Construire une feuille de calculs (suite)

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1 Cnstruire une feuille de calculs (suite) 1. La mise en frme cnditinnelle La mise en frme cnditinnelle permet de mdifier certains paramètres du frmat d une cellule lrsque le cntenu de la cellule satisfait une cnditin. Par exemple, n peut demander à Excel d encadrer autmatiquement les résultats d un examen supérieurs u égaux à 90%. Les paramètres du frmat que l n peut mdifier snt : La plice (type de plice, style, culeur,...) La brdure Le mtif (culeur de l arrière-plan d une cellule) Pur mdifier la mise en frme cnditinnelle d une cellule u d un grupe de cellules il faut dans un premier temps sélectinner les cellules à l aide de la suris : Maintenez la tuche CTRL enfncée pur sélectinner plusieurs plages puis, utilisez le menu Mise en frme cnditinnelle de la zne Style, dans l nglet Accueil. Il existe plusieurs façns d appliquer une mise en frme cnditinnelle. La façn la plus suple est de chisir Nuvelle règle, puis Appliquer une mise en frme uniquement aux cellules qui cntiennent. Excel affiche alrs la bîte de dialgue suivante : Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 1 de 15

2 Dans un deuxième temps, il faut chisir le type de cnditin à évaluer. Les types de cnditins dispnibles snt : Cmprise entre Nn cmprise entre Égale à Différente de Supérieure à Inférieure à Supérieure u égale à Inférieure u égale à Par exemple, si l n désire encadrer les ntes supérieures u égales à 90%, il faut sélectinner le type de cnditin «Supérieure u égale à». Dans un trisième temps, il faut entrer les valeurs qui servirnt de brnes à l évaluatin de la cnditin. Dans le cas qui nus cncerne, nus devns entrer la valeur 90%. Finalement, il faut mdifier la mise en frme à l aide du butn «Frmat...» et mdifier la brdure de la cellule. Et vilà le résultat : Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 2 de 15

3 On peut superpser plusieurs mises en frme cnditinnelles, simplement en en ajutant d autres à une même plage. Par exemple, si n désire mettre en ruge les résultats inférieurs à 60% tut en cnservant encadrées les ntes supérieures à 90%, n dit sélectinner de nuveau les cellules cntenant les ntes et ajuter une nuvelle mise en frme cnditinnelle tel qu n l a fait précédemment. Dans ce casci le type de cnditin sera «Inférieure à» et la valeur de brne 60%. Vici le résultat final: Cette façn de faire est la plus semblable à la méthde utilisée par des versins d Excel antérieures. À partir d Excel 2007, plusieurs nuvelles fnctinnalités nt été ajutées afin de simplifier l applicatin de mises en frmes cnditinnelles u pur en amélirer les pssibilités. En effet, le menu Mise en frme cnditinnelle est le suivant : Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 3 de 15

4 La première ptin est un raccurci qui permet de prduire le même effet que celui qu n a btenu dans ntre exemple précédent. On peut mettre en évidence les cellules crrespndant à certains critères, seln la valeur qu elles cntiennent. La deuxième ptin permet de mettre en évidence les X valeurs les plus hautes, les plus basses, les valeurs inférieures u supérieures à la myenne, etc. Autrement dit, elle permet de mettre en évidence plusieurs cellules qui sernt autmatiquement identifiées en fnctin de leur relatin avec le grupe. Les tris ptins suivantes permettent d appliquer autmatiquement des mises en frmes cnditinnelles mettant les cellules en rapprt les unes avec les autres. Par exemple : Barres de dnnées : Nuances de culeurs : Jeu d icônes 1 : Jeu d icônes 2 : Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 4 de 15

5 Finalement, les ptins du bas permettent d enlever la mise en frme cnditinnelle de certaines cellules u de la mdifier. 2. Masquer des lignes et des clnnes Dans certaines situatins, il peut être utile de masquer des clnnes u des lignes. Par exemple lrsqu n ne veut pas imprimer des lignes u des clnnes mins imprtantes. Pur masquer des lignes u des clnnes, sélectinner les lignes u les clnnes à l aide de la suris : Ouvrez ensuite le menu cntextuel (butn de drite de la suris) et activez l ptin Masquer : Les lignes snt disparues! En réalité, elles existent tujurs mais elles ne snt simplement plus visibles. On peut remarquer que des lignes nt été cachées car les numérs ne se suivent plus et le trait séparant les numérs est légèrement différent : Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 5 de 15

6 Il n est pas tujurs facile de repérer les lignes et les clnnes cachées. Cela nécessite un peu de pratique! Pur faire réapparaître les lignes 4 et 5, il faut sélectinner les lignes 3 et 6 et chisir l ptin Afficher du menu cntextuel. 3. Fractinner la feuille de calculs Lrsque qu une feuille de calculs devient trp grande, il faut suvent utiliser les barres de défilement pur se déplacer d une cellule à l autre. Cela peut devenir rapidement irritant! Par exemple dans cette situatin n ne peut vir à la fis le nm du vendeur et le mntant de ses ventes pur le mis de décembre car si le nm du vendeur est visible alrs le mis de décembre n est plus visible et vice-versa: Dans cette situatin, n peut fractinner la feuille de calculs. Le fractinnement cnsiste à afficher 2 u 4 parties de la feuille de calculs à la fis. Pur ce faire, utilisez l ptin Fractinner de la zne Fenêtre, dans l nglet Affichage. Excel affiche alrs 4 fis la feuille de calculs : Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 6 de 15

7 Il ne faut pas se méprendre! Il n y a pas 4 feuilles de calculs différentes! On dira plutôt qu il y a 4 vlets. C est tujurs la même feuille de calculs, mais affichée 4 fis. On peut ainsi visualiser plusieurs parties de la feuille de calculs en même temps : On peut déplacer les frntières des vlets à l aide de la suris pur réduire l espace accrdé à certains vlets au prfit des autres. De cette façn, n peut isler les titres de lignes et les titres de clnnes : Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 7 de 15

8 Pur éviter de déplacer accidentellement les vlets affichants les titres des lignes et des clnnes, n peut activer l ptin Figer les vlets de la zne Fenêtre : Lrsque les vlets snt figés, n revient à un affichage plus «nrmal» d une seule feuille de calcul. Tutefis, le vlet du haut et celui de drite affichernt tujurs la même chse, peu imprte le déplacement dans la feuille. Pur libérer les vlets, utiliser l ptin Libérer les vlets du menu Figer les vlets, tujurs dans la zne Fenêtre. Pur supprimer les vlets, «éteignez» l ptin Fractinner de la même zne Fenêtre. Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 8 de 15

9 4. Références multi-feuilles On a vu jusqu à maintenant qu une frmule peut faire référence au cntenu d une cellule simplement en utilisant la lettre de la clnne et le numér de la ligne. Cela est une simplificatin de la réalité qui demeure crrecte lrsque la frmule et les références snt dans la même feuille de calculs. Dans la situatin u une frmule utilise une référence à une autre feuille de calculs il faudra alrs préciser la référence en ajutant le nm de la feuille devant le nm de la cellule de cette façn : NmDeLaFeuille!NmdeLaCellule Par exemple, si n désire additinner les cellules A1 et A2 de la feuille de calculs Feuil1 dans une autre feuille de calculs, n utilisera la frmule suivante : =Feuil1!A1+Feuil1!A2 Il est à nter que si le nm de la feuille de calculs cmprte un u des espaces (exemple Feuille 1), il faut alrs enturer le nm d apstrphes pur simplifier la vie d Excel. La frmule devient alrs : ='Feuille 1'!A1+'Feuille 1'!A2 Astuce : Pur éviter les erreurs de frappes et accélérer l entrée d une référence multi-feuilles, n peut entrer la référence à l aide de la suris. Pur ce faire, cmmencez à entrer vtre frmule dans une cellule : Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 9 de 15

10 Changez ensuite de feuille en cliquant sur l nglet de feuille. Sélectinnez la cellule visée à l aide de la suris : Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 10 de 15

11 5. Insérer des cmmentaires Les infrmatins affichées dans une feuille de calculs peuvent gagner en précisin en ajutant des cmmentaires. Dans l exemple suivant : Le salaire de base est-il mensuel u annuel? Pur préciser une infrmatin cntenue dans une cellule, n peut ajuter un cmmentaire. Pur ce faire, sélectinnez la cellule puis utilisez l ptin Insérer un cmmentaire du menu cntextuel. Excel affiche alrs un encadré jaune dans lequel n peut écrire le cmmentaire: À l aide du menu cntextuel, n peut : Ajuter un cmmentaire Mdifier un cmmentaire Supprimer un cmmentaire Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 11 de 15

12 Un petit triangle ruge dans le cin supérieur drit indique que la cellule pssède un cmmentaire : Il suffit alrs de laisser la suris quelques instants sur la cellule et le cmmentaire apparaîtra! Pur afficher tus les cmmentaires d une feuille de calculs, utilisez l ptin Afficher tus les cmmentaires de la zne Cmmentaires, dans l nglet Révisin : Pur cacher les cmmentaires, utilisez simplement la même ptin. Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 12 de 15

13 6. Exercices 1. À l aide d Excel, déterminez la frmule nécessaire pur faire la smme des cellules suivantes : a. Tute la clnne C b. Tute la ligne 13 c. De A1 à A50 d. De A1 à AB1 e. De A1 et A3 f. De A1, C1 et E1 g. De A1 à A5 et de C1 à C5 h. De A1 à A5 et de A1 à E1 Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 13 de 15

14 2. Tris emplyés de l entreprise Virtuelle Inc nt été sélectinnés pur participer aux cmpétitins de plngen féminin aux Jeux lympiques de Ri de Janeir en 2016 (quelle incryable cïncidence!). Vici les résultats btenus pur chacun des juges pur les deux essais : Canada Suisse France Chine 1 ier essai Maria Lpez 9,10 9,42 9,75 9,13 Kim Drlet 9,87 8,88 8,25 9,99 Lise Ry 8,20 6,62 8,31 9,31 2 e essai: Maria Lpez 8,11 8,60 9,58 9,21 Kim Drlet 8,55 9,36 7,89 9,26 Lise Ry 8,98 6,89 7,25 6,70 a. Cpiez ces résultats dans un classeur Excel, un essai par feuille de calculs. b. Ajutez une clnne nmmée Minimum au tableau, puis calculez la plus petite nte pur chacune des plngeuses pur chaque essai. c. Ajutez une clnne nmmée Maximum au tableau, puis calculez la plus grsse nte pur chacune des plngeuses pur chaque essai. d. Ajutez une clnne nmmée Résultat au tableau, puis calculez le résultat pur chaque plngeuse pur chaque essai. Le résultat est calculé en additinnant les ntes des juges, en sustrayant de la smme la meilleure nte et la pire nte, puis en divisant par deux (le nmbre de ntes finalement prises en cmpte). e. Utilisez la mise en frme cnditinnelle pur afficher en ruge les ntes inférieures à 7.0. f. Utilisez la mise en frme cnditinnelle pur afficher en bleu les ntes supérieures à 9.0. g. Dans une trisième feuille de calculs, calculez la myenne des deux essais pur chaque plngeuse. Qui est la médaillée d r? Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 14 de 15

15 3. Reprduisez la feuille de calculs ci-dessus : a. Utilisez la pignée de recpie pur entrer rapidement les numérs de transactins manquants. b. Utilisez des frmules et le cpier/cller pur calculer le slde. c. Utilisez une fnctin pur calculer le ttal des mntants. d. Mdifiez la mise en frme des nmbres pur afficher des dllars. e. Utilisez la mise en frme cnditinnelle pur mettre en italique les mntants inférieurs à $. f. Utilisez la mise en frme cnditinnelle pur mettre en ruge les mntants supérieurs à $. g. Masquez les clnnes Date et Catégrie de dépenses. h. Affichez et figez les vlets de telle srte que les titres des clnnes et les numérs de transactins sient tujurs visibles. i. Créez un nuveau tableau pur le mis de décembre : Cpiez le tableau dans une nuvelle feuille et nmmez-la Décembre. Supprimez les transactins de nvembre et ajutez tris (3) transactins de vtre chix (n imprte qui fera l affaire!). Utilisez une référence multi-feuilles pur vus assurer que le slde de début de décembre est identique au dernier slde de nvembre (car c est la suite!). Insérez des cmmentaires pur les tris transactins de décembre. Préparé par Etienne Frest et Jan-Sébastien Mrales et Rachid Kaduche Page 15 de 15