;0) Vous utilisez la fonction SI pour répondre à la question. Vous avez deux critères à analyser : la personne doit être mariée et doit au moins avoir un enfant, d où la fonction ET Pour le premier critère vous avez deux possibilités : Marié ou Mariée. Vous utilisez donc pour ce critère la fonction OU Maintenant si les deux critères sont VRAI, vous inscrivez dans F2, le chiffre 1. Si un des critères est faux, vous inscrivez le chiffre 0 (c est la condition ET). Une fois la formule écrite dans F2, vous aurez le résultat qui ici sera 1. Il ne vous reste plus qu à incrémenter les cellules de la colonne F avec cette formule, puis de faire la somme des cellules de cette colonne pour répondre à votre question. B- Combien de femmes sont célibataires et ont au moins un enfant? (en colonne G) Vous utilisez la fonction SI pour répondre à la question. Vous avez trois critères à respecter : il s agit d une femme Elle doit être célibataire elle doit avoir au moins un enfant. C est la fonction ET qui est à choisir. La formule sera : =SI(ET(C2="Femme";D2="Célibataire";E2>=1);1;0) 14

7 Il ne vous reste plus qu à incrémenter les cellules de la colonne G avec cette formule, puis de faire la somme des cellules de cette colonne pour répondre à votre question. Exercice : Ecrire la formule qui répond à la question suivante : combien de personnes ont au moins 2 enfants? (résultat en colonne H) 2.5 La fonction «Arrondi» Lorsque vous écrivez une opération dans une cellule, vous choisissez pour cette cellule généralement la présentation en «nombre» à deux chiffres après la virgule. Cette présentation veut dire que vous supprimez les chiffres qui suivent sans vous occupez d arrondir la solution. Exemple : Vous avez un résultat de votre opération qui est : 24,23678, vous aurez dans votre cellule le chiffre 24, 23 Par contre le chiffres 678 qui suivent sont supérieurs à 5, il aurait été plus juste d écrire : 24,24. Dans EXCEL il existe une fonction qui permet d arrondir votre résultat au chiffre supérieur si les chiffres qui suivent sont égaux ou supérieurs à 5, et au chiffre tout court s ils sont inférieurs à 5. C est la fonction ARRONDI. La fonction ARRONDI sera du type : =ARRONDI (nombre à arrondir ;nombre de chiffres) «Nombre de chiffres» indique combien de chiffres après la virgule. Le «nombre à arrondir» peut être le résultat d une opération. Vous avez une imbrication de formules. Par exemple : = ARRONDI(SOMME(A1 :A34)/3,2) Vous faites la somme des chiffres qui se trouvent dans les cellules de A1 à A34. Vous divisez le résultat par 3 et vous demandez que ce nouveau résultat soit arrondi à deux chiffres après la virgule. 3 Ecrire en rouge dans une cellule lorsque le nombre est négatif Vous allez étudier ici la mise en forme d une cellule. Si vous voulez que dans une cellule le chiffre que vous entrez ou celui qui est le résultat d une opération soit en rouge si ce chiffre est négatif, vous allez être obligé de paramétrer cette cellule. Avec EXCEL Vous allez à «Mise en forme Exceptionnelle». Suivant les EXCEL vous trouverez cette fonction dans «Format» ou dans l onglet «Accueil». Pour les EXCEL 2010 et EXCEL 2013 vous allez ensuite à «Règle de mise en surbrillance des cellules» et à «inférieur à». Il s ouvre la fenêtre ci-dessous : Vous inscrivez «0» dans le champ de gauche et vous sélectionnez «Texte rouge» dans le menu déroulant de droite, puis vous faites «OK». Vous verrez alors les chiffres négatifs apparaître en rouge dans les cellules paramétrées. 15

8 Une autre possibilité c est d aller sur «Accueil», puis sur «Format» et «Format de cellule». Il s ouvre la fenêtre ci-contre. Vous allez à l onglet «Nombre», vous sélectionnez dans «Nombres négatifs», la couleur rouge et vous faites «OK» Avec CALC Vous allez à «Format», puis à «Cellule». Il s ouvre la fenêtre ci-contre. Vous allez à l onglet «Nombres» et vous cochez la case «Nombres négatifs en rouge», puis vous faites «OK». Maintenant dans les cellules formatées, vos nombres négatifs seront en rouge. 16

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