Réponses aux questions des clients sur les Services en ligne et la réception des relevés

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1 Relevés exclusivement en ligne Réponses aux questions des clients sur les Services en ligne et la réception des relevés Pourquoi American Express demande-t-elle à ses titulaires de la Carte affaires de passer des relevés papier aux relevés exclusivement en ligne? Nous modifions les pratiques commerciales des Services aux entreprises American Express afin de continuer à tout mettre en œuvre pour offrir une valeur ajoutée à nos clients. Les relevés exclusivement en ligne peuvent être avantageux pour votre entreprise, les titulaires et l environnement. En perfectionnant les capacités et la souplesse des outils que nous offrons en ligne, nous vous aiderons à améliorer la gestion de votre programme Carte affaires American Express MD. Les relevés exclusivement en ligne offrent plus de commodité, de précision et de contrôle pour gérer vos dépenses professionnelles, à un moment où le suivi de celles-ci est plus important que jamais. Quel genre d économies pouvons-nous réaliser grâce aux relevés exclusivement en ligne? Les titulaires peuvent accéder en ligne à leurs relevés grâce à l outil Mon compte 1, partout dans le monde, dans les 24 à 48 heures qui suivent la date de clôture des relevés. Les relevés exclusivement en ligne facilitent l envoi rapide des notes de frais et des paiements, ce qui réduit le risque d encourir des frais moratoires et diminue le temps consacré par les administrateurs de programme à relancer les titulaires qui présentent leurs notes de frais en retard. Y a-t-il une date limite pour passer aux relevés exclusivement en ligne? Dans le cadre de son plan de transition, American Express fera automatiquement passer les titulaires de votre programme Carte affaires aux relevés exclusivement en ligne. Les dates du passage sont définies par American Express. Votre entreprise recevra une lettre précisant la date de votre passage aux relevés exclusivement en ligne. Comment savoir si une entreprise peut recourir aux relevés exclusivement en ligne? Les comptes à facturation individuelle suivants sont admissibles : comptes-cartes affaires American Express, comptes-cartes affaires en Or American Express, comptes-cartes affaires de Platine American Express, comptes-cartes affaires AéroplanPlus MD* American Express et comptes-cartes affaires de Platine AéroplanPlus MD* American Express. Les comptes suivants ne sont pas admissibles : comptes-cartes affaires American Express pour réunions, comptes-cartes affaires achats American Express, comptes d achat centralisé, comptes à facturation regroupée, comptes voyages d affaires, comptes à facturation collective ou centralisée. Avis envoyés aux titulaires et outils de soutien Quel genre d avis nos titulaires recevront-ils pour les informer du passage aux relevés exclusivement en ligne? Avant le passage aux relevés exclusivement en ligne, les titulaires visés recevront une lettre et des messages qui seront joints à un ou à plusieurs de leurs relevés de facturation pour les informer du nouveau mode de consultation de leur relevé et leur donner 1. Mon compte exige l utilisation d un navigateur compatible avec un protocole de chiffrement de 128 bits. 1 de 5

2 des instructions sur la façon d inscrire leurs comptes-cartes à Mon compte. Nous vous recommandons d appuyer ces communications en envoyant des messages internes à vos titulaires pour vous assurer qu ils s inscrivent à Mon compte avant qu ils ne passent aux relevés exclusivement en ligne. American Express fournit-elle des documents que nous pouvons joindre à nos messages internes pour sensibiliser nos titulaires? Oui, du matériel de soutien est disponible sur le microsite pour aider les administrateurs de programme à répondre aux attentes des titulaires en vue du passage aux relevés exclusivement en ligne. Le microsite contient des fiches de renseignements, des foires aux questions et d autres outils pour sensibiliser les titulaires au processus d inscription, ainsi qu une liste de petits changements qui peuvent avoir de grandes conséquences sur la réussite du passage de votre entreprise aux relevés exclusivement en ligne. Pour accéder à ce matériel de soutien, veuillez en faire la demande au représentant de votre compte ou aller au Existe-t-il un site Web où je peux diriger les titulaires qui souhaitent obtenir plus de renseignements? Oui. Les titulaires trouveront une foire aux questions, des fiches d information et d autres documents sur un microsite qui leur est destiné. Vous pouvez les inviter à aller au Processus d inscription des titulaires à Mon compte et aux relevés exclusivement en ligne Que doivent faire les titulaires pour s inscrire à Mon compte? L inscription ne prend que quelques minutes. Voici la marche à suivre qui sera fournie aux titulaires. 1. Allez au (Vous devrez avoir votre Carte en main.) 2. Consultez la section Vous n êtes pas encore inscrit? 3. Suivez les directives à l écran pour créer un code d utilisateur et un mot de passe. 4. Entrez les renseignements sur votre compte-carte et les autres renseignements de sécurité pour confirmer votre identité. 5. Suivez les directives à l écran pour créer un code d utilisateur et un mot de passe ou ouvrez une session pour ajouter une Carte à votre profil existant. 6. Entrez une adresse électronique valide lorsque demandé. 7. À la section des options des relevés, assurez-vous que l option Relevé électronique seulement* est sélectionnée. 8. Lisez les modalités relatives aux relevés exclusivement en ligne et cochez la case pour indiquer que vous les acceptez. 9. Une fois que vous aurez atteint la page de remerciement, choisissez l une des fonctions de Mon compte. *Si l option Relevé électronique seulement, avec avis par courriel est sélectionnée automatiquement pour vous, c est que votre entreprise est déjà inscrite à ce type de relevés. Que doivent faire les utilisateurs actuels de Mon compte pour s inscrire aux relevés exclusivement en ligne? Les titulaires qui utilisent déjà Mon compte doivent suivre les étapes simples ci-dessous pour activer l envoi des avis les informant que leurs relevés sont prêts. 1. Ouvrez une session dans Mon compte. 2. À la page Sommaire de mon compte, cliquez sur le lien Relevés exclusivement en ligne et vérifiez que l option Relevé électronique seulement, avec avis par courriel* est bien sélectionnée. 3. Entrez votre adresse électronique (si le champ est vide) ou confirmez l adresse inscrite. Celle-ci doit être à jour pour que vous puissiez recevoir les avis vous informant que votre relevé est prêt. 4. Lisez les modalités relatives aux relevés exclusivement en ligne et cochez la case pour indiquer que vous les acceptez. 5. Cliquez sur le bouton de mise à jour des renseignements. 2 de 5

3 *Si l option Relevé électronique seulement, avec avis par courriel est sélectionnée automatiquement pour vous, c est que votre entreprise est déjà inscrite à ce type de relevés. Comment les titulaires sauront-ils que leurs relevés de facturation en ligne sont prêts? Un avis est envoyé chaque mois aux titulaires pour leur indiquer que leurs relevés sont prêts. Comment les titulaires peuvent-ils s assurer de recevoir les relevés exclusivement en ligne et les avis par courriel les informant que leurs relevés sont prêts? Les titulaires doivent ouvrir une session dans Mon compte au pour confirmer leur adresse électronique et s assurer qu ils ont bien sélectionné l option Relevés électronique seulement, avec avis par courriel. De plus, les titulaires peuvent ajouter les adresses AmericanExpress@ 2.americanexpress.com, caestatement@service.americanexpress.com, OnlineServices@americanexpress.ca et servicesenligne@americanexpress.ca à leur carnet d adresses ou à la liste de leurs correspondants pour s assurer de recevoir les courriels provenant de ces adresses. L administrateur du programme peut également collaborer avec votre équipe de technologie interne pour s assurer que les filtres de la boîte de réception de votre entreprise n empêchent pas les titulaires de recevoir les avis sur les relevés exclusivement en ligne. Questions d ordre général Que se passe-t-il si certains titulaires n ont pas accès à un ordinateur? Peuvent-il être exemptés de passer aux relevés exclusivement en ligne? Et si oui, comment saurons-nous qu ils le sont? Si vous avez un représentant de compte attitré American Express, veuillez communiquer directement avec lui pour lui faire part de vos besoins et en savoir plus sur les possibilités qui s offrent à vous. Si vous n en avez pas, veuillez envoyer un courriel à ce sujet à l adresse online.statements@aexp.com. L un de nos représentants communiquera avec vous dans les deux à trois jours ouvrables pour vous parler des possibilités qui s offrent à vous et vous fournir des renseignements supplémentaires. Par mesure de sécurité, veuillez ne pas fournir votre numéro de carte de crédit dans le courriel. Que peuvent faire les titulaires dans Mon compte? Les titulaires ont accès en ligne aux données sur le compte 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, partout dans le monde. Ils peuvent consulter leur relevé de facturation, y compris des renseignements détaillés sur les achats de billets d avion, la location de voitures et les télécommunications. Ils peuvent consulter le sommaire des opérations courantes et passées de leur compte, et récupérer des relevés archivés. Ils peuvent télécharger les renseignements des relevés en format CSV pour les importer dans différents chiffriers comme Excel ou Money de Microsoft ou encore QIF de Quicken. Ils peuvent préparer et télécharger des notes de frais standard (opérations facturées et non facturées). Ils peuvent s inscrire aux Alertes sur l état du compte pour recevoir des avis par courriel ou messagerie texte, sur le solde courant de leur compte, les paiements reçus et les paiements exigibles, par exemple. Quels types d alertes sont disponibles? Les titulaires peuvent s inscrire aux alertes sur l état du compte et recevoir sur leur appareil mobile des avis immédiats sur l état de leur compte-carte affaires, soit par courriel ou par messagerie texte. Ce faisant, la gestion de leurs dépenses est simplifiée et ils gagnent un temps précieux. Voici les alertes disponibles dans Mon compte : 1. l alerte Paiement reçu Les titulaires sont informés des paiements reçus, ce qui leur permet d avoir l esprit tranquille; 2. l alerte Solde courant Les titulaires reçoivent chaque semaine des renseignements à jour sur le solde actuel de leur compte; et 3. l alerte Rappel de paiement du compte Les titulaires reçoivent un rappel dès l émission de leur relevé de facturation (ils peuvent choisir le jour où ils recevront ce rappel). 3 de 5

4 *Des frais de messagerie habituels peuvent s appliquer. Veuillez communiquer avec le fournisseur de services téléphoniques pour obtenir plus de renseignements. L accès des titulaires sera-t-il désactivé si ces derniers n ont pas ouvert de session Mon compte depuis longtemps? American Express supprime les profils Mon compte inutilisés depuis plus de 18 mois. Pour assurer le maintien des profils de vos titulaires, veillez à ce qu ils accèdent à Mon compte régulièrement. Avec qui les titulaires doivent-ils communiquer pour toute question sur Mon compte? Si les titulaires ont des questions sur Mon compte ou qu ils ont besoin d aide, ils peuvent communiquer avec le Service à la clientèle au ou composer le numéro de téléphone qui figure au dos de leur Carte. L inscription aux Relevés exclusivement en ligne aura-telle une incidence sur les frais moratoires? Si les titulaires s inscrivent à Mon compte et qu ils font leurs paiements en temps voulu, rien ne changera au chapitre des frais moratoires; il n y aura pas d augmentation. L accès aux relevés exclusivement en ligne permet aux titulaires de connaître le solde de leur compte en tout temps et en tout lieu. Que se passe-t-il si les titulaires ne s inscrivent pas à Mon compte ou si leur compte est en souffrance depuis 60 jours ou plus? Les titulaires doivent s inscrire à Mon compte pour pouvoir consulter leurs relevés exclusivement en ligne. S ils ne le font pas, leur compte peut devenir en souffrance. Si le compte d un titulaire est en souffrance depuis 60 jours ou plus, des relevés papier sont automatiquement créés et envoyés à ce dernier, jusqu à ce que son compte soit en règle. Une fois que le compte est en règle, la création automatique de relevés papier cesse et l émission des relevés exclusivement en ligne reprend. Dès l inscription à Mon compte, les titulaires ont accès à leur relevé ainsi qu à tout relevé archivé. Qu advient-il si nos lignes directrices exigent que les titulaires joignent une copie de leur relevé à leurs notes de frais? En s inscrivant à Mon compte, les titulaires peuvent consulter leurs relevés exclusivement en ligne, les télécharger et en sauvegarder une copie sur leur ordinateur et (ou) en imprimer la version officielle gratuite en PDF. Les relevés des six derniers mois sont toujours accessibles en ligne. Les relevés archivés remontant à septembre 2005 s affichent en ligne dans les 24 heures suivant la demande. Conseil : pour simplifier le processus de production des notes de frais, la copie électronique peut être téléchargée, enregistrée, puis envoyée par courriel. Les reçus peuvent être numérisés et joints sous forme de fichier électronique à la note de frais, ce qui permet d économiser papier et frais postaux aux employés hors site. Les nouveaux titulaires auront-ils automatiquement accès aux relevés exclusivement en ligne quand ils recevront leur Carte affaires? Les nouveaux titulaires d une Carte affaires associée à un compte de contrôle élémentaire pour lequel les relevés papier sont désactivés n auront automatiquement accès qu aux relevés exclusivement en ligne. Ils ne recevront pas de relevés papier et devront s inscrire à Mon compte pour accéder en ligne à leur relevé en format PDF et configurer le rappel mensuel par courriel. Nous vous conseillons d informer ces titulaires d activer leur nouvelle Carte affaires en ligne dès qu ils la reçoivent, ce qui leur permettra en même temps de s inscrire à Mon compte. L adresse du site et les directives pour l activation en ligne sont fournies avec la Carte envoyée aux nouveaux titulaires. 4 de 5

5 Que se passe-t-il si un nouveau titulaire n a pas accès à un ordinateur, à Internet ou à une messagerie électronique? Lorsque vous aborderez le sujet des exemptions avec le représentant de votre compte ou un représentant du Service à la clientèle, nous vous conseillons de parler aussi des possibilités offertes aux futurs titulaires qui n ont pas accès à un ordinateur ou à Internet. Pour obtenir tout renseignement additionnel, veuillez communiquer directement avec le représentant attitré de votre compte American Express. Si vous n en avez pas, veuillez envoyer un courriel à ce sujet à l adresse online.statements@aexp.com. L un de nos représentants communiquera avec vous dans les deux à trois jours ouvrables pour vous parler des possibilités qui s offrent à vous et vous fournir des renseignements supplémentaires. Par mesure de sécurité, veuillez ne pas fournir votre numéro de Carte de crédit American Express dans le courriel. Que se passe-t-il si nous résilions un compte-carte? Au Canada, les titulaires dont la Carte a été inscrite à Mon compte, puis résiliée n ont plus accès à leur compte-carte. Une fois la Carte résiliée, l accès à Mon compte est désactivé et des relevés papier sont automatiquement créés jusqu à ce que le solde corresponde à zéro. L un de mes titulaires inscrits aux relevés exclusivement en ligne a reçu un relevé papier. Pourquoi? Si un compte inscrit aux relevés exclusivement en ligne est en souffrance depuis 60 jours ou plus, des relevés papier sont créés jusqu à ce que le compte soit en règle. Une fois que le compte est en règle, la création des relevés exclusivement en ligne reprend. Il est possible d accéder à Mon compte tant que le compte-carte n est pas résilié. Les administrateurs de programme peuvent continuer à examiner l état du compte des employés grâce à l outil American Work MD. Un employé de mon entreprise peut-il configurer Mon compte pour gérer et consulter les comptes-cartes d autres employés? Non. Selon les modalités établies dans la convention du titulaire, seul le titulaire doit inscrire son compte-carte à Mon compte. Pour assurer la sécurité des données et la confidentialité des renseignements, les administrateurs de programme ne peuvent pas effectuer l inscription du compte d un titulaire. Si vous dévoilez à quelqu un les code d utilisateur et mot de passe permettant d accéder à un compte-carte dans Mon compte, cette personne pourra aussi consulter les renseignements personnels associés à cette Carte (le cas échéant), ce qui est interdit, conformément aux modalités établies dans la convention du titulaire. De plus, pour des raisons de protection des renseignements, le Service à la clientèle d American Express ( ) n est autorisé à aider personne d autre que le titulaire. Les administrateurs de programme peuvent gérer les comptes des titulaires dans American Work. Quels outils peut-on utiliser pour repérer les titulaires inscrits à Mon compte en vue de d assurer du bon déroulement du passage aux relevés exclusivement en ligne? Si vous utilisez déjà les rapports personnalisés American Work, vous avez accès à la Liste des adresses des titulaires pour vous aider en ce sens. Grâce à cette liste, vous pouvez repérer les titulaires qui doivent encore s inscrire à Mon compte. La marche à suivre pour exécuter le rapport Liste des adresses des titulaires se trouve à l adresse Si vous n avez pas accès aux rapports personnalisés American Work, vous pouvez consulter des renseignements moins détaillés à ce sujet dans la Liste des adresses des titulaires Work. À qui peut-on poser des questions? Si vous avez un représentant de compte American Express attitré, veuillez communiquer directement avec lui pour toute question sur les relevés exclusivement en ligne des titulaires d un compte à facturation individuelle ou aller au Si vous n en avez pas, allez au ou envoyez un courriel à l adresse online.statements@aexp.com. Par mesure de sécurité, veuillez ne pas fournir votre numéro de Carte de crédit American Express dans ce courriel. Pour toute question sur American Work MD, veuillez communiquer avec le Service à la clientèle au de 5