Des processus plus efficaces améliorent la gestion des ressources humaines

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1 DocuWare pour la gestion des ressources humaines Solution Info Des processus plus efficaces améliorent la gestion des ressources humaines Les C.V., les contrats, les mutations, les recommandations, les salaires, les notes de frais, les demandes de congés ne représentent que la partie visible de l'iceberg administratif que doit gérer un service des ressources humaines. Tous ces documents sont essentiels et doivent être édités, stockés et récupérés de façon rapide, fiable et entièrement confidentielle. Lorsqu'il est question de réduire les coûts et d'augmenter la productivité du personnel, même le service des ressources humaines ne peut échapper à l'analyse. Cela signifie qu'un plus grand nombre de tâches est confié à un nombre réduit d'employés. En outre, le respect des dispositions légales les plus récentes constitue un aspect absolument crucial qui vient alourdir la tâche du service et la pile de documents qu'il doit traiter. Pour assurer le bon fonctionnement du service, il s'agit de gérer les tâches récurrentes aussi vite et aussi efficacement que possible. La solution réside dans un système de gestion documentaire intégré contenant les fichiers relatifs aux salariés sous forme électronique. Seul le personnel autorisé détient l'accès aux documents Aucune perte de documents Récupération rapide de documents Meilleure prise en charge des employés et de la direction Optimisation de l'espace de stockage Les questions des employés, de la direction et des collègues du service comptabilité peuvent immédiatement trouver une réponse grâce à DocuWare. Les recherches qui s'éternisent et la multiplication des rappels téléphoniques appartiennent au passé. Du recrutement à la formation, en passant par les promotions et le calcul des salaires, tous les processus administrés par le service des ressources humaines gagnent en efficacité. Les salariés se sentent mieux soutenus et la direction peut s'appuyer quotidiennement sur le système de gestion documentaire pour prendre judicieusement ses décisions. 1

2 Un caractère confidentiel et inaltérable Étant donné le caractère sensible de certains documents, et en accord avec les dispositions légales relatives à la confidentialité, les documents papier, les fichiers et les messages électroniques sont à traiter avec la plus grande précaution. Le nombre croissant de documents électroniques et la variété de supports disponibles compliquent singulièrement le respect des normes actuelles. Pour instaurer des droits d'accès sécurisés, un archivage électronique inaltérable et l'intégration dans le système informatique du service des ressources humaines, un système de gestion documentaire constitue pratiquement une nécessité. Exploitez le potentiel de vos documents La solution DocuWare apporte une valeur ajoutée considérable au fond documentaire des entreprises quel que soit leur taille ou leur secteur d activité. Peu importe le format ou la source, les processus métiers et les wokflow sont automatisés au sein de la GED DocuWare. Les documents liés à un dossier sont accessibles à tout moment en un clic de souris. Les processus La gestion du personnel Les dossiers du personnel incluent les C.V., les lettres de candidature, les contrats, les mutations, les promotions, les évaluations, les objectifs, les certificats de formation, etc. Pour fournir une meilleure prise en charge des employés, il est fondamental de pouvoir accéder rapidement à toutes ces données. Qu'il s'agisse d'une mutation, d'une promotion, d'un conflit juridique ou de la détermination des objectifs sur l'année, ces données sont essentielles. Dans nombre des sociétés, le personnel du service des ressources humaines passe beaucoup de temps sur la gestion administrative des documents papier. Non seulement celle-ci est inefficace, mais elle représente une perte de temps considérable. La solution DocuWare permet d'accroître nettement la productivité : un fichier sous forme électronique donne au service des ressources humaines et à la direction le moyen d'accéder de façon centralisée aux données et aux documents les plus pertinents concernant les employés. Des droits d'accès nominatifs restreignent l'accès aux dossiers du personnel, ce qui offre une meilleure garantie de confidentialité. Les tâches récurrentes, comme les autorisations d'absence, les congés payés ou sans solde, les heures supplémentaires, sont nettement accélérées grâce à un processus de travail simplifié. Le système s'assure que les documents passent automatiquement d'un poste à l'autre pour accélérer les autorisations. Les fonctions de vérification permettent aux responsables d'identifier et d'éliminer les goulots d'étranglement qui peuvent apparaître. 2

3 L'accès aux informations cruciales Pour assurer une certaine productivité, les employés des ressources humaines doivent accéder rapidement et facilement aux documents les plus récents, notamment les descriptions de postes, les recommandations, les dispositions, les lois, les décrets officiels, les accords syndicaux, le règlement administratif, etc. Souvent, les documents les plus récents sont disséminés dans divers services et à divers emplacements. Cela oblige à jongler avec des sources de données multiples, à effectuer des recherches fastidieuses et récurrentes et à subir une charge de travail dédoublée. Lorsque tous les documents sont stockés dans un seul et même bac centralisé DocuWare, les employés peuvent accéder aux informations générales du service des ressources humaines d'un clic de souris. Les collègues des ressources humaines sont libérés des tâches répétitives. Ils sont mieux et plus rapidement informés. Résultat : une meilleure productivité et une plus grande satisfaction professionnelle. Le respect des dispositions légales Les législations nationales et internationales exigent de plus en plus de conserver les documents du personnel à long terme et de façon sécurisée. Gérer administrativement les documents sur papier, indépendamment des fichiers et des messages électroniques, manque de garantie de sécurité. De surcroît, cela représente un coût en termes d'occupation de l'espace et de classement. Au fur et à mesure, il devient toujours plus difficile de retrouver rapidement des informations. Il est plus facile de respecter les législations en vigueur en recourant à une solution DocuWare : tous les documents concernant le personnel peuvent être archivés électroniquement aussi longtemps que nécessaire et en assurant la sécurité requise. Les membres du personnel autorisés peuvent récupérer toutes les informations, à tout moment. Cela permet de réduire l'espace de bureau et d'entreposage occupé, puisqu'il n'est dès lors plus nécessaire de conserver les documents papier dans des classeurs ou des armoires de classement. Les messages électroniques sont automatiquement archivés sans avoir besoin de les imprimer ni de les perforer pour les ranger dans un classeur. Le respect des programmes de verrouillage et de notification, ainsi que la suppression de données après la période légale d'archivage, sont garantis. 3

4 Des salariés motivés Les employés s'attendent à ce que les autorisations d'absence et les remboursements des frais de déplacement soient rapidement accordés. Ce processus concerne souvent plusieurs employés répartis dans plusieurs services, il devrait donc être résolu en quelques heures (ou quelques jours tout au plus). Dans l'intérêt du personnel, il est extrêmement important de simplifier ces processus et de les documenter au mieux. DocuWare intègre des applications de gestion des processus simples d'utilisation et qui vous donnent la possibilité d'accélérer les tâches et les processus les plus utilisés. Le système adresse, par exemple, les documents automatiquement aux responsables de l'autorisation, d'un poste de l'entreprise à un autre. La transparence est assurée: vous pouvez toujours savoir exactement où se trouve telle demande d'autorisation et où pourraient se situer les goulots d'étranglements. Lorsqu'un employé revient d'un voyage d'affaires, l'autorisation et le paiement des frais de déplacement s'effectuent en un clin d'œil. Tous les documents, tels que le règlement sur le remboursement des frais de déplacement, les formulaires, les demandes d'autorisation, les reçus, les dossiers, sont accessibles instantanément par les utilisateurs autorisés dans le bac de documents DocuWare. Si certaines questions surviennent après le remboursement, elles peuvent immédiatement trouver une réponse lors d'un seul entretien téléphonique. Ainsi, le service des ressources humaines et la direction n'ont plus à effectuer des tâches fastidieuses et répétitives, ce qui produit un gain de compétitivité et une meilleure satisfaction du personnel. DocuWare vous permet d'automatiser les processus et d'en rationaliser la gestion administrative. 4

5 Exemple concret Independent School District #196 Le service des ressources humaines du Independent School District 196 a pu rationaliser les procédures de recrutement et d'autres fonctions liées à la gestion du personnel, tout cela grâce à DocuWare. Les dossiers du personnel sont au format électronique et les C.V. des candidats sont à présent disponibles en ligne pour les directeurs d'école de 30 campus différents. Il est possible d'effectuer une recherche ou une révision et de s'assurer ainsi que le candidat correspond bien au profil recherché et au poste à pourvoir. Des processus plus efficaces permettent de rediriger les ressources vers les écoliers, les aidant à développer tout leur potentiel. Auparavant, les C.V. étaient stockés dans les bureaux du district et consultés par les directeurs lorsqu'un poste était à pourvoir. Ce processus était extrêmement long du fait de la taille du district et du nombre de candidatures déposées. Malheureusement, les C.V. ne pouvaient être empruntés que par un seul directeur à la fois et celui-ci mettait parfois plusieurs semaines à revenir. attribuant d'emblée le poste au bon profil. Aujourd'hui, les C.V. sont scannés, indexés et disponibles en ligne. Ils peuvent être consultés et triés, ce qui accélère le processus de recrutement et accorde à chaque directeur d'école davantage de temps pour se concentrer sur l'éducation des écoliers. Les dossiers du personnel sont électroniques et davantage sécurisés, le service des ressources humaines peut facilement se conformer aux règlements internes et nationaux. Le district réduit les frais de recrutement et les risques de poursuites judiciaires en Défi: Rationaliser les procédures de recrutement pour faciliter la recherche, le tri et l'accès aux C.V. Renforcer la sécurité et la confidentialité des dossiers du personnel. Solution: DocuWare, AUTOINDEX and INTERNET-SERVER Avantage: efficacité des processus de gestion des ressources humaines permettant d'attribuer d'emblée un poste au bon profil, plus grand respect des dispositions réglementaires et renforcement de la sécurité des documents. Les directeurs d'école peuvent davantage se consacrer aux élèves de leur établissement. 5

6 «Un directeur d'école peut très facilement décider d'attribuer un poste. Il n'a pas besoin de se rendre au bureau du district et de passer en revue des documents sur papier pendant des heures. Certains directeurs d'école consultent les C.V. chez eux. DocuWare leur permet de rechercher un instituteur diplômé pour enseigner à l'école élémentaire ou de consulter les C.V. en fonction des années d'expérience pour satisfaire les impératifs du budget. DocuWare n'a pas seulement permis de gagner du temps au niveau de la gestion administrative du district, il a contribué par son efficacité à l'amélioration de chaque école.» Tom Voigt, Service informatique coordinateur du Independent School District 196 Vous trouvez ce document ici: Pour plus d informations, visitez notre site Web à l adresse 6