Organiser. optimiser. la gestion. k Comment gérer efficacement les compétences? LA GEStION DES COMPétENCES DANS VOtRE ENtREPRISE LORRAINE

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1 MALLEttE RH - tpe & PME Organiser et optimiser la gestion des compétences LA GEStION DES COMPétENCES DANS VOtRE ENtREPRISE Comment gérer efficacement les compétences? + LORRAINE 1 ER RÉSEAU D EXPERTS POUR LA FORMATION ET L EMPLOI

2 ( Sommaire n Fiche de poste p. 3 à 5 n Entretien de recrutement.... p. 6 à 7 n Entretien annuel p. 8 à 11 n Entretien professionnel..... p. 12 à 15 n Formation interne p. 16 à 19 n Achat de formation p. 20 n évaluation de la formation... p. 21 à 23 MALLETTE RH SPÉCIAL TPE & PME ORGANISER ET OPTIMISER LA GESTION DES COMPÉTENCES comment gérer efficacement les compétences Afin de répondre aux demandes exprimées par nos clients, nous avons régulièrement conçu et diffusé de nombreux outils participant à la gestion des compétences nécessaires au développement de la performance de l entreprise. Ces outils, régulièrement actualisés, couvrent en particulier : n le repérage des besoins en compétences (fiche de poste, entretien annuel ), n l acquisition de compétences externes (entretien de recrutement ), n le développement des compétences internes (entretien professionnel, organisation d une formation interne, achat et évaluation de formation). À l expérience, et sur demande de nombreuses entreprises, il nous a semblé indispensable de regrouper dans le présent fascicule l ensemble de ces documents, afin de constituer à votre intention un recueil de référence. Tous ces documents sont consultables et téléchargeables sur notre site Internet. Votre conseiller AGEFOS PME (ou CGPME) est à votre disposition pour vous aider dans une approche globale de vos besoins et vous faciliter, dans ce cadre, l appropriation de ces outils. Enfin, des formations peuvent vous permettre d aller plus loin si nécessaire. Nous restons à votre écoute pour enrichir et compléter cet outil en fonction de vos besoins. LORRAINE 2

3 ( (DÉFINITION FICHE DE POSTE DE FONCTION) préambule pourquoi une fiche de poste? Afin d identifier précisément les postes dans l entreprise, déjà existants ou à créer (qui fait quoi? qui pourra faire quoi?). cela vous permettra de : n (Re)définir, faire évoluer, (ré)aménager le poste si nécessaire. Apprécier les fonctions remplies ou à remplir. n Adapter le personnel plus rapidement au poste (cas de mutation, promotion, diversification de la production, mise en place de la qualité, etc.), par la mise en œuvre de formations internes ou externes. n Faciliter le recrutement de vos futurs collaborateurs et leur intégration par un contrat de professionnalisation et un tutorat (par exemple). n Mieux communiquer sur votre organisation. Nous vous conseillons de travailler sur chaque fiche de poste (définition de fonction) en associant éventuellement l actuel titulaire du poste ou le titulaire d un poste similaire. Pour vous aider dans la rédaction, nous mettons à votre disposition en pages 4 et 5 une trame-type de fiche de poste. L exemple d une fiche de poste de secrétaire comptable figurant ci-contre illustre cette démarche. EXEMPLE : SECRÉTAIRE COMPTABLE descriptif du poste A1 Finalité dans l entreprise : le (la) secrétaire comptable a pour missions le traitement et le suivi administratif et comptable de l entreprise. A2 Place dans l organigramme : est sous la responsabilité directe du chef d entreprise, encadre un(e) assistant(e) (poste à mi-temps), est en relation avec les clients, les fournisseurs, les banques et l expert-comptable pour les affaires courantes (sans pouvoir décisionnel). A3 Missions et activités : Principale(s) : Assurer le secrétariat de l entreprise > Accueillir les personnes extérieures > réceptionner les appels téléphoniques > rédiger et suivre le courrier confidentiel de l entreprise > rendre compte au chef d entreprise Réaliser la comptabilité > Enregistrer les écritures comptables > Suivre et régler les factures (clients et fournisseurs) > Suivre le stoc de fournitures > Gérer les absences et les congés > Etablir les fiches de paie > Manager un(e) assistant(e) Complémentaire(s) : > supplée l absence éventuelle de son assistant(e) (tri et distribution du courrier, frappe courriers courants, classement documents divers ). A4 Contraintes : doit se déplacer régulièrement sur les deux sites de l entreprise (permis VL obligatoire). A5 Consignes de sécurité : doit avoir suivi la formation Sauveteur Secouriste du Travail (sinon, à prévoir dans le cadre du plan de formation de l entreprise). points forts de l entreprise / attractivité A6 A7 Attractivité du poste de travail : autonomie, responsabilités, locaux modernes, équipement informatique Autre. profil du candidat A8 Compétences nécessaires au regard des activités décrites Compétences requises à l embauche : maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet, logiciel de comptabilité) ; bonne maîtrise orthographique et grammaticale Compétences pouvant faire l objet d une acquisition ultérieure : établissement des fiches de paie Expérience attendue : Son expérience est : > D une durée minimum de deux ans. > Sur un même poste. > Pas obligatoirement dans le même secteur d activité. > Maîtrise de l outil informatique (Word, Excel, Internet, un logiciel de comptabilité). A9 Qualités comportementales Est autonome (chef d entreprise souvent absent). Est rigoureux(se) et organisé(e). A le sens du travail en équipe. Sait déléguer (assistant[e]). Sait rendre compte. 3

4 fiche de poste (définition de fonction) Modèle type descriptif Du poste (voir exemple en page 3) A1 Finalité dans l entreprise à quoi sert le poste dans l entreprise? A2 Place dans l organigramme Niveau hiérarchique, degré d autonomie, responsabilité d encadrement, etc. A3 Missions et activités Principale(s) Que fait-on à ce poste? (exprimez les activités en verbes d action) Complémentaire(s) (précisez les liens avec l extérieur) A4 Contraintes Les horaires, les rythmes liés à l activité, les déplacements, la pénibilité (le poste nécessite-t-il des aptitudes physiques particulières à l exercice de la fonction : port de charges, etc.?) A5 Consignes de sécurité Liées à la fonction (cf. document unique des risques professionnels) points forts de l entreprise / attractivité (voir exemple en page 3) A6 Attractivité du poste de travail (environnement du poste de travail, équipe, horaire, autonomie, etc.) A7 Autre 4

5 fiche de poste (définition de fonction) Modèle type profil du candidat (voir exemple en page 3) A8 Compétences nécessaires au regard des activités décrites - Compétences requises à l embauche : - Compétences pouvant faire l objet d une acquisition ultérieure : - Formation initiale : Diplôme indispensable ou non, dans le même secteur d activité ou non - Expérience attendue : Expérience obligatoire? Dans un même secteur d activité? Sur un poste identique? Durée de l expérience requise A9 Qualités comportementales : Qualités indispensables : sens du travail en équipe, relationnel, autonomie, etc. 5

6 ( DE RECRUTEMENT ENTRETIEN DE RECRUTEMENT 6 L ENTRETIEN DE RECRUTEMENT accueil du candidat : par le recruteur Présentation du recruteur Nom, fonction Déroulement de l entretien Plan, durée. parcours du candidat et aptitudes : par le candidat Formation Niveau d études, diplômes, formation professionnelle. Expérience Parcours professionnel : points faibles/points forts, réalisations. Précisions sur d éventuelles zones d ombre du CV. Motivation Pourquoi cette candidature? (ex. : si le candidat est salarié, poser la question en faisant référence au poste occupé). Qualités personnelles Qualités mises en avant. l entreprise : par le recruteur et le candidat Présentation de l entreprise Demandez au candidat ce qu il connaît de votre entreprise. Vous lui apporterez des compléments d information : que fait-elle, effectif, organisation, place du poste Présentation du poste Vous le décrirez de façon précise (cf. fiche de poste en page 3). Ce que le candidat peut apporter à l entreprise En termes de compétences, de responsabilité, d autonomie, d organisation, de créativité Mobilité Le candidat est-il mobile? Accepte-t-il des déplacements? Durée du préavis si le candidat est salarié Négociation possible? Rémunération souhaitée Motivation, par le candidat, de ses prétentions. synthèse : par le recruteur et le candidat Synthèse de l entretien reformuler les points-clés avec le candidat. Les suites à donner. les suites à donner Décision La réponse se fera par écrit. répondez vite Traiter le recrutement comme une tâche primordiale, répondre à chaque candidat le plus vite possible : faire attendre, c est perdre des opportunités. PRÉPARATION À L ENTRETIEN déroulement de l entretien Prévoyez une heure minimum (durée variable en fonction du poste à pourvoir). Déterminez qui mènera l entretien. Précisez qui prendra la décision finale, et sous quel délai. Pour vous aider dans cette démarche, vous trouverez : une trame en quatre phases qui vous guidera dans le déroulement de l entretien, ci-contre, une grille de synthèse de l entretien qui vous aidera dans le choix du candidat à retenir, page suivante. exemples de questions clés pour l entretien d embauche formation Quelle est votre formation? Cela a-t-il déterminé votre choix de carrière? Pourquoi avez-vous choisi ce cursus? Parlez moi de votre dernière formation. expérience professionnelle Quels postes avez-vous occupé jusqu à présent? Expliquez moi votre parcours professionnel. Quelles expériences avez-vous retiré de ces emplois? Pourquoi avez-vous quitté votre dernier emploi? Quelle était votre mission? Quelles étaient vos principales missions? Comment était organisée votre équipe? A qui reportiez-vous? Quels sont les savoir-faire qui vous ont été les plus utiles? Quelles sont les activités professionnelles que vous estimez motivantes? Savez-vous ou saurez-vous diriger une équipe? Quel était le niveau de vos responsabilités dans votre dernier emploi? Quelles compétences avez-vous développées/acquises? Comment s est déroulée votre intégration au sein de votre dernière entreprise? Pouvez-vous me donner des exemples de pratiques professionnelles illustrant vos propos? Citez moi une réussite et une déception dans votre parcours. Pouvez-vous me parler de votre plus belle réussite? A quoi l attribuez-vous? Qu avez-vous le plus aimé et pourquoi? Pensez-vous avoir trop (ou pas assez) d expérience pour ce poste? Motivation pour le poste Depuis combien de temps recherchez-vous un poste? Par quels biais postulez-vous? Comment vous imaginez-vous professionnellement dans 5 ans? Vos projets à moyen et long terme? Que pouvez-vous nous apporter? Pourquoi souhaitez-vous travailler dans notre entreprise? Pourquoi êtes-vous intéressé par ce poste? Quelles sont vos attentes en terme de contenu de poste? Quels sont les points qui vous intéressent le plus et le moins dans le poste proposé? Avez-vous d autres propositions en cours? Si vous ne deviez plus travailler, que feriez-vous? Avez-vous quelque chose à ajouter? (à la fin de l entretien) personnalité Comment vous décrivez-vous? Quelles sont vos atouts et vos faiblesses? Citez-moi vos 3 principales qualités et vos 3 principaux défauts. Comment vous décrivent les personnes qui vous connaissent bien et avec qui vous avez travaillé? Comment décrivez vous les personnes de votre entourage? Préférez-vous travailler seul ou en groupe? Quels sont les gens avec lesquels vous avez le plus de difficultés à vous entendre? Comment agissez-vous alors? Comment se passait votre relation avec vos collaborateurs (demander des exemples)? De quoi avez-vous besoin pour vous sentir épanoui(e) au travail? Que craignez-vous au travail? Quels sont vos loisirs et vos centres d intérêt? Qu est-ce qui vous met en colère? Parlez-nous de votre dernier conflit. Comment l avez-vous réglé? Quelles sont vos aspirations, ce qui vous motive, vous fait rêver?

7 Modèle type fiche d entretien de recrutement GRILLE DE SYNTHèSE DE L ENTRETIEN D EMBAUCHE Nom du candidat : Poste envisagé : NOTES Nom du recruteur : Date de l entretien : (--) (-) (+) (++) Présentation générale Expérience professionnelle Formation initiale Formation complémentaire Contact aisé Aptitude relationnelle Expression orale écoute Esprit d équipe Autonomie Dynamisme (--) (-) (+) (++) Réactivité Polyvalence Aptitude à l analyse Traitement des problèmes Motivation total Vous compléterez les rubriques en fonction des aptitudes ou des compétences nécessaires pour le poste concerné. Décision d embaucher : oui non Réserves : 7

8 ( ANNUEL ENTRETIEN un entretien annuel, c est quoi? définition C est un moyen de mobiliser, autour d un projet, les individus de l entreprise. L entretien annuel permet à chacun de prendre conscience de ses points forts et de ses faiblesses, de ses succès et de ses échecs. Des mots-clés : clarifier, échanger, apprécier, évaluer, motiver. les objectifs n Faire avec un collaborateur le bilan des réalisations de l année écoulée, des compétences mises en œuvre ou à développer. n Informer le collaborateur de la politique de l entreprise pour l année qui vient. n Négocier avec lui les axes et les objectifs qui seront les siens pour l année à venir. n Être à l écoute des attentes et des projets du collaborateur, étudier avec lui les possibilités de mobilité ou d évolution professionnelle, en cohérence avec la stratégie de l entreprise. n Répondre aux questions qui peuvent se poser et prendre les mesures nécessaires. parlons compétences Pratiquer l entretien annuel, c est aussi s intéresser aux compétences de ses collaborateurs, à leurs degrés d expertise et leurs lacunes, aux possibilités d évolution, de progrès en fonction des besoins, des désirs et motivations. Mais, c est quoi exactement, la compétence? En parler, c est faire intervenir les trois termes suivants : n Les savoirs, c est-à-dire le capital des connaissances théoriques et génériques mais également les aptitudes à analyser et à raisonner. n Les savoir-faire qui résultent des pratiques professionnelles et des résultats concrets obtenus. n Les savoir-être constitués d attitudes, de comportements (communication, disponibilité, ouverture d esprit, adaptabilité ). en fait, la compétence émerge de l interaction de ces trois composantes. comment préparer l entretien annuel? la préparation du projet et de la communication n Avant la période des entretiens annuels, les axes d orientation de l entreprise doivent être identifiés et définis, d où la nécessité de mener en amont une réflexion sur le projet stratégique de l entreprise. n Ces axes d orientation de l entreprise sont ensuite déclinés en objectifs par service. Cette réflexion permet de fixer avec chaque collaborateur, lors des entretiens, ses objectifs pour l année à venir (collectifs, semi-collectifs, individuels). n Il est essentiel de communiquer autour du projet des entretiens annuels (date, durée, diffusion des grilles de préparation à l entretien ). les documents à préparer et à consulter par le hiérarchique et le collaborateur n Les fiches de préparation à l entretien, respectivement celle du hiérarchique et du collaborateur (cf modèles types pages 9 à 11), n le compte-rendu de l entretien de l année précédente, n la fiche de définition de fonction ou fiche de poste, n les formations suivies par le collaborateur. une réflexion préparatoire du hiérarchique et du collaborateur n Une analyse du degré d atteinte des objectifs fixés l année précédente, quelques conseils pour la mise en œuvre concrète des entretiens annuels n une description des éléments et événements importants de l année écoulée (réussites, difficultés, formations, etc.), n une réflexion sur les responsabilités et les évolutions envisageables du poste, n une interrogation sur les actions et objectifs à envisager pour l année à venir. les éléments pratiques n Le supérieur hiérarchique et le collaborateur doivent s assurer d être totalement disponibles pendant l entretien. n Il est préférable de choisir un lieu où vous ne serez pas dérangés, ni par le passage, ni par le téléphone. n Il est nécessaire de prévoir minimum 1h30 d entretien. 8 n Créer les meilleures conditions pour permettre au collaborateur de s exprimer en confiance. n Prendre le temps d écouter le collaborateur, de le comprendre (dans ce qu il dit ou ne dit pas). Il peut être préférable qu il s exprime en premier et le hiérarchique doit veiller à ne pas intervenir à tout moment. n Valoriser les réussites et les progrès, sans pour autant éluder les difficultés rencontrées par le collaborateur. Il est important de pouvoir en parler et les analyser. n Etayer l évaluation par des faits, l objectivité étant un des critères essentiels de réussite de l entretien. n Accepter le point de vue du collaborateur (ce qui n implique pas nécessairement de le partager ou de l approuver). n Evaluer quantitativement (objectifs chiffrés, mesure des écarts) et qualitativement (qualité des résultats et des comportements, mesure de la progression), les deux aspects étant complémentaires. n Echanger sur les objectifs de l année à venir, mais également sur les moyens d atteinte de ces objectifs. Une réflexion commune objective et construite sur ces moyens vous permettra d atteindre les meilleurs résultats pour votre entreprise. n Conclure sur une note positive.

9 FICHE DE PRÉPARATION A L entretien annuel (pour l ENTREPRISE) Préparer l Entretien Annuel Modèle type Nom du collaborateur : Fonction : Service : Date et heure prévues de l entretien : Ses missions Les missions du collaborateur sont-elles clairement définies? Est-il suffisamment informé sur les tâches à réaliser? Possède-t-il un document précisant les missions qu il doit accomplir (fiche de poste, lettre de mission )? Si vous avez le sentiment que les missions de votre collaborateur sont mal définies, n hésitez pas à consacrer une réunion préalable à ce sujet. Bilan des réalisations de l année écoulée Objectifs Indicateurs de réussite (taux de panne, délais, chiffre d affaires ) Résultats / Degré d atteinte des objectifs Analyse des écarts constatés Objectif 1 Objectif 2 Objectif 3 Commentaires : Plan d action / Objectifs pour l année à venir Objectifs Moyens alloués (temps, matériel, budget, formations ) Planification / étapes Indicateurs de réussite Objectif 1 Objectif 2 Objectif 3 Projets d évolution envisageables Disposez-vous des informations nécessaires pour aborder sa situation professionnelle actuelle (rémunération, potentiel, parcours professionnel )? Avez-vous pour lui des projets d évolution à court terme (changement de poste, de statut, formation, )? Autres sujets que vous souhaitez aborder : 9

10 FICHE DE PRÉPARATION A L entretien annuel (pour le salarié) Nom du hiérarchique : Date et heure prévues de l entretien : Préparer votre Entretien Annuel Vos missions Avez-vous connaissance de vos missions? Auriez-vous besoin de précisions à ce sujet? Modèle type Bilan des réalisations de l année écoulée Objectifs Indicateurs de réussite (taux de panne, délais, chiffre d affaires ) Résultats / Degré d atteinte des objectifs Analyse des écarts constatés Objectif 1 Objectif 2 Objectif 3 Commentaires : Avez-vous des souhaits d évolution professionnelle à court terme? Autres sujets que vous souhaitez aborder : Suggestions d amélioration pour vous-même. Formations dont vous souhaiteriez bénéficier : Suggestions d amélioration pour l entreprise (réorganisation du service, redistribution des tâches ) 10

11 Modèle type grille de synthèse de l entretien annuel Nom du collaborateur : Fonction : Service : Entretien réalisé par : Date et heure prévues de l entretien : Bilan des réalisations de l année écoulée Objectifs Indicateurs de réussite (taux de panne, délais, chiffre d affaires ) Résultats / Degré d atteinte des objectifs Analyse des écarts constatés Objectif 1 Objectif 2 Objectif 3 Analyse de la performance au poste et du comportement professionnel Critères d appréciation (- -) (-) (=) (+) (++) Observations D un point de vue général et axes d amélioration Comportement Motivation Organisation Efficacité D un point de vue spécifique au poste de travail (reporter les principales activités ou compétences requises de la fiche de poste) Plan d action / Objectifs pour l année à venir Objectifs Moyens alloués (temps, matériel, budget, formations ) Planification / étapes Indicateurs de réussite Objectif 1 Objectif 2 Objectif 3 Projets d évolution envisageables Souhaits d évolution exprimés par le collaborateur : Synthèse de l entretien : n Signature du hiérarchique n Signature du collaborateur 11

12 ( PROFESSIONNEL ENTRETIEN L article 1 er de l accord national interprofessionnel du 20 septembre 2003, repris dans l accord général du 5 décembre 2003, prévoit que pour lui permettre d être acteur dans son évolution professionnelle, tout salarié ayant au moins deux années d activité dans une même entreprise bénéfi cie, au minimum tous les deux ans, d un entretien professionnel réalisé par l entreprise, conformément aux dispositions d un accord de branche ou d entreprise conclu en la matière ou, à défaut, dans les conditions définies par le chef d entreprise. L entretien professionnel présente un double intérêt : n Pour l entreprise, c est un outil permettant : la co-construction avec les salariés de projets de formation à court et moyen termes, l élaboration du plan de formation et son articulation avec d autres dispositifs (DIF ). n Pour le salarié, l entretien professionnel est l occasion de formuler des demandes de formation, de faire un point d étape sur son parcours professionnel. mise en œuvre plusieurs actions sont conseillées : organiser la fonction n Identifier la personne qui va mener l entretien (responsable hiérarchique direct, représentant du chef d entreprise, chef d entreprise lui-même ). n Préparer la personne choisie à sa fonction : formation, remise de documents techniques ad hoc ( Guide de l entretien professionnel ). programmer l entretien Organisé en septembre-octobre, l entretien contribue à la conception du plan de formation de l année suivante, mis en œuvre en novembre-décembre ; il permet de compléter le projet de plan de formation : le calendrier des entretiens professionnels doit tenir compte des besoins de l entreprise quant à la défi nition de son plan de formation. L entretien professionnel peut être articulé avec les autres types d entretiens pratiqués par l entreprise (entretien d évaluation ). Attention toutefois d assurer la traçabilité des éléments relevant de l entretien professionnel, qui, à défaut, perdrait de son utilité. préparer l entretien Avant la date prévue pour l entretien, un certain nombre d informations doivent être réunies : historique du salarié (formation, ancienneté, postes occupés voir grille Entretien/ Entreprise page 14), caractéristiques de son poste actuel, offre de formation Afin que l entretien soit constructif, il est essentiel que le salarié s y prépare également. La grille Entretien/Salarié (page ci-contre) doit l y aider. À lui remettre donc avant l entretien. La grille remise au salarié doit lui permettre de formaliser son itinéraire professionnel, d envisager des perspectives. Il s agit d un outil de préparation de l entretien : libre au salarié de l utiliser. Dans tous les cas, la grille doit rester sa propriété. contenu de l entretien Au cours de l entretien, peuvent être abordés : n les besoins de l entreprise par rapport au poste occupé, à l évolution de l emploi et aux compétences du salarié, n les projets d évolution du salarié dans le cadre de l entreprise, n les projets d évolution personnels (demandes de DIF, CIF, VAE ), n le principe de la mise en œuvre d actions de formation en dehors du temps de travail, n la possibilité de co-construire des parcours de formation qualifi ants, etc., n les demandes du salarié de consolider son employabilité en développant des compétences transversales utiles à l entreprise et à la sécurisation de son parcours professionnel. suivi Retracer les conclusions de l entretien est indispensable dans la perspective de la mise en œuvre des préconisations qu elles contiennent et de la préparation de l entretien suivant. toutefois, aucune règle particulière n est imposée. L entreprise peut donc s inspirer du modèle de grille de suivi proposé ci-après. à noter par ailleurs qu il peut être utile de consolider au plan collectif les informations tirées des entretiens professionnels (voir grille Entretiens/Consolidation page 15), afi n par exemple de : n visualiser les demandes de CIF, de DIF et de périodes de professionnalisation actuelles et à venir, pour programmer les absences et les remplacements, n recenser les possibilités d articulation entre plans de formation et demandes de DIF, n connaître globalement le volume des demandes de DIF dans le temps et en évaluer le coût, n recenser les accords donnés par les salariés sur le principe de formations hors temps de travail Si le salarié dispose d un passeport de formation, les propositions qui lui seraient faites en matière d actions de formation lors de l entretien professionnel peuvent être, avec son accord, mentionnées dans une annexe de son passeport. 12

13 Modèle type entretien professionnel (à remplir par le salarié) Grille Entretien professionnel / Salarié Ce document vous a été remis pour vous aider à préparer l entretien professionnel prévu le avec (nom/fonction) Cet entretien est l occasion privilégiée de faire le point sur votre parcours professionnel dans l entreprise et d envisager les éventuelles formations nécessaires en vue, par exemple, d une évolution ou d une mobilité dans l entreprise. La grille ci-dessous doit vous permettre de retracer votre itinéraire professionnel, de prendre conscience de ce que vous avez réalisé et de ce que vous savez faire. Vous remplissez cette grille pour vous-même : il ne vous sera pas demandé de la remettre à votre interlocuteur. mon histoire professionnelle Entreprise / service Emplois occupés (en commençant par le plus ancien) Savoir-faire utilisé Réalisations marquantes Formations suivies dans mon emploi actuel Savoir-faire utilisé Réalisations marquantes évolutions constatées (tâches supprimées, ajoutées, nouveaux outils, responsabilités nouvelles ) Formations suivies Compétences complémentaires favorisant une continuité d emploi Savoir-faire complémentaires à la technique : savoir s organiser, s informer, etc. (voir exemples en annexe) Réalisations marquantes Comment j ai acquis ces savoir-faire (sur le tas, en participant à un projet, avec une formation, etc.) ma motivation, mes souhaits Ce que j aime faire Ce que j aimerais faire (mon projet professionnel) Les formations que je souhaiterais suivre 13

14 Modèle type entretien professionnel (à remplir par le hiérarchique) Grille Entretien professionnel / Entreprise Les quatre premières parties de cette grille permettent de préparer l entretien professionnel. Elles doivent être renseignées et mises à jour avant chaque entretien. La cinquième partie est réservée aux résultats des entretiens professionnels précédemment conduits. Elle doit être remplie en deux temps : "à chaud", après chaque entretien, en ce qui concerne les préconisations et décisions prises à cette occasion. Ultérieurement, pour consigner les suites concrètes qui y ont été données (formations suivies ou programmées, changement de poste ). Cette partie doit servir de base à l entretien professionnel à venir. identification du salarié Nom Prénom Date de naissance Date d entrée dans l entreprise Poste occupé Classification (convention collective) Qualification Niveau de formation historique des emplois occupés dans l entreprise Dénomination des emplois Principales tâches effectuées Période (mois/année) Formations suivies (préciser les principales caractéristiques : intitulé, période, durée, diplôme obtenu ) compétences favorisant l adaptation et le changement Savoir-faire et attitudes complémentaires à la technique : entretenir sa curiosité professionnelle, accepter d être tuteur, etc. (voir exemples en annexe) Compétences à développer pour favoriser l adaptation et le changement Formations ou actions nécessaires évolution prévisible de l emploi actuel Modifications éventuelles prévisibles écarts avec les compétences actuelles Formations ou actions nécessaires (tutorat, formation, action de professionnalisation, etc.) entretiens professionnels Dates / responsables de l entretien Conclusions / préconisations / décisions de formation Suites données (ex. : formations suivies, changement d emploi, de classification ) / date 14

15 Modèle type entretien professionnel : grille d entretien professionnel / consolidation Salariés Salarié 1 Salarié 2 Poste actuel Date entretien TOTAL Projet plan de formation (1) BC/VAE (2) (à préciser) Période de Professionnalisation (3) (à préciser) DIF (4) (à préciser) Formations et actions nécessaires Autres actions favorisant l adaptation et le changement Observations (formulation par le salarié de projets pour les années à venir, par exemple utilisation du DIF dans 2 ans ) (1) Plan de formation : à préciser si hors temps de travail. (2) Bilan de Compétences / Valorisation des Acquis de l Expérience. (3) Période de professionnalisation : à préciser si hors temps de travail. (4) Droit Individuel à la Formation : à préciser si dépassement de l horaire de travail. 15

16 ( INTERNE FORMATION pourquoi une formation en interne? La formation interne est une formation conçue et réalisée par vous-même, avec vos propres ressources (personnel, logistique), votre matériel, vos supports pédagogiques, au profit de vos collaborateurs. Mettre en place une formation interne, c est s assurer d une formation sur mesure pour vos collaborateurs ; vous intervenez au plus près de leurs besoins en compétences. Elle est également un bon moyen de faire partager votre culture d entreprise et de transférer et pérenniser vos savoir-faire métiers. 16 les plus n un coût de formation réduit n un calendrier de formation adapté à votre rythme et aux contraintes de l entreprise n une réponse sur-mesure à un besoin de formation portant sur les métiers spécifiques de votre entreprise n une solution à l absence ou l inadaptation de l offre de formation externe dans le domaine précis qui vous intéresse n une mobilisation et une valorisation des salariés experts et pédagogues au sein de votre entreprise n une optimisation de vos ressources internes : locaux, machines, etc. la réussite d une formation interne en 6 étapes n 1. La phase préparatoire Préalablement à la mise en place d une action de formation, il est nécessaire de définir précisément le besoin en formation. Quel est le profil des personnes à former? Quels sont les objectifs de la formation? Concrètement : les objectifs doivent permettre de déterminer ce que les stagiaires sauront faire à l issue de la formation interne. n 2. Le choix du ou des formateurs L identification dans l entreprise des salariés experts dans le domaine visé par la formation et ayant des qualités d animateur et de formateur sera déterminante dans la réussite de votre formation interne. Leur savoir-faire, leurs expériences, leurs motivations, leurs capacités à transmettre des connaissances seront des critères essentiels de choix. Il n est pas nécessaire que le salarié formateur ait suivi une formation de formateur occasionnel, mais cela est vivement conseillé. Une fiche de renseignements sur le formateur est souhaitable : elle précisera ses expériences et compétences. n 3. La définition du contenu et des modalités d organisation de la formation Le contenu doit être précis, de façon à répondre clairement aux besoins en compétences identifiés. Conformément à la législation, vous devrez rédiger un programme ; le guide de mise en œuvre (voir page suivante) vous y aidera. Les conditions matérielles nécessaires à la réalisation de la formation doivent être réunies : locaux, équipements, supports techniques La formation interne peut se dérouler dans les locaux de l entreprise ou des locaux extérieurs (hôtel, salle de conférence ). Lorsqu elle se déroule dans les locaux de l entreprise, la partie théorique devra être réalisée hors des lieux de production (c est-à-dire dans une salle de réunion ou tout autre lieu distinct du lieu de travail habituel). Seule la partie pratique est admise sur les lieux de production ou sur le poste de travail. n 4. La détermination du calendrier de formation Il devra être compatible avec les objectifs, les contraintes de fonctionnement de votre entreprise et la disponibilité du formateur et des personnes formées. Le caractère interne de la formation vous offre une plus grande liberté de choix du calendrier. n 5. Le déroulement de la formation et son évaluation Avant le début de la formation, les stagiaires seront informés sur le contenu, les modalités et les objectifs à atteindre. A la fin de chaque étape, une vérification de l acquisition par les stagiaires des points essentiels de la formation est indispensable. Il est impératif de faire signer aux stagiaires une feuille d émargement attestant de leur présence ; nous vous en proposons un modèle que vous pouvez utiliser et personnaliser (page 19). Pour finir, valider à chaud puis à froid (3 mois) les acquis de formation et leur mise en œuvre au quotidien dans l entreprise. n 6. La gestion administrative de la formation Prenez contact avec votre conseiller AGEFOS PME (1). En fonction de votre situation, il saura vous conseiller la solution la plus simple et la mieux adaptée. (1) ou votre OPCA

17 Modèle type guide pour la mise en œuvre d une formation interne Intitulé de l action : Stagiaire(s) NOM, Prénom Fonction compétences à acquérir Formateur(s) interne(s) NOM, Prénom Fonction / qualification formation de formateur oui non expérience en tant que formateur expérience dans le domaine enseigné Dupont M. Chef d atelier X 3 ans 10 ans Objectifs de la formation objectifs pédagogiques (1) objectifs opérationnels (2) (1) capacité que les stagiaires doivent avoir acquise à l issue de l action de formation, définie par le formateur, à partir d un objectif de formation. (2) activités opérationnelles que les stagiaires doivent être capable de réaliser, en situation réelle de travail, avec un certain niveau de performance. 17

18 Nom de l entreprise Adresse Modèle type formation interne : exemple de programme programme Intitulé de la formation Date et horaires Du au Horaires matin Horaires après-midi Lieu du stage Nom Adresse Téléphone Déroulement pédagogique Jour 1 Matin Après-midi Jour 2 Matin Après-midi Jour 3 Matin Après-midi Nom(s) du (des) formateur(s) Mme ou M. Qualité Expérience professionnelle Moyens pédagogiques Evaluation de la formation Feuille d émargement + fiche d évaluation de la formation 18

19 Modèle type formation interne : exemple de feuille d émargement Identification de l entreprise Raison sociale Adresse Code Postal Ville N adhérent AGEFOS PME Identification de l action de formation Intitulé de l action de formation Dates de formation Lieu de formation Nom et prénom du formateur dates : NOM et Prénom des stagiaires signature Matin : de.... h à... h Après-midi : de.... h à... h Nom et signature du formateur 19

20 ( FORMATION ACHAT DE Bien acheter une formation, c est veiller à 3 aspects : Bien définir les besoins Bien choisir le prestataire Bien s entendre sur les objectifs avec le futur stagiaire 1 définir le besoin l origine du besoin en formation peut avoir 4 sources : n Une évolution des choix stratégiques de l entreprise (nouveau métier, nouveau produit ). n Un changement dans l environnement professionnel (marché, organisation, technologie ). n Une évolution des postes de travail et des métiers (salarié qui va devoir réaliser des activités qu il n a jamais menées auparavant). n Une nouvelle compétence à acquérir ou à renforcer (difficultés rencontrées par un salarié pour réaliser des activités qui relèvent de son poste). 2 choisir le prestataire Certains besoins en formation correspondent à des actions communément mises en œuvre par des organismes de formation. Dans ce cas, il convient d examiner les programmes avec soin et de veiller à quelques éléments essentiels : n Le contenu de l action reprend-il les besoins identifiés? n Le niveau requis est-il cohérent avec celui de la (des) personne(s) concernée(s)? n La durée prévue correspond-elle à l importance du besoin? n Les conditions d organisation sont-elles satisfaisantes au regard des besoins de l entreprise et des collaborateurs concernés (dates, lieux, rythme )? n Le coût est-il adapté au besoin? les contraintes auxquelles doit se conformer la réponse à votre appel d offres (durée des actions de formation, calendrier, disponibilité, lieu de formation), la demande d informations concernant l offre de formation : informations sur l organisme (expérience, références, spécialités, équipements ), sur ses propositions d action (programme de formation, moyens et méthodes ) et sur la proposition d un calendrier et du coût de la formation. Quelques conseils : prévoir un délai suffisant avant la mise en place effective des formations, limiter l appel d offres à 4 ou 5 organismes, privilégier les organismes en fonction de leurs spécialités ou de leur proximité géographique. n Ou mettre en place une formation interne (voir formation interne en page 16). 3 bien définir les objectifs de formation Pour que la formation soit efficace, et que le collaborateur se l approprie comme un moyen de développement de ses compétences, il doit se sentir impliqué. Pour cela, il est nécessaire de lui indiquer avant le départ en formation : n Les raisons qui ont motivé son inscription (des activités nouvelles, des activités à mieux maîtriser, des évolutions à intégrer ) ; n Les objectifs fixés et les résultats attendus ; 20 pour des besoins plus spécifiques, vous pouvez : n Bâtir un cahier des charges et lancer un appel d offres. Celui-ci doit préciser : la nature de votre entreprise (secteur d activité, environnement, spécificités ), la présentation des salariés que vous souhaitez former (âge, sexe, expérience, niveau de formation), la définition du besoin (voir le chapitre Définir le besoin ), n Les conditions qui lui seront accordées pour mettre en œuvre les éléments appris en formation (temps pour passer de la théorie à la pratique) ; n Les modalités d évaluation des résultats. Votre conseiller AGEFOS PME (1) peut vous aiguiller dans vos choix d achat de formation ou pour la définition d un cahier des charges. N hésitez pas à le contacter. (1) ou votre OPCA

21 ( DE LA FORMATION ÉVALUATION pourquoi évaluer l efficacité de la formation? Comme pour tout autre investissement, l entreprise doit être en mesure d évaluer le retour sur son investissement formation, que celle-ci ait été dispensée en interne ou en externe. Quelques questions à se poser pour estimer la rentabilité de la formation réalisée : n l exécution de la prestation a-t-elle été conforme à la demande? n les objectifs fixés ont-ils été atteints? n les nouvelles compétences et connaissances sont-elles acquises? Et mises en œuvre? L évaluation est également nécessaire pour savoir si l entreprise doit lancer une action corrective, dans le cas où l action de formation n aurait pas eu les effets escomptés. L évaluation ne constitue pas une fin en soi mais doit permettre à l entreprise de prendre des décisions : n Pourra-t-on faire de nouveau appel au même organisme de formation? au même formateur? n Doit-on envisager une nouvelle action (formation ou autre) pour pallier les lacunes de la première? comment évaluer l efficacité de la formation? Pour évaluer l efficacité d une formation, il faut comparer les résultats produits à ceux attendus. L évaluation suppose donc que l on ait défini au préalable, avec le(s) salarié(s), avant son (leur) départ en formation : n les besoins en compétences, n les objectifs en termes de compétences à acquérir, n les indicateurs de mesure des objectifs. Pour vous faciliter cette démarche, vous trouverez dans ce guide un support d évaluation (page 23). trois étapes pour évaluer une action de formation n 1. évaluation des acquis et de l efficacité pédagogique Cette évaluation s effectue dès la fin de la formation par les stagiaires eux-mêmes. Elle prend souvent la forme d un questionnaire à remplir à l issue de la formation (voir modèle pages suivantes) Concernant l évaluation des acquis, il peut être intéressant que le responsable hiérarchique demande aux stagiaires de s auto-évaluer avant le départ en formation. Cela permet d avoir une base de comparaison avec "l après formation", afin de se rendre compte plus précisément des progrès réalisés. n 2. Le transfert Il appartient au responsable hiérarchique d observer si les acquis de formation sont appliqués sur le poste de travail par les bénéficiaires. Il est important pour mesurer l efficacité d une formation de regarder si les participants, une fois revenus dans l entreprise, mettent en œuvre les compétences et connaissances nouvellement acquises. n 3. L impact de la formation Ce troisième niveau d évaluation permet une prise de recul sur l action de formation. Il doit permettre au responsable hiérarchique de voir si les acquis de la formation conduisent à l atteinte de certains résultats, si les nouvelles compétences acquises permettent de faire évoluer l organisation. dans le cas où les objectifs fixés pour l action de formation n ont pas été atteints, il est nécessaire de prévoir une action corrective Deux principales raisons peuvent expliquer que l objectif n a pas été atteint : n l écart constaté au départ ne correspondait pas à un manque de compétences : il faut alors lancer une nouvelle démarche d analyse des causes, n la formation n a pas été efficace. Dans ce cas, il faut chercher à savoir pourquoi (mauvaise prestation de l organisme de formation, formation inadaptée, manque d accompagnement ou de temps dans l entreprise pour la mise en pratique des acquis de formation ) avant d envisager une nouvelle action (inscription à une nouvelle formation, mise en place de mesures d accompagnement ). 21

22 ( LA FORMATION (SUITE) ÉVALUATION DE objectif visé qualité de la formation résultats de la formation 3 cadre 1 À remplir par le responsable avant le départ en formation et à remettre au salarié. L objectif opérationnel de la formation doit être défini, avant le départ en formation, en lien avec le salarié. Utilisez de préférence des termes actifs pour le définir (par ex. : être capable de réparer ). Deux questions peuvent aider à définir l objectif de la formation, voire, lorsque c est possible, un indicateur : n pour quelle raison déclenche-t-on cette formation? n quel est le résultat attendu de cette formation? Exemple : le temps d arrêt machine du parc de matériel est trop important. M. Martin doit acquérir les connaissances qui lui manquent en hydraulique pour réparer des machines de type "X". Le temps d arrêt machine du parc de matériel de M. Martin doit diminuer de 10 %. Pour vous aider à la définition de l objectif visé, votre conseiller AGEFOS PME (1) se tient à votre disposition. 3 cadre 2 À remplir par le salarié dès la fin de la formation. Cette évaluation est réalisée par le salarié dès son retour de formation. Elle permet de vérifier que la formation s est déroulée dans de bonnes conditions et dans le respect du programme prévu. Pour autant, cette évaluation reste subjective et ne permet pas de dire si la formation a permis d atteindre l objectif fixé. Elle peut par contre fournir des explications dans le cas où le résultat attendu n est pas atteint (voir ci-contre). 3 cadre 3 À remplir 2 à 4 mois après le stage par le responsable (après application des acquis). Cette évaluation est assurée par le responsable hiérarchique 2 à 4 mois après la fin du stage ou éventuellement lors de l entretien annuel avec le salarié. Elle vise à vérifier que l objectif de la formation est atteint et que le manque de compétences est comblé. Si ce n est pas le cas, il faut en rechercher les raisons avec le salarié et envisager le cas échéant une action corrective (voir la mise en place des actions correctives en page 21). 22 (1) ou votre OPCA

23 évaluation de la formation Modèle type Nom du salarié Prénom Intitulé de la formation Organisme Durée en jours Date(s) 1 objectif visé (cadre à remplir par le responsable avant le départ en formation - voir conseils d utilisation page 22) Objectifs par rapport Objectif visé au poste ou aux missions Indicateur de résultat 2 QUALITÉ DE LA FORMATION (à compléter, dès la fin de la formation, par le stagiaire) Les conditions matérielles d organisation (accueil, salle de formation ) ont-elles été bonnes? Oui Non Commentaires Compte tenu du programme, la durée de la formation vous a-t-elle paru adaptée? Le contenu de la formation était-il conforme au programme? L animation vous a-t-elle semblé efficace? La formation était-elle adaptée à votre niveau? La participation du groupe a-t-elle été active? La formation vous a-t-elle apporté des connaissances nouvelles? Pensez-vous avoir retiré de la formation des éléments qui auront une application pratique dans votre travail? Recommanderiez-vous cette formation à d autres personnes? Quels autres points auriez-vous souhaité voir abordés au cours de cette formation? Date : Signature du salarié 3 résultats DE LA FORMATION (à compléter, après application des acquis, par le responsable) Au regard du ou des objectif(s) visé(s), le résultat de la formation est-il satisfaisant? OUI Quels sont les éléments acquis? En quoi la formation a-t-elle eu un impact positif sur l activité du collaborateur? Partiellement Quels sont les élément restant à acquérir? Quels sont les moyens d y parvenir? NON Pour quelles raisons? Quelles actions correctives peuvent elles être mises en place? Date : Nom et signature du responsable Remettre une copie au salarié 23

24 GUIDE Réussir ++ + Guide pratique ORGANISER Et OPtIMISER LA GEStION DES COMPétENCES LORRAINE pôle emploi professionnalisation ( ) 109, bd d Haussonville CS NANCY Cedex tél Fax alternance-lor@agefos-pme.com AutRES OutILS DISPONIBLES : PRATIQUE - TPE & PME ses recrutements LA GESTION DES COMPÉTENCES DANS VOTRE ENTREPRISE Les étapes d un recrutement réussi Comment formaliser une fiche de poste Des dispositifs pouvant être mobilisés (Contrat de Professionnalisation, POE et AFPR) Les clés pour réussir un entretien d embauche + LORRAINE 1 ER RÉSEAU D EXPERTS POUR LA FORMATION ET L EMPLOI Guide pratique spécial tpe & PME Réussir ses recrutements Au sommaire : définir le poste, contrat de professionnalisation, curriculum vitae, l entretien, sélection du candidat, accueil du nouveau salarié, fiches pratiques (étapes d un recrutement réussi, formaliser la fiche de poste, entretien de recrutement). pôle entreprises de 10 salariés et plus Meurthe-et-Moselle / Meuse : Tél Moselle : Tél Vosges : Tél pôle entreprises de moins de 10 salariés tél AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA), créé et géré par les partenaires sociaux (CGPME et CFDT, CFE-CGC, CFTC, CGT, CGT-FO). En partenariat avec : Confédération Générale des Petites et Moyennes Entreprises Entreprises de moins de 10 salariés, retrouvez sur le site : l intégralité des informations et documents utiles pour la gestion de la formation de vos salariés, le recrutement de nouveaux salariés et la gestion quotidienne de vos ressources Humaines. En complément de cette brochure, retrouvez sur le site : toutes les réponses et solutions pour maintenir et/ou développer les compétences des salariés de plus de 45 ans. imprimé sur papier recyclé + Avec le co-financement du Fonds Paritaire de Sécurisation des Parcours Professionnels, de l état, du Fonds Social Européen, de la CGPME Lorraine et du Conseil Régional de Lorraine. UNION EUROPÉENNE L'Europe s'engage en France avec le FSE MINISTÈRE DU TRAVAIL, DE L EMPLOI, DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE ET DU DIALOGUE SOCIAL Document AGEFOS PME Lorraine. tous droits réservés. Reproduction, même partielle, interdite. Impression Digit Offset 09/2012 Crédit photos Phovoir - Fotolia