Devis-fact-xp. Manuel d utilisation

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1 Devis-fact-xp Manuel d utilisation 1

2 Devis-fact-xp est un logiciel de gestion CRM d entreprise conçu pour tout métier. Il est Multi-Utilisateurs et fonctionne en réseau sur plusieurs postes. Sommaire 1> Configuration nécessaire et installation 2> Paramétrages 3> Gestion des articles (Stock) et des services 4> Prospection et suivi des prospects 5> Gestion des clients 6> Gestion des devis et commandes (clients et prospect) 7> Gestion des factures et avoirs clients 8> Consultation générale des règlements clients 9> Planning des livraisons 10>Edition des relevés clients 11>Gestion des contrats SAV 12>Gestion des Fournisseurs, leurs commandes et factures 13>Gestion du courrier et des mailings 14>Gestion des livres comptables 15>Analyse et statistiques 16>Importation exportation des données 2

3 1> Configuration nécessaire et installation a> Configuration nécessaire Devis-fact-xp fonctionne sur tous les ordinateurs dont la puissance est supérieure ou égale à 500MHZ. Mémoire 64 MO ou supérieure. N importe quelle imprimante jet d encre ou matricielle. Windows 95, Windows 98, Windows 200, Windows Me, Windows NT, Windows XP et Vista b> Installation a.1 Installation en monoposte Lancer le fichier oscar_instal.exe que vous avez téléchargé, ou à partir du cdrom. Choisissez la langue, puis suivez les instructions a.2 Installation en réseau A titre d exemple : 3 Ordinateurs reliés en réseau (Poste1 Poste2 et Poste3). On décide lequel des 3 sera le serveur (Celui qui garde les données) On prend par exemple le poste 1 comme serveur (les autres dans ce cas sont appelés clients). VOICI LA METHODE : Sur le Serveur: ===>1>Installer Devis-fact-xp ===>2>Avec l'explorateur de Windows, clic droit sur le répertoire de Devis-fact-xp, puis Propriétés. Ensuite Cochez "Partage complet", attention en Windows XP, n'oubliez pas de cocher l'autorisation de modification des fichiers Sur les autres postes : ===>1>Installer Devis-fact-xp ===>2>Paramètres, puis le bouton Parcourir, sélectionnez le répertoire Devis-fact-xp\Cap1_soc du serveur(poste1) ===>3>Cliquez sur le bouton Valider ce répertoire C est déjà fini, vous êtes tous en réseau. Une fois l installation de Devis-fact-xp terminée, cet écran s affiche Si version d évaluation, cliquez sur le bouton <continuer> Si vous disposez de votre clé d activation, saisissez la dans le champs Licence N puis cliquez sur <Enregistrer> Pour passer votre commande, cliquez sur le bouton Tarif, remplissez le bon puis envoyez le avec le règlement à l adresse indiquée dessus. Ecran de saisie de mot de passe Devis-fact-xp est utilisable par plusieurs personnes, qui n ont pas tous les mêmes droits. Quand vous lancer le logiciel pour la 1 ère fois, il vous crée un utilisateur par défaut nommé SUPERVISEUR, avec 000 pour code et 0000 pour le passe. En version d évaluation, il suffit de mettre 3 zéros dans le code et 4 zéros dans le mot de passe puis valider 3

4 1> Devis-fact-xp, écran principale? Ecran principal C est l écran qui s affiche quand vous lancez Garage-XP. FONCTIONNEMENT DU MENU PRINCIPALE (Menu verticale à gauche) Le menu vertical, composé de 12 parties, vous permet de faire toutes les opérations possibles. Devis, Factures, etc. Le post it à gauche est à utiliser pour tout usage (personnel par exemple) Résumé : (1) : Ecran de contrôle (2) : Permet d effectuer toutes les opérations liées à un article (Création, modification, stock, etc.) (3) : Gestion de la prospection (4) : Permet d effectuer toutes les opérations liées à un client (devis, commande, factures, règlement, etc.) (5) : Permet d effectuer toutes les opérations liées à un fournisseur (devis, commande, factures, règlement, etc.) (6) : Permet de gérer les contacts (Ni prospect, ni client ni fournisseur) (7) : Permet de gérer le courrier et les mailings des clients et des fournisseur (8) : Permet de consulter les livres comptables, ainsi que leur transfert vers votre logiciel de comptabilité (9) : Permet d effectuer des statistiques des ventes et des achats. (10) : Permet d éditer des étiquettes clients et des cartes de visites pour vos collaborateurs (11) : Permet d importer et d exporter des données de/ou vers d autres logiciels (12) : Permet le paramétrage du logiciel (A) : Tableau de gestion des rendez-vous (B) : Rappel des relances à faire (C) : Rappel des devis et commandes en attente (Verte=validée) (D) : Rappel des encaissements de factures à venir (E) : Tableau de gestion des taches à faire 4

5 2> Paramétrages : C est ce que vous aller faire en premier, et avant tout L écran se compose de 10 plans: Société, Collaborateurs, facturation, etc. Pour passer d un plan à un autre, il suffit de cliquer sur un des > 1 er Plan : SOCIETE Ce plan contient les informations de votre société, ainsi qu un résumé sur le nombre de clients Enregistré, le nombre des devis, etc. Saisissez société, Adresse, etc. N oubliez pas d indiquer votre Pays. Logo : Si vous avez une image qui représente votre logo, vous pouvez la sélectionner avec le bouton <...> Cet écran vous permet aussi d imprimer de magnifiques étiquettes. 2.2> 2 ème Plan : Gestion des utilisateurs du logiciel Ce tableau contient la liste des collaborateurs (utilisateurs) qui ont accès à Agenda-xp. Chaque utilisateur possède un code (Ses initiales par exemple) et un mot de passe. Pour créer un utilisateur : Cliquez sur le bouton Menu, puis Nouveau. Saisissez sa fiche, Code (Initiales) Nom, prénom, etc. A droite, Choisissez les autorisations que vous souhaitez donner à cet utilisateur. Un utilisateur peut être : *Superviseur, il dans ce cas accès à tout *Utilisateur, dans ce cas vous cochez les options que vous lui autorisez à effectuer *Interdit. il ne peut pas accéder à Devis-fact-xp. Pour enregistrer la fiche, cliquez sur le bouton Valider. Pour Annuler, cliquez sur le bouton Annuler Pour Modifier une fiche : Cliquez sur sa photo, Modifiez ses informations si nécessaire puis valider. Pour Supprimer une fiche, Cliquez sur sa photo (liste à gauche), ensuite cliquez sur le bouton Menu, ensuite sur Supprimer 5

6 2.3> 3 ème Plan Familles d articles, métier et origines Le tableau de gauche contient les familles d articles que vous allez utiliser dans vos devis et factures. A l installation, les familles les plus utilisées ont été ajoutées automatiquement. Pour ajouter une famille, il suffit de double-cliquer sur la dernière ligne vide du tableau, puis saisir son code et son libellé. Le tableau du milieu contient les métiers de vos prospects et clients Le tableau de droite contient les origines de vos prospects et clients (Par quel moyen ils vous ont connu). Pour supprimer un élément dans un des 3 tableaux, il suffi de sélectionner sa ligne puis cliquer sur le bouton <corbeil> 2.4> 4 ème Plan : FACTURATION Saisissez la devise de votre pays Choisissez de facturer en HT ou en TTC, e, général c est en HT Cliquez sur les 2 boutons : Conditions par défaut et Extrait par défaut. A chaque fois que vous faites des modifications, N oubliez pas d enregistrer Avec le bouton Enregistrer. Par fois, vous pouvez avoir besoin d imprimer votre RIB sur les devis et factures en cas de règlement par virement. Dans ce cas saisissez votre RIB. 6

7 2.5> 5 ème Plan : En cliquant Livraison/Echéance Cette écran permet de gérer la liste des mode de livraison et des échéances si besoin. Pour ajouter un mode de livraison, il suffit de double-cliquer sur la dernière ligne vide du tableau, puis le saisir. Pour en supprimer un il suffit d entrer dans sa ligne puis le supprimer 2.5> 5 ème Plan : Comptes comptables Cet écran vous permet de personnaliser les taxes selon la fiscalité de votre pays. Les comptes comptables Ci-dessous sont celles pratiqués en France. Pour les autres pays, il faut tout supprimer et enregistrer les vôtres. Dans tous les cas, il faut laisser la première taxe 0 toujours égale à zéro. Vous pouvez personnaliser les libellés et le pourcentage des autres taxes en entrant directement dans leurs champs. Rappel. Pour le Canada il faut utiliser la règle n 3. 7

8 3>Gestion des articles et services Pour chercher des articles, utiliser les champs de recherche à gauche, puis Le bouton Go associé. Pour afficher tous les articles, cliquez sur Affiche Tout. Pour ajouter une fiche article, cliquer sur le bouton Menu puis sur Nouveau, ensuite saisir : Pour consulter et/ou modifier un article, il suffit de double-cliquer sur sa ligne dans le tableau. Pour supprimer un article, sélectionnez sa ligne dans le tableau, puis cliquer sur le bouton Menu-Supprime Pour afficher les articles dont le stock est géré, cliquer sur Afficher-Stock. Pour Imprimer utilisez bouton Menu-Imprime Rappel : les articles peuvent être importé dans la partie import/export FICHE ARTICLE Les champs référence de l article (20 caractères maximum), le libelle, le taux de TVA et la famille sont obligatoire. Localisation sert pour indiquer ou se trouve l article, Salle, hall, Etagère, etc. Pour enregistrer l article, cliquez sur Enregistrer. Pour fermer sans enregistrer cliquez sur fermer. Le bouton Edition, pour Imprimer la fiche article. 8

9 4>Gestion de la prospection Cette partie, Prospection vous permet d effectuer toutes les opérations possibles concernant un prospect. Pour chercher des prospects, utiliser les champs de recherche à gauche, puis Le bouton Go associé. Pour afficher tous les articles, cliquez sur Affiche Tout. Les petites loupes servent à chercher dans le tableau une fois les données sont affichées Fiche prospect 9

10 5>Gestion des clients Cette partie, Clients/Devis/Factures vous permet d effectuer toutes les opérations possibles concernant un client. RAPPEL : la création du client peut être effectué directement pendant le devis ou la facturation Les petites loupes servent à chercher dans le tableau une fois les données sont affichées. En règle générale, on crée un client pendant le devis ou la facturation, mais vous pouvez aussi le créer ici en cliquant sur le bouton Menu puis Nouveau. Champs 1 : RDV indique le dernier rendez-vous effectué avec le client. Tableau 2 : Permet de gérer les contrats (Fiche SAV)du client à l aide des 3 petits boutons dessus. Tableau 3 : Permet de gérer le courrier du client à l aide des 3 petits boutons dessus.. Boutons 4 : Permet la sélection d un contact ou prospect affin de le transformer en client. Le bouton Valider pour enregistrer. Annuler pour fermer la fiche du client. 10

11 Fiche SAV Pour ajouter une fiche SAV, cliquez sur le bouton gauche des 3 petits boutons entourés en rouge. Saisissez le produit concerné. Un numéro identifiant(n série par exemple), date de début et de fin validité. Vous pouvez aussi préciser les quotas accordés au client si besoin. Pour enregistrer, cliquez sur le bouton enregistrer. 11

12 6>Gestion des devis et commandes clients Pour afficher les devis commandes, vous avez 3 moyens : Bouton Go qui se trouve devant certains champs Le bouton <Afficher pour la période> pour afficher toutes les fiches des la période Le bouton <Afficher tout> pour afficher tous les devis et commandes enregistrés. La première colonne indique s il s agit d un client (C) ou d un prospect(p) La 3eme colonne indique type de document : DV, CM et CL DV : Devis : On enregistre un devis pour un client qui peut être validé ou pas CM : Commande : sans délai de livraison. OL : Commande+Livraison : Commande avec date et heure de livraison. Pour afficher vos devis et commandes, cliquez sur le bouton Afficher. Attention, l affichage est toujours en fonction des données de la période en haut à gauche que vous pouvez bien entendu modifier. Le bouton Menu puis Nouveau permet de créer un nouveau devis ou une nouvelle commande Pour afficher un devis ou commande, il suffit de double-cliquer dessus. Pour supprimer un devis ou commande, vous le sélectionner dans le tableau, puis utiliser le bouton Menu Puis Supprimer. Passons au concret et voyons comment créer un devis/commandes d un nouveau client de a à z : Cliquez sur le bouton Menu puis sur le bouton Nouveau de l écran ci-dessus Voici l écran de commande : 12

13 Résumé des 8 étapes à suivre : (1) : En haut a gauche, à côté de la date, sélectionner dans la liste : Devis. (2) : Sélectionner un client ou un prospect, cliquez sur l un des 2 boutons (2). Dans l écran suivant (ci-dessous à gauche), utilisez la petite loupe pour chercher le client dans le tableau affiché. Si le client existe, il suffit de double-cliquer dessus. Mais on va choisir plus compliqué : Le client n existe pas, alors on clique sur le bouton <Créer une fiche> ensuite l écran ci-dessous à droite, on saisie : Société, nom, coordonnées, etc. Puis on enregistre la nouvelle fiche avec le bouton <Enregistrer>. A ce moment le client créé va apparaître dans le tableau de gauche, et il ne reste plus qu à le sélectionner puis utiliser le bouton <Sélectionner> pour retourner à la commande. (d) : Ce bouton permet de consulter la fiche du client sans quitter la commande (e) : 3 positions au choix :?, Devis validé par le client, Devis refusé (f) : Ce bouton permet de consulter la fiche d un produit présent dans ce devis sans quitter la commande (g) : Adresse de livraison de la commande que vous pouvez modifier si besoin. Les 3 boutons de droite vert la gauche : * Modifier l adresse * Remettre l adresse de livraison qui se trouve dans fiche du client * Imprimer une étiquette pour la coller sur le colis par exemple. 13

14 (3) : Sélectionnez le ou les articles du devis (4) : Ajouter des lignes commentaires si besoin (5) : Ajouter des phrases déjà enregistrées (6) : Si besoin, Ajouter une note ou remarque qui s imprimera en bas de page du devis ou la commande (7) : Attribuer le devis à un de vos collaborateur (Agent) (8) : Enregistrer le devis Imprimer la commande si besoin avec le bouton Edition. Si vous ne souhaitez pas faire apparaître la date de livraison, cochez l option <Sans date livraison> Si vous souhaitez éditer votre RIB sur le devis, cochez l option associée. DE TOUTE FACON, UNE FOIS DE RETOUR SUR LA COMMANDE, VOUS AVEZ TOUJOURS LA POSSIBILITE DE MODIFIER TOUT : Le prix, le libellé et La quantité A quoi sert la colonne QtéLivr? C est la quantité livrée ou le nombre d heures effectuées. Attention le BL est basé sur cette colonne et non pas sur la colonne Qté. 7>Gestion des Factures clients La gestion des factures est exactement similaire à celle des devis et commandes. La seule différence sur ce tableau par exemple est la présence de la colonne reste à payer 14

15 Pour la fiche facture : Le bouton Reprise Devis permet de créer la facture à partir d un ou plusieurs devis ou commandes déjà enregistrés. Dans ce cas, vous n avez même pas besoin de sélectionner un client. Pour saisir le règlement d une facture, il faut afficher la facture, puis cliquer sur le bouton Règlement saisie (Tout en bas au milieu), Le bouton Voir permet d afficher les règlements déjà effectués pour cette facture, car on peut la régler en plusieurs fois. Le champ validé permet de verrouiller la facture pour qu un autre utilisateur (non superviseur) ne puisse la modifier. Tant qu il reste une somme à payer, c est sur le bouton (9) qu il faut cliquez pour encaisser. 15

16 Le bouton <Voir règlement> permet de consulter le règlement déjà effectué. Quand cet écran (consultation des Règlements de la facture) est affiché, vous pouvez tout modifier. Pour supprimer complètement ce règlement, il suffit de mettre zéro colonne Total Rglt puis <Enregistrer>. La colonne date de valeur est la date de pointage de la somme à la banque (C'est-à-dire que l argent est sur votre compte). Il faut la saisir 8>Consultation des règlements clients et fournisseurs Cet écran permet de consulter les règlements des clients ainsi que ceux des fournisseurs. Vous pouvez aussi les afficher en parallèle. Si vous souhaitez modifier un règlement, il suffit de double-cliquer sur sa ligne : 16

17 9> Planning des livraisons Cet écran n est qu une présentation de toutes les commandes de la période indiquée En haut à gauche. Ce qui permet d avoir une vision globale des livraisons et leurs villes. 10>Edition des relevés clients Relevé détaillé des clients, leurs factures et leurs règlements. Pour afficher le relevé d un client, il suffit de le sélectionner avec le petit bouton < > Puis cliquez sur <Afficher> Les relevés en rouge signifient que toutes les factures n ont pas été soldées. 17

18 11>Gestion des contrats SAV 12>Gestion des Fournisseurs, leurs commandes et factures 13>Gestion du courrier et des mailings Pour créer un courrier, il suffit de : (1) Sélectionner le destinataire bouton <Chercher client> si c est un client. Bouton <Chercher founisseur> si c est un fournisseur. (2) Cliquez sur le bouton avec l image page blanche (3) Complétez le texte de votre courrier (4) Enregistrez le courrier en cliquant sur le bouton <Disquette> 18

19 14>Gestion des livres comptables Cette partie permet le transfert des factures et leurs règlements à votre comptabilité. LIVRE DE VENTE : Pour transférer le livre des ventes(factures et avoirs clients) : (a), (b), (c), (d), ensuite (e) Même procédure pour le LIVRE DES ACHATS et le LIVRE BANQUE 19

20 15>Analyse et statistiques Pour afficher les statistiques, cliquez sur le bouton <Afficher>. Le résultat des choix en haut à gauche. Pour afficher les ventes annuelle d un agent par exemple, il suffit le sélectionner dans la liste <Agents> Le tableau en bas représente les ventes par nombre d articles vendus. La colonne Prévision est à modifier en double-cliquant dessus. L écran ci-dessous permet un affichage détaillé des ventes du mois jour par jour 20

21 STATISTIQUES AU NIVEAU NATIONNALE Cet écran n est présent que pour les utilisateurs en France. La carte pour la suisse, la Belgique et le canada Seront bientôt disponibles. 21

22 16>Importation exportation des données Pour importer un fichier clients, il est indispensable qu il soit de la forme suivante : Si c est un fichier texte. Il doit être de la forme (Colonnes séparées par des points-virgules): SOCIETE;CIVILITE;NOM;ADRESSE;COMPLEMENT;CODEPOSTAL;VILLE;PAYS;TEL;FAX ;MOBILE; ;N TVA ;NOTE Ou bien sous la forme (Colonnes séparées par des tabulations): SOCIETE CIVILITE NOM ADRESSE COMPLEMENT CODEPOSTAL VILLE PAYS TEL FAX MOBILE N COMPTE NOTE On voit que chaque ligne du fichier est composée de 12 colonnes séparées par des points-virgules ou par tabulations. Chaque colonne doit exister dans votre fichier, même vide Pour la colonne CIVILITE, sa valeur doit être MME, MLLE, MR ou alors ne contient rien Si c est un fichier Excel. Il doit contenir 12 colonnes : SOCIETE CIVILITE NOM ADRESSE COMPLEMENT CODEPOSTAL VILLE PAYS TEL FAX MOBILE N COMPTE NOTE Si une colonne n existe pas dans votre fichier, alors créez la et ne mettez rien dedans. Pour importer : Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer (bouton Loupe) Cliquez su le bouton Affiche ce fichier Vérifiez les données affichées Utiliser les 2 boutons Sélection/Désélection si besoin Cliquez sur le bouton Importer le fichier Pour exporter : Filtrer la recherche des client à afficher si besoin (Département, Ville, etc.) Cliquez sur Chercher Cliquez sur le bouton Dans Fichier Texte, si vous souhaitez avoir un Fichier Texte Cliquez sur le bouton Dans Fichier Excel, si vous souhaitez avoir un Fichier Excel 22