Manuel de l utilisateur

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1 Manuel de l utilisateur Copyright Zumatec 17 février 2013 Ce manuel est destiné à l utilisateur final du logiciel Oremia Desktop. Les applications Oremia Mobile, Oremia Mobile HD et Oremia RCW font l objet de manuels distincts. 1

2 Table des matières 1 Introduction 6 2 Login Admin et configuration par défaut Praticiens Gestion d établissement Création d un établissement Affectation des praticiens à l établissement Pré-configuration des comptes financiers Fonctionnement Menu en mode multipraticien Mot de Passe Données Praticien Patients Patient Les différents modes de sélection du patient Création d un nouveau dossier patient Rechercher un patient Planning Gestion des rendez-vous Règlement Situation comptable du patient Précautions particulières et actes planifiés Photo du patient Schéma dentaire Feuille de soins Saisie des actes Validation et sécurisation de la FSE Validation et attribution des actes Historique Contenu de l historique Filtrage Notes Todos Devis conventionnel Suppression d une ligne Édition d une ligne Impression Schéma dentaire

3 4.4 Radiologie Boutons de zoom Filtres Acquisition Édition Status radiologique Envoi par mail Suppression Importation Attribution Images Boutons de zoom Filtre Édition Impression Enregistrer l image en fichier Suppression Importation Attribution/Identification du patient Documents Traitement de texte par défaut Modèles de documents Import et drag & drop Autres documents Personnalisation des documents Impression Envoi par Les documents État civil Champs de saisie Recopier des données d un autre patient Agendas Agendas Sélection des agendas Saisie des rendez-vous Configuration Sélection de l agenda du praticien Gestion des ressources Gestion des types de rendez-vous SESAM-Vitale 51 3

4 7 Comptabilité Journal des recettes Bordereaux - Retours NOEMIE Saisie des recettes-dépenses Journal des recettes-dépenses Rapprochement bancaire Immobilisations Immobilisations Cessions Édition de la Paramétrage page page page Annexe 2035-A Annexe 2035-B Annexe 2035-E Statistiques Activité du praticien Répartition géographique des patients Configuration Administrateur Autorisations Sauvegardes de la Base de Données Mise à jour Poste de travail Configuration du poste Espace/Session Utilisateur Prise de contrôle à distance Lettres Clés et Actes Valeur des Lettres Clés Actes Favoris Comptes Financiers Comptes «Banque 1» et «Banque 2» Compte «Caisse» Compte «Chèque» Compte «Espèces» Compte «Carte bancaire» Compte «Virement» Compte «Tiers payant (télétransmission)» Client SQL

5 10 À propos Version Historique des mises à jour Aide 75 5

6 1 Introduction Présentation : Oremia est un logiciel de gestion de cabinet dentaire sous Mac OS X. Il requiert un système OS X 10.7 (Lion) ou version ultérieure et s articule autour des fonctionnalités suivantes : Le support multiposte et multipraticien La gestion d Etablissement La télétransmission SESAM-Vitale (conforme au cahier des charges 1.40) L imagerie L édition de documents (devis, notes d honoraires, ordonnances, courriers) L agenda/planning La comptabilité complète jusqu à la 2035 (édition de bordereaux, journal des recettes, recettes-dépenses, immobilisations... ) Les statistiques Le paramétrage et la gestion avancée du système (avec possibilité de télémaintenance) Dans ce manuel, nous décrivons l utilisation d Oremia sur un système complètement configuré. Le niveau requis est celui d un simple utilisateur Mac OS X. Organisation du manuel : Ce manuel suit l ordre logique d utilisation de l application depuis la rubrique «Praticiens» jusqu à la rubrique «Aide». Il décrit toutes les fonctionnalités offertes à l utilisateur, depuis l identification du praticien jusqu à la sortie de sa 2035, en passant par la création de dossiers patients, la réalisation de radios, l édition de FSEs, l impression de bordereaux de remise de chèques. 6

7 2 Login Cette fenêtre s ouvre au lancement d Oremia et permet l identification du praticien. Le premier de la liste est l administrateur du système. C est le seul à pouvoir créer un nouveau compte utilisateur. La dernière option de la liste sélectionne le mode «Multipraticien» qui permet, sur un même poste, de passer rapidement d un utilisateur à un autre. Ce fonctionnement correspond au mode «désynchronisé» tel que défini par SESAM-Vitale. L utilisation d un mot de passe est optionnelle, mais si l administrateur en définit un, c est ce dernier qui servira à valider le mode multipraticien. L option «Afficher tous les praticiens» peut permettre de faire apparaître d anciens utilisateurs dont le compte a été masqué. La fenêtre se ferme après validation par. Le code porteur CPS peut alors être demandé par le module SESAM-Vitale. Après cette séquence de «Login» du praticien, l application s ouvrira directement à la rubrique de sélection du patient. 2.1 Admin et configuration par défaut Lorsque la base de données est initialisée (ou réinitialisée), l utilisateur par défaut est «admin» et son mot de passe est vide. Il est possible de modifier la dénomination et le mot de passe dans Praticiens Mot de Passe. L admin (id 500) est l utilisateur principal du système ou «administrateur». Ce peut être un praticien ou toute autre personne chargée de gérer la base de données. Dans le cadre d un établissement avec plusieurs praticiens salariés, l administrateur n est d ailleurs pas nécessairement producteur de soins. 7

8 3 Praticiens Gestion des informations concernant chaque praticien. 3.1 Gestion d établissement Oremia est en mesure de gérer un ou plusieurs établissements. Actuellement, deux modes de fonctionnement sont prévus : Cabinet d associés libéraux et Etablissement de collaborateurs salariés Création d un établissement La création d un établissement (comme celle d un praticien) s effectue lors du premier démarrage ou en cliquant sur «Nouveau» disponible dans la rubrique Praticien Mot de Passe. Création d un établissement Création d un praticien Affectation des praticiens à l établissement Cette étape se fait lors de la création du praticien. Elle est détaillée au paragraphe «3.4 Données Praticien» Pré-configuration des comptes financiers Une fois les praticiens du cabinet enregistrés, il est possible de préparer la configuration des comptes financiers afin que les mouvements des recettes s effectuent correctement dans l établissement. Pour cela, vous devez aller dans la configuration de l établissement après vous être connecté en tant qu utilisateur «Etablissement». Au message suivant, vous devrez répondre par «Non». 8

9 Pour préparer la configuration des comptes financiers, allez à la section Praticien Données Praticien/Etablissement et utilisez le bouton. Cette étape permet d obtenir une configuration «standard» des comptes financiers. Il conviendra d y apporter d éventuelles modifications ou précisions à la rubrique Configuration Comptes Financiers Fonctionnement Seule la comptabilité et les statistiques sont affectées par la gestion d établissement. En effet, la gestion des patients, les feuilles de soins et la télétransmission reste identiques pour un praticien, qu il soit indépendant ou attaché à un établissement. Les onglets disponibles dans le module de comptabilité sont adaptés et filtrés en fonction du type d établissement. Les différents types d établissement disponibles sont présentés à la section Praticien Données Praticien/Etablissement lorsque l on accède à la configuration de l établissement (cf 3.1.3) 3.2 Menu en mode multipraticien En mode multipraticien le bouton «Praticiens» ouvre un menu qui permet de passer rapidement d un utilisateur à l autre. 9

10 À chaque changement, les écrans sont mis à jour et la dénomination du praticien sélectionné est rappelée en bas et à gauche. Les FSEs sont alors validées pour ce seul praticien. Il en va de même pour tout ce qui concerne la comptabilité et l imagerie. Ce fonctionnement correspond au mode «désynchronisé» du module de télétransmission. L avantage principal est la possibilité de n utiliser qu un seul lecteur de carte Vitale sur un poste de secrétariat commun. Les CPSs sont mémorisées et n ont pas à être relues lors des changements. Chaque praticien devra néanmoins (en fin de journée par exemple), assurer luimême la télétransmission de ses FSEs, avec sa propre CPS et après saisie du code porteur. Note : En mode multipraticien, la rubrique «Configuration» est toujours masquée. 3.3 Mot de Passe Cette page n existe pas en mode multipraticien. Seul l administrateur peut créer un nouveau praticien avec «Nouveau». Ce nouvel utilisateur aura par défaut un identifiant et un mot de passe vides, et devra relancer lui-même l application pour les modifier sur cette même page. La dénomination du praticien est celle qu utilise Oremia pour tout ce qui rapporte à son exercice en général et pour l affichage de l utilisateur, dans la fenêtre de login ou dans le menu du mode multipraticien. Une fois le mot de passe éventuellement saisi et validé par «Valider», Oremia se relance pour permettre un nouveau login. 3.4 Données Praticien Cette page permet la saisie des informations concernant le praticien. Elle n est pas accessible pas en mode multipraticien. 10

11 Le menu «Statut» (troisième ligne) précise la situation du praticien au sein du cabinet. Ce paramètre est utilisé par le module de comptabilité. Voici les différentes options disponibles : : le praticien fait partie d un établissement. : le praticien dispose d une comptabilité indépendante et peut avoir des collaborateurs salariés. : le praticien est collaborateur salarié d un praticien titulaire et ne dispose en comptabilité que d un récapitulatif de ses propres recettes. Les différents champs doivent être complétés de manière précise car ces informations se retrouveront sur de nombreux documents (feuilles de soins, 2035, ordonnances, courriers...). Le bouton «Lecture CPS» assure la lecture des principales données depuis la Carte de Professionnel de Santé. L option «Masquer cet utilisateur» (déjà évoquée plus haut) n étant pas offerte à l administrateur, il est nécessaire d avoir accès au compte du praticien concerné pour pouvoir le masquer, et faire ainsi en sorte qu il n apparaisse plus dans les listes. Note : Afin de satisfaire aux obligations de traçabilité (médicales et comptables), un praticien et les actes qui lui sont attachés ne peuvent pas être réellement «supprimés» de la base de données. Seul le «masquage» (réversible) est possible. 11

12 4 Patients Rubrique consacrée à la gestion des dossiers patients, l activité du praticien y est enregistrée au jour le jour, depuis chacune des sections définies par les différents onglets. 4.1 Patient Cette page permet la sélection du patient selon des modalités variées Les différents modes de sélection du patient Par le nom et le prénom : La saisie du nom du patient, grâce à la complétion automatique, est très rapide. Le prénom peut également être saisi au clavier ou choisi dans le menu déroulant. On efface ces champs de saisie avec. Par l identifiant : Le numéro unique identifiant le patient peut directement être renseigné. À noter que les patients sont numérotés au fur et à mesure de leur intégration à la base de données. Le premier reçoit le numéro 2. Nous verrons plus loin l usage réservé au n 1 : patient «anonyme» ou numéro temporaire avant création du dossier. Par le planning : Le planning affiché résulte de la saisie des rendez-vous sur l agenda. Par défaut il correspond à celui du jour courant et les patients sont sélectionnés en cliquant sur leur rendez-vous. La gestion de l agenda sera expliqué dans la rubrique correspondante. 12

13 Par les dossiers liés : Les dossiers liés sont ceux de patients appartenant «à priori» à la même famille. Ils ont tous la même adresse et/ou le même numéro de téléphone et/ou le même numéro de sécurité sociale. Par les dossiers récents : Cette liste affiche les derniers patients ayant été vus. On rappelle un nom en cliquant dessus. Cet historique peut être effacé par. Par la création d un nouveau patient. Voir sections suivantes. Par une recherche faite avec. Voir sections suivantes. Automatiquement : Après lecture de la carte Vitale Création d un nouveau dossier patient On ouvre la fenêtre «Nouveau Patient» avec le bouton. Les coordonnées du nouveau patient sont saisies manuellement ou lues sur sa carte Vitale. Si une saisie au clavier est erronée ou partielle, les coordonnées exactes seront récupérées depuis la carte Vitale, lors de la sécurisation de la FSE. Il est préférable de saisir la date de naissance, car elle intervient très fortement dans l identification du patient. Attention aux erreurs de saisie car elle ne serait pas mise à jour par une lecture ultérieure de la carte Vitale (un patient est susceptible de changer de nom, voir de prénom, mais pas de date de naissance). Si lors de la création d un dossier, il existe des soins, des documents ou des images attribués au patient n 1 (donc non identifié), ces données seront automatiquement déplacées vers le patient nouvellement créé. Cette procédure permet, lorsqu un patient est vu en urgence par exemple, de réaliser et de saisir des actes avant même d avoir créé le dossier. La problématique de la création des dossiers et de l attribution des actes est détaillée plus loin à la section «Feuille de Soins», paragraphe «Validation et attribution des actes». 13

14 4.1.3 Rechercher un patient On ouvre la fenêtre de recherche avec le bouton. La recherche peut se faire selon deux critères : les patients pour lesquels il existe des actes enregistrés sur une période à définir avec le menu déroulant ou ceux dont le solde en comptabilité est non nul. Le tri est réalisé suivant la date du dernier acte, le nom du patient ou le montant du solde comptable. La recherche proprement dite est lancée par «Chercher». La sélection d un patient se fait alors par un double clic sur son nom ou «Valider». La fenêtre se ferme automatiquement et le patient validé est affiché sur l écran principal Planning Oremia gère le calendrier en s appuyant sur ical, le logiciel de calendrier fourni avec le système d exploitation Mac OS X. Le planning est accessible depuis tous les postes si un serveur de calendriers est utilisé. Dans le cas contraire (un calendrier localement configuré sur un poste) le planning ne sera accessible que depuis ce poste. 14

15 La définition de l agenda ical du praticien, utilisé pour ce planning, ce fait depuis Agendas Configuration. Le planning reprend, dans l ordre chronologique, l ensemble des évènements de l agenda sur une journée et permet d accéder directement aux rendez-vous d un praticien. Un simple clic sur un rendez-vous sélectionne le patient concerné. Les différents statuts des rendez-vous, symbolisés par des leds colorées (vert, jaune orange, rouge) sur le planning de la journée, permettront au praticien, depuis n importe quel poste, de savoir quel patient est présent en salle d attente. Le secrétariat devra simplement tenir à jour le planning de la journée, en fonction des patients arrivant, annulant ou informant d un retard Gestion des rendez-vous Oremia permet une gestion avancée les rendez-vous du patient. Celle-ci est accessible via le bouton qui se situe en haut à droite de la page d accueil d Oremia. 15

16 Il est possible de remettre au patient la liste de ses prochains rendez-vous. Il suffit pour cela d afficher les prochains rendez-vous et de les imprimer à l aide du bouton. De la même manière, il vous est possible d imprimer tous les rendez-vous du patient ou juste ceux qui ont été annulés. On dispose ainsi d un véritable historique des rendez-vous et des éventuelles absences du patient Règlement On y accède par le bouton ou automatiquement si l option «La fenêtre de règlement s ouvre automatiquement après la sécurisation» est cochée dans Configuration Poste de Travail. Le menu «Compte» doit être renseigné selon le type de paiement. Les différents modes de paiement, ainsi que les ventilations comptables associées sont définis pour chaque praticien, à la rubrique Configuration Comptes Financiers. Différents boutons permettent de gérer les paiements, notamment lors de règlements multiples : 16

17 Ajouter : Ferme la fenêtre, en attente d un autre règlement, qui sera ajouté aux lignes précédentes (cas par exemple de soins, sur plusieurs patients d une même famille, réglés par une même personne). Supprimer : Supprime la ligne courante en cas d erreur. Valider Total : Valide le règlement global, ventile les différents paiements, enregistre en comptabilité et ferme la fenêtre. Imp. Chèque : Impression d un chèque correspondant au montant total affiché. Nouveau : Efface toutes les lignes. Annuler : Efface tout et ferme la fenêtre Situation comptable du patient Cette fenêtre ouverte par le bouton récapitule pour un patient, les montants des feuilles de soins émises ainsi que les règlements effectués. À partir du solde calculé, il est possible d imprimer un relevé d honoraires ou une lettre de relance Précautions particulières et actes planifiés Ce cadre sur fond jaune est destiné à rappeler au praticien, des points essentiels concernant le patient. On y trouve deux types d information : Les mises en garde, contre-indications, antécédents médicaux, saisis depuis l onglet «État Civil», sont précédés par. Les «Todos» saisis depuis l onglet «Historique» sont précédés par. L usage de ces «Todos» (actes restant «à faire») sera détaillé plus loin, à la section Patients Historique Photo du patient Il est possible avec Patients Images, d utiliser une photographie comme image identifiant le patient. Cette image, recadrée automatiquement si nécessaire, s affichera dès que le patient sera sélectionné. 17

18 Schéma dentaire L image présentée est celle des arcades actualisées du patient. Elle comporte tous les soins qui ont pu être validés depuis la feuille de soins ou saisis directement depuis la rubrique «historique des actes» dans le cadre d édition du schéma. En cliquant sur le schéma se retrouve directement à cette dernière rubrique. À noter qu une option dans Configuration Poste de travail permet de masquer à la fois la photo et le schéma dentaire du patient. Cela permet d assurer un minimum de confidentialité sur un poste de secrétariat par exemple. 4.2 Feuille de soins Page de saisie des actes, elle est conçue pour réduire le nombre de «clics» et les frappes répétitives. Tout est conçu pour une saisie rapide et précise Saisie des actes Date : Par défaut la date actuelle, modifiable directement ou en sélectionnant un jour sur le calendrier. Dent : Lettre : Numéro de la dent à sélectionner sur le schéma ou à taper directement. Lettre clé de la NGAP. Cotation : Cotation associée à la lettre clé. Une liste est proposée correspondant à toutes les cotations possibles «compatibles» avec la lettre. Lettres et cotations sont configurables dans Configuration Lettres Clés et Actes. 18

19 Description : Un clic dans ce champ ouvre le menu des actes favoris. À la fin de la liste, Plus... permet d ouvrir une fenêtre proposant d autres actes. Le menu comporte les actes les plus fréquemment réalisés par le praticien. La fenêtre est plus exhaustive, mais pour des actes moins fréquents. Les actes favoris sont configurables dans Outils Lettres Clés et Actes. Il est toujours possible de modifier le texte, afin de préciser la nature de l acte réalisé. Il suffit pour cela d éditer le champ avec F2. Les images radiologiques provenant du module intégré d imagerie sont directement accessibles depuis cette page. Pour ce type d acte, la description n est pas modifiable. La suppression de la ligne, toujours possible par (voir plus bas), n entraîne pas la suppression de l image qui restera accessible depuis Patients Radiologie. Dépassement : Taper ED, NR... pour valider un montant différent de celui obtenu par la multiplication de la valeur de la lettre clé et de la cotation. Montant : Par défaut, le montant est calculé automatiquement en multipliant le montant de la lettre clé par la cotation. En cas de présence d un motif de dépassement (voir ci-dessus), le montant pourra être saisi ou modifié manuellement. Tiers Payant : À renseigner le cas échéant, grâce au menu regroupant tous les cas possibles. Pas de TP : le patient règle l intégralité des soins TP AMO : tiers payant uniquement sur la part «Assurance Médicale Obligatoire» (sécurité sociale) TP AMC : tiers payant uniquement sur la part «Assurance Médicale Complémentaire» (mutuelle) TP AMO + AMC : pas d avance de frais pour le patient 19

20 Assistant SESAM-Vitale : Ce mode de fonctionnement doit être sélectionné pour toutes les situations qui ne sont pas directement gérées par Oremia, mais dont le traitement est laissé au module de SESAM-Vitale. Ce sera le cas par exemple, à chaque fois qu un «forçage» (au sens SESAM-Vitale) est nécessaire. Boutons d édition : Pour supprimer la ligne courante. Pour insérer une ligne au dessus de la ligne courante. Pour effacer la feuille. Pour forcer l actualisation de la feuille (rarement nécessaire) Validation et sécurisation de la FSE La validation des actes s effectue avec les boutons suivants : Enregistrement des actes dans la base de données et en comptabilité sans émission d une feuille de soins papier ou électronique. Impression d une feuille de soins sur formulaire Cerfa S Sécurisation de la feuille de soins via le module externe agréé SESAM-Vitale. Retour à la page de sélection d un patient. Il conviendra de bien comprendre le mécanisme d attribution des actes, détaillé dans le prochain paragraphe, pour utiliser de manière optimale le système Validation et attribution des actes Le patient initialement sélectionné et pour lequel s effectue la saisie des actes peut, selon les circonstances ou les erreurs de l utilisateur, être différent de celui à qui on attribuera les soins (par lecture de la carte Vitale notamment). Nous allons voir comment Oremia procède pour attribuer des actes, en créant si nécessaire un dossier patient, sans écraser des données ou générer des doublons. Création préalable du dossier C est le moyen classique de gestion des nouveaux patients. Si le patient n existe pas, on crée son dossier avant la saisie de tout acte. On peut le faire manuellement ou par lecture de la carte Vitale à partir de Patients Patient. Ici les actes seront saisis directement dans le bon dossier, réduisant les risques d erreurs. L inconvénient lors d un premier rendez-vous, sera la nécessité de lire la carte Vitale du patient à deux reprises : une fois pour créer le dossier et une fois pour sécuriser la FSE. A l usage on préférera dans ce cas la méthode suivante, surtout si on exerce sans personnel de secrétariat. 20

21 Cas du patient numéro 1 ou patient «anonyme» Les actes peuvent être saisis dans une feuille de soins sous l identifiant numéro 1, celui du patient «anonyme». Les radios ou autres images sont également réalisées sous le même identifiant. Après lecture de la carte Vitale, lors de la sécurisation de la FSE, le dossier patient est créé automatiquement et tous les actes saisis sous l identifiant numéro 1 lui sont attribués. À noter qu il n y a pas de création préalable d un dossier, si le patient existait déjà dans la base de données. Dans tous les cas, le dossier du patient numéro 1 se retrouve vide après validation de la FSE, prêt à recevoir les actes d un prochain nouveau patient. Cas du patient «anonyme» sans carte Vitale Si, reprenant le cas précédent, le patient n a pas de carte Vitale, ou s il est décidé de remettre au prochain rendez-vous la sécurisation de la feuille, on se retrouve avec des actes enregistrés sous l identifiant 1 (donc non réellement identifiés). Il faut alors attribuer ces actes en créant le dossier par Patients Patient. Le patient nouvellement créé se voit attribuer automatiquement la FSE du patient sous l identifiant 1, ainsi que d éventuelles radios. On voit donc que tout ce qui est saisi sous «1» est transitoire et doit toujours être attribué à un patient en fin de séance. 4.3 Historique Cette rubrique répertorie tous les actes dont a bénéficié le patient sélectionné, ainsi que les historiques comptable et administratif. La partie basse est consacrée à l affichage et à l édition du schéma dentaire. 21

22 4.3.1 Contenu de l historique Figurent chronologiquement sur cette page tous les évènements intervenus concernant le patient. Un document est accessible par un double-clic sur la ligne correspondante. Un double-clic sur une ligne marquée ouvrira un document au format PDF qui a déjà été imprimé (note d honoraires, ordonnance, devis, relance, courrier à un confrère...). Un double-clic sur une ligne marquée ouvrira l image radiologique correspondante. Un double-clic sur une ligne marquée ouvrira le devis correspondant. Les codes graphiques des lignes de l historique sont les suivants : Alternativement blanc et gris clair pour tous les soins (marqué pour les images de radiologie numérique) Un marquage dans la colonne «Montant» indique, le cas échéant, le nom d un autre praticien ayant réalisé l acte Vert marqué pour les validations de FSEs Gris clair marqué pour les règlements Bleu clair marqué pour les documents au format PDF Jaune clair marqué pour les notes Rouge marqué pour les «Todos» Violet marqué pour les devis Filtrage Il est possible d appliquer différents filtres pour n afficher que l information souhaitée, la période ou la dent concernée. Le filtre «Masquer les montants» permet de supprimer la colonne correspondant aux montants perçus. À noter que cette même colonne, en mode multipraticien, est utilisée pour afficher le praticien ayant réalisé les actes (la partie comptable pour un praticien étant toujours masquée aux autres) Notes Le bouton permet d insérer une note (texte libre) dans l historique des actes. Si une ligne est déjà sélectionnée, la date de la note sera celle de cette ligne. Sinon la date retenue sera la date courante Todos Le bouton permet d insérer une «Todo» dans l historique des actes. «Todo», de l anglais «to do» (à faire), est une expression utilisée en programmation et par certains logiciels de gestion de projets, pour indiquer des tâches restant 22

23 à effectuer. Chaque nouvelle tâche (ici un traitement) est matérialisée par une ligne qui sera effacée sitôt réalisée. La date d une ligne «Todo» est toujours la date courante, si bien que ces lignes de rappel (en rouge) sont toujours placées à la fin de l historique et ont vocation à n être que temporaires. Ces soins «à faire» sont repris à la page principale de sélection du patient, dans le cadre «Précautions particulières et actes planifiés» Devis conventionnel Le bouton ouvre la fenêtre d édition des devis. 23

24 Le nouveau devis conventionnel introduit la notion de coût de réalisation du dispositif médical. Le prix d achat au fournisseur (laboratoire de prothèse) ainsi que les matériaux utilisés doivent être renseignés lors de la configuration des actes (voir rubrique Configuration Lettres clés et Actes). Le calcul du taux de charges de structure est fait automatiquement par Oremia, à partir des données issues de la comptabilité (2035 de l année N-2) ou saisies manuellement par le praticien. La fenêtre correspondante s ouvre par le bouton «Calculer le taux de charges» Suppression d une ligne Le bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée dans l historique des actes. Un praticien ne peut supprimer que des actes qu il a lui-même réalisés. 24

25 Le solde comptable du patient est mis à jour en tenant compte des actes et des règlements figurant dans l historique Édition d une ligne Le passage en mode édition se fait par double-clic sur la ligne concernée. Un praticien ne peut éditer que les actes qu il a lui-même réalisés. Seul le champ «Description» peut être édité et modifié. Cela permet d apporter des précisions directement à tous les actes saisis. À noter que les lignes ouvrant des contenus par un double-clic (radiologie, documents PDF), ne peuvent pas être éditées Impression L impression de l historique des actes se fait par. Elle permet de satisfaire à l obligation d assurer au patient un libre accès à son dossier. Il suffira de joindre à cet historique les images radiologiques (gravées sur un CD ou imprimées), pour que ce dossier soit complet. On pourra, en appliquant les filtres correspondant, masquer les montants ainsi que des lignes jugées inutiles. Comme pour tous les états imprimés, une fenêtre de prévisualisation est ouverte avant l impression proprement dite Schéma dentaire Le schéma dentaire permet de visualiser l ensemble des soins réalisés. Lors du «survol» d une dent avec le curseur de la souris, si il existe dans la base de données des images radiologiques de la dent, la dernière en date s affichera automatiquement. En amenant le curseur au dessus de cette image apparaîtront deux boutons de défilement, ainsi qu un troisième au milieu pour ouvrir l image dans une fenêtre d édition. Un clic sur une dent la fait apparaître en mode édition à gauche des arcades. Les soins peuvent y être saisis ou précisés. À droite un bouton active le filtrage par dent des soins apparaissant dans l historique. Toujours à droite un bouton affiche une fenêtre avec les arcades en grand format. Ce mode de visualisation peut être intéressant pour mieux communiquer avec le patient. 25

26 Le praticien dispose également d outils lui permettant une saisie plus rapide. Un clic sur l outil permet de le sélectionner et de l appliquer sur les dents souhaitées. dé-sélection des outils. les dents «cliquées» avec cet outil seront considérées comme absentes ou extraites. tous les soins sur les dents «cliquées» seront effacés. Les soins de la dent affichée à gauche seront recopiés sur les dents «cliquées». 4.4 Radiologie Page dédiée à l acquisition et à l édition d images radiologiques. 26

27 4.4.1 Boutons de zoom Agrandit la taille des images dans les limites de la résolution maximale du capteur. Diminue la taille des images. Restaure la taille d image par défaut Filtres Période : Les radios affichées seront celles prises durant la période sélectionnée. Dent : Les radios affichées seront celles de la dent sélectionnée (options ). Avec les options et la région est élargie aux dents collatérales Acquisition Fenêtre ouverte par le capteur., elle permet de contrôler et de paramétrer le module gérant Le choix préalable de l orientation (horizontale ou verticale) donnée au capteur, détermine la rotation qui sera appliquée à l image après acquisition. Le numéro de la dent est sélectionné sur le schéma. Si l option correspondante (voir ci-dessous) est validée, cette sélection ferme directement la fenêtre et place Oremia en attente d acquisition (équivalent à sélection de la dent + Ok ). L acquisition proprement dite est lancée par Ok. L onglet «Options» règle certains paramètres liés au capteur et à l utilisateur. Ces paramètres n auront plus normalement à être modifiés. 27

28 «Déclencher l acquisition sur sélection d une dent» : Vu plus haut... Économise un clic sur Ok. «L orientation n est pas gérée par Oremia» : Certains capteurs ou systèmes gèrent eux-même l orientation, Oremia n aura pas alors à effectuer de rotations. «Toujours éditer les images après leur acquisition» : Après l acquisition, la fenêtre d édition est ouverte automatiquement... Cela économise un clic sur, mais oblige à fermer la fenêtre d édition pour valider l acte (voir édition de l image radiologique). Les cotations à appliquer pour la première radio d une part, et pour les suivantes sur une même dent d autre part, devront également être saisies. Le module de radiologie inscrit en effet les actes directement dans la feuille de soins du patient. Tous ces paramètres devront être validés par le bouton «Enregistrer les paramètres...» Édition La fenêtre d édition est ouverte par. La même fenêtre (sans les options modifiant l image) est ouverte par un simple clic sur l image souhaitée. Seul le praticien ayant réalisé la radio peut l éditer, cependant tous les praticiens peuvent la visualiser. 28

29 L image s affiche automatiquement dans la meilleure résolution offerte par l écran et dans la limite de la résolution obtenue avec le capteur. Note importante : si cette fenêtre a été ouverte automatiquement après l acquisition, l acte n est pas encore enregistré sur la feuille de soins et toute modification (numéro de dent par exemple), pourra donc être prise en compte. Cela implique également que la fenêtre doit être fermée pour que la radio soit cotée. Si un praticien réalise une radio en omettant de valider par, le poste de secrétariat n aura pas la radio correspondante sur la FSE. On doit considérer le mode «édition automatique après acquisition» comme faisant partie de l acquisition elle-même, remplaçant ou complétant la saisie préalable du numéro de la dent et de l orientation... Si ce mode vous semble trop «lourd» à gérer, il suffira de décocher l option correspondante. Paramètres modifiables de l image radiologique : 1. La date 2. Le numéro de la dent 3. L orientation par rotation de 90 à gauche ou 90 à droite 4. La luminosité 5. Le contraste Impression L impression par permet d obtenir une sortie papier au format A4 (par défaut) dont l orientation est gérée automatiquement. L identité du patient, le numéro de la dent et la date de réalisation y sont reportés. 29

30 Enregistrer l image en fichier La sauvegarde s effectue depuis. Les images radiologiques sont stockées dans la base de données mais il peut être utile de les exporter sous forme de fichier image. Ce fichier (format JPEG, TIFF...) pourra ainsi être sauvegardé sur n importe quel support (CD, clé USB...) ou faire l objet d un traitement par un logiciel externe avant d être réimporté. On peut obtenir une copie de l image directement sur le bureau par un simple glisser-déposer. Annulation et Validation ferme la fenêtre et annule les modifications apportées à l image. L image initiale reste inchangée. ferme la fenêtre. Applique les modifications à l image initiale Status radiologique Le status radiologique est une visualisation des radios du patient selon une disposition qui suit la localisation des dents sur les arcades. Si pour une même localisation, il existe plusieurs radios, c est la dernière prise qui sera retenue. L accès au status radiologique se fait à l aide du bouton. Il vous est alors possible de l imprimer, de le sauvegarder au format pdf ou encore l envoyer par mail au patient ou à un des correspondants enregistrés dans la base de données Envoi par mail Il est possible d envoyer une radio par mail au patient ou à un confrère. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton afin d ouvrir la fenêtre d édition ou de doublecliquer sur la radio afin de la visualiser. Vous aurez alors accès à l envoi par mail via. Il vous suffira alors de sélectionner le destinataire comme le montre l aperçu ci dessous : 30

31 Afin que cela puisse fonctionner, il faut bien sur que le poste ai un compte préconfiguré dans l utilitaire mail de Mac et qu une adresse soit renseignée dans l état-civil du patient Suppression La suppression d une image s effectue depuis Patients Radiologie. Attention, la perte de données est irréversible! À réserver uniquement au traitement des mauvaises acquisitions et autres images inexploitables Importation Il est possible d importer une image depuis un fichier avec. L image chargée est ajoutée à la base de données. Il restera à renseigner le numéro de la dent en l éditant avec Attribution Si une image radiologique a été réalisée pour le patient «anonyme» (numéro 1), il est possible avec Patients Radiologie, d attribuer l image à un patient existant. À noter que cela est fait automatiquement lors d une sécurisation de FSE. Dans tous les autres cas, qui devraient être rares, la réattribution ne pourrait s effectuer que via une procédure d exportation puis d importation de l image. 31

32 4.5 Images Page dédiée à l édition d images non radiologiques Boutons de zoom Agrandit la taille des images. Diminue la taille des images. Restaure la taille d image par défaut Filtre Les images affichées seront celles dont la date de création se situe dans la période sélectionnée. Note concernant la date de création de l image : lorsqu une image contient un entête «EXIF» (c est le cas avec tous les appareils photos numériques actuels), la date retenue est celle de cet en-tête, sinon on ne tient compte que de la date d importation de l image dans la base de données Édition La fenêtre d édition est ouverte par ou par un simple clic sur l image souhaitée. Seul le praticien ayant réalisé l image peut l éditer, cependant tous les praticiens peuvent la visualiser Impression L impression par permet d obtenir une sortie papier au format A4 (par défaut). 32

33 4.5.5 Enregistrer l image en fichier La sauvegarde s effectue depuis. Les images sont stockées dans la base de données mais il peut être utile de les exporter sous forme de fichier image. Ce fichier (format JPEG, TIFF...) pourra ainsi être sauvegardé sur n importe quel support (CD, clé USB...) ou faire l objet d un traitement par un logiciel externe avant d être réimporté. On peut obtenir une copie de l image directement sur le bureau par un simple glisser-déposer Suppression La suppression d une image s effectue depuis Patients Images. Attention la perte de donnée est irréversible! Importation Il est possible d importer une image depuis un fichier avec. Il s agit pour l instant du seul mode d acquisition possible pour les images non radiologiques. Le support direct de différentes caméras intra-buccales sera implémenté très prochainement Attribution/Identification du patient Si une image a été réalisée pour le patient «anonyme» (numéro 1), il est possible avec Patients Images, d attribuer l image à un patient existant. À noter que cela est fait automatiquement lors d une sécurisation de FSE. Pour les patients déjà identifiés (numéro d ordre > 1), ce bouton permet d utiliser l image sélectionnée comme image identifiant le patient, à la page de sélection Patients Patient. 4.6 Documents Documents du patient offre une gestion centralisée pour l ensemble des documents du patient. Cette page apporte à Oremia une grande ouverture en terme de compatibilité, grâce à la variété des formats supportés (tous les formats d image, documents Word, Rich Text Format, Pages, PDF etc... ) Le nouveau devis conventionnel y est déjà présent. Un nouvel ordonnancier, interfacé à Vidal Expert y sera très bientôt disponible. 33

34 4.6.1 Traitement de texte par défaut Oremia est compatible (et testé) avec les traitements de texte suivants : TextEdit (Apple) Libre Office (Logiciel Libre) Word (Microsoft) Pages (Apple) Le traitement de texte utilisé par Oremia pour ouvrir un document est le même que celui défini sous le Finder pour ouvrir un fichier de type identique. Pour définir l application par défaut depuis le Finder faire : Clic sur le fichier à ouvrir > Fichier > Lire les informations > Ouvrir avec : (choisir l application) > Tout modifier... Notes concernant l utilisation de Pages À la différence de Word, TextEdit ou Libre Office, le logiciel Apple «Pages» enregistre par défaut tous les documents sous son propre format (.pages). Il conviendra donc, lors de la sauvegarde à la fermeture, de toujours valider l option «Enregistrer la copie comme : Document Word». Le dossier utilisé pour la sauvegarde doit toujours être «Documents/Oremia» pour que le document ou le modèle modifié puisse être récupéré par Oremia. À noter que ce dossier est temporaire et sera effacé à chaque fermeture du logiciel Modèles de documents Oremia gère des modèles texte au format Word 97 (.doc). 34

35 Ces modèles peuvent être édités avec tous les traitements de texte compatibles, dont le plus simple (et la plupart du temps suffisant) reste TextEdit, fourni par Apple avec OS X. Si vous souhaitez inclure des images (logos, photos, radios) dans vos modèles, il conviendra d utiliser un logiciel plus performant tel Word ou Pages. Pour créer ou modifier des modèles existants, il suffit de respecter le format des champs. Chaque champs commence par # et se termine par autant de # que de caractères pouvant être insérés dans le texte, définissant ainsi la longueur maximale du champs. La fin du champs est marquée par le caractère (sur Mac touches alt +?) Champs du praticien : #PRATICIEN_NOM## #PRATICIEN_PRENOM## #PRATICIEN_SPECIALITE## #PRATICIEN_DENOMINATION## #PRATICIEN_ADRESSE## #PRATICIEN_CODEPOSTAL## #PRATICIEN_VILLE## #PRATICIEN_CODE_VILLE## #PRATICIEN_TELEPHONE## #PRATICIEN_ ## 35

36 #PRATICIEN_ADELI## #PRATICIEN_RPPS## #PRATICIEN_SIRET## Champs du patient : #PATIENT_NOM## #PATIENT_PRENOM## #PATIENT_CIVILITE## #PATIENT_DENOMINATION## #PATIENT_ADRESSE## #PATIENT_CODEPOSTAL## #PATIENT_VILLE## #PATIENT_CODE_VILLE## #PATIENT_TELEPHONE## #PATIENT_SOLDE## #PATIENT_DERNIER_RV## Champs du correspondant : #CORRESPONDANT_NOM## #CORRESPONDANT_PRENOM## #CORRESPONDANT_SPECIALITE## #CORRESPONDANT_DENOMINATION## #CORRESPONDANT_ADRESSE## #CORRESPONDANT_CODEPOSTAL## #CORRESPONDANT_VILLE## #CORRESPONDANT_CODE_VILLE## #CORRESPONDANT_TELEPHONE## #CORRESPONDANT_ ## #CORRESPONDANT_APPELLATION## Champs de caractère général : #DATE_JOUR## Import et drag & drop Le drag & drop des documents est possible sur la page Documents du patient. Une fois importés, les documents sont classés automatiquement en trois catégories. 1. Les documents texte avec les formats suivants sont supportés en import/export, en édition et en modification : - Word 97 (.doc) - Word 2007 (.docx) - Open Document (.odt) - Rich Text Format (.rtf) 36

37 - Pages (.pages) - Texte simple standard (.txt) 2. Les archives de documents imprimés avec les formats suivants sont supportés en import/export et en édition : - Portable Document Format (.pdf) - Postscript (.ps) 3. Les images des documents scannés en import/export et en édition : -L ensemble des formats image standards (jpeg, tiff, png, etc...) Gestion des correspondants La gestion des correspondants est similaire sous Documents et Autres documents et le carnet d adresse du praticien y est bien sûr le même. Les champs relatifs à un correspondant dans un modèle commencent tous par #COR- RESPONDANT. Ils sont décrits à la rubrique Aide de la fenêtre de gestion des modèles de Documents. 4.7 Autres documents L approche des «Autres documents» reste plus immédiate et intuitive que celle de «Documents». La production d un document y est très rapide. Historiquement plus ancienne que «Documents», cette rubrique continuera à être maintenue, même si pour certaines fonctionnalités, il existe des doublons. Les documents produits (au format PDF) sont tous archivés dans le dossier du patient. Lors de la première installation du logiciel, il est nécessaire d initialiser les modèles de documents à l aide du bouton. Le praticien peut également personnaliser ses documents via le bouton. Nous allons décrire les différentes personnalisations possibles dans le paragraphe qui suit. 37

38 4.7.1 Personnalisation des documents La personnalisation des documents s effectue généralement lors de la première installation du logiciel afin que tous les documents qu il va pouvoir construire soient tous basés sur le même modèle. Le premier onglet «Style des textes» permettra de définir les polices, couleurs, attributs et taille du texte. Le deuxième onglet «En-têtes» initialisera les en-têtes présentes sur les différents documents. A noter qu un praticien, s il le souhaite, pourra avoir une en-tête différente pour un courrier et une ordonnance. Là encore vous, pouvez définir les styles typographiques de l en-tête. Les noms et prénoms du praticien devront obligatoirement être les mêmes que le praticien identifié. Le Troisième onglet «Formules de politesse», permet de prédéfinir les formules de politesse qui seront inscrites sur les documents à destination des patients et correspondants. Vous pouvez également paramètrer le corps du mail qui sera envoyé par défaut. Ce texte sera tout de même modifiable lors de l envoi du mail. 38

39 Enfin, le quatrième onglet «codes-barres»donne la possibilité d afficher ou non les codes-barres sur ordonnances et courrier patient. L avantage d inclure le QR code sur les documents patients se manifeste surtout avec l utilisation de l offre Oremia Mobile. La présence des codes-barres ADELI et RPPS du praticien sur les ordonnances a été rendue obligatoire par l arrêté du 10 août 2010, fixant les caractéristiques permettant la lecture automatique des éléments d identification du prescripteur sur les ordonnances Impression Le document affiché peut être imprimé grâce au bouton Envoi par Le document affiché peut être placé en pièce-jointe dans un grâce à. 39

40 L adresse d envoi est la première adresse valide, trouvée dans le document. À défaut, c est l adresse du patient qui sera utilisée. On accède à la même fonction en cliquant directement sur une adresse apparaissant dans le document Les documents Les modèles sont classés par familles de documents, dans un menu arborescent situé sur la partie gauche. Voici un aperçu des différents éléments fournis par défaut avec Oremia. Ordonnances La présentation de l ordonnance respecte la législation en vigueur, avec en particulier la présence des codes barres normalisés pour les numéros AM (Assurance Maladie = ADELI) et RPPS (Répertoire Partagé des Professionnels de Santé) du prescripteur. Imprimée au format «paysage», sur une simple feuille A4, elle fournit un duplicata dans sa partie droite. Certificats et Attestations De la simple attestation de présence au cabinet dentaire, au certificat d accident complet, la production de ce type de documents est très rapide. Elle est basée sur l utilisation de menus déroulants, proposant des choix parmi plusieurs formulations possibles. Elle sera complétée, si nécessaire, grâce à des zones de textes modifiables. Les champs correspondants à l identification du patient et du praticien sont renseignés automatiquement. 40

41 Devis et Notes d honoraires les détaillons ici :. - Le devis simple Il existe trois sortes de devis dans Oremia. Nous vous Les actes devant figurer dans le devis sont sélectionnés avec un menu déroulant. Ce menu comporte tous les actes «favoris» définis à la section Configuration Lettres Clés et Actes, et présentant un dépassement d honoraires (ou soumis à une entente directe). - Le devis simple avec schéma dentaire informatif 41

42 Le mode de saisie des prestations et le même que sur le devis classique. Le schéma dentaire apparait en plus, à titre informatif. - Le devis avec saisie par schéma Lorsque le praticien sélectionne ce mode de devis, il doit cliquer sur le schéma dentaire. S ouvre alors une fenêtre identique a l image ci-dessus. Il doit alors cliquer sur la dent voulue et le traitement associé. Tout comme la saisie par ligne du devis classique, seuls les actes présentant un dépassement d honoraires (ou soumis à une entente directe) seront pris en compte dans le devis. Note importante : Pour que ce mode de saisie puisse fonctionner, il faut que les actes soient présents dans la section «favoris» définis à la section Configuration Lettres Clés et Actes ET qu une image soit associée au traitement. Dans les 3 cas de figure, nous avons un document qui est généré. Celui ci peut être envoyé par mail au patient. 42

43 Le devis, imprimé sur une feuille A4, respecte les obligations légales, avec en particulier la mention des normes et des matériaux utilisés. Une zone de saisie libre permet, le cas échéant, de préciser le traitement proposé au patient. - Les notes d honoraires Les notes d honoraires peuvent être produites à partir de deux modèles différents : Le premier reprend la même interface que les devis. La saisie des actes doit être refaite entièrement. Le second ouvre un historique des soins du patient. Les actes concernés doivent cochés avant d être repris sur «la facture». Informations Patients On y trouve des «fiches conseils» à remettre aux patients. Elles concernent essentiellement les suites d interventions réalisées au cabinet, mais 43

44 pourraient être facilement élargies à des plans de traitement ou à des informations de prévention ou de motivation. Une zone de saisie libre permet, sur chaque fiche, de préciser certains points. Un envoi par permettra au patient de retrouver directement à son domicile, des informations précises et personnalisées, concernant son état de santé buccodentaire. Courriers Patients Cette section comporte un certain nombre de courriers types. Des lettres de relance reprennent automatiquement le montant du solde comptable du dossier en cours. Il est également possible d adresser des rappels pour des visites de contrôle. Comme pour l ensemble des courriers, la zone d adresse est positionnée de façon à correspondre à la fenêtre d une enveloppe DL standard, une fois la page A4 pliée en trois. Correspondants Édition et gestion des courriers destinés aux confrères chirurgiensdentistes, médecins et/ou spécialistes. Le carnet d adresses répertorie les confrères travaillant avec le praticien. Il est possible d y ajouter une nouvelle fiche ou de supprimer la fiche courante. Pour ce faire, il faut tout d abord cliquer sur «Ajouter un correspondant». Ceci va créer une fiche commençant par «Docteur...». Il faut alors modifier les informations à l aide des champs de saisie puis enregistrer ce nouveau correspondant à l aide du bouton. L ensemble des correspondants se retrouve automatiquement dans le menu figurant en haut de cette page, mais également sur tous les modèles, dans la zone d adresse. 44

45 Les modèles de lettres fournis par défaut sont les suivants : Saisie libre Demande d information Adresser pour avis Adresser pour intervention Répondre avec avis Répondre suite intervention Comme pour la plupart des modèles de documents, les courriers sont personnalisés et complétés grâce à des menus déroulants et des zones de texte. Si l adresse du correspondant à été saisie dans le carnet d adresses, il est possible d envoyer le courrier en pièce-jointe. On pourra si nécessaire joindre également des images (radiologiques ou autres). Oremia utilise pour cela Mail, le client de messagerie électronique fourni nativement avec Mac OS X. Archives Après avoir été imprimé (ou envoyé par ), le document original (au format PDF) est conservé dans la base de données et répertorié dans cette rubrique (il est également rappelé dans Patients Historique). La suppression d un document n est effective que si elle est réalisée depuis cette page. Une suppression de document depuis Patients Historique n affecte que la seule ligne de l historique et non le document lui-même. Pour imprimer le duplicata d un document, il suffira de visualiser le document depuis cette page (ou depuis Patients Historique) et de lancer une nouvelle impression. 45

46 4.8 État civil Cette rubrique regroupe les données administratives du patient et mentionne d éventuels antécédents médicaux Champs de saisie Le renseignement des différents champs ne devrait pas poser de problème. La ville et le code postal bénéficient de la complétion automatique. Cette dernière est basée sur les saisies antérieures qui devront donc être précises. Pour les raisons déjà évoquées il est conseillé de lire la date de naissance depuis la carte Vitale du patient ou alors ne pas faire d erreur lors de la saisie. Le champ «Informations complémentaires» est un simple champ de texte. Si une ligne commence par le caractère «!», cela indique qu elle contient une donnée importante (antécédent médical par exemple). Le texte de cette ligne, précédé d un, sera alors reporté automatiquement dans le champ «Précautions particulières et actes planifiés» de la rubrique Patients Patient Recopier des données d un autre patient Le bouton «Recopier» ouvre une fenêtre de recopie des données à partir d un patient existant. Cette fonctionnalité s avère extrêmement pratique, notamment pour les familles, en évitant la double saisie de l adresse. 46

47 5 Agendas Oremia gère les agendas en s appuyant sur ical, le logiciel de calendriers fourni avec le système d exploitation Mac OS X. Puisqu il s agit de calendriers ical, ceux-ci doivent être configurés préalablement depuis les Préférences de cette application. Pour bénéficier d agendas synchronisés sur tous les postes, vous pouvez utilisés des agendas en ligne (icloud) ou mettre en place un serveur CalDAV local. 5.1 Agendas La partie gauche de la page liste tous les agendas disponibles sur le Mac. La partie droite affiche une semaine de rendez-vous Sélection des agendas La colonne de gauche, qui pourra être masquée, permet de sélectionner parmi tous les calendriers disponibles, ceux qui seront affichés. En cliquant sur un des calendrier sa couleur devient plus vive et un cadre fin rouge apparait. L agenda correspondant sera celui utilisé par défaut lors de la création d un rendez-vous Saisie des rendez-vous Pour créer un nouveau rendez-vous ou éditer un rendez-vous existant, il suffit de cliquer sur l emplacement correspondant. 47

48 Après un clic sur «Modifier», l ensemble des options disponibles pour ce rendezvous apparait. «Effacer» effacera définitivement le rendez-vous. «Terminer» validera les modifications. Identification du patient : Si un patient est sélectionné dans Patients Patient, un simple clic sur la silhouette à droite affichera l identité du patient. Sinon, en éditant le champs, une complétion automatique permettra d entrer rapidement le nom et le prénom. Lieu : La localisation, de saisie optionnelle, est celle qui apparait dans ical. 48

49 Nous préférons gérer les lieux et plateaux techniques (fauteuil, salle, bloc etc.) comme des ressources. Début et fin du rendez-vous : Le début et la fin du rendez-vous peuvent être ajustés ici. La sélection d un type de rendez-vous (voir plus loin), modifiera la durée par défaut. Calendrier : un menu. Le calendrier (et donc le praticien concerné) pourra être modifié ici par Remarque : Ce champs de saisie libre contient par défaut le dernier «Todo» entré sur la fiche du patient. Type de RDV : Un menu permet d entrer le type du rendez-vous. La couleur correspondante sera alors utilisée et les ressources associées par défaut seront sélectionnées. Ressources : Les ressources utilisées peuvent être modifiées ici. Par défaut ce sont celles correspondant au type de rendez-vous sélectionné. Un clic sur «Ressources» ouvre une page de sélection avec des cases à cocher devant toutes les ressources disponibles. Statut : Il est possible de marquer ici les retards ou absences du patient (voir Patients Patient Planning). La led correspondante s affichera dans l agenda et le planning. 5.2 Configuration 49

50 La configuration de l agenda se divise en trois parties. La sélection de l agenda du praticien. La gestion des ressources. La gestion des types de rendez-vous Sélection de l agenda du praticien L agenda du praticien sélectionné ici est celui qui sera affiché dans Patients Patient Planning Gestion des ressources La table de configuration des ressources est commune à l ensemble des praticiens. permet d ajouter une ressource. permet de supprimer la ressource sélectionnée. On effectue un double-clic sur une «Nouvelle ressource» pour en modifier l intitulé Gestion des types de rendez-vous La table de configuration des types de rendez-vous concerne l ensemble des praticiens. permet d ajouter un type de rendez-vous. permet de supprimer le type sélectionné. On effectue un double-clic sur une «Nouveau type» pour en modifier l intitulé. Pour chaque type de rendez-vous sélectionné, on peut choisir : La durée à l aide des flèches ou en la tapant manuellement après un double clic dessus. La couleur en cliquant sur «flèche» pour afficher le menu déroulant. Les ressources associées en les cochant/décochant d un simple clic dans le menu. 50

51 6 SESAM-Vitale La télétransmission est assurée par le module Pyxvital conformément au cahier des charges SESAM-Vitale Pyxvital pour Mac OS X est fourni par la société Zumatec avec Oremia. La documentation de Pyxvital (Pyxvital.pdf) est dans le dossier Pyxvital de l utilisateur 51

52 7 Comptabilité Ce module assure la gestion comptable du cabinet depuis la validation des recettes jusqu à l édition de la Nous décrirons ici le fonctionnement du logiciel et non la technique comptable proprement dite. Vous pourrez, pour cela, vous référer aux manuels généralement remis par les AGAs. Toutes les rubriques de cette section offrent les deux boutons suivants, qui ne seront plus décrits par la suite : actualise la page (dans l hypothèse d une modification à partir d un autre poste). met en page et imprime l écran affiché. Pour sortir un état imprimé portant sur une année fiscale, il conviendra de sélectionner dans le menu «Période» l année civile (bilan). Note : Pensez s abord à paramètrer le module de comptabilité. Cette section est décrite plus bas au chapitre 8.4 «Configuration Comptes Financiers» 7.1 Journal des recettes Les recettes liées à l activité du praticien sont enregistrées au fur et à mesure des paiements effectués depuis Patients Patient. Elles apparaissent ici, ventilées selon le compte destinataire. Par défaut les chèques, cartes bancaires et autres virements sont crédités en «Banque 1» et les espèces en... «Espèces». L utilisation d un deuxième compte bancaire, «Banque 2», n est généralement pas recommandé par les comptables, mais reste possible. La configuration précise des comptes et les modalités des ventilations automatiques, seront décrites plus loin dans Configuration Comptes Financiers. 52

53 Annulation d une ligne de recette Conformément à la législation, il n y a pas de suppression directe possible dans le «Journal des Recettes». En cas d erreur, l annulation d une ligne doit se faire par l écriture d une nouvelle ligne. Un exemple concret permet d illustrer la manière de procéder : Un règlement de 28,92 a été validé un peu rapidement, le patient n ayant pas de chéquier. Une ligne apparaît donc en recette avec un chèque de 28,92 que vous ne pouvez pas encaisser. L opération sera annulée en ouvrant, pour le patient concerné, la fenêtre de règlement par Patients Patient, et en validant un montant de -28,92. Il sera possible de mentionner «annulation» dans le libellé. L annulation des lignes correspondantes sur le bordereau (nécessaire uniquement pour les chèques) sera effectuée ensuite (voir ci-dessous). 7.2 Bordereaux - Retours NOEMIE Bien plus que la simple impression d un bordereau de remise de chèques, il s agit de la validation des recettes dans le «Journal des Recettes-Dépenses». Par défaut, les recettes en espèces sont immédiatement enregistrées en recettesdépenses dans le compte «Caisse» , à partir d un encaissement depuis Patients Patient. De même les tiers-payant (CMU par exemple) ou les règlements par carte bancaire sont directement crédités en recettes-dépenses sous le compte «Banque 1»

54 Par contre, les chèques bancaires feront l objet d un cumul et ne seront enregistrés dans le «Journal des Recettes-Dépenses» qu à l occasion d un virement, après impression d un bordereau. Pour éditer un bordereau, il suffit de cocher les chèques à remettre et d imprimer avec. L inscription dans le journal s effectuera ensuite par. Annulation d une ligne de recette Reprenons l exemple précédent d un chèque qui ne peut être mis à l encaissement (ou d une erreur de saisie) avec une saisie négative dans la comptabilité du patient. On se retrouve ici avec deux lignes +28,92 et -28,92, qu il conviendra de sélectionner et de valider simultanément par pour «annuler» l opération tout en conservant une trace dans le journal des recettes. Cette écriture, d un montant global nul, n apparaitra néanmoins pas dans le livre des recettes-dépenses. 7.3 Saisie des recettes-dépenses Il s agit de saisir, au jour le jour, les dépenses liées à l activité du praticien. Les recettes seront quant à elles, la plupart du temps, enregistrées depuis le «Journal des Recettes», comme vu précédemment. Compte Financier Le compte (Caisse, Banque) sur lequel s effectue l opération est renseigné avec le menu déroulant. Date Les règles comptables exigent une saisie des écritures au jour le jour, sans modification possible des écritures antérieures et sans insertion de nouvelles lignes. Les dates autorisées sont donc celles allant de la date de la dernière saisie à la date actuelle. Le calendrier d aide à la saisie met en évidence clairement la période ainsi définie. 54

55 Compte La nomenclature comptable est conforme à celle utilisée par les AGAs pour les professions libérales. Il est nécessaire de se référer à la documentation fournie par ces organismes ou par votre comptable, pour ventiler correctement chaque dépense. Valider La ligne saisie est validée par Valider... Annuler L annulation par Annuler n est active que sur la ligne en cours d édition, marquée en italique. Il s agit uniquement d une procédure de correction d erreur de saisie. Les modifications, suppressions ou insertions de lignes sont impossibles dans un logiciel de comptabilité. Pour annuler une écriture il convient d en saisir une nouvelle, portant sur le même compte, mais d un montant opposé. Recopier Recopier permet la recopie d une ligne d écriture ayant déjà fait l objet d une saisie. Rapidement la recopie doit devenir pour le praticien le mode principal d enregistrement des dépenses, la plupart étant récurrentes. Cela souligne l importance qui doit être accordée à l entrée des premières lignes d écriture en comptabilité. 7.4 Journal des recettes-dépenses Il récapitule pour chaque compte, les différents mouvements intervenus sur la période souhaitée. Pour avoir un livre-journal complet portant sur une année fiscale, il conviendra de sortir pour chaque compte ouvert (y compris les comptes financiers), un état imprimé portant sur l «Année Civile (bilan)». 55

56 7.5 Rapprochement bancaire Permet de vérifier la concordance entre les écritures comptables et les relevés bancaires sur la période sélectionnée. L utilisateur devra tout d abord entrer le solde réel en banque à une date donnée (bouton «Modifier le solde en banque»). Plusieurs soldes peuvent être fixés à des dates différentes (le plus souvent le 31/12 de l année précédente). Les soldes théoriques seront ensuite calculés ensuite à partir de cette date, par pointage des écritures via des cases à cocher. 7.6 Immobilisations Saisie des immobilisations, enregistrement des cessions et édition des tableaux d amortissement. 56

57 7.6.1 Immobilisations Une nouvelle ligne d immobilisation est obtenue par Nouvelle. La nature de l immobilisation, la date d acquisition et le montant payé sont saisis dans les champs correspondants. Le choix du mode d amortissement se fait grâce à un menu déroulant. Il restera à saisir la durée de l amortissement (en années) Cessions La ligne concernée par la sortie est sélectionnée dans le tableau. Sortie ouvre un menu proposant «Suppression» ou «Cession». La suppression simple n intervient qu en cas d erreur d écriture et ne peut pas s effectuer sur une immobilisation ayant déjà fait l objet d un amortissement en comptabilité. Une fenêtre d erreur le rappelle, le cas échéant. La cession correspond au transfert de propriété du bien immobilisé ou à sa mise au rebut. 57

58 La fenêtre de saisie des cessions permet d entrer la date de la cession et son montant (les champs à compléter sont marqués en vert). Une mise au rebut est considérée comme une cession avec un montant nul. La plus ou moins value sera calculée automatiquement par Oremia, selon des règles retenues par l administration fiscale et reportée dans la /- values ouvre un état récapitulatif des plus ou moins values de l année en cours. 7.7 Édition de la 2035 Note : les copies d écran de cette rubrique ont été réalisées avec une version bêta d Oremia. Malgré quelques modifications graphiques, tout ce qui concerne l édition de la 2035 reste inchangé sur les versions actuelles Paramétrage Le formulaire Cerfa N 2035 est complété de manière automatique par Oremia, à partir des données enregistrées dans le Journal des Recettes-Dépenses et dans le tableau des Immobilisations. Il est néanmoins indispensable de saisir certaines informations complémentaires devant figurer sur la Elles seront ensuite reportées d une année sur l autre et devront être mises à jour si nécessaire. 58

59 Le premier menu offre la possibilité de choisir entre trois modes d impression de la 2035 : sur feuille vierge (le fond du formulaire est reproduit), sur formulaire vierge ou sur formulaire pré-identifié. Les champs de saisie concernant le praticien n appellent aucun commentaire. Si celui-ci exerce en SCM, il devra seulement reporter certains éléments concernant cette société. Il conviendra de cocher «Évaluation forfaitaire» pour que les frais de transport soient reportés en annexe A et B selon des indications saisies (type de véhicule, kilométrage...). Si les amortissements sont gérés par un logiciel externe, la case correspondante devra être cochée et les montants reportés. Si le tableau des immobilisations et les amortissements sont gérés par Oremia, tout sera reporté automatiquement en page 2 et 3 de la Dans l hypothèse où le tableau dépasserait les dimensions offertes par le formulaire, un état imprimé provenant de la rubrique «Immobilisations» serait à annexer à la déclaration. Il conviendra éventuellement de compléter deux champs destinés à la détermination de la valeur ajoutée (Annexe 2035-E). Ces données sont relatives à la location de matériel pour une durée inférieure à 6 mois. Les copies d écran suivantes ne sont là qu à titre d illustration. Chaque page ou annexe pourra être imprimée directement sur un formulaire ou sur une feuille vierge (selon l option choisie plus haut). 59

60 page page 2 60

61 page Annexe 2035-A 61

62 7.7.6 Annexe 2035-B Annexe 2035-E 62

63 8 Statistiques Les statistiques sont établies à partir des données de chaque praticien. Construites autour de pages Web et de graphiques, le nombre des rubriques pourra augmenter rapidement, en fonction des besoins manifestés par les utilisateurs. 8.1 Activité du praticien Les données analysées sont issues des actes réalisés par le praticien durant la période définie par le menu déroulant. Il s agit uniquement des soins validés depuis Patients Feuille de Soins. Le tableau récapitulatif doit donc correspondre aux relevés d activité (SNIR ou RIAP) établis par les caisses. Le taux URSSAF est également calculé pour cette même période. Il n est pas tenu compte des enregistrements en comptabilité (règlements), mais de la seule valeur des actes. Il peut donc être constaté un léger décalage entre le CA comptable et le total reporté au bas de ce tableau. 63

64 8.2 Répartition géographique des patients Ces statistiques reprennent les coordonnées des patients, pour visualiser la répartition géographique de ces derniers. On définit comme «patientèle» d un praticien, tous les dossiers qu il a créés, ainsi que ceux contenant au moins un de ses actes. Un même patient peut donc être «attribué» à plusieurs praticiens. 64

65 9 Configuration Cette section est consacrée aux outils de configuration et de maintenance du système. 9.1 Administrateur Cette page n est accessible qu à l administrateur (utilisateur numéro 500), depuis le poste serveur Autorisations L administrateur peut autoriser les autres utilisateurs à intervenir sur les différents outils de configuration. Cette option (désactivée par défaut), ne peut être utilisée de manière permanente que dans la mesure où TOUS les utilisateurs ont une connaissance suffisante du logiciel. Il est par contre nécessaire d activer l ensemble de ces autorisations lors d une première configuration. C est le seul moyen de rendre accessible à chaque praticien, le paramétrage de ses comptes financiers et de ses actes favoris. Important : chaque utilisateur doit accéder aux onglets «Lettres clés et Actes» et «Comptes Financiers» pour personnaliser ses données. Le paramétrage réalisé par l administrateur après un «login» sous son nom, ne configure que les données de son propre compte. 65

66 9.1.2 Sauvegardes de la Base de Données La base de données courante doit être sauvegardée régulièrement sur un support externe (clé USB par exemple). Le bouton «Sauvegarde» ouvre en écriture un fichier de type backup-aaaamm-jj-hh-mm.sql. Ce format assure un horodatage fiable des fichiers de sauvegarde. Ainsi par exemple, «backup sql» sera la sauvegarde de la base de données, sous forme d un fichier texte SQL, intervenue le 07/08/2011 à 08h36 Le bouton «Restauration» ouvre en lecture un fichier SQL issu d une sauvegarde antérieure. La base de données est alors restaurée et la base courante, si elle n a pas été sauvegardée, sera définitivement détruite. Le bouton «Réinitialisation» rétablit la base de données présente lors de l initialisation d Oremia. Attention, la base courante sera définitivement détruite Mise à jour Bien qu Oremia effectue ses mises à jour en arrière plan, d une manière complètement transparente pour l utilisateur, il est tout de même possible de vérifier si il existe une version plus récente. Cet fonctionnalité sert surtout à s assurer que l on dispose bien de la dernière version. 9.2 Poste de travail Configuration du poste Chaque poste du réseau doit être configuré en fonction des ressources matérielles et logicielles dont il dispose. 66

67 Ce poste est équipé d un lecteur de carte Vitale (et d un module de télétransmission) : ce sera généralement le cas d un poste au secrétariat. Le menu déroulant permettra de préciser le module de télétransmission. Ce poste est équipé d un capteur de radiologie numérique : généralement un poste client, au fauteuil. À noter que les paramètres liés au capteur seront réglés directement depuis la fenêtre d acquisition de l image. La fenêtre de règlement s ouvre après la sécurisation d une FSE : la validation d une feuille de soins entraîne la saisie du paiement correspondant. C est, à l usage, le mode le plus pratique. Ce poste est le seul poste autorisé à modifier l agenda : comme vu lors de la description de l agenda, il ne peut y avoir, par praticien, qu un seul poste autorisé à le gérer. Ce sera généralement un poste au secrétariat, les postes au fauteuil bénéficiant d un simple accès au planning. Confidentialité sur un poste administratif : si l option est cochée la photo et le schéma dentaire du patient ne s afficheront plus à la rubrique Patients Patient Espace/Session Utilisateur La réinitialisation de l espace utilisateur par «Réinitialisation» remet tous les paramètres du poste de travail ainsi que ceux liés au capteur dans la configuration d origine. L utilisation de cette procédure doit rester exceptionnelle et limitée à des opérations de maintenance Prise de contrôle à distance Le bouton «Autoriser» autorise une prise de contrôle à distance de l ordinateur, pour des opérations de maintenance ou des sessions de formation. L utilisateur ne doit cliquer sur le bouton qu à la demande de la personne devant prendre le contrôle. 9.3 Lettres Clés et Actes Paramétrage des lettres clés et personnalisation des actes «favoris» pour la saisie des FSEs. 67

68 9.3.1 Valeur des Lettres Clés Paramétrage des lettres clés et de leur tarif. L option «Masqué» est utilisée par des «pseudo cotations» en interne. Ne pas cocher par défaut. Les cotations associées sont celles «autorisées» avec la lettre correspondante. Elles figurent dans le menu déroulant des cotations sur l écran de saisie des FSEs. Leur saisie se fait sous forme d une liste de nombres séparés par des virgules Actes Favoris Pour les actes inscrits à la NGAP on devra saisir la description, la lettre clé et la cotation. Le tarif n est mentionné qu en cas de dépassement d honoraires. Pour un acte «hors nomenclature» on aura juste une description et un tarif. La description doit être aussi complète que possible afin de définir l acte de manière unique. Il faut, si possible, éviter les doublons. Le début de la ligne de description peut permettre de personnaliser le menu généré : «- - -» indique une interligne «Plus...» indique la passage à la fenêtre depuis le menu déroulant «-» marque le titre d une rubrique dans cette fenêtre. «+» marque une ligne de suite pour des actes groupés. Actes groupés : La configuration des actes groupés se fait en débutant la description de l acte à ajouter, par le caractère «+». Un acte de montant nul situé juste avant un acte débutant par «+» sera considéré comme un entête d actes groupés et ne sera pas repris sur le devis. 68

69 L entête d actes groupés figurera dans les menus, simplement pour permettre la sélection des actes définis dessous. Cet entête ne sera repris que lors de la saisie d une FSE, à titre d information. Il sera enregistré dans les actes mais ne figurera pas sur les FSEs télétransmises ou imprimées. Prix d achat : Pour les actes faisant l objet d une entente directe (devis conventionnel), il conviendra de renseigner également les champs «Prix d achat au fournisseur» ainsi que les «Matériaux et normes». Graphisme associé : La définition d un graphisme correspondant à l acte permettra de tenir à jour le schéma dentaire à partir des actes saisis dans la FSE. Utilitaires de gestion des favoris : Le plus simple pour créer sa propre table de favoris sera souvent de personnaliser ceux fournis par défaut avec Oremia. Les boutons à gauche aident à la création/recopie/suppression ainsi qu au positionnement de chaque acte dans le menu ou la fenêtre. L option «Recopier lettres clés et favoris de...» facilite le partage d actes et de tarifications entre praticiens. 9.4 Comptes Financiers La configuration des comptes financiers est tributaire de l organisation comptable du cabinet. Il est possible de mettre en place des configurations complexes, extrême- 69

70 ment fiables, adaptées à des situations très variées (titulaire avec salarié, collaboration, remplacement, association, salariés d un établissement de soins...). Par défaut, les comptes sont configurés pour une utilisation en tant que praticien titulaire. Dans tous les autres cas il conviendra de modifier les paramètres d origine. Une aide au paramétrage de la comptabilité d établissement est expliqué au chapitre «3.1.3 paramétrage des comptes financiers» La personnalisation des comptes se fait par sélection de chacun d entre eux depuis la liste. On annule une saisie avec le bouton On ajoute un nouveau compte avec le bouton La première option permet de masquer l identité du patient pour l ensemble des écritures comptables. N apparaîtra alors qu un numéro d ordre dans la base de données, respectant ainsi les obligations liées secret médical. Oremia considère comme «compte financier» aussi bien un compte d encaissement (banque, caisse), qu un moyen de paiement (chèque, espèces... ). La distinction se fait simplement en cochant l option «Masquer ce compte dans le menu de règlement» lorsqu il ne s agit pas d un moyen de paiement Comptes «Banque 1» et «Banque 2» Ils correspondent respectivement aux comptes financiers et du praticien. Leur dénomination peut être modifiée en entrant directement les références bancaires réelles de ce(s) compte(s). Il est généralement conseillé de n avoir qu un seul compte bancaire professionnel. On n utilisera et on ne configurera alors que le compte «Banque 1». Il s agit d un compte d encaissement, «Masquer ce compte dans le menu de règlement» doit donc être coché. 70

71 9.4.2 Compte «Caisse» C est le compte d encaissement des espèces pour le praticien. Il correspond dans la nomenclature comptable, au compte financier Il s agit d un compte d encaissement, «Masquer ce compte dans le menu de règlement» doit donc être coché Compte «Chèque» Il s agit d un mode de règlement, «Masquer ce compte dans le menu de règlement» ne doit donc pas être coché. La capture d écran ci-dessus montre le détail de la configuration par défaut. L option «Virement possible depuis ce compte vers un compte du praticien...» est validée. Juste en dessous le compte vers lequel s effectue le virement est défini. Il s agit ici du compte bancaire du praticien. Si le praticien est salarié il faut sélectionner le compte bancaire du titulaire (ou de l établissement employeur). Note importante : l indication des comptes vers lesquels doivent être ventilé les règlements, permet de définir les principales options comptables d un exercice. L option «Virement automatique pour chaque entrée» est décochée. En effet, pour les chèques, il faut attendre l établissement d un bordereau et une remise en banque, pour que leur montant soit crédité sur le compte bancaire et apparaisse dans le Journal des Recettes-Dépenses Compte «Espèces» Il s agit d un mode de règlement, «Masquer ce compte dans le menu de règlement» ne doit donc pas être coché. 71

72 La capture d écran ci-dessus montre le détail de la configuration par défaut. L option «Virement possible depuis ce compte vers un compte du praticien...» est validée. Juste en dessous le compte vers lequel s effectue le virement est défini. Il s agit ici du compte «Caisse» du praticien. Si le praticien est salarié il faut sélectionner le compte «Caisse» du titulaire (ou de l établissement employeur). L option «Virement automatique pour chaque entrée» est cochée car les espèces sont créditées immédiatement sur le compte «Caisse» du Journal des Recettes- Dépenses Compte «Carte bancaire» Il s agit d un mode de règlement. La capture d écran ci-dessus montre le détail de la configuration par défaut. L option «Virement possible depuis ce compte vers un compte du praticien...» est validée. Juste en dessous le compte vers lequel s effectue le virement est défini. Il s agit ici du compte bancaire du praticien. Si le praticien est salarié il faut sélectionner le compte bancaire du titulaire (ou de l établissement employeur). L option «Virement automatique pour chaque entrée» est cochée car les paiements par carte bancaire sont crédités immédiatement sur le compte «Banque» du Journal des Recettes-Dépenses Compte «Virement» Idem carte bancaire Compte «Tiers payant (télétransmission)» Idem carte bancaire et virement. Note importante pour tous les virements : Il est possible d attendre la réception d un avis de règlement avant de le valider en comptabilité (exemple un retour NOEMIE pour un règlement de tiers payant). Il faudra pour cela décocher l option «Virement 72