Sage ACT! 2011 Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs

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1 Sage ACT! 2011 Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs Bienvenue dans Sage ACT! Sage ACT! 2011 est le numéro un de la famille des solutions pour la gestion de contacts et de clients. Il vous permet de gérer et d'organiser les détails de votre activité et vos relations personnelles. Sage ACT! offre une vue complète des personnes avec lesquelles vous êtes en interaction, de sorte que vous disposez toujours d'informations mises à jour et que vous pouvez gérer toutes les situations. Ce guide de Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs vous aidera à comprendre les principes de base pour commencer à utiliser Sage ACT! Les pages de démarrage rapide suivantes abordent quelques-unes des premières tâches que vous devez connaître. Si vous consultez le guide de démarrage rapide en ligne, cliquez sur le lien pour accéder à la page. Découvrez l'espace de travail 1 Pour tout savoir sur les bases de données 3 Importation de contacts 4 Ajouter des contacts à la base de données 5 Configuration des préférences de la messagerie 6 Suivre votre emploi du temps et gérer vos rendez-vous 8 Communiquer avec vos contacts 9 Organiser vos contacts dans des groupes 10 Conserver davantage de détails sur vos contacts 12 Recherche de contacts 13 Partager des informations avec d'autres utilisateurs 15 Copyright 2010 Sage Software, Inc. Tous droits réservés. Sage, les logos Sage, ACT! et les noms de produits et de services Sage mentionnés sont des marques déposées ou des marques commerciales de Sage Software, Inc. ou des ses entités affiliées. Toutes les autres marques commerciales appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

2 2 Sage ACT! 2011 Conseil : la fiche de référence rapide, accédée depuis Aide>Manuels en ligne, propose aussi des raccourcis et des conseils rapides pour l'utilisation de Sage ACT! 2011.

3 Découvrez l'espace de travail Plusieurs des tâches du Démarrage rapide abordées dans ce guide nécessitent que le démarrage soit effectué en cliquant sur les commandes de menu de la barre d'outils générale, la barre de navigation (Navbar) ou une barre d'outils de la vue. La barre de menus figure en haut de toutes les vues. Elle contient les menus et les commandes par défaut. En fonction de la vue, certaines commandes de menu sont actives et d'autres non. Certains éléments du menu de niveau supérieur changent en fonction de la vue. L'illustration est un exemple de barre de menu avec la vue Contacts ouverte. La barres d'outils générale figure en haut de toutes les vues. Elle possède de gros boutons pour les commandes les plus utilisées dans chaque vue Sage ACT!. Plusieurs boutons ont une flèche pointant vers le bas qui indique qu'il est possible de procéder à une sélection dans une liste d'options. Par exemple, si vous cliquez sur la flèche du bouton Nouveau, une liste d'options affiche pour les nouveaux éléments que vous pouvez ajouter à Sage ACT!. La barre de navigation (Navbar) est visible sur le côté gauche de chaque vue. Elle contient les boutons de navigation principaux pour ouvrir les vues, une fonction de recherche et une zone Actions liées spécifique à la vue. La zone Actions liées vous permet de voir facilement les tâches d'une vue et d'y accéder. L'illustration est un exemple de barre de navigation avec la vue Bienvenue ouverte. La barres d'outils de la vue figure en haut de toutes les vues. Elle affiche des commandes (outils) pour des tâches en rapport avec la vue. L'illustration est un exemple de barre d'outils de la vue Liste de contacts. Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs 1

4 2 Sage ACT! 2011 Conseil : pour regarder la vidéo d'une visite guidée de l'espace de travail, dans Page d'accueil, sous Vidéos recommandées, cliquez sur Espace de travail d'act!.

5 Pour tout savoir sur les bases de données Après avoir installé le logiciel, vous devez créer une base de données pour stocker des informations à propos des personnes que vous souhaitez suivre. À la première ouverture de l'application (après son enregistrement), vous êtes invité à créer une base de données ou à ouvrir une base de données existante. Procédez à une sélection pour créer la base de données. Dans la boîte de dialogue Nouvelle base de données, renseignez les champs afin de donner un nom à votre base de données, sélectionnez une devise et partagez-la avec d'autres personnes. (Pour plus d'informations relatives à la création d'une base de données, reportez-vous à l Aide.) Pour voir un exemple de bases de données personnalisées, vous pouvez ouvrir la base de données de démonstration, ACT2011demo, installée avec le logiciel. Vous pouvez consulter les exemples de contacts, de groupes, d'activités et les autres données incluses dans la base de données. Ouvrir la base de données de démonstration 1. Effectuez l une des opérations suivantes : Si vous n'avez pas de base de données ouverte : Quand la page Bienvenue dans ACT! s'affiche, sélectionnez Ouvrir une base de données existante, puis cliquez sur OK. Ou, dans la barre d'outils générale, cliquez sur Ouvrir une base de données. Si vous n'avez pas déjà de base de données ouverte : Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir une base de données. 2. Double-cliquez sur ACT2011demo.pad. 3. Si vous y êtes invité, connectez-vous en tant que Julien Leblanc. Aucun mot de passe n est requis. Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs 3

6 Importation de contacts Une fois votre base de données créée et ouverte, l'étape suivante consiste à y ajouter vos informations. Vous pouvez utiliser Microsoft Excel pour suivre vos contacts ou clients. Ou, vous pouvez suivre ces personnes dans MS Outlook. Vous pouvez acheter des listes en ligne. Dans la plupart des cas, vous pouvez facilement importer vos informations de contact à l'aide de l'assistant d'importation. Importer des contacts à partir d'une liste Excel à l'aide de l'assistant d'importation. Conseil : Excel doit être installé sur votre ordinateur pour le sélectionner comme source dans l'assistant d'importation. S'il n'est pas installé, vous devez modifier le fichier Excel dans un autre format tel que.csv ou.txt afin d'importer les données. Importer des contacts depuis une liste MS Excel Conseil : si la commande Importer du menu Fichier n'est pas disponible (s'affiche en grisé), ceci signifie que vous n'êtes pas configuré avec le rôle Administrateur. Consultez l'aide pour plus d'informations sur la procédure de configuration des rôles utilisateurs. 1. Créez ou ouvrez une base de données. 2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Importer. 3. Sur la page Bienvenue dans l'assistant d'importation, cliquez sur Suivant. 4. Sur la page Préciser la source : a. Dans la liste Vers quel type de fichier voulez-vous importer?, sélectionnez MS Excel. MS Excel doit être installé sur votre ordinateur pour qu'il s'affiche dans la liste de sélection des sources. b. Dans le champ Nom et emplacement du fichier, cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier. Cliquez sur Ouvrir. c. Si nécessaire, remplissez d'autres champs. d. Cliquez sur Suivant. 5. Sur la page Définition des types de fiches : Par défaut, les fiches de contact sont sélectionnées. Cliquez sur Suivant. 6. Sur la page Type d'importation : Conservez l'option par défaut Importation type, et cliquez sur Suivant. 7. Sur la page Fin de l'assistant Importation, cliquez sur Terminer. L'Assistant Importation traite les données importées. La vue Détails du contact s'ouvre pour afficher les données importées. 4 Sage ACT! 2011

7 Ajouter des contacts à la base de données Si vous n'avez pas de liste de contacts à importer, vous pouvez ajouter manuellement vos contacts ainsi que leurs informations à votre base de données. Ajouter vos contacts et leurs informations. Ajouter un contact 1. Dans la barre d'outils générale, cliquez sur la flèche située en regard de Nouveau, puis cliquez sur Contacts. Une fiche de contact vierge apparaît. Elle est appelée vue Détails du contact. 2. Saisissez ou sélectionnez des informations dans les champs. Appuyez sur la touche TABULATION pour naviguer entre les champs. Tapez les informations requises. Un champ avec une flèche contient une liste déroulante. Cliquez sur la flèche et sélectionnez un élément dans la liste, ou tapez une ou deux lettres dans le champ pour le remplir automatiquement avec un élément correspondant de la liste. Si un point d'exclamation s'affiche, vous devez modifier l'entrée du champ. Pour plus d'informations, placez le pointeur sur le point d'exclamation. Utilisez le champ ID/Statut pour grouper des contacts par catégories. Par exemple, vous avez peutêtre des catégories telles que Personnel, Vendeur ou Concurrent. Vous pouvez rechercher des contacts par ID/Status. 3. Pour vérifier les détails du nom du contact, cliquez sur le bouton Parcourir (...) du champ Contact. Cela permet de s'assurer que les noms, prénoms et titres du contact sont utilisés correctement lors de toute correspondance. Vous pouvez définir une préférence concernant les formules d appel. Pour plus d'informations, reportez-vous à l Aide. 4. Ajouter des informations via les onglets situés au bas de la vue Détails du contact. Vous pouvez mettre des documents en pièce jointe, ajouter une note sur le contact, et bien plus encore. Pour plus d'informations, reportez-vous à l Aide. La fiche de contact est automatiquement enregistrée lorsque vous passez à une autre fiche ou à une autre vue. Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs 5

8 Configuration des préférences de la messagerie Vous pouvez définir des préférences afin que le logiciel fonctionne comme vous le souhaitez. Vous pouvez : Sélectionner un système de messagerie. Modifier la façon dont votre calendrier s'affiche (couleurs, polices et plus encore). Sélectionner un traitement de texte à utiliser lorsque vous rédigez des lettres, tel que le traitement de texte fourni ou Microsoft Word. Certaines préférences sont configurées pour vous par défaut. Cependant, vous devez configurer la messagerie afin de pouvoir rédiger et envoyer des messages. Si vous utilisez actuellement MS Outlook comme programme de messagerie, vous pouvez l'utiliser avec Sage ACT! Configurer une messagerie avec MS Outlook. Pour plus d'informations à propos des systèmes de messagerie compatibles avec Sage ACT! 2011 et pour les étapes permettant de définir toutes les préférences, consultez l'aide. Configurer la messagerie avec MS Outlook 1. Dans la barre d'outils générale, cliquez sur la flèche située en regard de l'option , puis cliquez sur Préférences de messagerie. 2. Cliquez sur Configuration du système de messagerie. 3. L'Assistant Configuration de la messagerie s'affiche. Cliquez sur Suivant. 4. Sur la page a. Sélectionnez Microsoft Outlook. b. Cliquez sur Suivant. 5. Sur la page Carnets d'adresses pour la messagerie MS Outlook : a. Cliquez sur Ajouter pour ajouter la base de données comme carnet d'adresses dans MS Outlook. b. Dans la boîte de dialogue Ajouter/Modifier le carnet d'adresses, son nom (et pointeur de fichier.pad) doit par défaut s'afficher dans le champ Base de données ACT! si vous ne disposez qu'une seule base de données. Si vous en possédez plusieurs, sélectionnez-en une dans la liste. c. Le nom de l'utilisateur connecté doit s'afficher dans le champ Nom d'utilisateur. Sinon, tapez-le. d. Si un mot de passe est nécessaire, tapez-le dans le champ Mot de passe. e. Cliquez sur OK. 6. À l'invite du message pour redémarrer MS Outlook une fois l'opération terminée, cliquez sur OK. 7. Cliquez sur Suivant. 8. Sur la page Éditeur de messagerie : a. Dans le champ Sélectionner un éditeur de messagerie, Microsoft Outlook est sélectionné par défaut. Ceci signifie que vous allez utiliser MS Outlook comme client de messagerie. b. Cliquez sur Suivant. 9. Sur la page Historique des fiches d' Conservez les paramètres par défaut. Cliquez sur Suivant. 10. Sur la page Mise en pièce jointe d'un à des contacts ACT! : Conservez les paramètres par défaut pour mettre en pièce jointe des s à des contacts et pour créer ces contacts si ceux-ci sont introuvables en cas de correspondance avec MS Outlook. Cliquez sur Suivant. 11. Sur la page - Invitation aux activités : 6 Sage ACT! 2011

9 Conservez les paramètres par défaut pour la notification d'alarme pour les rendez-vous, la création d'une activité provenant d'une invitation à une réunion MS Outlook et la création d'un contact. Cliquez sur Suivant. 12. Cliquez sur Terminer. Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs 7

10 Suivre votre emploi du temps et gérer vos rendez-vous Dans Sage ACT! 2011, les rendez-vous, tels que les appels téléphoniques planifiés, les réunions, les tâches à réaliser sont appelés Activités. Sage ACT! 2011 offre plusieurs types d'activités par défaut, tels que réunion, appel, tâche à réaliser, que vous pouvez sélectionner selon vos besoins afin de planifier rapidement votre temps. Bien sûr, dans Sage ACT! 2011, vous avez toujours la possibilité de créer vos propres types d'activités pour les adapter à vos besoins. EXEMPLE : en début de journée, vous ouvrez Sage ACT! 2011 et vous consultez la Liste des tâches pour voir les tâches à réaliser et les activités planifiées de votre journée. L'une des tâches à réaliser consiste à planifier une réunion avec plusieurs personnes qui travaillent dans une société à laquelle vous espérez vendre des produits. Avant de planifier la réunion, vous consultez votre agenda pour voir si vous avez le temps d'assister à cette réunion et de vous rendre dans les locaux de la société. Vous avez le temps, alors vous appelez votre contact principal et vous planifiez la réunion. Pendant la planification de la réunion, vous choisissez d'envoyer une invitation icalendar aux participants. Vous savez que l'appel et la réunion sont désormais ajoutés à l'historique des participants (contacts) et de la société. Vous pouvez effacer la tâche à réaliser de la liste des tâches. Planifier une activité. Effacer une activité terminée. Planifier une activité 1. Dans la barre d'outils générale, sélectionnez Appel, Réunion, ou Tâche à réaliser. ou Pour planifier un autre type d'activité, tel que des congés ou une activité personnalisée, dans la barre d'outils globale, cliquez sur la flèche en regard de Nouveau, pointez sur Autre activité. Sélectionnez une activité dans la liste. (CONSEIL : lorsque vous créez des types d'activités personnalisés, ils s'affichent dans la liste Autre activité.) 2. Renseignez les champs dans chaque onglet de la boîte de dialogue Planifier l'activité pour sélectionner les participants, envoyez un d'invitation icalendar, indiquez les détails, joignez un document, etc. (Pour plus d'informations sur les champs et les onglets, reportez-vous aux «Planification d'activités» dans Aide.) 3. Cliquez sur OK. 4. Si l'on vous avertit d'un conflit de planification, résolvez-le. Effacer une activité de la liste des tâches 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Liste des tâches. 2. Cliquez sur la colonne à cocher dans la colonne Effacé pour l'activité. La boîte de dialogue Effacer l'activité apparaît. 3. Sélectionnez une option Résultats pour le résultat de l'activité. 4. Pour inclure les détails de l'activité dans l'historique, assurez-vous que l'option Ajouter de l'activité à l'historique est sélectionnée. Dans la zone de texte, modifiez les détails des activités, selon les besoins. 5. Cliquez sur OK. 8 Sage ACT! 2011

11 Communiquer avec vos contacts Vous pouvez communiquer de plusieurs manières avec vos contacts : , lettres, fax, téléphone (à l'aide du numéroteur), etc. Des modèles que vous pouvez utiliser sont fournis lorsque vous rédigez des s, des lettres, des mémos, des bulletins d'information et plus encore. Vous pouvez rédiger un document tel qu'une lettre pour un seul contact ou utiliser le publipostage pour rédiger un document pour plusieurs contacts. Rédiger et envoyer un message à un contact. Rédiger une lettre à un contact. Pour plus d'informations sur la configuration de l'envoi de fax, le numéroteur et le publipostage, reportez-vous à l'aide. Rédiger et envoyer un message 1. Dans la barre d'outils générale, cliquez sur la flèche en regard de l'option , puis cliquez sur Rédiger un . (Conseil : vous pouvez également cliquer sur l'adresse du contact.) La fenêtre de message s'affiche avec le nom du destinataire dans le champ À. 2. Pour envoyer une copie de l' à d'autres destinataires, procédez ainsi : a. Cliquez sur À ou Cc. b. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez des noms dans la liste de gauche. Cliquez sur À ou Cc pour ajouter les noms à la liste de droite. c. Cliquez sur OK. 3. Dans le champ Objet, saisissez une brève description du message. 4. Sélectionnez les options : Priorité, Créer un historique, Rendre l'historique privé ou un Accusé de réception. 5. Dans la zone de texte, saisissez votre message. 6. Pour mettre en forme le texte, cliquez sur le menu Mettre en forme. Sélectionnez HTML, puis mettre en forme le texte. (Vous ne pouvez pas mettre en forme du texte brut. Vous pouvez définir une préférence pour spécifier un format de texte par défaut.) 7. Pour insérer une signature, cliquez sur l'outil Insérer une signature. 8. Cliquez sur Envoyer. Ecrire une lettre pour un seul contact 1. Affichez la vue des détails du contact ou sélectionnez un contact dans la liste Contact. 2. Dans le menu Rédiger, cliquez sur Lettre. Les informations du contact, telles que le nom et l'adresse, s'affichent dans le document. 3. Tapez le texte dans le corps du document. Vous pouvez modifier le texte du modèle ou la mise en forme. 4. Cliquez sur l'outil Enregistrer. 5. Imprimer, télécopier, ou envoyer par le document. CONSEIL : vous pouvez créer et imprimer des étiquettes et des enveloppes comportant les informations du contact. Vous créez des étiquettes et des enveloppes à l aide du modèle de rapport. Pour plus d'informations, reportez-vous à l Aide. Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs 9

12 Organiser vos contacts dans des groupes Vous pouvez organiser vos contacts dans des groupes. Les groupes sont pratiques pour utiliser plusieurs contacts à la fois, par exemple pour envoyer des s, des bulletins d'information et d'autres types de correspondance. Vous pouvez créer des groupes de contacts «statiques», ce qui signifie que les contacts demeurent dans le groupe jusqu'à ce que vous les supprimiez du groupe. Vous pouvez également créer un groupe de contacts «dynamique» à l'aide des critères de requête. Avec une requête, un contact demeure dans le groupe aussi longtemps qu'il correspond aux critères de la requête. Vous pouvez créer un groupe avec des contacts statiques et/ou dynamiques. EXEMPLE DE GROUPE STATIQUE : créez un groupe avec vos camarades de golf ou avec les parents du groupe de covoiturage de votre fils. EXEMPLE DE GROUPE DYNAMIQUE : créez un groupe de tous les contacts qui sont clients et qui n'ont rien acheté chez vous au cours des six derniers mois. Nommez le groupe : Clients sans achats en six mois. Préparez une brochure sur un nouveau produit et l'envoyer à chacun des contacts de ce groupe. Une fois qu'un contact du groupe achète un de vos produits et que vous saisissez ces informations dans Sage ACT! 2011, l'historique est mis à jour et le contact est automatiquement supprimé du groupe. Créer un groupe dynamique de contacts à l'aide d'une requête. Ajouter dynamiquement des contacts à un nouveau groupe 1. Dans la barre d'outils générale, cliquez sur la flèche située en regard de Nouveau, puis cliquez sur Groupe. Une vue Détails du groupe vierge s'affiche. 2. Dans le champ Nom de groupe, saisissez un nom pour le groupe. Pour cet exemple, saisissez «Contacts en Hauts-de-Seine». 3. (Facultatif) Dans le champ Description, saisissez une brève explication pour vous aider à identifier le groupe. 4. Accédez au bas de la vue, et cliquez sur l'onglet Contacts. 5. Cliquez sur le bouton Ajout/Suppression de contacts. 6. Sous Membres dynamiques, cliquez sur le bouton Modifier les critères. 7. Dans la boîte de dialogue Critères de groupe, procédez comme suit pour sélectionner les critères afin de créer la requête : a. Dans le champ Type, conservez la sélection de contacts. b. Dans le champ Nom de champ, cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour sélectionner un champ dans la liste. Pour cet exemple, sélectionnez Département. c. Dans le champ Opérateur, cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour sélectionner un élément dans la liste. Pour cet exemple, sélectionnez l'opérateur Egal à (=). d. Dans le champ Valeur, cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour sélectionner un élément de la liste ou saisir une valeur. Pour cet exemple, sélectionnez «92». e. Cliquez sur le bouton Ajouter à la liste. Les critères de la requête sélectionnés sont affichés dans le volet central. f. Pour prévisualiser les contacts qui remplissent les critères et qui seront ajoutés au groupe, cliquez sur le bouton Aperçu. g. Cliquez sur OK pour ajouter les contacts en tant que membres du groupe. Dans la boîte de dialogue Ajouter/supprimer des contacts, les critères de requête s'affichent dans la section Membres dynamiques. 10 Sage ACT! 2011

13 8. Cliquez sur OK pour ajouter les contacts au nouveau groupe. (Si un message vous invite à enregistrer la requête, cliquez sur Non. Reportez-vous à l'aide pour plus d'informations à propos de l'enregistrement des requêtes.) Dans cet exemple, si le département d'un contact n'est plus «92», celui-ci est automatiquement supprimé du groupe. Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs 11

14 Conserver davantage de détails sur vos contacts La conservation de détails supplémentaires sur vos contacts est facilement réalisable à l'aide des onglets Notes, Historique et Documents. Ces onglets sont simplement une autre méthode permettant d'organiser toutes vos informations sur un contact, un groupe, une société ou une opportunité. EXEMPLE : après la fin d'une réunion, vous pouvez ajouter des notes relatives à des éléments d'action pendant que vous les avez bien en tête. Pendant une pause au cours de cette réunion, vous avez reçu et répondu à un message texte provenant d'un autre contact. Vous souhaitez ajouter un historique au message texte de la fiche du contact afin de pouvoir disposer de ces informations. Vous avez reçu un document d'un autre contact, de sorte que vous pouvez joindre cet élément à l'onglet Documents du contact. Ajouter une note, un historique et un document un contact. Ajouter une note 1. Dans la barre d'outils générale, cliquez sur Note. 2. Sélectionnez ou saisissez de nouvelles informations ou conservez les informations par défaut. 3. Dans la grande zone de texte sous les boutons de mise en forme, saisissez les détails de la note. 4. Cliquez sur OK. Ajouter un historique 1. Dans la barre d'outils générale, cliquez sur Historique. 2. Dans le champ Type, sélectionnez le type d'historique. 3. (Facultatif) Dans le champ Résultat, sélectionnez ou saisissez le résultat de l'action. 4. Dans le champ Contact, tapez un nom de contact, ou cliquez sur le bouton Contact pour le sélectionner dans la liste. 5. Dans les champs Date, Heure et Durée, conservez les entrées par défaut ou entrez de nouvelles informations. 6. Dans le champ Concernant, sélectionnez ou saisissez l'objet de l'historique. 7. Dans la zone de texte Détails sous les boutons de mise en forme, saisissez les détails de l'élément d'historique. 8. Cliquez sur OK. Ajouter un document 1. Afficher une vue Détails pour un contact. 2. Cliquez sur l'onglet Documents. 3. Cliquez sur Ajouter un document, puis sélectionnez Fichier ou Raccourci. 4. Parcourez l'arborescence pour localiser le document à joindre, puis cliquez sur Ouvrir. 12 Sage ACT! 2011

15 Recherche de contacts Quelles informations recherchez-vous (un contact, une note, toutes les personnes correspondant à une catégorie)? Quelles informations devez-vous utiliser (une partie du nom, une date)? Il existe plusieurs manières de rechercher et d'utiliser les résultats de la recherche. EXEMPLE 1 : vous vous rappelez une partie du nom du contact. Vous pouvez utiliser une recherche et sélectionner une liste d'opérateurs qui définissent des conditions telles que Commence par, Ne contient pas, et plus encore afin de centrer votre recherche. EXEMPLE 2 : vous vous rappelez des informations que vous avez saisies, telles que «proposition de vente» alors que vous n'êtes pas en mesure de vous rappeler le nom du contact. Vous pouvez rechercher le mot clé «proposition». Trouver des contacts à l'aide d'une recherche. Rechercher des contacts à l'aide d'un mot-clé. Trouver des informations à l'aide d'une recherche 1. Dans la barre d'outils générale, cliquez sur Rechercher. La boîte de dialogue Rechercher [Type de fiche] s'affiche et le contenu de la liste Champ revient par défaut à la vue que vous avez affichée. Par exemple, si vous avez affiché la liste de contacts, la liste Champ s'ouvre pour afficher les champs des contacts. 2. Dans la liste Champ, sélectionnez un champ à rechercher. 3. Dans le champ du milieu, conservez la condition de recherche par défaut ou sélectionnez-en une autre. Selon votre sélection de champ, le champ central contient une condition suggérée, telles que Contient ou Egal à. 4. Dans le champ restant, saisissez les informations à rechercher ou sélectionnez un élément dans la liste. La liste est renseignée avec les valeurs les plus récemment utilisées des recherches réussies. 5. Cliquez sur OK. Si la recherche aboutit à plusieurs fiches, une liste s'affiche. Si la recherche aboutit à une fiche, une vue détaillée s'affiche. Si la recherche n'aboutit pas à une fiche, un message s'affiche avec des options permettant de procéder de nouveau à la recherche, de créer une nouvelle fiche ou de fermer la recherche. Recherche par mot-clé 1. Dans la barre d'outils générale, cliquez sur la flèche située en regard de Rechercher, puis sélectionnez Recherche par mots-clés. 2. Dans le champ Rechercher, saisissez le mot ou l'expression à rechercher. 3. Dans la zone Rechercher ces fiches : a. Dans la zone Type de fiches - par défaut, l'option de recherche Toutes les fiches est sélectionnée. Pour restreindre la recherche à un type de fiche spécifique, sélectionnez-le dans la liste. b. Si vous avez sélectionné un type de fiche différent de Tout, sélectionnez une option de fiche source à rechercher. 4. Dans la zone Rechercher dans, par défaut, tous les éléments à rechercher sont sélectionnés. Pour restreindre la recherche, décochez les cases des éléments que vous ne souhaitez pas rechercher. 5. Cliquez sur Rechercher maintenant. Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs 13

16 Si la recherche trouve le mot-clé dans plusieurs fiches, une liste s'affiche dans le volet Résultats de la recherche. Un compteur d'état situé en bas affiche le nombre de fiches. Si la recherche ne trouve pas de fiches, un message s'affiche. Cliquez sur Nouvelle recherche pour réinitialiser tous les champs et procéder à une nouvelle recherche. 6. Pour une recherche réussie, procédez de la manière suivante : Pour ouvrir une fiche depuis les résultats de la recherche, double-cliquez dessus. Pour créer un ensemble de fiches (une recherche) de tous les résultats de la recherche, cliquez sur Créer une recherche. 14 Sage ACT! 2011

17 Partager des informations avec d'autres utilisateurs Vous avez saisi des informations dans votre base de données. Maintenant, vous souhaitez partager certaines d'entre-elles avec d'autres personnes, éventuellement des personnes qui n'ont pas accès à Sage ACT! Cela est facilement réalisable. Vous pouvez exporter des informations à partir de plusieurs vues, appelées vues des listes, dans Excel. Vous pouvez imprimer de nombreux éléments, comme des vues, des listes, des rapports, un carnet d'adresses, des calendriers et des étiquettes et des enveloppes. Exporter des données vers MS Excel. (MS Excel doit être installé sur votre ordinateur.) Imprimer un carnet d'adresses et votre agenda. Pour plus d'informations sur les éléments que vous pouvez imprimer, reportez-vous à l'aide. Conseil : dans la plupart des cas, le mode d'impression le plus simple consiste à utiliser l'outil Impression rapide de la barre d'outils. Cela imprime la vue actuellement affichée. Exporter des données vers MS Excel 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Contacts. Ensuite, cliquez sur Vue de liste. 2. (Facultatif) Cliquez sur l'outil Personnaliser les colonnes de la barre d'outils de la vue pour personnaliser les colonnes pour que les données s'affichent dans l'ordre souhaité. 3. Dans la barre d'outils de la vue, cliquez sur l'outil Exporter vers MS Excel. Dans MS Excel, le titre et l'ordre des colonnes de la liste exportée sont conservés. Vous devrez peut être sélectionner la feuille de calcul dans la barre des tâches. Imprimer un carnet d'adresses de contacts 1. Créer une recherche de contacts à inclure dans le carnet d'adresses. (Reportez-vous à la section «Rechercher des contacts» pour les étapes permettant de créer une recherche.) 2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer. 3. Dans la liste Typed'impression, sélectionnez Carnet d'adresses. 4. Dans la liste Type de papier, sélectionnez le type de papier. 5. Pour afficher un aperçu du carnet d'adresses, cochez la case Activer l'aperçu. 6. Pour inclure des données d'autres champs et définir les options, cliquez sur le bouton Options. Sélectionnez les options de votre choix. 7. Cliquez sur Imprimer. 8. Dans la boîte de dialogue Imprimer, dans la liste Nom, sélectionnez une imprimante. 9. Cliquez sur OK. Imprimer un agenda 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Agenda. 2. Sélectionnez la vue de l'agenda à imprimer (Aujourd'hui, journalière, hebdomadaire, mensuelle). 3. Dans la barre d'outils de la vue, cliquez sur l'outil Imprimer. 4. Dans la boîte de dialogue Options d'impression rapide, modifiez les options par défaut relatives à l'orientation et à la taille de la page ou modifiez les options selon vos besoins. Cliquez sur OK. 5. Si une boîte de dialogue Imprimer s'affiche, sélectionnez une imprimante ou conservez l'imprimante par défaut, puis cliquez sur OK. Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs 15