Guide de l utilisateur Éditeurs Système de gestion des droits de reproduction en ligne de Copibec
Table des matières Introduction 5 Compte 6 Inscription d un nouveau compte 6 Gestion des comptes 12 Répertoire 18 Rechercher des documents 19 Ajouter des documents 21 3
Bienvenue dans Savia, le nouveau système de gestion des droits de reproduction en ligne de Copibec. Ce guide vous aidera à utiliser les fonctionnalités de ce système amélioré. Vous trouverez en bleu les principales modifications apportées par rapport à l ancien système, nommé DCF-Web. À partir de la page d accueil, cliquez sur Accéder à mon compte. Les deux parties de votre compte en ligne se définissent comme suit : Compte : Accès à votre compte d éditeur (vos coordonnées, vos utilisateurs, vos redevances); Répertoire : Accès à vos documents (livres, revues, journaux, périodiques, cédéroms, etc.) inscrits au répertoire de Copibec. 5
Compte Un éditeur détient un compte sur Savia. À ce compte peuvent se greffer un ou plusieurs comptes d utilisateur. Si vous utilisiez déjà le système en ligne de Copibec, les informations sur l éditeur et sur votre compte d utilisateur ont été migrées dans Savia et vous n avez pas besoin de créer un compte. Vous aurez accès à Savia à partir de votre adresse de courriel. Inscription d un nouveau compte Un éditeur désirant inscrire un compte sur le site de Copibec doit passer par «Accéder à mon compte» en haut à droite sur la page d accueil. Cliquez ensuite sur le lien Complétez une demande d inscription. 6
L inscription d un nouveau compte se fait en 5 étapes : Identification de l utilisateur (compte personnel de l utilisateur du site) Identification du compte (compte éditeur) Coordonnées du compte Révision des informations Conditions Le compte d un éditeur comportera un ou plusieurs utilisateurs, c est-à-dire des personnes, identifiées par leur courriel (unique dans le système) et leur numéro de téléphone, dont on a les coordonnées et qui pourront exercer des actions sur le compte d éditeur. La première personne créant un dossier d utilisateur aura la fonction d administrateur du compte éditeur. D autres utilisateurs pourront être créés à partir du compte administrateur. Ce dernier leur fournira ensuite les accès qu il considère nécessaires, qui peuvent être de très limités à équivalents au compte administrateur. Lors d une inscription, nous demandons d abord d identifier l utilisateur, puis celui-ci devra créer un nouveau compte d éditeur. Nouveauté de Savia : des boutons au bas de l écran permettent de naviguer d une étape à l autre de l inscription. 7
Étape 1 : Identification de l utilisateur L adresse de courriel devient maintenant l identifiant du compte d utilisateur : il remplace le code d utilisateur. L identification de base se fait à l aide de 5 informations obligatoires : l adresse de courriel, le prénom, le nom, le numéro de téléphone et le type d utilisateur. Des bulles d aide donnent de l information supplémentaire lorsqu on glisse le curseur sur le point d interrogation. 8
Étape 2 : Identification du compte L éditeur doit d abord déterminer s il s inscrit comme personne physique ou personne morale. S il publie à compte d auteur, un individu peut créer un compte d éditeur et choisir l option personne physique. Les informations qui lui seront demandées seront son numéro d assurance sociale, nécessaire pour pouvoir lui émettre des chèques et des relevés pour l impôt, ainsi qu un ou plusieurs numéros d éditeur. Veuillez noter que l identification d un numéro d éditeur n est pas obligatoire lors du processus d inscription. Si l éditeur est un organisme ou une entreprise, l utilisateur qui s inscrit choisira l option personne morale et devra fournir sa raison sociale et au moins un numéro d entreprise : celui du Québec (9 chiffres) ou celui du Canada (10 chiffres). Au bas de la page, il pourra ajouter un ou plusieurs numéros d éditeur s il y a lieu. 9
Le numéro d éditeur est soit un préfixe ISBN, soit un préfixe ISMN. Le préfixe ISBN est un identifiant de longueur variable attribué à un éditeur de livres. (Par exemple, les préfixes 978-2-551 et 978-2-922258 sont des préfixes d éditeurs québécois.) L attribution de ces numéros est gérée, au Québec, par Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Le préfixe ISMN se compose de la lettre M suivie d un nombre variable de chiffres et est utilisé pour identifier un éditeur d œuvres musicales (partitions, anthologies, livres de chansons populaires, publications musicales en braille, en microfiches ou en ligne, etc.). Le numéro ISMN, tout comme le numéro ISBN, est composé d un préfixe éditeur, d un identifiant de document et d un chiffre de contrôle. Par exemple, dans le numéro M-53001-001-3, le préfixe de l éditeur est M-53001. Une personne désirant s inscrire comme nouvel éditeur pourrait voir ce message apparaître : 10
Cela signifie que le système a reconnu un numéro d entreprise qui est déjà dûment enregistrée chez Copibec. S il ne s agit pas d une erreur et que vous désirez créer un compte d utilisateur pour un éditeur déjà inscrit, cliquez sur Vous enregistrer comme utilisateur. L administrateur du compte éditeur pourra ensuite valider l inscription : Vous pouvez cliquer sur Modifier les informations saisies pour corriger le ou les numéros erronés, s il y a lieu. Vous pouvez aussi cliquer sur Quitter le processus d inscription s il n y a pas d erreur dans les numéros et que vous préférez vous informer auprès des responsables de votre entreprise ou auprès de Copibec à propos d une inscription antérieure. Étape 3. Coordonnées du compte La troisième étape consiste à entrer les coordonnées de l individu s inscrivant comme éditeur ou de la personne morale désignée comme éditeur. L adresse complète et le numéro de téléphone sont des informations obligatoires. Étape 4. Révision des informations L éditeur a accès, à l étape 4, au résumé des informations qu il a entrées dans les trois premières étapes. Il lui est permis d effectuer des modifications sur n importe laquelle des informations fournies. Étape 5. Conditions Le texte présenté à l étape 5 énumère les conditions d utilisation du site de Copibec. L éditeur doit accepter les conditions afin de pouvoir utiliser le site. S il les refuse, le système mettra fin au processus d inscription et les informations ne seront pas sauvegardées. 11
En cliquant sur soumettre, une confirmation de l inscription apparaît : Un courriel est ensuite envoyé à l utilisateur qui vient de créer un compte éditeur, et qui devra activer ce compte en cliquant sur le lien url. Ceci permet d authentifier l adresse de courriel ayant servi à l inscription. La validité d une adresse de courriel est primordiale car cette dernière permettra à l utilisateur d accéder aux services de Copibec et sera notre principal moyen de communication avec lui. En cliquant sur le lien, vous serez invité à choisir un mot de passe. Gestion des comptes Compte d utilisateur (mon profil) Pour consulter ou modifier votre propre compte d utilisateur, cliquez sur Mon profil, en haut à droite. Les utilisateurs qui ont les permissions requises peuvent modifier les informations personnelles, de même que leur adresse de courriel et leur mot de passe, via le menu de gauche. Ils ne peuvent toutefois modifier les permissions accordées. 12
Sous le nom de l utilisateur en ligne se trouvent 4 choix : Profil Il s agit de votre profil d utilisateur, tel que défini ci-dessus. Réinitialiser le mot de passe Permet de choisir un nouveau mot de passe. Celui-ci doit contenir un minimum de 6 caractères, dont au moins un chiffre. Modifier le courriel Si vous avez changé d adresse de courriel, veuillez effectuer la modification à cet endroit. Le courriel est l identifiant de votre compte d utilisateur. Si votre ancienne adresse de courriel est aussi celle enregistrée pour le compte d éditeur, il vous faudra aussi la modifier à cet endroit, car il s agira de notre principal moyen de communication avec vous. Compte Permet d accéder au compte d éditeur. Compte de l éditeur Dans le menu de gauche, sous le mot COMPTE, se trouve le nom du compte éditeur. Sous ce nom, dépendamment des permissions qui vous sont conférées, d un à trois choix s offrent à vous, en terme de consultation et/ou gestion du compte d éditeur. Cliquez sur le nom de l éditeur (en orangé) si les choix ne sont pas affichés. 13
Profil Donne accès aux coordonnées de l individu inscrit comme éditeur, ainsi qu à son numéro d assurance sociale. Dans le cas d une personne morale, ce sont la raison sociale et les numéros d entreprise qui apparaissent. Donne aussi accès aux numéros d éditeur (il est possible d en soumettre à Copibec en cliquant sur Ajouter un numéro d éditeur) ainsi qu aux coordonnées du compte. Les informations contenues dans les cases qui ne sont pas grisées peuvent être modifiées par l utilisateur. Utilisateurs Présente la liste des utilisateurs associés au compte éditeur. Les deux colonnes de droite indiquent si l utilisateur est administrateur du compte et s il est actif. L icône à l effigie d un crayon, à gauche, permet d accéder au profil de cet utilisateur et d y faire les modifications souhaitées, soit sur ses informations personnelles, soit ses préférences, soit ses permissions. Pour désactiver l utilisateur, il suffit de cliquer sur Désactiver, en haut à droite. Un lien, en haut à droite, permet d ajouter un utilisateur. Un administrateur du compte éditeur qui désire donner l accès à son compte à une autre personne peut maintenant ajouter un nouvel utilisateur. 14
Pour créer son profil, l administrateur devra obligatoirement entrer une adresse de courriel valide, le nom et le prénom de la personne ainsi que son numéro de téléphone. Il peut aussi ajouter un numéro de téléphone secondaire. L administrateur devra par la suite enregistrer ses préférences (langue de communication et inscription au bulletin électronique de Copibec) et décider des permissions qu il lui accordera. 15
Détails des permissions : 1) Administration Cette case cochée donne au nouvel utilisateur tous les droits de consultation et de gestion du compte éditeur. L utilisateur peut voir et modifier les données du compte et des autres utilisateurs, peut visionner les chèques qui ont été émis à l éditeur, et peut consulter et inscrire et approuver des titres au nom de l éditeur. 2) Compte Ces types de permissions concernent le compte d éditeur. Si la case «gestion» est cochée, la case «consultation» est aussi cochée par défaut, et l utilisateur pourra accéder aux données du compte éditeur, et les modifier. On peut aussi choisir de ne donner que la possibilité de consulter le compte, sans pouvoir y apporter de changements. Si aucune case n est cochée, l utilisateur ne verra pas les informations du compte éditeur. 3) Comptabilité/Chèques Cette case cochée permet la consultation des chèques de redevances émis à l éditeur. 4) Document Un accès partiel aux documents permet de voir la liste des documents (livres, périodiques, œuvres dramatiques, etc.) publiés par l éditeur. Une description bibliographique des documents est donnée, en plus du nom du ou des auteurs. Une consultation complète permet également de voir les pourcentages de distribution des redevances. On peut aussi donner la possibilité, à un utilisateur, d inscrire des titres au nom de l éditeur. L utilisateur doit être en mesure de fournir toutes les informations nécessaires pour l inscription complète d une œuvre à soumettre au répertoire de Copibec. Veuillez noter que si la gestion des inscriptions est accordée à un utilisateur, celui-ci a automatiquement les droits de consultation complète des titres inscrits au répertoire. 16
Enfin, on peut lui laisser le droit d approuver un document qui a été soumis à l éditeur par Copibec, par exemple un titre qui est apparu dans des déclarations de reproduction et pour lequel nous avons besoin de connaître le nom de l auteur ou le pourcentage de distribution des redevances. Il sera possible d approuver les informations telles quelles ou de remettre le document en création. Si au moins une des cases «Approbation» et «Inscription» est cochée, la case «Consultation complète» l est aussi par défaut. Une fois les informations enregistrées, l administrateur pourra activer le nouveau profil d utilisateur à l aide du lien Activer, en haut à droite. L utilisateur recevra un courriel et devra activer son compte en cliquant sur le lien url. C est à ce moment-là qu il doit choisir un mot de passe lui permettant d utiliser les services de Copibec. Un administrateur qui active le compte d un nouvel utilisateur n a pas besoin de cliquer sur le lien «Réinitialiser le mot de passe» apparaissant dans le menu de gauche. Cette fonction ne sert que s il a été avisé par l utilisateur que ce dernier a oublié ou égaré son mot de passe. Lors de l activation du compte, un courriel est déjà envoyé de façon automatique. Mes redevances Ce lien permet d afficher la liste des chèques de redevances émis à l éditeur par Copibec. Il est possible de faire une recherche parmi les chèques ou de filtrer les résultats en cliquant sur «Afficher les filtres de recherche». Les résultats affichés comprennent le numéro du chèque, son montant, son statut, sa date d émission, le numéro du lot de chèques et sa date d encaissement. L icône à gauche permet d accéder aux détails des redevances payées tels qu ils apparaissaient sur le chèque et le talon l accompagnant. 17
Répertoire Cette section de Savia permet d effectuer une recherche dans la liste de vos documents, et d en créer de nouveaux. 18
Rechercher des documents En cliquant sur RÉPERTOIRE, une liste exhaustive de vos publications apparaît dans le tableau de droite. Afin d effectuer une recherche parmi ces résultats, cliquez sur Afficher les filtres de recherche. Différents critères vous permettent d affiner votre recherche. En cochant la case «Résultats en format détaillé», une présentation plus complète des titres s affichera. 19
En tout temps, il est possible de créer un tableau Excel contenant les résultats de votre recherche, en cliquant sur la disquette en-dessous des résultats. Le menu de gauche vous permet également de restreindre votre sélection aux documents approuvés, aux documents en création, aux documents soumis à Copibec ou à ceux que vous devez approuver. Documents approuvés : documents dûment inscrits au répertoire de Copibec, admissibles aux paiements de redevances. Les informations enregistrées pour ces documents ne sont plus modifiables par l éditeur. Documents en création : documents qui n ont pas encore été soumis à Copibec. Cliquez sur l icône crayon pour entrer dans le dossier et compléter la saisie des informations, puis cliquez sur Soumettre à Copibec. Documents soumis à Copibec : documents en attente de validation de la part de Copibec. Documents à approuver : documents qui vous ont été soumis par Copibec et qui demandent à être complétés. Ce sont des documents qui soit ont été créés par leur auteur soit qui ont été déclarés comme reproduits par un usager d œuvres et qui attendent d être complétés pour que les redevances soient distribuées. Vous pouvez cliquer sur Approuver si les informations fournies sont exactes et complètes, ou cliquer sur Remettre en création pour effectuer les modifications nécessaires et ensuite soumettre le document à Copibec. N.-B. Pour tout document incomplet, vous pouvez cliquer sur «Afficher les informations sur les champs incomplets» pour identifier les cases ou onglets à remplir. 20
Ajouter des documents Cette fonction permet d ajouter un titre au répertoire de Copibec. Selon le type de document inscrit, différentes informations sont obligatoires pour qu il soit «complet» et prêt à être soumis à Copibec. Pour qu un livre, une œuvre dramatique ou une partition musicale puissent être enregistrées, le numéro d éditeur (préfixe ISBN ou ISMN) doit figurer dans le compte de l éditeur et avoir été approuvé par Copibec. Pour inscrire un périodique, veuillez contacter Copibec. Un livre complet comportera toutes ces données : Titre ISBN et ISBN/13* Nombre de pages Année de publication Médium Au moins un auteur (sauf pour les titres payables à 100 % éditeur) Pourcentages de répartition des redevances aux ayants droit Une partition musicale complète comportera ces données : Titre ISBN ou ISMN* Nombre de pages Année de publication Médium Au moins un auteur (sauf pour les titres payables à 100 % éditeur) Pourcentages de répartition des redevances aux ayants droit Une œuvre dramatique numérisée complète comportera ces données : Titre ISBN et ISBN 13* Nombre de pages Nombre de personnages Année de numérisation Longueur Type d œuvre Pays de publication et province si le pays est Canada Au moins un auteur (sauf pour les titres payables à 100 % éditeur) Pourcentages de répartition des redevances aux ayants droit * Les livres publiés avant le 1 er janvier 2007 portaient un numéro ISBN comptant 10 symboles (chiffres ou lettre X). Depuis, les numéros ISBN comptent 13 symboles. On a ajouté les chiffres 978 ou 979 au début des numéros ISBN traditionnels en plus de modifier le tout dernier symbole. Chaque ISBN/10 a son ISBN/13 équivalent et vice-versa. Dans l application Savia de Copibec, vous pourrez en tout temps saisir l un des deux ISBN, qui sera converti automatiquement en son équivalent à 10 ou à 13 symboles. 21
Pour chacun des types d œuvre, trois onglets sont à compléter soit «Informations bibliographiques», «Auteur(s)» et «Ayant(s) droit». 1. Informations bibliographiques Données descriptives de l œuvre. Certaines informations, telles que le nombre total de pages et l année de publication, étant primordiales dans le calcul des limites de reproduction et dans les critères établis pour les paiements de type forfaitaire, doivent être inscrites pour qu un document soit jugé complet. D autres informations, comme le nom de la collection ou la catégorie de l œuvre, ne sont pas obligatoires mais peuvent vous être utiles. Vous devez cocher la case appropriée si l œuvre est du domaine public, si elle est épuisée ou si elle inclut du matériel vendu avec une licence de reproduction. 22
2. Auteur(s) ou Collaborateurs Cet onglet permet d ajouter des auteurs à un document. Pour tous les titres de type livre, partition musicale ou œuvre dramatique numérisée, et pour lesquels l éditeur ne reçoit pas la totalité des droits, il faut au moins un auteur. Vous devez inscrire tous les auteurs qui sont titulaires de droit, vous pouvez également inscrire des auteurs dans cet onglet même s ils ne possèdent pas les droits de reproduction. Dans l onglet «Auteur(s)», cliquez sur «Ajouter un auteur». Dans la nouvelle fenêtre, entrez quelques caractères dans la case «Auteur/collaborateur» afin d effectuer une recherche parmi les auteurs faisant partie de votre banque d auteurs. Sélectionnez l auteur désiré. Si son nom n est pas affiché, cliquez sur Ajouter un auteur / collaborateur afin de lui créer une fiche. S il s agit d une personne physique, inscrivez un maximum d informations dans les champs vides. Les informations obligatoires sont le prénom et le nom de l auteur, et son rôle. S il s agit d une personne morale, la raison sociale et le rôle de l auteur sont obligatoires. Cliquez ensuite sur Créer. Il est préférable de créer le compte au nom de la personne physique, Copibec s assurera que les redevances soient versées au bon ayant droit. Une fois l auteur l identifié, sélectionnez son rôle dans le menu déroulant (adaptateur, anthologiste, écrivain, etc.), puis cliquez sur Ajouter. Le nom de l auteur apparaîtra dans l onglet. Pour effectuer une modification du rôle de l auteur, cliquez sur l icône crayon. Une courte bibliographie sera présentée et il sera possible d aller chercher un rôle différent dans un menu déroulant, puis d enregistrer. Pour supprimer un auteur, cliquez sur la croix rouge à droite de l écran. Enfin, pour remplacer un auteur par un autre, il sera nécessaire de supprimer l auteur déjà inscrit et d ajouter le nouveau. 23
3. Ayant(s) droit Cet onglet concerne la répartition des droits de reproduction sur support papier et sur support numérique. Certaines règles précises s appliquent quant au prorata de distribution des redevances selon le type d œuvre inscrit (anthologie, traduction, adaptation, coédition, etc.). Assurez-vous de respecter les règles décrites ci-dessous. Anthologie L anthologiste reçoit toujours la moitié (50 %) de la part auteur. Lorsque l anthologie regroupe les textes de 10 auteurs et moins (sans tenir compte de l anthologiste), la moitié de la part auteur (50 %) est divisée entre les auteurs. Lorsque l anthologie regroupe les textes de plus de dix auteurs (sans tenir compte de l anthologiste), l éditeur doit cocher Plus de dix auteurs dans l onglet «Auteur(s)». Dans un tel cas, seul l anthologiste ou les anthologistes apparaissent comme ayant(s) droit de la part auteur, la moitié de la part auteur des redevances est, le cas échéant, mise en réserve et utilisée à des fins de paiements de type général forfaitaire. Adaptation L adaptateur reçoit toujours la moitié (50 %) de la part auteur. Coédition Attention Le titre doit être inscrit par l éditeur québécois de l œuvre, avec l ISBN qui correspond à la maison d édition québécoise. L éditeur doit s assurer d être titulaire des droits de reproduction sur l œuvre et sera responsable, le cas échéant, de faire parvenir à son coéditeur la part qui lui revient relativement aux redevances versées par Copibec. Musique Un compositeur de musique ou de paroles de chansons est considéré de la même façon qu un auteur de textes. Traduction L auteur de l œuvre originale et le traducteur reçoivent chacun 50 % de la part auteur. Lorsque l auteur de l œuvre originale est du domaine public (auteur décédé depuis plus de 50 ans), la moitié de la part auteur des redevances est, le cas échéant, mise en réserve et utilisée à des fins de paiements de type général forfaitaire. Cet auteur doit donc être inscrit. Attention Les traducteurs payés à forfait et qui, selon le contrat d édition, ne touchent pas de redevances pour la reproduction de l œuvre ne doivent pas être inscrits dans la section réservée aux ayants droit de l œuvre. La part auteur du traducteur est alors versée à l éditeur, celui-ci devant s inscrire comme ayant droit de la part auteur réservée au traducteur. Le prorata de distribution des redevances sera alors de 75 % éditeur, 25 % auteur, l éditeur recevant la part du traducteur. Toutefois, le nom et le rôle du traducteur peuvent être ajoutés dans la section «auteur(s)». 24
Si les titulaires des droits sur l œuvre ont été enregistrés lors des étapes précédentes (éditeur et/ou auteur), cliquez sur «Générer les A.D. par défaut». Une fenêtre s ouvrira dans laquelle vous pourrez sélectionner le prorata de distribution de redevances pour la reproduction sur support papier et sur support numérique. Une fois les choix établis, cliquez sur Générer. Le système effectuera un calcul des pourcentages de distribution selon les prorata choisis et selon le nombre de collaborateurs inscrits. Par exemple, si le document compte deux auteurs, la fonction «Générer les ayants droit par défaut» attribuera 50 % des droits à l éditeur et la part auteur sera divisée également entre les deux auteurs, qui recevront 25 % des redevances. Si votre contrat stipule plutôt que l un des auteurs doit recevoir 30 % et l autre 20 %, le changement peut être effectué en cliquant sur l icône crayon à côté de chacun des auteurs afin de modifier le prorata. N.-B. La somme des pourcentages pour chacun des supports de reproduction doit être de 100 %, sans quoi le document ne sera pas complet et ne pourra être soumis à l approbation de Copibec. 25
Une fois les trois onglets complétés, cliquez sur Enregistrer. Au haut de la page, un message vous indiquera si le document est bel et bien complet ou s il est incomplet. Cliquez sur Afficher les informations sur les champs incomplets pour identifier les cases ou onglets à remplir, au cas où les informations seraient incomplètes. Si le document est complet, vous pouvez le soumettre à Copibec. À moins qu il ne nécessite une validation de la part de Copibec, votre document complet sera automatiquement approuvé. 26
606, rue Cathcart, bureau 810 Montréal (Québec) H3B 1K9 Téléphone : 514 288-1664 ou 1 800 717-2022 Télécopieur : 514 288-1669 www.copibec.qc.ca Pour obtenir de l information : com@copibec.qc.ca Conception graphique : www.oblik.ca