GUIDE D UTILISATION. «Travaux de reprographie» Opérateur, Opérateur BAV

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1 «Travaux de reprographie» Opérateur, Opérateur BAV Mise à jour : janvier 2005

2 Table des matières BIENVENUE...3 CONNEXION A SD-REPRO...4 OUVERTURE ET FERMETURE D UNE CONNEXION...4 VERROUILLAGE DE LA CONNEXION...4 LES TACHES DE L OPERATEUR...5 LE LANCEMENT DES IMPRESSIONS...6 LES IMPRESSIONS EN COURS...10 LES TACHES DE L OPERATEUR BAV...13 LE TRAITEMENT DES «BON A VISUALISER» (BAV)...14 SUIVRE SES DOSSIERS...17 ACCEDER AUX INFORMATIONS DE SUIVI D UN DOSSIER...17 LES INFORMATIONS DE SUIVI D UN DOSSIER...22 Rubrique «Déroulement»...22 Rubrique «Description»...23 Rubrique «Détails»...23 ANNEXE QUESTIONS FREQUENTES...24 UN DEMANDEUR PEUT-IL NE PAS DONNER SUITE A UN BAT?...24 QUE SIGNIFIE «LA DATE DE LIVRAISON SOUHAITEE»?...24 page 2

3 Bienvenue SD-Repro est une application accessible au moyen d un simple navigateur Web. SD-Repro permet à un opérateur de : lancer l impression d une demande de travaux, lancer la réalisation d un «Bon à Tirer» (BAT) demander des modifications de la demande, suivre les travaux en cours d impression, laisser des travaux en cours à d autres opérateurs en leur laissant des consignes, clôturer la réalisation d une demande et saisir les indicateurs de volumes produits, SD-Repro permet à un opérateur de BAV de : lancer la réalisation d un «Bon à Visualiser», demander des modifications associées à la réalisation du BAV, demander la validation du BAV. Important : L utilisation de SD-Repro se veut simple et intuitive. Toutefois, l utilisateur doit se montrer attentif à une règle concernant la navigation : l utilisation du bouton de retour en arrière est à proscrire. Cette contrainte est due à la génération dynamique des pages Web. page 3

4 Connexion à SD-Repro Ouverture et fermeture d une connexion Pour se connecter à SD-Repro : Ouvrez une fenêtre du navigateur. Saisissez l adresse HTTP permettant d accéder à la page de connexion de SD-Repro. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe Validez en cliquant sur le bouton «Accéder» Pour se déconnecter de SD-Repro : Cliquez sur le bouton «Quitter» du bandeau de SD-Repro. Remarques : L identifiant et le mot de passe sont sensibles aux majuscules et aux minuscules. Verrouillage de la connexion Au bout de 60 minutes, si vous n avez effectué aucune action, votre connexion est verrouillée. Une page pour vous reconnecter à nouveau vous sera proposée. Figure. 1 écran affiché lorsque la connexion a été vérouillée. page 4

5 Les tâches de l opérateur SD-Repro met à disposition des opérateurs, trois corbeilles pour le traitement des impressions : «Corb opérateur» et «Perso opérateur» respectivement la corbeille commune et la corbeille personnelle pour lancer l impression d une demande. «Impressions en cours» pour relancer une impression, la clôturer ou la laisser à d autres opérateurs avec une consigne. La corbeille commune contient l ensemble des tâches proposées au groupe d opérateurs. Lorsqu un opérateur consulte une des tâches, elle lui est automatiquement assignée. Elle disparaît de la corbeille commune et apparaît dans sa corbeille personnelle. S il décide de ne pas la traiter, il peut la remettre dans la corbeille commune. Pour remettre une tâche dans la corbeille commune Sélectionner l option «Remettre la tâche dans la corbeille», Cliquer sur le bouton «Valider». Remarques : Les corbeilles n apparaissent que si des tâches vous sont affectées. Un compteur indique le nombre de tâches. page 5

6 Le lancement des impressions Les nouvelles tâches «Lancer les impressions» sont proposées systématiquement dans la corbeille commune «Corb opérateur». Depuis cette tâche, vous pouvez : Lancer les impressions demandées Demander des modifications, si vous rencontrez des problèmes pour l impression des travaux : fichier illisible, problèmes de polices, de marge, Figure. 2 corbeille «Corb opérateur» La liste des tâches de la corbeille «Corb opérateur» présente les informations suivantes : «Tâche» Libellé de la tâche proposée. «Dossier» Identifiant unique du dossier. «Echéance» Date de livraison. «Priorité» Priorité de traitement définie par le superviseur. «Phase» Phase de la production : production ou BAT page 6

7 «Volume» Volume total à produire. «Format Support Finitions» Informations sur le format, le support et les finitions. «Fichier joint» Indicateur signifiant la présence d un fichier joint. «Instructions superviseur» Indicateur signifiant la présence d instructions pour la réalisation de la demande. Remarques : La corbeille «Perso opérateur» est identique à la corbeille «Corb opérateur». page 7

8 Pour lancer les impressions : Cliquez sur le lien «Lancer les impressions». La tâche vous est automatiquement affectée (voir page 5). Figure. 3 onglet «Impression» de la tâche «Lancer les impressions» Cliquer sur le bouton «Imprimer» de la zone «Imprimer le bordereau de livraison :» pour visualiser et imprimer le bordereau de livraison qui contient tous les paramètres de la demande de travaux. Lancer l impression du ou des documents. Les document à imprimer peuvent être de nature différente : papier ou électronique. Dans le cas de documents électroniques, ils peuvent être produits et envoyés par l utilisateur de deux manières : «joint par l utilisateur» «issu du port monitor» Le ou les documents ont été produits par l utilisateur et joint à la demande. Le choix du format du fichier est ouvert. Il est natif ou imprimable. Le document a été produit par le driver de SD- Repro et associé à la demande. Le choix du format du fichier est déterminé. Il est imprimable. page 8

9 «document référencé» Le document a été validé et référencé par le centre de reprographie. Le format du fichier dépend du choix du centre de reprographie. Deux méthodes d impression sont disponibles : Méthode 1 : Cliquez sur le bouton «Ouvrir» pour télécharger le fichier et l ouvrir sur votre poste. Vous pouvez visualisez, traiter et imprimer le document avec les outils disponibles sur votre poste. Méthode 2 : Sélectionnez une file d impression dans la liste «Impression» et cliquez sur le bouton «Imprimer» pour envoyer le fichier directement dans la file d attente. Le bouton «Suivi» permet de visualiser l état de la file d attente. Ces deux méthodes d impressions sont généralement utilisées de la manière suivantes : Méthode 1 Méthode 2 «joint par l utilisateur» Conseillée Si le serveur d impression le permet «issu du port monitor» Si des traitements sont nécessaires Conseillée «document référencé» Dépend du format d archivage Dans le cas d un document papier, la méthode de production est indépendante de SD-Repro. Sélectionnez, dans l onglet «Terminer», l option «Tâche terminé». Cliquez sur le bouton «Valider». Pour demander une modification au demandeur Sélectionnez l option «Retourner la demande au client» dans l onglet «Terminer», Saisissez les modifications souhaitées, Cliquez sur le bouton «Valider». page 9

10 Les impressions en cours Lorsque la tâche «Lancer les impressions» est terminée, le dossier est accessible dans la corbeille «Impressions en cours» de l opérateur ayant lancé les impressions. Depuis cette corbeille, vous pouvez : Clôturer un dossier, Relancer une impression, Visualiser les consignes associées à l impression, Transférer une impression en cours dans la corbeille commune en laissant des consignes à l attention de l opérateur qui continuera le travail. Figure. 4 corbeille «Impressions en cours» page 10

11 Pour clôturer une impression : Cliquez le bouton «Clôturer» du dossier que vous souhaitez clôturer. Une fenêtre de saisie des indicateurs de volumes est affichée. Saisissez les indicateurs de volumes produits. Cliquez sur le bouton «Clôturer». Pour relancer des impressions : Cliquez sur le bouton «Relancer». Une fenêtre identique à la tâche «Lancer les impressions» s affiche. Suivez les instructions de la méthode «Pour lancer les impressions» pour imprimer à nouveau. Fermez la fenêtre. Pour transférer un travail en cours dans la corbeille «Corb opérateur» Cliquez sur le bouton «Saisir». Une fenêtre de saisie des consignes s affiche. Saisissez les consignes destinées à l opérateur qui reprendra le travail en cours. Cliquez sur le bouton «Transmettre». Une tâche «Finir les impressions» est proposée pour ce dossier dans la corbeille «Corb opérateur». page 11

12 Pour continuer un travail transmis avec des consignes Cliquez sur le lien «Finir les impressions», dans la corbeille «Corb opérateur». La tâche vous est automatiquement affectée (voir page 5). Les consignes laissées par l opérateur sont affichées dans l onglet «Impression». Sélectionnez, dans l onglet «Terminer», l option de votre choix en fonction des consignes et de l état des impressions que vous reprenez : «Impression terminée / Clôturer l impression» si les travaux sont terminés. Saisissez alors les volumes associés. «Mettre cette impression dans la liste de vos impressions en cours» si vous les traitez ultérieurement. «Laisser la tâche dans la corbeille» si vous ne les traitez pas. Figure. 5 Onglet «Terminer» de la tâche «Finir les impressions» Cliquez sur le bouton «Valider». page 12

13 Les tâches de l opérateur BAV SD-Repro met à disposition des opérateurs BAV, deux corbeilles : «Corb opérateur BAV» et «Perso opérateur BAV» respectivement la corbeille commune et la corbeille personnelle pour le traitement des «Bon à Visualiser» (BAV). La corbeille commune contient l ensemble des tâches proposées au groupe d opérateurs BAV. Lorsqu un opérateur BAV consulte une des tâches, elle lui est automatiquement assignée. Elle disparaît de la corbeille commune et apparaît dans sa corbeille personnelle. S il décide de ne pas la traiter, il peut la remettre dans la corbeille commune. Pour remettre une tâche dans la corbeille commune Sélectionner l option «Remettre la tâche dans la corbeille», Cliquer sur le bouton «Valider». Remarques : Les corbeilles n apparaissent que si des tâches vous sont affectées. Un compteur indique le nombre de tâches. page 13

14 Le traitement des «Bon à Visualiser» (BAV) Lorsque le document est complexe et nécessite des travaux d imposition, le demandeur ou le superviseur peuvent demander la réalisation d un «Bon à Visualiser», épreuve électronique représentant l imposition du document. Les nouvelles tâches «Faire un BAV» sont proposées systématiquement dans la corbeille commune «Corb opérateur BAV». Remarques : La corbeille «Perso opérateur BAV» est identique à la corbeille «Corb opérateur BAV». page 14

15 Pour réaliser un BAV : Cliquez sur le lien «Faire un BAV». La tâche vous est automatiquement affectée (voir page 5). Figure. 6 Onglet «BAV» de la tâche «Faire un BAV» Cliquez sur le lien «Demande de travaux complète» pour visualiser la demande. Cliquez sur le bouton «Ouvrir document joint» pour récupérer le fichier contenant le ou les documents et l enregistrer sur le poste de travail. Sélectionnez l option «Enregistrer les informations saisies et mettre en attente cette tâche» dans l onglet «Terminer». Cliquez sur le bouton «Valider». La tâche est mise en attente. A présent, vous pouvez traiter le ou les documents pour réaliser l imposition sur votre poste de travail et créer le BAV. page 15

16 Pour fournir un BAV pour validation au demandeur : Cliquez sur le lien «Faire un BAV» dans la corbeille «Perso opérateur BAV». La tâche est affichée (voir Figure. 6 ). Cliquez sur le bouton «Parcourir» et sélectionnez le fichier contenant le BAV. Saisissez éventuellement des remarques dans le champ «Remarques :». Sélectionnez l option «Transmettre le BAV pour validation client» dans l onglet «Terminer». Cliquez sur le bouton «Valider». Le BAV est transmis au demandeur pour validation. Pour demander une modification au demandeur Sélectionnez l option «Retourner la demande au client» dans l onglet «Terminer». Saisissez les modifications souhaitées. Cliquez sur le bouton «Valider». page 16

17 Suivre ses dossiers Accéder aux informations de suivi d un dossier Il existe trois manières d accéder aux informations de suivi d un dossier. Pour accéder aux informations d un dossier en cours depuis une tâche Dans les listes de tâches des corbeilles et dans les interfaces de traitement des tâches, vous pouvez accéder aux informations du dossier en cliquant sur l icône dossier. Pour accéder aux informations d un dossier en cours depuis «Suivi des dossiers» : Cliquez sur le menu «Suivi des dossiers», Cliquez sur le sous menu «Dossier en cours» Cliquez sur la catégorie choisie, Cliquez sur le numéro du dossier pour consulter les informations (voir Figure. 9 ). Pour accéder aux informations d un dossier terminé SD-Repro gère un très grand nombre de dossiers qui ont été créés par de multiples utilisateurs. Plusieurs modes de recherche sont proposés : Cliquez sur le menu «Suivi des dossiers», page 17

18 Sélectionnez dans le sous menu «Rechercher» le mode de recherche souhaité. Figure. 7 Liste des recherches. Mode de recherche Autorisé pour Champ d application de la recherche «des dossiers que vous avez créés» «les dossiers auxquels vous avez participé» Tout utilisateur Tout utilisateur sur tous dossiers dont vous êtes l initiateur. sur tous dossiers auxquels vous avez participé. «des tâches» Coordinateur sur toutes tâches. «des alarmes détectées sur des services» «des dossiers en tant que coordinateur» Coordinateur Coordinateur sur toutes les alarmes émises associées à un service (suppression des documents, ) sur tous dossiers. Cette option permet d agir sur les dossiers (annulation) et sur les tâches associées (annulation, réaffectation, reprise). page 18

19 Renseignez les critères correspondant aux dossiers recherchés Figure. 8 La recherche des dossiers. page 19

20 Les différents critères de recherches sont : «Etat» Les dossiers peuvent être «En cours», «Terminés» ou «Interrompus». Les états sont ordonnés de la sorte : «Dossiers en cours» < «Dossiers terminés» < «Dossiers interrompus». Vous pouvez utiliser les opérateurs logiques pour réaliser une recherche sur ce critère. «Catégorie» Les dossiers sont classés en catégorie. Vous pouvez sélectionner la catégorie de votre choix. «N du dossier» Les dossiers sont identifiés par un numéro unique de dossier. Si vous renseignez ce critère, vous devez saisir le numéro exact du dossier. «Référence» Lorsque les dossiers comportent une référence, vous pouvez utiliser les caractères génériques suivants pour réaliser une recherche :? pour un caractère quelconque et * pour un ensemble de caractères. «Date de création» Les dossiers ont une date de création. Vous pouvez utiliser les opérateurs logiques pour réaliser une recherche sur ce critère. «Date de fin» Les dossiers ont une date de fin. Vous pouvez utiliser les opérateurs logiques pour réaliser une recherche sur ce critère. «Initiateur» Disponible dans certains modes de recherche seulement. Permet de définir la personne (nom de login) qui a créé les dossiers. «Acteur participant» Permet de rechercher des dossiers dans lesquels la personne précisée (nom de login) a participé. «Responsable» Non implémenté page 20

21 Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Le résultat de la recherche est une liste de dossiers qui satisfont à tous les critères que vous avez renseignés. Si un critère n est pas précisé, toutes les valeurs de ce critère sont prises en compte. Cliquez sur le numéro du dossier pour consulter les informations (voir Figure. 9 ). page 21

22 Les informations de suivi d un dossier En cliquant sur le numéro de dossier recherché, une fenêtre qui contient trois rubriques s affiche («Déroulement», «Description», «Détails»). Figure. 9 Exemple de suivi d un dossier. Rubrique «Déroulement» Cette rubrique affiche le déroulement complet du dossier sélectionné (voir Figure. 9 ). «Etape» Nom de l étape. Elle peut contenir un lien pour accéder à des informations complémentaires. «Acteur» Identifiant de l acteur qui a en charge l étape. «Etat» Indicateur de l état de l étape : «fait», «non fait», «réaffecté», «annulé». page 22

23 «Proposée le» Date à laquelle l étape a été proposée pour réalisation «Echéance tâche» Date d échéance de l étape. Elle ne concerne que quelques étapes pour lesquelles une date limite de réalisation est requise. «Terminée le» Date à laquelle l étape a été terminée Rubrique «Description» Cette rubrique affiche les informations spécifiques au dossier. Rubrique «Détails» Cette rubrique regroupe tous les informations de détails du dossier. Figure. 10 Exemple de rubrique «Détails». page 23

24 Annexe Questions fréquentes Un demandeur peut-il ne pas donner suite à un BAT? Oui. Suite à la réception de son BAT, le demandeur peut ne pas donner suite à la demande. Que signifie «la date de livraison souhaitée»? La date de livraison souhaitée est la date souhaitée par le demandeur pour le retour de ses travaux. Dans l analyse de la demande, les délais de réalisation et les délais d acheminement sont pris en compte par le superviseur. page 24