IP Office 4.1 Manuel de l utilisateur Phone Manager

IP Office 4.1 Manuel de l utilisateur Phone Manager 15-600988 Version 16a (1.10.2007)

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Table des matières Introduction... 5 A propos de ce guide...5 Nouvelles fonctions...6 Phone Manager 4.0...6 Phone Manager 4.1...6 Comparaison des fonctions de Phone Manager...7 Démarrer Phone Manager...8 Se connecter à Phone Manager...8 Se connecter comme un agent...9 Le Mode Télétravailleur...10 Fenêtre Liste des utilisateurs...13 Sélectionner une autre unité de contrôle IP Office...14 Fenêtre principale... 15 Présentation...15 Zone d'informations sur les appels...17 Panneau Historique des appels...18 Présentation...18 Onglet Entrant...20 Onglet Sortant...21 Onglet En absence...22 Onglet Tous...23 Onglet Portier...24 Traitement des appels... 25 Présentation...25 Répondre à un appel...26 Onglet État...27 Effectuer un appel...28 Rappeler un appel en absence...28 Utiliser la fenêtre Appel...29 Mettre fin à un appel...31 Mettre un appel en attente...31 Parquer un appel...32 Enregistrer un appel...33 Transfert d'appel...34 Effectuer un appel de consultation...34 Transférer un appel sans surveillance...35 Transférer un appelant vers la messagerie vocale...36 Fenêtre Transférer...36 Récupérer un appel...37 Utiliser la fonction Conférence...38 Créer un appel de conférence...38 Onglet Conférence...39 Phone Manager et le Centre de conférences...39 Codes affaires et restrictions PIN...40 Utiliser des codes affaires...40 Onglet Codes affaires...42 Créer un Numéro abrégé code affaire...43 Travailler avec des restrictions du Code PIN...44 Files d'attente...46 Travailler avec des files d'attente... 46 Onglet File d'attente... 47 Messagerie vocale... 49 Présentation... 49 Ecouter vos messages... 50 Onglet Messages... 51 Onglet Messagerie vocale... 52 Messages d accueil personnels... 53 Utiliser les Messages d accueil personnels... 53 Enregistrer des messages d'accueil... 55 Attribuer un message d'accueil temporaire... 57 Attribuer des messages d'accueil personnels... 58 Saisir les options de transfert... 59 Listes de diffusion personnelle... 60 Présentation... 60 Afficher une liste de diffusion personnelle (LPD)... 60 Modifier une liste de diffusion personnelle... 61 Créer une liste de diffusion personnelle... 62 Utiliser une liste de diffusion personnelle (LPD)... 64 Supprimer une liste de diffusion personnelle (LDP)... 66 Fonctions... 67 Présentation... 67 Définir un message d'absence... 68 Obtenir de l'aide... 69 Gérer les répertoires... 70 Présentation... 70 Créer un répertoire personnel... 70 Ajouter une entrée de répertoire... 71 Créer une entrée de répertoire à partir d'un appel existant... 72 Modifier une entrée de répertoire... 72 Onglet Script... 73 Créer et utiliser les numéros abrégés... 74 Afficher les numéros abrégés... 74 Onglet Numéros abrégés... 76 Utiliser un numéro abrégé... 77 Créer un groupe de numéros abrégés... 78 Créer un numéro abrégé... 79 Modifier un numéro abrégé... 81 Supprimer un numéro abrégé... 82 Configurer Phone Manager... 83 Modifier les paramètres de Phone Manager... 83 Présentation... 83 Configurer le mode Agent... 84 Modifier les paramètres Codec audio... 85 Modifier le format d'affichage horaire... 86 Afficher Phone Manager en mode Compact... 87 Modifier les paramètres de date... 88 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page iii

Phone Manager Définir Ne pas déranger...89 Activer les boutons de portier...90 Définir vos options de renvoi...91 Activer la Messagerie instantanée...96 Créer des emplacements de parcage personnels...97 Modifier les paramètres généraux de Phone Manager...98 Sélectionner les files d'attentes à surveiller...100 Modifier les Touches de raccourci...101 Configurer Fenêtre contextuelle...102 Sélectionner les commandes du téléphone...104 Configurer les paramètres USB...105 Configurer les options de la messagerie vocale...106 Définir vos préférences...107 Présentation...107 Activer/Désactiver le rappel de la messagerie...107 Activer/Désactiver le rappel de la messagerie...107 Prendre vos appels depuis un autre poste..108 Retransférer vers un poste paramétré pour un renvoi...108 Définir Ne pas déranger (NPD)...109 Définir un Numéro d'exception à l'option Ne pas déranger...109 Activer/désactiver l'appel en attente...110 Activer/Désactiver le décroché automatique...110 Sélectionner les onglets à afficher dans Historique des appels...110 Enregistrer vos préférences...111 Utiliser les versions de Phone Manager Pro...112 Fonctionnement de Softphone PC...112 Fonctionnement mains libres...112 Fonctionnement du mode Agent...113 Modifier l'apparence de Phone Manager...114 Utiliser Phone Manager en Mode Compact...114 Charger un habillage...115 Taille par défaut...115 Annexe... 117 Conseils & astuces...117 Icônes de la barre d'outils...118 Touches de raccourci...119 Utiliser l'icône Phone Manager...120 Glossaire... 121 Index... 124 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page iv

Introduction A propos de ce guide Ce guide décrit comment recevoir et effectuer des appels à l'aide de l'application Phone Manager d'ip Office. Phone Manager d'ip Office est une application unique qui peut être exécutée dans trois versions différentes. Les versions disponibles dépendent des licences saisies dans la configuration d'ip Office. La version pour chaque utilisateur est définie dans la configuration d'ip Office. Pour plus d'informations sur les fonctions disponibles dans chaque version, consultez la Comparaison des fonctions de Phone Manager. La version de Phone Manager est affichée dans la barre de titres du programme. La version est Phone Manager Lite, à moins que les licences appropriées soient saisies dans le système téléphonique. Phone Manager Lite Aucune licence requise. Phone Manager Pro Un numéro de licence 'Phone Manager Pro' est requis pour chaque utilisateur de Phone Manager Pro. Si les licences appropriées ne sont pas disponibles, Phone Manager fonctionne en mode Lite. Mode Agent Ce mode est une option qui peut être sélectionnée par un utilisateur de Phone Manager Pro. Dans ce mode, l'utilisateur de Phone Manager a accès à plusieurs fonctions associées à l'agent comme icônes de la barre d'outils. Mode connexion (Multi utilisateurs) Ce mode est une option qui peut être sélectionnée par un utilisateur de Phone Manager Pro. Le fait de démarrer ou d'arrêter Phone Manager connecte et déconnecte l'utilisateur d'un poste. Ce dernier est spécifié lors du démarrage de Phone Manager. Lorsqu'il est connecté, le numéro de poste Phone Manager remplace le numéro du poste physique. Mode Télétravailleur (Phone Manager 4.1 et versions ultérieures) Dans ce mode, un utilisateur exécutant Phone Manager Pro sur un ordinateur disposant d'une connexion de données au site IP Office (par exemple via VPN) peut voir ses appels routés vers un numéro de téléphone spécifié au démarrage de Phone Manager. Lorsque l'utilisateur passe un appel avec Phone Manager, le site IP Office appelle le numéro de téléphone spécifié et, lorsque quelqu'un répond, il passe l'appel sortant vers l'utilisateur. De même, les appels entrants à destination du poste de l'utilisateur sur le site IP Office sont redirigés vers le numéro distant. Étant donné que la partie voix de tous les appels est initiée par IP Office, le coût de ces communications est attribué au site IP Office. Phone Manager Pro PC Softphone Les conversations ont lieu par l'intermédiaire d'une carte son ou d'un casque / combiné USB. Les clés de licence 'Phone Manager Pro' et 'Phone Manager Pro IP Audio Enabled' sont requises pour chaque utilisateur. Si les licences appropriées ne sont pas disponibles, Phone Manager fonctionne en mode Lite. Dans le manuel, les fonctions qui s'appliquent uniquement à Phone Manager Pro sont aussi disponibles pour Phone Manager PC Softphone. Vous trouverez des informations supplémentaires sur Avaya IP Office sur le site www.avaya.com/support et sur www.avaya.com/ipoffice/knowledgebase. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 5

Phone Manager Nouvelles fonctions Phone Manager 4.0 Indication du coût L'indication du coût sera affichée dans la zone Détails des appels de Phone Manager lors d'un appel. Pour plus d'informations, consultez la Zone d'informations sur les appels. Phone Manager 4.1 Mode Télétravailleur Dans la configuration d'ip Office, il est possible de configurer un utilisateur de Phone Manager Pro en tant que télétravailleur. Dans ce mode, un utilisateur exécutant Phone Manager Pro sur un ordinateur disposant d'une connexion de données au site IP Office (par exemple via VPN) peut voir ses appels routés vers un numéro de téléphone spécifié au démarrage de Phone Manager. Lorsque l'utilisateur passe un appel avec Phone Manager, le site IP Office appelle le numéro de téléphone spécifié et, lorsque quelqu'un répond, il passe l'appel sortant vers l'utilisateur. De même, les appels entrants à destination du poste de l'utilisateur sur le site IP Office sont redirigés vers le numéro distant. Étant donné que la partie voix de tous les appels est initiée par IP Office, le coût de ces communications est attribué au site IP Office. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 6

Comparaison des fonctions de Phone Manager Ce tableau souligne les différences entre chaque version de Phone Manager exécutée. Introduction Fonction Lite Pro Softphone Appels effectués et reçus via l'application Configurer les préférences du téléphone Configuration des raccourcis clavier Afficher l'id / Nom de l'appelant Créer des numéros abrégés 15 maxi 1000 maxi 1000 maxi Créer des tableaux des voyants d'occupation via un numéro abrégé 15 maxi 1000 maxi Créer plusieurs onglets de numéros abrégés pour regrouper les icônes des tableaux de voyants d'occupation. (10 onglets maxi. 100 numéros abrégés par onglet) Affichage de l'application en mode Compact Créer un répertoire de téléphone local 1000 maxi 1000 maxi 1000 maxi Afficher le journal de l'historique des appels pour tous les messages et les messages en absence Afficher un journal distinct des appels entrants et sortants Relever les nouveaux messages vocaux Avoir un contrôle de la boîte de messagerie vocale à partir de l'application. (Modes Intuity et IP Office) Créer une liste de diffusion personnelle (mode Intuity uniquement) Attribuer des scripts aux appels entrants Afficher la durée de l'appel Contrôler l'ouverture de la porte Surveiller les files d'attente Afficher le contrôle des conférences Boutons d'action du centre de conférences Fenêtre contextuelle des contacts Créer un simple enregistrement des contacts Outlook Mode Agent Sonnerie caractéristique (fichier.wav) Indication du coût (uniquement pris en charge en Grèce et en Allemagne) Signal de post-connexion (envoi de DTMF pendant la connexion avec un autre correspondant) Numéro de licence requis sur PBX pour fonctionner Identifier un appel par une annotation descriptive Modifier le codec audio Définir les numéros de transfert vers la messagerie vocale Créer des messages d'accueil de la messagerie vocale Appliquer les restrictions PIN Utiliser les codes affaires Transférer les appels à l'aide de la fonction Glisser-Déplacer. Mode Télétravailleur *Afficher l'état d'un utilisateur interne, par exemple, hors ligne. *Envoi de messages instantanés (IM) à un utilisateur interne * Ces fonctions sont uniquement disponibles si vous possédez Microsoft Live Communications Server (LCS). Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 7

Phone Manager Démarrer Phone Manager Se connecter à Phone Manager Vous devez vous connecter à Phone Manager avant de pouvoir utiliser l'application. La fenêtre Connexion contient des informations qui permettent à Phone Manager de communiquer avec le système téléphonique. Si la connexion échoue, contactez votre administrateur système. Astuce : Si vous utilisez l'option Mémoriser le mot de passe ci-dessous, Phone Manager ne réclamera plus la saisie d'un mot de passe lorsqu'il sera lancé si la connexion au site IP Office se fait sans problème. Pour démarrer Phone Manager : 1. Cliquez sur Démarrer > Programmes > IP Office > Phone Manager. La fenêtre Connexion à Phone Manager d'ip Office s'ouvre. 2. Dans le champ Nom\Poste de l'utilisateur, saisissez le numéro de votre poste ou votre nom d'utilisateur. Le nom d'utilisateur est sensible à la casse. Vous pouvez également cliquer sur Liste d'utilisateurs pour ouvrir la fenêtre Liste d'utilisateurs afin de sélectionner les informations. Pour plus d'informations, consultez Fenêtre Liste des utilisateurs. 3. (Facultatif) dans le champ Mot de passe, saisissez votre mot de passe. Ce mot de passe vous est fourni par votre administrateur système et il est sensible à la casse. 4. (Facultatif) Si vous voulez que Phone Manager vous connecte automatiquement lors du démarrage, cochez la case Mémoriser le mot de passe. La dernière configuration de l'utilisateur enregistrée sera utilisée pour la connexion à Phone Manager. 5. (Facultatif) Le champ Nom\Adresse IP de l'unité contient l'adresse IP du système IP Office. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner une adresse IP différente. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner une autre unité de contrôle IP Office. 6. Cliquez sur OK. Si le bouton OK n'est pas disponible, il peut y avoir plusieurs raisons possibles : L'adresse IP d'ip Office est incorrecte. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez l'unité de contrôle IP Office dans la liste. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner une autre unité de contrôle IP Office. Un nom ou un mot de passe d'utilisateur non valide a été saisi. Saisissez-les une nouvelle fois. Souvenez-vous que le nom et le mot de passe utilisateur sont sensibles à la casse. Vous pouvez sélectionner le nom d'utilisateur dans la fenêtre Liste des utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez Fenêtre Liste des utilisateurs. Il peut y avoir des problèmes de réseau. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système. Votre téléphone peut ne pas être connecté au système téléphonique. 7. Pour les utilisateurs de Phone Manager Pro utilisant le mode Télétravailleur, un menu supplémentaire est disponible, posant la question "Où souhaitez-vous travailler?" (voir Mode Télétravailleur). Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 8

Introduction Se connecter comme un agent Si vous travaillez en mode Agent, vous pouvez devoir vous connecter avec un numéro de poste différent de celui de votre poste physique. Lorsque vous fermez Phone Manager, vous êtes déconnecté et le téléphone reprend son numéro de poste de base. Pour démarrer Phone Manager en mode Agent : 1. Cliquez sur Démarrer > Programmes > IP Office > Phone Manager. La fenêtre Connexion à Phone Manager d'ip Office s'ouvre. 2. Dans le champ Nom\Poste de l'utilisateur, saisissez le numéro de votre poste ou votre nom d'utilisateur. Le nom d'utilisateur est sensible à la casse. Vous pouvez égalemetn cliquer sur Liste d'utilisateurs pour ouvrir la fenêtre Liste d'utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez Fenêtre Liste des utilisateurs. 3. (Facultatif) dans le champ Mot de passe, saisissez votre mot de passe. Ce mot de passe vous est fourni par votre administrateur système et il est sensible à la casse. 4. (Facultatif) Le champ Nom\Adresse IP de l'unité contient l'adresse IP du système IP Office. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner une adresse IP différente. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner une autre unité de contrôle IP Office. 5. Cliquez sur Développer pour afficher les détails du mode Agent. 6. Cochez la case Connexion/Déconnexion si vous voulez vous connecter à un autre numéro de poste que celui de votre poste physique. 7. Sélectionnez le numéro de poste de base auquel vous voulez associer Phone Manager. 8. Cliquez sur OK pour ouvrir Phone Manager. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 9

Phone Manager Le Mode Télétravailleur En temps normal, Phone Manager est utilisé pour le contrôle des appels et la transmission des informations sur une connexion de type données à IP Office, la partie voix des appels étant transmise sur une connexion voix parallèle. IP Office 4.1 et Phone Manager 4.1+ et versions ultérieures prennent en charge le mode Télétravailleur, qui permet les conversations voix avec un site distant n'étant pas un site IP Office. La possibilité d'utiliser ce mode peut être accordée à des utilisateurs par l'administrateur système depuis la page de configuration d'ip Office 4.1 et versions ultérieures. Lorsque des utilisateurs de ce mode lancent Phone Manager, leur emplacement leur est demandé (Interne ou Distant). L'option Interne est utilisée lorsque vous utilisez votre poste IP Office ordinaire. Dans ce mode, le poste et Phone Manager fonctionnent de la même manière que pour les autres utilisateurs internes de Phone Manager. L'option Distant est utilisée lorsqu'ils se trouvent sur un site distant sur lequel ils disposent d'une connexion de données entre Phone Manager et le site IP Office, ainsi que d'un téléphone sur lequel ils peuvent passer des appels et en recevoir. Lorsqu'ils se connectent, ils peuvent spécifier le numéro de l'emplacement distant ou utiliser un numéro d'emplacement précédemment enregistré. Le numéro de téléphone distant doit être celui pouvant être appelé directement depuis IP Office, c'est à dire un numéro direct ne passant par aucun standard, manuel ou automatique. Le cas échéant, les restrictions d'appel normalement appliquées à l'utilisateur par IP Office sont appliquées, et tout préfixe de numérotation externe doit être inclus si IP Office est utilisé. Lorsque vous êtes connecté à Phone Manager en tant que télétravailleur : Les appels sortants à destination d'un numéro IP Office interne ou ceux destinés à la consultation d'une messagerie vocale sont réalisés depuis Phone Manager. Il transmet la demande à IP Office, qui appelle alors le numéro du site distant, puis le numéro interne requis. Les appels sortants à destination d'un numéro externe au site IP Office sont également réalisés par Phone Manager. Il transmet la demande à IP Office, qui appelle alors le numéro du site distant, puis compose le numéro externe requis comme s'il avait été composé depuis votre ports IP Office ordinaire. Ce comportement est également affecté, le cas échéant, par les restrictions de numérotation attribuées à votre profil d'utilisateur. Les appels entrants à destination d'un poste IP Office ordinaire sont redirigés vers le numéro du site distant, accompagnés par les informations détaillées sur l'appelant affichées dans Phone Manager. Lorsque vous travaillez en mode Télétravailleur, votre poste IP Office interne est considéré comme déconnecté. Lorsque vous fermez Phone Manager, votre poste interne est reconnecté, à moins que votre profil ne soit définit sur connexion forcée ou qu'un autre utilisateur ne soit connecté à votre poste. Remarque : l'accès aux codes de fonction IP Office en utilisant les touches de numérotation n'est pas pris en charge. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 10

Le téléphone du site distant est considéré comme un téléphone à ligne unique. Si le signal d'appel est activé dans votre configuration IP Office, il peut être utilisé pour être averti d'un unique appel supplémentaire lorsqu'un appel via IP Office est déjà en cours sur cette ligne. Introduction Démarrer Phone Manager (mode Télétravailleur) 1. Vérifiez que l'ordinateur utilisé dispose d'une connexion de données au réseau du site IP Office. 2. Cliquez sur Démarrer > Programmes > IP Office > Phone Manager. 3. Si nécessaire, renseignez les informations de connexion détaillées de Phone Manager et indiquez votre nom et mot de passe d'utilisateur. Voir Connexion à Phone Manager. 4. Une fois qu'un utilisateur est reconnu comme étant en mode Télétravailleur, le menu de connexion supplémentaire suivant lui est automatiquement proposé. Interne Sélectionnez l'option Interne si vous utilisez votre poste IP Office pour passer des appels et en recevoir. Sélectionnez Distant si vous vous trouvez sur un site distant, mais que vous avez accès à un téléphone disposant d'un numéro direct. A Distance Sélectionnez l'option Distant si vous vous trouvez sur un site distant sur lequel vous disposez d'un numéro de téléphone direct pouvant être utilisé conjointement à une connexion de données au site IP Office. Utilisez la liste déroulante pour réutiliser les informations détaillées déjà saisies correspondant à des sites distants ou saisissez les informations nécessaires et cliquez sur Enregistrer le profil. Nom du profil à distance Le champ Nom permet d'identifier les jeux de paramètres enregistrés. Numéro Cela doit correspondre au numéro tel qu'il doit être composé depuis votre poste IP Office, par exemple avec un préfixe de numérotation externe le cas échéant. Il doit s'agit d'un numéro pouvant être appelé directement depuis IP Office et ne passant par aucun réceptionniste, ni aucun standard manuel ou automatique. Il sera sujet aux éventuelles restrictions d'appel et autres contrôles appliqués lorsque vous passez des appels depuis votre poste IP Office. Mode Continu Ce mode contrôle la façon dont vous utilisez la connexion entre le site IP Office et le site distant. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 11

Phone Manager Désactivé Si l'option Mode Continu n'est pas sélectionnée, IP Office appelle uniquement le numéro du site distant lorsque nécessaire, c'est à dire lorsque vous souhaitez passer un appel IP Office ou que vous en recevez un. Par exemple, lorsque vous passez un appel avec Phone Manager, IP Office appelle le site distant, puis, lorsque quelqu'un répond, il passe un autre appel en utilisant le numéro indiqué par Phone Manager. Vous pouvez raccrocher cet appel soit depuis Phone Manager, soit en raccrochant le combiné. Dans ce mode, il est possible pour le téléphone du site distant de passer des appels non-ip Office et d'en recevoir. Les appels d'ip Office sont reconnaissables aux informations d'appel affichées dans Phone Manager. Les appels n'aboutiront pas si IP Office détecte que la ligne de réseau utiliser une prise de ligne analogique par hausse de tension ou une émulation de prise de ligne par hausse de tension. Les appels SMS ne sont pas redirigés. Les appels de type interphone et les appels directs sont redirigés comme des appels normaux. Activé Si l'option Mode Continu est sélectionnée, lorsque vous vous connectez à Phone Manager, IP Office appelle le numéro distant et, lorsque quelqu'un répond, l'utilisateur ne doit pas raccrocher. Cette procédure est parfois utilisée dans le cas d'un appel de test ou après que vous ayez cliqué sur OK. Phone Manager est alors utilisé exclusivement pour passer des appels et y répondre, tandis qu'ip Office redirige la conversation vocale vers le combiné distant lorsque nécessaire. Cette option doit être utilisée lorsque les lignes de réseau utilisées sont des lignes analogiques à prise de ligne analogique par hausse de tension, des lignes à émulation de prise de ligne par hausse de tension ou qu'elles sont suspectées comme telles. Ces lignes peuvent, par exemple, être des téléphones portables reliés à des relais téléphoniques connectés à des lignes de réseau analogiques. Réclamer un appel de test Si cette fonction est sélectionnée, IP Office tente de réaliser un appel de test vers le numéro du site distant. Cette option est grisée si le mode Continu est sélectionné. 5. Cliquez sur OK. Si le mode Continu a été sélectionné, le téléphone devrait sonner et, lorsque vous répondez, vous devriez entendre la musique d'attente d'ip Office. Cliquez sur pour terminer cet appel depuis le site IP Office. NE RACCROCHEZ PAS LE COMBINÉ. Si la fonction Réclamer un appel de test a été sélectionnée, le téléphone devrait sonner. Répondez à l'appel. Phone Manager affiche maintenant un message demandant si l'appel a été reçu. Cliquez sur Oui pour valider la connexion ou sur Non pour revenir à la fenêtre de saisie des informations de connexion. Si IP Office n'a pas pu passer l'appel, Phone Manager en affichera le motif possible. Par exemple, "Appel sans réponse" ou "Appel sortant interdit". 6. Une fois connecté, utilisez Phone Manager pour passer des appels via IP Office et en recevoir. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 12

Introduction Fenêtre Liste des utilisateurs Le champ Nom \ Poste de l'utilisateur de la fenêtre Connexion peut être renseigné en sélectionnant les informations dans une liste. Pour ouvrir la fenêtre Liste des utilisateurs : 1. Dans la fenêtre Connexion, cliquez sur Liste d'utilisateurs. La fenêtre Liste d'utilisateurs s'ouvre. 2. Commencez à saisir le nom ou le numéro dans le champ approprié. Seules les entrées correspondantes s'affichent. 3. Cliquez sur l'entrée de votre choix. Les champs Nom et Numéro sont renseignés. 4. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Connexion. Les informations sélectionnées sont saisies dans le champ Nom \ Poste de l'utilisateur. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 13

Phone Manager Sélectionner une autre unité de contrôle IP Office Lorsque l'on clique sur le bouton Parcourir dans la fenêtre Connexion, la fenêtre des unités de contrôle IP Office s'affiche. Si plusieurs systèmes IP Office sont disponibles, vous pouvez sélectionner l'unité de contrôle à utiliser. Pour sélectionner une autre unité de contrôle IP Office : 1. Cliquez sur l'unité de contrôle IP Office dans la liste. 2. Cliquez sur OK. Si le système IP Office recherché ne se trouve pas dans la liste, contactez votre administrateur système. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 14

Fenêtre principale Présentation L'apparence de la fenêtre principale dépend de la licence et des paramètres de configuration appliqués. La barre de titres indique quelle version de Phone Manager est utilisée. Dans cet exemple, la version utilisée est Phone Manager Pro. Dans chaque version de Phone Manager, les zones de base sont identiques. Pour plus d'informations, consultez Comparaison des fonctions de Phone Manager. La fenêtre principale de Phone Manager est divisée en plusieurs zones : Barre de titres La barre de titres contient la version de Phone Manager. Le nom de l'utilisateur se trouve entre crochets. Si la barre de titres ne contient que les mots "Phone Manager", elle n'est pas connectée à IP Office. Barre de menus La barre de menus principale se trouve en haut de l'écran. Chaque menu contient des commandes et des actions. Certains éléments sont uniquement disponibles lorsque les conditions correctes sont réunies. Chaque menu peut être ouvert en cliquant sur le bouton menu. Vous pouvez également ouvrir le menu en appuyant sur ALT et sur la lettre soulignée pour le menu requis. Par exemple, appuyez sur ALT+A pour ouvrir le menu Actions. Les options disponibles dans chaque menu sont : Fichier Dans le menu Fichier, vous pouvez enregistrer ou charger un profil personnel, vous connecter comme un utilisateur différent, configurer votre répertoire ou quitter Phone Manager. Affichage Choisissez d'exécuter Phone Manager en mode plein écran ou en mode compact. Sélectionnez également la langue d'affichage et si vous souhaitez afficher ou masquer la barre d'outils. L'habillage de Phone Manager peut être modifié dans ce menu et en accédant aux préférences. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 15

Phone Manager Actions Le menu Actions contient des actions pour le traitement des appels. Les actions qui ne sont pas disponibles ne peuvent pas être utilisées dans la situation d'appel actuelle. Les raccourcis clavier des fonctions sont également affichés. Aide Donne accès au fichier d'aide de l'application et affiche des informations sur Avaya IP Office Phone Manager. Pour plus d'informations, consultez Obtenir de l'aide. Barre d'outils Les icônes de la barre d'outils fournissent des raccourcis pour les options fréquemment utilisées. Pour en savoir plus, reportez-vous à Icônes de la barre d'outils dans l'annexe. Informations sur les appels Le panneau Informations sur les appels affiche l'état actuel de tous les appels en cours. Pour plus d'informations, consultez la Zone d'informations sur les appels. Historique des appels Diverses informations sont affichées dans la zone Historique des appels. Elle est divisée en différents onglets. Les onglets disponibles dépendent de la configuration de votre Phone Manager. Pour plus d'informations, consultez Présentation de l'historique des appels. Emplacements de parcage Quatre emplacements de parcage sont disponibles pour parquer les appels. Il est parfois nécessaire de "parquer" provisoirement un appel pour effectuer une autre tâche, comme par exemple recevoir un nouvel appel ou traiter une interruption. Pour plus d'informations, consultez Parquer un appel. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 16

Fenêtre principale Zone d'informations sur les appels Le panneau Informations sur les appels contient des informations sur l'état actuel de tous les appels en cours. Y figurent : Icône État des appels Cette icône indique l'état d'un appel de votre poste. Il se peut que l'affichage de l'etat des appels ne corresponde pas toujours à celui du téléphone. Votre téléphone est décroché. L'appel auquel vous êtes actuellement connecté. L'appel est en attente. Le numéro que vous essayez d'appeler est occupé. Indique un appel entrant sur votre poste. Numéro Le numéro de téléphone entrant ou le numéro appelé s'affiche. Dans cet exemple, le numéro de téléphone externe est affiché. Si l'appel est un appel interne, seul le numéro de poste est affiché. De Cette colonne indique le nom associé au numéro du répertoire du système principal ou de votre répertoire local. Le répertoire local est uniquement disponible dans Phone Manager Pro. À Cette colonne indique le nom associé au numéro appelé du répertoire du système principal ou de votre répertoire local. Le répertoire local est uniquement disponible dans Phone Manager Pro. Annotation Texte saisi pour identifier l'appel. Indication du coût Le champ Indication du coût est uniquement disponible dans Phone Manager Pro. Lorsque des informations sur le coût d'un appel externe sont disponibles, elles sont détaillées dans la colonne Indication du coût. L'en-tête s'affiche uniquement lorsque des informations sont disponibles et est uniquement disponible lors d'un appel. Les informations ne sont pas enregistrées dans la zone Historique des appels. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 17

Phone Manager Panneau Historique des appels Présentation Le champ Historique des appels de Phone Manager peut afficher tout un ensemble d'informations. Vous pouvez configurer ce qui s'affiche en modifiant vos préférences. Pour plus d'informations, consultez Modifier les paramètres généraux de Phone Manager. Les onglets Historique des appels disponibles dans toutes les versions de Phone Manager sont : En absence - Répertorie les appels sans réponse sur votre poste. Pour plus d'informations, consultez l'onglet En absence. Tous - Répertorie tous les appels entrants, sortants et en absence. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Tous. Messages - Indique le nombre de nouveaux messages dans votre boîte de messagerie vocale. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Messages. Numéros abrégés - Pour mémoriser et créer des icônes de numéros abrégés. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Numéros abrégés. Conférence - Répertorie les membres d'une conférence. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Conférence. Pour Phone Manager Pro, les onglets suivants s'affichent également dans le panneau Historique des appels : Entrant - Répertorie tous les appels reçus sur votre poste. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Entrant. Sortant - Répertorie tous les appels effectués à partir de votre poste. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Sortant. État - S'affiche lorsqu'un appel est en cours ou que vous êtes occupé pour durée de traitement/occupé non disponible. Pour plus d'informations, consultez l'onglet État. Messagerie vocale - Pendant un appel vers votre boîte de messagerie vocale, un onglet affiche tous vos messages. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Messagerie vocale. File d'attente- Utilisé pour surveiller les files d'attente de groupe de recherche de ligne. Pour plus d'informations, consultez l'onglet File d'attente. Portier- Utilisé pour activer une ouverture de porte. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Portier. Script - Affiche le texte configuré dans le champ Fichier de script d'une entrée de répertoire. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Script. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 18

Fenêtre principale Codes affaire- Affiche les icônes pour les appels avec code affaire. Pour plus d'informations, consultez Onglet Codes affaires. Les onglets Entrant, Sortant, En absence et Tous contiennent des informations sur les appels. Les options suivantes sont disponibles lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un appel : Rappeler le numéro - Appelle le numéro sélectionné. Si le préfixe de l'appel sortant, par exemple 9, n'est pas affiché, contactez votre administrateur système. Ajouter au répertoire- Crée automatiquement une entrée de répertoire à partir des informations de l'appel. Pour plus d'informations, consultez Présentation de la gestion des entrées de répertoires. Ajouter aux numéros abrégés Crée automatiquement un numéro abrégé à partir des informations d'appel. Pour plus d'informations, consultez Afficher les numéros abrégés. Ajouter à Outlook- Ajoute automatiquement les informations d'appel au dossier de contacts Outlook. L'option "Ajouter à Outlook" nécessite que Microsoft Outlook soit installé sur votre ordinateur et que MAPI soit configuré correctement. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système. Copier - Le 'Numéro' de l'appel sélectionné est copié dans le presse-papier. Supprimer l'entrée- Supprime l'appel sélectionné dans l'historique des appels. Effacer l'onglet- Efface toutes les informations d'appel affichées dans le panneau en cours. Effacer tous les onglets- Toutes les informations sur les appels répertoriés dans les onglets Entrant, Sortant, En absence et Tous sont effacées. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 19

Phone Manager Onglet Entrant Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro. Si l'onglet Entrant n'est pas visible et que vous utilisez Phone Manager Pro, vous devez sélectionner Afficher les appels entrants. Pour plus d'informations, consultez Modifier les options générales de Phone Manager. L'onglet Entrant répertorie les appels reçus à votre poste. Un maximum de 100 appels peut être répertorié. Lorsque la capacité maximale est atteinte, l'enregistrement le plus ancien est supprimé et un nouvel enregistrement est ajouté. Cliquez avec le bouton droit sur un appel pour afficher une liste des options. Vous pouvez double-cliquer sur un appel pour recomposer le numéro. Les informations affichées dans l'onglet Entrant sont : Champ Icône Etat des appels Numéro De À Balise Date & Heure Durée de sonnerie Durée de mise en attente Durée de l'appel Description Cette icône indique le type de l'appel. Pour plus d'informations, consultez la Zone d'informations sur les appels. Le numéro de téléphone entrant. Si l'appel est un appel interne, le numéro de poste est répertorié. Nom associé au numéro dans le répertoire du système principal ou dans votre répertoire local. Nom associé au numéro appelé dans le répertoire du système principal ou dans votre répertoire local. Texte saisi pour identifier l'appel. Le texte de tout appel annoté est enregistré dans cette zone. Date et heure d'occurrence de l'appel. La durée totale pendant laquelle l'appel a sonné. La durée pendant laquelle l'appel a été en attente. La durée totale de l'appel. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 20

Onglet Sortant Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro. Fenêtre principale Si l'onglet Sortant n'est pas visible et que vous utilisez Phone Manager Pro, vous devez sélectionner Afficher les appels sortants. Pour plus d'informations, consultez Modifier les options générales de Phone Manager. L'onglet Sortant répertorie tous les appels effectués à partir de votre poste. Il peut s'agir d'un appel composé manuellement sur le poste ou composé via Phone Manager. L'onglet Sortant répertorie 100 appels maximum. Lorsque la capacité maximale est atteinte, l'enregistrement le plus ancien est supprimé et un nouvel enregistrement est ajouté. Cliquez avec le bouton droit sur un appel pour afficher une liste des options. Vous pouvez double-cliquer sur un appel pour recomposer le numéro. Les informations affichées dans l'onglet Sortant sont : Champ Icône Etat des appels Numéro De À Balise Date & Heure Durée de mise en attente Durée de l'appel Description Cette icône indique le type de l'appel. Pour plus d'informations, consultez la Zone d'informations sur les appels. Numéro de téléphone composé. Si l'appel est un appel interne, le numéro de poste est répertorié. Nom associé au numéro dans le répertoire du système principal ou dans votre répertoire local. Nom associé au numéro appelé dans le répertoire du système principal ou dans votre répertoire local. Texte saisi pour identifier l'appel. Le texte de tout appel annoté est enregistré dans cette zone. Date et heure d'occurrence de l'appel. La durée pendant laquelle l'appel a été en attente. La durée totale de l'appel. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 21

Phone Manager Onglet En absence L'onglet En absence est disponible pour toutes les versions de Phone Manager. Si l'onglet n'est pas visible, vous devez choisir d'afficher les appels en absence. Pour plus d'informations, consultez Modifier les options générales de Phone Manager. L'onglet Appels non pris répertorie les appels entrants auxquels il n'a pas été répondu depuis votre poste. Un maximum de 100 appels peut être répertorié. Lorsque la capacité maximale est atteinte, l'enregistrement le plus ancien est supprimé et un nouvel enregistrement est ajouté. Cliquez avec le bouton droit sur un appel pour afficher une liste des options. Vous pouvez double-cliquer sur un appel pour rappeler un appel en absence. Les informations affichées dans l'onglet En absence sont : Champ Icône Etat des appels Numéro De À Balise Date & Heure Description Cette icône indique le type de l'appel. Pour plus d'informations, consultez la Zone d'informations sur les appels. Le numéro de téléphone entrant. Si l'appel est un appel interne, le numéro de poste est répertorié. Nom associé au numéro dans le répertoire du système principal ou dans votre répertoire local. Nom associé au numéro appelé dans le répertoire du système principal ou dans votre répertoire local. Texte saisi pour identifier l'appel. Le texte de tout appel annoté est enregistré dans cette zone. Date et heure d'occurrence de l'appel. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 22

Fenêtre principale Onglet Tous L'onglet Tous est disponible pour toutes les versions de Phone Manager. Si l'onglet n'est pas visible, vous devez choisir d'afficher vos appels. Pour plus d'informations, consultez Modifier les options générales de Phone Manager. L'onglet Tous répertorie tous les appels entrants, sortants et non pris sur votre poste. L'onglet affiche les informations de 100 appels maximum. Lorsque la capacité maximale est atteinte, l'enregistrement le plus ancien est supprimé et un nouvel enregistrement est ajouté. Si vous utilisez Phone Manager Pro, les onglets Entrant et Sortant peuvent contenir des informations sur les appels qui ont été supprimés de l'onglet Tous. Cliquez avec le bouton droit sur un appel pour afficher une liste des options. Vous pouvez double-cliquer sur un appel pour appeler le numéro de téléphone répertorié. Les informations affichées dans l'onglet Tous sont : Champ Icône Etat des appels Numéro De À Balise Date & Heure Description Cette icône indique le type de l'appel. Pour plus d'informations, consultez la Zone d'informations sur les appels. Il s'agit du numéro de téléphone entrant ou du numéro de téléphone appelé. Si l'appel est un appel interne, le numéro de poste est répertorié. Nom associé au numéro dans le répertoire du système principal ou dans votre répertoire local. Nom associé au numéro appelé dans le répertoire du système principal ou dans votre répertoire local. Texte saisi pour identifier l'appel. Le texte de tout appel annoté est enregistré dans cette zone. Date et heure d'occurrence de l'appel. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 23

Phone Manager Onglet Portier Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro. Si l'onglet Portier est disponible dans la zone Historique des appels, vous pouvez "déverrouiller" une porte en cliquant sur le bouton correspondant. Le relais est ouvert par impulsion pendant 5 secondes. Les boutons des portes ne sont disponibles que s'ils ont été configurés. Pour plus d'informations, consultez Activer les boutons du portier. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 24

Traitement des appels Présentation Vous pouvez utiliser Phone Manager pour traiter les appels téléphoniques entrants et sortants. Cette section du guide explique comment les appels téléphoniques peuvent être traités. Les différents traitements d'appels abordés sont : Comment savoir qu'un appel entrant attend d'être pris et ce qui peut se passer dans Phone Manager lorsque vous répondez à un appel. Pour plus d'informations, consultez Répondre à un appel. Comment utiliser les répertoires téléphoniques disponibles ou rappeler un appel en absence. Pour plus d'informations, consultez Effectuer un appel. Comment transférer un appelant à une autre personne ou à la messagerie vocale. Pour plus d'informations, consultez Effectuer un appel de consultation et Transférer un appelant sur la messagerie vocale. Comment mettre un appel en attente et comment récupérer un appel en attente. Pour plus d'informations, consultez Mettre un appel en attente. Comment parquer un appel et annoter l'emplacement de parcage avec des informations sur l'appel. Pour plus d'informations, consultez Parquer un appel. Comment enregistrer une conversation téléphonique. Pour plus d'informations, consultez Enregistrer un appel. Comment créer un appel entre plus de 2 personnes. Pour plus d'informations, consultez Créer un appel de conférence. Comment effectuer des appels à l'aide de codes affaires ou de restrictions de PIN. Pour plus d'informations, consultez Utiliser des codes affaires et Travailler avec des restrictions PIN. Comment voir le nombre d'appels mis en attente dans une file d'attente et répondre à un appel en attente. Pour plus d'informations, consultez Travailler avec des files d'attente. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 25

Phone Manager Répondre à un appel Vous êtes notifié lorsqu'un appel entrant est pris car : Phone Manager Pro s'affiche sur votre écran, Une sonnerie est émise par vos haut-parleurs d'ordinateur, L'icône de la barre des tâches de Phone Manager Pro clignote, Votre téléphone sonne. Il y a plusieurs façons de répondre à un appel. Pour répondre à un appel : 1. Décrochez votre combiné téléphonique. Les façons suivantes de répondre à un appel sont uniquement disponibles si Phone Manager est configuré pour fonctionner avec le Décroché automatique. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner les commandes du téléphone. Cliquez sur. Le bouton est intitulé "Répondre à l'appel entrant \ en attente". Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. Cliquez sur Actions > Répondre. Lorsqu'un appel est pris, cet appel s'affiche dans le panneau Informations sur les appels. L'état de l'appel est. Au cours de l'appel, la barre d'état peut s'afficher. Pour plus d'informations, consultez l'onglet État. Lorsque vous êtes en ligne, vous êtes notifié lorsqu'un appel est en attente si l'option Appels en attente est activée. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner les commandes du téléphone. Pour répondre à un appel en attente : 1. Pour répondre à l'appel en attente, cliquez sur. Vous êtes connecté au nouvel appelant. L'appelant d'origine est placé en attente. 2. Lorsque vous avez terminé l'appel, cliquez sur. 3. Votre appel d'origine est toujours en attente. Pour récupérer l'appel d'origine, cliquez sur l'appel dans la zone Informations sur les appels. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 26

Onglet État Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro. Traitement des appels L'onglet État s'affiche lorsque vous êtes en cours d'appel. Il contient un compteur d'appels. Lorsqu'un fichier de script est configuré pour un appel entrant, l'onglet Script s'affiche pendant les 15 premières secondes après la connexion. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Script. Si vous travaillez en mode Agent, l'onglet Etat s'affiche également lorsque vous passez à l'état Occupé pour durée de traitement ou Occupé non disponible. Remarque Si l'onglet État n'apparaît pas lorsqu'un appel est pris, les paramètres de Phone Manager doivent être modifiés. Pour plus d'informations, consultez Modifier les options générales de Phone Manager. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 27

Phone Manager Effectuer un appel Vous pouvez effectuer un appel à l'aide du téléphone physique associé. Lorsque vous utilisez Phone Manager pour effectuer un appel, plusieurs méthodes sont disponibles. Pour effectuer un appel en utilisant Phone Manager : Composez le numéro requis à l'aide de la section numéroteur téléphonique dans l'onglet Numéro abrégé. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Numéros abrégés. Décrochez votre combiné et double-cliquez sur une icône de numéro abrégé. Pour plus d'informations, consultez Utiliser un numéro abrégé. Cliquez sur et utilisez la fenêtre Appel. Pour plus d'informations, consultez Utiliser la fenêtre Appel. Appuyez sur F1 et utilisez la fenêtre Appel. Pour plus d'informations, consultez Utiliser la fenêtre Appel. Cliquez sur Actions > Appeler et utilisez la fenêtre Appel. Pour plus d'informations, consultez Utiliser la fenêtre Appel. Remarques : Si un appel destiné à un Utilisateur interne ne reçoit aucune réponse dans le délai de non réponse et que la messagerie vocale de l'utilisateur est activée, vous êtes invité à laisser un message. Une fois l'appel terminé, les informations sur l'appel apparaissent dans l'historique des appels sous l'onglet Sortant. Double-cliquez sur les informations de l'appel pour recomposer le numéro. Si vous appelez un poste occupé à partir de votre téléphone et que votre appel ne va pas sur la messagerie vocale, l'icône Rappel est disponible. Cliquez sur pour définir le Rappel dès que possible. Lorsque le poste de destination se libère, votre téléphone est rappelé. Si l'appel de rappel est pris, un nouvel appel est automatiquement effectué vers le poste de destination. Si le rappel reste sans réponse, l'appel est annulé. N'utilisez pas d'espaces lorsque vous composez le numéro de téléphone. Par exemple, tapez 123456 et non 123 456. Rappeler un appel en absence Si vous ne répondez pas à un appel dans le délai de non réponse, l'appel entrant s'affiche dans le panneau Historique des appels sous l'onglet Appel en absence. Pour plus d'informations, consultez l'onglet En absence. Pour rappeler un appel en absence : 1. Cliquez sur l'onglet En absence. 2. Double-cliquez sur l'appel pour rappeler l'appelant. Si le préfixe de l'appel sortant n'est pas affiché, contactez votre administrateur système. Si l'appelant a laissé un message sur votre messagerie vocale, l'onglet Messages du panneau Historique des appels indique que vous avez un nouveau message. Pour plus d'informations, consultez Écouter vos messages. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 28

Utiliser la fenêtre Appel Traitement des appels Lorsque vous cliquez sur, appuyez sur F1 ou cliquez sur Actions > Appeler, la fenêtre Appel s'affiche. Pour utiliser l'écran Appel : 1. Sélectionnez le répertoire dans lequel effectuer une recherche. Vous pouvez sélectionner plusieurs répertoires. Les répertoires sont une liste de noms et de numéros configurés dans IP Office. Si vous utilisez Phone Manager Pro, les répertoires contiennent les noms et numéros configurés dans votre répertoire personnel. 2. Commencez par saisir le nom dans le champ Nom. Les entrées correspondant au texte saisi s'affichent. Lorsque le numéro requis apparaît dans la liste, cliquez une fois sur ce numéro. Le numéro est transféré dans le champ Numéro. 3. (Facultatif) Saisissez un message d'annotation. Le texte saisi dans le champ Annotation est ajouté à l'appel sortant. La fonction Annotation n'est disponible que pour les appels internes et n'est pas prise en charge pour les postes VoIP. 4. (Facultatif) Vérifiez que le numéro interne est disponible. L'icône Occupé indique si un numéro interne n'est pas disponible. Si un numéro interne n'est pas disponible, sélectionnez : Annuler L'écran Appel est fermé et vous retournez à la fenêtre principale. Rappel Le bouton Rappel définit le Rappel dès que possible sur le poste de destination. Lorsque Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 29

Phone Manager le poste de destination se libère, votre téléphone est rappelé. Si l'appel de rappel est pris, un nouvel appel est automatiquement effectué vers le poste de destination. Si le rappel reste sans réponse, l'appel est annulé. Messagerie vocale Le bouton Messagerie vocale appelle la messagerie vocale de l'utilisateur, plutôt que l'utilisateur directement. 5. Si le numéro est disponible, cliquez sur Appeler. Le numéro de téléphone saisi est appelé. Remarque La fonction Annotation n'est disponible que pour les appels internes et n'est pas prise en charge pour les postes VoIP. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 30

Traitement des appels Mettre fin à un appel Lorsque vous avez terminé votre conversation ou laissé un message sur la messagerie vocale, il vous faut mettre fin à l'appel. Il y a plusieurs façons de mettre fin à un appel. Pour mettre fin à un appel : Cliquez sur Raccrocher - Appel en cours. Raccrochez le combiné. Appuyez sur la touche Fin de votre clavier. Remarque Lorsqu'un numéro incorrect est composé, ou que vous entendez la tonalité de numéro non accessible, vous ne pouvez pas utiliser le bouton Raccrocher pour mettre fin à un appel car vous n'êtes pas connecté à l'appel. Utilisez votre combiné téléphonique pour libérer votre poste et utilisez le téléphone ou Phone Manager pour recomposer le numéro. Mettre un appel en attente Un appel peut être mis en attente pour que vous puissiez effectuer une autre tâche. Lorsqu'un appel est en attente, l'icône d'état de l'appel en regard du numéro est. La durée pendant laquelle un appel reste en attente si vous êtes disponible est contrôlée par le système téléphonique. La durée par défaut est 15 secondes. Pour plus d'informations sur la façon de configurer cette option, consultez votre administrateur système. Pour mettre l'appel connecté en cours en attente : 1. Cliquez sur. Vous pouvez également appuyer sur F4. Pour reprendre un appel en attente : 1. Cliquez sur l'appel dans la zone Informations sur les appels. Vous avez un appel en attente, vous commencez à passer un autre appel puis vous changez d'avis ; vous pouvez utiliser le bouton Effacer pour annuler l'appel sortant. Pour effacer un appel : 1. Cliquez sur Actions > Effacer ou appuyez sur ECHAP sur votre clavier. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 31

Phone Manager Parquer un appel Il se peut que vous ayez à "parquer" temporairement un appel pour effectuer une autre tâche. Supposons qu'un appelant ait besoin de parler en urgence à son correspondant et que ce correspondant soit introuvable. L'appel peut être parqué, la personne localisée et l'appel peut alors être transféré. Pour aider à contrôler ce scénario de manière efficace, il existe quatre emplacements de parcage qui peuvent être utilisés par tout utilisateur du système. Lorsqu'un appelant est "parqué", l'appel est mis en attente. Les appels restent parqués pendant une certaine durée avant d'être retournés à l'opérateur. Pour en savoir plus sur la durée de parcage, contactez votre administrateur système. Vous pouvez parquer un appel ou annoter un emplacement de parcage, puis parquer un appel. Lorsqu'un appel est parqué, vous ne pouvez pas ajouter d'annotation à l'emplacement de parcage. Pour parquer un appel : 1. Cliquez sur un bouton d'emplacement d'appel disponible pour parquer l'appel. L'appel parqué est mis en surbrillance et contient des informations sur l'appel, telles que le numéro source de l'appel. Vous pouvez identifier un appel parqué à l'aide d'un texte descriptif. La description est affichée au lieu du numéro source de l'appelant. Cela s'appelle une annotation. Pour annoter et parquer un appel : 1. Cliquez avec le bouton droit sur un bouton d'emplacement de parcage disponible. La fenêtre Annotation d'appel s'affiche. 2. Saisissez la description. Dans cet exemple, "Paul Smith" est le nom de l'appelant, s'il a été saisi. 3. Cliquez sur OK. L'appel est parqué et la description s'affiche sur le bouton Parquer. Pour reprendre un appel parqué : 1. Cliquez sur le bouton Parquer affichant l'appel parqué dans la zone Parquer un appel. Vous êtes connecté à l'appelant d'origine. Vous pouvez également cliquez sur Actions> Parquer / Reprendre. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 32

Traitement des appels Enregistrer un appel Les enregistrements sont uniquement pris en charge lorsque Voicemail Pro est installé et que vous fonctionnez en mode Agent. Pour de plus amples informations, consultez Fonctionnement en Mode Agent. Vous pouvez enregistrer vos appels, dans leur intégralité ou juste une partie de l'appel. Lorsque vous commencez à enregistrer votre conversation, un avertissement indiquant que l'appel est enregistré peut être diffusé avant le début de l'enregistrement. Si l'annonce d'enregistrement de l'appel est requise, consultez votre administrateur système. Si vous placez l'appel en attente ou si vous le parquez, l'enregistrement est pausé. Lorsque vous reprenez l'appel, l'enregistrement recommence. Si vous enregistrez un appel de conférence, l'enregistrement continue lorsqu'un autre appelant est ajouté à la conférence. Les enregistrements sont arrêtés lorsque vous mettez fin à l'appel. Les enregistrements d'appel sont sauvegardés dans une boîte vocale de messagerie vocale. Il peut s'agir de votre boîte vocale ou d'une boîte vocale spécifiée dans Manager d'ip Office. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système. Pour enregistrer la conversation actuelle : 1. Cliquez sur Démarrer l'enregistrement. Vous pouvez également cliquer sur Actions > Démarrer l'enregistrement ou appuyer sur F5. Pour terminer l'enregistrement : 1. Cliquez sur Arrêter l'enregistrement. Vous pouvez également cliquer sur Actions > Arrêter l'enregistrement ou appuyer sur F5. Avertissement - Vous devez absolument respecter les réglementations locales concernant l'enregistrement des appels téléphoniques. Si vous avez besoin d'une Annonce d'enregistrement de l'appel (AOCR), contactez votre administrateur système. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 33

Phone Manager Transfert d'appel Effectuer un appel de consultation Vous pouvez transférer un appel vers un numéro de téléphone interne ou externe. Lorsque vous devez parler à un utilisateur pour vérifier s'il est disponible pour accepter un appel transféré, vous devez effectuer un appel de consultation. Il s'agit d'un transfert supervisé. Cette méthode peut uniquement être utilisée pour transférer des appels ayant obtenu une réponse. Pour effectuer un appel de consultation : 1. Cliquez sur ou appuyez sur la touche F2. La fenêtre Transférer s'affiche. Pour plus d'informations, consultez Fenêtre Transférer. 2. Saisissez le numéro de transfert dans la zone Numéro. 3. Cliquez sur Transférer ou appuyez sur Entrée. L'appel d'origine est placé en attente. Une fois que l'appel a obtenu une réponse, vous pouvez parler à la personne du poste cible. Vous pouvez permuter les deux appels. Dans la zone Informations sur les appels de la fenêtre principale, les deux appels sont visibles, comme illustré par l'exemple. L'icône d'état des appels affiche l'appel auquel vous êtes actuellement connecté. Pour parler à l'autre appelant, double-cliquez sur son numéro de poste. Son état d'appel passe de en attente à votre appel en cours. 4. Pour transférer l'appel, cliquez sur. Vous pouvez également appuyer sur Accueil ou raccrocher le combiné. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 34

Traitement des appels Transférer un appel sans surveillance Vous pouvez transférer un appel vers un autre numéro sans attendre la réponse du numéro de destination. Les appels peuvent être pris puis transférés ou vous pouvez transférer un appel sans y répondre. Vous pouvez uniquement transférer un appel sans y répondre si vous utilisez Phone Manager Pro. Pour transférer un appel sans surveillance : 1. Répondez à l'appel entrant. 2. Cliquez sur. Vous pouvez également appuyer sur F2 ou cliquer sur Actions > Transférer. La fenêtre Transférer s'affiche. Pour plus d'informations, consultez Fenêtre Transférer. 3. Saisissez le numéro de transfert dans la zone Numéro. 4. Cliquez sur le bouton Transfert en aveugle avant que l'appel ne soit pris. Si vous utilisez Phone Manager Pro, vous pouvez utiliser la fonction Glisser-Déplacer pour transférer les appels. Vous pouvez répondre à l'appel, puis le transférer ou vous pouvez transférer l'appel sans y répondre. Un numéro abrégé doit être associé au numéro de destination avant que vous puissiez utiliser ces méthodes de transfert d'appels. Pour plus d'informations, consultez Créer un numéro abrégé. Pour transférer un appel à l'aide de la fonction Glisser-Déplacer : 1. Répondez à l'appel entrant. 2. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels. 3. Faites glisser l'appel de la zone Informations sur les appels et déplacez-le sur le numéro abrégé de destination. Si vous reconnaissez le nom ou le numéro d'un appelant entrant, vous pouvez transférer l'appel sans y répondre. Un numéro abrégé doit être associé au numéro de destination. Pour plus d'informations, consultez Créer un numéro abrégé. Pour transférer un appel sans y répondre : 1. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés. 2. Glissez-Déplacez le numéro abrégé associé au numéro de destination sur l'appel entrant. Dans cet exemple, l'appel entrant du poste 210 est resté sans réponse. Le numéro abrégé associéau poste 280 est glissé sur l'appel entrant. Lorsque le numéro abrégé est déplacé, le poste 210 est connecté au poste 280. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 35

Phone Manager Transférer un appelant vers la messagerie vocale Si un appelant souhaite laisser un message à un utilisateur, vous pouvez directement le transférer vers la messagerie vocale. Pour transférer un appel vers une messagerie vocale : 1. Cliquez sur. Vous pouvez également appuyer sur F2 ou cliquez sur Actions > Transférer. La fenêtre Transférer s'affiche. Pour plus d'informations, consultez Fenêtre Transférer. 2. Saisissez le numéro de transfert ou sélectionnez-le dans le répertoire. 3. Cliquez sur le bouton Messagerie vocale. L'appelant est transféré à la messagerie vocale. Fenêtre Transférer Lorsque vous êtes connecté à un appel et que vous cliquez sur Transférer s'affiche. ou appuyez sur F2, la fenêtre Pour utiliser l'écran Transférer : 1. Sélectionnez le répertoire dans lequel effectuer une recherche. Vous pouvez sélectionner plusieurs répertoires. Les répertoires sont une liste de noms et de numéros configurés dans IP Office. Si vous utilisez Phone Manager Pro, les répertoires contiennent les noms et numéros configurés dans votre répertoire personnel. 2. Commencez par saisir le nom dans le champ Nom. Les entrées correspondant au texte saisi s'affichent. Lorsque le numéro requis apparaît dans la liste, cliquez une fois sur ce numéro. Le numéro est transféré dans le champ Numéro. 3. (Facultatif) Saisissez un message d'annotation. Le texte saisi dans le champ Annotation est ajouté à l'appel sortant. La fonction Annotation n'est disponible que pour les appels internes et n'est pas prise en charge pour les postes VoIP. 4. Cliquez sur Transfert en aveugle. Le bouton Transfert en aveugle transfert l'appel vers la destination saisie dans le champ Numéro sans attendre une réponse de la destination. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 36

Traitement des appels Récupérer un appel Après avoir transféré un appel vers un autre numéro, vous pouvez récupérer cet appel sur votre propre téléphone. Vous pouvez uniquement récupérer un appel s'il n'a pas été pris. Pour récupérer un appel : 1. Cliquez sur Actions > Récupérer. Vous pouvez également appuyer sur la touche Soustraction de votre clavier. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 37

Phone Manager Utiliser la fonction Conférence Créer un appel de conférence En tant qu'utilisateur de Phone Manager, vous pouvez créer des conférences. Si vous avez accès au centre de conférences d'ip Office, vous pouvez démarrer le planificateur de conférences de Phone Manger. Pour plus d'informations, consultez Phone Manager et le centre de conférences. Vous pouvez créer un appel de conférence entre plusieurs appelants et vous-même. Pour créer un appel de conférence : 1. Passer un appel sortant ou répondre à un appel entrant. 2. Cliquez sur pour mettre l'appel en attente. 3. Appelez un troisième intervenant ou répondez à un autre appel entrant. 4. Mettez l'appelant en cours en Attente. 5. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que tous les participants à la conférence soient en attente. 6. Cliquez sur. L'onglet Conférence s'affiche dans le panneau Historique des appels. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Conférence. Vous pouvez également sélectionner Actions > Conférence. Pour créer un appel de conférence à l'aide de la fonction Glisser-Déplacer : 1. Passer un appel sortant ou répondre à un appel entrant. 2. Sélectionnez l'utilisateur de la Numérotation abrégée avec qui vous souhaitez créer une conférence. 3. Faites glisser Numérotation abrégée vers le champ Etat des appels de Phone Manager. L'onglet Conférence s'affiche dans le panneau Historique des appels et tous les intervenants sont connectés ensemble. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Conférence. Au cours d'un appel de conférence, vous pouvez vouloir inclure une autre personne à la conférence. Pour ajouter un participant à une conférence : 1. Dans une conférence, cliquez sur pour mettre la conférence en attente. 2. Appelez la personne à inclure dans la conférence. 3. Lorsque l'appel est pris, cliquez sur pour mettre l'appelant en attente. 4. Cliquez sur pour rejoindre la conférence et ajouter la nouvelle personne à l'appel de conférence. Pour supprimer un membre d'une conférence : 1. Cliquez sur l'onglet Conférence dans la zone Historique des appels. 2. Cliquer avec le bouton droit sur le membre de la conférence. 3. Sélectionnez Raccrocher. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 38

Traitement des appels Onglet Conférence Après avoir créé une conférence à partir de votre téléphone, l'onglet Conférence est disponible. L'onglet contient une liste de tous les membres de la conférence. Pour plus d'informations, consultez Créer un appel de conférence. Pour supprimer un membre de la conférence : 1. Cliquez avec le bouton droit sur le nom et sélectionnez Raccrocher. Phone Manager et le Centre de conférences Phone Manager peut être intégré au Centre de conférences d'ip Office. Vous pouvez réserver une conférence et rejoindre une conférence en ligne lorsque les applications sont intégrées. Pour utiliser le système IP Office Conferencing Center, vous devez disposer d'internet Explorer 6.0 ou d'une version supérieure. Il est disponible uniquement si la permission est spécifiée par votre administrateur système. Pour réserver une conférence du centre de conférences : 1. Cliquez sur. Internet Explorer s'ouvre automatiquement. 2. Saisissez votre ID utilisateur et votre Mot de passe. 3. Cliquez sur Connexion. Pour rejoindre une conférence du centre de conférences : 1. Pour rejoindre une conférence, cliquez sur. Internet Explorer s'ouvre automatiquement. 2. Saisissez l'id de conférence et le N PIN fournis par l'hôte qui a réservé la conférence. 3. Cliquez sur Connexion. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 39

Phone Manager Codes affaires et restrictions PIN Utiliser des codes affaires Les codes affaires peuvent être utilisés pour suivre les appels vers des numéros externes spécifiques. Par exemple, le bureau d'un avocat souhaite enregistrer la durée des appels à un client, à des fins de facturation. Chaque client reçoit un Code affaire et ce code est utilisé pour passer un appel. Pour une liste des codes affaires valides, consultez votre administrateur système. L'une des fonctions clés de Phone Manager vous permet d'utiliser des codes affaires contenant des lettres plutôt que de les restreindre aux chiffres. Les codes affaires saisis avec les appels sont uniquement enregistrés par le système s'ils correspondent à un code affaire déjà enregistré sur le système. Si l'appel est enregistré, l'enregistrement est conservé dans les paramètres de la boîte vocale automatique de l'utilisateur. Si l'appel est transféré à un autre utilisateur, l'enregistrement de l'appel est stoppé. Pour effectuer un appel à l'aide d'un code affaire : 1. Cliquez sur Actions > Code affaire. La fenêtre Appel s'ouvre. 2. Dans le champ Code affaire, sélectionnez le code dans la liste à attribuer à l'appel. Consultez votre administrateur système pour obtenir une liste des codes affaires valides. 3. Sélectionnez le numéro externe à appeler. 4. Cliquez sur Appeler. L'appel est effectué. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 40

Traitement des appels Si vous recevez le message "Échec de l'appel - Code affaire requis" lorsque vous effectuez un appel sortant sans code affaire, cela signifie que votre compte utilisateur est configuré pour s'assurer que vous attribuez toujours un code affaire à un appel sortant. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système. Si un code affaire incorrect est saisi, un message d'avertissement s'affiche. L'appel continue d'être traité sans code affaire. Vous pouvez attribuer un code affaire pendant un appel. Pour attribuer un code affaire pendant un appel : 1. Au cours de l'appel, cliquez sur Actions > Code affaire. La fenêtre Code affaire s'affiche. 2. Sélectionnez le code affaire approprié. 3. Cliquez sur OK. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 41

Phone Manager Onglet Codes affaires Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro. Vous pouvez attribuer des codes affaires système à des appels lorsqu'un appel est passé ou au cours des appels existants. Chaque icône de l'onglet peut contenir un nom, un code affaire et facultativement un numéro de téléphone. Les codes affaires sont sélectionnés parmi ceux qui sont disponibles au sein du système téléphonique. Si l'onglet Codes affaires n'est pas visible et que vous utilisez Phone Manager Pro, vous devez sélectionner Afficher les codes affaires. Pour plus d'informations, consultez Modifier les paramètres généraux de Phone Manager. L'onglet présente deux types d'icônes : Code affaire sans numéro Un numéro abrégé code affaire sans numéro de téléphone. Double-cliquez pour appliquer le code affaire associé à un appel, lorsque ce dernier est actif. Pour plus d'informations, consultez Créer un numéro abrégé code affaire. Code affaire avec numéro Un numéro abrégé code affaire avec un numéro de téléphone. Double-cliquez pour effectuer un appel vers le numéro enregistré ou pour appliquer le code affaire associé à un appel existant. Pour plus d'informations, consultez Créer un numéro abrégé code affaire. Les options suivantes sont alors disponibles lorsque vous cliquez avec le bouton droit dans l'onglet ou sur une icône particulière : Appeler - Appelle le numéro enregistré dans l'icône. Sélectionner - Applique le code affaire enregistré dans l'icône à l'appel actif. Lorsque cette option est sélectionnée, une fenêtre s'affiche et vous demande "Associer le code affaire **** à l'appel en cours?". Si le code affaire est correct, cliquez sur Oui pour l'attribuer. Nouveau Permet de créer une nouvelle icône. Pour plus d'informations, consultez Créer un numéro abrégé code affaire. Modifier Permet de modifier une icône existante. La fenêtre Numéro abrégé code affaire s'affiche. Effectuez les modifications nécessaires et appuyez sur OK pour enregistrer vos modifications. Supprimer Permet de supprimer une icône existante. L'option supprimer est uniquement disponible lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur une icône. L'icône sélectionnée est supprimée lorsque l'option supprimer est sélectionnée. Petite Permet d'afficher les icônes en grand ou petit format. Exporter - Permet d'exporter les icônes de numéros abrégés codes affaires. Les numéros abrégés sont enregistrés dans un fichier intitulé AccountCodeSpeeddials.CSV. L'emplacement de ce fichier est Mes documents\avaya\ip 400\PhoneManager. Le nom et l'emplacement du fichier peuvent être modifiés, le cas échéant. Importer - Permet d'importer les icônes de numéros abrégés codes affaires. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 42

Créer un Numéro abrégé code affaire Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro. Traitement des appels Les numéros abrégés code affaire sont regroupés dans le panneau Historique des appels dans l'onglet Codes affaires. Pour plus d'informations, consultez Onglet Codes affaires. Si l'onglet Code affaire n'est pas visible, Phone Manager doit être configuré. Pour plus d'informations, consultez Modifier les paramètres généraux de Phone Manager. Pour créer un numéro abrégé code affaire : 1. Cliquez sur l'onglet Codes affaires dans la zone Historique des appels. 2. Cliquez avec le bouton droit dans cette fenêtre. 3. Sélectionnez Nouveau. La fenêtre Numéro abrégé code affaire s'affiche.. 4. Saisissez le Nom. 5. (Facultatif) Saisissez le Numéro de téléphone à enregistrer pour le numéro abrégé. Si aucun numéro de téléphone n'est saisi, vous pouvez utiliser l'icône pour appliquer le code affaire au cours de l'appel. 6. Sélectionnez le Code affaire à associer au numéro de téléphone dans la liste. Cette option n'est pas disponible si les restrictions PIN sont utilisées. 7. Cliquez sur OK. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 43

Phone Manager Travailler avec des restrictions du Code PIN Phone Manager offre une fonction appelée Restrictions PIN (numéro d'identification personnel). Ces restrictions fonctionnent en demandant à l'appelant de saisir un code PIN avant la connexion de l'appel. Les restrictions PIN peuvent être associées aux types de numéros composés, par exemple, les numéros internationaux. Les restrictions PIN sont définies par l'administrateur système via Manager d'ip Office. Si les restrictions PIN sont appliquées, les fonctions code affaire ne sont pas disponibles. Les restrictions PIN sont effectuées lorsque vous : effectuez un appel, utilisez des numéros abrégés, utilisez des numéros abrégés de code affaire. Pour effectuer un appel : 1. Cliquez sur. Vous pouvez également cliquez sur Actions> Appeler. 2. Saisissez le numéro de téléphone ou de poste dans l'écran Appel. 3. Cliquez sur le bouton Appeler. La fenêtre PIN s'affiche. 4. Saisissez votre PIN. Lorsqu'un PIN valide est saisi, l'appel est connecté. Si un PIN non valide est saisi, un message d'erreur s'affiche. Saisissez à nouveau le code PIN. Si le problème persiste, contactez votre administrateur système. Remarque Si vous devez recomposer le numéro, vous devez resaisir le code PIN valide. Numéro abrégé avec restrictions PIN Vous pouvez créer un numéro abrégé avec un PIN. Lorsque le numéro abrégé est utilisé, si le PIN est valide, l'appel est connecté. Lorsqu'un PIN non valide est saisi, un message d'erreur s'affiche et vous êtes invité à saisir une nouvelle fois votre PIN. Pour créer un numéro abrégé : 1. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels. 2. Sélectionnez le Groupe de numéros abrégés auquel ajouter ce numéro abrégé. 3. Cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre du groupe de numéros abrégés sélectionné. 4. Sélectionnez Nouveau > Membre du groupe de numéros abrégés. La fenêtre Numéros abrégés s'affiche. 5. Saisissez le Nom et les numéros de téléphone requis. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 44

Traitement des appels 6. Cliquez sur PIN. La fenêtre PIN s'affiche. 7. Saisissez le PIN à associer au numéro de téléphone. Confirmez le PIN et cliquez sur OK. Le type de numéro abrégé est défini sur Externe. 8. Cliquez sur OK. 9. Testez le numéro abrégé. Si un PIN non valide est saisi, le message "Échec de l'appel - Code affaire requis" s'affiche. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 45

Phone Manager Files d'attente Travailler avec des files d'attente S'applique à Phone Manager Pro uniquement. Les appels destinés à un groupe de recherche de ligne sont placés dans une file d'attente lorsque tous les postes faisant partie du groupe de recherche de ligne sont occupés ou sonnent. Si vous êtes membre d'un groupe de recherche de ligne, les appels du groupe vous sont automatiquement présentés. Le nom du groupe de recherche de ligne est affiché dans le champ À de l'état des appels. Par exemple, une société fournit un numéro d'assistance à un client. Quatre personnes répondent aux requêtes des clients. Un groupe de recherche de ligne est créé. Il s'intitule 'AssistanceClientèle' et contient les 4 numéros de poste. Tous les appels du numéro d'assistance à la clientèle sont présentés au groupe de recherche de ligne AssistanceClientèle. Un appelant utilisant le numéro d'assistance à la clientèle sonne sur tout poste disponible du groupe de recherche de ligne. Si les 4 postes sonnent ou sont déjà en ligne, l'appel entrant est mis dans une file d'attente. Lorsqu'un poste du groupe de recherche de ligne AssistanceClientèle se libère, l'appel qui est en file d'attente depuis le plus longtemps est présenté au poste disponible. Dans Phone Manager Pro, vous pouvez également contrôler le nombre d'appels placés dans la file d'attente d'un groupe de recherche de ligne particulier. Il n'est pas nécessaire que vous soyez membre du groupe de recherche de ligne pour surveiller le nombre d'appels placés en file d'attente. Vous pouvez sélectionner deux groupes de recherche de ligne à surveiller. Le groupe de recherche de ligne doit déjà exister sur le système et doit avoir Files d'attente activé. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner les files d'attente à surveiller. Une fois les files d'attente à surveiller sélectionnées, l'onglet File d'attente s'affiche dans le panneau Historique des appels. Les contrôleurs sont utilisés pour indiquer le nombre d'appels actuellement en file d'attente pour les groupes de recherche de ligne configurés. Chaque appel placé dans une file d'attente est indiqué par une case bleue. Lorsque le pointeur de la souris passe sur un contrôleur de file d'attente, le nombre d'appels de la file d'attente s'affiche dans l'info-bulle. Dans cet exemple, il y a 3 appels dans la file d'attente du groupe de recherche de ligne intitulé AssistanceClientèle. Si vous êtes membre d'un groupe de recherche de ligne, un appel en file d'attente vous est automatiquement présenté dans le panneau d'information sur les appels. Le nom du groupe de recherche de ligne est affiché dans le champ À. Vous pouvez répondre à l'appel normalement. Pour répondre à un appel dans une file d'attente spécifique : 1. Cliquez sur l'onglet File d'attente dans le panneau Historique des appels. Les files d'attente que vous surveillez sont visibles. 2. Cliquez sur Nom de la file. Les informations de l'appel en file d'attente vous sont présentées. 3. Répondez à l'appel en utilisant la procédure normale. Vous pouvez également répondre à un appel en file d'attente en séectionnant PickupQueue1 (Sélectionner file 1) ou PickupQueue2 (Sélectionner file 2) dans le menu Actions. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 46

Traitement des appels Pour refuser un appel en file d'attente : 1. Si vous cliquez sur la mauvaise File d'attente ou que vous recevez un appel en file d'attente que vous ne pouvez pas traiter, vous pouvez utiliser la fonction Effacer (Echap) pour refuser l'appel et le remettre en file d'attente. Onglet File d'attente S'applique à Phone Manager Pro uniquement. Lorsqu'il est configuré, l'onglet File d'attente est disponible dans la zone Historique des appels. Deux files d'attentes maximum peuvent être surveillées. Les contrôleurs indiquent le nombre d'appels se trouvant actuellement dans la file d'attente de ce groupe de recherche de ligne. Chaque appel placé dans une file d'attente est indiqué par une case bleue. Lorsque le pointeur de la souris passe sur un contrôleur de file d'attente, le nombre d'appels de la file d'attente s'affiche dans l'info-bulle. Pour plus d'informations, consultez Travailler avec des files d'attente. Vous pouvez sélectionner les groupes de recherche de ligne à surveiller. Le groupe de recherche de ligne doit déjà exister sur le système et doit avoir Files d'attente activé. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner les files d'attente à surveiller. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 47

Messagerie vocale Présentation L'onglet Message du panneau Historique des appels répertorie les boîtes vocales auxquelles vous avez accès. Le nombre de messages nouveaux, anciens et enregistrés est indiqué pour chaque boîte vocale. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Messages. L'onglet Messagerie vocale du panneau Historique des appels répertorie chaque message de messagerie vocale de votre boîte vocale. Vous pouvez sélectionnez un message spécifique à diffuser. Pour plus d'informations, consultez Écouter vos messages. Vous pouvez donner le choix à un appelant de votre messagerie vocale entre être transféré vers un autre numéro de téléphone ou laisser un message. Il est possible de proposer jusqu'à 3 emplacements de transfert aux appelants. Vous pouvez, par exemple, enregistrer un message disant que si l'appelant appuie sur 2, il sera transféré sur votre téléphone portable. Pour plus d'informations, consultez Saisir les options de transfert. Dans Phone Manager, vous pouvez enregistrer jusqu'à 9 messages d'accueils de messagerie vocale. Des messages d'accueil spécifiques peuvent être diffusés en fonction du type d'appel. Par exemple, lorsque votre poste est occupé, un appelant peut entendre un message spécifique que vous avez enregistré. Pour plus d'informations, consultez Utiliser la présentation des messages d'accueil personnels. Remarque Si la messagerie vocale n'est pas disponible sur votre poste, vérifiez que l'option messagerie vocale est bien sélectionnée. Pour plus d'informations, consultez Configurer les options de la messagerie vocale. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 49

Phone Manager Ecouter vos messages Vous pouvez écouter vos messages à l'aide de Phone Manager. Chaque message débute par un entête qui contient les détails de l'émetteur du message et l'heure à laquelle il a été enregistré. Pour récupérer vos messages : 1. Cliquez sur l'onglet Messages dans le panneau Historique des appels. Le nombre de messages nouveaux, anciens et enregistrés est répertorié pour chaque boîte vocale. Les boîtes de messages répertoriées peuvent être votre boîte de messagerie vocale personnelle et, si elle est disponible, la boîte de messagerie vocale du groupe de recherche de ligne auquel vous appartenez. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Messages. 2. Double-cliquez sur la boîte de messages à laquelle accéder. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la boîte de message et sélectionner Appeler la messagerie vocale. Si votre téléphone est raccroché, il sonne lorsque le serveur de la messagerie vocale est contacté. Décrochez votre téléphone. En fonction de la configuration de votre téléphone, le haut-parleur du téléphone peut être activé automatiquement. Si le téléphone est décroché, vous serez connecté au serveur de la messagerie vocale dès qu'il sera localisé. 3. Si vous utilisez votre propre poste, appuyez sur #. Sinon, composez votre numéro de poste et appuyez sur #. 4. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale et appuyez sur #. L'onglet Messagerie vocale peut s'afficher dans le panneau Historique des appels lorsque vous vous connectez à votre boîte vocale. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Messagerie vocale. 5. Lorsque vous avez réussi à vous connecter à votre boîte vocale, vous recevez une notification concernant vos messages. Appuyez sur la touche 2 pour recevoir vos messages. Suivez les invites de commandes vocales pour écouter, enregistrer ou supprimer vos messages. Remarque Vous n'aurez peut-être pas à saisir votre mot de passe de messagerie vocale. Vos informations d'utilisateur dans Manager d'ip Office peuvent être configurées pour que vous n'ayez pas à saisir un mot de passe de messagerie vocale lorsque vous ouvrez votre boîte vocale avec Phone Manager. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système. Si vous utilisez Phone Manager Pro avec VoiceMail Pro en mode IP Office ou Intuity, vous pouvez utiliser les boutons de commande pour parcourir les messages. Les boutons de commande se trouvent sur l'onglet Messagerie vocale. L'onglet Messagerie vocale s'affiche dans le panneau Historique des appels lorsque vous vous connectez à votre boîte vocale. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Messagerie vocale. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 50

Messagerie vocale Onglet Messages L'onglet Messages indique le nombre de nouveaux messages dans votre boîte de messagerie vocale. L'onglet Messages répertorie également les messages de tout groupe de recherche de ligne duquel vous recevez un rappel de messagerie vocale. Le nombre de messages nouveaux, anciens et enregistrés est répertorié pour chaque boîte vocale. Les boîtes de messages répertoriées peuvent être votre boîte de messagerie vocale personnelle et, si elle est disponible, la boîte de messagerie vocale du groupe de recherche de ligne auquel vous appartenez. Vous pouvez ouvrir une boîte de message en double-cliquant sur le nom de la boîte vocale. Pour plus d'informations, consultez Écouter vos messages. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 51

Phone Manager Onglet Messagerie vocale Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro avec VoiceMail Pro. L'onglet Messagerie vocale répertorie tous les nouveaux, les anciens messages et les messages enregistrés. La couleur de l'icône du message indique le type de message vocal. Rouge - Message prioritaire. Noir - Message privé. Bleu - Message prioritaire et privé. Si vous utilisez Phone Manager Pro avec VoiceMail Pro en mode IP Office ou Intuity, vous pouvez écouter un message spécifique. Pour écouter un message spécifique : 1. Cliquez sur l'onglet Messagerie vocale. Tous les messages sont répertoriés. 2. Double-cliquez sur le message que vous voulez écouter. indique que le message n'a pas été écouté. indique que le message a été écouté. Lorsque vous écoutez un message, vous pouvez : Ecouter les messages enregistrés Retour message Saut en arrière Renvoyer le message Saut en avant Faire une pause dans le message sélectionné Reprendre l'écoute du message sélectionné Supprimer le message sélectionné Enregistrer le message sélectionné Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 52

Messages d accueil personnels Utiliser les Messages d accueil personnels Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro avec VoiceMail Pro d'ip Office. Messagerie vocale Par défaut, les appelants qui sont redirigés sur votre boîte vocale entendent le message d'accueil système - "Votre appel a été pris par IP Office. <Nom> n'est pas disponible. Laissez un message après le bip sonore...". Vous pouvez remplacer le message d'accueil par défaut du système par un message d'accueil que vous avez enregistré. Vous pouvez enregistrer jusqu'à 9 messages d'accueil personnels. Il s'agit des messages d'accueil entendus par les appelants lorsqu'ils sont redirigés sur votre messagerie vocale. Vous pouvez attribuer un message d'accueil différent pour des situations d'appel spécifiques. Par exemple, vous pouvez attribuer des messages de messagerie vocale pour les appels reçus en interne différents de ceux reçus en dehors de la société. Vous pouvez en outre utiliser un message d'accueil personnel pour expliquer aux appelants les différentes options de transfert dont ils disposent. Pour plus d'informations, consultez Saisir les options de transfert. Message d'accueil temporaire Un message d'accueil temporaire peut être créé et diffusé pour tous les types d'appels. Par exemple, un message d'accueil temporaire peut être utilisé lorsque vous n'êtes pas au bureau et indiquer à l'appelant quelle autre personne contacter. Si vous utilisez un message d'accueil temporaire, aucun autre message d'accueil n'est activé. Pour de plus amples informations, consultez Attribuer un message d'accueil temporaire. Messages d'accueil personnels Les messages d'accueil personnels sont diffusés lorsque le message temporaire n'est pas utilisé. Si aucun message d'accueil n'est appliqué, les appelants qui sont redirigés sur votre boîte vocale entendent le message d'accueil système par défaut - "Votre appel a été pris par IP Office. <Nom> n'est pas disponible. Laissez un message après le bip sonore...". Des messages d'accueil personnels peuvent être créés pour certains types d'appels. Par exemple, si vous êtes déjà en ligne, toute personne appelant votre poste peut entendre un message d'accueil personnalisé indiquant que vous êtes déjà en ligne, mais que vous êtes au bureau. Pour plus d'informations, consultez Attribuer des messages d'accueil personnels. Des messages d'accueil personnels peuvent être créés pour les types d'appels suivants : Tous les appels Interne Externe Pas de réponse Occupé Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 53

Phone Manager Lorsque vous attribuez un message d'accueil personnel à plus d'un type d'appels, le message d'accueil utilisé pour tout appel est déterminé en fonction de l'ordre de priorité. L'ordre de priorité est illustré dans l'organigramme suivant. L'utilisation de messages d'accueil personnels se fait en deux étapes : 1. Enregistrez le message d'accueil personnel. Pour plus d'informations, consultez Enregistrer les messages d'accueil. 2. Attribuez le message d'accueil. Pour plus d'informations, consultez Utiliser les messages d'accueil personnels. Remarque Toutes les options ne peuvent pas être configurées par tous les utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 54

Messagerie vocale Enregistrer des messages d'accueil Vous pouvez enregistrer une bibliothèque de 9 messages d'accueil personnels maximum. Il s'agit des messages d'accueil entendus par les appelants lorsqu'ils sont redirigés sur votre messagerie vocale. Vous pouvez alors sélectionner quel message d'accueil appliquer aux différents types d'appels. Vous pouvez écouter un message d'accueil que vous avez enregistré et réenregistrer le message à tout moment. Un message d'accueil doit durer plus de 3 secondes. La longueur maximum par défaut d'un message d'accueil est de 120 secondes. Tout message d'accueil enregistré à l'aide de l'interface utilisateur du téléphone est affiché dans la liste des messages d'accueil disponibles. Une indication de la durée est affichée, mais il n'y a pas de description. Vous pouvez ajouter une description à l'enregistrement, attribuer le message d'accueil à un type d'appel ou réenregistrer le message. Pour enregistrer un nouveau message d'accueil personnel : 1. Cliquez sur > Messagerie vocale. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Messagerie vocale. 2. Cliquez sur Configurer des messages d'accueil personnels. La fenêtre Configurer des messages d'accueil personnels s'affiche. 3. Les messages d'accueil sont répertoriés dans la section Messages d'accueil disponibles. Cliquez sur un bouton de message d'accueil qui ne contient aucune description ni durée. La fenître Enregistrer / Écouter le message d'accueil s'affiche. 4. Vous allez enregistrer votre message à l'aide de votre combiné téléphonique. Le champ poste est automatiquement saisi avec le numéro de poste utilisé pour vous connecter à Phone Manager. Sélectionnez le type de média Téléphonie. 5. Le numéro du message d'accueil est celui que vous avez sélectionné dans la fenêtre Messages d'accueil personnels. Saisissez un nom pour l'enregistrement dans le champ Description. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 55

Phone Manager Une description peut contenir 20 caractères maximum. Si davantage de caractères sont saisis, seuls les 20 premiers caractères sont affichés dans la fenêtre Configurer les messages d'accueil personnels. 6. Cliquez sur pour démarrer l'enregistrement de votre message d'accueil. Votre téléphone sonne une fois. 7. Décrochez votre téléphone. Un message "enregistrez au bip sonore" est diffusé. Commencez à dire votre message d'accueil après le bip sonore. 8. Raccrochez votre combiné ou cliquez sur lorsque vous avez fini l'enregistrement. Lorsque vous avez enregistré un message d'accueil, vous pouvez l'écouter et le réenregistrer. Pour écouter un message d'accueil : 1. Ouvrez la fenêtre Configurer les messages d'accueil personnels. 2. Cliquez sur le bouton du message d'accueil que vous voulez écouter. La fenître Enregistrer / Écouter le message d'accueil s'affiche. 3. Cliquez sur pour démarrer la lecture du message d'accueil. 4. Décrochez votre téléphone lorsqu'il sonne. Le message d'accueil sélectionné est diffusé. 5. Raccrochez votre combiné à la fin du message d'accueil. Pour réenregistrer un message d'accueil : 1. Ouvrez la fenêtre Configurer les messages d'accueil personnels. 2. Cliquez sur le bouton du message d'accueil que vous voulez réenregistrer. 3. Cliquez sur pour démarrer l'enregistrement. Votre téléphone sonne une fois. 4. Décrochez votre téléphone. Un message "enregistrez au bip sonore" est diffusé. Commencez à dire votre nouveau message d'accueil après le bip sonore. 5. Raccrochez votre combiné ou cliquez sur lorsque vous avez fini l'enregistrement. 6. Pour écouter votre nouveau message d'accueil, cliquez sur pour diffuser l'enregistrement. 7. Décrochez votre téléphone lorsqu'il sonne. Le message d'accueil sélectionné est diffusé. 8. Raccrochez votre combiné à la fin du message d'accueil. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 56

Messagerie vocale Attribuer un message d'accueil temporaire Si vous avez enregistré un message d'accueil, vous pouvez l'attribuer comme message d'accueil temporaire de messagerie vocale. Par exemple, un message d'accueil temporaire peut être utilisé lorsque vous n'êtes pas au bureau et indiquer à l'appelant quelle autre personne contacter. Pour plus d'informations, consultez Enregistrer les messages d'accueil. Lorsqu'un message d'accueil temporaire est utilisé, tous les autres messages d'accueil sont désactivés. Un message d'accueil temporaire peut être sélectionné pendant un certain nombre de jours, 30 au maximum. Lorsque vous saisissez le nombre de jours, la date de fin est calculée et affichée. Si le nombre de jours sélectionné est compris entre 1 et 30, le message d'accueil est activé pendant ce nombre de jours sélectionné. Lorsque le nombre de jours a expiré, votre message d'accueil temporaire n'est plus appliqué. Si le nombre de jours sélectionné est 0, le message d'accueil sélectionné est votre message d'accueil permanent pour tous les appels de messagerie vocale. Le message d'accueil temporaire remplace le message d'accueil système par défaut. Pour définir un message d'accueil temporaire : 1. Cliquez sur > Messagerie vocale. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Messagerie vocale. 2. Cliquez sur Configurer des messages d'accueil personnels. La fenêtre Messages d'accueil personnels s'affiche. 3. Dans la section Message d'accueil temporaire, sélectionnez le message d'accueil requis dans la liste. Si vous avez enregistré des messages d'accueil à partir d'une boîte vocale en mode Intuity d'ip Office, les messages d'accueil sont répertoriés avec leur durée, mais sans aucune description. 4. Sélectionnez le nombre de jours pendant lesquels le message d'accueil doit être utilisé. La date de fin est automatiquement calculée. 5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 57

Phone Manager Attribuer des messages d'accueil personnels Lorsque vous attribuez un message d'accueil personnel à plus d'un type d'appels, le message d'accueil utilisé pour tout appel est déterminé en fonction de l'ordre de priorité. Pour plus d'informations, consultez Utiliser les messages d'accueil personnels. Pour attribuer vos messages d'accueil personnels : 1. Cliquez sur > Messagerie vocale. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Messagerie vocale. 2. Cliquez sur Configurer des messages d'accueil personnels. La fenêtre Messages d'accueil personnels s'affiche. 3. Sélectionnez le message d'accueil requis dans la liste pour les différents types d'appels. Si vous avez enregistré des messages d'accueil à partir d'une boîte vocale en mode Intuity d'ip Office, les messages d'accueil sont répertoriés avec leur durée, mais sans aucune description. 4. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 58

Messagerie vocale Saisir les options de transfert Vous pouvez donner le choix à un appelant de votre boîte vocale entre être transféré vers un autre numéro de téléphone ou laisser un message. Les numéros de dérivation sont les numéros de poste vers lesquels l'appelant est transféré lorsqu'il appuie sur le numéro associé sur son clavier. Pour informer un appelant des numéros vers lesquels il peut être transféré, vous devez enregistrer un message d'accueil personnel contenant ces informations. Vous pouvez, par exemple, enregistrer un message disant que si l'appelant appuie sur 2, il sera transféré sur votre téléphone portable. Votre numéro de téléphone portable est saisi comme le numéro de téléphone vers lequel transférer l'appelant. Votre numéro de téléphone portable n'est pas cependant donné à l'appelant. Il n'aura qu'à appuyer sur le bouton d'option. Lorsque l'appelant est transféré, il entend le message "veuillez patienter pendant que nous essayons de vous connecter." Pour plus d'informations, consultez Enregistrer les messages d'accueil. Vous ne pouvez pas modifier les options de transfert si vous n'avez pas la permission de configurer la messagerie vocale. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Pour saisir vos options de transfert : 1. Cliquez sur > Messagerie vocale. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Messagerie vocale. La fenêtre Préférences de la messagerie vocale s'affiche. 2. Saisissez les numéros de téléphone vers lesquels les appelants de votre boîte vocale peuvent être transférés. Vous pouvez saisir jusqu'à 3 numéros de téléphone. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer les informations. 4. Enregistrez un message d'accueil pour informer l'appelant des options de transfert disponibles. Pour plus d'informations, consultez Enregistrer les messages d'accueil. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 59

Phone Manager Listes de diffusion personnelle Présentation Une liste de diffusion personnelles ou LPD peut également être utilisée si votre messagerie vocale est en mode Intuity. Une LPD est également appelée une liste d'adresses. Une liste de diffusion personnelle est utilisée pour enregistrer un ensemble de numéros de boîtes vocales afin d'envoyer un message vocal à plusieurs destinataires simultanément. Cette option est utile si vous envoyez souvent des messages aux mêmes personnes, comme par exemple aux membres de votre équipe. Pour plus d'informations, consultez Utiliser une liste de distribution personnelle. Votre boîte vocale peut posséder 20 LPD maximum. Chaque liste peut contenir 360 numéros de boîte vocale maximum. Les listes peuvent être privées ou publiques. Vous êtes le seul à pouvoir utiliser les listes privées. Les listes publiques peuvent être utilisées par d'autres utilisateurs de boîte vocale pour renvoyer un message. Les listes publiques ne peuvent cependant pas être modifiées par les autres utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez Créer une liste de distribution personnelle. Vous pouvez afficher vos LPD et vérifier combien de membres (numéros de boîte vocale) elles contiennent chacune. Vous pouvez modifier vos propres listes en supprimant ou en ajoutant des membres. Pour plus d'informations, consultez Modifier une liste de distribution personnelle. Vous pouvez également créer votre propre liste en important le contenu d'une liste publique d'une autre boîte vocale. Pour plus d'informations, consultez Créer une liste de distribution personnelle. Afficher une liste de diffusion personnelle (LPD) Lorsqu'une LPD est créée, vous pouvez afficher les membres de cette liste. Vous pouvez afficher vos propres LPD et toute liste publique créée par quelqu'un d'autre. Pour afficher les membres d'une LPD : 1. Cliquez sur l'onglet > Messagerie vocale. 2. Cliquez sur le bouton Configurer la liste de diffusion personnelle. 3. Dans le champ Sélectionner la boîte vocale requise, cliquez sur la boîte vocale à afficher. 4. Cliquez sur la LPD dont vous voulez afficher les membres. Les numéros de poste sont affichés dans le panneau situé en dessous des listes LPD. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 60

Messagerie vocale Modifier une liste de diffusion personnelle Lorsque vous créez une LPD, vous pouvez la modifier à tout moment. Des nouveaux membres peuvent être ajoutés et des membres peuvent être supprimés de la liste. Une liste publique créée par quelqu'un d'autre ne peut être modifiée que par la personne qui l'a créée. Pour modifier les membres d'une LPD : 1. Affichez les membres d'une LPD. Pour plus d'informations, consultez Afficher une liste de distribution personnelle. 2. Cliquer sur Modifier. Les membres de la LPD sont copiés dans le panneau de droite. 3. Les membres peuvent être supprimés de la liste. Cliquez avec le bouton droit sur le numéro de poste que vous voulez supprimer. Cliquez sur Supprimer. 4. Des membres peuvent être ajoutés à la liste. Cliquez avec le bouton droit dans la zone vierge en dessous du Nom de liste. Cliquez sur Ajouter. Cliquez sur un numéro de poste ou un nom. 5. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer toutes vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 61

Phone Manager Créer une liste de diffusion personnelle S'applique à Phone Manager Pro uniquement. Une liste de diffusion personnelle (LPD) est une liste des numéros de boîtes vocales que vous utilisez pour diffuser les messages à des groupes de boîtes vocales. Vous pouvez créer une liste privée ou créer une liste accessible aux autres utilisateurs en rendant la liste publique. Un maximum de 20 listes peut être créé avec 360 membres maximum par liste. Pour créer une LPD : 1. Cliquez sur l'onglet > Messagerie vocale. 2. Cliquez sur le bouton Configurer la liste de diffusion personnelle. 3. Sélectionnez votre boîte vocale dans la liste déroulante en haut à gauche de la fenêtre. 4. Saisissez une ID de liste. L'ID de liste est un numéro de votre choix. L'ID de liste est utilisée pour identifier la LPD lors de l'envoi d'un message. Pour plus d'informations, consultez Utiliser une liste de distribution personnelle. 5. Saisissez un Nom de liste. Un nom descriptif vous aidera à identifier les membres de la LPD. 6. Les numéros de poste des boîtes vocales doivent être ajoutés à la liste. Cliquez avec le bouton droit dans la zone vierge en dessous du Nom de liste. Cliquez sur Ajouter. Cliquez sur un numéro de poste ou un nom. Répétez cette procédure jusqu'à ce que tous les membres de la liste soient ajoutés. 7. (Facultatif) Cliquez sur Publique. Cochez cette case pour rendre la liste sélectionnée publique. Une liste publique peut être consultée et utilisée par tout autre utilisateur de Phone Manager. 8. Cliquez sur Créer. Les détails de votre LPD s'affichent dans le panneau de gauche. Si le message 'Vous ne pouvez créer que vos listes personnelles' s'affiche, cliquez sur OK. Sélectionnez votre boîte vocale dans la liste déroulante en haut à gauche de la fenêtre et cliquez sur Créer. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 62

Messagerie vocale Il est possible d'ajouter des membres à partir d'une liste existante. Ceci peut être tous les membres d'une liste existante ou des boîtes vocales de membres individuels. Vous pouvez utiliser une LPD privée ou une LPD publique pour créer une nouvelle liste. Pour créer une nouvelle LPD à partir d'une LPD existante : 1. Cliquez sur l'onglet > Messagerie vocale. 2. Cliquez sur le bouton Configurer la liste de diffusion personnelle. 3. Sélectionnez votre boîte vocale dans la liste déroulante en haut à gauche de la fenêtre si vous utilisez une LPD privée. Si vous utilisez une LPD publique, sélectionnez la boîte vocale associée avec la LPD requise. 4. Cliquez sur la LPD à utiliser. Les membres de la LPD sont répertoriés dans le panneau en dessous des listes LPD. 5. Saisissez un numéro dans le champ ID de liste pour la LPD. 6. Saisissez un nom dans le champ Nom de liste pour la LPD. 7. Cliquez sur pour copier tous les numéros de poste de boîte vocale dans votre nouvelle liste. Les membres individuels d'une liste existante peuvent être ajoutés à la nouvelle liste. Sélectionnez le membre dans la liste existante et utilisez l'icône en regard de la fenêtre de la liste des membres. 8. (Facultatif) Cliquez sur Publique. Une liste publique peut être consultée et utilisée par tout autre utilisateur (de LDP). Sélectionnez cette option pour rendre la liste publique. 9. Cliquez sur Créer. Votre LPD s'affiche dans le panneau de gauche. Si le message 'Vous ne pouvez créer que vos listes personnelles' s'affiche, cliquez sur OK. Sélectionnez votre boîte vocale dans la liste en haut à gauche de la fenêtre et cliquez sur Créer. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 63

Phone Manager Utiliser une liste de diffusion personnelle (LPD) Lorsque vous avez créé une liste de diffusion personnelle (LPD), vous pouvez l'utiliser pour envoyer un message vocal simultanémant à plusieurs destinataires. Avant d'envoyer le message, notez le numéro d'id de la liste que vous voulez utiliser. Si vous utilisez une LPD publique, notez le numéro de poste du propriétaire de la LPD et l'id de la liste. Pour utiliser une LPD, vous devez vous connecter à votre boîte vocale à l'aide de votre téléphone. Pour vous connecter à votre boîte vocale : 1. Décrochez votre combiné et composez *17 ou utilisez tout autre code de fonction configuré pour votre système téléphonique. 2. Si vous appelez depuis votre poste, appuyez sur #. Sinon, composez votre numéro de poste et appuyez sur #. 3. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale et appuyez sur #. Lorsque vous êtes connecté à votre boîte vocale, vous pouvez enregistrer un messager et l'envoyer aux boîtes vocales répertoriées dans la LPD. Pour envoyer un message aux membres d'une LPD privée : 1. Appuyez sur 1 pour enregistrer le message que vous voulez envoyer à tous les membres de la liste. 2. Après le bip, commencez l'enregistrement de votre message. 3. Appuyez sur # pour terminer l'enregistrement. On vous invite à saisir les postes auxquels envoyer le message. Vous allez utiliser une LPD qui contient tous les postes. 4. Appuyez sur *5. Vous allez utiliser une LPD privée que vous avez créée. 5. Appuyez sur la touche #. Votre nom est annoncé et on vous demande de saisir l'identifiant de la liste. 6. Saisissez l'id de la liste et appuyez sur #. On vous indique le numéro de la liste et le nombre de membres de cette liste. On vous demande de saisir les numéros de postes. Vous utilisez une LPD qui contient tous les postes. 7. Appuyez sur la touche #. 8. Appuyez sur # pour envoyer le message. Vous entendez un message de confirmation qui vous indique que la livraison est programmée. Votre message est envoyé à tous les postes de la LPD. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 64

Messagerie vocale Pour envoyer un message aux membres d'une LPD publique : 1. Appuyez sur 1 pour enregistrer le message que vous voulez envoyer à tous les membres de la liste. 2. Après le bip, commencez l'enregistrement de votre message. 3. Appuyez sur # pour terminer l'enregistrement. On vous invite à saisir les postes auxquels envoyer le message. Vous allez utiliser une LPD qui contient tous les postes. 4. Appuyez sur *5. Vous allez utiliser une LPD publique que vous n'avez pas créée. 5. Saisissez le numéro de poste du propriétaire de la LPD publique et appuyez sur #. Vous entendrez le nom du propriétaire de la boîte vocale et on vous demande de saisir l'identifiant de la liste. 6. Saisissez l'id de la liste et appuyez sur #. On vous indique le numéro de la liste et le nombre de membres de cette liste. On vous demande de saisir les numéros de postes. Vous utilisez une LPD qui contient tous les postes. 7. Appuyez sur la touche #. 8. Appuyez sur # pour envoyer le message. Vous entendez un message de confirmation qui vous indique que la livraison est programmée. Votre message est envoyé à tous les postes de la LPD. Vous pouvez renvoyer un message à plusieurs boîtes vocales simultanément à l'aide d'une LPD. Les messages annotés comme Privés par l'emetteur sont les seuls qui ne peuvent être renvoyés. Pour renvoyer un message aux membres d'une LPD : 1. Lors de l'écoute du message, appuyez sur la touche 1. 2. Appuyez sur 2 pour renvoyer le message avec un commentaire. Le système vous demande d'enregistrer votre commentaire après le bip. Enregistrez votre commentaire puis appuyez sur la touche # pour valider l'enregistrement. 3. On vous invite à saisir les postes auxquels envoyer le message. Vous allez utiliser une liste d'adresses qui contient tous les postes. Appuyez sur *5. Vous allez utiliser une liste d'adresses que vous avez créée. 4. Appuyez sur la touche #. Votre nom est annoncé et on vous demande de saisir l'identifiant de la liste. 5. Saisissez l'id de la liste et appuyez sur #. On vous indique le numéro de la liste et le nombre de membres de cette liste. On vous demande de saisir les numéros de postes. Vous utilisez une LPD qui contient tous les postes. 6. Appuyez sur la touche #. 7. Appuyez sur # pour envoyer le message. Vous entendez un message de confirmation qui vous indique que la livraison est programmée. Votre message est envoyé à tous les postes de la LPD. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 65

Phone Manager Supprimer une liste de diffusion personnelle (LDP) Il se peut qu'une liste de diffusion personnelle ne soit plus utilisée et qu'il faille la supprimer. Pour supprimer une LPD : 1. Cliquez sur l'onglet > Messagerie vocale. 2. Cliquez sur le bouton Configurer la liste de diffusion personnelle. 3. Sélectionnez votre boîte vocale dans la liste en haut à gauche de la fenêtre. 4. Sélectionnez la LPD à supprimer. 5. Cliquez sur Supprimer. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 66

Fonctions Présentation Cette section du guide explique comment : Gérer les répertoires Les entrées de répertoire enregistrent les numéros internes ou externes fréquemment composés. Les entrées de répertoire s'affichent dans l'écran Appel pour une numérotation rapide. Pour plus d'informations, consultez Présentation de la gestion des répertoires. Créer et utiliser les numéros abrégés Vous pouvez utiliser les numéros abrégés pour enregistrer les numéros internes et externes fréquemment composés pour une utilisation ultérieure. Il existe deux types de numéros abrégés : internes pour lesquels des info-bulles s'affichent et externes. Pour plus d'informations, consultez Afficher les numéros abrégés. Définir un message d'absence La fonction État absent aide les appelants internes lorsque vous n'êtes pas à votre bureau. Les informations saisies s'affichent également dans l'écran Appel lorsque votre poste est appelé. Pour plus d'informations, consultez Définir un message d'absence. En savoir plus sur Phone Manager. Vous pouvez utiliser les fichiers d'aide et apprendre comment utiliser Phone Manager en consultant les didacticiels. Pour plus d'informations, consultez Obtenir de l'aide. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 67

Phone Manager Définir un message d'absence La fonction État absent aide les appelants internes lorsque vous n'êtes pas à votre bureau. Les informations que vous avez saisies s'affichent sur leur écran dans le champ d'annotation lorsqu'ils appellent votre poste. Pour les téléphones possédant des écrans appropriés, le texte est affiché sur l'écran de votre téléphone et sur le téléphone de l'appelant interne. Si vous avez sélectionné l'une des options de renvoi, le texte d'absence s'affiche pour les appelants internes. Si le poste de destination a également défini un texte d'absence, votre message est affiché, à moins que l'option Renvoi sur occupation soit sélectionnée. Si l'option Renvoi sur occupation est sélectionnée, le texte d'absence défini pour le poste de destination est affiché. L'appel est renvoyé conformément à vos options de renvoi. Pour plus d'informations, consultez Définir vos options de renvoi. Pour définir un État absent : 1. Cliquez sur Actions > Absent. Vous pouvez également appuyer sur F6. La fenêtre État absent s'affiche. 2. Sélectionnez un Message d'absence dans la liste. Les options sont les suivantes : En congés jusqu'à / En vacances jusqu'à Revient En déjeuner jusq. En réunion jusq. Veuillez rappeler Ne pas déranger Avec des visiteurs jusqu'à Avec un client jusqu'à Revient bientôt Revient demain Personnalisé 3. À l'exception des options De retour bientôt et De retour demain, du texte supplémentaire est requis. Par exemple, si le message d'absence "En congés jusqu'à" est sélectionné, vous devez ajouter quand vous êtes de retour de congés. Saisissez le texte dans le champ Texte d'absence. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 68

Fonctions 4. (Facultatif) Sélectionnez l'option Ne pas déranger ou Renvoi inconditionnel. Si l'une de ces options est sélectionnée, le numéro vers lequel vos appels sont renvoyés doit être configuré. Pour plus d'informations, consultez Définir vos options de renvoi. 5. Cliquez sur OK. Le Message d'absence s'affiche dans la barre de titre de Phone Manager. Le message s'affiche également dans l'écran Appel lorsque votre poste est appelé. Obtenir de l'aide Le menu d'aide vous donne accès à plusieurs options d'aide : Sommaire Cette fonction ouvre le système d'aide de Phone Manager à la page du sommaire. Index Cette fonction ouvre l'outil de recherche du système d'aide de Phone Manager. À propos de Phone Manager Cela affiche la version de l'application Phone Manager. Visite guidée du produit Cette option démarre une visite guidée interactive. Vous pouvez explorer et en apprendre plus sur l'application Phone Manager. Didacticiels vidéo Cette fonction répertorie plusieurs didacticiels vidéo. Chaque didacticiel offre une démonstration interactive des fonctionnalités de l'application Phone Manager. Recherche de mises à jour Cette option est utilisée pour rechercher les dernières mises à jour de Phone Manager. L'option Recherche de mises à jour est uniquement disponible si elle est configurée par votre administrateur système. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système. Vous trouverez des informations supplémentaires sur Avaya IP Office sur le site www.avaya.com/support et sur www.avaya.com/ipoffice/knowledgebase. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 69

Phone Manager Gérer les répertoires Présentation Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro. Les entrées de répertoire enregistrent les numéros internes et externes composés régulièrement pour permettre une numérotation rapide. Lorsque vous utilisez la fenêtre Appel, vous pouvez choisir d'afficher les entrées du répertoire. Pour plus d'informations, consultez Utiliser la fenêtre Appel. Les entrées de répertoire peuvent être utilisées pour faire correspondre l'id ou DID des appels entrants à un nom. Lorsqu'une correspondance est trouvée, un fichier média peut être diffusé ou un fichier texte peut s'afficher. Un fichier texte s'affiche dans l'onglet Script. Phone Manager tente d'abord de faire correspondre l'id de l'appelant entrant. S'il n'existe aucune correspondance, Phone Manager recherche une correspondance avec le DID. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Script. Tout appel reçu peut être ajouté à votre répertoire personnel. Pour plus d'informations, consultez Créer une entrée de répertoire à partir d'un appel existant. Créer un répertoire personnel Vous pouvez créer un répertoire personnel des numéros fréquemment utilisés. Chaque entrée du répertoire s'affiche dans la fenêtre Appel pour une numérotation rapide. Un maximum de 1000 entrées peut être ajouté au répertoire. Pour ouvrir la configuration du répertoire : 1. Cliquez sur Fichier > Répertoire. Ces champs contrôlent la configuration du PBX. Nouveau - Cliquez pour créer une nouvelle entrée de répertoire. Pour plus d'informations, consultez Ajouter une entrée de répertoire. Modifier- Cliquez pour modifier l'entrée du répertoire sélectionnée. Importer - Cliquez sur cette option pour importer une entrée de répertoire exportée ou pour formater correctement un fichier CSV. Exporter- Cliquez sur cette option pour exporter votre répertoire. Supprimer- Cliquez sur une entrée du répertoire, puis cliquez sur Supprimer. L'entrée de répertoire sélectionnée est supprimée. Fermer- La fenêtre Configurer le répertoire est fermée. Tous les changements apportés depuis l'ouverture de la fenêtre Configurer le répertoire sont enregistrés. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 70

Fonctions Ajouter une entrée de répertoire Une nouvelle entrée de répertoire peut être créée. L'entrée est affichée dans la fenêtre Appel lorsque l'option Afficher le répertoire est sélectionnée. Pour plus d'informations, consultez Utiliser la fenêtre Appel. Pour créer une nouvelle entrée de répertoire : 1. Cliquez sur Fichier > Répertoire > Nouveau. La fenêtre Entrée de répertoire s'affiche. 2. Saisissez le numéro de téléphone ou de poste dans la zone Numéro. 3. Saisissez le nom à associer au numéro ci-dessus dans la zone Nom. 4. (Facultatif) Cliquez sur Rechercher un Script pour sélectionner un fichier.txt ou.rtf. Le fichier s'affiche lorsqu'un appel est effectué vers le numéro saisi dans le champ Numéro. Le fichier texte s'affiche dans l'onglet Script lorsque l'id de l'appelant correspond au nom de l'appelant entrant. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Script. 5. (Facultatif) Cliquez sur Rechercher Média pour sélectionner un fichier média. Le fichier est diffusé lorsqu'un appel est reçu du numéro saisi. Phone Manager doit être configuré pour diffuser des sons. Pour plus d'informations, consultez Modifier les paramètres généraux de Phone Manager. 6. (Facultatif) Cliquez sur Ajouter aux numéros abrégés pour créer une entrée de numéro abrégé. La création d'un numéo abrégé avec cette méthode permet toujours d'ajouter le numéro abrégé au Groupe de numéros abrégés. Pour plus d'informations, consultez Créer un numéro abrégé. 7. (Facultatif) Cliquez sur Nouveau WAV pour créer un fichier.wav dans le répertoire par défaut de Phone Manager Pro. Vous devez avoir configuré multimédia sur votre ordinateur et avoir installé une carte son, ainsi que des haut-parleurs et un microphone pour enregistrer un fichier média. 8. Cliquez sur OK. 9. Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre Configurer le répertoire. Une nouvelle entrée n'est pas enregistrée tant que vous n'avez pas quitté la fenêtre Configurer le répertoire. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 71

Phone Manager Créer une entrée de répertoire à partir d'un appel existant Tout appel qui s'affiche dans la zone Historique des apels peut être utilisé pour créer une entrée de répertoire. Les appels dans les panneaux Entrant, Sortant, En absence et Tous contiennent tous des informations sur les appels. Pour créer une entrée de répertoire à partir d'un appel existant : 1. Cliquez avec le bouton droit sur le panneau Historique des appels. 2. Cliquez sur Ajouter au répertoire. La fenêtre Entrée de répertoire s'affiche. 3. (Facultatif) Effectuez les modifications nécessaires, le cas échéant. Vous pouvez également associer un fichier script ou média à l'entrée de répertoire. 4. Cliquez sur OK. 5. Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre Configurer le répertoire et enregistrer vos modifications. Modifier une entrée de répertoire Une entrée de répertoire peut être modifiée. Pour modifier une entrée de répertoire : 1. Cliquez sur Fichier > Répertoire > Modifier. La fenêtre Entrée de répertoire s'affiche. 2. Modifiez l'entrée de répertoire comme voulu. 3. Cliquez sur OK. 4. Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre Configurer le répertoire. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 72

Onglet Script Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro. Fonctions L'onglet Script apparaît lorsqu'une entrée de répertoire correspondant au numéro appelé dispose d'un fichier de script associé. L'exemple fourni contient uniquement un nom de société, mais d'autres informations peuvent être incluses. Par exemple, un standardiste peut répondre à des appels au nom de plusieurs sociétés. Pour s'assurer que l'appel est répondu en utilisant le nom correct de la société, un fichier texte peut être créé avec le nom et les détails de la société. Phone Manager Pro peut être configuré pour afficher ce fichier texte chaque fois qu'un appel est reçu pour cette société. Pour associer un script à un numéro entrant : 1. Créez un fichier.txt contenant les informations à afficher lorsque le script apparaît. Un fichier script peut être créé à l'aide de l'application Bloc notes. 2. Dans Phone Manager, cliquez sur Fichier > Répertoire> Nouveau. La fenêtre Entrée de répertoire s'affiche. 3. Saisissez le numéro de téléphone ou de poste dans le champ Numéro. 4. Saisissez le nom associé au numéro dans le champ Nom. 5. Cliquez sur Rechercher le script. 6. Sélectionnez le fichier.txt requis et cliquez sur Ouvrir. L'emplacement du fichier est saisi dans le champ Script. 7. Cliquez sur OK. 8. Cliquez sur Fermer. Lorsqu'un appel est reçu sur le numéro associé au script, l'onglet Script s'affiche dans le panneau Historique des appels. Le texte du script s'affiche. Remarque L'onglet État apparaît automatiquement 15 secondes après l'affichage de l'onglet Script. Si vous souhaitez que le script reste affiché, désélectionnez l'option Afficher l'état. Pour plus d'informations, consultez Modifier les paramètres généraux de Phone Manager. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 73

Phone Manager Créer et utiliser les numéros abrégés Afficher les numéros abrégés Les numéros abrégés permettent d'enregistrer les numéros internes et externes fréquemment composés pour une utilisation future. Pour plus d'informations, consultez Utiliser un numéro abrégé. Il existe deux types de numéros abrégés : Interne pour lesquels des info-bulles s'affichent et Externe. Numéros abrégés internes Un numéro abrégé interne peut aussi faire office de tableau de voyants d'occupation et vous permet ainsi de consulter l'état de l'utilisateur du numéro abrégé. Icône de numéro abrégé interne. Une icône de numéro abrégé interne où l'utilisateur / le poste est configuré pour la messagerie instantanée. Une icône de numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste est Occupé. L'icône a un cercle rouge barré d'une croix blanche en haut à gauche. Une icône de numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste a défini Ne pas déranger. L'icône possède un cercle bleu barré d'une croix blanche en bas à droite. Une icône de numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste a défini Renvoyer. Le numéro abrégé possède un cercle vert avec une flèche blanche en haut à droite. Une icône de numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste a un message de Messagerie vocale. L'icône possède une enveloppe en bas à gauche. Une icône de numéro abrégé peut afficher plusieurs messages d'occupation. Les exemples montrent 2 cas, mais plusieurs sont possibles. Un numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste est Occupé et a un message de Messagerie vocale. Un numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste est Occupé, a activé Ne pas déranger et l'utilisateur / poste a un message de Messagerie vocale. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 74

Fonctions Info-bulles sur les numéros abrégés internes En plus des numéros abrégés utilisés comme tableaux des voyants d'occupation, les numéros abrégés internes sont dotés d'info-bulles qui fournissent des informations sur l'état d'un utilisateur de numéros abrégés. Ces informations affichent automatiquement les modifications en fonction de l'état de l'utilisateur / poste. Nom - Nom de l'utilisateur associé au numéro abrégé. Numéro- Numéro de l'utilisateur associé au numéro abrégé. Si un utilisateur interne est ajouté à partir du répertoire IP Office, un nom s'affiche. État - L'état actuel de l'utilisateur. L'état affiché peut être Inactif, Nouvelle messagerie vocale, Occupé, NPD ou Renvoyer tout. Plusieurs états peuvent être affichés. Présence - Ceci indique la présence d'un utilisateur par rapport à une connexion à la messagerie instantanée. L'état indique En ligneet Hors ligne pour refléter l'état et les paramètres de l'utilisateur sur le serveur Microsoft Live. Nouvelle messagerie vocale - Nombre de nouveaux messages reçus par l'utilisateur des numéros abrégés. Remarques : Si plusieurs numéros abrégés sont créés pour le même utilisateur interne, seul un numéro abrégé fonctionnera comme Tableau des voyants d'occupation. Pour que la fonction tableau des voyants d'occupation fonctionne, votre ordinateur doit se trouver sur le même LAN physique que le PBX. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système. Numéros abrégés externes Il existe quatre types de numéros abrégés externes : téléphone professionnel, téléphone personnel, portable et fax. Le numéro abrégé affiché varie selon le numéro par défaut sélectionné. Cette icône s'affiche si le Téléphone professionnel est reconnu comme un numéro abrégé externe et est défini comme le numéro par défaut. Cette icône s'affiche si Téléphone personnel est sélectionné comme numéro par défaut. Cette icône s'affiche si Portable est sélectionné comme numéro par défaut. Cette icône s'affiche si Fax est sélectionné comme numéro par défaut. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 75

Phone Manager Onglet Numéros abrégés L'onglet Numéros abrégés permet d'enregistrer les numéros internes et externes fréquemment composés pour une utilisation future. Pour plus d'informations, consultez Utiliser un numéro abrégé. Les options suivantes sont disponibles lorsque vous cliquez avec le bouton droit dans la partie fenêtre Numéro abrégé de l'onglet : Nouveau Permet de créer votre propre numéro abrégé. Pour plus d'informations, consultez Créer un numéro abrégé. Ajouter un utilisateur Crée automatiquement un numéro abrégé à partir d'un répertoire IP Office de votre système. Lorsque vous sélectionnez Ajouter un utilisateur, la fenêtre Ajouter un utilisateur de numéro abrégé s'affiche. Pour plus d'informations, consultez Créer un numéro abrégé. Supprimer Supprime le numéro abrégé sélectionné. Afficher Vous permet de modifier la taille des icônes des numéros abrégés. Importer Importe les icônes des numéros abrégés. Exporter Exporte les icônes des numéros abrégés. Les numéros abrégés sont enregistrés dans un fichier intitulé Speeddials.CSV. L'emplacement de ce fichier est Mes documents\avaya\ip 400\PhoneManager. Le nom et l'emplacement du fichier peuvent être modifiés, le cas échéant. Afficher le numéroteur téléphonique Si le numéroteur téléphonique n'est pas disponible, vous pouvez l'afficher en sélectionnant cette option. Pour masquer le Numéroteur téléphonique, cliquez avec le bouton droit dans la partie correspondante de l'onglet et sélectionnez Masquer le numéroteur téléphonique. Les options suivantes sont disponibles lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un numéro abrégé : Appel Sélectionnez le numéro à appeler dans l'entrée Numéro abrégé. Vous pouvez sélectionner Téléphone professionnel, Téléphone personnel, Portable ou Fax. Modifier Modifie les informations d'un numéro abrégé existant. Pour plus d'informations, consultez Modifier un numéro abrégé. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 76

Fonctions Numéro par défaut Vous permet de sélectionner le numéro par défaut appeé lorsque vous double-cliquez sur le numéro abrégé. Cette icône change pour refléter le numéro par défaut sélectionné. Cette option est uniquement disponible pour les numéros abrégés externes. Si le préfixe de l'appel sortant, par exemple 9, n'est pas affiché, contactez votre administrateur système. Parquer pour Cette option ne devient active que lorsqu'un poste appelé est occupé. Une fois que le poste des numéros abrégés occupé appelé est libéré, un rappel est effectué vers Phone Manager et l'appel est annoté comme étant (libre). L'onglet Numéro abrégé contient aussi le Numéroteur téléphonique. Il vous permet de composer un numéro à partir de l'application Phone Manager. Pour activer le Numéroteur téléphonique : 1. Cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre Numéros abrégés et sélectionnez Afficher le numéroteur téléphonique. Pour effectuer un appel en utilisant le numéroteur téléphonique : 1. Cliquez sur le champ Numéro et saisissez le numéro de téléphone en utilisant votre clavier. en cliquant sur les boutons numérotés dans le numéroteur téléphonique. 2. Cliquez sur Numéroter et décrochez votre combiné. Utiliser un numéro abrégé Vous pouvez utiliser un numéro abrégé pour effectuer un appel vers des numéros internes et externes. Pour utiliser un numéro abrégé pour effectuer un appel : 1. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels. 2. Effectuez un appel en double-cliquant sur le numéro abrégé requis. Vous pouvez également faire glisser l'icône du numéro abrégé dans la zone d'état des appels. 3. L'appel s'affiche dans la zone d'état des appels de l'écran. Vous pouvez utiliser un numéro abrégé pour effectuer un appel vers un numéro de téléphone qui n'est pas le numéro de numérotation abrégé par défaut. Pour sélectionner un autre numéro : 1. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels. 2. Cliquez avec le bouton droit sur le numéro abrégé. 3. Cliquez sur Appeler. 4. Sélectionnez l'autre numéro requis - Téléphone professionnel, Téléphone personnel, Portable ou Fax. Les numéros Internes ne peuvent pas composer un numéro de fax. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 77

Phone Manager Créer un groupe de numéros abrégés Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro. Les numéros abrégés peuvent être organisés en groupes. Un maximum de 10 groupes de numéros abrégés est autorisé. Chaque groupe peut contenir un maximum de 100 numéros abrégés. Pour créer un groupe de numéros abrégés : 1. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels. 2. Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet d'un numéro abrégé. 3. Sélectionnez Nouveau > Groupe de numéros abrégés. 4. Saisissez un nom pour le groupe dans la fenêtre Numéros abrégés. 5. Cliquez sur OK. Un nouvel onglet de numéro abrégé est créé. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 78

Fonctions Créer un numéro abrégé Il existe plusieurs façons de créer un numéro abrégé dans Phone Manager. Vous pouvez ajouter un nouveau Membre du groupe de numéros abrégés ou ajouter un utilisateur interne à partir du répertoire IP Office. Le répertoire liste tous les utilisateurs connectés à votre système téléphonique IP Office. Pour créer un membre du groupe des numéros abrégés : 1. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels et sélectionnez le Groupe de numéros abrégés auquel ajouter un numéro abrégé. 2. Cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre du groupe de numéros abrégés sélectionné. 3. Sélectionnez Nouveau > Membre du groupe de numéros abrégés. La fenêtre Numéros abrégés s'affiche. 4. Saisissez un nom dans le champ Nom. 5. Saisissez le numéro de téléphone requis dans les champs Téléphone professionnel, Téléphone personnel, Portable et Fax. Le champ fax est uniquement disponible lorsque le type de numéro abrégé est externe. 6. Vérifiez que le Type de numéros abrégés est correct. Lorsque Phone Manager reconnaît un numéro comme étant interne, le type de numéro abrégé est automatiquement défini sur interne. Si le numéro est reconnu comme étant externe, le numéro abrégé est défini sur externe. Par exemple, le numéro serait reconnu comme un numéro externe si un 9 pour l'accès externe est saisi. 7. Sélectionnez le Numéro par défaut requis pour le numéro abrégé. Cette option est uniquement disponible si le type est externe. Le numéro par défaut est le numéro composé lorsque vous double-cliquez sur le numéro abrégé. 8. (Facultatif) Saisissez un PIN. Pour plus d'informations, consultez Travailler avec des restrictions du PIN. 9. Cliquez sur OK. La nouvelle icône de numéro abrégé est ajoutée à l'onglet du groupe de numéros abrégés sélectionné. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 79

Phone Manager Pour ajouter un utilisateur interne à un numéro abrégé : 1. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels et sélectionnez le Groupe de numéros abrégés auquel ajouter un numéro abrégé. 2. Cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre du groupe de numéros abrégés sélectionné. 3. Sélectionnez Nouveau > Ajouter un utilisateur. La fenêtre Ajouter un utilisateur des numéros abrégés s'affiche. 4. Commencez par saisir le nom ou le numéro du poste de l'utilisateur dans le champ approprié. Seules les entrées du répertoire IP Office correspondant à votre saisie s'affichent. Lorsque vous apercevez l'utilisateur requis, cliquez sur le nom. Les champs nom et numéro sont renseignés. 5. Cliquez sur Ajouter un utilisateur. La nouvelle icône de numéro abrégéest ajoutée à l'onglet du groupe de numéros abrégés sélectionné. L'icône de numéro abrégé utilise le nom plutôt que le numéro de poste. Remarque Si l'utilisateur est configuré pour la messagerie instantanée, l'icône de numéro abrégé est verte. Vous devez redémarrer Phone Manager pour que le numéro abrégé de la messagerie instantanée soit pris en compte. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 80

Fonctions Modifier un numéro abrégé Les informations des numéros abrégés peuvent être modifiées. Pour modifier un numéro abrégé : 1. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels. 2. Sélectionnez le Groupe de numéros abrégés contenant ce numéro abrégé. 3. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône du numéro abrégé et sélectionnez Modifier. La fenêtre Numéros abrégés s'affiche. 4. Apportez certains changements, si nécessaire. 5. Cliquez sur OK. Modifier un numéro par défaut Pour les icônes de numéros abrégés externes, il est possible de modifier le numéro par défaut. L'icône du numéro abrégé change pour indiquer le nouveau type de numéro par défaut. Pour modifier le numéro par défaut : 1. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels. 2. Cliquez avec le bouton droit sur le numéro abrégé contenant le numéro par défaut à modifier. 3. Sélectionnez Numéro par défaut. Le type actif du numéro par défaut est coché. Sélectionnez le nouveau type de numéro par défaut pour le numéro abrégé. 4. L'icône du numéro abrégé change. Le numéro abrégé utilise le numéro par défaut associé au numéro sélectionné. Pour plus d'informations, consultez Afficher les numéros abrégés. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 81

Phone Manager Supprimer un numéro abrégé Les numéros abrégés qui ne sont plus utiles peuvent être supprimés. Pour supprimer un numéro abrégé : 1. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels. 2. Sélectionnez le Groupe de numéros abrégés contenant ce numéro abrégé. 3. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône du numéro abrégé. 4. Sélectionnez Supprimer. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 82

Configurer Phone Manager Modifier les paramètres de Phone Manager Présentation Les fenêtres Configurer les préférences sont utilisées pour modifier vos paramètres personnels. Les onglets de préférences disponibles dépendent de la version de Phone Manager que vous utilisez. Toutes les options ne peuvent pas être configurèes par tous les utilisateurs. Il se peut que certaines ne soient pas disponibles. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Les onglets de préférences disponibles pour tous les utilisateurs de toutes les versions sont : Renvoi. Pour plus d'informations, consultez Définir vos options de renvoi. Ne pas déranger. Pour plus d'informations, consultez Définir Ne pas déranger. Messagerie vocale. Pour plus d'informations, consultez Configurer les options de la messagerie vocale. Téléphone. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner les commandes du téléphone. Phone Manager. Pour plus d'informations, consultez Modifier les paramètres généraux de Phone Manager. ID de parcage. Pour plus d'informations, consultez Créer des emplacements de parcage personnels. Touches de raccourci. Pour plus d'informations, consultez Modifier les touches de raccourci. Messagerie instantanée. Pour plus d'informations, consultez Activer la messagerie instantanée. Les onglets de préférences supplémentaires pour les utilisateurs de Phone Manager Pro sont : Mode Compact. Pour plus d'informations, consultez Afficher Phone Manager en mode Compact. Réglage date et heure. Pour plus d'informations, consultez Modifier les paramètres de date. Type d'affichage horaire. Pour plus d'informations, consultez Modifier le format horaire. ID de file d'attente. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner les files d'attente à surveiller. Portier Pour plus d'informations, consultez Activer les boutons du portier. Mode Agent. Pour plus d'informations, consultez Configurer le Mode Agent. Fenêtre contextuelle. Pour plus d'informations, consultez Configurer la fenêtre contextuelle. Les utilisateurs de Softphone PC de Phone Manager et les utilisateurs de poste VoIP voient les onglets de préférences supplémentaires suivants : Codec audio. Pour plus d'informations, consultez Modifier les paramètres Codec audio. Paramètres USB. Pour plus d'informations, consultez Configurer les paramètres USB. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 83

Phone Manager Configurer le mode Agent Les paramètres du mode Agent ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro. Les préférences du mode Agent contrôlent le fonctionnement de Phone Manager lorsque le fonctionnement en mode agent est utilisé. Si la case Mode Agent est cochée, vous êtes en mode Agent. Lorsque le mode Agent est activé, plusieurs icônes supplémentaires figurent dans la barre d'outils Phone Manager. Pour de plus amples informations, consultez Fonctionnement en Mode Agent. La liste contient les groupes dont vous êtes membre. Les groupes cochés sont ceux pour lesquels vous recevez des appels lorsque les états Occupé pour durée de traitement ou Occupé non disponible ne sont pas actifs sur votre poste. Les groupes non cochés sont ceux dont vous n'êtes pas membre actuellement. Si les options du mode Agent ne sont pas disponibles, vous ne pouvez pas modifier les paramètres. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système. Pour configurer les paramètres du mode Agent : 1. Cliquez sur > Mode Agent. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Mode Agent. La fenêtre Mode Agent s'affiche. 2. Cochez ou décochez les options requises. Sélectionner tout - Ceci sélectionne tous les groupes de la liste. Effacer tout - Ceci vous efface de tous les groupes de la liste. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Remarques : Si vous utilisez une touche ou une fonction de groupe de votre téléphone pour entrer dans un groupe et en sortir, l'entrée ou la sortie sera appliquée à tous les groupes dont vous êtes membre et non uniquement aux groupes sélectionnés dans l'onglet Mode Agent. En mode Agent, les fonctions des touches F1 et F3 sont permutées. F1 devient 'code affaire' et F3 'appeler'. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 84

Configurer Phone Manager Modifier les paramètres Codec audio Les paramètres USB sont uniquement disponibles pour les utilisateurs de Softphone PC de Phone Manager et de postes VoIP. En mode VOIP de Phone Manager, Phone Manager utilise l'un des codec audio standard pour les communications. La sélection du codec vous permet de spécifier une liste d'ordre de préférence qui est utilisée pour établir une connexion VOIP. C'est-à-dire que si il n'est pas possible de se connecter à l'aide du premier codec de la liste, ni avec un codec fourni par l'extrémité distante, Phone Manager tente de se connecter avec le second codec de la liste. Pour modifier les paramètres Codec audio : 1. Cliquez sur > Codec Audio ou sur Afficher > Préférences > Codec Audio. La fenêtre Codec audio s'affiche. 2. Sélectionnez l'ordre de préférence des codec audio pour les communications VoIP. Utilisez & pour sélectionner le codec audio requis. 3. (Facultatif) Si vous utilisez une connexion à faible largeur de bande, par exemple un modem d'accès à distance), le fait d'augmenter les trames par paquet à 2 peut améliorer la qualité des communications VoIP. Cela n'est cependant pas garanti. Si vous n'utilisez pas une connexion à faible largeur de bande, il est recommandé d'utiliser la valeur par défaut de 1. 4. (Facultatif) Si vous possédez plusieurs connexions IP, sélectionnez Confirmer l'adresse IP VoIP. On vous demande de sélectionner l'adresse IP pour les communications VoIP. 5. (Facultatif) Sélectionnez Activer FastStart pour fournir une sonnerie à l'appelant. Si cette option n'est pas activée, l'appelant n'entend pas de sonnerie, mais l'appel est connecté plus rapidement. 6. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications. 7. Fermez Phone Manager. Lorsque vous redémarrez Phone Manager la fois suivante, les options sélectionnées seront actives. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 85

Phone Manager Modifier le format d'affichage horaire Les paramètres de l'affichage horaire ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro. Vous pouvez personnaliser l'heure indiquée dans le panneau Historique des appels de Phone Manager. Des formats peuvent être spécifiés pour modifier la présentation de tous les appels répertoriés dans le panneau Historique des appels. Une représentation visuelle de l'heure est visible dans la partie inférieure gauche de l'onglet Type d'affichage horaire. Pour modifier les paramètres horaires : 1. Cliquez sur > Type d'affichage horaire. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Type d'affichage horaire. La fenêtre Type d'affichage horaire s'affiche. 2. Sélectionnez Horloge 12 heures ou Horloge 24 heures. 3. Sélectionnez le Format horaire. Les options dans cette liste déroulante varient en fonction du format horaire (12/24 heures) et du séparateur horaire sélectionné (: / -.). 4. Sélectionnez le Séparateur horaire. 5. Après avoir fait votre choix, vous pouvez consulter un exemple dans la partie inférieure gauche de l'onglet Type d'affichage horaire. 6. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Le panneau Historique des appels de Phone Manager met à jour tous les appels répertoriés. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 86

Afficher Phone Manager en mode Compact Les paramètres du mode Compact ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro. Configurer Phone Manager Vous pouvez configurer plusieurs options relatives au mode compact. Pour plus d'informations, consultez Utiliser Phone Manager en mode Compact. Si les options du mode Compact ne sont pas disponibles, contactez votre administrateur système. Pour configurer le mode Compact : 1. Cliquez sur > Mode Compact. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Mode Compact. La fenêtre Configuration du mode Compact s'affiche. 2. (Facultatif) Démarrer en mode Compact - Cochez cette case pour démarrer Phone Manager en mode Compact par défaut. 3. (Facultatif) Rester en mode Compact lors de la réception d'un appel - Cochez cette case pour permettre à Phone Manager de rester en mode Compact lors de la réception d'un appel. Si cette option n'est pas cochée lorsqu'un appel est reçu, Phone Manager revient en mode Phone Manager plein écran. 4. (Facultatif) Rester en mode Compact après un appel sortant - Cochez cette case pour permettre à Phone Manager de rester en mode Compact lorsque vous effectuez un appel. 5. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 87

Phone Manager Modifier les paramètres de date Les paramètres de date et heure ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro. La date indiquée dans le panneau Historique des appels de Phone Manager peut être personnalisée. Vous pouvez spécifier le format par défaut de Windows pour votre système d'exploitation et la région ou choisir un format de date personnalisé. Format par défaut de Windows Phone Manager obtient le format de la date du système d'exploitation de votre ordinateur, si cette case est cochée. Pour modifier les paramètres de date : 1. Cliquez sur > Paramètre Date & Heure ou cliquez sur Afficher > Préférences > Paramètre Date & Heure. La fenêtre Paramètres de date et heure s'affiche. 2. Cochez la case Personnaliser les formats de date pour configurer votre format de date. 3. Dans le champ Formats de date, cliquez sur le type de format dans lequel vous voulez que la date s'affiche. 4. Dans le champ Séparateur de date, cliquez sur le type de séparateur à utiliser entre les dénominations de date. Une fois votre sélection effectuée, vous pouvez voir un exemple en bas à gauche de la fenêtre. 5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Le panneau Historique des appels de Phone Manager met à jour tous les appels répertoriés. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 88

Configurer Phone Manager Définir Ne pas déranger Si la fonction Ne pas déranger (NPD) est activée, le système téléphonique pense que votre poste est occupé. Vous pouvez parfois vouloir recevoir des appels d'utilisateurs spécifiques. Pour recevoir des appels, le numéro de téléphone de l'utilisateur doit être ajouté à la liste d'exception à Ne pas déranger. Le numéro d'exception NPD peut être un poste interne ou un poste externe. Si vous souhaitez que plusieurs numéros puissent contourner votre écran NPD, vous pouvez saisir chaque numéro séparément ou utiliser les variables "N" ou "X" dans le numéro. Par exemple, pour autoriser tous les numéros compris entre 01923699000 et 01923699099, le numéro d'exception NPD peut être saisi comme suit : 019236990XX ou 019236990N. Si les options NPD ne sont pas disponibles, contactez votre administrateur système. Pour définir NPD : 1. Cliquez sur > Ne pas déranger. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Ne pas déranger. La fenêtre Ne pas déranger s'affiche. 2. Pour activer NPD, cochez Ne pas déranger. 3. (Facultatif). Pour recevoir des appels d'un poste spécifique : Saisissez le numéro de poste dans le champ Numéro d'exception à NPD. Cliquez sur Ajouter. Le numéro de poste est ajouté à la liste d'exception à NPD. 4. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Remarque Tout numéro de poste de la liste d'exception à NPD peut être supprimé. Sélectionnez le numéro de poste à supprimer et cliquez sur Supprimer. Le numéro de poste sélectionné est supprimé de la liste. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 89

Phone Manager Activer les boutons de portier Les paramètres du portier ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro. Les noms des portes doivent être saisis avant de pouvoir utiliser Phone Manager Pro pour contrôler une porte. Lorsque les noms ont été saisis, vous pouvez contrôler la porte à l'aide de Phone Manager. Vous pouvez libérer une porte à l'aide de l'onglet Porte du panneau Historique des appels. Pour plus d'informations, consultez l'onglet Portier. Pour saisir les noms des portes : 1. Cliquez sur > Portier. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Portier. La fenêtre Portier s'affiche. Le champ Code de la porte contient le numéro du relais de la porte à activer, soit 1 ou 2. Les codes de portes ne peuvent pas être modifiés. 2. Dans le champ Nom de la porte, saisissez le nom qui apparaîtra sur le bouton de la porte. Par exemple, la porte pour la Baie de chargement peut être saisie comme "Baie de chargement". 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. L'onglet Porte est disponible dans le panneau Historique des appels avec des boutons de porte libellés avec les noms de portes que vous avez saisis. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 90

Configurer Phone Manager Définir vos options de renvoi Les appels de votre poste peuvent être redirigés vers un autre numéro de téléphone, qu'il soit interne ou externe. Vous pouvez saisir le numéro de téléphone de destination et sélectionner si tous les appels sont redirigés ou seulement les appels externes. Vous pouvez définir un pairage mobile qui renverra tous les appels internes ou externes vers un numéro de téléphone externe. L'appel sonnera sur votre poste et sur le numéro externe spécifié. Si vous ne répondez pas à l'appel sur un des deux téléphones, l'appelant peut laisser un message lorsqu'il est transféré vers la messagerie vocale. Les types de renvoi pouvant être sélectionnés sont : Renvoi temporaire. Renvoi inconditionnel. Renvoi sur occupation. Renvoi sur non réponse. Renvoi temporaire Lorsque cette option est sélectionnée, TOUS vos appels sont renvoyés au numéro de poste "Renvoi temporaire" saisi. Ceci est utilisé pour renvoyer les appels temporairement lorsque vous n'êtes pas à votre poste, mais que vous êtes disponible sur un autre poste. Vous pouvez saisir un numéro de poste interne comme destination de Renvoi temporaire. Des appels peuvent être effectués de votre poste d'origine. Les seuls appels pouvant être reçus sur votre poste d'origine sont les appels effectués à partir du poste de destination du Renvoi temporaire. Tout numéro abrégé associé à votre numéro de poste d'origine n'indique pas que les appels sont renvoyés vers un autre numéro. Si le poste de destination du Renvoi temporaire est occupé ou ne répond pas, l'appel est transféré sur votre messagerie vocale. Si vous avez défini un message d'absence, le texte est affiché pour les appelants. Si le Texte d'absence est activé au poste de destination, il ne sera pas affiché car votre message d'absence est prioritaire. Pour plus d'informations, consultez Définir un message d'absence. Si vous avez sélectionné des options de renvoi, le comportement du Renvoi temporaire peut changer. Options de renvoi sélectionnées Comportement du Renvoi temporaire Renvoi inconditionnel Renvoi sur occupation Renvoi sur non réponse Ce paramètre est ignoré lorsque le Renvoi temporaire est sélectionné. Si le poste de destination du Renvoi temporaire est occupé, l'appel est renvoyé sur votre destination Renvoi sur occupation. S'il n'y a pas de réponse sur le poste Renvoi sur occupation, l'appel est alors transféré sur votre messagerie vocale, si elle est disponible. Si le poste de destination du Renvoi temporaire ne répond pas, le paramètre Renvoi sur non réponse est ignoré et l'appel est transféré sur votre messagerie vocale, si elle est disponible. Remarque Si une option est sélectionnée, mais qu'aucune destination n'est saisie, cette option est ignorée. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 91

Phone Manager Par exemple, Anne Webb (poste 206) redirige tous ses appels sur le poste 207 à l'aide du Renvoi temporaire. Anne reçoit un appel entrant. Scénario Le poste 207 est occupé. Le poste 207 ne répond pas. Options Renvoi sur occupation/non réponse sélectionnées L'appelant est transféré vers le numéro de Renvoi sur occupation spécifié par Anne. L'appelant est transféré à la messagerie vocale d'anne. Aucun option de renvoi sélectionnée L'appelant est transféré à la messagerie vocale d'anne. L'appelant est transféré à la messagerie vocale d'anne. Renvoi inconditionnel Si le Renvoi inconditionnel est sélectionné et si un numéro de destination est saisi, TOUS vos appels peuvent être redirigés. La destination peut être un numéro de poste ou, si activé, un numéro externe. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. L'option Renvoi inconditionnel est ignorée lorsque l'option Renvoi temporaire est sélectionnée. Si l'option Renvoi des appels de groupe de recherche de ligne est sélectionnée, elle s'applique uniquement aux groupes de recherche de ligne qui sont configurés pour le mode de sonnerie séquentiel ou de rotation. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Les options "Renvoi sur occupation" et "Renvoi sur non réponse" ne sont pas disponibles. Vous pouvez toujours effectuer des appels sortants à partir de votre poste. Les seuls appels que vous pouvez recevoir lorsque tous vos appels sont redirigés sont les appels provenant du numéro de destination du Renvoi inconditionnel. Si vous avez défini un message d'absence, le texte est affiché pour les appelants. Si le Texte d'absence est activé au poste de destination, il ne sera pas affiché car votre message d'absence est prioritaire. Pour plus d'informations, consultez Définir un message d'absence. Renvoi inconditionnel Renvoi des appels groupe Renvoyer les appels internes Comportement de l'appel Tous les appels sont redirigés vers le numéro de destination du Renvoi inconditionnel. Les appels externes et les appels de groupe de recherche de ligne reçus sur votre poste sont redirigés vers le numéro de destination du Renvoi inconditionnel. Les appels internes sont présentés à votre poste. Les appels externes sont redirigés vers le numéro de destination du Renvoi inconditionnel. Les appels internes, y compris tout appel de groupe de recherche de ligne, sont présentés à votre poste. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 92

Configurer Phone Manager Renvoi sur occupation/non réponse Lorsque cette option est sélectionnée, vos appels sont redirigés vers le numéro saisi dans le champ Renvoi sur occupation/non réponse. Le même numéro est utilisé pour les appels renvoyés lorsque votre poste est occupé ou ne répond pas. Si l'une des options Renvoi sur occupation ou Renvoi sur non réponse est sélectionnée et qu'aucun numéro de renvoi n'est saisi, les appels sont renvoyés au numéro défini dans la section Renvoi inconditionnel. La première fois que Renvoi sur non réponse est sélectionné, l'option Renvoi des appels internes est automatiquement sélectionnée. Si les options Renvoi des appels internes et Renvoi sur non réponse sont dé-sélectionnées, la prochaine fois que Renvoi sur non réponse est sélectionnée, l'option Renvoi des appels internes ne sera pas automatiquement sélectionnée. Si vous avez défini un message d'absence, le texte s'affiche pour les appelants lorsque l'option Renvoi sur non réponse est sélectionnée. Si le Texte d'absence est activé au poste de destination, il ne sera pas affiché car votre texte d'absence est prioritaire. Pour plus d'informations, consultez Définir un message d'absence. Si vous avez défini un message d'absence, le texte s'affiche pour les appelants lorsque l'option Renvoi sur occupation est sélectionnée. Si le texte d'absence est activé au poste de destination, votre texte d'abscence ne sera pas affiché. Le texte d'absence du poste de destination est prioritaire. Pour plus d'informations, consultez Définir un message d'absence. Renvoi sur occupation Renvoi sur non réponse Renvoyer les appels internes Comportement de l'appel Les appels externes sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste est occupé. Les appels internes sont transférés sur votre messagerie vocale, si elle est disponible. Tous les appels (internes et externes) sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste est occupé. Les appels externes sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste ne répond pas. Les appels internes sont transférés sur votre messagerie vocale, si elle est disponible. Tous les appels (internes et externes) sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste ne répond pas. Les appels externes sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste ne répond pas ou qu'il est occupé. Les appels internes sont transférés sur votre messagerie vocale, si elle est disponible. Tous les appels (internes et externes) sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste ne répond pas ou qu'il est occupé. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 93

Phone Manager Pour configurer les options de renvoi : 1. Cliquez sur > Renvoi ou sur Afficher > Préférences > Renvoi. La fenêtre Renvoi s'affiche. 2. Saisissez les numéros de téléphone de destination dans les champs appropriés. Les numéros disponibles peuvent être sélectionnés dans votre liste de répertoires. Cliquez avec le bouton droit sur un champ de numéro. La fenêtre Numéro de renvoi / renvoi temporaire s'affiche. Sélectionnez le numéro de téléphone requis dans la liste. Cliquez sur Ajouter. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Remarques : Si un numéro de Renvoi temporaire vers est saisi et qu'il ne figure pas dans la liste de répertoire, un point d'exclamation rouge s'affiche en fin de champ. La fonction Renvoi temporaire ne prend en charge que les numéros internes. Sélectionnez un numéro interne en cliquant avec le bouton droit dans le champ Numéro de renvoi temporaire vers afin d'ouvrir la fenêtre Numéro de renvoi / renvoi temporaire. Sélectionnez le numéro de téléphone requis dans la liste. Pour les utilisateurs d'affichage d'appels le "Renvoi sur occupation" est uniquement utilisé lorsque vos boutons d'affichage d'appels sont occupés. Certaines options de renvoi nécessite une configuration au sein d'ip Office Manager, comme par exemple, pour qu'un utilisateur puisse définir un numéro externe. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 94

Configurer Phone Manager Pairage mobile Si le pairage est activé dans Manager d'ip Office, l'utilisateur de Phone Manager peut envoyer des appels internes et externes vers un numéro externe, par exemple, leur téléphone portable. Les téléphones internes et externes sonnent lorsqu'un appel est reçu. L'appel peut être pris à partir des deux téléphones. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Remarques : La fonction Pairage mobile nécessite une licence. Si vous utilisez des codes affaires, vous ne pouvez pas saisir un code affaire lorsque vous répondez à un appel sur le téléphone externe. Si la fonction Ne pas déranger (NPD) est sélectionnée, tous les appelants de votre poste interne entendent une tonalité d'occupation. Votre téléphone externe ne sonnera pas. Si un appelant est saisi dans la liste d'exception à NPD, seul votre téléphone interne sonne. Si vous avez sélectionné l'une des options de renvoi, le téléphone externe et le téléphone sur lequel les appels sont redirigés sonnent. Si vous avez sélectionné l'option Renvoi temporaire, seul le téléphone sur lequel vos appels sont redirigés sonne. Le numéro de téléphone externe ne sonnera pas. Pour définir un pairage mobile : 1. Cliquez sur > Renvoi ou sur Afficher > Préférences > Renvoi. La fenêtre de renvoi s'affiche. 2. Sélectionnez Pairage mobile. 3. Dans le champ Pairage mobile, saisissez le numéro de téléphone que vous voulez "pairer" avec votre poste. Les numéros de téléphone doivent être saisis sans espaces. 4. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 95

Phone Manager Activer la Messagerie instantanée Phone Manager offre la prise en charge de la messagerie instantanée avec le serveur LCS (Microsoft Live Communication Server). La messagerie instantanée peut être utilisée entre des contacts internes via le serveur LCS de Microsoft. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Lorsque la messagerie instantanée est activée, vous pouvez envoyer un message instantané à l'aide de l'icône de numérotation abrégée. Pour activer la messagerie instantanée : 1. Cliquez sur > Messagerie instantanée. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Messagerie instantanée. La fenêtre Messagerie instantanée s'affiche. 2. Pour activer la messagerie instantanée, cochez la case Activer la prise en charge de la messagerie instantanée. Si vous disposez de la connexion à Microsoft Live Communication Server, vous devrez cocher cette case pour que d'autres utilisateurs vous ajoutent comme utilisateur de la messagerie instantanée. 3. Dans le champ Serveur, saisissez le nom du serveur LCS de Microsoft. 4. Dans le champ nom d'utilisateur, saisissez votre compte de courrier électronique comme il est configuré dans le serveur LCS de Microsoft. Par exemple, monnom@monserveur.com. 5. Dans le champ Protocole, cliquez sur le type de protocole utilisé pour vous connecter au serveur LCS de Microsoft. Vous pouvez choisir entre TCP, UDP et TLS. 6. Dans le champ Mot de passe, saisissez le mot de passe associé avec votre profil de messagerie instantanée. 7. (Facultatif) Pour que Phone Manager se souvienne de votre mot de passe, cochez l'option Mot de passe. Vous n'avez pas à saisir à nouveau votre mot de passe si cette case est cochée. 8. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 96

Configurer Phone Manager Créer des emplacements de parcage personnels Par défaut, chaque bouton de parcage de la zone de parcage des appels est configuré pour les quatre zones de parcage du système, pour qu'un appel parqué puisse être pris depuis n'importe quel poste. Pour plus d'informations, consultez Parquer un appel. Vous pouvez créer une zone de parcage personnelle ou de groupe dans laquelle un appel peut uniquement être pris par un utilisateur qui connaît l'id de parcage. Par exemple, un bouton de parcage peut avoir l'id 55. Les autres utilisateurs de Phone Manager qui veulent intercepter un appel parqué dans cette zone de parcage peuvent configurer l'une de leurs propres ID sur 55 ou utiliser un code de fonction. Par exemple, le code de fonction *38*55# peut être utilisé. Pour plus d'informations sur les codes de fonction, consultez votre administrateur système. Vous pouvez également créer un emplacement de parcage privé à l'aide d'un texte dans une ID de parcage. Les autres utilisateurs de Phone Manager ne peuvent pas intercepter l'appel à l'aide d'un code de fonction. Pour créer un emplacement de parcage personnel : 1. Cliquez sur > ID de parcage. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > ID de parcage. La fenêtre ID de parcage s'affiche. 2. Dans un champ d'emplacement de parcage, saisissez une ID de parcage. Une ID de parcage peut contenir 9 caractères numériques ou de texte maximum. Si l'id contient du texte, les autres utilisateurs de Phone Manager ne peuvent pas intercepter l'appel à l'aide d'un code de fonction. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 97

Phone Manager Modifier les paramètres généraux de Phone Manager Vous pouvez contrôler les fonctions de Phone Manager en définissant vos préférences. Toutes les options ne peuvent pas être configurées par tous les utilisateurs. Il se peut que certaines ne soient pas disponibles. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Certains champs ne sont pas disponibles avec Phone Manager Lite. Le tableau décrit les fonctions et indique dans quelle version de Phone Manager ils sont disponibles. Option Lite Pro PC Softphone Afficher Phone Manager Masquer à la fermeture Messages sonores Masquer en absence d'appels Afficher lors de la réponse Afficher appel de recherche Activer Voix sur IP Afficher tout Afficher les appels entrants Afficher les appels sortants Afficher les appels en absence Afficher les messages Afficher l'état Afficher les codes affaires Description Lorsqu'un appel entrant est reçu ou pris, l'application Phone Manager s'affiche automatiquement et devient l'application de premier plan. Phone Manager est réduit dans la barre des tâches Windows lorsque vous fermez l'application. Pour en savoir plus, reportez-vous à Installation du logiciel Phone Manager. Les appels entrants sont indiqués par un signal sonore. Phone Manager Pro est automatiquement réduit lorsque vous n'êtes pas en ligne. Phone Manager Pro ne s'affiche que lorsqu'un appel entrant est pris. Phone Manager s'affiche lorsque vous recevez un appel de recherche. Si le Nom d'utilisateur que vous avez associé à Phone Manager est un poste VoIP, vous devez sélectionner cette option. Afficher l'onglet Tous dans le panneau Historique des appels. Afficher l'onglet Entrant dans le panneau Historique des appels. Afficher l'onglet Sortant dans le panneau Historique des appels. Afficher l'onglet En absence dans le panneau Historique des appels. Afficher l'onglet Messages dans le panneau Historique des appels. Détermine si le panneau État s'affiche lorsque vous répondez à un appel. Affiche le code affaire disponible. Pour modifier les options de Phone Manager : Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 98

Configurer Phone Manager 1. Cliquez sur > Phone Manager. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Phone Manager. La fenêtre Phone Manager s'affiche. 2. Sélectionnez les options requises et effacez les options non requises. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 99

Phone Manager Sélectionner les files d'attentes à surveiller Les paramètres d'id de file d'attente ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro. Vous pouvez sélectionner deux groupes de recherche de ligne maximum. Vous pouvez ensuite surveiller le nombre d'appels placés dans chaque file d'attente. Le groupe de recherche de ligne doit déjà exister sur le système et doit avoir Files d'attente activé. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Chaque liste déroulante vous donne une liste de groupes de recherche de ligne valides. Lorsque les groupes de recherche de ligne sont sélectionnés, l'onglet File d'attente est disponible dans la zone Historique des appels. Dans l'onglet File d'attente, les contrôleurs indiquent le nombre d'appels actuellement en file d'attente pour les groupes de recherche de ligne spécifiés. Chaque appel placé dans une file d'attente est indiqué par une case bleue. Si le pointeur de la souris est déplacé sur un contrôleur de file d'attente, le nombre d'appels dans la file est indiqué. Pour plus d'informations, consultez Travailler avec des files d'attente. Pour sélectionner les files d'attente à contrôler : 1. Cliquez sur > ID de la file d'attente. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > ID de la file d'attente. La fenêtre ID de la file d'attente s'affiche. 2. Dans le champ File d'attente 1, cliquez sur le nom du groupe de recherche de ligne à surveiller. 3. (Facultatif) Dans le champ File d'attente 2, cliquez sur le nom du groupe de recherche de ligne à surveiller. 4. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 100

Configurer Phone Manager Modifier les Touches de raccourci Vous pouvez modifier les raccourcis attribués aux fonctions spécifiques. Pour plus d'informations, consultez Touches de raccourci. Pour ouvrir les Préférences des touches de raccourci : 1. Cliquez sur > Touches de raccourci. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Touches de raccourci. La fenêtre Touches de raccourci s'affiche. 2. Cliquez sur la commande que vous souhaitez modifier. 3. Sélectionnez la touche de raccourci dans la liste déroulante Choisir nouveau raccourci. 4. Cliquez sur Affecter. 5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 101

Phone Manager Configurer Fenêtre contextuelle Les paramètres de la fenêtre contextuelle ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro. La fenêtre contextuelle est utilisée pour activer l'intégration aux packs de gestion des contacts afin que Phone Manager puisse afficher les détails des contacts dans des fenêtres contextuelles. Les options de fenêtre contextuelle sont seulement disponibles lorsque les packs de gestion du contenu sont installés et détectés par Phone Manager. Remarques : La base de données ACT!, Goldmine ou Maximizer doit être ouverte sur votre bureau. L'enregistrement de l'appelant s'affiche lors de la réception de l'appel. Si les options de la fenêtre contextuelle ne sont pas disponibles, vous ne pouvez pas modifier les paramètres. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Les packs de gestion du contenu ayant été testés sont : ACT! 6.0 Goldmine 6.0 et 6.7 Maximizer 7.5 Enterprise Microsoft Outlook (2000, 2003 et XP). Pour configurer la fenêtre contextuelle : 1. Cliquez sur > Fenêtre contextuelle. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Fenêtre contextuelle. La fenêtre Fenêtre contextuelle s'affiche. 2. Dans le champ Programme à afficher, saisissez le pack de gestion du contenu à utiliser. 3. Le pack de gestion du contenu doit être configuré. Cliquez sur Configurer. 4. Saisissez les informations requises en fonction du pack de gestion du contenu sélectionné. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 102

Configurer Phone Manager ACT! - Saisissez le nom de fichier de base de donnés (.dbf), le nom de votre Base de donnés et votre mot de passe pour la base de donnés Act!. Goldmine- Saisissez le chemin d'accès du serveur (gmw6.exe). Maximizer - Saisissez le chemin d'accès du serveur (Maxwin.exe). Externe- Il s'agit d'un spécificateur de Programme externe tiers qui est exécuté lors d'un affichage automatique normal. Plusieurs paramères d'appel sont passé au programme externe lorsqu'il est appelé Pour plus d'informations, consultez le guide d'installation et d'administration des applications. 5. (Facultatif) Sélectionnez l'option Outlook. Si aucune correspondance n'est trouvé pour l'appel entrant dans le pack de gestion du contenu, une correspondance est recherché dans Outlook dans le dossier Contacts par défaut. Si le numéro entrant correspond au numéro de l'un de vos contacts, ce contact s'affiche. MAPI doit être installé sur votre ordinateur pour que cette fonction soit disponible. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. 6. Sélectionnez l'option Numéro de téléphone. Interne - Cochez cette case pour afficher Phone Manager pour les numéros internes. Externe - Cochez cette case pour afficher Phone Manager pour les numéros externes. 7. Sélectionnez l'option Mode du téléphone : Sonnerie - Cochez cette case pour afficher Phone Manager lorsque le téléphone sonne. Répondre - Cochez cette case pour afficher Phone Manager lorsque vous répondez au téléphone. 8. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 103

Phone Manager Sélectionner les commandes du téléphone Vous pouvez contrôler les fonctions de téléphonie de base de votre poste en définissant vos préférences. Remarque Si les options du Téléphone ne sont pas disponibles, vous ne pouvez pas modifier les paramètres. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Pour définir vos préférences téléphoniques : 1. Cliquez sur > Téléphone. Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Téléphone. La fenêtre Téléphone s'affiche. 2. (Facultatif) Sélectionnez la case à cocher Appels en attente pour activer cette fonction. Grâce à cette fonction, un appel peut être transmis à votre téléphone même lorsque vous êtes en ligne. Un bip sonore est émis et l'état des appels indique qui appelle. Appuyez sur la touche "Rappel" de votre téléphone ou sélectionnez le second appel dans l'état des appels. Vous recevrez l'appel en attente et votre appel en cours sera mis en attente. Vous pouvez passer d'un appel à l'autre en cliquant sur l'appel voulu. Les paramètres Appel en attente sont ignorés si vous êtes configuré comme un utilisateur d'affichage d'appels. 3. (Facultatif) Sélectionnez la case à cocher Décroché automatique pour activer cette fonction. Sélectionnez le Décroché automatique pour le téléphone devant être contrôlé par Phone Manager Pro. Vous n'aurez pas à décrocher physiquement le combiné du téléphone. Si vous utilisez un téléphone mains libres ou un casque, votre téléphone doit rester décroché en permanence. 4. (Facultatif) Sélectionnez la case à cocher Occupé si appels en attente pour activer cette fonction. Si cette fonction est activée, lorsque l'utilisateur a un appel en attente, une tonalité d'occupation (sonnerie si analogique) sera renvoyée aux nouveaux appels ; plutôt que de faire sonner le poste de l'utilisateur, ces appels peuvent également être renvoyés vers la messagerie vocale si cette dernière est activée. Cette fonction est prioritaire lorsque l'utilisateur a un appel en attente. 5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 104

Configurer Phone Manager Configurer les paramètres USB Les paramètres USB sont uniquement disponibles pour les utilisateurs de Softphone PC de Phone Manager et de postes VoIP. Ces paramètres sont utilisés par un utilisateur VoIP pour configurer le périphérique audio de sortie pour un appel entrant. Ces options sont activées uniquement si vous avez un périphérique USB et Multimédia sur votre système. Par défaut, la sonnerie d'un appel entrant est uniquement affichée sur Multimédia. Pour modifier les paramètres USB : 1. Cliquez sur > Paramètres USB ou sur Afficher > Préférences > Paramètres USB. La fenêtre Paramètres USB s'affiche. 2. Sélectionnez le type de sonnerie de votre choix en sélectionnant la case à cocher appropriée. Cochez la case Sonnerie sur Multimédia pour activer le multimédia. Cochez la case Sonnerie sur USB pour activer l'usb. Cochez la case Sonnerie sur Multimédia & USB pour activer multimédia et USB. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 105

Phone Manager Configurer les options de la messagerie vocale Vous pouvez contrôler le fonctionnement de la messagerie vocale de votre poste en définissant vos préférences, en supposant que la Messagerie vocale est disponible sur votre système. Certaines options sont uniquement disponibles si l'utilisateur a reçu les droits d'accès de Manager d'ip Office. Les deux boutons en bas de l'écran ouvrent des fenêtres où vous pouvez configurer votre : Listes de diffusion personnelle. Cliquez sur ce bouton pour configurer vos listes de diffusion personnelle (LDP). Pour plus d'informations, consultez Créer une liste de distribution personnelle. Messages d'accueil personnels Cliquez sur ce bouton pour configurer vos messages d'accueil personnels. Pour plus d'informations, consultez Utiliser les messages d'accueil personnels. Remarque Si les options de la messagerie vocale ne sont pas disponibles, vous ne pouvez pas modifier les paramètres. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Pour modifier les options de votre messagerie vocale : 1. Cliquez sur > Messagerie vocale ou sur Afficher > Préférences > Messagerie vocale. La fenêtre Messagerie vocale s'ouvre. 2. Cochez la case Messagerie vocale pour l'activer. Les appelants peuvent laisser un message si cette option est sélectionnée. 3. (Facultatif) Sélectionnez Rappel de la messagerie vocale pour activer le rappel. Lorsque cette option est activée, le système rappelle automatiquement votre poste pour vous informer que vous avez un nouveau message. Le rappel a lieu après que vous ayez raccroché votre combiné lorsque vous avez un message non récupéré dans votre messagerie vocale. 4. (Facultatif) Saisissez des numéros de dérivation dans les champs Options de transfert de la messagerie vocale. Pour plus d'informations, consultez Saisir les options de transfert. 5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 106

Définir vos préférences Configurer Phone Manager Présentation Il s'agit d'une brève section de référence sur la façon de traiter les appels en définissant vos préférences personnelles. Les options répertoriées représentent certaines des modifications les plus courantes. Toutes les préférences ne sont pas abordées. Pour plus d'informations, consultez Modifier la présentation des paramètres de Phone Manager. Activer/Désactiver le rappel de la messagerie Les appelants peuvent laisser un message si votre poste est occupé ou ne répond pas après la durée de non réponse. La messagerie vocale nécessite d'être configurée dans Manager d'ip Office. Pour activer la messagerie vocale : 1. Cliquez sur > Messagerie vocale. 2. Cliquez sur l'option Messagerie vocale. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Pour plus d'informations, consultez Configurer les options de la messagerie vocale. Activer/Désactiver le rappel de la messagerie Votre téléphone sonne pour indiquer que vous avez un nouveau message. La messagerie vocale nécessite d'être configurée dans Manager d'ip Office. Pour activer ou désactiver le rappel de la messagerie : 1. Cliquez sur > Messagerie vocale. 2. Cliquez sur l'option Rappel de la messagerie vocale. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Pour plus d'informations, consultez Configurer les options de la messagerie vocale. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 107

Phone Manager Prendre vos appels depuis un autre poste Pour prendre vos appels depuis un autre poste, vous pouvez demander au système de transférer vos appels vers un autre numéro interne ou externe. Cette option se définit à partir de votre poste. Pour prendre vos appels depuis un autre poste : 1. Cliquez sur > Renvoi. 2. Saisissez le numéro de poste dans le champ Numéro de renvoi temporaire. 3. Cliquez sur OK. La barre de titre de Phone Manager Pro indique que la fonction Renvoi temporaire vers est activée. Pour désactiver le renvoi : 1. Cliquez sur > Renvoi. 2. Supprimez le numéro de poste de la zone Numéro de réacheminement. 3. Cliquez sur OK. Pour plus d'informations, consultez Définir vos options de renvoi. Retransférer vers un poste paramétré pour un renvoi Si l'option Renvoi inconditionnel est activée, un appel transféré ne peut pas être retransféré vers sa destination d'origine. Les options Renvoi sur occupation et Ne pas déranger permettent d'activer cette fonction. Par exemple, vous avez décider de renvoyer tous vos appels au poste 203 à l'aide de la fonction Renvoi inconditionnel. Vous attendez un appel important qui sera renvoyé au poste 203. Le poste 203 peut transférer l'appel sur votre poste si vous définissez le poste 203 comme une exception à Ne pas déranger. Pour activer un appel à retransférer sur un poste paramétré pour un renvoi : 1. Cliquez sur > Renvoi. 2. Cliquez sur Renvoi inconditionnel et saisissez le numéro de poste. 3. Cliquez sur Renvoi sur occupation et saisissez le même numéro de poste. 4. Cliquez sur l'onglet Ne pas déranger. 5. Saisissez le numéro du poste de Renvoi sur occupation comme une exception à Ne pas déranger. 6. Cliquez sur Ajouter. 7. Cliquez sur OK. Lorsqu'un appel est reçu sur le poste renvoyé, il peut être retransféré vers votre poste. Pour plus d'informations, consultez Définir vos options de renvoi. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 108

Configurer Phone Manager Définir Ne pas déranger (NPD) Si l'option NPD est activée, votre téléphone ne sonne pas lorsque des appels entrants sont reçus. L'appelant obtient la tonalité d'occupation ou est transféré sur la messagerie vocale. Pour activer NPD : 1. Cliquez sur > Ne pas déranger. 2. Cliquez sur l'option Ne pas déranger. 3. Cliquez sur OK. La barre de titre de Phone Manager Pro indique que l'option NPD est activée. Pour désactiver NPD : 1. Cliquez sur > Ne pas déranger. 2. Cliquez sur l'option Ne pas déranger pour supprimer la sélection. 3. Cliquez sur OK. L'indicateur NPD disparaît de la barre de titre de Phone Manager Pro. Pour plus d'informations, consultez Définir Ne pas déranger. Définir un Numéro d'exception à l'option Ne pas déranger Si vous attendez un appel important, vous pouvez vous assurer que vous recevrez cet appel alors que l'option Ne pas déranger est activée. Ce numéro entrant peut être saisi comme une Exception à Ne pas déranger. Pour définir un numéro d'exception à Ne pas déranger : 1. Cliquez sur > Ne pas déranger. 2. Saisissez le numéro de poste dans le champ Numéro d'exception à NPD. Les variables "N" ou "X" peuvent également être sélectionnées, N = tout nombre de chiffres et X = un chiffre. 3. Cliquez sur Ajouter. Le numéro apparaît dans la Liste d'exceptions NPD. 4. Cliquez sur OK. Pour supprimer un numéro d'exception à Ne pas déranger : 1. Cliquez sur > Ne pas déranger. 2. Sélectionnez le numéro à supprimer de la Liste d'exceptions NPD. 3. Cliquez sur Supprimer. 4. Cliquez sur OK. Pour plus d'informations, consultez Définir Ne pas déranger. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 109

Phone Manager Activer/désactiver l'appel en attente Vous pouvez recevoir un appel entrant lorsque vous êtes déjà en ligne avec un autre appel. Si Appel en attente est activé, un bip sonore est émis et l'état des appels affiche les informations sur l'appel. Cliquez sur le deuxième appel dans Etat des appels pour répondre à cet appel, ce qui met automatiquement en attente l'appel en cours. Vous pouvez passer d'un appel à l'autre en cliquant sur l'appel voulu. Pour activer ou désactiver l'appel en attente : 1. Cliquez sur > Téléphone. 2. Cliquez sur Appel en attente. 3. Cliquez sur OK. Remarque Les paramètres Appel en attente sont ignorés si vous êtes configuré comme un utilisateur d'affichage d'appels. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner les commandes du téléphone. Activer/Désactiver le décroché automatique Si le décroché automatique est activé, Phone Manager contrôle le téléphone. Vous n'avez pas à décrocher physiquement le combiné. Si vous utilisez un téléphone mains libres ou un casque, votre téléphone doit rester décroché en permanence. Pour activer ou désactiver le décroché automatique : 1. Cliquez sur > Téléphone. 2. Cliquez sur Décroché automatique. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner les commandes du téléphone. Sélectionner les onglets à afficher dans Historique des appels Pour sélectionner les onglets à afficher dans le panneau Historique des appels : 1. Cliquez sur > Phone Manager. 2. Sélectionnez les options voulues. Afficher tout : Affiche les informations sur tous les appels entrants et sortants. Afficher les appels entrants : Affiche les informations d'appel pour les appels entrants. Afficher les appels sortants : Affiche les informations d'appel pour les appels sortants. Afficher les appels non pris : Affiche les informations d'appel pour les appels entrants non répondus. Afficher les messages : Affiche le nombre de messages dans la messagerie vocale. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Pour de plus amples informations, consultez Modifier les paramètres généraux de Phone Manager. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 110

Configurer Phone Manager Enregistrer vos préférences Vous pouvez enregistrer les modifications que vous avez effectuées dans la configuration de Phone Manager, y compris les numéros abrégés, les informations sur le répertoire et les autres paramètres. Les paramètres peuvent être utilisés à partir d'un autre ordinateur s'ils sont enregistrés sur le réseau LAN. Par défaut, le profil est enregistré dans Mes documents > Avaya > IP 400 > PhoneManager > Profils. Les profils peuvent être enregistrés dans un autre emplacement, si nécessaire. Le profil est enregistré sous un fichier.xml. Ce fichier peut être chargé sur un autre ordinateur exécutant Phone Manager s'il est accessible à partir de cet ordinateur. Le nom du profil doit correspondre à votre numéro de poste. Phone Manager vous empêche de charger un profil enregistré avec un numéro de poste différent. Pour enregistrer votre profil : 1. Cliquez sur Fichier > Enregistrer le profil. 2. Sélectionnez l'emplacement où enregistrer votre profil. Pour accéder à votre profil à partir d'un autre ordinateur, il est recommandé d'enregistrer le profil dans un emplacement qui peut être accédé à partir d'un autre ordinateur. 3. Le nom du fichier doit correspondre à votre poste. Le type de fichier doit être XML. 4. Cliquez sur Enregistrer. Pour charger votre profil : 1. Cliquez sur Fichier > Charger le profil. 2. Parcourez vos dossiers et sélectionnez le profil correspondant à votre numéro de poste. Vous ne pourrez pas charger des profils qui ne correspondent pas à votre numéro de poste. 3. Cliquez sur Ouvrir. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 111

Phone Manager Utiliser les versions de Phone Manager Pro Fonctionnement de Softphone PC L'Administrateur système peut créer des postes VoIP. Lorsque Phone Manager Pro est associé à un numéro de poste VoIP et que l'option Activer Voix sur IP est sélectionnée dans les préférences de Phone Manager, deux commandes supplémentaires sont activées. Lorsque vous cliquez sur le symbole de la liste déroulante, un curseur de volume s'affiche. Cliquez sur l'une des deux icônes pour activer/désactiver le son. Un exemple d'icône sans son est présenté. Ce type de fonctionnement est également appelé Téléphone IP programmable. VoIP fonctionne uniquement si : l'ordinateur a une configuration audio, par exemple des haut-parleurs et un microphone ou un casque et un microphone, des licences sont disponibles. Pour plus d'informations sur la configuration d'un utilisateur Softphone, consultez le guide d'installation et d'administration des applications. Fonctionnement mains libres S'applique à Phone Manager Pro uniquement. L'application Phone Manager Pro peut être utilisée en association avec un téléphone mains libres ou un casque. Si vous utilisez un téléphone mains libres ou un casque, votre téléphone doit rester décroché en permanence. L'option "Décroché automatique" doit être activée dans l'onglet Téléphone de la boîte de dialogue Configurer les préférences. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner les commandes du téléphone. Tous les appels sont pris, transférés, mis en file d'attente, etc., en cliquant sur les icônes de traitement des appels appropriés. Pour plus d'informations, consultez Icônes de la barre d'outils. Remarque En cas de fonctionnement normal, vous n'entendez aucune tonalité dans le casque si le "téléphone" est décroché. La sonnerie est audible dans le casque lorsqu'un appel entrant est présenté au poste. Il vous suffit alors de cliquer sur l'icône Répondre pour répondre à l'appel, ce qui revient à décrocher un téléphone normal. Si vous passez un appel sortant, vous entendez la tonalité de numérotation du numéro lorsque vous appuyez sur le bouton Appeler de la fenêtre Appel. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 112

Fonctionnement du mode Agent S'applique à Phone Manager Pro uniquement. Configurer Phone Manager Phone Manager peut être utilisé comme outil de centre d'appels en mode Agent. Vous pouvez effectuer plusieurs fonctions de centre d'appels sans avoir un téléphone spécialement dédié de centre d'appels avec des touches pour les fonctions telles que Occupé pour durée de traitement. *Avaya recommande que seuls les téléphones Avaya soient utilisés dans les centres d'appels. La plupart des téléphones standard ne sont pas conçus pour les conditions de fonctionnement normales d'un centre d'appels, par exemple la possibilité de nombreux décrochages, raccrochages et appuis sur les touches. Ces téléphones conviennent à une utilisation domestique ou professionnelle, mais ils risquent de souvent tomber en panne dans un centre d'appels. Le mode Agent est activé via l'onglet Mode Agent dans Préférences. La connexion et la déconnexion sont différentes du mode Agent. Pour plus d'informations, consultez Se connecter comme un agent. En mode Agent : Phone Manager affiche les icônes Occupé pour durée de traitement et Occupé non disponible. Vous pouvez utiliser ces icônes pour activer ces états. Utilisez l'état Occupé pour durée de traitement lorsque vous devez momentanément arrêter de recevoir des appels le temps de 'traiter' les détails de l'appel que vous venez de terminer. Utilisez l'état Occupé non disponible lorsque vous vous devez, pour une quelconque raison, arrêter de recevoir des appels. L'icône Sélectionner un groupe indique les groupes pour lesquels vous allez recevoir des appels lorsque les états Occupé pour durée de traitement ou Occupé non disponible ne sont pas actifs. Pour plus d'informations, consultez Configurer le Mode Agent. Les icônes Démarrer et Arrêter sont disponibles pour l'enregistrement des conversations. L'enregistrement d'appel requiert Voicemail Pro d'ip Office. Pour plus d'informations, consultez Enregistrer un appel. Vous pouvez utiliser l'onglet Codes Affaires pour effectuer des appels à l'aide du code affaire approprié ou appliquer facilement un code affaire à un appel en cours. Pour plus d'informations, consultez Utiliser les codes affaires. En mode Agent, les fonctions des touches F1 et F3 sont permutées. F1 devient 'code affaire' et F3 appeler. Voici les paramètres par défaut. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 113

Phone Manager Modifier l'apparence de Phone Manager Utiliser Phone Manager en Mode Compact S'applique à Phone Manager Pro uniquement. Le mode Compact exécute Phone Manager sur votre écran en mode considérablement réduit, comme illustré dans cet exemple. Phone Manager doit être configuré si vous voulez qu'il continue de fonctionner en mode Compact lorsque vous effectuez ou recevez un appel. Pour plus d'informations, consultez Afficher Phone Manager en mode Compact. Pour afficher Phone Manager en mode Compact : 1. Cliquez sur dans la barre d'outils. Vous pouvez également afficher Phone Manager en mode Compact des manières suivantes : Cliquez sur le glyphe du mode compact. Celui-ci se trouve en bas à droite de la fenêtre principale de Phone Manager. Sélectionnez Afficher > Écran Compact. Pour fermer l'écran Compact : 1. Cliquez sur dans la barre d'outils. Vous pouvez également retourner à l'écran plein en : Cliquant à nouveau sur le glyphe du mode compact. Utiliser Phone Manager en mode Compact Lorsque vous utilisez Phone Manager en mode Compact, il existe plusieurs méthodes pour traiter vos appels. La case de défilement fournit des informations sur l'appelant. En fonction de l'état, les commandes de la case de défilement changent automatiquement. Lorsque vous recevez un appel en mode compact, une case de défilement s'affiche. La case de défilement contient des informations sur l'appelant entrant et la dernière date et heure à laquelle cet appelant vous a appelé. Si ce n'est pas le cas, vous devez sélectionner la préférence Rester en mode Compact lors de la réception d'un appel. Pour plus d'informations, consultez Afficher Phone Manager en mode Compact. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 114

Configurer Phone Manager Pour répondre à un appel : 1. Cliquez sur le bouton Répondre à l'appel clignotant dans la case de défilement. Lorsque l'appel est pris, la case de défilement affiche la durée de l'appel. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Répondre à l'appel dans la barre de menus. Phone Manager passe alors en mode plein écran. Pour mettre fin à un appel : 1. Cliquez sur dans la case de défilement ou sur le menu principal du mode Compact. Pour effectuer un appel : 1. Cliquez sur. Phone Manager passe alors en mode plein écran. Charger un habillage "L'aspect" de Phone Manager dépend de l'habillage qui a été chargé. De nouveaux habillages peuvent être créés et chargés à l'aide du logiciel de développement d'habillages. Pour plus d'informations, consultez le guide d'installation et d'administration des applications. Pour charger un nouvel habillage : 1. Cliquez sur Afficher > Charger un habillage. 2. Accédez au dossier contenant le nouvel habillage et sélectionnez le fichier.ini. Les fichiers habillage de Phone Manager se trouvent dans C:\Program Files\Avaya\IP Office\Phone Manager\Skin\ 3. Cliquez sur OK. Taille par défaut Cette option est utilisée pour redonner sa taille d'origine à la fenêtre de Phone Manager. Pour modifier la taille de la fenêtre : 1. Cliquez sur Afficher > Taille par défaut. On vous demande de confirmer. 2. Cliquez sur Oui pour rétablir la taille par défaut de la fenêtre de Phone Manager. Cliquez sur Non pour annuler la demande de redimensionnement. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 115

Annexe Conseils & astuces 1. Les onglets Historique des appels affichent des informations pour un maximum de 100 appels. Ensuite, l'enregistrement le plus ancien est remplacé. 2. Les ID de parcage peuvent contenir un maximum de 9 caractères. 3. Si une fonction donnée ne semble pas fonctionner, essayez de fermer et de rouvrir Phone Manager Pro. Tous les changements de configuration sont enregistrés lorsque l'application est fermée. Phone Manager Pro recherche toutes les configurations lors du démarrage. 4. Si l'onglet État n'apparaît pas lorsqu'un appel est pris, les paramètres de Phone Manager doivent être modifiés. Pour de plus amples informations, consultez Modifier les paramètres généraux de Phone Manager. 5. L'onglet État apparaît automatiquement 15 secondes après l'affichage de l'onglet Script. Si vous souhaitez que le script reste affiché, désélectionnez l'option Afficher l'état. Pour de plus amples informations, consultez Modifier les paramètres généraux de Phone Manager. 6. Si un appel destiné à un Utilisateur interne ne reçoit aucune réponse dans le délai de non réponse et que la messagerie vocale de l'utilisateur est activée, vous êtes invité à laisser un message. Une fois l'appel terminé, les informations sur l'appel apparaissent dans l'historique des appels sous l'onglet Sortant. Double-cliquez sur les informations de l'appel pour recomposer le numéro. 7. Si vous appelez un poste occupé à partir de votre téléphone et que votre appel ne va pas sur la messagerie vocale, l'icône Rappel est disponible. Lorsque le poste de destination se libère, votre téléphone est rappelé. Si l'appel de rappel est pris, un nouvel appel est automatiquement effectué vers le poste de destination. Si le rappel reste sans réponse, l'appel est annulé. 8. N'utilisez pas d'espaces lorsque vous composez le numéro de téléphone. Par exemple, tapez 123456 et non 123 456. 9. La fonction Annotation n'est disponible que pour les appels internes et n'est pas prise en charge pour les postes VoIP. 10. Vous ne pouvez pas modifier les options de transfert si vous n'avez pas la permission de configurer la messagerie vocale. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. 11. Si plusieurs Numéros abrégés sont créés pour le même utilisateur interne, seul un numéro abrégé fonctionnera comme Tableau des voyants d'occupation. 12. Pour que la fonction Tableau des voyants d'occupation fonctionne, votre ordinateur doit se trouver sur le même LAN physique que le PBX. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. 13. Si vous utilisez une touche ou une fonction de groupe de votre téléphone pour entrer dans un groupe et en sortir, l'entrée ou la sortie sera appliquée à tous les groupes dont vous êtes membre et non uniquement aux groupes sélectionnés dans l'onglet Mode Agent. 14. En Mode Agent, les fonctions des touches F1 et F3 sont permutées. F1 devient 'code affaire' et F3 'appeler'. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 117

Phone Manager Icônes de la barre d'outils Les icônes de la fenêtre principale de Phone Manager vous aident à effectuer et recevoir des appels. Effectuer un appel. Pour de plus amples informations, consultez Effectuer un appel. Répondre à un appel - Pour de plus amples informations, consultez Répondre à un appel. Activer rappel automatique. - Pour plus d'informations, consultez Effectuer un appel. Placer un appel en attente - Pour de plus amples informations, consultez Mettre un appel en attente. Ajouter un appel à une conférence - Pour de plus amples informations, consultez Créer un appel de conférence. Raccrocher un appel Pour de plus amples informations, consultez Mettre fin à un appel. Transférer un appel - Pour de plus amples informations, consultez Effectuer un appel de consultation. Terminer un transfert - Pour de plus amples informations, consultez Effectuer un appel de consultation. Configurer les Préférences - Pour de plus amples informations, consultez Modifier la présentation des paramètres de Phone Manager. Affichage Compact - Pour plus d'informations, consultez Utiliser Phone Manager en mode Compact. Volume du haut-parleur - Cliquez sur la zone déroulante pour régler le volume des hautparleurs de l'ordinateur. Cliquez pour activer/désactiver le son. Pour de plus amples informations, consultez Fonctionnement de Softphone PC. Volume du microphone - Cliquez sur la zone déroulante pour régler le volume du microphone de l'ordinateur. Cliquez pour activer/désactiver le son. Pour de plus amples informations, consultez Fonctionnement de Softphone PC. Réserver une conférence - Cette icône est utilisée pour réserver une conférence auprès du Centre de conférences d'ip Office. Cette icône est disponible uniquement si la permission est spécifiée par votre administrateur système. Pour plus d'informations, consultez Phone Manager et le centre de conférences. Réjoindre une conférence - Cette icône est utilisée pour rejoindre une conférence du Centre de conférences d'ip Office. Pour plus d'informations, consultez Phone Manager et le centre de conférences. Si Phone Manager est utilisé en Mode Agent, des icônes supplémentaires sont affichées : Occupé pour durée de traitement - Vous permet d'activer ou de désactiver l'état Occupé pour durée de traitement. Si cet état est activé, l'onglet État affiche "Occupé pour durée de traitement". Si l'icône Occupé pour durée de traitement n'est pas disponible, vous n'êtes actuellement membre d'aucun groupe. Si vous avez été retiré de tous les groupes ou désactivé alors que votre état est Occupé pour durée de traitement, Phone Manager continuera à afficher Occupé pour durée de traitement jusqu'à ce que vous redémarriez. Pour de plus amples informations, consultez Fonctionnement en Mode Agent. Occupé non disponible - Utiliser pour activer ou désactiver l'état occupé non disponible. Si cet état est activé, l'onglet État affiche "Occupé non disponible". Pour de plus amples informations, consultez Fonctionnement en Mode Agent. Sélectionner le groupe - Affiche les groupes pour lesquels vous êtes un membre disponible lorsque les états Occupé pour durée de traitement ou Occupé non disponible ne sont pas actifs. Pour de plus amples informations, consultez Fonctionnement en Mode Agent. Démarrer l'enregistrement - Cliquez sur cette icône pour démarrer l'enregistrement d'un appel. Pour de plus amples informations, consultez Enregistrer un appel. Arrêter l'enregistrement - Cliquez sur cette icône pour arrêter l'enregistrement d'un appel. Pour de plus amples informations, consultez Enregistrer un appel. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 118

Touches de raccourci La liste indique le fonctionnement par défaut des touches de fonction. Toutes les touches de fonction peuvent être configurées dans le formulaire de configuration Raccourci. F1 F2 F3 F4 F5 F6 F9 F10 F11 F12 Saisir Echap Fin Appel -Pour de plus amples informations, consultez Effectuer un appel. Transfert- Pour de plus amples informations, consultez Transférer un appel sans supervision. Code Affaire - Pour de plus amples informations, consultez Utiliser les codes affaires. Annexe Mettre un appel en attente - Pour de plus amples informations, consultez Mettre un appel en attente. Enregistrer- Pour de plus amples informations, consultez Enregistrer un appel. État absent - Pour de plus amples informations, consultez Définir un message d'absence. Parquer/Reprendre- Pour de plus amples informations, consultez Parquer un appel. Parquer/Reprendre- Pour de plus amples informations, consultez Parquer un appel. Parquer/Reprendre- Pour de plus amples informations, consultez Parquer un appel. Parquer/Reprendre- Pour de plus amples informations, consultez Parquer un appel. Répondre -Pour de plus amples informations, consultez Répondre à un appel. Effacer Raccrocher- Pour de plus amples informations, consultez Mettre fin à un appel. Remarque lorsque Phone Manager fonctionne en mode Agent, les fonctions des touches F1 et F3 sont permutées. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 119

Phone Manager Utiliser l'icône Phone Manager Lorsque l'option Masquer à la fermeture est sélectionnée, Phone Manager est réduit dans la barre des tâches Windows lorsque vous fermez l'application. L'icône Phone Manager a un écran rouge ou vert. - Appels en absence. Placez votre curseur sur l'icône dans la barre des tâches et le nombre d'appels en absence s'affiche. - Aucun appel en absence. Lorsque vous recevez un appel, l'icône clignote, la couleur de l'écran de l'icône passe du rouge au vert, jusqu'à ce que l'appel soit pris. Si l'appel est pris par votre messagerie vocale, l'icône indique que vous avez un appel en absence. Pour ouvrir Phone Manager avec l'icône : 1. Double-cliquez sur l'icône dans la barre des tâches. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit et sélectionner Faire apparaître Phone Manager. Si vous cliquez avec le bouton droit sur l'icône, les options suivantes sont également disponibles : Faire apparaître Outlook - Ouvre Outlook si l'option Fenêtre contextuelle a été configurée. Pour plus d'informations, consultez Configurer la fenêtre contextuelle. Effacer les appels en absence - Efface les informations sur les appels non pris dans la zone Historique des appels. L'icône Phone Manager passe du rouge au vert lorsque les appels en absence ont été effacés. Pour plus d'informations, consultez l'onglet En absence. Appel - Ouvre la fenêtre Appel de Phone Manager. Pour plus d'informations, consultez Utiliser la fenêtre Appel. Raccrocher - Met fin à tout appel en cours. Quitter Phone Manager - Ferme l'application. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 120

Glossaire A Annotation: Texte utilisé pour identifier un appel. Appel en attente: Cette fonction permet à un appel d'être présenté à votre téléphone alors que vous êtes en ligne. Un bip est émis dans le combiné et Visualisation des appels indique qui appelle. Elle peut être réglée via l'onglet Téléphone dans Configurer les préférences. C Code affaire: Les codes affaires sont utilisés pour effectuer le suivi d appels, par exemple, un avocat peut souhaiter enregistrer la durée d'un appel à un client. Chaque client reçoit un Code affaire et ce code est utilisé pour passer un appel. Votre Administrateur système peut enregistrer cet appel avec le Code affaire en utilisant une application appelée Suivi des appels. Les codes affaires peuvent contenir des chiffres, des lettres et des caractères. Veuillez consulter votre Administrateur système pour obtenir la liste des Codes affaires valides. Conférence: Cette fonction permet de regrouper plusieurs appels en une seule conversation. D Décroché automatique: Le Décroché automatique permet au téléphone d'être contrôlé par Phone Manager sans devoir physiquement décrocher et raccrocher le combiné. Si vous utilisez un téléphone mains libres et/ou un casque, votre téléphone doit rester décroché en permanence. Délai de non réponse: Le délai de non réponse est la durée pendant laquelle votre poste sonne avant que l'appel ne soit transféré ailleurs, par exemple vers votre Numéro de renvoi, vers votre messagerie vocale, vers un autre poste de votre groupe de recherche de ligne etc. Ce délai peut être réglé pour tous les postes ou pour chaque utilisateur ou groupe de recherche de ligne. Pour plus de détails sur la configuration de votre système, veuillez contacter votre Administrateur système. E Entrée de répertoire: Il s'agit d'un numéro interne ou externe et de son nom associé qui est stocké soit de manière centrale sur le système principal soit localement sur le PC de l'utilisateur soit sur les deux. Cette entrée peut être utilisée pour une numérotation abrégée ou pour identifier les appels entrants. Exception à Ne pas déranger: Une Exception à Ne pas déranger est un numéro interne ou externe duquel vous souhaitez recevoir des appels même si vous avez activé la fonction Ne pas déranger. G Groupe de recherche de ligne: Un groupe de recherche de ligne est un ensemble d'utilisateurs désignés pour prendre des appels spécifiques par exemple, "Central" pour prendre les appels entrants destinés au standard, "Ventes" pour prendre des ordres de vente, "Assistance" pour gérer les appels destinés au groupe d'assistance etc. Un appelant peut composer un numéro mais tout utilisateur faisant partie de ce groupe de recherche de ligne peut répondre à l appel. Vous pouvez faire partie d'un ou plusieurs groupes de recherche de ligne. Les groupes de recherche de ligne sont créés sur le système principal - veuillez contacter votre Administrateur système. H Historique des appels: Affiche les informations sur les appels entrants reçus et sur les appels sortants passés depuis votre poste. Tout appel en absence sera également enregistré. L LPD: Liste de diffusion personnelle également appelée Liste d adresses. M Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 121

Phone Manager Mains libres: L'application Phone Manager Pro peut être utilisée en association avec un téléphone mains libres et/ou un casque. Si vous utilisez un téléphone mains libres et/ou un casque, votre téléphone doit rester décroché en permanence. L'option "Décroché automatique" doit être activée dans l'onglet Téléphone de la boîte de dialogue Configurer les préférences. Pour répondre, transférer, mettre en attente etc. les appels, cliquez sur le bouton Traitement des appels approprié et suivez les instructions de l'aide Traitement des appels. Veuillez noter qu'en cas de fonctionnement normal, vous n'entendez aucune tonalité dans le casque si le "téléphone" est décroché. La sonnerie est audible dans le casque lorsqu'un appel entrant est présenté au poste. Il vous suffit alors de cliquer sur l'icône Répondre pour répondre à l'appel (ce qui revient à décrocher un téléphone normal). Si vous passez un appel sortant, vous entendez la tonalité de composition du numéro lorsque vous appuyez sur le bouton Appeler de la boîte de dialogue Appel. MAPI: Logiciel requis sur votre PC pour vous permettre d'utiliser un logiciel tiers avec votre téléphone, par exemple MS Outlook veuillez consulter votre Administrateur système. Messagerie vocale: Si votre système prend en charge la messagerie vocale, cette fonction invite les appelants de votre poste à laisser un message si votre ligne est occupée ou si vous ne répondez pas. Phone Manager Pro affiche, dans l'onglet Messages, le nombre de nouveaux messages reçus dans votre boîte vocale. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris dans l'onglet Messages pour sélectionner Appeler la messagerie vocale. Une fois dans votre boîte vocale, l'onglet Messagerie permet d'écouter, d'enregistrer, de supprimer etc. vos messages. N Ne pas déranger: Cette fonction rend un poste occupé en permanence. Les appelants reçoivent la tonalité d'occupation ou, si la messagerie vocale est disponible, sont invités à laisser un message. La Liste d'exceptions à Ne pas déranger permet de laisser passer des appels provenant de numéros internes ou externes spécifiques. Numéros abrégés: Icônes créées pour mémoriser les numéros internes ou externes souvent utilisés pour une numérotation abrégée. P Panneau Visualisation des appels: Affiche les informations sur les appels entrants et sortants en cours. Parq: Il est parfois nécessaire de "parquer" provisoirement un appel pour gérer une autre tâche (recevoir un nouvel appel) ou traiter une interruption. Pour cela, le système principal dispose de quatre zones de mise en garde. Elles sont à la disposition de tous les utilisateurs du système. Les zones de parcage utilisent les ID de parcage 1, 2, 3 et 4. La zone de parcage des appels dispose d un bouton Parquer pour chaque ID de parcage afin qu un appel soit facilement parqué et repris par tout utilisateur du système en cliquant sur le bouton Parquer spécifique. PBX: Il s'agit de l'unité principale assurant le service téléphonique. Elle est configurée par votre Administrateur système. R Rappel: La fonction Rappel active un Rappel automatique lorsque le poste se libère pour le poste de destination occupé. Lorsque le poste de destination se libère, votre téléphone est rappelé. Rappel de la messagerie vocale: Cette fonction appelle votre poste lorsqu'un nouveau message est déposé dans votre boîte vocale. Le Rappel de la messagerie ne survient que lorsque vous étiez en ligne : vous n'êtes informé que si vous vous trouvez à votre bureau. Le Rappel de la messagerie est activé deux secondes après que vous ayez raccroché le combiné. Renvoi: Permet de transférer vos appels sur un autre poste. Vous pouvez choisir de transférer tous vos appels ou uniquement lorsque votre ligne est occupée ou que vous ne répondez pas. Renvoi temporaire ici: Permet de prendre vos appels depuis un autre poste. A régler depuis le téléphone de destination. Renvoi temporaire vers: Permet de prendre vos appels depuis un autre endroit. Cette fonction est configurée depuis votre poste. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 122

Glossaire Répertoire: Il s'agit d'une liste de numéros internes ou externes et de leurs noms associés qui sont stockés soit de manière centrale sur le système principal soit localement sur le PC de l'utilisateur soit sur les deux. Chaque entrée peut ensuite être utilisée pour la composition rapide ou l'identification des appels entrants. T Transfert en aveugle: Permet de transférer un appel vers un autre numéro sans attendre la réponse de ce dernier. Transfert filtré: Permet de transférer un appel vers un poste interne ou externe et permet à cette personne d'accepter verbalement l'appel avant de terminer le transfert. U Utilisateur: Il s'agit d'un compte défini sur le système principal pour chaque utilisateur de votre système téléphonique. Chaque utilisateur peut configurer ses propres fonctions téléphoniques, par exemple le renvoi, la messagerie vocale, le signal d'appel etc. Un utilisateur peut être attribué à un poste physique ou peut recevoir un numéro de poste qui n'existe pas physiquement. Ceci signifie que les utilisateurs qui sont rarement à leur bureau mais souhaitent néanmoins utiliser la messagerie vocale, le renvoi etc. peuvent le faire. Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 123

Index 019236990N, 89 019236990XX, 89 abordées, 107 absence, 7, 18, 22, 25, 28, 98, 120 absence d'appels, 98 absence s'affiche, 120 Absent, 68 absolument respecter, 33 accédant aux préférences, 15 accédé, 111 accéder, 50, 111 Accédez, 115 accepter, 34 accès, 5, 10, 38, 49 accessible, 31, 111 accessible aux autres utilisateurs, 62 accompagnés, 10 accordée, 10 Accueil, 34 Messages d&rsquo, 53 ACT, 102 actif, 42 actifs, 84, 113, 118 Actions, 15, 26, 28, 29, 31, 32, 33, 35, 36, 37, 40, 44, 46, 68 Actions contient des actions, 15 activé, 10, 57, 84, 91, 110, 118 activé automatiquement, 50 activé Ne, 74 activé via l'onglet Mode Agent, 113 activée, 26, 28, 85, 89, 96, 104, 106, 108, 109, 112, 117 activées, 112 activées uniquement, 105 activer, 18, 76, 90, 96, 104, 105, 106, 107, 108, 110, 113, 118 activer l'intégration aux packs, 102 activer l'usb, 105 activer multimédia, 105 activer NPD, 89, 109 Activer rappel automatique, 118 Activer Voix, 98 Activer/Désactiver, 107, 110, 112, 118 Activer/désactiver l'appel, 110 actuellement connecté, 17, 34 adresse IP différente, 8, 9 Affecter, 101 Affichage, 7, 15 Affichage Compact, 118 Affiche, 18, 98, 110, 118 affiché, 17, 18, 28, 46, 55, 68, 76, 91 affiché car votre message d'absence, 91 affiché car votre texte d'absence, 91 affiche des informations, 15 affichée, 5, 32, 55, 57, 71 affichées, 15, 118 afficher, 7, 9, 20, 21, 22, 23, 55, 57, 58, 59, 60, 73, 74, 76, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 96, 97, 98, 100, 101, 102, 104, 105, 106, 110, 115 Afficher appel, 98 Afficher l'état, 98 Afficher l'état d'un utilisateur interne, 7 Afficher l'id, 7 Afficher l'onglet En absence, 98 Afficher l'onglet Entrant, 98 Afficher l'onglet Messages, 98 Afficher l'onglet Sortant, 98 Afficher l'onglet Tous, 98 Afficher lors, 98 afficher lorsque, 73 afficher Occupé, 118 afficher Phone Manager, 87, 98, 102, 114 afficher Phone Manager lorsque, 102 afficher plusieurs messages d'occupation, 74 afficher tout, 18, 98, 110 afficher vos LPD, 60 afficher vos propres LPD, 60 affichera, 10 affichés, 55, 60, 74 Affichez, 61 afin d'ouvrir, 91 agent, 9 Aide, 15 aident, 118 aider, 32 aidera, 62 ainsi, 10, 71 ajoutant des membres, 60 ajouté, 20, 21, 22, 23, 29, 33, 36, 70, 74, 89 Ajoute automatiquement, 18 ajoutée, 79 ajoutent, 96 Ajouter, 18, 38, 55, 61, 62, 68, 71, 72, 76, 79, 89, 91, 108, 109, 118 Ajouter aux numéros abrégés, 71 Ajouter aux numéros abrégés Crée automatiquement, 18 ajouter d'annotation, 32 ajoutés, 61, 62 Allemagne, 7 alors, 32 alors disponibles lorsque, 42 alors sélectionner quel message d'accueil appliquer aux différents types d'appels, 55 alors transféré, 91 alors utilisé exclusivement, 10 ALT, 15 ALT+A, 15 améliorer, 85 amples informations, 33, 53, 59, 83, 84, 91, 96, 98, 100, 102, 104, 106, 110, 117, 118, 119 analogique, 104 ancien, 20, 21, 22, 23, 117 anciens, 49, 50, 51 anciens messages, 52 Anne, 91 Anne reçoit, 91 Anne Webb, 91 annoncé, 64 annotation, 17, 32 Annotation d'appel s'affiche, 32 annotation descriptive, 7 annoté, 76 annoter, 32 annoter l'emplacement, 25 annulé, 28, 29, 117 annuler, 29, 115 annuler l'appel sortant, 31 AOCR, 33 apercevez l'utilisateur requis, 79 apparaîtra, 90 apparaître Outlook, 120 appartenez, 50, 51 appel, 5, 6, 7, 10, 15, 18, 20, 21, 22, 23, 25, 26, 28, 29, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 40, 42, 44, 46, 70, 76, 77, 87, 91, 97, 98, 104, 108, 110, 113, 114, 118, 119, 120 appel alors, 109 appel car, 31 appel depuis, 10 appel destiné, 28, 117 appel entrant, 17, 27, 38, 91, 105 appel entrant lorsque, 110 appel entre, 25 appel existant, 42 appel important, 108, 109 appel interne, 17, 20, 21, 22, 23 appel IP Office, 10 Appel lorsque l'option Afficher, 71 appel parqué, 32, 97 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 124

Index appel placé, 46, 47, 100 appel Pour, 118 appel reste, 31 Appel s'affiche, 26, 29 appel s'il n'a, 37 appel soit depuis Phone Manager, 10 appel sortant, 38, 40, 87, 112 Appel sortant interdit, 10 Appel s'ouvre, 40 appel transféré, 34, 108 appelant, 36, 49, 59, 91, 114 appelant des numéros, 59 appelant souhaite laisser, 36 appelant utilisant, 46 appelants, 53, 59, 91, 106, 107 appelants internes, 68 appelants internes lorsque, 67, 68 appelants lorsque l'option Renvoi, 91 appelants lorsqu'ils, 53, 55 appelé, 29, 67, 68, 114 appelé directement depuis IP Office, 10 appelé Pour, 102 Appeler, 23, 28, 29, 40, 42, 44, 76, 77, 84, 112, 117 lsquo, 113 appelez, 28, 38, 117 appelez depuis votre poste, 64 Appelle, 18, 42, 104 appelle alors, 10 appels, 5, 6, 7, 10, 15, 17, 18, 20, 22, 23, 26, 31, 34, 35, 40, 46, 53, 57, 72, 91, 98, 104, 107, 110, 112, 117, 120 appels affiche l'état actuel, 15 appels contient des informations, 17 appels destinés, 46 appels d'ip Office, 10 appels directs, 10 appels du groupe, 46 appels du numéro d'assistance, 46 appels effectués, 7, 18, 21, 91 appels entrants, 5, 6, 10, 18, 20, 23, 98, 110 appels entrants auxquels, 22 appels externes, 91 appels internes, 29, 36, 91, 117 appels maximum, 23 appels n'aboutiront, 10 appels provenant du numéro, 91 appels reçus, 18, 20, 53 appels renvoyés lorsque votre poste, 91 appels répertoriés, 18, 86, 88 appels restent parqués, 32 appels SMS, 10 appels sortants, 10, 21, 98, 110 appels téléphoniques, 25 appels téléphoniques entrants, 25 appels temporairement lorsque, 91 applications, 39 Applique, 42 appliqué, 57 appliquées, 10, 44 appliquer, 7, 42, 43 appliquer facilement, 113 Apportez, 81 apprendre, 67, 69 appuis, 113 appuyant, 15 appuyer, 33 appuyez, 15, 26, 28, 29, 31, 34, 36, 42, 50, 64, 104, 112 après, 10, 37, 39, 64, 86, 106, 107 arrêter, 113 Arrêter l'enregistrement, 33, 118 arrêter l'enregistrement d'un appel, 118 arrêtés lorsque, 33 arrière, 52 AssistanceClientèle, 46 association, 112 associé, 35, 98, 112 associées aux types, 44 associer, 42, 43, 44, 71, 73 associer Phone Manager, 9 assurer, 109 Astuce, 8 astuces, 117 atteinte, 20, 21, 22, 23 attendez, 108, 109 attendre, 35, 36 attente, 17, 20, 21, 25, 26, 31, 32, 33, 34, 38, 104, 110, 118, 119 attente l'appel, 110 attribué, 5, 6 attribuer, 40, 53, 55, 57 attribuer des codes affaires système, 42 attribuer des messages, 53 Attribuer des messages d'accueil personnels, 58 Attribuer des scripts aux appels entrants, 7 attribuer vos messages d'accueil personnels, 58 attribuez, 53, 58 attribuez toujours, 40 Aucun appel, 120 aucun autre message d'accueil n'est activé, 53 aucun message d'accueil n'est appliqué, 53 aucun numéro, 43 Aucun option, 91 aucun réceptionniste, 10 aucun standard, 10 aucune correspondance n'est trouvé, 102 aucune description, 57, 58 Aucune licence requise, 5 audible, 112 automatique, 10 automatiquement calculée, 57 automatiquement défini, 79 automatiquement effectué, 28, 29, 117 automatiquement présenté, 46 automatiquement présentés, 46 automatiquement proposé, 10 automatiquement réduit lorsque, 98 automatiquement saisi, 55 automatiquement sélectionnée, 91 autorisé, 78 autoriser tous, 89 autre appel, 10, 110 autre appel entrant, 38 autre appel puis, 31 autre correspondant, 7 autre emplacement, 111 autre numéro, 9, 35, 37, 49, 59, 77, 91 autre numéro interne, 108 autre ordinateur exécutant Phone Manager s'il, 111 autre personne, 25, 38 autre poste, 91, 108 autre tâche, 15, 31, 32 autre unité, 14 autre utilisateur, 40 autres contrôles appliqués lorsque, 10 autres messages d'accueil, 57 autres paramètres, 111 autres utilisateurs, 60, 97 autres utilisateurs internes, 10 Avaya, 111 Avaya IP Office, 5, 69 Avaya IP Office Phone Manager, 15 Avaya recommande, 113 averti d'un unique appel supplémentaire lorsqu'un appel via IP Office, 10 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 125

Phone Manager Avertissement, 33 avertissement indiquant, 33 aveugle, 35, 36 aveugle transfert l'appel, 36 ayez, 32 ayez cliqué, 10 ayez raccroché votre combiné lorsque, 106 Baie, 90 Balise, 20, 21, 22, 23 bande, 85 base, 9, 15, 102, 104 base auquel, 9 besoin d'une Annonce d'enregistrement, 33 bibliothèque, 55 bien sélectionnée, 49 bip, 64 bip sonore, 53, 55, 104, 110 Bleu, 52 boîte, 7, 50, 51, 112 boîte vocale, 33, 49, 50, 51, 60, 62, 64 boîte vocale associée, 62 boîte vocale automatique, 40 boîte vocale maximum, 60 boîte vocale requise, 60 boîtes, 50, 51 boîtes vocales, 62 boîtes vocales afin d'envoyer, 60 boîtes vocales auxquelles, 49 boutons, 50, 90, 106 Boutons d'action du centre, 7 boutons des portes, 24 boutons numérotés, 76 bureau, 53, 57 bureau d'un avocat souhaite enregistrer, 40 C, 115 calculée, 57 capacité maximale, 20, 21, 22, 23 caractères, 55, 117 carte son, 71 cas, 112, 114 cas d'un appel, 10 cas échéant, 10, 42, 72, 76 case, 62, 87, 88, 96, 102, 104, 105, 114 case Activer, 96 case bleue, 46, 47, 100 case Connexion/Déconne xion, 9 case Mémoriser, 8 case Messagerie vocale, 106 case Mode Agent, 84 case Personnaliser, 88 case Sonnerie, 105 casque, 104, 110, 112 casque lorsqu'un appel entrant, 112 casse, 8, 9 Ceci, 62, 84, 91 Ceci indique, 74 Ceci sélectionne tous, 84 Cela, 10 Cela affiche, 69 Cela n'est cependant, 85 Cela s'appelle, 32 cela signifie, 40 celui, 9, 55 celui du téléphone, 17 celui pouvant, 10 Celui-ci se trouve, 114 centre, 38, 39 centre d'appels, 113 centres d'appels, 113 cependant, 60 cependant donné, 59 cercle bleu barré d'une croix blanche, 74 cercle rouge barré d'une croix blanche, 74 cercle vert, 74 certain nombre, 57 certaine durée, 32 c'est, 10 C'est-à-dire, 85 ceux, 84 ceux destinés, 10 ceux dont, 84 ceux reçus, 53 Champ, 20, 21, 22, 23, 46, 91 champ Annotation, 29, 36 champ approprié, 13, 79 champ Code, 90 champ Code affaire, 40 champ d'annotation lorsqu'ils appellent votre poste, 68 champ d'emplacement, 97 champ Description, 55 champ Etat des appels, 38 champ fax, 79 champ Fichier, 18 champ File d'attente 1, 100 champ File d'attente 2, 100 champ Formats, 88 champ Historique des appels, 18 champ ID, 62 champ Indication du coût, 17 champ Mot, 8, 9, 96 champ Nom, 13, 29, 36, 62, 73, 79, 90 champ nom d'utilisateur, 96 champ Nom permet d'identifier, 10 champ Nom/Adresse IP, 8, 9 champ Nom/Poste, 8, 9 champ Numéro, 29, 36, 71, 73, 76, 91, 108 champ Numéro d'exception, 89, 109 champ Pairage mobile, 91 champ poste, 55 champ Programme, 102 champ Protocole, 96 champ Renvoi, 91 champ Script, 73 champ Sélectionner, 60 champ Séparateur, 88 champ Serveur, 96 champ Texte d'absence, 68 champs, 98 champs appropriés, 91 champs contrôlent, 70 champs Nom, 13, 79 champs Options, 106 champs Téléphone professionnel, 79 change, 76 changements, 81, 117 changements apportés depuis l'ouverture, 70 changer, 91 changez d'avis, 31 charge, 7, 10, 29, 36, 91, 96, 117 chargé, 111 charge lorsque Voicemail Pro, 33 chargement, 90 charger, 15, 111, 115 charger des profils, 111 charger votre profil, 111 chargés, 115 chemin d'accès du serveur, 102 chiffre, 109 chiffres, 109 choisir, 88 choisir d'afficher, 22, 70 choisir d'afficher vos appels, 23 choisir entre TCP, 96 Choisissez d'exécuter Phone Manager, 15 choix, 49, 59 clés, 5 client, 40, 46 client jusqu'à, 68 client reçoit, 40 clientèle, 46 clientèle sonne, 46 cliquant, 15, 24, 76, 91, 104, 110, 112, 114 cliquez, 8, 9, 10, 13, 14, 18, 20, 21, 22, 23, 26, 28, 29, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 42, 43, 44, 46, 50, 52, 55, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 66, 68, 70, 71, 72, 73, 76, 77, Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 126

Index 78, 79, 81, 82, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 96, 97, 98, 100, 101, 102, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 114, 115, 118, 120 coché, 81 cochée, 84, 88, 96 cochée lorsqu'un appel, 87 cocher Appels, 104 cocher appropriée, 105 cocher Décroché automatique, 104 cocher Occupé, 104 cochés, 84 Cochez, 8, 9, 62, 84, 87, 88, 96, 102, 105, 106 cochez l'option Mot, 96 cochez Ne, 89 code, 40, 97 code affaire, 18, 40, 42, 43, 44, 84, 113, 117, 119 code affaire approprié, 40 code affaire associé, 42 code affaire déjà enregistré, 40 code affaire disponible, 98 code affaire enregistré, 42 code affaire incorrect, 40 code affaire lorsque, 91 Code affaire requis, 40, 44 Code affaire s'affiche, 40 code PIN, 44 code PIN valide, 44 Codec Audio, 7, 83, 85 codec audio requis, 85 Codec audio s'affiche, 85 codec fourni, 85 codes, 90, 97 Codes affaire, 18 codes affaires, 7, 25, 40, 42, 98 codes affaires saisis, 40 colonne Indication du coût, 17 colonne indique, 17 combiné, 10, 31, 34, 110 combiné distant lorsque nécessaire, 10 combiné du téléphone, 104 combiné USB, 5 commande, 50, 101 commande se trouvent, 50 commandes, 114 commandes du téléphone, 104 commandes supplémentaires, 112 commandes vocales, 50 Commencez, 13, 29, 31, 33, 36, 55, 79 commencez l'enregistrement, 64 commentaire, 64 communications, 5, 6, 85 communications VoIP, 85 communiquer, 8 Comparaison des fonctions, 7 comportement, 10, 91 comportement du Renvoi temporaire, 91 composé, 31 composé depuis votre poste IP Office, 10 composé via Phone Manager, 21 composer, 76, 77 composez, 28, 64, 117 composez votre numéro, 50, 64 compris entre 1, 57 compte, 79 compteur d'appels, 27 conçus, 113 conditions, 113 conditions correctes, 15 Conférence, 18, 33, 38, 39, 118 conférence auprès du Centre, 118 conférence du centre, 39, 118 conférence entre plusieurs appelants, 38 conférence soient, 38 conférences, 7, 38, 39 conférences d'ip Office, 38, 39, 118 configuration, 15, 50, 91, 111, 117 configuration appliqués, 15 configuration audio, 112 Configuration des raccourcis clavier, 7 configuration d'ip Office, 5, 6 configuration d'ip Office 4.1, 10 Configuration du mode Compact s'affiche, 87 configuration du PBX, 70 configuration du répertoire, 70 configuration d'un utilisateur Softphone, 112 configuration Raccourci, 119 configurations lors du démarrage, 117 configuré, 26, 27, 40, 43, 47, 68, 71, 73, 74, 79, 96, 97, 102, 104, 110, 114 configuré multimédia, 71 configurée, 69 configurées, 50, 53, 98, 119 configurèes, 83 Configurer, 6, 7, 18, 31, 55, 59, 60, 62, 66, 70, 71, 72, 84, 87, 91, 102, 105, 106, 112, 117, 118 Configurer des messages d'accueil personnels, 55, 57, 58 Configurer des messages d'accueil personnels s'affiche, 55 Configurer Fenêtre contextuelle, 102 configurer l'une, 97 configurer plusieurs options relatives, 87 configurer vos listes, 106 configurer vos messages d'accueil personnels, 106 configurer votre, 106 configurer votre format, 88 configurer votre répertoire, 15 configurés, 91 confirmation, 64 confirmer, 115 Confirmez, 44 congés, 68 congés jusqu'à, 68 connaît l'id, 97 connecté, 5, 8, 10, 26, 31, 32, 35, 36, 44, 64, 85 connecte automatiquement lors du démarrage, 8 connectée, 15 connecter, 8, 9, 15, 50, 55, 59, 64, 96 connectés ensemble, 38 connectez, 10, 50 connexion, 7, 8, 9, 10, 13, 14, 27, 39, 44, 74, 85, 96, 113 Connexion contient des informations, 8 connexion détaillées, 10 connexion échoue, 8 connexion entre, 10 connexion forcée, 10 connexion supplémentaire suivant lui, 10 connexion VOIP, 85 connexion voix parallèle, 10 Conseils, 117 conservé, 40 considéré, 10 consultant, 67 consultation, 34 consultation d'une messagerie vocale, 10 consultée, 62 consulter, 86 consulter l'état, 74 consultez, 5, 6, 8, 9, 15, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 26, 27, 28, 33, 34, 35, 36, 38, Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 127

Phone Manager 39, 42, 43, 46, 47, 49, 51, 53, 57, 58, 59, 61, 62, 67, 68, 70, 71, 73, 74, 76, 79, 81, 83, 84, 87, 97, 100, 101, 102, 106, 107, 108, 109, 110, 112, 113, 114, 115, 117, 118, 119, 120 consultez Définir, 91 consultez l, 18, 26, 27, 28, 38, 49, 50, 70, 71, 90, 120 consultez votre administrateur système, 8, 18, 31, 33, 40, 50, 53, 59, 69, 74, 83, 84, 91, 96, 97, 98, 100, 102, 104, 106, 117 contact s'affiche, 102 contacté, 50 contactez votre administrateur système, 8, 14, 18, 28, 32, 33, 44, 76, 87, 89 contacts Outlook, 18 contenir, 42, 78, 117 contenir 20 caractères maximum, 55 contenir 360 numéros, 60 contenir 9 caractères numériques, 97 contenir des informations, 23 contenu d'une, 60 contextuelle, 83, 102 contextuelle des contacts, 7 contient, 15, 27, 46, 50, 84 contient aucune description ni durée, 55 contient des commandes, 15 contient des informations, 32 contient tous, 64 contrôle, 7, 14 contrôlé, 104 contrôle des appels, 10 contrôle des conférences, 7 contrôle IP Office, 8, 14 contrôle IP Office s'affiche, 14 contrôlée, 31 contrôler, 32, 90, 98, 100, 104, 106 Contrôler l'ouverture, 7 contrôleur, 46, 47, 100 contrôleurs, 46 contrôleurs indiquent, 47, 100 conversation actuelle, 33 conversation téléphonique, 25 conversation vocale, 10 conversations, 5 conversations voix, 10 copié, 18 Copier, 18 copier tous, 62 copiés, 61 correct, 42, 79 correspondance, 70, 102 correspondant, 24 correspondant soit introuvable, 32 corresponde, 17 correspondent, 111 correspondre, 10, 111 correspondre l'id, 70 couleur, 52, 120 courantes, 107 courrier électronique, 96 cours, 10, 15, 17, 18, 26, 31, 34, 38, 40, 42, 43, 110, 113, 120 cours d'appel, 27 cours des appels existants, 42 cours d'un appel, 38 cours sera mis, 104 coût, 5, 6 coût d'un appel externe, 17 création d'un numéo abrégé, 71 créé, 39, 46, 53, 62, 64, 73, 78 Crée automatiquement, 18, 76 créée, 60, 64, 71 Créer, 7, 25, 38, 42, 43, 44, 62, 67, 70, 71, 72, 78, 79, 97 créer des conférences, 38 Créer des emplacements, 97 créer des icônes, 18 Créer des messages d'accueil, 7 Créer des numéros abrégés, 7 créer des postes VoIP, 112 Créer des tableaux des voyants d'occupation via, 7 Créer plusieurs onglets, 7 créer votre propre numéro abrégé, 76 créés, 53, 74, 115, 117 Créez, 61, 73 CSV, 70 curseur, 112 d'administration des applications, 102, 112, 115 d'adresses, 60, 64 d'aide, 15, 69 d'arrêter Phone Manager connecte, 5 date, 20, 21, 22, 23, 57, 88 date du système d'exploitation, 88 date indiquée, 88 date personnalisé, 88 date s'affiche, 88 d'augmenter, 85 d'autres informations, 73 d'autres utilisateurs, 60, 96 davantage, 55 dbf, 102 De retour demain, 68 début, 33 décider, 108 décochez, 84 déconnecté, 9, 10 déconnecte l'utilisateur d'un poste, 5 déconnexion, 113 décroché, 17, 50, 112 Décroché automatique, 26, 104, 110, 112 décrocher, 112 décrocher physiquement, 104, 110 Décrochez votre combiné, 28, 64, 76 Décrochez votre combiné téléphonique, 26 Décrochez votre téléphone, 50, 55 Décrochez votre téléphone lorsqu'il sonne, 55 défaut, 31, 53, 57, 71, 74, 76, 77, 79, 81, 85, 87, 88, 97, 102, 105, 111, 113, 115 défaut appeé lorsque, 76 défaut associé, 81 défaut des touches, 119 défaut du système, 53 défaut d'un message d'accueil, 55 défaut requis, 79 défaut sélectionné, 74, 76 défilement, 114 défilement affiche, 114 défilement changent automatiquement, 114 défilement contient des informations, 114 défilement fournit des informations, 114 défilement s'affiche, 114 défini, 44, 74, 79, 91 défini Ne, 74 défini Renvoyer, 74 définie, 5 définies, 44 définir, 7, 28, 57, 67, 68, 91, 109 Définir Ne, 89, 109 définir NPD, 89 Définir vos options, 91 définir vos préférences téléphoniques, 104 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 128

Index définissant vos préférences, 98, 104, 106 définissant vos préférences personnelles, 107 définissez, 108 dehors, 53 déjà, 10, 46, 53, 110 déjà exister, 46, 47, 100 déjeuner jusq, 68 délai, 28, 117 demandant, 44 demande, 10, 42, 64, 85, 115 demandé, 10 demande d'enregistrer votre commentaire après, 64 demander, 108 démarrage, 5, 6 Démarrer, 5, 8, 9, 10, 38, 55, 87 démarrer l'enregistrement, 33, 55, 118 démarrer l'enregistrement d'un appel, 118 Démarrer Phone Manager, 8, 9, 10, 87 démonstration interactive des fonctionnalités, 69 d'emplacement, 32 d'emplacement d'appel disponible, 32 d'en recevoir, 10 dénominations, 88 d'envoyer, 64 déplacé, 35, 100 déplacez-le, 35 déranger, 68, 74, 83, 89, 91, 108, 109 déranger permettent d'activer, 108 déranger s'affiche, 89 dérivation, 59, 106 dernier, 5, 42 dernière, 104 dernière configuration, 8 dernière date, 114 dernières mises, 69 déroulante, 10, 62, 100, 112 déroulante Choisir nouveau raccourci, 101 déroulante varient, 86 des, 91 des actions, 15 des appels, 73, 91 des appels lorsqu'un appel, 42 des appels normaux, 10 des boîtes vocales, 62 des boutons, 90 des codes affaires valides, 40 des fenêtres contextuelles, 102 des files d'attente, 46 des fins, 40 Des formats, 86 des groupes, 62 des haut-parleurs, 71 des icônes supplémentaires, 118 des informations, 25 des licences, 112 des lignes, 10 des lignes analogiques, 10 des membres, 61, 62 des messages d'accueil disponibles, 55 Des messages d'accueil personnels, 53 Des messages d'accueil spécifiques, 49 des modifications, 107 Des nouveaux membres, 61 des numéros, 62 des numéros abrégés utilisés, 74 des numéros externes spécifiques, 40 des numéros internes, 77 des options, 20, 21, 22, 23 des paramètres, 15 des problèmes, 8 des relais téléphoniques connectés, 10 des restrictions du PIN, 44 des sites distants, 10 des situations d'appel spécifiques, 53 des tâches, 26, 120 des tâches Windows lorsque, 98, 120 des téléphones portables reliés, 10 des touches, 113 des unités, 14 des utilisateurs, 10 des visiteurs jusqu'à, 68 Désactivé, 10 désactivé alors, 118 désactiver, 107, 108, 110 désactiver l'appel, 110 désactiver l'état Occupé, 118 désactiver NPD, 109 désactivés, 57 description, 20, 21, 22, 23, 32, 55, 98 description s'affiche, 32 dé-sélectionnées, 91 désélectionnez l'option Afficher l'état, 73, 117 d'espaces lorsque, 28, 117 dessous des listes LPD, 60, 62 dessous du Nom, 61, 62 destination, 28, 29, 35, 36, 68, 91, 117 destination du poste, 5, 6 destination du Renvoi inconditionnel, 91 destination du Renvoi temporaire, 91 destination d'un numéro externe, 10 destination d'un numéro IP Office interne, 10 destination d'un poste IP Office ordinaire, 10 destination saisie, 36 destination se libère, 28, 29, 117 détaillées, 17 détails, 50, 62, 73, 113 détails des contacts, 102 détails du mode Agent, 9 d'état, 26 détectés, 102 Détermine, 98 déterminé, 53, 58 d'être retournés, 32 deuxième appel, 110 développement d'habillages, 115 Développer, 9 déverrouiller, 24 devient active, 76 devient l'application, 98 devrez cocher, 96 devriez entendre, 10 d'exception, 89, 91 DID, 70 DID des appels entrants, 70 didacticiel offre, 69 didacticiels, 67 Didacticiels vidéo, 69 différences entre, 7 différentes du mode Agent, 113 différentes options, 53 différents onglets, 15 différents traitements d'appels abordés, 25 différents types d'appels, 58 diffusé, 33, 53, 55, 70 diffusé lorsqu'un appel, 71 diffuser, 49, 62 diffuser des sons, 71 diffuser l'enregistrement, 55 diffusés, 49 diffusés lorsque, 53 diffusion personnelle, 7, 60, 61, 62, 64, 66, 106 diffusion personnelles, 60 d'informations, 5, 6, 8, 9, 15, 18, 20, 21, Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 129

Phone Manager 22, 23, 24, 26, 27, 28, 31, 33, 34, 35, 36, 38, 39, 40, 42, 43, 46, 47, 49, 50, 51, 53, 57, 58, 59, 61, 62, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 74, 76, 79, 81, 83, 84, 87, 90, 91, 97, 100, 101, 102, 106, 107, 108, 109, 110, 112, 113, 114, 115, 118, 120 dire, 10 dire lorsque, 10 dire votre message d'accueil après, 55 dire votre nouveau message d'accueil après, 55 directement, 36 disponible, 8, 18, 22, 23, 24, 27, 28, 29, 31, 34, 39, 43, 47, 49, 50, 51, 53, 76, 84, 90, 91, 100, 106, 113, 117, 118 disponible lorsque, 113 disponible uniquement, 39, 118 disponibles, 5, 14, 15, 17, 24, 28, 42, 44, 83, 84, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 98, 100, 102, 104, 106, 112, 113 disponibles lorsque, 18, 76 disposent, 53 disposent d'une connexion, 10 disposer d'internet Explorer 6.0, 39 disposez, 96 disposez d'un numéro, 10 Distance, 10, 85 Distant, 10 distant lorsque nécessaire, 10 distant n'étant, 10 Diverses informations, 15 divisée, 15 donne, 100 Donne accès, 15, 69 données, 5, 6, 10 données ACT, 102 données entre Phone Manager, 10 donner, 49, 59 donnés, 102 donnés Act, 102 d'option, 59 d'ordre, 85 dossier, 18 dossier Contacts, 102 dossier contenant, 115 dotés d'info-bulles, 74 double-cliquant, 51, 77 double-cliquer, 20, 21, 22, 23 Double-cliquez, 28, 34, 42, 50, 52, 76, 79, 117, 120 droit, 18, 20, 21, 22, 23, 32, 38, 39, 42, 43, 44, 50, 61, 62, 72, 76, 77, 78, 79, 81, 82, 91, 120 droite, 61, 74, 114 droits d'accès, 106 DTMF, 7 du groupe, 44, 79 du message d'accueil, 55 du numéro, 23 du numéro source, 32 du séparateur horaire sélectionné, 86 du texte supplémentaire, 68 d'un casque, 5 d'un téléphone, 10 d'un type d'appels, 53, 58 d'une boîte vocale spécifiée, 33 d'une version supérieure, 39 durée, 7, 18, 20, 21, 27, 31, 32, 55, 84, 107, 113, 114, 118 durée des appels, 40 durée totale, 20, 21 durer, 55 ECHAP, 31, 46, 119 Échec, 40, 44 Ecouter, 52 écouter, 50, 52, 55 Ecouter vos messages, 50 écouter vos messages, 50 écouter votre nouveau message d'accueil, 55 écoutez, 52 Écran Compact, 114 écran rouge, 120 efface, 84, 120 Efface toutes, 18 effacées, 18 Effacer, 31, 119, 120 Effacer l'onglet, 18 Effacer tous, 18 Effacer tout, 84 effacez, 98 effectué, 40, 71, 76 effectuées, 111 effectuées lorsque, 44 effectuer, 15, 28, 29, 32, 34, 36, 40, 42, 44, 76, 77, 114, 118 effectuer des appels, 5, 25, 113 effectuer plusieurs fonctions, 113 effectués, 91 effectuez, 40, 42, 44, 72, 77, 87, 114 également, 8, 33, 50, 55, 57, 58, 59, 60, 77, 84, 86, 87, 89, 90, 96, 97, 98, 100, 101, 102, 104, 109, 114, 120 également affecté, 10 également afficher Phone Manager, 114 également affichés, 15 également appelé Téléphone IP programmable, 112 également appelée, 60 également appuyer, 31, 34, 35, 36, 37, 68 également associer, 72 également cliquez, 32, 44 également contrôler, 46 également créer, 97 également créer votre propre, 60 également défini, 68 également disponibles, 120 également ouvrir, 15 également réalisés, 10 également répondre, 46 également retourner, 114 également sélectionner Actions, 38 Également utilisé, 91 égalemetn, 9 éléments, 15 Elle, 15, 50, 51, 69, 91 elle n'est, 15 elle s'applique uniquement aux groupes, 91 elles, 17 elles contiennent chacune, 60 émis, 104, 110 émise, 26 empêche, 111 emplacement, 32, 97, 111 Emplacements, 15, 32 émulation, 10 En absence, 18, 72 En congés jusqu'à, 68 En vacances jusqu'à, 68 enregistré, 20, 21, 22, 23, 33, 40, 49, 53, 55, 57, 111 enregistré des messages d'accueil, 57, 58 enregistré sous, 111 enregistrée tant, 71 enregistrées, 17 enregistrements, 33 enregistrements d'appel, 33 enregistrer, 10, 15, 33, 43, 49, 50, 52, 55, 59, 64, 67, 71, 85, 87, 111, 119 Enregistrer des messages d'accueil, 55 enregistrer jusqu'à 9 messages d'accueil personnels, 53 enregistrer jusqu'à 9 messages d'accueils, 49 enregistrer toutes vos modifications, 61 enregistrer vos appels, 33 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 130

Index enregistrer vos modifications, 42, 57, 58, 72, 84, 86, 88, 89, 90, 91, 96, 97, 98, 100, 101, 102, 104, 105, 106, 107, 110 Enregistrer vos préférences, 111 enregistrer votre conversation, 33 enregistrer votre message, 55 enregistrer votre profil, 111 enregistrés, 42, 49, 50, 51, 70, 76, 111 enregistrés lorsque l'application, 117 Enregistrez, 33, 53, 55, 59 Enregistrez votre commentaire puis appuyez, 64 ensemble, 60 ensemble d'informations, 18 entend, 59 entendez, 31, 64, 112 entendre, 49, 53 entendrez, 64 en-tête, 50 Entrant, 18 entrée, 18, 34, 70, 71, 72, 73 entrée du répertoire, 70 entrée du répertoire s'affiche, 70 entrées, 67, 70 entrées correspondant, 29, 36 entrées correspondantes s'affichent, 13 entrées du répertoire, 70 entrées du répertoire IP Office correspondant, 79 entrer, 84, 117 enveloppe, 74 envoi, 7 envoyé, 64 envoyer, 64, 96 envoyer des appels internes, 91 envoyez souvent des messages aux mêmes personnes, 60 espaces, 91 essayez, 117 essayez d'appeler, 17 essayons, 59 établir, 85 étant, 10, 76 Étant donné, 5, 6 étant externe, 79 étant interne, 79 étapes, 53 étapes 3, 38 État, 18, 74, 118 État absent, 68, 119 État absent s'affiche, 68 Etat des appels, 20, 21, 22, 23, 110 État des appels, 17 états, 113 états Occupé, 84, 113, 118 etc, 112 été, 20, 21 été chargé, 115 été composé depuis votre ports IP Office ordinaire, 10 été configurée, 120 été configurés, 24 été écouté, 52 été effacés, 120 été enregistré, 50 été pris, 37, 53 été reçu, 10 été répondu depuis votre poste, 22 été retiré, 118 été saisi, 8, 32 été saisis, 90 été sélectionné, 10 été sélectionnée, 10 été supprimés, 23 exception, 108, 109 exécuté lors d'un affichage automatique normal, 102 exécutée, 5 exemple, 7, 10, 15, 17, 28, 32, 35, 40, 44, 46, 49, 53, 57, 59, 68, 73, 79, 85, 86, 88, 89, 90, 91, 96, 97, 108, 113, 114, 117 exemple 9, 18, 76 exemple aux membres, 60 exemple des hautparleurs, 112 exemple d'icône, 112 exemple recevoir, 15 exemple via VPN, 5, 6 exemples montrent 2 cas, 74 existante, 42, 62 existe, 32, 67, 74 existe plusieurs façons, 79 existe plusieurs méthodes, 114 expiré, 57 expliquer aux appelants, 53 explorer, 69 Exporte, 76 Exporter, 42, 70, 76 exporter votre répertoire, 70 Externe, 34, 44, 53, 79, 91, 102, 108 externes, 67, 77, 91 externes composés régulièrement, 70 externes fréquemment composés, 67, 74, 76 externes sonnent lorsqu'un appel, 91 F1, 28, 29, 119 F1 devient, 84, 113, 117 F10, 119 F11, 119 F12, 119 F2, 35, 36, 119 F3, 84, 113, 117, 119 F4, 31, 119 F5, 33, 119 F6, 68, 119 F9, 119 façon, 31, 107 façon dont, 10 façons suivantes, 26 facturation, 40 Facultatif, 8, 9, 29, 36, 43, 62, 68, 71, 72, 79, 85, 87, 89, 96, 100, 102, 104, 106 facultativement, 42 faible largeur, 85 faut mettre fin, 31 Fax, 74, 76, 77, 79 Fenêtre contextuelle, 102 Fenêtre contextuelle s'affiche, 102 fenêtres Configurer, 83 fenître Enregistrer, 55 fermé, 29 Ferme l'application, 120 fermée, 70, 117 Fermer, 70, 71, 72, 73, 117 fermer l'écran Compact, 114 fermeture, 98, 120 fermez l'application, 98, 120 fermez Phone Manager, 9, 10, 85 fichiers d'aide, 67 fichiers habillage, 115 figure, 91 file, 46, 100 File d'attente, 18, 25, 46, 47, 83, 100, 112 file d'attente depuis, 46 file d'attente du groupe, 46 file d'attente d'un groupe, 46 file d'attente lorsque tous, 46 file d'attente s'affiche, 46, 47, 100 file d'attente spécifique, 46 files d'attente, 7, 18, 46, 100 Files d'attente activé, 46, 47, 100 files d'attentes, 100 files d'attentes maximum, 47 fin, 57, 91, 119 fin du message d'accueil, 55 fini l'enregistrement, 55 flèche blanche, 74 fonction, 7, 10, 50, 53, 58, 74, 84, 97, 104, 108, 114, 117, 119 fonction Annotation n'est disponible, 29, 36, 117 fonction appelée Restrictions PIN, 44 fonction configuré, 64 fonction donnée, 117 fonction du format horaire, 86 fonction du pack, 102 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 131

Phone Manager fonction du type d'appel, 49 fonction Effacer, 46 fonction État absent aide, 67, 68 fonction Glisser- Déplacer, 7, 35, 38 fonction IP Office, 10 fonction Ne, 89, 91 fonction ouvre, 69 fonction ouvre l'outil, 69 fonction Pairage mobile nécessite, 91 fonction Réclamer, 10 fonction Renvoi inconditionnel, 108 fonction Renvoi temporaire, 91, 108 fonction répertorie plusieurs didacticiels vidéo, 69 fonction soit disponible, 102 fonction Tableau des voyants d'occupation fonctionne, 74, 117 Fonctionnement, 84, 106, 112, 119 Fonctionnement du mode Agent, 113 Fonctionnement mains libres, 112 fonctionnement normal, 112 fonctionnement normales d'un centre d'appels, 113 fonctionner, 7, 26, 114, 117 fonctionnez, 33 fonctions, 5, 7, 98, 104 fonctions code affaire, 44 fonctions des touches F1, 84, 113, 117, 119 fonctions disponibles, 5 fonctions telles, 113 format, 42, 88 format d'affichage horaire, 86 Format horaire, 86 formater correctement, 70 formats, 88 formulaire, 119 fourni, 8, 9 fournir, 85 fournissent des informations, 74 fournissent des raccourcis, 15 garanti, 85 gauche, 62, 66, 74, 88 Gérer, 67 gestion des contacts afin, 102 gestion du contenu, 102 gestion du contenu ayant été testés, 102 gestion du contenu sélectionné, 102 glissé, 35 glisser l'appel, 35 glisser l'icône du numéro abrégé, 77 glisser Numérotation abrégée, 38 Glissez-Déplacez, 35 glyphe du mode compact, 114 gmw6.exe, 102 Goldmine, 102 Goldmine 6.0, 102 Grâce, 104 grand, 42 Grèce, 7 grisée, 10 groupe, 18, 44, 46, 47, 71, 78, 79, 81, 82, 84, 91, 97, 100, 117, 118 groupe indique, 113 groupes, 46, 47, 78, 84, 100, 113, 118 groupes cochés, 84 groupes dont, 84, 117 guide, 5 guide décrit, 5 guide d'installation, 102, 112, 115 habillage, 115 hausse, 10 haut-parleur du téléphone, 50 Heure, 20, 21, 22, 23, 83, 88, 114 heure d'occurrence, 20, 21, 22, 23 heure s'affiche, 88 heures, 86 Historique des appels, 15, 110 Horloge 24 heures, 86 icônes, 5, 15, 18, 42, 81, 112, 113, 118 icônes Démarrer, 113 icônes des numéros abrégés, 76 icônes des tableaux, 7 icônes Occupé, 113 ID, 62, 83, 97, 100, 117 identifier, 7, 32, 62 identifier l'appel, 17, 20, 21, 22, 23 identiques, 15 ignoré, 91 ignoré lorsque, 91 ignorée, 91 ignorée lorsque l'option Renvoi temporaire, 91 ignorés, 104, 110 Il s'agit d'un spécificateur, 102 illustré, 34, 53, 114 IM, 7 important, 60 Importe, 76 Importer, 42, 70, 76 impulsion, 24 Inactif, 74 inclure, 38 inclus, 10 incluse, 27, 29, 59, 73, 84 incluses, 28, 73, 74 incorrecte, 8 Index, 69 indication, 55 Indication du coût, 6, 7, 17 Indique, 17, 18, 20, 21, 22, 23, 52, 64, 98, 104, 119 indiqué, 46, 47, 49, 100 indique l'état d'un appel, 17 indiquer, 46, 53, 57, 81, 107 indiqués, 98 indiquez votre nom, 10 Info-bulles, 74 Informations, 8, 10, 13, 15, 17, 18, 23, 28, 46, 59, 68, 73, 110, 111, 117, 120 informations affichées, 20, 21, 22, 23 informations affichent automatiquement, 74 informations d'appel, 18, 110 informations d'appel affichées, 18 informations des numéros abrégés, 81 informations détaillées, 10 informations détaillées déjà saisies correspondant, 10 informations d'un numéro abrégé existant, 76 informations nécessaires, 10 informations requises, 102 informations saisies s'affichent également, 67 informations sélectionnées, 13 informer, 59, 106 informer l'appelant des options, 59 ini, 115 initiée, 5, 6 installé, 33, 71, 102 installés, 102 intégré, 39 intégrées, 39 intercepter, 97 intercepter l'appel, 97 Interne, 10, 53, 79, 102 interne différents, 53 internes, 67, 91 Internet Explorer s'ouvre automatiquement, 39 interruption, 15 intervenants, 38 intitulé, 26 intitulé AccountCodeSpeed dials.csv, 42 intitulé Speeddials.CSV, 76 Intuity, 50, 52 invite, 64 invité, 28, 44, 117 invites, 50 IP, 98, 112 IP 400, 111 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 132

Index IP Office, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15, 29, 36, 53 IP Office 4.1, 10 IP Office appelle, 5, 6, 10 IP Office appelle uniquement, 10 IP Office détecte, 10 IP Office n'a, 10 IP Office se, 8 IP Office tente, 10 jeux, 10 jour, 61, 69 jour tous, 86, 88 journal, 7 journal distinct des appels entrants, 7 jours, 57 jours sélectionné, 57 jusqu'à, 38, 120 juste, 33 l, 104, 110 l'a créée, 61 l'accès aux codes, 10 l'accès externe, 79 l'activer, 106 L'Administrateur système, 112 l'administrateur système depuis, 10 l'administrateur système via Manager d'ip Office, 44 L'adresse IP d'ip Office, 8 l'affichage, 17 l'affichage horaire, 86 l'afficher, 76 l'agent, 5 l'aide, 5, 7, 25, 28, 35, 38, 50, 55, 64, 69, 73, 90, 96, 108 l'aide du code affaire approprié, 113 l'aide du logiciel, 115 l'aide du premier codec, 85 l'aide du Renvoi temporaire, 91 l'aide du téléphone physique associé, 28 l'aide d'un code, 97 l'aide d'un code affaire, 40 l'aide d'un texte, 97 l'aide d'un texte descriptif, 32 l'aide d'une LPD, 64 laissé, 28, 31 laisser, 28, 49, 59, 91, 106, 107, 117 Laissez, 53 langue d'affichage, 15 l'annexe, 15 l'annonce d'enregistrement, 33 L'apparence, 15 L'appel, 7, 10, 17, 18, 20, 21, 22, 23, 25, 26, 28, 29, 31, 32, 33, 34, 35, 38, 40, 42, 43, 44, 46, 68, 73, 76, 85, 91, 102, 110, 112, 113, 114, 117, 120 l'appel actif, 42 l'appel apparaissent, 28, 117 L'appel auquel, 17 l'appel clignotant, 114 L'appel continue d'être traité, 40 L'appel d'origine, 34 l'appel entrant, 26, 35, 46, 102 l'appel entrant du poste 210, 35 l'appel entrant s'affiche, 28 l'appel normalement, 46 L'appel parqué, 32 L'appel s'affiche, 77 l'appel sélectionné, 18 l'appel soit pris, 120 L'appel sonnera, 91 l'appel sortant, 18, 29, 36, 76 l'appel sortant n'est, 28 l'appel terminé, 28, 117 l'appel voulu, 104, 110 l'appelant, 7, 28, 32, 36, 44, 59, 85, 91, 114 l'appelant affichées, 10 l'appelant appuie, 49, 59 l'appelant correspond, 71 l'appelant d'origine, 26, 32 l'appelant entrant, 70, 71, 114 l'appelant interne, 68 l'appelant n'entend, 85 L'appelant obtient, 109 l'appelant quelle autre personne contacter, 53, 57 l'appelant s'affiche lors, 102 l'application, 7, 15 l'application Bloc notes, 73 l'application Phone Manager, 69, 76 l'application Phone Manager d'ip Office, 5 L'application Phone Manager Pro, 112 l'application Phone Manager s'affiche automatiquement, 98 L'aspect, 115 l'attribuer, 42, 57 l'autre, 104, 110 l'autre appelant, 34 LCS, 7 LDP, 62, 66, 106 l'écoute du message, 64 l'écouter, 55 l'écran, 15, 68, 77, 120 l'écran Appel, 29, 44, 67 l'écran Appel lorsque votre poste, 67, 68 l'écran ouvrent des fenêtres, 106 l'écran plein, 114 lecture du message d'accueil, 55 l'emetteur, 64 l'émetteur du message, 50 l'emplacement, 32, 42, 76 l'emplacement distant, 10 L'emplacement du, 42, 73, 76 L'enregistrement, 20, 21, 22, 23, 33, 40, 55, 102, 117 l'enregistrement continue lorsqu'un autre appelant, 33 L'enregistrement d'appel requiert Voicemail Pro d'ip Office, 113 l'enregistrement des conversations, 113 l'enregistrement recommence, 33 L'en-tête s'affiche uniquement lorsque des informations, 17 L'entrée, 13, 70, 71, 72, 84, 117 l'entrée Numéro abrégé, 76 l'envoi d'un message, 62 l'envoyer aux boîtes vocales répertoriées, 64 lesquels, 57, 59, 84, 113, 118 lesquels des infobulles s'affichent, 67 lesquels des s'affichent, 74 lesquels l'appelant, 59 L'état, 26, 74, 114 l'état actuel, 17, 74 L'état affiché, 74 l'etat des appels, 17 l'état des appels, 46, 104 l'état d'un utilisateur, 74 L'état indique En ligneet Hors ligne, 74 l'état Occupé, 27 lettre soulignée, 15 leur durée, 57, 58 leur écran, 68 leur emplacement leur, 10 leur intégralité, 33 leur téléphone portable, 91 leurs propres ID, 97 l'exception des options De retour bientôt, 68 l'exemple, 34 L'exemple fourni contient uniquement, 73 l'extrémité distante, 85 L'habillage, 15, 115 l'heure, 50, 86 l'historique des appels, 7, 18 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 133

Phone Manager l'historique des appels sous l'onglet Sortant, 28, 117 l'hôte, 39 libéré, 76 libérer, 90 libérer votre poste, 31 libre, 76 licence, 5, 15, 91 licence requis, 7 licences appropriées, 5 licences appropriées soient saisies, 5 l'icône, 26, 42, 74, 79, 96, 120 l'icône clignote, 120 l'icône d'état, 31 L'icône d'état des appels affiche l'appel auquel, 34 l'icône du message indique, 52 l'icône du numéro abrégé, 81, 82 L'icône du numéro abrégé change, 81 l'icône indique, 120 l'icône Occupé, 118 L'icône Occupé indique, 29 l'icône passe du rouge, 120 L'icône Phone Manager, 120 L'icône Phone Manager passe du rouge, 120 L'icône possède, 74 l'icône Rappel, 28, 117 l'icône Répondre, 112 L'icône sélectionnée, 42 L'icône Sélectionner, 113 l'id, 62, 64 l'id 55, 97 l'id contient du texte, 97 ligne, 7, 10, 18, 26, 46, 47, 53, 91, 98, 100, 104, 110 ligne analogique, 10 ligne AssistanceClientèle, 46 ligne AssistanceClientèle se libère, 46 ligne auquel, 50, 51 ligne configurés, 46 ligne duquel, 51 ligne intitulé AssistanceClientèle, 46 ligne lorsque, 39 ligne maximum, 100 ligne particulier, 46 ligne reçus, 91 ligne spécifiés, 100 ligne unique, 10 ligne valides, 100 lignes, 10 L'indicateur NPD disparaît, 109 L'indication du coût sera affichée, 6 l'info-bulle, 46, 47 l'interface utilisateur du téléphone, 55 l'intermédiaire d'une carte son, 5 Liste des utilisateurs, 8, 13 Liste d'exceptions NPD, 109 Liste d'utilisateurs, 8, 9, 13 Liste d'utilisateurs afin, 8 Liste d'utilisateurs s'ouvre, 13 listes, 60, 62, 106 listes privées, 60 listes publiques, 60 Lite, 7, 98 livraison, 64 l'onglet, 42, 60, 62, 66, 76 L'onglet affiche, 23 L'onglet Appels, 22 l'onglet Code affaire n'est, 43 l'onglet Codes affaires, 43 l'onglet Codes affaires n'est, 42 l'onglet Conférence, 38, 39 L'onglet Conférence s'affiche, 38 L'onglet contient, 39 l'onglet du groupe, 79 l'onglet d'un numéro abrégé, 78 l'onglet En absence, 22, 28 l'onglet Entrant, 20 l'onglet Entrant n'est, 20 L'onglet Entrant répertorie, 20 l'onglet État affiche, 118 L'onglet État apparaît automatiquement 15 secondes après l'affichage, 73, 117 l'onglet État n'apparaît, 27, 117 l'onglet Etat s'affiche également lorsque, 27 L'onglet État s'affiche lorsque, 27 l'onglet File d'attente, 46, 47, 100 l'onglet File d'attente s'affiche, 46 L'onglet Message du panneau Historique des appels répertorie, 49 l'onglet Messagerie vocale, 50, 52 L'onglet Messagerie vocale du panneau Historique des appels répertorie, 49 L'onglet Messagerie vocale répertorie tous, 52 L'onglet Messagerie vocale s'affiche, 50 l'onglet Messages, 50 l'onglet Messages du panneau Historique des appels indique, 28 L'onglet Messages indique, 51 L'onglet Messages répertorie également, 51 l'onglet Mode Agent, 84, 117 l'onglet Ne, 108 l'onglet n'est, 22, 23 l'onglet Numéro abrégé, 28 L'onglet Numéro abrégé contient, 76 l'onglet Numéros abrégés, 35, 44, 77, 78, 79, 81, 82 L'onglet Numéros abrégés permet d'enregistrer, 76 L'onglet Porte, 90 l'onglet Porte du panneau Historique des appels, 90 l'onglet Portier, 24 L'onglet présente, 42 l'onglet Script, 70, 73, 117 L'onglet Script apparaît lorsqu'une entrée, 73 l'onglet Script lorsque l'id, 71 l'onglet Script s'affiche, 27, 73 l'onglet Sortant, 21 l'onglet Sortant n'est, 21 L'onglet Sortant répertorie 100 appels maximum, 21 L'onglet Sortant répertorie tous, 21 l'onglet Téléphone, 112 L'onglet Tous, 23 L'onglet Tous répertorie tous, 23 l'onglet Type d'affichage horaire, 86 longtemps, 46 longueur maximum, 55 l'opérateur, 32 L'option, 18, 112 l'option Activer Voix, 112 l'option Appels, 26 L'option Distant, 10 l'option Fenêtre contextuelle, 120 L'option Interne, 10 l'option messagerie vocale, 49, 107 l'option Mode Continu, 10 l'option Mode Continu n'est, 10 l'option Ne, 109 l'option NPD, 109 l'option Rappel, 107 L'option Recherche, 69 l'option Renvoi, 68 l'option Renvoi des appels, 91 l'option Renvoi des appels internes, 91 l'option Renvoi inconditionnel, 91, 108 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 134

Index L'option supprimer, 42 l'ordinateur, 112, 118 l'ordinateur utilisé dispose d'une connexion, 10 l'ordre, 53, 58 l'organigramme suivant, 53 Lors, 64 Lorsque, 9, 10, 20, 21, 22, 23, 26, 28, 29, 31, 33, 34, 35, 36, 40, 42, 44, 46, 47, 50, 52, 53, 55, 57, 58, 61, 64, 70, 76, 79, 84, 85, 90, 91, 96, 100, 106, 112, 114, 117, 120 lorsque des appels entrants, 109 Lorsque des informations, 17 Lorsque des utilisateurs, 10 Lorsque l'appel, 38, 114 Lorsque l'appelant, 59 Lorsque l'on clique, 14 Lorsque l'option Masquer, 120 lorsque l'utilisateur, 104 Lorsque l'utilisateur passe, 5, 6 lorsque Phone Manager fonctionne, 119 Lorsque Phone Manager Pro, 112 Lorsque Phone Manager reconnaît, 79 lorsque quelqu'un répond, 5, 6, 10 lorsque votre poste, 49 Lorsqu'il, 5, 47 Lorsqu'ils se connectent, 10 Lorsqu'un, 27 Lorsqu'un appel, 26, 27, 31, 32, 73, 108, 117 Lorsqu'un appel entrant, 98 Lorsqu'un appelant, 32 Lorsqu'un message d'accueil temporaire, 57 Lorsqu'un numéro incorrect, 31 Lorsqu'un PIN, 44 Lorsqu'un PIN valide, 44 lorsqu'un poste appelé, 76 Lorsqu'un poste du groupe, 46 Lorsqu'une correspondance, 70 Lorsqu'une LPD, 60 LPD, 60, 61, 62, 64, 66 LPD dont, 60 LPD lors, 62 LPD privée, 62, 64 LPD publique, 62, 64 LPD requise, 62 l'un, 102 l'une, 68 l'une des, 112 L'une des fonctions clés, 40 l'une des options Renvoi, 91 l'unité, 14 l'unité contient l'adresse IP du système IP Office, 8, 9 l'utilisateur, 5, 6, 8, 9, 10, 13, 28, 29, 40, 74, 79, 89, 91, 104, 106, 117 l'utilisateur associé, 74 l'utilisateur des numéros abrégés, 74 l'utilisateur directement, 29 l'utilisateur du numéro abrégé, 74 l'utilisateur enregistrée sera utilisée, 8 l'utilisateur se trouve entre crochets, 15 L'utilisation, 53 l'utiliser, 64 Manager d'ip Office, 33, 50, 91, 106, 107 manière efficace, 32 manuel, 5, 10 manuel d'utilisateur, 91 MAPI, 102 MAPI soit configuré correctement, 18 masquer, 15, 76, 98 mauvaise File d'attente, 46 maxi, 7 Maximizer, 102 Maximizer 7.5 Enterprise, 102 maximum, 20, 22, 57, 62, 70, 78, 117 Maxwin.exe, 102 média, 70, 71, 72 média Téléphonie, 55 membre, 38, 39, 62, 84, 117 membre actuellement, 84 membre disponible lorsque, 118 Membre du groupe, 44, 79 membre du groupe des numéros abrégés, 79 membre d'un groupe, 46 membre d'une conférence, 38 membres, 39, 60, 61, 62, 64 membres d'une, 62 membres d'une conférence, 18 membres d'une LPD, 60, 61 membres individuels, 62 membres individuels d'une, 62 membres maximum, 62 même, 5, 6 même LAN physique, 74, 117 même manière, 10 même numéro, 91, 108 même utilisateur interne, 74, 117 menus, 15, 114 menus principale se trouve, 15 Mes documents, 111 Mes documents/avaya/i P 400/PhoneManager, 42, 76 message, 28, 31, 36, 40, 44, 49, 50, 51, 52, 55, 59, 62, 64, 74, 106, 107, 117 message après, 53 message aux membres d'une LPD, 64 message aux membres d'une LPD privée, 64 message aux membres d'une LPD publique, 64 message d'absence, 67, 68, 91 Message d'absence s'affiche, 68 message d'accueil, 53, 55, 57, 59 message d'accueil différent, 53 message d'accueil personnalisé indiquant, 53 message d'accueil personnel, 53, 58 message d'accueil personnel contenant, 59 message d'accueil requis, 57, 58 message d'accueil s'affiche, 55 message d'accueil sélectionné, 55, 57 message d'accueil système, 53, 57 Message d'accueil temporaire, 53, 57 message d'accueil temporaire remplace, 57 message d'accueil utilisé, 53, 58 message d'annotation, 29, 36 message d'avertissement s'affiche, 40 message débute, 50 message demandant, 10 message d'erreur s'affiche, 44 message disant, 49, 59 message instantané, 96 message lorsqu'il, 91 message n'a, 52 Message prioritaire, 52 Message privé, 52 message s'affiche également, 68 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 135

Phone Manager message sélectionné, 52 message spécifique, 49, 52 message temporaire n'est, 53 message vocal, 52, 60 message vocal simultanémant, 64 messager, 64 messagerie, 107 Messagerie instantanée, 74, 79, 83, 96 Messagerie instantanée s'affiche, 96 messagerie instantanée soit pris, 79 Messagerie vocale, 7, 18, 28, 29, 31, 33, 36, 49, 50, 51, 53, 55, 57, 58, 59, 60, 62, 66, 74, 83, 91, 104, 106, 107, 109, 110, 117 Messagerie vocale appelle, 29 messagerie vocale d'anne, 91 messagerie vocale dès qu'il sera localisé, 50 messagerie vocale du groupe, 50, 51 messagerie vocale lorsque, 50 messagerie vocale nécessite d'être configurée, 107 messagerie vocale n'est, 49 messagerie vocale personnelle, 50, 51 messagerie vocale s'affiche, 59 Messagerie vocale s'ouvre, 106 Messages, 7, 18, 50, 51, 52, 62, 98, 110 messages annotés, 64 messages d'accueil, 55, 57, 58 Messages d'accueil personnels, 53, 55, 106 messages d'accueil personnels maximum, 55 Messages d'accueil personnels s'affiche, 57, 58 messages d'accueil personnels se, 53 messages enregistrés, 52 messages instantanés, 7 messages nouveaux, 49, 50, 51 messages répertoriées, 50, 51 Messages sonores, 98 met automatiquement, 110 Met fin, 120 méthode, 34 méthode permet toujours d'ajouter, 71 méthodes, 35 mettez fin, 33 Mettez l'appelant, 38 Mettre, 25, 31, 38, 61, 119 Mettre fin, 31, 114 mettre l'appel, 38 mettre l'appel connecté, 31 mettre l'appelant, 38 microphone, 71, 112 Microsoft, 96 Microsoft Live Communication Server, 96 Microsoft Outlook, 102 Microsoft Outlook soit installé, 18 mis, 31, 32, 46, 112 mise, 20, 21 mises, 69 mode, 5, 6, 10, 91 mode Agent, 5, 7, 9, 27, 33, 83, 84, 113, 117, 118, 119 Mode Agent s'affiche, 84 mode compact, 7, 15, 83, 87, 114 mode Compact après, 87 mode Compact des manières suivantes, 114 mode Compact exécute Phone Manager, 114 mode Compact lors, 87, 114 mode Compact lorsque, 87, 114 Mode connexion, 5 mode considérablement réduit, 114 Mode Continu, 10 mode contrôle, 10 mode Intuity, 60 mode Intuity d'ip Office, 57, 58 mode Intuity uniquement, 7 mode IP Office, 50, 52 mode lancent Phone Manager, 10 mode Lite, 5 mode Phone Manager plein écran, 87 mode plein écran, 15, 114 Mode Télétravailleur, 5, 6, 7, 8, 10 mode VOIP, 85 modem d'accès, 85 Modes Intuity, 7 modifiant vos préférences, 18 modifications, 74, 85, 87, 111 modifications nécessaires, 42, 72 Modifie, 76 modifié, 15 modifiée, 61, 72 modifiées, 60, 81 Modifier, 7, 42, 59, 61, 70, 72, 76, 81, 84, 85, 86, 88, 98, 101, 102, 104, 105, 106, 115, 117 modifier l'entrée du répertoire sélectionnée, 70 Modifier Permet, 42 modifier vos paramètres personnels, 83 modifier vos propres listes, 60 modifiés, 27, 42, 76, 90, 117 Modifiez l'entrée, 72 moins, 5, 10, 68 momentanément arrêter, 113 monnom@monserv eur.com, 96 mot, 8, 9, 10, 50, 64, 96 motif possible, 10 mots, 15 Multi utilisateurs, 5 Multimédia, 105 musique d'attente d'ip Office, 10 N, 89, 109 N PIN fournis, 39 n'a, 22 n'aura qu'à appuyer, 59 n'aurez, 104 n'aurez peut-être, 50 n'avez, 59, 64, 71, 96, 110, 117 n'ayez, 50 NE RACCROCHEZ PAS LE COMBINÉ, 10 nécessaire, 10, 46, 81, 111 nécessite, 18 n'entendez aucune tonalité, 112 n'est, 18, 29, 36, 46, 53, 76, 77, 85, 114, 117 n'êtes, 31, 53, 57, 67, 68, 84, 91, 98 n'êtes actuellement membre d'aucun groupe, 118 ni, 85 ni aucun standard manuel, 10 Noir, 52 nom, 7, 8, 13, 15, 29, 32, 35, 36, 39, 42, 43, 44, 46, 51, 53, 55, 61, 62, 70, 71, 73, 74, 76, 78, 79, 90, 102 nom associé, 17, 20, 21, 22, 23, 73 nom correct, 73 nom descriptif, 62 nom du, 111 nom du groupe, 46, 100 Nom du profil, 10, 111 nom du propriétaire, 64 nom du serveur LCS, 96 nom d'utilisateur, 8, 9, 98 nom plutôt, 79 nom s'affiche, 74 nombre, 18, 49, 50, 51, 57, 64, 74, 110 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 136

Index nombre d'appels, 46, 47, 100, 120 nombre d'appels actuellement, 46, 100 nombre d'appels mis, 25 nombre d'appels placés, 46, 100 nombre d'appels se trouvant actuellement, 47 nombreux décrochages, 113 noms, 29, 36, 90 noms des portes, 90 note, 27, 29, 59, 73, 84 notes, 28, 74 notez, 64 notification concernant vos messages, 50 notifié lorsqu'un appel, 26 notifié lorsqu'un appel entrant, 26 Nouveau, 44, 70, 71, 73, 76, 79, 114 nouveau message, 28, 106, 107 nouveau message d'accueil personnel, 55 Nouveau Permet, 42 nouveau type, 81 nouveau votre mot, 96 Nouveau WAV, 71 nouveaux, 52 nouveaux habillages, 115 nouveaux messages, 18, 51 nouveaux messages reçus, 74 nouveaux messages vocaux, 7 nouvel appel, 15, 28, 29, 117 nouvel appelant, 26 nouvel enregistrement, 20, 21, 22, 23 nouvel habillage, 115 nouvel onglet, 78 nouvelle, 8, 42, 44, 62, 79 nouvelle entrée, 70, 71 nouvelle entrée n'est, 71 nouvelle LPD, 62 Nouvelle messagerie vocale, 74 nouvelle personne, 38 Nouvelles fonctions, 6 NPD, 74, 89, 91, 109 numéro, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 13, 17, 18, 20, 21, 22, 23, 28, 29, 31, 34, 35, 36, 42, 43, 44, 55, 59, 61, 62, 64, 68, 71, 73, 74, 76, 77, 79, 81, 89, 91, 102, 108, 109, 111, 112, 117 numéro abrégé, 7, 18, 28, 35, 43, 44, 71, 74, 76, 77, 78, 79, 81, 82 numéro abrégé affiché varie selon, 74 numéro abrégé associé, 35 numéro abrégé associéau poste 280, 35 Numéro abrégé code affaire, 42, 43 Numéro abrégé code affaire s'affiche, 42, 43 numéro abrégé contenant, 81 numéro abrégé externe, 74 numéro abrégé fonctionnera, 74, 117 numéro abrégé interne, 74 numéro abrégé possède, 74 numéro abrégé requis, 77 numéro abrégé s'affiche, 76 numéro abrégé sélectionné, 76 numéro abrégé utilise, 79, 81 numéro abrégéest ajoutée, 79 numéro apparaît, 109 numéro appelé, 20, 21, 22, 23 numéro appelé dispose d'un, 73 numéro appelé du répertoire du système principal, 17 numéro appelé s'affiche, 17 numéro associé, 59, 73 numéro ci-dessus, 71 numéro composé lorsque, 79 numéro d'assistance, 46 numéro défini, 91 numéro d'emplacement précédemment enregistré, 10 Numéro d'exception, 109 numéro d'exception NPD, 89 numéro d'id, 64 numéro d'identification personnel, 44 numéro direct, 10 numéro distant, 5, 6, 10 numéro du, 10 numéro du message d'accueil, 55 numéro du poste, 79, 108 numéro du poste physique, 5 numéro du relais, 90 numéro du répertoire du système principal, 17 numéro d'un appelant entrant, 35 numéro enregistré, 42 numéro entrant, 73, 109 numéro entrant correspond, 102 numéro externe, 40, 79, 91 numéro externe requis, 10 numéro externe spécifié, 91 numéro indiqué, 10 numéro interne, 29, 91 numéro interne n'est, 29 numéro interne requis, 10 numéro requis, 28 numéro requis apparaît, 29, 36 numéro saisi, 71, 91 numéro sélectionné, 18, 81 numéro séparément, 89 numéro serait reconnu, 79 numéro source, 32 numéro spécifié lorsque votre poste, 91 numéro tel qu'il, 10 numéros, 7, 44, 46, 59, 60, 62, 64, 91 Numéros abrégés, 7, 18, 42, 44, 67, 71, 74, 76, 78, 79, 82, 111 numéros abrégés auquel ajouter, 44, 79 numéros abrégés code affaire, 43 numéros abrégés codes affaires, 42 numéros abrégés contenant, 81, 82 numéros abrégés externes, 74, 76, 81 Numéros abrégés internes, 74 numéros abrégés permettent d'enregistrer, 74 Numéros abrégés s'affiche, 44, 79, 81 numéros abrégés sélectionné, 44, 79 numéros composés, 44 numéros compris entre 01923699000, 89 numéros configurés, 29, 36 numéros disponibles, 91 numéros externes, 102 numéros internationaux, 44 numéros internes, 67, 70, 74, 76, 77, 91, 102 numérotation abrégé, 77 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 137

Phone Manager numérotation abrégée, 38, 96 numérotation attribuées, 10 numérotation du numéro lorsque, 112 numérotation externe, 10 numérotation n'est, 10 numérotation rapide, 67, 70 Numéroter, 76 numéroteur téléphonique, 76 numéroteur téléphonique n'est, 76 n'utilisez, 28, 85, 117 n'y, 55 Obtenir, 40, 69 obtenu, 34 occupation, 68, 91, 108 occupation soit sélectionnée, 68 occupation spécifié, 91 occupation/non réponse, 91 occupation/non réponse sélectionnées, 91 occupé, 17, 18, 27, 49, 53, 74, 76, 84, 89, 91, 107, 113, 118 occupés, 46, 91 office, 74 OK n'est, 8 onglet, 7 onglet affiche tous vos messages, 18 Onglet Codes affaires, 42 Onglet Conférence, 39 Onglet En absence, 22 Onglet Entrant, 20 Onglet État, 27 Onglet File d'attente, 47 Onglet Messagerie vocale, 52 Onglet Messages, 51 Onglet Numéros abrégés, 76 Onglet Portier, 24 Onglet Script, 73 Onglet Sortant, 21 Onglet Tous, 23 onglets, 18, 83, 110 onglets disponibles dépendent, 15 onglets Entrant, 18, 23 onglets Historique des appels affichent des informations, 117 onglets Historique des appels disponibles, 18 onglets maxi, 7 onglets suivants s'affichent également, 18 option, 5, 10, 31, 42, 60, 62, 69, 70, 76, 79, 91, 98, 106, 115 option démarre, 69 option n'est, 43, 85, 87 option se définit, 108 options, 53, 59, 68, 83, 86, 91, 98, 102, 105, 106, 117 options disponibles, 15 options du mode Agent, 84 options du mode Compact, 87 options du Téléphone, 104 options fréquemment utilisées, 15 options NPD, 89 options Renvoi, 91, 108 options Renvoi des appels internes, 91 options répertoriées représentent, 107 options requises, 84, 98 options sélectionnées seront actives, 85 options suivantes, 18, 42, 76, 120 options voulues, 110 ordinateur, 111 ordinateur disposant d'une connexion, 5, 6 organisés, 78 Où souhaitez-vous travailler, 8 Oui, 10, 42, 115 Outlook, 18, 102 outre utiliser, 53 ouvert, 15, 24 ouverte, 102 ouverture, 18 Ouvre, 120 Ouvre Outlook, 120 Ouvrez, 55 ouvrez votre boîte vocale, 50 ouvrir, 8, 9, 13, 15, 51, 70, 73, 101, 111 ouvrir Phone Manager, 9, 120 pack, 102 packs, 102 page, 10 page du sommaire, 69 pairage, 91 Pairage mobile, 91 pairer, 91 panne, 113 panneau, 18, 61, 62 panneau d'information, 46 panneau État s'affiche lorsque, 98 panneau Historique des appels, 18, 38, 43, 46, 50, 72, 73, 86, 88, 90, 98, 110 panneau Historique des appels lorsque, 50 panneau Historique des appels sous l'onglet Appel, 28 panneau Informations, 15, 17, 26 panneau situé, 60 panneaux Entrant, 72 paquet, 85 paramètre, 91 Paramètre Date, 88 paramètre Renvoi, 91 paramètres, 27, 40, 74, 84, 86, 88, 102, 104, 105, 106, 111, 113, 117 paramètres Appel, 104, 110 paramètres Codec audio, 85 paramètres d'id, 100 paramètres du mode Agent, 84 paramètres du mode Compact, 87 paramètres du portier, 90 paramètres enregistrés, 10 paramètres généraux, 98 paramètres horaires, 86 paramètres USB, 83, 85, 105 Paramètres USB s'affiche, 105 parcage, 15, 25, 32, 83, 97, 117 parcage des appels, 97 parcage disponible, 32 parcage du système, 97 parcage personnel, 97 parcage personnelle, 97 parcage personnels, 97 parcage privé, 97 parcage s'affiche, 97 Parcourez vos dossiers, 111 parcourir, 8, 9, 14, 50 parfois, 89 parfois nécessaire, 15 parfois utilisée, 10 parqué, 32 parquer, 15, 25, 32, 76 Parquer affichant l'appel parqué, 32 parquer l'appel, 32 Parquer/Reprendre, 119 parquez, 33 participant, 38 participants, 38 particulière, 42 partie, 33, 76 partie correspondante, 76 partie inférieure gauche, 86 partie voix, 5, 6 partie voix des appels étant transmise, 10 partir, 7, 18, 21, 28, 39, 76, 91, 108, 111, 117 partir des, 91 partir des informations, 18 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 138

Index partir des informations d'appel, 18 partir du poste, 91 partir du répertoire IP Office, 74, 79 partir d'un appel existant, 72 partir d'un autre ordinateur, 111 partir d'un autre ordinateur s'ils, 111 partir d'un répertoire IP Office, 76 partir d'une, 62 partir d'une boîte vocale, 57, 58 partir d'une LPD existante, 62 passant, 10 passe, 8, 9, 10, 39, 50, 64, 96, 102 passé, 42, 102 passe associé, 96 passe ci-dessous, 8 passe d'utilisateur, 8, 10 passe l'appel sortant, 5, 6 passe lorsqu'il sera lancé, 8 passe utilisateur, 8 passer, 31, 38, 40 passer des appels, 10 passer des appels non-ip Office, 10 passer des appels via IP Office, 10 passer d'un appel, 104, 110 passez, 10, 27, 112 passez des appels depuis votre poste IP Office, 10 Paul Smith, 32 pause, 52 pausé, 33 PBX, 7, 74, 117 PC Softphone, 98 périphérique audio, 105 périphérique USB, 105 permanence, 104, 110, 112 permet, 10, 76, 85 permet ainsi, 74 Permet d'exporter, 42 Permet d'importer, 42 permet d'utiliser des codes affaires contenant des lettres plutôt, 40 permettent, 8 permettre, 70, 87 permission, 39, 59, 117, 118 permutées, 84, 113, 117, 119 permuter, 34 Personnalisé, 68 personnalisée, 88 personnaliser l'heure indiquée, 86 personne, 38, 61 personne du poste cible, 34 personne localisée, 32 personnes, 25 personnes répondent aux requêtes des clients, 46 Petite Permet d'afficher, 42 Phone Manager, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15, 18, 22, 23, 26, 27, 31, 38, 39, 40, 43, 49, 50, 55, 62, 67, 68, 69, 71, 73, 76, 79, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 90, 91, 97, 98, 102, 105, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 117, 118, 120 Phone Manager 4.0, 6 Phone Manager 4.1, 5, 6, 10 Phone Manager affiche, 113 Phone Manager affiche maintenant, 10 Phone Manager continuera, 118 Phone Manager contrôle, 110 Phone Manager dépend, 115 Phone Manager d'ip Office, 5 Phone Manager d'ip Office s'ouvre, 8, 9 Phone Manager exécutée, 7 Phone Manager fonctionne, 5 Phone Manager fonctionnent, 10 Phone Manager Lite, 5, 98 Phone Manager lors d'un appel, 6 Phone Manager lorsque, 25, 84 Phone Manager met, 86, 88 Phone Manager obtient, 88 Phone Manager offre, 44, 96 Phone Manager passe alors, 114 Phone Manager PC Softphone, 5 Phone Manager Pro, 5, 6, 15, 17, 18, 46, 71, 73, 83, 84, 86, 87, 88, 90, 98, 100, 102, 104, 109 Phone Manager Pro clignote, 26 Phone Manager Pro indique, 108, 109 Phone Manager Pro IP Audio Enabled, 5 Phone Manager Pro PC Softphone, 5 Phone Manager Pro recherche toutes, 117 Phone Manager Pro s'affiche, 26 Phone Manager Pro uniquement, 46, 47, 62, 112, 113, 114 Phone Manager Pro utilisant, 8 Phone Manager puisse afficher, 102 Phone Manager recherche, 70 Phone Manager revient, 87 Phone Manager s'affiche, 98 Phone Manager s'affiche lorsque, 98 Phone Manager se souvienne, 96 Phone Manager se trouvent, 115 Phone Manager tente, 85 Phone Manager tente d'abord, 70 Phone Manager utilise l'un des codec audio standard, 85 Phone Manger, 38 PhoneManager, 111 PickupQueue2, 46 PIN, 25, 44, 79 PIN s'affiche, 44 placé, 26, 34 Placer, 118 placés, 46 placez l'appel, 33 Placez votre curseur, 120 planificateur, 38 plupart des téléphones standard, 113 plusieurs, 74 plusieurs boîtes vocales simultanément, 64 plusieurs destinataires, 64 plusieurs destinataires simultanément, 60 Plusieurs états, 74 plusieurs façons, 26, 31 plusieurs fonctions associées, 5 plusieurs icônes supplémentaires figurent, 84 plusieurs méthodes, 28 plusieurs Numéros abrégés, 74, 117 plusieurs numéros puissent contourner votre écran NPD, 89 plusieurs options d'aide, 69 Plusieurs paramères d'appel, 102 plusieurs raisons possibles, 8 plusieurs sociétés, 73 plusieurs systèmes IP Office, 14 plusieurs zones, 15 plutôt, 29, 104 point d'exclamation rouge s'affiche, 91 pointeur, 46, 47, 100 Portable, 74, 76, 77, 79 porte, 7, 18, 24, 90 porte contient, 90 porte libellés, 90 portes, 90 Portier, 18, 90 Portier Pour, 83 Portier s'affiche, 90 posant, 8 posséder 20 LPD maximum, 60 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 139

Phone Manager possédez Microsoft Live Communications Server, 7 possédez plusieurs connexions IP, 85 possibilité, 113 possibilité d'utiliser, 10 possible, 6, 10, 28, 29, 49, 81, 85 possible d'ajouter des membres, 62 possibles, 74 post-connexion, 7 poste, 9, 10, 13, 17, 20, 21, 22, 23, 28, 29, 34, 44, 46, 50, 59, 60, 61, 62, 64, 68, 71, 73, 74, 79, 89, 91, 104, 108, 109, 111, 112, 117 poste 203, 108 poste 206, 91 poste 207, 91 poste 210, 35 poste 280, 35 poste des boîtes vocales, 62 poste des numéros abrégés occupé appelé, 76 poste différent, 9, 111 poste disponible, 46 poste d'origine n'indique, 91 poste du propriétaire, 64 poste externe, 89 poste interne, 89, 91 poste occupé, 28, 117 poste paramétré, 108 poste Phone Manager remplace, 5 poste Renvoi, 91 poste renvoyé, 108 poste sélectionné, 89 poste utilisé, 55 poste VoIP, 98, 112 poste VoIP voient, 83 postes, 64 postes auxquels envoyer, 64 postes faisant partie du groupe, 46 postes sonnent, 46 postes VoIP, 29, 36, 85, 105, 117 Pour mémoriser, 18 pourrez, 111 préférence, 85 préférence des codec audio, 85 préférence Rester, 114 préférences, 55, 57, 58, 59, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 96, 97, 98, 100, 101, 102, 104, 105, 106, 107, 112, 113, 118 Préférences des touches, 101 préférences disponibles, 83 préférences disponibles dépendent, 83 préférences du mode Agent contrôlent, 84 préférences du téléphone, 7 préférences supplémentaires, 83 préférences supplémentaires suivants, 83 préfixe, 10, 18, 28, 76 premier plan, 98 première, 91 premières secondes après, 27 premiers caractères, 55 prend, 91 Prendre vos appels depuis, 108 Présence, 74 présence d'un utilisateur, 74 Présentation, 15, 18, 49, 67, 70, 83, 86, 107 présenté, 46, 112 présentées, 46 présentés, 46, 91 presse-papier, 18 principal du mode Compact, 114 principale, 15, 29, 34, 114, 118 principale dépend, 15 prioritaire, 91 prioritaire lorsque l'utilisateur, 104 priorité, 53, 58 pris, 10, 23, 26, 27, 28, 29, 38, 91, 97, 98, 110, 112, 114, 117, 120 pris car, 26 pris depuis, 97 pris puis transférés, 35 pris répertorie, 22 prise, 10, 29, 36, 96, 117 privé, 52 privée, 62 privées, 60 Privés, 64 Pro, 7, 98 problème, 8 problème persiste, 44 procédure, 10 procédure jusqu'à, 62 procédure normale, 46 prochaine, 91 professionnelle, 113 profil, 10, 111 profil correspondant, 111 profil enregistré, 111 profil personnel, 15 Profils, 111 Program Files/Avaya/IP Office/Phone Manager/Skin, 115 programme externe lorsqu'il, 102 Programme externe tiers, 102 programmée, 64 Programmes, 8, 9, 10 propos, 5, 69 proposer jusqu'à 3 emplacements, 49 protocole utilisé, 96 provisoirement, 15 pu passer l'appel, 10 publique, 62 publique créée, 60, 61 publique d'une autre boîte vocale, 60 publiques, 60 puis, 10, 35 puis cliquez, 70 puis compose, 10 puis parquer, 32 puissiez effectuer, 31 puissiez utiliser, 35 qualité des communications VoIP, 85 qu'aucun numéro, 91 qu'aucune destination n'est saisie, 91 quel poste, 97 quelconque raison, 113 quelle version, 98 qu'elles, 10 quelqu'un d'autre, 60, 61 question, 8 qu'il, 91 qu'il continue, 114 qu'il faille, 66 qu'il soit interne, 91 quitté, 71 quitter, 71, 72 quitter Phone Manager, 15, 120 qu'un appel, 73 qu'un appel parqué puisse, 97 qu'un autre utilisateur, 10 qu'un utilisateur, 10 qu'un utilisateur puisse définir, 91 qu'une, 66 raccourci, 83, 101, 119 raccourci s'affiche, 101 raccourcis attribués aux fonctions spécifiques, 101 raccourcis clavier des fonctions, 15 raccrochages, 113 raccrochant, 10 raccroché, 50 raccrocher, 10, 31, 34, 118, 119, 120 Raccrochez, 31 Raccrochez votre combiné, 55 rapidement, 85 rappel, 28, 29, 51, 76, 104, 106, 107, 117 Rappel définit, 29 Rappel dès, 28, 29 rappel reste, 28, 29, 117 rappelé, 28, 29, 117 Rappeler, 18, 22, 25, 28 rappeler l'appelant, 28 rapport, 74 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 140

Index réacheminement, 108 réaliser, 10 réalisés depuis Phone Manager, 10 réception, 102 réception d'un appel, 87, 114 recevez, 10, 40, 46, 50, 51, 98, 114, 120 recevez des appels lorsque, 84 recevoir, 5, 10, 110 recevoir des appels, 89, 113, 118 recevoir des appels d'un poste spécifique, 89 recevoir des appels d'utilisateurs spécifiques, 89 recevoir des appels lorsque, 113 recevoir lorsque tous vos appels, 91 recevoir vos messages, 50 recevrez, 109 recevrez l'appel, 104 recherche, 18, 29, 36, 46, 47, 50, 51, 69, 91, 98, 100 recherché, 102 recherche du système d'aide, 69 rechercher, 69, 71, 73 Rechercher Média, 71 Réclamer, 10 réclamera, 8 reçoit aucune réponse, 28, 117 recommandé d'enregistrer, 111 recommandé d'utiliser, 85 recomposer, 20, 21, 28, 31, 44, 117 reconnaissables aux informations d'appel affichées, 10 reconnaissez, 35 reconnecté, 10 reconnu, 10, 74, 79 reçu, 73, 87, 91, 98, 106, 108 reçu du numéro saisi, 71 récupéré, 106 récupérer, 25, 37 récupérer l'appel d'origine, 26 récupérer vos messages, 50 reçus, 91, 109 reçus via l'application, 7 redémarrer Phone Manager, 79 redémarrez Phone Manager, 85 redémarriez, 118 redimensionnement, 115 redirige tous ses appels, 91 redirigés, 5, 6, 10, 53, 55, 91 redirigés sonne, 91 redirigés sonnent, 91 redonner sa taille d'origine, 115 réduit, 98, 120 réenregistrer, 55 référence, 107 refléter, 76 refléter l'état, 74 refuser, 46 refuser l'appel, 46 regard, 62 regard du numéro, 31 région, 88 Réglage date, 83 réglementations locales concernant l'enregistrement des appels téléphoniques, 33 régler, 118 regrouper, 7 regroupés, 43 rejoindre, 38, 39, 118 Réjoindre, 118 relais, 24 Relever, 7 Remarques, 28, 74, 84, 91, 102 remettre, 46 remplacé, 117 remplacer, 53 rendant, 62 rendre, 62 renseigné, 13 renseignés, 13, 79 renseignez, 10 renverra tous, 91 renvoi, 68, 83, 91, 108 Renvoi des appels groupe, 91 Renvoi inconditionnel, 68, 91, 108 renvoi nécessite, 91 renvoi n'est saisi, 91 renvoi pouvant, 91 Renvoi s'affiche, 91 renvoi sélectionnée, 91 renvoi sélectionnées, 91 renvoi temporaire, 91, 108 renvoi temporaire s'affiche, 91 renvoyé, 91 renvoyé conformément, 68 renvoyer, 52, 60, 64, 91 renvoyer tous vos appels, 108 Renvoyer tout, 74 renvoyés, 64, 68, 91, 104 répertoire, 7, 18, 29, 36, 70, 71, 72, 73, 79, 91, 111 répertoire correspondant, 73 répertoire du système principal, 20, 21, 22, 23 répertoire enregistrent, 67, 70 répertoire exportée, 70 répertoire local, 17 répertoire personnel, 70 répertoire personnel des numéros fréquemment utilisés, 70 répertoire s'affiche, 71, 72, 73 répertoire s'affichent, 67 répertoire sélectionnée, 70 répertoires, 29, 36, 67, 91 répertoires contiennent, 29, 36 répertoires téléphoniques disponibles, 25 Répertorie, 18 répertorié, 20, 21, 22, 23, 50, 51 Répertorie tous, 18 répertoriés, 52, 55, 57, 58, 62 Répétez, 38, 62 répond, 91, 107 répondez, 10, 25, 28, 35, 38, 46, 91, 98, 102 répondre, 25, 26, 35, 38, 46, 73, 102, 110, 112, 114, 118, 119 répondu, 73 répondus, 110 réponse, 10, 18, 28, 29, 34, 35, 36, 53, 91, 98, 107, 117 réponse du numéro, 35 reportez-vous, 15, 98 reprendre, 31, 32 Reprendre l'écoute du message sélectionné, 52 reprenez l'appel, 33 représentation visuelle, 86 requis, 5, 15, 68 requise, 33 requises, 5, 98 resaisir, 44 réseau, 8 réseau analogiques, 10 réseau du, 10 réseau LAN, 111 réseau utilisées, 10 réseau utiliser, 10 réservé, 39 réserver, 39, 118 resté, 35 Rester, 87 rester décroché, 104, 110, 112 restreindre aux chiffres, 40 restrictions, 10, 25 restrictions d'appel normalement appliquées, 10 restrictions fonctionnent, 44 restrictions PIN, 7, 43, 44 rétablir, 115 retour, 68 Retour message, 52 retournez, 29 retransféré, 108 Retransférer, 108 réunies, 15 réunion jusq, 68 réussi, 50 réutiliser, 10 revenir, 10, 13 revient, 68, 112 Revient bientôt, 68 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 141

Phone Manager Revient demain, 68 risquent, 113 rotation, 91 Rouge, 52 rouvrir Phone Manager Pro, 117 rtf, 71 sa destination d'origine, 108 s'affiche, 18, 42, 44, 62, 72, 74, 98 S'affiche lorsqu'un appel, 18, 71 s'afficher, 26, 50, 70 s'agir, 33 s'agir d'un appel composé manuellement, 21 s'agit des messages d'accueil entendus, 53, 55 s'agit du numéro, 23 s'agit d'un numéro pouvant, 10 s'agit d'un transfert supervisé, 34 s'agit d'une brève section, 107 saisi, 40, 44, 59, 73, 79, 89, 91, 109 saisie, 90 saisie des informations, 10 saisie d'un mot, 8 saisies, 13 saisies s'affichent, 68 saisir, 13, 29, 36, 44, 50, 59, 64, 79, 89, 90, 91, 96, 119 saisir jusqu'à 3 numéros, 59 saisir l'identifiant, 64 saisir vos options, 59 saisir votre mot, 50 saisis, 55, 90, 91 Saisissez, 8, 9, 10, 29, 32, 34, 35, 36, 43, 44, 50, 55, 57, 59, 62, 64, 68, 71, 73, 76, 78, 79, 89, 90, 91, 96, 97, 102, 108, 109 Saisissez des numéros, 106 Saisissez l'id, 39, 64 saisissez votre compte, 96 Saisissez votre ID utilisateur, 39 saisissez votre mot, 8, 9 Saisissez votre PIN, 44 Saisissez-les, 8 S'applique, 46, 47, 62, 112, 113, 114 s'appliquent uniquement, 5 s'assurer, 40, 73 Saut, 52 sauvegardés, 33 savoir, 15, 32, 67, 98 savoir qu'un appel entrant attend d'être pris, 25 scénario, 32, 91 Script, 18, 27, 71, 72, 73 script apparaît, 73 script associé, 73 script d'une entrée, 18 script reste affiché, 73, 117 se, 17, 32, 66, 83, 98 se connecter, 8, 9, 85 se passer, 25 se trouve, 14 se trouver, 74, 117 second appel, 104 second codec, 85 secondes, 24, 31, 55 section Conseils, 27, 28, 29, 59, 73, 74, 84 section du guide explique, 25, 67 section Message d'accueil temporaire, 57 section Messages d'accueil disponibles, 55 section numéroteur téléphonique, 28 section Renvoi inconditionnel, 91 séectionnant PickupQueue1, 46 sein d'ip Office Manager, 91 sein du système téléphonique, 42 sélection, 109 sélection du codec, 85 sélectionnant, 13, 76, 105 sélectionné, 10, 55, 57, 68, 74, 91 sélectionné des options, 91 sélectionné l'option Renvoi temporaire, 91 sélectionné l'une des options, 68, 91 sélectionnée, 5, 10, 42, 68, 71, 91, 106, 112, 120 sélectionnée publique, 62 sélectionnées, 109 Sélectionner, 8, 9, 14, 42, 46, 47, 71, 76, 77, 85, 91, 98, 100, 104, 110, 114, 118 sélectionner Afficher, 20, 21, 42 sélectionner Appeler, 50 sélectionner Faire apparaître Phone Manager, 120 Sélectionner file 1, 46 Sélectionner file 2, 46 sélectionner l'adresse IP, 85 sélectionner l'unité, 14 sélectionner plusieurs répertoires, 29, 36 sélectionner Téléphone professionnel, 76 Sélectionner tout, 84 sélectionnés, 91, 100 sélectionnés parmi ceux, 42 Sélectionnez, 9, 29, 36, 40, 43, 44, 49, 55, 57, 58, 62, 66, 68, 73, 76, 79, 81, 82, 86, 89, 91, 98, 101, 104, 105, 109, 110, 111, 115 Sélectionnez Activer FastStart, 85 sélectionnez Afficher, 76, 114 sélectionnez Ajouter, 76 sélectionnez Confirmer l'adresse IP VoIP, 85 Sélectionnez Distant, 10 Sélectionnez également, 15 Sélectionnez Horloge 12 heures, 86 Sélectionnez l'autre numéro requis, 77 Sélectionnez l'emplacement, 111 Sélectionnez l'option Distant, 10 Sélectionnez l'option Interne, 10 Sélectionnez l'option Mode du téléphone, 102 Sélectionnez l'option Ne, 68 Sélectionnez l'option Numéro, 102 Sélectionnez l'option Outlook, 102 Sélectionnez l'ordre, 85 sélectionnez l'unité, 8 Sélectionnez l'utilisateur, 38 sélectionnez Masquer, 76 sélectionnez Modifier, 81 Sélectionnez Nouveau, 43, 44, 78, 79 Sélectionnez Numéro, 81 Sélectionnez Pairage mobile, 91 Sélectionnez Raccrocher, 38, 39 Sélectionnez Rappel, 106 Sélectionnez Supprimer, 82 Sélectionnez votre boîte vocale, 62, 66 sélectionnez-le, 36 semble, 117 sensible, 8, 9 sensibles, 8 séparateur, 88 Séparateur horaire, 86 sera, 91 sera renvoyé, 108 sera renvoyée aux nouveaux appels, 104 sera sujet aux éventuelles Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 142

Index restrictions d'appel, 10 sera transféré, 49, 59 serez connecté, 50 serveur, 50 serveur LCS, 96 serveur Microsoft Live, 74 seul, 17, 60, 74, 91, 117 seul votre téléphone interne sonne, 91 seulement, 91 seulement disponibles lorsque, 102 Seules, 13, 79 seuls, 55, 64, 113 seuls appels, 91 seuls appels pouvant, 91 Signal, 7 signal d'appel, 10 signal sonore, 98 s'il, 10, 32 S'il n'existe aucune correspondance, 70 S'il n'y, 91 s'ils, 24 simple enregistrement des contacts Outlook, 7 Sinon, 50, 64 s'intitule, 46 situation d'appel actuelle, 15 société, 53, 73 société fournit, 46 SoftConsole, 91 Softphone, 7 Softphone PC, 83, 85, 105, 112 soient, 83, 98 soient ajoutés, 62 soit, 10, 66 soit 1, 90 soit connecté, 10 soit définit, 10 soit pris, 35 Sommaire, 69 son, 112, 118 son clavier, 59 son correspondant, 32 Son état d'appel passe, 34 son numéro, 34 sonne, 109 sonné, 20 sonne lorsque, 50 sonnent, 46 sonner, 10, 104 sonnera, 91 sonnerie, 20, 26, 85, 102, 104, 105, 112 Sonnerie caractéristique, 7 sonnerie d'un appel entrant, 105 sonnerie séquentiel, 91 Sortant, 18, 23, 72 sortants, 7, 18, 23, 25, 110 sortie, 105 sortie sera appliquée, 84, 117 sortir, 84, 117 souhaitez, 73, 89, 117 souhaitez afficher, 15 souhaitez créer, 38 souhaitez modifier, 101 souhaitez passer, 10 souris, 100 souris passe, 46, 47 Souvenez-vous, 8 souvent tomber, 113 soyez membre du groupe, 46 spécifié lors du démarrage, 5 spécifiée, 39, 118 spécifier, 10, 85, 88 spécifiés, 86 standardiste, 73 stoppé, 40 suffit alors, 112 suit, 89 suivante, 85 suivantes, 68 Suivez, 50 suivre, 40 supplémentaire, 8 supposant, 106 Supposons qu'un appelant ait besoin, 32 supprimant, 60 Supprime, 76 supprimé, 20, 21, 22, 23, 89 Supprime l'appel sélectionné, 18 supprimée, 70 supprimée lorsque l'option supprimer, 42 Supprimer, 38, 39, 42, 52, 61, 66, 70, 76, 82, 89, 109 Supprimer l'entrée, 18 Supprimer Permet, 42 supprimer vos messages, 50 supprimés, 61, 82 Supprimez, 108 surbrillance, 32 surveillance, 35 surveillées, 47 surveiller, 7, 18, 46, 47, 100 surveiller sélectionnées, 46 surveillez, 46 suspectées, 10 symbole, 112 système, 40, 46, 47, 64, 100, 108 système d'aide, 69 système IP Office Conferencing Center, 39 système IP Office recherché, 14 système rappelle automatiquement votre poste, 106 système s'ils correspondent, 40 système téléphonique, 5, 8, 31 système téléphonique pense, 89 tableau, 74 tableau décrit, 98 Tableau des voyants d'occupation, 74, 117 tableau souligne, 7 tableaux des voyants d'occupation, 74 Taille, 115 taille des icônes des numéros abrégés, 76 tandis qu'ip Office redirige, 10 tant, 6, 10 tant qu'utilisateur, 38 tapez 123456, 28, 117 téléphone, 10, 28, 31, 42, 43, 44, 49, 50, 59, 68, 71, 73, 76, 77, 83, 89, 91, 102, 104, 110, 112, 117 téléphone appelé, 23 téléphone composé, 21 téléphone devant, 104 téléphone direct pouvant, 10 téléphone disposant d'un numéro direct, 10 téléphone distant, 10 téléphone du, 10 téléphone entrant, 17, 20, 22, 23 téléphone externe, 17, 91 téléphone interne, 34 téléphone local, 7 téléphone mains libres, 104, 110, 112 téléphone n'est saisi, 43 téléphone normal, 112 Téléphone personnel, 74, 76, 77, 79 téléphone portable, 59 téléphone portable n'est, 59 téléphone professionnel, 74, 77 téléphone répertorié, 23 téléphone reprend son numéro, 9 téléphone requis, 44, 79, 91 Téléphone s'affiche, 104 téléphone saisi, 29 téléphone sonne, 102 téléphone spécialement dédié, 113 téléphone spécifié, 5, 6 téléphones, 91 téléphones Avaya soient utilisés, 113 téléphones conviennent, 113 téléphones internes, 91 téléphones possédant des écrans appropriés, 68 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 143

Phone Manager téléphonie, 104 télétravailleur, 6, 10 telles, 10, 32 temporairement, 32 temps, 113 temps normal, 10 tension, 10 terminé l'appel, 26 terminé votre conversation, 31 terminer, 10, 113, 118 terminer l'enregistrement, 33, 64 test, 10 Testez, 44 texte, 20, 21, 22, 23, 68, 70, 73, 91 texte configuré, 18 texte d'absence, 68, 91 texte d'absence défini, 68 texte d'absence du poste, 91 texte d'absence s'affiche, 68 texte du script s'affiche, 73 texte maximum, 97 texte s'affiche, 70, 71, 91 texte saisi, 17, 20, 21, 22, 23, 29, 36 texte saisi s'affichent, 29, 36 titre, 68, 108, 109 titres, 15 titres contient, 15 titres du programme, 5 titres indique quelle version, 15 TLS, 96 tonalité, 31, 112 tonalité d'occupation, 91, 104, 109 touche, 64, 84, 101, 104, 117 touche 1, 64 touche 2, 50 touche Entrée, 26 touche F2, 34 touche Fin, 31 touche Soustraction, 37 touches, 10, 83, 101, 113, 119 toujours, 17, 26 toujours effectuer des appels sortants, 91 tous, 5, 6, 7, 15, 17, 18, 38, 39, 46, 52, 53, 57, 62, 64, 70, 79, 83, 84, 86, 91, 98, 110, 112, 117, 118 Tous contiennent des informations, 18 Tous contiennent tous des informations, 72 TOUS vos appels, 91 tout appel, 53, 58, 72, 120 tout appel annoté, 20, 21, 22, 23 Tout appel reçu, 70 tout autre utilisateur, 62 tout groupe, 51 Tout message d'accueil enregistré, 55 tout moment, 55, 61 tout nombre, 109 Tout numéro, 89 Tout numéro abrégé associé, 91 tout poste disponible du groupe, 46 tout préfixe, 10 tout utilisateur du système, 32 toute, 60 toute personne appelant votre poste, 53 Toutes, 18, 22, 23, 53, 83, 98, 107, 119 traitement, 27, 84, 113, 118 traitement des appels, 15 traitement des appels appropriés, 112 traitement jusqu'à, 118 traitement lorsque, 113 traitement n'est, 118 traitement/occupé, 18 traiter, 15, 25, 46, 107, 113 traiter vos appels, 114 traités, 25 trames, 85 transféré, 29, 32, 36, 37, 40, 49, 59, 91, 109 transféré lorsqu'il appuie, 59 Transférer, 7, 25, 34, 35, 36, 118 transférer des appels ayant obtenu, 34 transférer l'appel, 34, 35, 108 transférer l'appelant, 59 Transférer s'affiche, 34, 35, 36 transférer vos appels, 108 transférés, 59, 91, 112 Transfert, 7, 34, 35, 36, 59, 106, 117, 118, 119 transfert aux appelants, 49 transfert d'appels, 35 transfert disponibles, 59 transfert dont, 53 transmet, 10 transmis, 104 transmission des informations, 10 Travailler, 44, 46 travaillez, 9, 10, 27 troisième intervenant, 38 trouvée, 70 trouverez des informations supplémentaires, 5, 69 trouvez, 10 txt, 71 TXT contenant, 73 TXT requis, 73 type, 20, 21, 22, 23, 44, 52, 55, 79, 88, 96, 105, 111, 112 type actif du numéro, 81 Type d'affichage horaire, 83, 86 Type d'affichage horaire s'affiche, 86 type d'appel, 55 type données, 10 type interphone, 10 types, 67, 74, 91 types d'appels, 53 types d'appels suivants, 53 types d'icônes, 42 UDP, 96 unique, 5 uniquement, 34, 97 uniquement affichée, 105 uniquement aux groupes sélectionnés, 84, 117 uniquement disponible, 17, 20, 21, 24, 27, 42, 43, 52, 53, 69, 70, 73, 76, 78, 79 uniquement disponible lors d'un appel, 17 uniquement disponible lorsque, 42, 79 uniquement disponibles, 7, 26, 85, 105, 106 uniquement disponibles lorsque, 15 uniquement enregistrés, 40 uniquement pris, 7, 33 uniquement récupérer, 37 uniquement transférer, 35 uniquement utilisé lorsque vos boutons d'affichage d'appels, 91 urgence, 32 USB, 105 utile, 60 utiles, 82 utilisant, 10, 46, 73, 76 utilisant Phone Manager, 28 utilisant votre clavier, 76 utilisateur, 5, 6, 34, 36, 76, 79, 96, 97 utilisateur d'affichage d'appels, 104, 110 utilisateur des numéros abrégés s'affiche, 79 utilisateur différent, 15 utilisateur exécutant Phone Manager Pro, 5, 6 utilisateur interne, 7, 28, 74, 79, 117 utilisateur VoIP, 105 utilisateurs, 8, 53, 83, 85, 98, 105 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 144

Index utilisateurs connectés, 79 utilisateurs d'affichage d'appels, 91 utilisation domestique, 113 utilisation future, 74, 76 utilisation ultérieure, 67 utilisé, 10, 18, 40, 44, 53, 57, 72, 84, 91, 97, 113, 118 utilisé conjointement, 10 utilisé lorsque, 53, 57 utilisée, 15, 34, 60, 62, 66, 69, 85, 102, 112, 115, 118 utilisée entre des contacts internes via, 96 utilisée lorsque, 10 utilisée lorsqu'ils se trouvent, 10 utilisées, 15, 43, 60, 70, 83 utiliser, 7, 10, 14, 29, 31, 35, 39, 46, 50, 53, 60, 62, 64, 67, 77, 89, 97, 102, 113, 118 Utiliser des codes affaires, 40 utiliser entre, 88 utiliser l'application, 8 utiliser l'écran Appel, 29 utiliser l'écran Transférer, 36 utiliser l'icône, 43 Utiliser l'icône Phone Manager, 120 utiliser l'onglet Codes Affaires, 113 utiliser Phone Manager, 25, 67, 114 utiliser Phone Manager Pro, 90 utilisés, 32, 40, 46, 105, 111 Utilisez, 10, 28, 31, 53, 62, 64, 70, 83, 84, 85, 104, 110, 112, 117 utilisez des codes affaires, 91 utilisez des numéros abrégés, 44 Utilisez l'état Occupé, 113 utilisez l'icône, 62 utilisez l'option Mémoriser, 8 utilisez Phone Manager, 10, 28, 114 utilisez Phone Manager Pro, 20, 21, 23, 29, 35, 36, 42, 50, 52 utilisez tout autre code, 64 Utilisez votre combiné téléphonique, 31 utilisez votre poste IP Office, 10 utilisez votre poste IP Office ordinaire, 10 utilisez votre propre poste, 50 valeur, 85 valide, 8, 44 valider, 10 valider l'enregistrement, 64 variables, 89, 109 venez, 113 vérifier combien, 60 vérifier s'il, 34 Vérifiez, 10, 29, 49, 79 version, 5, 7, 15, 69, 83 version utilisée, 15 versions, 18, 22, 23, 83 versions différentes, 5 versions disponibles dépendent des licences saisies, 5 versions Phone Manager Pro, 20, 21, 24, 27, 42, 43, 52, 53, 70, 73, 78 versions ultérieures, 5, 10 versions ultérieures prennent, 10 vert, 120 vert lorsque, 120 verte, 79 veuillez patienter, 59 Veuillez rappeler, 68 visible, 20, 21, 22, 23, 42, 43, 86 visibles, 34, 46 Visite guidée du produit, 69 visite guidée interactive, 69 VoiceMail Pro, 50, 52 VoiceMail Pro d'ip Office, 53 Voici, 113 VoIP fonctionne uniquement, 112 voir, 8, 25, 88 Voir Connexion, 10 voir ses appels routés, 5, 6 volume des hautparleurs, 118 Volume du hautparleur, 118 Volume du microphone, 118 volume s'affiche, 112 vos appels, 68, 91 vos contacts, 102 vos haut-parleurs d'ordinateur, 26 Vos informations d'utilisateur, 50 vos listes personnelles, 62 vos options, 68 votre, 91 votre administrateur système, 8, 9, 39, 69, 118 Votre appel, 28, 34, 53, 104, 117 Votre appel d'origine, 26 votre Base, 102 votre boîte, 18, 50, 51 votre boîte vocale, 33, 49, 50, 59, 64 votre boîte vocale entendent, 53 votre boîte vocale entre, 59 votre bureau, 67, 68, 102 votre choix, 13, 62, 86, 105 votre clavier, 26, 31, 37 votre combiné téléphonique, 55 votre compte utilisateur, 40 votre configuration IP Office, 10 votre destination Renvoi, 91 votre écran, 26, 114 votre équipe, 60 votre état, 118 Votre LPD s'affiche, 62 votre LPD s'affichent, 62 votre message, 64, 68 votre message d'accueil, 55 votre message d'accueil permanent, 57 votre message d'accueil temporaire n'est, 57 votre messagerie vocale, 28, 50, 53, 55, 60, 64, 91, 106, 120 votre messagerie vocale entre, 49 votre mot, 39, 96, 102 Votre nom, 64 votre nom d'utilisateur, 8, 9 votre nouvelle, 62 votre numéro, 59, 91, 111 votre ordinateur, 18, 71, 74, 88, 102, 117 votre Phone Manager, 15 votre PIN, 44 votre poste, 8, 9, 10, 17, 18, 20, 21, 23, 49, 84, 89, 91, 104, 106, 107, 108, 111 votre poste d'origine, 91 votre poste interne, 10 votre poste interne entendent, 91 votre poste IP Office interne, 10 votre poste physique, 9 votre profil, 10, 96, 111 votre profil d'utilisateur, 10 votre propre téléphone, 37 votre répertoire local, 17, 20, 21, 22, 23 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 145

Phone Manager votre répertoire personnel, 29, 36, 70 votre saisie s'affichent, 79 votre sélection effectuée, 88 votre système, 76, 105, 106 votre système d'exploitation, 88 votre système téléphonique, 64 votre système téléphonique IP Office, 79 Votre téléphone, 8, 17, 28, 29, 39, 50, 64, 68, 84, 104, 109, 110, 112, 117 Votre téléphone externe, 91 votre téléphone même lorsque, 104 votre téléphone portable, 49, 59 Votre téléphone sonne, 26, 55, 107 votre texte d'abscence, 91 voulu, 72 Vous permet d'activer, 118 vous-même, 38 voyants d'occupation, 7, 74 WAV, 7, 71 Windows, 88 X, 89, 109 xml, 111 XP, 102 y, 8, 26, 31, 46 y compris, 111 y compris tout appel, 91 Y figurent, 17 y répondre, 10, 35 zone, 20, 21, 22, 23, 97 zone déroulante, 118 zone Détails des appels, 6 zone d'état des appels, 77 Zone d'informations, 17 zone Historique des apels, 72 zone Historique des appels, 15, 17, 24, 35, 38, 43, 44, 47, 77, 78, 79, 81, 82, 100, 120 zone Informations, 26, 31, 34, 35 zone Nom, 71 zone Numéro, 34, 35, 71, 108 zone Parquer, 32 zone vierge, 61, 62 zones, 15, 97 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 146

Les chiffres et les données de performances cités dans ce document correspondent à des mesures habituelles ; leur application à une commande ou à un contrat particulier doit au préalable faire l objet d une confirmation écrite expresse de la part d Avaya. La société se réserve le droit de modifier ou de rectifier à sa convenance le contenu de ce guide. La publication des informations de ce document n implique pas de dérogation en matière de protection des brevets ou d autres droits de propriété d Avaya ou d autres sociétés. La propriété intellectuelle inhérente à ce produit ainsi qu aux marques préalablement déposées par Lucent Technologies a été transférée ou cédée à Avaya. Toutes les marques identifiées par ou sont respectivement des marques ou des marques déposées d Avaya Inc. Toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Ce document contient des informations confidentielles d Avaya et ne doit pas être divulgué ou utilisé, excepté en respectant les accords applicables. Tout commentaire ou suggestion concernant ce document doit être adressé(e) à «wgctechpubs@avaya.com». 2007 Avaya Inc. Tous droits réservés. Avaya Unit 1, Sterling Court 15-21 Mundells Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1LZ Angleterre Tél. : +44 (0) 1707 392200 Fax : +44 (0) 1707 376933 Manuel de l utilisateur Phone Manager Page 148