Lotus Notes Traveler GUIDE DE SURVIE

Transcription

1 Lotus Notes Traveler GUIDE DE SURVIE

2 Le service issu de la technologie IBM «Lotus Notes Traveler» est une application fonctionnant en mode «push» (méthode de messagerie mobile permettant d'envoyer directement des messages reçus sur un serveur vers un terminal mobile). Lotus Notes Traveler permet un accès rapide aux messages (y compris les dossiers et fichiers attachés : pdf, word ), à l agenda Notes, ainsi qu aux contacts depuis un iphone, ipod Touch ou ipad (modèles de référence choisis par la DTSI). L installation de Lotus Notes Traveler sur votre iphone/ipod Touch/iPad est simple et rapide. Il en est de même pour l utilisation : vous accédez à vos messages grâce à l'icône de messagerie présente par défaut sur l appareil, vos contacts professionnels sont classés dans un groupe spécifique et votre agenda est inséré dans l'application Calendrier. Les nouveaux messages et invitations en réunion vous sont notifiés en temps réel en premier plan sur votre mobile. La D.T.S.I a implémenté cette solution d accès afin de permettre aux agents des Administrations- Calédoniennes d accéder depuis n importe quel lieu géographique connecté à Internet et à partir d un iphone/ipod Touch/iPad, à son espace messagerie. Ainsi, l agent peut à tout moment en mission, déplacement à l étranger ou encore depuis sa connexion internet chez lui gérer ses messages et son agenda en toute réactivité. A. Préalables Disposer d un accès au service DWA extérieur ( Avoir importé votre fichier ID Lotus Notes (indispensable pour accéder aux messages signé/chiffré (Cf. procédure dans le guide de survie-inotes) Disposer d un mot de passe internet Pour initialiser votre première connexion au service, vous devrez vous créer un profil et vous identifier en saisissant votre nom de compte lotus ainsi que votre mot de passe internet. (Attention, ça n est ni votre mot de passe Lotus, ni votre mot de passe Windows!) Si vous ne possédez pas de mot de passe Internet vous devrez obligatoirement vous en attribuer un. Pour cela, connectezvous à l annuaire Inter-Services (Anaïs) et allez modifier votre fiche personnelle en ajoutant un mot de passe personnel dans le champ mot de passe Internet puis enregistrer et fermer. Information complémentaire : le serveur hébergeant le service Lotus Notes Traveler se synchronise avec le serveur ou est stockée votre base mail toutes les 15 minutes. Il y aura donc un petit délai de prise en compte à noter lors de la saisie d un nouveau mot de passe Internet.

3 B. Mise en route, réglages et fonctionnement 1. Générer votre profile Apple Lotus Traveler Depuis votre iphone, lancez le navigateur internet Safari, saisissez l adresse suivante et suivez les étapes ci-dessous : Etape 1 : entrez dans le premier champ votre prénom «espace» votre nom et dans le second champ votre mot de passe internet, puis cliquez sur Connexion. Etape 2 : votre périphérique a été détecté automatiquement, cliquez sur Configurer votre Apple iphone/ipod Touch/iPad et poursuivez l installation.

4 Etape 3 : cliquez sur le bouton Générer pour créer le profil Apple. Etape 4 : cliquez sur Installer lorsque les deux fenêtres ci-dessous se présenteront tour à tour à vous.

5 Etape 5 : saisissez à nouveau votre mot de passe Internet et cliquez sur Suivant. Etape 6 : le profile est installé. Cliquez sur OK. Vous pouvez à présent accéder à vos messages, contacts et agenda Lotus.

6 2. Affinez vos réglages Vous pourrez ajuster vos réglages (options ) à votre convenance depuis le menu Réglages/Mail, Contacts, Calendriers. a) Le menu comptes Dans ce menu, vous trouverez les informations relatives à votre ou vos compte(s) mail. Vous pourrez à partir de celui-ci sélectionner les données Lotus que vous désirez synchroniser (Courrier, Contacts, Calendriers) à quelle intervalle et lesquelles.

7 Vous pourrez également déterminer à partir de ce menu la fréquence de récupération des données Lotus. La mise-à-jour pourra se faire toutes les 15, 30, 60 minutes ou bien manuellement. A vous de choisir ce qui vous convient le mieux. b) Le menu Mail Dans celui-ci vous pourrez choisir des options spécifiques aux messages et définir votre compte de messagerie par défaut. Les options intéressantes à activer sont les suivantes : - vignettes A/Cc : en un regard vous pourrez savoir si vous êtes l unique destinataire ou non d un mail - confirmer suppression : un pop-up de confirmation de suppression se présente à vous lors de la suppression d un message - charger les images : si un message contient des images elles seront automatiquement chargées à l ouverture du mail - signature : vous permet d indiquer par exemple que votre correspondance a été faite depuis votre iphone. - compte par défaut : vous permet de définir le compte par défaut parmi les comptes enregistrés.

8 c) Le menu Contacts Dans ce menu, vous pourrez définir un ordre de tri et d affichage, le compte par défaut pour les contacts et importer si vous le désirez les contacts de votre SIM vers votre carnet d adresses Lotus. d) Le menu Calendrier Vous pourrez à partir de ce menu activer une alerte de nouvelle invitation, indiquer la synchronisation à effectuer, choisir votre fuseau horaire et définir votre calendrier par défaut. 3. Utilisation a) Le courrier Pour accéder à votre courrier, sélectionnez l icône mail. Vous accéderez à partir de cet instant a tous les messages dont vous avez demandé la synchronisation (réf paragraphe 2 «affinez vos réglages» option «dossiers : synchr (push))». Votre boîte de réception se présente ainsi :

9 Vous pourrez à partir de celle-ci créer un nouveau message. Lorsque vous saisirez les premières informations concernant votre destinataire toutes les entrées commençant par celle-ci seront recherchées dans votre carnet d adresses personnel et dans l annuaire Inter Services Anaïs. Lorsque vous accéderez à un message vous pourrez effectuer plusieurs actions sur celui-ci : - en sélectionnant la flèche vous aurez la possibilité de faire un Répondre, Répondre à tous, Transférer, Enregistrer l image, Imprimer ou Annuler. - vous pourrez supprimer le message en cliquant sur la corbeille - vous pourrez classer le message en cliquant sur le dossier.

10 Pour supprimer ou classer un groupe de messages il vous faudra cliquer sur Modifier, sélectionner les messages à supprimer ou classer et choisir l action désirée. b) Le calendrier Depuis le calendrier vous pourrez : - avoir un aperçu de tous vos rdv. En vert, vous distinguerez les rdv saisis depuis l iphone et en mauve ceux qui correspondent à votre agenda Lotus. Vous aurez la possibilité de les visualiser depuis plusieurs vues (Jour, Mois et Liste).

11 En cliquant sur le bouton calendriers vous pourrez choisir le ou les calendriers que vous désirez visualiser (celui de votre iphone, celui de Lotus ou bien les deux). Vous pourrez aussi choisir l affichage ou non des anniversaires. La première option vous permet de masquer tous les calendriers ou de tous les afficher. - vous pourrez également accepter de nouveaux rdv lorsque la notification automatique se présentera à vous.

12 c) Les contacts Vous verrez apparaître dans les contacts ceux présents sur votre iphone et ceux de votre carnet d adresses personnel Lotus. Entrée CA iphone et entrée CA Notes. Lorsque vous cliquerez sur liste d adresses globale depuis la liste des groupes vous accéderez directement à l annuaire Inter-Services Anaïs.

13 C. Les nouveautés apportées par Lotus Notes Traveler a) Résolution des problèmes présents dans la version de Lotus Notes Traveler lorsque vous acceptez une réunion, l organisateur recevra en retour votre acceptation - lors de la création d une invitation à une réunion (avec invités) depuis votre iphone celleci sera transmise par mail aux destinataires. b) Support de l ipad c) Support des dernières versions de l OS 4 d) Possibilité d effectuer un certains nombre d actions sur l iphone depuis (par exemple en cas de vol de votre iphone). - Le menu sécurité vous permettra de réinitialiser le périphérique en lui redonnant son état de configuration par défaut et d empêcher le périphérique de se synchroniser avec le serveur. - Vous pourrez gérer votre ID Notes (import ). - Le menu commandes effectue la même chose que le menu sécurité mais propose en plus l option qui permet de supprimer les données Lotus Traveler sur le périphérique. - Le menu signaler un problème permet d envoyer une requête aux administrateurs. D. IBM Lotus Notes Traveler Companion (accéder à ses messages chiffrés depuis son terminal mobile). C est une application gratuite proposée au téléchargement. Elle sait gérer les connexions chiffrées au serveur d application pour les clients de messagerie Lotus Notes Domino et permettra donc aux utilisateurs d iphone d accéder à leurs mails chiffrés directement depuis leur mobile, après identification via le mot de passe de l ID Notes. 1. Installation Téléchargez depuis votre iphone sur l Apple Store l application IBM Lotus Notes Traveler Companion (application gratuite). Cliquez sur Gratuit puis sur Installer.

14 Une fois l application installée vous verrez l icône suivante présente dans la liste des icônes. 2. Paramétrage Lancez l application, renseignez les champs suivants et cliquez sur save : - username : audrey michaux - password : mot de passe internet - server : testraveler.gouv.nc/servlet/traveler - require SSL : désactiver 3. Consultation des mails chiffrés Lorsque vous accéderez à un mail chiffré, les informations ci-dessous se présenteront à vous.

15 Il vous suffira de cliquer sur Lotus Traveler Companion pour accéder à votre mail. Par contre, vous devrez avant de pouvoir lire son contenu saisir le mot de passe de votre ID notes (mot de passe de votre client lourd) et cliquer sur OK. Attention!! si vous n avez pas importé votre ID notes depuis votre accès Inotes cela ne fonctionnera pas.