Utilisation de la messagerie officielle du ministère

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1 Utilisation de la messagerie officielle du ministère men.gov.ma A- Accès à la messagerie via un navigateur web Connexion au serveur de messagerie Identification Changement du mot de passe Lire vos messages Répondre au message Composer un message Ajouter une pièce jointe Supprimer un message Accéder à l'annuaire du département... 6 B- Utilisation de la Messagerie via Outlook Microsoft Office Outlook Options du message : Comment créer votre Calendrier? Comment créer votre Contact? Comment partager votre calendrier? Comment gérer les autorisations de partage sur votre calendrier? C- Configuration manuelle d Outlook pour accéder à la messagerie via le Web (Notions avancées) Installation de la certification : Configuration de Outlook D- Configuration de délégation et partage prenom.nom@men.gov.ma l adresse électronique qui vient de vous être attribuée est une adresse Exchange Elle permet de communiquer avec tout correspondant disposant d'une boîte Internet. La boîte aux lettres correspondant à cette adresse est hébergée sur un serveur implanté à la Direction du Système d Information (DSI). Avantage : C est votre boite de courriels officielle C est votre porte d accès à l intranet du Départent de l Education Nationale Vous pouvez accéder à cette boite : 1. En utilisant Internet pour avoir accès au site web sécurisé (on vous demande votre nom d'utilisateur et votre mot de passe). Ce site a la particularité de vous permettre de lire vos messages et d'en envoyer de n'importe quel micro-ordinateur connecté à Internet à l instar de Hotmail ou de Yahoo. 2. En utilisant Microsoft Outlook qui doit être paramétré avec les coordonnées de votre compte de messagerie. 1 / 19

2 La méthode la plus simple pour lire votre courrier électronique est la messagerie via le web. Un des avantages non négligeables de cette méthode est qu'elle fonctionne sans paramétrage; on peut lire sa boîte de toute machine connectée à Internet, dans l administration, chez soi et n'importe où dans le monde! Mais l utilisation de Microsoft Outlook présente plus de fonctionnalité par rapport à l utilisation de la messagerie via le web. En utilisant Outlook, vos messages déjà reçu seront stockés sur votre machine et vous pouvez les consulter à tout moment même sans avoir accès à Internet, vous pouvez partager vos calendriers, vos contacts et afficher les calendriers de vos collaborateurs qui ont déjà partagé leurs calendriers avec vous A- Accès à la messagerie via un navigateur web 1. Connexion au serveur de messagerie A partir d un PC connecté à Internet, lancer le navigateur web et puis tapez l'adresse suivante dans la zone adresse: 2. Identification Le premier écran qui vous est proposé vous demande de vous identifier Votre nom d'utilisateur est de la forme suivante: prenom.nom (prénom est votre prénom et nom est votre nom) Le mot de passe qui permet à tous d accéder initialement à leur compte de messagerie est: password. Vous devrez le changer lors de votre premier accès. Ne confondez pas votre identifiant prenom.nom (appelé aussi nom d'utilisateur) et votre adresse prenom.nom@men.gov.ma. 2 / 19

3 3. Changement du mot de passe Vous pouvez changer votre mot de passe : attention, il faudra être capable de s'en souvenir! Il n'est pas raisonnable de le noter à un endroit où il pourra être lu par d autres personnes que vous. Pour changer le mot de passe, il faut cliquer sur <Option> puis sur la rubrique mot de passe. Puis, comme indiqué, entrer votre (ancien mot de passe), puis le mot de passe de votre choix. On vous demande de le taper une seconde fois, pour éviter les erreurs dues aux fautes de frappe. Attention : vérifiez la position de votre clavier avant l'introduction du nouveau mot de passe. Si le clavier est bloqué en majuscules, le mot de passe sera en majuscules (majuscules et minuscules sont en effet significatives dans les mots de passe). En cas de perte du mot de passe, que faire? Contacter le correspondant informatique de votre entité ou envoyer un à l adresse suivante : admin.intranet@men.gov.ma 4. Lire vos messages La capture écran qui suit vous permet de vous familiariser avec l'écran d'accueil d Outlook Web Accès (OWA). Les annotations vous donnent quelques repères fonctionnels. 3 / 19

4 Menu Navigateur La zone d'adresse du navigateur Menu de la messagerie Les dossiers de la boîte de messagerie En ouvrant votre boîte de messagerie, le contenu du dossier <Boite de réception> sera affichée, Ce dossier contient les nouveaux (et les anciens) messages qui vous sont destinés. Si vous avez reçu des nouveaux messages, plusieurs renseignements les concernant s'affichent à l'écran : L expéditeur, l'objet et la date et heure d envoie et les Pièces jointes Pour afficher le contenu d'un message cliquer sur la zone entourée du bleu Le texte du message apparaît avec un affichage détaillé de l'objet (Objet), l expéditeur (Nom et prénom ), la date d'envoi (Date et heure), et Pièces jointes (Type de fichier Nom du fichier et Taille). 5. Répondre au message Le bouton Répondre permet d'adresser un message à l'expéditeur sans avoir à taper à nouveau son adresse le bouton Répondre à tous permet d'adresser un message à l'expéditeur et à tous les destinataires du message d'origine. Le bouton Transférer permet de rediriger le message et ses pièces jointes à un ou plusieurs nouveaux destinataires 4 / 19

5 6. Composer un message La rédaction d'un message s'effectue depuis l'écran du menu <La Boîte de réception > en cliquant sur <Nouveau> Fenêtre d un nouveau message Noter l'adresse internet du destinataire, dans la zone A CC = copie carbone, personne destinataire d'une copie Objet du message Pour joindre des fichiers cliquer sur le bouton Zone du contenu du message 7. Ajouter une pièce jointe Tout type de fichier peut être attaché à un message à condition qu'il soit d'une taille acceptable. Il est important de se rappeler en tout temps qu un document joint ne devrait pas raisonnablement dépasser 5Mo. La messagerie est un outil pratique pour l échange de document mais ce n est pas un outil destinées au transfert de fichiers. Il est à rappeler que certain type de fichiers (.exe,.bat ) ne sont pas accepté en pièce jointe. Pour joindre des fichiers cliquer sur le bouton, puis sur le bouton «Parcourir». Une fenêtre de navigation s'ouvre avec l'arborescence de votre disque dur. Sélectionner le fichier à attacher et cliquer sur le bouton «Ouvrir». Finalement, cliquer sur le bouton «Joindre» pour l attacher au message. 5 / 19

6 8. Supprimer un message Il est important de faire périodiquement le "ménage" de sa boîte en supprimant les messages qui n'ont plus lieu d'y être et qui encombrent inutilement. Cliquer sur le message à supprimer (le message sélectionné est en surbrillance), puis cliquez sur l icône. Ce n'est pas encore suffisant pour libérer l'espace car les messages sont rangés dans le dossier "Eléments supprimés" ; il faut pour achever l'opération afficher ce dossier (cliquer sur la zone : < Eléments supprimés>. La fenêtre des éléments supprimés s'affiche : Si vous supprimer le message sélectionné, un message de confirmation vous prévient du caractère irréversible de l'opération! Cliquez OK le message en question est désormais supprimé. 9. Accéder à l'annuaire du département Pour trouver l'adresse électronique de votre destinataire, vous pouvez effectuer une recherche dans soit en cliquant dans la zone trouver quelqu un et en tapant les premier lettre de nom ou prénom, une liste des personnes correspondant vous est alors proposée. Ou en cliquant sur l icône, une fenêtre du carnet d adresse de l annuaire du DEN d affiche alors, une navigation dans les pages de ce carnet vous permet de trouver votre destinataire recherché. 6 / 19

7 1. Microsoft Office Outlook 2007 B- Utilisation de la Messagerie via Outlook Microsoft Office Outlook 2007 constitue une solution intégrée de gestion du temps et des informations, grâce à laquelle vous pourrez rester en contact où que vous soyez et garder le contrôle des informations que vous recevez. Office Outlook 2007 inclut de nouvelles fonctionnalités de recherche, d'organisation du travail et de partage faciles d'emploi et centralisées. Cliquer sur le bouton Démarrer +Tous les programmes + Microsoft office + Pour consulter les messages reçus, un clic simple sur les 2 boutons : (1) Boites de réceptions (2) envoyer/recevoir Pour rédiger un nouveau message, un simple clic sur le bouton Nouveau 7 / 19

8 (A..) Saisir l adresse destinataire (Cc ) Saisir les adresses destinataires (en copie) (Objet :) Saisir l objet de votre de message 2. Options du message : Vous pouvez parcourir les différentes options d un message : - Important haute du message - Important faible du message - Assurer un suivi du message - Accusé de réception et de lecture 8 / 19

9 3. Comment créer votre Calendrier? Le calendrier Ms Outlook peut vous aider à organiser votre emploi du temps et planifier vos rendez-vous. Lors de la palification un message d invitation sera envoyé automatiquement par messagerie à l ensemble des invités. 1-Cliquez sur le bouton Calendrier 2-double clic sur le début de la date et l'heure de la réunion. 3-Taper les informations relatives à la réunion comme indiquées dans la figure suivante (Objet de la réunion, emplacement, date et heure de début et de fin et éventuellement inviter les participants ) : 9 / 19

10 4-Cliquez sur le bouton Enregistrer&Fermer. 4. Comment créer votre Contact? 1-Cliquez sur le bouton Contact 2-double clic pour créer un nouvel élément contact: 10 / 19

11 3-Taper les informations indiquées dans la figure suivante: 4-Cliquez sur le Bouton Enregistrer&Fermer. 11 / 19

12 5. Comment partager votre calendrier? Il existe de nombreuses façons de partager des informations sur le calendrier avec d'autres personnes via Microsoft Office Outlook Dans le volet de navigation du calendrier figurent plusieurs liens vous permettant de vous initier rapidement au partage du calendrier. Les liens affichés peuvent varier, en fonction des comptes configurés dans votre profil Outlook. Par exemple, cette illustration correspond à ce qu'une personne dotée d'un compte Microsoft Exchange verra. Ouvrir un calendrier partagé Lorsque vous utilisez un compte Exchange, vous pouvez ouvrir le calendrier Exchange par défaut d'une autre personne si elle vous a autorisé à le faire. Si la personne dont vous voulez ouvrir le calendrier ne vous a pas autorisé à le consulter, Outlook vous invite à lui demander l'autorisation dont vous avez besoin. Si vous cliquez sur Oui, un message électronique de demande de partage s'ouvre automatiquement. Ce message demande à la personne de partager son calendrier avec vous et propose que vous partagiez votre calendrier par défaut avec elle. Lorsque vous accédez à un calendrier partagé pour la première fois, celui-ci est ajouté au volet de navigation. Lorsque vous voudrez consulter le calendrier partagé par la suite, vous pouvez cliquer dessus dans le volet de navigation. Partager Mon Calendrier Lorsque vous utilisez un compte Exchange, vous pouvez partager votre calendrier Exchange par défaut avec une personne. Celle-ci reçoit une 12 / 19

13 notification électronique indiquant que vous avez partagé votre calendrier. Vous pouvez aussi demander au destinataire de partager son calendrier Exchange avec vous. CONSEIL Si vous voulez partager un calendrier que vous avez créé et qui n'est donc pas votre calendrier par défaut, dans le volet de navigation, cliquez à l'aide du bouton droit sur le nom du calendrier, puis cliquez sur Partager nom du calendrier. 6. Comment gérer les autorisations de partage sur votre calendrier? Cliquer avec le bouton droit de la souris sur votre calendrier et sélectionner «Modifier les autorisations de parage» 13 / 19

14 Sur la boîte de dialogue suivante vous définissez les utilisateurs et leurs droits sur votre calendrier : C- Configuration manuelle d Outlook pour accéder à la messagerie via le Web (Notions avancées) Pour consulter votre boite à lettre via Outlook à partir de votre machine qui est connecter à Internet mais pas nécessairement connecter à l Intranet du Département, veuillez suivre les étapes suivants :- - Télécharger l utilitaire de certification (Télécharger maintenant) ; - installer la certification Certmen ; - Configurer Outlook sur votre poste. 1. Installation de la certification : 1- Double clic sur Certnew 2- Cliquer sur installer le certificat 14 / 19

15 3 - Cliquer sur suivant 4 - Sélectionner placer tous les certificats dans le magasin suivants puis cliquer sur Parcourir 5 - Choisir Autorités de certification racine de confiance, puis cliquer sur suivant 6 - Cliquer sur Terminer. 15 / 19

16 2. Configuration de Outlook Démarrer, paramètre, Panneau de configuration, Courier, créer un profil sous le nom que vous voulez (par exemple : Nom utilisateur). Cocher : Configurer manuellement les paramètres du serveur Choisir Microsoft exchange. Saisir les informations comme indiqué dans l écran suivant, puis cliquer sur paramètres supplémentaire 16 / 19

17 Cliquer sur ok Saisir et cocher les informations dans l écran suivantes : Cliquer sur ok, puis sur terminer. 17 / 19

18 Lancer Outlook, tapez dans l'écran ci-dessus men\nom utilisateur, votre mot de passe puis cliquer sur le Botton ok. D- Configuration de délégation et partage (Notions avancées) 1. Démarrer Outlook avec un profil configuré pour la boîte aux lettres Exchange Server du compte de la direction. Vous devrez peut-être ouvrir une session sur le réseau en tant qu'utilisateur du compte de la direction pour obtenir la validation appropriée. 2. Dans le menu Outils, cliquez sur Options. 3. Sous l'onglet Délégués, cliquez sur Ajouter. 4. Tapez ou sélectionnez le nom de l'utilisateur du compte de la secrétaire, cliquez sur Ajouter, puis sur OK. 5. Dans toutes les listes, dans la boîte de dialogue Autorisations accordées aux délégués, sélectionnez Rédacteur (peut lire, créer et modifier des éléments). 6. Cliquez deux fois sur OK. 7. Si la liste des dossiers n'est pas visible, cliquez sur Liste des dossiers dans le menu Affichage. 8. Cliquez avec le bouton droit sur Boîte aux lettres - nom utilisateur, puis cliquez sur Propriétés pour 'Boîte aux lettres - nom utilisateur dans le menu contextuel. 9. Sous l'onglet Autorisations, cliquez sur Ajouter. 10. Tapez ou sélectionnez le nom de l'utilisateur du compte de la secrétaire, cliquez sur Ajouter, puis sur OK. 11. Dans la zone Nom, cliquez l'entrée récemment ajoutée pour le compte de la secrétaire. 12. Dans la zone Niveau d'autorisation, cliquez sur Propriétaire, puis sur OK. 13. Répétez les étapes 8 à 12 pour tous les autres dossiers de la boîte aux lettres. 14. Dans le menu Fichier, cliquez sur Quitter et fermer la session. 15. Redémarrez Windows, puis ouvrez une session en tant qu'utilisateur du compte de la secrétaire. 16. Démarrez Outlook avec un profil configuré pour la boîte aux lettres Exchange Server du compte de la secrétaire. 17. Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres du compte. 18. Sous l'onglet Messagerie électronique, cliquez sur le nom du compte, puis sur l'icône Modifier. 19. Cliquez sur le bouton Paramètres supplémentaires. 20. Cliquez sur l'onglet Avancés. 21. Cliquez sur Ajouter. 22. Tapez le nom de l'utilisateur du compte de la direction, puis cliquez sur OK trois fois. 18 / 19

19 23. Cliquez sur Suivant, sur Terminer, puis sur Fermer. La boîte aux lettres du compte de la direction apparaît dans votre liste des dossiers. L'utilisateur du compte de la secrétaire peut envoyer des messages et des demandes de réunion de la part de l'utilisateur du compte de la direction en entrant le nom de l'utilisateur du compte de la direction dans le champ De. Ces messages contiennent les noms des utilisateurs des comptes A et B. Pour obtenir davantage de détails ou un soutien technique, vous êtes invités à envoyer un e- mail à l adresse suivante :admin.intranet@men.gov.ma 19 / 19