Manuel de formation du Casier Version pour les entraîneurs, dirigeants d activités et partenaires

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1 Manuel de formation du Casier Version pour les entraîneurs, dirigeants d activités et partenaires (Dans ce document, l emploi du masculin pour désigner des personnes n a d autres fins que celle d alléger le texte.)

2 Table des matières JE NE SUIS PAS UN ENTRAÎNEUR INSCRIT AU CASIER... 4 Comment puis-je voir le relevé d un autre entraîneur?... 4 Comment s inscrire au Casier et obtenir un N de CC?... 4 JE SUIS UN ENTRAÎNEUR INSCRIT AU CASIER... 5 Comment puis-je me connecter?... 5 Comment puis-je voir mon relevé?... 5 Comment puis-je modifier des renseignements personnels?... 6 Comment puis-je modifier, ajouter ou supprimer une adresse?... 7 Comment puis-je modifier mon mot de passe?... 9 J ai oublié mon N de CC. Comment puis-je le trouver? J ai oublié mon mot de passe. Comment puis-je le récupérer? Comment puis-je chercher un organisme de sport? Comment puis-je trouver les exigences (cheminements) pour entraîner dans mon sport? JE SUIS UN DIRIGEANT D ACTIVITÉ(S) Comment puis-je voir les activités antérieures que j ai dirigées? Comment puis-je trouver les étapes (cheminements) pour devenir un dirigeant d activité(s)? Comment puis-je vérifier quelles formations en tant que dirigeant d activité(s) je détiens? Comment puis-je envoyer une activité programmée à mon OPTS ou à mon ONS pour approbation? 17 JE SUIS MEMBRE D UN ORGANISME DE SPORT (OPTS, RPTFE, ONS, INFE) Comment puis-je voir une activité Planifiée, Programmée, Enregistrée ou Refusée? Comment puis-je planifier une activité? Comment puis-je programmer une activité? Comment puis-je enregistrer une activité? Comment puis-je modifier une activité? Comment puis-je ajouter un dirigeant d activité ou des participants à une activité? Comment puis-je annuler une activité? Comment puis-je approuver ou refuser une activité? Comment puis-je voir si une activité a été refusée? Comment puis-je chercher un individu? Comment puis-je chercher une activité? Comment puis-je créer un compte?

3 Comment puis-je modifier un compte? Comment puis-je modifier les renseignements sur mon organisme? Comment puis-je gérer les droits d accès?

4 JE NE SUIS PAS UN ENTRAÎNEUR INSCRIT AU CASIER Comment puis-je voir le relevé d un autre entraîneur? Sur l écran principal du Casier, sous la rubrique Relevé public, inscrivez le N de CC et le nom de famille de l entraîneur que vous désirez rechercher. Lorsque vous avez inscrit l information, cliquez sur le bouton Voir pour accéder au relevé de l entraîneur. Comment s inscrire au Casier et obtenir un N de CC? Avant de demander un nouveau N o de CC, nous vous suggérons d abord d essayer la fonction recherche de mon N de CC sur l écran principal (voir : J ai oublié mon N de CC. Comment puis-je le trouver?). Si vous n avez pas de N de CC, vous pouvez vous en procurer un en nous contactant au ou au coach@coach.ca. Vous devrez fournir votre : Nom et prénom Adresse complète 4

5 Numéro de téléphone Date de naissance [notre Politique de confidentialité] Un courriel unique JE SUIS UN ENTRAÎNEUR INSCRIT AU CASIER Comment puis-je me connecter? Sur l écran principal, sous la rubrique Connexion, inscrivez votre N de CC ou votre adresse courriel ainsi que votre mot de passe. Ensuite, cliquez sur le bouton Connexion. Comment puis-je voir mon relevé? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous amènera à votre profil. Vous pouvez également accéder à votre profil en sélectionnant votre nom se situant dans le coin supérieur droit de l écran et en cliquant sur Profil. 5

6 Sur l écran de profil, cliquez sur l onglet Relevé au haut de l écran pour visionner votre relevé. Comment puis-je modifier des renseignements personnels? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous amènera à votre profil. Vous pouvez également accéder à votre profil en sélectionnant votre nom se situant dans le coin supérieur droit de l écran et en cliquant sur Profil. Sur le côté gauche de l écran de profil, il y a un formulaire permettant de modifier les renseignements personnels. Après que les changements désirés aient été effectués, cliquez sur le bouton Sauvegarder. 6

7 Comment puis-je modifier, ajouter ou supprimer une adresse? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous amènera à votre profil. Vous pouvez également accéder à votre profil en sélectionnant votre nom se situant dans le coin supérieur droit de l écran et en cliquant sur Profil. Sur le côté droit de l écran de profil, vous pouvez visionner les adresses qui figurent actuellement dans le profil. Pour modifier une adresse, cliquez sur le lien Modifier se situant sous l adresse. Vous pouvez ajouter une adresse en cliquant sur le lien ajouter une adresse se situant à la droite de la rubrique Adresses. 7

8 Dans les deux cas, un nouveau formulaire apparaîtra, vous incitant à fournir votre adresse, pays, province ou territoire, ville, ainsi que votre code postal. Lorsque cette nouvelle information sera inscrite, cliquez sur le bouton Sauvegarder se situant sous le formulaire. Vous pouvez également annuler vos modifications en cliquant sur le bouton Annuler. 8

9 Finalement, pour supprimer une adresse, cliquez sur le lien Supprimer se situant sous l adresse que vous désirez supprimer de votre dossier. Comment puis-je modifier mon mot de passe? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous amènera à votre profil. Vous pouvez également accéder à votre profil en sélectionnant votre nom se situant dans le coin supérieur droit de l écran et en cliquant sur Profil. Sur votre profil, sous l en-tête SÉCURITÉ, il y a un formulaire pour votre mot de passe. En tapant votre nouveau mot de passe dans ce formulaire, une nouvelle boîte apparaîtra vous permettant de confirmer votre nouveau mot de passe. Tapez de nouveau ce nouveau mot de passe et cliquez sur le bouton Sauvegarder. 9

10 J ai oublié mon N de CC. Comment puis-je le trouver? Sur l écran principal du Casier, à côté du formulaire Connexion, cliquez sur Recherche de mon N de CC. Un nouveau formulaire apparaîtra. Dans ce formulaire, inscrivez votre adresse courriel ainsi que les lettres et les chiffres qui apparaissent dans la boîte de sécurité. Lorsque que ceci est complété, cliquez sur le bouton Recherche. Si l adresse courriel que vous avez fournie correspond à celle que nous avons dans nos dossiers, votre N de CC vous sera envoyé à cette adresse. 10

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12 Si vous n avez pas d adresse courriel, vous pouvez cliquer sur Je n ai pas d adresse courriel dans la section Recherche de mon N de CC et un nouveau formulaire apparaîtra vous permettant d inscrire votre prénom, nom de famille, ainsi que date de naissance. Si l information fournie est exacte, votre N de CC apparaîtra sur l écran. Si vous ne trouvez pas votre de N de CC, vous pouvez nous contacter au ou au coach@coach.ca. Vous devrez fournir votre : Nom et prénom Adresse complète Numéro de téléphone Date de naissance [notre Politique de confidentialité] Un courriel unique à vous. 12

13 J ai oublié mon mot de passe. Comment puis-je le récupérer? Sur l écran principal du Casier, à côté du formulaire Connexion, cliquez sur récupérer mon mot de passe. Un nouveau formulaire apparaîtra. Dans ce nouveau formulaire, inscrivez votre adresse courriel ainsi que les lettres et les chiffres qui apparaissent dans la boîte de sécurité. Lorsque ceci est complété, cliquez sur le bouton Rechercher. Si l adresse courriel fournie correspond à celle dans nos dossiers, votre mot de passe vous sera envoyé de façon électronique. 13

14 Si vous ne trouvez pas votre mot de passe, vous pouvez nous contacter au ou au Vous devrez fournir votre : N de CC Nom et prénom Adresse complète Numéro de téléphone Date de naissance [notre Politique de confidentialité] Un courriel unique à vous.. 14

15 Comment puis-je chercher un organisme de sport? Lorsque vous êtes connecté, vous verrez une loupe dans le coin supérieur droit de l écran. À la droite de cette loupe, vous verrez certaines options de recherche. Pour chercher un organisme, cliquez sur le bouton Organismes à côté de la loupe. Une boîte de recherche apparaîtra. Dans cette boîte, remplissez un ou plusieurs des champs de recherche et cliquez sur Rechercher. Une liste de résultats apparaîtra dessous. Pour voir plus de détails, cliquez sur l organisme voulu dans la liste de résultats. Comment puis-je trouver les exigences (cheminements) pour entraîner dans mon sport? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous amènera à votre profil. Vous pouvez également accéder à votre profil en sélectionnant votre nom se situant dans le coin supérieur droit de l écran et en cliquant sur Profil. Pour visionner les étapes de votre cheminement d entraîneur, sélectionnez l onglet Cheminements sur votre profil. Pour plus de détails, vous pouvez aussi contacter l organisme provincial ou territorial de votre sport. 15

16 JE SUIS UN DIRIGEANT D ACTIVITÉ(S) Comment puis-je voir les activités antérieures que j ai dirigées? Vous pouvez accéder à votre profil en sélectionnant votre nom se situant dans le coin supérieur droit de l écran et en cliquant sur Profil. Sur votre écran de profil, sélectionnez l onglet Prestation pour voir toutes les activités que vous avez dirigées. Comment puis-je trouver les étapes (cheminements) pour devenir un dirigeant d activité(s)? Vous pouvez accéder à votre profil en sélectionnant votre nom se situant dans le coin supérieur droit de l écran et en cliquant sur Profil. Pour visionner les étapes de votre cheminement de dirigeant d activité(s), sélectionnez l onglet Cheminements sur votre profil. Pour de plus amples détails, vous pouvez aussi contacter l organisme provincial ou territorial de votre sport. Comment puis-je vérifier quelles formations en tant que dirigeant d activité(s) je détiens? Vous pouvez accéder à votre profil en sélectionnant votre nom se situant dans le coin supérieur droit de l écran et en cliquant sur Profil. Sur l écran de profil, sélectionnez l onglet Relevé, (voir : Comment puis-je voir mon relevé?) suivi par l onglet DIRIGEANT D ACTIVITÉ(S) dessous pour visualiser les formations de dirigeant d activité(s) que vous avez complétées. 16

17 Comment puis-je envoyer une activité programmée à mon OPTS ou à mon ONS pour approbation? Lorsqu une activité a été Enregistrée, elle est automatiquement envoyée pour approbation (voir : Comment puis-je enregistrer une activité? ou Comment puis-je approuver ou refuser une activité?). JE SUIS MEMBRE D UN ORGANISME DE SPORT (OPTS, RPTFE, ONS, INFE) Comment puis-je voir une activité Planifiée, Programmée, Enregistrée ou Refusée? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous dirigera à l écran d activités. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur Activités au haut de l écran. Sur cet écran, vous verrez toutes les activités ACTIVE(S). Pour voir plus de détails, vous pouvez sélectionner l activité voulue sous la rubrique Planifiée(s), Programmée(s), Enregistrée(s) ou Refusée(s). Les renseignements sur cette activité apparaîtront à la droite de celle-ci. 17

18 Comment puis-je planifier une activité? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous dirigera à l écran d activités. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur Activités au haut de l écran. Pour planifier une activité, cliquez sur Planifier une activité dans la rubrique Planifiée(s) 18

19 Sur le prochain écran, vous devez inscrire les renseignements sur l activité. Vous devez, au minimum, fournir l information sur l organisme, le sport, le contexte, le type de participants, le type d activité, la province, la ville et les détails relatifs à la prestation. Une fois que l information est entrée, cliquez sur le bouton Sauvegarder au bas du formulaire. Une activité planifiée n apparaîtra pas sur le calendrier public et sera uniquement visible aux personnes dans votre organisation. 19

20 Lorsque l activité est sauvegardée, vous pouvez ajouter l information sur les modules en cliquant sur le bouton ajouter un module situé à la droite de l écran. Sélectionnez le(s) module(s) et cliquez sur le bouton Ajouter. Si vous désirez supprimer un module de l activité, cliquez sur supprimer à côté du module et confirmez le tout en cliquant Oui. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les changements. Comment puis-je programmer une activité? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous dirigera à l écran d activités. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur Activités au haut de l écran. Sous la rubrique Planifiée(s), sélectionnez l activité voulue. Sur le côté droit de l écran, cliquez sur Programmer pour que l activité soit visible au public et pour que les participants puissent s inscrire à cette activité. Assurez-vous d ajouter une date et un lieu précis auparavant (voir : Comment puis-je modifier une activité?) Si cette activité n était pas déjà planifiée, vous pouvez la programmer immédiatement en cliquant sur Programmer une activité sur l écran d activités. 20

21 Sur l écran suivant, vous devez inscrire les détails de l activité. Vous devez fournir toutes les informations requises pour une activité planifiée (voir : Comment puis-je planifier une activité?) ainsi qu une date et un lieu précis. Une fois les informations entrées, cliquez sur le bouton Sauvegarder pour programmer votre activité. Une activité programmée apparaît alors dans la version publique du calendrier et les individus peuvent s inscrire à l activité. Lorsque l activité est sauvegardée, vous pouvez ajouter l information sur les modules en cliquant sur le bouton ajouter un module situé à la droite de l écran. Sélectionnez le(s) module(s) et cliquez sur le bouton Ajouter. Si vous désirez supprimer un module de l activité, cliquez sur supprimer à côté du module et confirmez le tout en cliquant Oui. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les changements. Comment puis-je enregistrer une activité? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous dirigera à l écran d activités. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur Activités au haut de l écran. Sous la rubrique Programmée(s), sélectionnez l activité voulue. Sur le côté droit de l écran, cliquez sur Submit For Approval. Pour enregistrer une activité, vous devez d abord ajouter une date de réception, un dirigeant d activité et des participants (voir : Comment puis-je modifier une activité? ou Comment puis-je ajouter un dirigeant d activité ou des participants à une activité?) 21

22 Si votre activité n était pas déjà planifiée ou programmée, vous pouvez l enregistrer immédiatement en cliquant sur Enregistrer une activité sur l écran d activités. Sur l écran suivant, vous devez inscrire les détails de l activité. Une activité enregistrée entrera dans la chaine d approbation et peut paraître sur les relevés d entraîneurs. Par conséquent, vous devez fournir toutes les informations, incluant la date de réception, le(s) dirigeant(s) d activités et les participants. Une fois l information inscrite, cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer l activité. 22

23 (voir : Comment puis-je modifier une activité? ou Comment puis-je ajouter un dirigeant d activité ou des participants à une activité?) Comment puis-je modifier une activité? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous dirigera à l écran d activités. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur Activités au haut de l écran. Sous la rubrique Planifiée(s), Programmée(s), Enregistrée(s) ou Refusée(s), sélectionnez l activité voulue. Les renseignements sur cette activité apparaîtront à la droite de celle-ci. Cliquez sur Modifier pour accéder au formulaire d activité. Après avoir modifié l information nécessaire, n oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder. Vous pouvez aussi accéder à une activité en utilisant la fonction de recherche dans le coin supérieur droit (voir : Comment puis-je chercher une activité?) 23

24 Comment puis-je ajouter un dirigeant d activité ou des participants à une activité? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous dirigera à l écran d activités. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur Activités au haut de l écran. Sélectionnez l activité voulue. Vous serez dirigé vers les détails de l activité. Cliquez sur le bouton Modifier pour accéder à l activité (voir : Comment puis-je modifier une activité?). Vous pouvez aussi accéder à une activité en utilisant la fonction de recherche dans le coin supérieur droit (voir : Comment puis-je chercher une activité?) Pour ajouter un dirigeant d activité, cliquez sur l onglet Dirigeants. Ensuite, cherchez le dirigeant d activité voulu en cliquant sur la flèche de défilement pour voir la liste déroulante. Seuls les dirigeants d activités qualifiés apparaîtront. Défilez à travers la liste pour trouver le dirigeant d activité. Sélectionnez le dirigeant de la liste de noms. Si le dirigeant d activité n apparaît pas dans la liste déroulante, contactez la personne responsable dans votre organisme. Pour ajouter un participant, cliquez sur l onglet Participants. Cherchez le participant en utilisant la boîte de recherche qui apparaît dans le coin supérieur gauche de la liste de participants. Ce menu de recherche est identique à celui dans le coin supérieur droit de l écran. (voir : Comment puis-je chercher un individu?). 24

25 Sélectionnez le participant voulu de la liste de noms qui en résulte. Si l entraîneur n apparaît pas dans cette liste, cliquez sur Ajouter un nouveau compte. Un formulaire vierge apparaîtra au bas de la liste de participants. Remplissez le formulaire et cliquez sur Sauvegarder. On peut modifier les informations d un individu en cliquant sur cette personne dans la liste des participants. Ensuite vous pouvez changer les informations personnelles et choisir les modules que vous voulez attribuer à cette personne en utilisant la liste qui apparaît à la droite de la page. Quand vous avez terminé les changements, cliquez sur Sauvegarder. Comment puis-je annuler une activité? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous dirigera à l écran d activités. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur Activités au haut de l écran. Les activités peuvent être annulées seulement lorsqu elles sont Planifiées ou Programmées. 25

26 Sélectionnez l activité voulue dans la rubrique Planifiée(s) ou Programmée(s). Ensuite, le sommaire de l activité apparaîtra à votre droite. Pour annuler l activité, cliquez sur le bouton Annuler. Par la suite, confirmez cette annulation en cliquant sur le bouton Oui. Comment puis-je approuver ou refuser une activité? Lorsqu une activité a été enregistrée, elle est prête à être approuvée. Dans la rubrique Enregistrée(s), sélectionnez l activité à être approuvée et vérifiez tous les renseignements pour s assurer que tous les éléments requis ont été ajoutés, incluant : - Les renseignements sur l activité - Les Dirigeants d activité(s) - Les participants de l activité Si tous les renseignements requis sont inclus, cliquez sur le bouton Approuver. Si certains renseignements sont inexacts ou absents, cliquez sur le bouton Refuser et indiquez les raisons du refus de cette activité. 26

27 Suivant le refus d une activité, celle-ci apparaîtra sous la rubrique Refusée(s) du côté droit de l écran d activités. L activité restera dans la rubrique Enregistrée(s) de la personne qui vous l a précédemment envoyée. Un message sera également envoyé à cette personne. Une activité apparaîtra sur le relevé de l entraîneur lorsqu elle aura été approuvée par l ACE. Comment puis-je voir si une activité a été refusée? Lorsque vous êtes connecté, le Casier vous dirigera à l écran d activités. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur Activités au haut de l écran. Sur l écran d activités, les activités refusées apparaîtront sous la rubrique Refusée(s). Si une activité que vous avez déjà approuvée a été refusée, vous recevrez un courriel relatif à cette activité refusée. Comment puis-je chercher un individu? Lorsque vous êtes connecté, vous verrez une loupe dans le coin supérieur droit de l écran. À la droite de cette loupe, vous verrez certaines options de recherche. 27

28 Pour chercher un individu, cliquez sur le bouton Individus à côté de la loupe. Une boîte de recherche apparaîtra. Dans cette boîte, remplissez un ou plusieurs des champs de recherche et cliquez sur Rechercher. Une liste de résultats apparaîtra dessous. Pour voir plus de détails, cliquez sur l individu voulu dans la liste de résultats. Comment puis-je chercher une activité? Lorsque vous êtes connecté, vous verrez une loupe dans le coin supérieur droit de l écran. À la droite de cette loupe, vous verrez certaines options de recherche. Pour chercher une activité, cliquez sur le bouton Activités à côté de la loupe. Une boîte de recherche apparaîtra. Dans cette boîte, remplissez un ou plusieurs des champs de recherche et cliquez sur Rechercher. Une liste de résultats apparaîtra dessous. Pour voir plus de détails, cliquez sur l activité voulue dans la liste de résultats. 28

29 Comment puis-je créer un compte? Premièrement, vous devez déterminer qu un compte n existe pas déjà dans le Casier (voir : Comment puis-je chercher un individu?) Lorsque vous avez déterminé que l ouverture d un nouveau compte est nécessaire, cliquez sur Ajouter un nouveau compte. Un profil vierge apparaîtra. La prochaine étape est d inscrire les renseignements sur l entraîneur (Voir : Comment puis-je modifier (voir : Comment puis-je modifier des renseignements personnels? ou Comment puis-je modifier, ajouter ou supprimer une adresse?). Les renseignements suivants sont requis : Nom et prénom 29

30 Adresse complète Date de naissance Un courriel unique Lorsque l information requise a été entrée, cliquez sur Sauvegarder. Comment puis-je modifier un compte? Premièrement, vous devez rechercher la personne (voir : Comment puis-je chercher un individu?). Lorsque vous avez trouvé le compte de la personne, sélectionnez le nom dans la liste. Sur le côté gauche de l écran de profil de celui-ci, apparaîtra un formulaire ou vous pouvez modifier ses informations (voir : Comment puis-je modifier des renseignements personnels?). Lorsque les changements requis sont faits, cliquez sur Sauvegarder. Sur le côté droit de l écran, vous verrez l adresse ou les adresses qui sont dans le dossier. Vous pouvez ajouter une adresse en cliquant sur le lien ajouter une adresse à la droite de la rubrique Adresses. Pour changer une adresse, cliquez sur le lien modifier sous l adresse voulue. Si vous ajoutez ou modifiez une adresse déjà au dossier, faites les changements nécessaires et cliquez sur Sauvegarder. Cliquez sur Annuler pour supprimer les changements. Pour supprimer une adresse, cliquez sur supprimer situé sous l adresse que vous désirez supprimer. Confirmez en cliquant Oui. (voir : Comment puis-je modifier, ajouter ou supprimer une adresse?) Faire les changements nécessaires en gardant en tête que les informations suivantes sont obligatoires : 30

31 - Nom et prénom - Date de naissance (jj/mm/aaaa) - Adresse - Courriel unique Comment puis-je modifier les renseignements sur mon organisme? Cherchez l organisme voulu en utilisant la boîte de recherche dans le coin supérieur droit de la page. Sélectionnez l organisme de la liste. (voir : Comment puis-je chercher un organisme de sport?) Lorsque vous êtes sur la page de votre organisme, vous pouvez modifier les renseignements sur le côté gauche de l écran, ajouter ou modifier une adresse sur le côté droit de l écran. Dans le coin inférieur droit de l écran de détails, vous pouvez également trouver un lien à une version pré-filtrée du calendrier de votre sport. Comment puis-je gérer les droits d accès? Les droits d accès déterminent ce que vous voyez et les actions que vous pouvez poser dans le Casier. Vous pouvez seulement attribuer les droits d accès que vous possédez. Cherchez l organisme requis dans la boîte de recherche située dans le coin supérieur droit de la page. Sélectionnez l organisme voulu de la liste. (voir : Comment puis-je chercher un organisme de sport?) Cliquez sur l onglet Individus. Vous pouvez ajouter la personne voulue en utilisant la boîte de recherche dans le coin supérieur gauche de la page et cliquez sur le nom de cette personne. 31

32 On peut modifier les droits d accès d un individu en cliquant sur cette personne dans la liste de membres. Cochez les droits d accès appropriés que vous voulez attribuer à cette personne en utilisant la liste qui apparaît à la droite de la page. Quand vous avez terminé les changements, cliquez sur le bouton Sauvegarder pour attribuer ces droits d accès à la personne. 32

33 Pour supprimer une personne de la liste du personnel avec droits d accès, trouvez son nom dans la liste et cliquez sur le bouton supprimer à la droite de celle-ci. 33