Comarch ECM Solution complète de gestion des contenus de l entreprise et des processus d affaires

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1 ECM Comarch ECM Solution complète de gestion des contenus de l entreprise et des processus d affaires

2 Gestion de contenu Gestion de contenu / Enterprise Content Management Enterprise Content Management est un ensemble d outils pour la gestion des documents et de l information au sein de votre société, ainsi que pour la création et le suivi des processus opérationnels connexes. Les systèmes ECM améliorent l efficacité des organisations grâce : aux outils intégrés de capture des données (par exemple : pour obtenir des informations depuis différentes sources : s, scans ), à la gestion documentaire (organisation efficace, contrôle, recherche rapide), à la gestion des processus métier (en les planifiant, en supervisant les processus, rapports complets). Comarch ECM Comarch ECM est un système destiné aux entreprises pour les aider dans les domaines du paiement des approvisionnements, du traitement des factures, de la gestion des contrats, du service client, de la gestion des Ressources Humaines et du courrier. La solution permet de simplifier et d automatiser les processus de flux de documents, et d être conforme aux exigences légales. Les principaux avantages de Comarch ECM sont : réduction des coûts ; meilleur suivi et contrôle sur les documents, les processus et les collaborateurs ; sécurité des données ; accès plus rapide à l information et meilleure productivité. 2

3 Principales fonctionnalités de Comarch ECM Archivage Archivage évolutif et sécurisé de tous types de documents. Hauts niveaux de sécurité et conformité aux exigences légales grâce à l encryptage mais aussi grâce aux modèles d autorisation étendue et au cycle de vie des documents. Intégration à Microsoft Office Intégration avec la plus importante suite bureautique au monde. Lors de l édition de documents archivés sur Comarch ECM le logiciel Office approprié se lance automatiquement. Possibilité d enregistrer une nouvelle version d un document directement depuis Microsoft. Système de gestion des documents (DMS) Ensemble étendu de fonctionnalités : gestion des versions des documents, verrouillage et contrôle : création, acceptation, édition et rétention. Utilisation des métadonnées et des dossiers pour créer des structures ordonnées de documents. Reconnaissance optique des caractères (OCR) Le moteur d indexation automatique des documents utilise des mécanismes de reconnaissance optique des caractères. Reconnaissances des données (par exemple sur des factures scannées) utilisant des mécanismes de self-learning évitant de créer des modèles prédéfinis. Format associé Conversion de formats de fichiers différents automatiquement ou sur demande. Conversion de PDF,.doc,.ppt,.xls aux formats HTML, PDF ou.txt, ainsi que des conversions plus avancées, utilisées par exemple pour convertir des images en.jpg,.png,.tiff en.doc, HTML, PDF,.ppt Cela est rendu possible grâce à la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR). Recherche en texte intégral Possibilité de rechercher tous les documents contenant un mot clé précis grâce à la mise en place de mécanismes de format associé et grâce à l OCR. Il est également possible de rechercher du texte dans des images, comme par exemple celles issues des documents scannés. Annotations Fonctionnalité permettant d annoter les documents au travers d éléments graphiques (soulignement, marquage) ou bien encore de commentaires, tout cela sans altérer la mise en page du document original (utilisation de calques). Porte documents Organisation des documents connexes en structures logiques, avec définition d une hiérarchie et des index. Meilleur archivage et recherche par: client, employé, projet... 3

4 Réalisation de tâches ECM ECM Création graphique des processus Conception graphique des processus, des tâches, des opérateurs et du circuit logique. Outil flexible pour la définition des flux de documents, des jalons, des validations, des notifications et des échéances du projet. Intégration à Active Directory / LDAP Intégration aux services d annuaire pour la connexion automatique au système et pour illustrer la hiérarchie organisationnelle. Intégration serveurs Fax/ Archivage automatique des s entrants et sortants ainsi que des fax, en fonction de règles prédéfinies. Intégration à d autres systèmes Intégration aux Systèmes Informatiques / ERP. Interfaces existantes avec Comarch ERP, SAP ainsi qu avec d autres mécanismes d intégration (Web services). Intégration avec les plateformes EDI pour la gestion des documents électroniques. Intégration à Microsoft SharePoint Possibilité de rechercher et de prévisualiser les documents archivés dans Comarch ECM depuis MS SharePoint. L intégration du moteur de BPM est également possible en utilisant le standard CMIS. Un site internet dédié est utilisé. Business Intelligence Entrepôt de données, génération planifiée ou sur demande de rapports basés sur les documents archivés et le traitement des données, contrôle de l efficacité des processus et élimination des goulets d étranglement (vérification de la durée des tâches, respect des délais, charge des employés ). Processus ad hoc Création de tâches pour des utilisateurs externes aux processus, sur la base des documents enregistrés, sans à avoir à créer un nouveau workflow. La confirmation ou le fait de passer une information peut se faire de façon séquentielle ou parallèle. Gestion des processus d entreprises (BPM/Workflow) Gestion des processus : exécution des tâches, validations, consultations, selon un circuit prédéfini. Accès à ses propres tâches ou à des rôles spécifiques ou à une file d attente métier. Démarrage automatique des processus en fonction de différents jalons métier ou d évènements. 4

5 Pourquoi mettre en place une GED? Avantages : Améliore l efficacité des processus : réduction de la charge de travail, accélération du temps de traitement des documents et diminution des coûts liés aux traitements manuels en : Eliminant les saisies manuelles des documents dans les Systèmes Informatiques, Accédant rapidement aux données grâce à une interface web ergonomique (navigateur, wizards et logique métier), indépendamment de l emplacement physique du document, Echangeant électroniquement et automatiquement les données entre SI (import/export depuis/vers une solution ERP, logistique, EDI, RH ). Offre un meilleur contrôle sur : Les coûts de l entreprise (avant et après la constatation du coût), Les flux de documents au sein de l entreprise (accès aux données, aux historiques d opérations) ainsi que leurs versions (dans le cadre de groupes de travail où un document peut être modifié par plusieurs personnes), Le travail des employés (échéance des tâches, durée). Accroît la transparence des processus grâce à de nouvelles procédures claires portant sur des types de situations différentes, Réduction des erreurs en utilisant la logique métier pour l intégration des documents et des processus métier(telles que les validations, la liste des partenaires commerciaux, des articles et l automatisation des procédures). Amélioration de la qualité des données et de la cohérence au sein de l entreprise ainsi qu avec les partenaires commerciaux, Prise de décision rapide et sûre au travers d un accès rapide à l information et à son exactitude grâce aux reporting BI, Conforme à la loi grâce à l utilisation d outils de vérification et de sécurisation des données, Avantages compétitifs grâce à l utilisation d une solution innovante offrant une meilleure productivité, Renforce la coopération avec les clients et les partenaires. d entreprise Meilleure gestion Optimisation des processus métiers Réduction des coûts Meilleure collaboration avec les partenaires et clients Avantages compétitifs Conforme à la loi 5

6 Modules Procure-to-pay Automatisation dans le Procure-to-Pay : enregistrement des requêtes employés (matériel, service ), gestion des fournisseurs et des produits, workflow de validation, confirmation de l exécution des commandes et gestion des documents d achat. Export des données pour l envoi des commandes aux fournisseurs et initialisation du processus de paiement. Factures d achats Gestion des factures d achats incluant les scans, l identification des documents dans le système, l allocation par centre de coûts, les processus de validation des factures, leur archivage en conformité avec la loi. Ventes Soutien des processus et documents relatifs à la vente comme les contrats, les factures, les niveaux de stock, les garanties, les réclamations ; ainsi que leur archivage et le lancement de tâches associées. Recouvrement Aide au recouvrement de créances auprès des clients. Rappels automatiques basés sur les factures de ventes et sur les dates d échéance de paiement. Génération de tâches au service client ou au département concerné. Juridique Archivage professionnel et légal des informations concernant les employés grâce aux fichiers électroniques. Accès rapide à la documentation et en accord avec les règles de rétention. Logistique Gestion des documents logistiques (factures d expéditions, feuilles de route nationales et CMR, niveaux de stock ). Rapprochement automatique des documents (par ex. des factures avec les feuilles de route) grâce aux codes à barres, à la numérisation, à l enregistrement de documents éparpillés sur différents sites et les rendre accessibles à tous les employés. Contrats Gestion des contrats d achat et de vente. Aide à la création de contrats, versioning, transmission pour consultation ou validation, vérification des données des contrats grâce à l intégration aux systèmes du client; gestion des contrats signés, de l archivage. Courrier Automatisation du traitement des courriers entrants et sortants (papier et électronique), distribution précise des documents sur la base de processus et responsabilités définis, identification automatique de la racine du document lors de l entrée dans l ECM et dans l archivage. Service client Support au Service client par l automatisation des procédures et de la communication (courrier, , fax). Archivage des données client, fichiers client dédiés. - Service qualité Appui à la gestion de la qualité et à la mise en œuvre de normes au sein de l entreprise. Gestion des audits, mesures correctives, préparation et publication de documents. Archivage de la documentation technique, sur les projets et des garanties. Base de connaissance Dépôt central des documents de l entreprise. Accès aux informations et documentations sur les employés et les clients, au règlement intérieur en fonction du niveau d accès autorisé. Accès rapide aux documents actuels grâce à des mécanismes de recherche étendus. 6

7 Nos clients Comarch ECM est la continuité d un ensemble de solutions ECM connues sur les marchés Français, Allemand, Suisse et Autrichien depuis plus de 20 ans, enrichi de 16 années d expérience d installation de tels systèmes en Europe Centrale. Plus de clients utilisent déjà Comarch ECM en Europe! ECM Allemagne Pologne France Suisse Autriche Italie Carte des clients ECM en Europe 7

8 Principales fonctionnalités : Intégration Active Directory/LDAP Recherche rapide, en texte intégral et multicritères Intégration aux principaux ERP, systèmes RH, EDI... Intégration aux serveurs /fax Module complet de Gestion des Processus d Entreprise (BPM) Business Intelligence OCR Indexation automatique Système de Gestion de Documents Intégration à Microsoft Office Création graphique des processus Interface multilingues Gestion des droits d accès et hauts niveaux de sécurité Workflow Ad-hoc Intégration à Microsoft SharePoint Pour tous projets ou toutes questions, n hésitez pas à contacter l un de nos commerciaux ou consultants à : gedfrance@comarch.fr 8

9 Bureaux dans le monde Albanie Autriche Belgique Canada Chine Finlande France Allemagne Luxembourg Pays Bas Panama Russie Slovaquie Suisse Ukraine Emirats Arabes Unis Royaume-Uni Etats-Unis d Amérique Vietnam Comarch en bref : Comarch est un éditeur international de Solutions IT Innovantes, leader en Europe centrale, employant personnes hautement qualifiées et expérimentées réparties dans 17 pays. Notre coeur de métier s exprime dans l édition de solutions informatiques pour les secteurs des Télécommunications, Administrations, Banques et Assurances, TPE/PME et également pour des Grands Comptes. Notre gamme de produits et solutions comprend: les solutions ERP, CRM et de Fidélisation, l EDI et la GED, la Business Intelligence, l hébergement ainsi que l ensemble des systèmes relatifs à l environnement complexe des Télécommunications. Toutes nos solutions sont disponibles en mode SaaS et sont hébergées dans l un de nos 4 Datacenters situés en Europe (Cracovie, Dresde, Munich et Lille)