La dématérialisation. Jeudi 25 octobre 2012

Transcription

1 La dématérialisation Jeudi 25 octobre 2012

2 Sommaire 2 1. Vouloir n est pas suffisant 2. Une revue du processus concerné est indispensable 3. La panoplie du possible est grande 4. La dématérialisation ne peut pas être une démarche nombriliste

3 1. Chorus : sa mise en place porte la dématérialisation Le workflow est par nature dématérialisé Vouloir n est pas suffisant 3 Achats Gestion des marchés Budget Engagement juridique Service fait Demande de paiement Mise en paiement Ouverture des ressources PLF /LFI Mise à disposition des ressources Réallocation de ressources Blocages et mises en réserves Délégation de gestion et DIS Intégration des comptabilités Comptabilité Auxiliaire (Fournisseurs / Clients / Immobilisations / Stocks) Comptabilité d Analyse des coûts Comptabilité Générale Comptabilité Budgétaire Gestion des immobilisations Entrée d une immobilisation Inventaire immobilier Suivi d un projet Amortissements / Dépréciations / Réévaluation Sortie d une immobilisation Programmation Recettes non fiscales Engagement de tiers Facture client (Titre de recette) Recouvrement dans REP Rapprochement automatique

4 1.La qualité de la dématérialisation s apprécie à l examen du processus - Focus sur la chaîne de la dépense CHORUS PLACE (plateforme interministérielle des marchés) Vouloir n est pas suffisant 4 Chorus Formulaires Marchés Chorus cœur Applications ministérielles de gestion Expression de besoin Demande d achat approvisionnement C Bon de commande Demande d Achat Commande Réception Service fait Certif. du service fait Service fait Chorus Factures Factures Demande paiement Demande Paiement Factures électroniques Paiements BF Carte achats (BNP)

5 2. Dépense / achat : une nouvelle organisation financière D E M A T E R I A L I S A T I O N Services prescripteurs Maîtrise de l allocation des ressources budgétaires, pilotage des crédits décident de la dépense Exprime son besoin via le portail Chorus formulaires Centre de Services Partagés (C.S.P.) Traite et valide l engagement juridique dans l outil Chorus Traite et certifie le service fait dans Chorus qui vaut ordre de payer 2 1 Valide l EJ Atteste le service fait Certifie le service fait Service Dépense en mode facturier Saisie et contrôle des factures (cohérence EJ SF Factures) mise en paiement Bon de commande 3 8 Marchandises et/ou prestations Fournisseurs Transmission Factures 7 5 Une revue du processus concerné est indispensable

6 2.Toute mise en place d une solution dématérialisée nécessite la remise à plat du processus Service facturier «papier» Service facturier «démat.» 6 Ouverture du courrier Identification des factures Accès à la liste de travail «dématérialisée» des dossiers en instance Tri des factures à traiter Répartition par agent Critères de répartition des factures Une revue du processus concerné est indispensable

7 3. L offre de services au sein du SIFE 7 Offre de services INTERFACES Offre de services FORMULAIRES - Etats de frais - Demandes d achat - Service fait - Subventions - Gestion des stocks - Recettes non fiscales - DSO - Demandes de paiement - Commandes - Gestion des bourses - / Dépense Budget Recettes Compta - Expression de besoin - Demande d achat - Service fait -Subvention -DSO -Prescription de justice - / Offre de services produits Chorus Déplacements- Temporaires La panoplie du possible est grande Chorus factures

8 3. Chorus Déplacements Temporaires 8 Agences de voyages SI agence de voyages Outil de réservation en ligne Autres fournisseurs Partenaire Financier (carte logée) SI Partenaire financier 1. Réservation / Achat de prestation / Bons de commande 2. Intégration de ROP dématérialisé carte logée Ordre de mission 3. Production Demande de paiement de la dépense CHORUS 1. Calcul des indemnités de déplacements 2. Saisie des frais 3. Production des Etats de frais Dématérialisés EF Fonction Achat : Echanges dématérialisés disponibles «nativement» dans la solution. La panoplie du possible est grande Paiement EF : Echanges dématérialisés disponibles «nativement» dans la solution.

9 4. La dématérialisation et les acteurs AMMs 9 Agent Fournisseur Carte Achat Chorus Factures Chorus DT Dépense Recettes Budget Compta Référentiels externes Chorus Formulaires PLACE Xemelios CDG-D La panoplie du possible est grande Juge des comptes

10 4. La dématérialisation ne peut être une démarche nombriliste 10 Exemple : Chorus factures Fourn A Fourn B Données de facturation Opérateur de démat 1 CONCENTRATEUR Fourn C Opérateur de démat 2 Format AIFE CONCENTRATEUR DE FACTURES SI CHORUS Fourn D Format AIFE Fourn E Format AIFE PORTAIL DE DEPOT Format AIFE Portail de consultation Fourn F Données de facturation PORTAIL DE SAISIE La panoplie du possible est grande

11 Quelques ordres de grandeur. 11 Type Nb de pages Nb de Formulaire Chorus Compte de gestion Carte Achat Bourses Pièces de marchés Total Plus de 57 millions de pages dématérialisées depuis le lancement de Chorus de pièces justificatives. L ensemble des documents dématérialisés représentent 67,9 millions de pages 7469 mètres de hauteur (9 fois la tour Burj Khalifa) 339 tonnes de papier (à peu près le poids d un airbus A380) 6450 arbres adultes (65 ha de forêt)

12 Orientations 12 L AIFE renforcera en 2013 ses efforts visant à étendre la dématérialisation : Valider en grandeur nature le fonctionnement en mode «tout électronique» des services facturiers et CSP pilotes au travers de la numérisation en masse des factures Assurer la dématérialisation des achats dès le premier demandeur/prescripteur : extension du périmètre de Chorus-Formulaires un maximum d acteurs doit se trouver au sein de la chaine de travail dématérialisée Etendre les outils disponibles pour les acheteurs en amont (Orme, outil de préparation des pièces de marchés interfacée avec PLACE) et en aval (Outil d analyse des achats) Assurer les relations dématérialisées avec les fournisseurs sur tout le cycle de la dépense : cela passe par la dématérialisation de la commande après celle des marchés et des factures.

13 La dématérialisation est un vecteur potentiel o d amélioration de la qualité comptable, o de diminution des délais de traitement, o de réduction des coûts. 13 C est un vecteur essentiel d optimisation des circuits comptables, mais il requiert de la volonté, de l énergie, une remise à plat du processus un changement culturel de l ensemble des acteurs.