Module de comparaison XLAB/BFC 1. Objectifs...2 2. Mode opératoire...3 Principe...3 Acteurs...3 Calendrier pour l exercice 2011...3 Déroulement...4 Etats...16 3. Annexes...18 DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-1 le 01/06/11
1. Objectifs La gestion budgétaire, financière et comptable du CNRS dans «BFC» a été mise en place en 2007, tout en conservant XLAB pour la gestion du laboratoire et une interface entre les 2 systèmes. Depuis 2007, une démarche a été entreprise afin d améliorer et de fiabiliser les échanges de données entre les applications BFC et XLAB. Les laboratoires ont à leur disposition, entre autre, un module déployé dans la version Xlab V9.1b août 2009 leur permettant un pointage régulier des états ECCUS issus de BFC et des exports Xlab. Le module de comparaison est intégré à XLAB. Il offre les possibilités suivantes : faciliter la vérification de cohérence et principalement des montants (notifié, engagé, réalisé et facturé) entre XLAB et BFC vérifier la présence à l identique des événements de gestion dans XLAB et BFC. Au 01/01/2011 la mise en place de V11 harmonisation des règles de gestion d XLAB, ne remet pas en cause le module et encore moins les vérifications à effectuer. Effectué de manière régulière à minima 3 fois par an et au moins les mois d octobre et novembre et au maximum tous les mois à compter de mars, ce contrôle permet de garantir le rattachement des événements et leur conformité dans les deux systèmes. Le module de comparaison permet de lister les mouvements et ainsi repérer rapidement les différences qui peuvent être : des événements de gestion non intégrés soit dans XLAB, soit dans BFC des incohérences qui, après analyse, doivent faire l objet de corrections soit dans XLAB soit dans BFC. DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-2 le 01/06/11
2. Mode opératoire Principe Durant le 1 er Week-End du mois, les états ECCU et Histo sont constitués automatiquement dans BFC et déposés sur les serveurs de la délégation «espace XLAB». Au premier lancement d XLAB qui suit le dépôt de ces états, les états ECCU_CA et ECCU_MISS et la situation XLAB sont récupérés. Ainsi, les données «XLAB et BFC» du module de comparaison sont comparables («extraction» à la même date des données présentes dans chacune des applications) quelle que soit la date à laquelle le module de comparaison est lancé. Il est recommandé d éditer un certain nombre d états XLAB et de veiller à ce que la date corresponde à celle de la comparaison (cf. & «Etats utiles») 07/03/2011 dans l exemple ci dessus. Acteurs Le module de comparaison est exécuté à la demande par le gestionnaire du laboratoire ou du service XLAB. Les gestionnaires de laboratoire et du service financier et comptable de la délégation se coordonnent pour l analyse des mouvements en différence. Des états complémentaires peuvent faciliter l analyse (cf. & «Etats»). Calendrier pour l exercice 2011 Il est établi pour chaque exercice en accord avec la Direction des systèmes d information qui est en charge des aspects techniques de constitution en masse des états et du dépôt. 05/03-02/04-07/05-04/06-02/07 06/08-03/09-01/10-05/11-03/12 Rappel : Les états «ECCUS» de BFC sont générés le 1er samedi d un mois et comprennent les données arrêtés le vendredi soir. DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-3 le 01/06/11
Déroulement Il est recommandé d effectuer, avant la mise à disposition des «ECCU» de BFC, certaines actions : Effectuer un retour, dans XLAB, des données en provenance de BFC, Rappel du chemin d accès Menu : Echanges avec la délégation Transfert Retour depuis la Délégation Lancer Intégrer les mouvements et traiter les rejets en attente ; à minima éditer la liste des mouvements à intégrer, Rappel du chemin d accès Menu : Echanges avec la délégation Intégration Facture (ou commandes) DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-4 le 01/06/11
Rappel du chemin d accès Menu : Echanges avec la délégation Rejet Facture (ou commandes ou missions ou SF) Editer l état des factures non prises en charge (soit liste des factures au statut T ou Traitement, fin d ex, Régul factures). Ces factures sont saisies dans XLAB mais pas encore prises en charge dans BFC, Rappel du chemin d accès Menu : Dépenses Factures + Critère de sélection Statut «Transmise» DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-5 le 01/06/11
Lancer une vérification de cohérence : rappel Sauvegarder la base avant Rappel du chemin d accès Dossier Administration Outils Vérification de cohérence Cliquer sur Lancer Les états des mouvements incohérents dans Xlab sont édités, il faut vérifier la cohérence des corrections proposées, puis sélectionner «NON» pour la correction automatique : aucune correction, «OUI» pour la correction automatique : les corrections sont faites. DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-6 le 01/06/11
Les saisies dans XLAB non transmises ou transmises à une date très proche de la génération des ECCU ne sont pas prises en charge dans BFC et ne sont pas éditées dans les ECCU. Ce décalage génère des différences dans les états de comparaison qui ne doivent pas être considérées comme des anomalies mais comme des événements de gestion non intégrés. Les commandes des exercices antérieures entièrement réceptionnées n ont pas été reportées dans BFC, elles n apparaissent pas dans l état. Dans l analyse des résultats, le statut (commandes, services faits et factures) est un élément de compréhension ou d explication des différences (voir bouton <Infos > dans les écrans). Rappel du chemin d accès pour éditer les commandes selon leur statut Editer l état des commandes au statut «enregistrée» Editer l état des commandes au statut «complète» DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-7 le 01/06/11
Editer l état des commandes au statut «Rejetée» Conseil pour repérer une Commande Xlab non transformée en commande dans BFC La commande L42719 est au statut «transmise» mais n a pas été transformée en commande dans BFC : sans numéro de Cde BFC et un numéro de DA (Demande d achat) voir avec le gestionnaire de la DR. DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-8 le 01/06/11
Différences Détectées Module de comparaison XLAB/BFC 1 - Commande d achat dans XLAB Commentaires ou actions possibles Commandes soldées dans XLAB sur l exercice n-1 et reportées dans BFC le positionnement du solde n a pas été pris en compte dans BFC (soit pour des raisons techniques, soit parce que la commande est en attente d intégration) Exemple : commande soldée dans XLAB entre le dernier transfert et la reprise des échanges Colonne «Solde BFC» vide Solder la commande dans XLAB, Envoyer vers BFC Colonne «Solde BFC» renseignée Pas d anomalie. Ne pas tenir compte du montant indiqué dans la colonne «MTcommandé BFC» présent dans les états jusqu au prochain exercice. Particularité : en 2011, les commandes non soldées dans BFC ont été envoyées par le flux d INIT des exercices 2010 et 2009) 2 - Commandes d achat absentes de BFC Commande d achat standard XLAB saisie sur l exercice n-1 dont les services faits ont également été saisis, en totalité, sur l exercice n-1 partiellement ou pas du tout facturés, en 2011 commande envoyée dans le flux INIT. Astuce : Pour les identifier facilement repérer le dernier numéro de commande de l exercice précédent Dans BFC, la commande est rattachée à l exercice n-1. C est la raison pour laquelle elle n apparaît pas dans les ECCU de l exercice n Pas d anomalie DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-9 le 01/06/11
Différences Détectées Commentaires ou actions possibles Commande d achat XLAB restée au statut Demande d Achat et non transformée en commande dans BFC rappel : dans BFC une commande commence par le numéro 2, et une demande d achat commence par le numéro 1 Colonne «solde XLAB» et «solde BFC» renseignées. Pas d anomalies Colonne «solde XLAB» et «solde BFC» vide : Vérifier que le fournisseur soit valide dans COUGAR. L identifiant saisi dans Xlab doit être : - le numéro Siret exact pour un fournisseur français, - le numéro de TVA intracommunautaire exact pour un fournisseur CEE, - le numéro BFC exact comme renseigné dans COUGAR pour les fournisseurs étrangers. - Le code division exact pour un laboratoire CNRS Après ces vérifications, contacter le gestionnaire en délégation pour identifier et traiter le problème. Les demandes d achats non transformées en commande dans BFC se trouvent aussi sur l état HISTO DAX. Vérifier le statut de la commande (statut E, C la commande n a pas été transmise ou a été rejetée et le rejet n a pas été traité). Faire une Extraction/Transmission ou traiter le rejet DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-10 le 01/06/11
Différences Détectées 3 - Ecarts sur Services Faits Commentaires ou actions possibles Sur une même commande, présence d une ligne de service fait sur l exercice n-1 et une ligne de service fait sur l exercice n. Pas d anomalie Sur une commande, si le montant facturé est modifié dans BFC, un écart est possible tant que la facture n est pas retournée par BFC (devises, régularisation, ). Pas d anomalie, la facture n est pas encore intégrée dans XLAB. Ecart sur arrondi (remise). Pas d anomalie DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-11 le 01/06/11
Différences Détectées Commentaires ou actions possibles 4 - Ecarts sur Facturés Facture en attente de prise en charge dans BFC ou en attente d intégration dans XLAB. Pas d anomalie mais il faut Intégrer les mouvements en attente Service fait saisi sur l exercice n-1, facture XLAB saisie sur l exercice n. Dans BFC, cette facture est rattachée au service fait comptabilisé sur l exercice n-1 et n'apparaîtra pas dans les ECCU de l exercice n d où écart sur facturé Pas d anomalie Remarque: Le solde peut apparaître avant le montant facturé BFC. 5 - Ecarts sur Solde Facture en création dans BFC (service facturier), lors de l intégration dans XLAB avec Solde, la commande passe au statut A Retransmettre. Pas d anomalie Cet écart disparaîtra à la prise en compte du solde dans BFC DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-12 le 01/06/11
Différences Détectées 6 - Commandes de mission absentes d XLAB Commentaires ou actions possibles Conseil d utilisation : Pour une meilleure compréhension de l état, nous vous conseillons de traiter séparément les commandes de mission absentes et les écarts sur commande de mission. Remarque : les colonnes «Ecart sur Engagé» et «Ecart sur facturé» ne peuvent pas être renseignées Mission supprimée d XLAB et dont le transfert vers BFC ne s est pas effectué correctement. Contacter le gestionnaire en délégation Mission facturée à zéro dans XLAB sur l exercice n-1, non reportée dans XLAB et non liquidée dans BFC. (Pas possible en 2010 flux d init) Contacter le gestionnaire en délégation 7 - Commandes de mission absentes de BFC Mission liquidée à zéro dans BFC. Pas d anomalie si le montant facturé XLAB est égal à 0. Dans le cas contraire, il faut saisir dans XLAB une facture de mission remisée à 100 % et renseigner la date de prise en charge DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-13 le 01/06/11
Différences Détectées Commentaires ou actions possibles Mission rejetée et non intégrée. Pas d anomalie, il faut Intégrer les mouvements en attente Mission transmise non soldée et non facturée dans XLAB. Pas arrivée dans BFC (voir statut) Mission saisie trop près de la date de mise à disposition des ECCU Vérifier d abord le statut puis contacter le gestionnaire en délégation Contacter le gestionnaire en délégation pour vérifier si la mission n a pas été liquidée sur l exercice antérieur (dans ce cas, la mission n apparaît pas dans les ECCU) 8 - Ecarts sur Engagés Dûs au calcul des kilomètres Dûs au taux des Indemnités journalières pour les missions à l étranger Les kilomètres sont calculés au niveau national dans BFC et au niveau du laboratoire dans XLAB ; Cet écart se résorbe lors de la liquidation de la mission. La table des devises peut être différente dans Xlab et dans BFC. Pour éviter ces écarts pensez à effectuer des retours réguliers. Pas d anomalie, la différence se résorbe à la liquidation de la facture. DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-14 le 01/06/11
Différences Détectées Commentaires ou actions possibles Cas particulier année 2011 Missions saisies en V10 après le dernier transfert pour lesquelles la procédure de la mission forfaitaire n a pas été suivie Pas d anomalie, la différence se résorbe à la liquidation de la facture. 9 - Ecarts sur Facturés Facture en attente d intégration dans XLAB Pas d anomalie, il faut Intégrer les mouvements en attente DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-15 le 01/06/11
Etats Les ECCU (Etats de Consommation de Crédit des Unités) - développés à la demande des laboratoires pour faciliter le suivi de gestion avec BFC - sont constitués de 3 états synthétiques (commandes et factures, missions et engagements individuels) de même format que l état XLAB /Traitements/Etats divers/ Récapitulatif COM/FAC par nature pour permettre un premier rapprochement avec ce dernier. Pour une analyse plus complète sur les montants disponibles, il faut s appuyer sur l historique laboratoire «relevé de compte du budget» (HISTO_BUD_ n DR_n division). Un manuel utilisateur qui accompagne ces ECCU est disponible sur le portail BFC http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm Ils sont mis à disposition sous deux formats PDF et CSV (Excel) à l ensemble des délégations et des laboratoires avec les historiques laboratoires et selon le même circuit que les huit états des historiques laboratoires. Les états «ECCU» et «historiques laboratoires» sont générés au format PDF et CSV mensuellement (tous les premiers week-ends de chaque mois). Il est recommandé d éditer les états XLAB, autres que les états de comparaison, à la même date que la mise à disposition des ECCU. Le module de comparaison intégré à XLAB (Traitements/Etats divers/ Comparaison XLAB BFC..) est utilisable uniquement sur les états ECCU.csv pour les missions et les commandes d achat. Il est également possible de comparer les notifications XLAB et BFC avec l ECCU-MEP (Mise en place des crédits) et l état XLAB Notifications par organisme Traitements/Etats divers/notifications par organisme (BFC_3) Les ECCU sont des états synthétiques complémentaires des historiques laboratoires. En cas de différence constatée entre XLAB et BFC après pointage à partir des ECCU, il est toujours possible de se référer aux états détaillés des historiques laboratoires. Etat récapitulatif des commandes d achat et des factures (ECCU-CA) * les montants commandés : les commandes 2010 entièrement réceptionnées n ont pas été reportées dans BFC, donc, n apparaissent pas dans l état. Seules les factures sont présentes et portent la mention Commande XLAB LXXXXX non totalement reportée dans BFC DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-16 le 01/06/11
* les montants facturés : les factures non encore prises en charge (préenregistrées dans BFC) ne sont pas présentes sur l état. * le montant des services faits : pour une commande soldée le montant des services faits et le facturé doivent être identiques. Il est impossible d avoir de discordance puisque le contrôle sur les quantités a été mis en œuvre au solde de la commande. * l indicateur de solde : il est mentionné si la quantité commandée a été entièrement réceptionnée et si le laboratoire a soldé la commande. Si ces deux conditions ne sont pas remplies, c est un indicateur de discordance. Etat récapitulatif des déplacements (ECCU-MISS) * missions avec frais liquidées à zéro dans XLAB et missions annulées dans BFC : n apparaissent pas dans l état. * ordres de mission permanents avec missions déjà réalisées : plusieurs lignes (FAC) apparaissent avec le même n de mission XLAB. Etat récapitulatif des engagements individuels et des liquidations de personnel Dans BFC, il y a un engagement individuel pour toute la durée du contrat, sur 12 mois maximum. Les liquidations de rémunération de personnel associées sont cumulées. DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-17 le 01/06/11
3. Annexes Exemple 1: Comment identifier les «Commande d achat XLAB restée au statut Demande d Achat et non transformée en commande dans BFC»? Rappel : dans BFC une commande commence par le numéro 2, et une demande d achat commence par le numéro 1 Etat de l outil de comparaison HISTO DAX Attention : Pour l état comparaison Xlab, difficulté en cours de résolution, dans la colonne DA avec un numéro commençant par 2 pour les commandes BFC et 1 pour les DA non transformées DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-18 le 01/06/11
Exemple 2 : Comment identifier «sur une même commande, présence d une ligne de service fait sur l'exercice n-1 et une ligne de service fait sur l'exercice n»? Attention : distinction entre la date de la saisie du Service Fait et la date du service fait renseignée dans XLAB Sur l'état de comparaison : La colonne Mt commandé XLAB correspond au montant commandé 2010 moins le montant facturé 2010 La colonne Mt commandé BFC correspond au montant commandé 2010 moins le montant des Services Faits saisis en 2010 La colonne Mt service fait XLAB correspond au montant du service fait saisi en 2011 mais daté de 2010 La colonne Mt service fait BFC correspond au montant du service fait saisi en 2011 mais daté de 2010 La colonne Mt facturé XLAB correspond au montant facturé saisi en 2011 (date de la facture 2010) La colonne Mt facturé BFC est vide. DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-19 le 01/06/11
Commande L46888 DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-20 le 01/06/11
DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-21 le 01/06/11
Commande 46906 : DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-22 le 01/06/11
DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-23 le 01/06/11
Cas particulier : L46555 : commande 2010, SF en 2010 pour 393.12 et SF en 2011 pour 977.76. Facture en 2010 pour 393.12 et facture en 2011 pour 977.76. Cette commande n apparait pas dans l état de comparaison.* DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-24 le 01/06/11
DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-25 le 01/06/11
Exemple 3 : Comment identifier les «Missions liquidées à zéro dans BFC»? Ci-dessous, champ «Montant facturé Xlab» 0,00 sont celles pour lesquelles le labo a saisi une mission remisée à 100 % et qui apparaissent «Absentes dans BFC» Exemple 4 : Comment identifier les «Mission transmise non soldée et non facturée dans XLAB»? Ci-dessus, Champ «Montant facturé Xlab» vide sont soit des missions qui ne sont jamais arrivées dans BFC ou qui ont été rejetées. DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-26 le 01/06/11
Comment accéder à Cougar (Comparateur de prix et Recherche des fournisseurs BFC) http://www.dgdr.cnrs.fr/default.htm DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-27 le 01/06/11
DCIF CA2FC et représentants de délégations et laboratoires - version 03-28 le 01/06/11