e-recrutement Guide d icams * Approbation des annonces Version 2.2 e-recrutement Guide d utilisation d icams Approbation des annonces

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1 e-recrutement Guide d icams * Version 2.2 * Internet Candidate Access Management DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 1 sur 13

2 1. A QUOI SERT ICAMS LE BACK OFFICE EN QUELQUES MOTS MÉCANISME DE PUBLICATION DES ANNONCES VALIDER UNE ANNONCE Ouvrir la notification reçue par mail Accéder à la notification via icams Contrôler le processus en cours Approuver une annonce Rejeter une annonce 8 5. CONSULTER LE PROCESSUS DE VALIDATION D UNE ANNONCE MODIFIER UNE ANNONCE Noter la référence de l annonce Accéder au détail de l annonce Valider une annonce modifiée PROLONGER LA PUBLICATION D UNE ANNONCE PARTAGER SES DROITS VÉRIFIER LES PARTAGES CHECKLIST APPROUVER UNE ANNONCE DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 2 sur 13

3 1. A quoi sert icams icams est le système de gestion du e-recrutement de l Université de Genève. Il permet, entre autres, de publier les annonces de postes vacants, de recueillir et traiter les candidatures électroniques. Vous pouvez consulter les postes vacants de l Université à l adresse : ww.unige.ch > Offres d emploi. icams comprend deux modules : - le back office, réservé à la préparation des annonces, au suivi des candidatures et à l administration de l application ; - le front office, module accessible via internet, destiné aux candidat-e-s. Ce document présente les étapes d approbation d une annonce. Parcours d une annonce de sa création à sa publication sur le web Création de l annonce Envoi de l annonce dans le workflow Contrôle, validation et publication de l annonce Poste vacant publié sur le site. Back office Front office Important Tous les écrans et menus de l application ne sont pas reproduits ici. Seuls ceux qui vous sont utiles le sont. Les données présentes dans les écrans ne sont que des exemples. Afin de faciliter la lisibilité du présent document : Les champs obligatoires ou recommandés sont entourés d un CADRE ROUGE Les zones auxquelles vous devez prêter attention sont entourées d un CADRE BLEU Une Flèche indique les menus ou onglets à ouvrir, les champs où cliquer. 2. Le back office en quelques mots Le back office est réservé au personnel de l Université pour la préparation des annonces et ultérieurement le traitement des candidatures. DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 3 sur 13

4 Il est nécessaire de s authentifier pour y accéder et par conséquent d être en possession d une notification d Activation de compte rappelant les identifiants icams et l adresse du back office. 3. Mécanisme de publication des annonces La publication des annonces de postes vacants se fait selon un processus de validation dont le nombre d étapes varie selon la catégorie de personnel. Pour le personnel enseignant, 3 étapes sont nécessaires : 1. rédaction de l annonce 2. approbation par l administrateur de la faculté / section 3. contrôle par le gestionnaire RH Pour le personnel administratif et technique, 4 étapes sont nécessaires : 1. rédaction de l annonce 2. approbation par l administrateur de la faculté / section / division 3. contrôle par le gestionnaire RH 4. validation par le responsable RH Pour les postes assistants, de maître assistant ou candoc, deux étapes sont nécessaires : 1. rédaction de l annonce 2. approbation libre et selon les règles en vigueur dans chaque entité Chacune de ses étapes se fait à partir du back office d icams. Une fois l ensemble des validations obtenues, l annonce est automatiquement en ligne en fonction de ses dates de publication. DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 4 sur 13

5 Préparation de l annonce Le rédacteur d une annonce saisit le formulaire de description du poste, vérifie sa mise en forme et indique nominativement les acteurs dont l approbation est requise (administrateur, gestionnaire RH et responsable RH selon les cas ou tout autre acteur habilité à approuver). Une fois le formulaire dûment renseigné, il envoie son annonce dans le workflow approprié (processus) : - un poste d enseignant sera envoyé dans le workflow Poste PENS - un poste de personnel administratif et technique, dans le workflow Poste PAT - un poste d assistant, de maître assistant ou candoc dans le workflow Poste Ass. A l issue de cette première étape, le premier acteur reçoit automatiquement une notification par mail l invitant à prendre connaissance de l action à mener. Statut d une annonce pendant les étapes de validation DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 5 sur 13

6 4. Valider une annonce Pour valider une annonce, vous devez avoir reçu une notification adressée automatiquement lorsque le rédacteur demande la validation de son annonce. Cet contient un lien sur lequel vous pouvez cliquer pour accéder à l annonce Ouvrir la notification reçue par mail - Cliquez sur le lien ou collez-le dans votre navigateur. - Indiquez vos identifiants : login isis et votre mot de passe(1). Utilisez le lien mot de passe inconnu / perdu pour une 1 ère connexion ou une perte de mot de passe. DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 6 sur 13

7 4.2. Accéder à la notification via icams Pour retrouver une notification sans utiliser l - Ouvrez le menu Workflows > Mes notifications (1) - Accédez au détail ou cliquez sur le nom du processus 4.3. Contrôler le processus en cours A partir du détail d une notification, vous pouvez contrôler : - quelques informations générales sur l annonce sa demande de validation (1) - les étapes de validation (2) - le contenu de l annonce en incluant les données à usage interne de l Université (3) - toutes les pièces jointes à l annonce de poste vacant, publiques et accessibles aux candidats ou usage interne de l Université (4) - contrôler l annonce telle qu elle paraîtra aux candidats (5) 4.4. Approuver une annonce A partir du détail de la notification : - Choisissez Approuver (1) - Ajoutez un commentaire, facultatif (2) DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 7 sur 13

8 - Fichier > Enregistrer (3) - Confirmez L annonce est immédiatement transférée à l acteur suivant, une notification lui est envoyée Rejeter une annonce Dans quels cas rejeter une annonce : - si l annonce vous est soumise par erreur, vous n êtes pas habilité à la valider - si le processus déclenché n est pas correct (par exemple : un poste académique est envoyé dans un processus réservé au personnel administratif et technique). - annulation de l ouverture du poste et donc de l annonce. A partir du détail de la notification : - Choisissez Rejeter (1) - Ajoutez un commentaire, obligatoire en cas de rejet (2) - Fichier > Enregistrer (3) - Confirmez DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 8 sur 13

9 L annonce reprend son statut initial ( Draft, en préparation) et est renvoyée au rédacteur. Une notification est adressée au rédacteur, elle contient le commentaire du rejet. 5. Consulter le processus de validation d une annonce A partir du menu Workflows > Mes workflows, vous accédez à la liste des processus dans lesquels vous êtes impliqués soit en tant qu initiateur, soit en tant qu approbateur. Par défaut, seuls les processus en cours sont affichés. Pour consulter le processus de validation d une annonce en particulier : - Changez le statut du processus et choisissez la valeur Sélectionner pour opter pour tous les processus (1) - Notez la référence de votre annonce dans la zone correspondante (2) - Actualiser pour rafraîchir la liste (3) DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 9 sur 13

10 La liste est actualisée et vous retrouvez votre annonce sur une ou plusieurs lignes selon le déroulement de la validation : Accédez au détail du processus et vérifiez le déroulement des étapes : voir les étapes du processus Détail d un processus : DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 10 sur 13

11 6. Modifier une annonce. En tant qu approbateur, vous pouvez une annonce si vous êtes acteur de l étape en cours Noter la référence de l annonce A partir de la liste des notifications : Ou à partir du détail de la notification : 6.2. Accéder au détail de l annonce A partir de la recherche rapide : - choisissez la recherche d annonce (1) - notez la référence dans la zone de recherche (2) - lancez la recherche (3) DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 11 sur 13

12 Votre annonce apparaît dans la liste, résultat de recherche. - cliquez sur l intitulé pour accéder au détail - Modifiez l annonce en vous aidant de l aide ou des guides d utilisation. - Pensez à enregistrer après avoir terminé, puis contrôlez votre annonce à partir du menu Options > Aperçu internet 6.3. Valider une annonce modifiée Après modification d une annonce, reprenez la notification Worfklows > Mes notifications puis approuvez ou rejetez votre annonce. 7. Prolonger la publication d une annonce Pour prolonger la publication d une annonce, il suffit de changer son délai d inscription : une annonce publiée est sous la propriété de la division RH, cette manipulation doit être faite par un collaborateur de la division, gestionnaire ou responsable. 8. Partager ses droits Vous pouvez permettre à d autres utilisateurs de valider les annonces en votre nom. - Ouvrez la page Mon compte - déclarez les accès à partir Définition des droits d'accès (ajouter / supprimer des utilisateurs) - Fichier > Enregistrer pour valider vos modifications. 9. Vérifier les partages - Vérifiez les partages que vous avez déclarés à partir de Mon compte > Définition des droits d accès - Vérifiez les partages dont vous héritez à partir de Mon compte > Utilisateurs dont vous partagez les droits. DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 12 sur 13

13 10. Checklist Approuver une annonce Accéder à la notification : vérifier le nom du workflow (PENS, PAT, Ass) Vous assurer que vous êtes le bon interlocuteur Contrôler l'annonce dans le "preview" Vérifier les dates de publication début et fin Vérifier le financement du poste s il est renseigné Visualiser / modifier une annonce Approuver / Rejeter une annonce DVM V. Charlot / Th. Kreis ICAMS_GUIDE_APPROBATION V2-2 Page 13 sur 13