DOVADIS. Objet Compteurs d'index Logiciel(s) Dovadis Métier Gestion locative. Nos marques

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1 1 DOVADIS Objet Compteurs d'index Logiciel(s) Dovadis Métier Gestion locative

2 2 Sommaire I. Préambule... 3 A. Objet de la fonctionnalité... 3 II. Paramètres... 4 A. Les types de compteurs... 4 B. Les prestations... 5 III. La saisie des compteurs... 6 A. la fiche immeuble, onglet Compteurs L ajout d un compteur : La modification d un compteur :... 6 B. La fiche LOT, onglet Compteurs... 8 IV. C. La fiche d un BAIL, onglet Compteurs d index... 9 La saisie des relevés L ajout d un relevé : La modification d un relevé : V. La régularisation de charges VI. Remboursement de dépôt de garantie A. Etape Détails DG VII. B. Etape Détails DG / Compteur d'index Annexes A. Erreurs d index Ce n est pas le 1 er relevé que vous saisissez : C est le 1 er relevé que vous saisissez et il n est pas encore facturé:... 20

3 3 I. PREAMBULE A. OBJET DE LA FONCTIONNALITE Permettre de saisir par lot, un ou plusieurs compteurs (même pour un même fluide) Permettre au niveau du bail de pouvoir saisir des relevés d index Permettre lors de la reddition de charges ou du remboursement d un dépôt de garantie de pouvoir facturer ces relevés

4 4 II. PARAMETRES A. LES TYPES DE COMPTEURS Depuis les énumérations, énumération Type de compteur, vous pouvez saisir des types d index, par défaut, sont présents Eau Froide et Eau Chaude. Vous pouvez en créer d autres pour le Gaz, Electricité

5 5 B. LES PRESTATIONS Le paramétrage de la prestation «Régularisation consommation [ type compteur]» est seulement nécessaire pour le module remboursement du dépôt de garantie. Il faut créer autant de prestations de régularisation d une dépense indexée que de type de compteur existant (Eau chaude, Eau froide, Gaz ) Pour les prestations locataires, devant servir à la facturation de ces dépenses liées à un compteur index, vous devez aller compléter celle-ci sur l onglet Informations complémentaires, de la prestation. Il faudra cocher la case Dépense privative et renseigner en dessous le type de Compteur associé.

6 6 III. LA SAISIE DES COMPTEURS Cette saisie des compteurs, peut se faire depuis plusieurs endroits. Attention : les compteurs doivent être saisis sur les lots principaux, ceux rattachés à un bail. Si vous avez des compteurs dans des caves, garages ou autres lots secondaires, saisissez-les sur le lot principal. A. LA FICHE IMMEUBLE, ONGLET COMPTEURS 1. L AJOUT D UN COMPTEUR : Pour ajouter un compteur, mettez-vous en modification de la fiche Immeuble, puis cliquez sur le bouton, après avoir sélection la ligne Aucun compteur, du lot : Saisissez, le type de compteur, voir énumération, le N de compteur et son emplacement. 2. LA MODIFICATION D UN COMPTEUR :

7 7 La modification du compteur, permet de changer son numéro, son emplacement et permet de le mettre hors service (vous ne pourrez plus saisir de relevés sur ce compteur). Exemple d un immeuble avec plusieurs lots et un compteur d eau froide à chacun. Un clic sur le +, vous permet de visualiser les anciens relevés, de modifier le dernier et d en ajouter un.

8 8 B. LA FICHE LOT, ONGLET COMPTEURS Dans la fiche lot, les compteurs se trouvent dans le même onglet que les clés de répartition. Un clic sur le +, vous permet de visualiser les anciens relevés, de modifier le dernier et d en ajouter un.

9 9 C. LA FICHE D UN BAIL, ONGLET COMPTEURS D INDEX Depuis un bail, vous pourrez visualiser les différents compteurs du lot, avec la date du dernier relevé et l index et aussi créer de nouveaux compteurs (voir la saisie, paragraphe III-A-1). Un clic sur le +, vous permet de visualiser les anciens relevés, de modifier le dernier et d en ajouter un.

10 10 IV. LA SAISIE DES RELEVES Cette saisie des relevés, peut être faite de partout, depuis un lot, un bail, la répartition de charges locatives et le remboursement d un dépôt de garantie. Vous pourrez ajouter un relevé, en cliquant sur le + de la colonne Relevé, puis sur le bouton Ajouter : L écran ci-dessous s affichera : 1. L AJOUT D UN RELEVE : Vous devez saisir, la date du relevé. Par défaut, est affichée la date du jour ou la dernière date de relevé saisie ou modifiée. Attention : cette date, à ce jour n est pas contrôlée. Il faut que vous saisissiez une date correspondant à la période qui va être régularisée, ou à la date réelle du relevé.

11 11 Exemple : Pour 2 locataires qui se sont succédés sur la période à régulariser, il faudra saisir 2 relevés dont la date de relevé du 1 er locataire doit être au moins égale ou inférieure à sa date de fin de préavis. Exemple d une régularisation de charges du 01/01/2014 au 31/12/2014 Locataire A est présent du 01/01/2013 au 15/03/2014 Locataire B est présent à partir du 01/06/2014 Si on saisit seulement un relevé au 31/12/2014, le locataire A ne sera jamais facturé d une consommation eau. Il faut donc saisir un relevé intermédiaire à la date de départ du locataire A pour lui imputer une facture eau. L index précédent et la date du relevé précédent, s afficheront, s il en existe un. S il n en existe pas, vous pourrez saisir l index précédent (cela créera automatiquement un relevé clôturé). S il y en a un d affiché, et que celui-ci n est pas correct, par exemple quand le propriétaire a fait des travaux entre deux locataires, vous avez la possibilité de corriger cet index de départ : A la validation vous aurez cette fenêtre : Le logiciel créera un relevé non affecté à un locataire. Saisissez l index relevé, la consommation sera calculée automatiquement, vous pourrez la modifier. Saisissez le prix unitaire, la valeur sera calculée automatiquement, vous pourrez la modifier, le prix unitaire sera recalculé.

12 12 2. LA MODIFICATION D UN RELEVE : Après saisie, vous pourrez modifier ce relevé, s il n est pas déjà facturé.

13 13 V. LA REGULARISATION DE CHARGES Sur cet écran, étape Montant de la régularisation de charges, un bouton «Compteurs d index, a été mis. Ce bouton, contient une alerte, si des relevés ont été saisis sur les lots de cette régularisation, et qu ils n ont pas encore été facturés. Cliquez donc sur ce bouton, pour facturer ce qui a déjà été saisi, ou pour saisir de nouveaux relevés.

14 14 Vous aurez l écran suivant : Si les compteurs et les relevés n ont pas été saisis, vous pourrez le faire aussi depuis cet écran. Le tableau du bas, vous donne le total des consommations pour chaque type de compteur. Après avoir saisi de nouveaux relevés, il vous faudra valider cet écran par le bouton Valider les relevés. NB : tous les relevés saisis, seront facturés, pas de filtre sur les dates.

15 15 Pour chacun des lots, ayant eu des relevés de saisis, vous aurez une ligne qui s affichera, double cliquez sur la ligne ou cliquez sur le +, pour avoir plus d informations et donc le détail des charges saisies sur le lot (compteurs ou autres dépenses) :

16 16 Si vous vous rendez comptes, que la validation des relevés, a remonté de mauvaises valeurs, il vaut mieux supprimer des lignes sur l écran ci-dessus, puis repartir dans les compteurs, les corriger et les valider à nouveau.

17 17 VI. REMBOURSEMENT DE DEPOT DE GARANTIE Permet de facturer les relevés lors du remboursement de DG au même titre que d'autres prestations à facturer A. ETAPE DETAILS DG Sur cet écran, étape Détail DG, un bouton «Compteurs d index, a été mis. Ce bouton, contient une alerte, si des relevés ont été saisis sur les lots de cette régularisation, et qu ils n ont pas encore été facturés. Cliquez donc sur ce bouton, pour facturer ce qui a déjà été saisi, ou pour saisir de nouveaux relevés.

18 18 B. ETAPE DETAILS DG / COMPTEUR D'INDEX Après avoir saisi de nouveaux relevés, il vous faudra valider cet écran par le bouton Valider les relevés. ATTENTION : Si vous avez saisi des compteurs, et que vous n avez pas de prestations locataires associées, vous aurez un message d alerte (voir paragraphe II B).

19 19 Après validation, vous aurez cette dépense qui va se rajouter dans le tableau :

20 20 VII. ANNEXES A. ERREURS D INDEX Si vous avez saisi un mauvais index de relevé et que celui-ci est déjà facturé, vous ne pourrez plus le modifier. 1. CE N EST PAS LE 1 ER RELEVE QUE VOUS SAISISSEZ : Il vous faudra : Pour les compteurs, mettre hors service le compteur en cours et en créer un nouveau Pour la comptabilité, faire une facture ou un avoir manuel. 2. C EST LE 1 ER RELEVE QUE VOUS SAISISSEZ ET IL N EST PAS ENCORE FACTURE: Lors de la saisie du 1 er relevé, et si vous saisissez un index précédent, le logiciel crée automatiquement un relevé qu il clôture automatiquement avec ce relevé de départ, puis un deuxième relevé avec la dernière valeur. Si vous vous êtes trompé sur cet index de départ, il vous faudra annuler le dernier relevé, puis annuler le relevé contenant cet index de départ.