Tutoriel Atout Facture 14/01/2015 Codelpi
Sommaire Le menu... 3 Menu gauche... 3 Menu haut-droit... 4 Tableau de bord... 5 Les clients... 8 Créer un client... 8 Modifier un client... 9 Ses adresses... 9 Ses pièces... 9 Les employés... 10 Les produits... 11 Votre agenda... 13 Les factures/devis... 15 Modifier la numérotation... 15 Créer une pièce... 16 Visualiser une pièce... 18 Encaisser une facture... 19 Les règlements... 20 Les actions... 25 Nouvelle action... 25 Modifier les liste déroulantes... 27 Alerte et rappel... 28 Créer un rappel... 28 Voir la liste des rappels... 29 Gestion des mails... 30 Créer un mail type... 30 Envoyer un mail... 31 Si vous cochez alors la PJ ne sera pas supprimer et sera envoyé à chaque mail dans le cas contraire dès que vous fermerez la fenêtre la PJ disparaîtra.... 32 Gérer les pièces jointes... 32
Le menu Menu gauche Accès au tableau de bord Gestion des familles et des produits Gestion des clients Gestion des employés Accès à l agenda Accès au module de facturation. Création, édition des factures. Visualisation de la TVA. Gestion des règlements Gestion de la relation client Gestion des rappels
Menu haut-droit Edition de la synthèse financière Accès au gestionnaire de document Accès aux mails Accès à vos préférences Se déconnecter de l application
Les utilisateurs Dans le menu du haut, cliquez sur Préférences puis Utilisateurs secondaires Dans cette nouvelle page, cliquez sur fenêtre permettant la création d un nouvel utilisateur. pour ouvrir une nouvelle Modifier le pseudo et mot de passe Pour modifier le mot de passe ou le pseudo d un utilisateur, il suffit de se rendre sur l utilisateur puis de cliquer sur Gérer les privilèges Pour modifier les privilèges d un utilisateur, cliquez sur
Plusieurs enseignes Pour avoir plusieurs enseignes, un abonnement est nécessaire. Dés lors que nous vous créons une nouvelle enseigne, une liste comme ci-dessous, apparaîtra et vous permettre d indiquer sur quelle enseigne vous travaillez. L intérêt d avoir 2 enseignes plutôt que 2 comptes et que les 2 enseignes partageront d office les clients, actions, catalogues. Seule la facturation sera distinguée.
Tableau de bord Le tableau de bord vous permet d avoir une vision immédiate de vos tâches à effectuer. Ai-je des factures à relancer, des devis arrivés à échéance ou encore des actions à relancer? Tout ceci est présent et quantifié. Cliquez pour accéder à la liste des factures arrivées à échéance Cliquez pour accéder à la liste des devis arrivés à échéance Cliquez pour accéder à la liste des actions arrivées à échéance
Les clients Dans le menu de gauche, cliquez sur Client Vous atterrissez immédiatement sur la liste des clients. Créer un client Vous avez 2 possibilités : Ajouter une société Des personnes pourront être liées aux sociétés. Une société est donc une entité juridique (SARL, Auto-entrepreneur, profession libérale...) Ajouter une personne Les personnes sont des particuliers, des employés et peuvent être ou non rattachées à des sociétés. Cliquez pour intégrer une image Si vous cochez, cette personne apparaîtra dans la liste des clients, si vous ne cochez pas, elle sera juste employée de l entreprise de rattachement Si vous cochez, cette personne sera proposée comme destinataire des factures (voir la partie facture pour en savoir plus).
Modifier un client Pour ce faire, cliquez sur le bouton en forme de crayon Lorsque vous cliquez sur un client, la liste ci-dessous se met à jour. De cette façon vous voyez immédiatement ses adresses, factures, devis, employés ainsi que les actions réalisées. Ses adresses Cliquez sur l onglet adresse Permet de modifier l adresse en faisant apparaître les champs. Il vous suffira, une fois la modification effectuée, de cliquer sur Pour créer une adresse, cliquez sur Si vous cochez Pour facturation, lors de la création d une facture avec ce client, c est cette adresse que le logiciel vous proposera par défaut. Ses pièces Cliquez sur l onglet Pièces. La liste des pièces s affichera comme ci-dessous. Pour accéder au contenu d une pièce, cliquez sur la loupe.
Les employés Dans le menu de gauche, cliquez sur Employés Vous atterrissez immédiatement sur la liste des employés. Pour créer ou modifier un employé, rendez-vous dans la partie client
Les produits Dans le menu de gauche, cliquez sur Produits Vous atterrissez immédiatement sur la liste des produits. Commençons par créer une famille de produit en cliquant sur Une nouvelle fenêtre s ouvre avec toutes vos familles : Pour créer une famille, il vous suffit de remplir ces 2 champs puis de cliquer sur la coche Créez par exemple la famille Visserie. Puis fermez cette fenêtre et cliquez sur
Disponible seulement pour le module formateur. En cochant, vous pourrez l ajouter directement comme intervention. Remplissez comme ci-dessus les champs puis cliquez sur sauvegarder. De cette façon vous allez créer votre catalogue de produits.
Votre agenda Dans le menu de gauche, cliquez sur Agenda Vous pouvez y visualiser toutes les actions créées (pour le module formateurs, vos interventions) Module Formateur Avec le module formateur, vous avez une fenêtre de création automatique d intervention nommée «Nouvelle intervention». Dans l exemple ci-dessus, nous avons Anglais de disponible, il vous suffit alors de faire un glissé déposé pour créer l intervention. Vous avez également des sélecteurs de tri supplémentaires dans l onglet nommé «Par stagiaires inscrits» : De cette façon vous pouvez rechercher les interventions par employés inscrits.
Cet onglet va vous permettre de n afficher par exemple que les rendezvous. Vous pouvez donc choisir facilement ce que vous souhaitez afficher. Notez que les codes couleur sont modifiables depuis le menu CRM => Gérer les listes (pour en savoir plus, allez dans la partie CRM)
Les factures/devis Dans le menu de gauche, cliquez sur Facturation => Liste des factures Modifier la numérotation Pour gérer la numérotation, dans le menu du haut, cliquez sur Préférences => Mon entreprise puis dans l onglet Paramètres comme ci-dessous Après avoir cliqué sur Gérer la numérotation de vos pièces, les champs ci-dessus apparaissent. Les pièces ont toutes un numéro unique qui est géré par l application. De votre coté, vous pouvez ajouter du contenu avant et après. Pour la facture par exemple, nous aurons le numéro suivant : F1-01-2014
Créer une pièce Pour ce faire, cliquez sur Voici la page de création et modification des pièces Modifiez le type de pièce Pour choisir un produit dans votre catalogue, cliquez ici Vous pouvez sélectionner un produit en double cliquant ou directement créer des nouveaux produits. des lignes de produits. Ces boutons vous permettent d ajouter des lignes de texte ou Le bouton ci-dessous va vous permettre de modifier les couleurs de base de la facture. Pour rechercher un client, il vous suffit d écrire les 1 ères lettres du client :
Si le destinataire n est pas le bon, cliquez sur comme ci-dessous, la liste des employé va apparaître il ne vous restera qu à sélectionner la bonne personne. Pour rappel, Si vous souhaitez par exemple que M Martin Stéphane vous soit toujours d office proposé comme destinataire, il faut vous rendre dans Client et comme ci-dessous coché :
A présent, refaite une création de facture pour ce client et comme vous pouvez le voir, cette personne vous est désormais proposé. Le principe est identique pour les différentes adresses. Visualiser une pièce Si vous êtes sur une facture, cliquez sur Si vous êtes dans la liste des factures, plusieurs possibilités s offrent à vous : Une fois une ligne sélectionnée, vous pouvez faire : Encaisser : Permet d indiquer qu un règlement a eu lieu Relancer : Ouvre la relance au format PDF Supprimer : Permet de supprimer définitivement la facture Visualiser : ouvre la facture au format PDF Par mail : permet d intégrer dans la boite mail en PJ la pièce ou la relance Gén.avoir : permet de générer l avoir
Lorsque vous éditez une relance, vous pouvez éditez à la suite de la relance la facture original. Pour ce faire, il faut allez dans Préférences => Mon entreprise et comme ci-dessous cocher la case Vous pouvez également importer dans l application vos CGV et faire en sorte que lorsque vous éditez un devis celui-ci s édite avec. Pour en savoir plus, allez voir la partie Gestionnaire de document Encaisser une facture Pour encaisser une facture, vous devez tout d abord la sélectionné puis cliquez sur Encaisser La fenêtre ci-dessous s ouvre, il ne vous reste plus qu à remplir les différent champs puis confirmer.
Les règlements Dans le menu de gauche, cliquez sur Facturation puis Règlements. Dans cette partie vous pouvez également enregistrer vos débits. Si vous avez plusieurs taux de TVA, il faudra comme ci-dessous créer plusieurs lignes.
Déclaration de TVA Dans le menu de gauche, cliquez sur Facturation puis Gestion de la tva. Vous avez ici le nécessaire pour effectuer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles.
Gestionnaire de document Dans le menu du haut, cliquez sur Docs. Vous arrivé sur le gestionnaire de document. Vous pouvez y uploader des documents afin de pouvoir les récupérer à tout moment. Uploader des images Vous pouvez uploader plusieurs document en même temps pour ce faire, vous pouvez les sélectionner sur votre ordinateur puis faire un glisser déposer. Comme ci-dessous, vous aurez un récapitulatif des différents upload effectué.
Si vous souhaitez transférer l image de répertoire : Répertoire de destination
Si vous souhaitez intégrer cette image dans votre en-tête, il faudra cocher. Notez que l application détecte tout seul s il s agit d une image. Si vous cochez, cette image se mettra en image de fond dans vos documents (taille préférable 800*1125) Seul les.pdf peuvent être édité automatiquement. Si vous cochez devis, alors à chaque édition de devis le document indiqué s éditera en même temps. Pratique pour éditer vos conditions général d vente par exemple. Un rattachement permet de dire qu un document appartient à un client de cette façon vous pourrez rechercher tous les documents appartenant à tel ou tel client Le bandeau permet de rechercher des documents. Supprime le fichier Modifier le nom du fichier Envoi le fichier par mail Transférer le fichier
Les actions Dans le menu de gauche, cliquez sur CRM Nouvelle action Les actions vont vous permettre de tracer votre activité : RDV prospection envoi de document etc Vous allez pour vous affilier attribuer des rappels. Les actions peuvent être affiliées à des clients. Pour créer une action, vous pouvez soit cliquer sur le menu CRM => Nouvelle action ou directement cliquez sur une journée depuis l agenda. La fenêtre ci-dessus s ouvre. Vous pouvez donc remplir les champs à savoir que si vous souhaitez que ces actions apparaissent dans l agenda de la page d accueil, il faudra cocher la case Affichage agenda, indiquer une date ainsi que les horaires. Egalement, si vous avez lié cette action à un client, vous pourrez voir cette action dans son historique.
Ci vous remplissez le champ date de relance, cette action apparaîtra dans les notifications (en haut à droite) Cliquez sur Valider pour confirmer la création de cette action. Nous pouvons à présent programmer un rappel pour cette action. En effet après avoir cliqué sur Valider un nouveau bouton et apparu : Pour comprendre le fonctionnement des rappels, nous vous invitons à vous rendre dans le chapitre Alerte et rappel Lorsqu un rappel est programmé, la cloche devient bleue. Lorsque la date de relance d une action est passée et que celle-ci est en état «En cours» ou «Repoussé»alors une notification va apparaître à droite du menu : Actions Rappels Si vous cliquez sur le 1 bleu : Comme ci-dessus, la liste des ordres de mission s affichera, vous pourrez alors cliquer sur le contenu pour tout afficher.
Modifier les liste déroulantes Pour modifier le contenu des listes déroulantes, allez sur le menu CRM => Gérer les listes Indiquez le nouveau type de résultat puis cliquez sur ce bouton pour l ajouter. Cliquez ici pour modifier la ligne Cliquez ici pour supprimer une ligne Notez que pour les types d action, vous pouvez choisir les couleurs. De cette façon, vous pouvez facilement distinguer les différents types exemple :
Alerte et rappel Il y a 2 types de rappel : Les rappels par mail : Vous pouvez indiquer un mail, une date, une heure, le mail recevra le rappel à cette date et heure. Les rappels par pop up : Vous pouvez indiquer un utilisateur destinataire, une date, une heure, l utilisateur verra une pop up apparaitre à cette date et heure. Créer un rappel Dans le menu de gauche, cliquez sur Rappel => Créer un rappel Pour créer un rappel, cliquez sur le Menu rouage (tout à gauche) puis Rappels. Pour ajouter un rappel par mail, cliquez sur Pour ajouter un rappel par pop up, cliquez sur => Rappel par mail
=> Rappel Pop up Pour confirmer, cliquez sur confirmer Voir la liste des rappels Dans le menu de gauche, cliquez sur Rappel => Tous mes rappels Pour modifier un rappel, cliquez sur le crayon. Un rappel par mail disparaît une fois que vous avez reçu le rappel. Un rappel par pop-up peut être mis «de coté» cela signifie ne plus avoir le pop-up mais garder la notification coté droit du menu : En cliquant sur la notification vous accéderez à la liste des rappels mis de coté : L icône signifie que ce rappel est lié à un client, en cliquant, vous accéderez directement à la fiche de l individu.
Gestion des mails Dans le menu du haut, cliquez sur Mails Créer un mail type Pour créer un mail, vous devez d abord créé un «nom» qui sera présent dans les listes déroulantes. Nous allons par exemple créer un mail pour la confirmation de réception d un paiement. Nous allons procéder comme suivant : Allez sur l onglet «Vos modèles» Cliquer sur le + La fenêtre ci-dessous s affiche Indiquez ici le nom du mail Enfin, validez A présent, vous pouvez sélectionner ce mail dans les listes déroulantes :
Uploader des images dans l application Insérer des images dans le contenu du mail Indiquez un sujet, un contenu puis validez en cliquant ici. Pour valider la création, cliquez ici : Envoyer un mail Pour envoyer un mail, allez sur l onglet de gauche «Envoyez un mail» Vous pouvez vous servir d un mail type pour ce faire sélectionnez le dans la liste déroulante :
Taper le début d un nom, prénom, dénomination pour rechercher un mail parmi tous vos contacts Permet de générer le courrier En sélectionnant un mail type, les champs sujet et contenu se sont pré-remplis. Vous n êtes pas obligé de vous servir d un mail type. Pour en savoir plus sur la case à cocher, rendez-vous dans Gestion des PJ. Pour insérer plusieurs destinataire, il suffit de les séparer par des ; En cliquant sur le + à droite de destinataire vous afficherez les champs suivant : CC => Mettre des personnes en copie CCI => Mettre des personnes en copie caché Quel expéditeur => Mail de l expéditeur Quel mail de réponse => Mail de retour si le client clic sur Réponde Une fois votre mail prêt, cliquez sur pour envoyer le mail. Si vous cochez alors la PJ ne sera pas supprimer et sera envoyé à chaque mail dans le cas contraire dès que vous fermerez la fenêtre la PJ disparaîtra. Gérer les pièces jointes Pour aller chercher des documents sur votre ordinateur, cliquez sur comme ci-dessous, une nouvelle ligne apparaît, cliquez sur parcourir pour choisir votre document :
Une fois un document choisi, il apparaîtra juste en dessous : Vous permet de supprimer le document Vous permet de renommer le document (pour valider une modification, pressez la touche Entrée)
Générer des courriers Dans le menu du haut, cliquez sur Mails L édition des courriers est identique à l édition des mails sauf que pour éditer un courrier, cliquez sur Après avoir cliqué sur l enveloppe, la fenêtre ci-dessous s ouvre
Vos clients. Client dont le courrier sera à l attention Dans l exemple ci-dessus, nous avons sélectionné 2 clients donc nous auront 2 fois le courrier à l attention de chaque client.
Les abonnements Dans le menu de gauche, cliquez sur Abonnements Dans cette partie, vous allez pouvoir enregistrer des abonnements externes. Imaginons que vous louez des produits sur des périodes défini, vous pourrez dans l application intégrer ces abonnements afin d avoir un œil sur les échéances. Créer une facture avec un abonnement Tout d abord, dans vos produits, il faut indiquer que ce produit se vend sous forme d abonnement : Vous devez cocher cette case Ensuite, dans la création de facture, lorsque vous choisirez ce produit, 2 champs de date feront leurs apparitions. Entrez comme ci-dessus la date de début et de fin. De cette façon, l abonnement sera automatiquement créé et lié à cette facture.
Tous les abonnements Cliquez pour accéder au client Cliquez pour accéder à la facture Signifie que vous ne recevez pas d alerte pour cet abonnement. Signifie que vous recevez l alerte pour cet abonnement. L alerte est affichée que le tableau de bord : Presque à échéance signifie 1 mois et mois avant la date de fin. Pour clôturer ou dé clôturer, il suffit de cliquer sur ou Un abonnement doit être clôturé quand : Vous avez relancé le client et il ne souhaite pas se réengager, vous pouvez clôturer afin de ne plus être alerté. Le client s est réengager, vous avez créé un autre abonnement, celui-ci peut être clôturé.