Manuel des répondants de CaRMS en ligne Veuillez noter que nous vous suggérons d utiliser un navigateur Web recommandé avant d accéder pour la première fois à la plateforme CaRMS en ligne. CaRMS recommande les navigateurs Web suivants : Pour les ordinateurs PC : Chrome (recommandé pour la meilleure expérience utilisateur) Firefox 4.0 ou ultérieur Internet Explorer 9* Pour les ordinateurs MAC : Chrome (recommandé pour la meilleure expérience utilisateur) Safari 5.0 ou ultérieur *Si vous avez mis à niveau la nouvelle version d Internet Explorer (IE) 0, il est possible que vous ayez des difficultés à accéder à CaRMS en ligne. Nous recommandons d activer la fonction «Affichage de compatibilité» sous l onglet «Outils» du navigateur Web. Internet Explorer (IE) 8 a également une fonctionnalité limitée. Si vous n utilisez pas un navigateur Web recommandé, des erreurs inattendues peuvent se produire. Nous sommes désolés pour les inconvénients et vous recommandons de mettre à jour votre navigateur Web.
Table des matières : -Créer un compte d utilisateur de répondant 3 -Ancien utilisateur 4 -Nouvel utilisateur 5 -Compte d utilisateur 7 3-Comment trouver une demande de recommandation 9 4-Soumettre une lettre de recommandation en ligne 4.-Télécharger une lettre 4.-Rédiger une lettre en ligne 3 5-Liste de demandes de recommandation archivées 5 6-Préférences du répondant 6
-Créer un compte d utilisateur de répondant Si vous n avez pas encore créé un compte d utilisateur pour le jumelage principal R- actuel, visitez https://phx.e-carms.ca/phoenix -web/referee/register# pour vous inscrire. Si vous avez reçu une demande de recommandation de CaRMS par courriel, un lien vers la page d entrée dans le système se trouve dans le corps du courriel. En cliquant sur ce lien, la demande du candidat sera automatiquement ajoutée à votre compte d utilisateur. Pour savoir comment soumettre la lettre en ligne, veuillez consulter la section 4 de ce manuel. NG904AY36 ZSVRMZQ Figure Cliquez sur le lien afin de vous inscrire pour un compte d utilisateur de répondant.
-Ancien utilisateur Figure Si vous êtes un ancien utilisateur, cliquez sur Si vous avez déjà un compte d utilisateur CaRMS en ligne. Si vous êtes un nouvel utilisateur, choisissez Si vous n avez pas de compte d utilisateur CaRMS en ligne. 3 Si vous choisissez la première option, entrez votre nom d utilisateur et mot de passe. Figure 3 Remarque : Si vous avez un compte d utilisateur de répondant pour le jumelage MF/MU, le JSM ou le JSP, ou pour un jumelage principal R- antérieur au jumelage de 03, vous devez créer un nouveau compte d utilisateur de répondant. 3. Si vous ne connaissez pas votre nom d utilisateur ou votre mot de passe, choisissez Vous avez oublié votre nom d utilisateur ou votre mot de passe? Entrez votre nom d utilisateur ou votre adresse courriel. Un courriel sera envoyé à l adresse que vous avez indiquée lorsque vous avez créé votre compte d utilisateur. Figure 4
-Nouvel utilisateur Figure 5 Entrez les renseignements requis. Les renseignements personnels apparaîtront dans l en-tête de la lettre si vous choisissez de la rédiger en ligne. Entrez votre adresse courriel. Si le système vous informe que cette adresse est déjà dans le système, cela signifie que vous avez déjà un compte d utilisateur CaRMS en ligne. Si vous avez un compte d utilisateur de programme, vous pouvez ajouter le rôle de répondant à votre compte. Choisissez l option Si vous avez déjà un compte d utilisateur CaRMS en ligne afin de vous connecter à votre compte. 3 3. Figure 6 Entrez les renseignements requis. Certains de ces renseignements apparaîtront dans l en-tête de la lettre si vous choisissez de la rédiger en ligne. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*).
3 Figure 7 3. Créez un nom d utilisateur pour votre compte d utilisateur CaRMS en ligne. Les noms d utilisateur ne sont pas sensibles à la casse. N utilisez pas de caractères spéciaux. Créez un mot de passe pour votre compte d utilisateur CaRMS en ligne. Créez trois questions et réponses de sécurité. Vous devrez répondre à une de ces questions si vous devez réinitialiser votre mot de passe. Remarque : Inscrivez vos questions de sécurité et gardez-les dans un endroit sécuritaire. 4 Figure 8 4. Cliquez sur S INSCRIRE pour compléter le processus d inscription. Une fois que votre demande d inscription est terminée, vous serez dirigé vers votre compte d utilisateur de répondant.
-Compte d utilisateur Vous pouvez modifier votre information à tout moment dans la section Mon compte. Figure Entrez vos renseignements d utilisateur. Vous pouvez modifier cette section en tout temps. Cette information apparaîtra dans l en-tête de la lettre si vous choisissez de la rédiger en ligne. Cliquez sur ENREGISTRER pour passer à la prochaine étape. Figure Entrez vos coordonnées. Vous pouvez modifier cette section en tout temps. Cette information apparaîtra dans l entête de la lettre si vous choisissez de la rédiger en ligne. Pour effacer tous les champs dans cette section, cliquez sur NOUVEAU. Cliquez sur ENREGISTRER pour passer à la prochaine étape.
Figure 3 Entrez votre adresse courriel. Vous pouvez modifier cette section en tout temps. Cette information apparaîtra dans l en-tête de la lettre si vous choisissez de la rédiger en ligne. Pour effacer tous les champs dans cette section, cliquez sur NOUVEAU. Cliquez sur ENREGISTRER pour passer à la prochaine étape. Figure 4 Entrez vos questions et réponses de sécurité. Vous pouvez modifier cette section en tout temps. Cliquez sur ENRE- GISTRER pour passer à la prochaine étape.
3-Comment trouver une demande de recommandation Pour trouver une demande de recommandation, placez votre curseur au-dessus de Liste de demandes de recommandation dans le menu en haut à gauche. Un menu déroulant ouvrira. Figure 3. Choisissez l option Liste de demandes de recommandation afin de voir les demandes de recommandation dans votre compte d utilisateur de répondant. Si une demande de recommandation n apparaît pas sur votre liste, vous pouvez l ajouter en cliquant sur Trouver une demande de recommandation. Figure 3. Cliquez sur Trouver une demande de recommandation afin d effectuer une recherche. Votre demande de recommandation apparaîtra sur votre liste.
Figure 3.3 Entrez l ID de la Demande de lettre de recommandation (8 lettres) et l ID de CaRMS du candidat ( lettres, 3 chiffres, lettres, 3 chiffres). Vous pouvez trouver cette information dans la section en haut à droite de la page couverture de demande de recommandation que vous avez reçue de la part du candidat. NG904AY36 ZSVRMZQQ Cliquez sur RECHERCHE. Figure 3.4 Les détails du candidat apparaîtront ci-dessous. Veuillez vous assurer que cette information est exacte et cliquez sur AJOUTER À LA LISTE DES DEMANDES afin d ajouter la demande à votre liste. Figure 3.5
4-Soumettre une lettre de recommandation en ligne Une fois qu une demande de recommandation a été ajoutée à votre liste, vous pourrez composer une lettre. Choisissez la demande de recommandation et cliquez sur Composer/Modifier une lettre. Figure 4. 3. Cliquez sur Composer/Modifier une lettre afin de pouvoir télécharger ou rédiger une lettre. Cliquez sur Archiver afin de retirer la demande de recommandation de votre liste. La demande de recommandation apparaîtra dans votre section de demandes de recommandation archivées et pourra être rétablie. Cliquez sur Supprimer afin de supprimer une demande de recommandation. Une fois qu une demande aura été supprimée, vous ne pourrez pas soumettre une lettre. Supprimez les demandes de recommandation que vous aurez reçues accidentellement. 3 4 5 Figure 4. 4. 5. Choisissez la méthode que vous désirez utiliser : Téléverser la lettre ou Rédiger la lettre en ligne. La boîte de droite contient des lignes directrices en ce qui concerne le contenu de la lettre. Vous pouvez trouver ces recommandations sur la demande de recommandation que vous avez reçue de la part du répondant.
4.-Télécharger une lettre 3 Figure 4.3 4 Pour télécharger une lettre, cliquez sur Choose File. Choisissez le document que vous désirez télécharger. Remarque : Les lettres doivent être en format PDF et pas plus de,5 Mb. Cliquez sur ENREGISTRER pour passer à la prochaine étape. 3. Cliquez sur le nom du document pour le visionner. 4. Cliquez sur SOUMETTRE pour terminer et soumettre la lettre. Remarque : Pour apporter des changements à une lettre que vous avez soumis, veuillez faire parvenir une demande à l adresse operations@carms.ca. La lettre sera supprimée de la liste de demandes de recommandation et vous pourrez télécharger une nouvelle version de la lettre.
4.-Rédiger une lettre en ligne 4 Figure 4.4 3 5 Cliquez sur Paramètres de l en-tête afin de modifier votre en-tête. Vous pouvez télécharger une image d en-tête ainsi qu une image de signature à partir de votre ordinateur. Vous pouvez également modifier les renseignements personnels qui apparaîtront dans l en-tête. Figure 4.5
Rédigez la lettre dans la boîte. Remarque : Afin de prévenir la perte d information, nous vous recommandons de rédiger d abord la lettre dans un document Word et de la sauvegarder sur votre ordinateur. Copier/coller la lettre dans la boîte. 3. Cliquez sur ENREGISTRER. 4. Cliquez sur Aperçu de votre lettre de référence afin de visionner le document. 5. Cliquez sur SOUMETTRE afin de terminer et soumettre la lettre. Remarque : Pour apporter des changements à une lettre que vous avez soumis, veuillez faire parvenir une demande à l adresse operations@carms.ca. La lettre sera supprimée de la liste de demandes de recommandation et vous pourrez télécharger une nouvelle version de la lettre. Une fois que la lettre a été soumise, la date de soumission apparaîtra dans la colonne Soumis le de votre page de demandes de recommandation. Figure 4.6
5-Liste de demandes de recommandation archivées Archivez les demandes de recommandation afin de les supprimer de votre liste principale. Vous pouvez archiver une demande afin d empêcher la soumission accidentelle d une lettre sous la mauvaise demande de recommandation. Vous pouvez également archiver les demandes de recommandation que vous avez déjà complétées afin de les différencier de celles en attente. Figure 5. Choisissez la Liste de demandes archivées sous le menu LISTE DES DEMANDES DE RECOMMANDATION. Figure 5. Vous pouvez rétablir une demande de recommandation en cliquant sur RÉTABLIR. Le document sera rétabli dans votre LISTE DES DEMANDES DE RECOMMANDATION.
6-Préférences du répondant Modifiez votre en-tête dans la section PRÉFÉRENCES DU RÉPONDANT. Remarque : Si vous apportez des changements à votre en-tête après avoir soumis une lettre, ceux-ci n apparaîtront pas sur la lettre soumise. Figure 6. Cliquez sur Choose File pour télécharger une image d en-tête ou de signature. Les restrictions en ce qui concerne la taille du fichier s appliquent. Les images d en-tête doivent être en format JPG et ne doivent pas dépasser 5 Ko. Les images de signature doivent être en format JPG et ne doivent pas dépasser 56 Ko. Cliquez sur ENREGISTRER pour passer à la prochaine étape.
Figure 6. Si vous le désirez, modifier vos renseignements personnels. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Cliquez sur ENREGISTRER pour passer à la prochaine étape.