Manuel en gestion de dossiers

Manuel en gestion de dossiers ARC-2008/WS/01

Publié en 2008 par l Organisation des Nations Unies pour l éducation, la science et la culture 7, place de Fontenoy, 75352 PARIS 07 SP Composé et imprimé dans les ateliers de l UNESCO UNESCO 2008 Imprimé en France (ARC-2008/WS/01)

TABLE DES MATIÈRES Introduction. 5 A. NORMES GÉNÉRALES I. Stratégies et règles 1. Responsabilités. 11 2. Procédures lors de l arrivée et du départ du personnel. 12 3. Accès aux documents. 13 4. Tableaux de conservation. 14 II. Dossiers papier 1. Règles générales. 19 2. Transfert des dossiers inactifs aux archives. 20 3. Transfert aux archives : le formulaire 901. 21 4. Recherche et récupération : base de données RECMAN. 22 III. Courrier électronique 1. Règles générales. 27 2. Archivage et récupération : RISS. 28 IV. Documents électroniques 1. Règles générales. 33 2. Archivage et récupération : RISS. 34 3. Règles de dénomination des documents électroniques. 37 4. Règles de dénomination des dossiers électroniques. 38 5. Directives sur l archivage des sites web. 39 Manuel en gestion de dossiers 3

B. RÈGLES POUR LES BUREAUX HORS SIÈGE I. Dossiers papier 1. Règles générales. 45 2. Conditions pour les dépôts d archives. 46 3. Transfert aux archives : Le formulaire 901 hors Siège. 47 II. Documents électroniques 1. Conservation des courriers électroniques. 51 2. Conservation des documents électroniques. 52 III. Enregistrement du courrier 1. Directives. 55 2. Tableau d enregistrement du courrier. 56 Index. 57 4 Manuel en gestion de dossiers

INTRODUCTION Ce manuel fournit des règles, procédures et directives en gestion de dossiers pour tous les membres du personnel du Secrétariat de l UNESCO, au Siège et dans les bureaux hors Siège, instituts et centres. En 2004, l UNESCO a lancé un programme trans-organisationnel en gestion des dossiers (records management) afin de garantir la responsabilité et la transparence à tous les niveaux du Secrétariat. Cet objectif a été atteint par l'application des normes, des règles et des pratiques concernant la création, l'organisation et la gestion des dossiers ainsi que leur transfert aux archives pour conservation permanente et utilisation par l'organisation. L objectif de la gestion de dossiers est de traiter l ensemble des documents papier, électroniques et audiovisuels créés par l UNESCO au Siège et hors Siège, aux instituts et aux centres. Priorité est donnée à l introduction de la gestion des dossiers électroniques de l Organisation. Comme la plupart des communications et des documents sont de nos jours créés électroniquement et que leur valeur légale est généralement reconnue, il est indispensable de conserver ce capital documentaire dans son intégralité et authenticité et de lui accorder sa valeur d archive. La première version du manuel en gestion de dossiers a été publiée en 2005 comme outil de formation pour les participants du cycle de formation en gestion de dossiers pour les secrétaires et assistants au Siège et comme outil de référence pour tout le personnel au Siège. Depuis 2007, l'unité des archives et gestion de dossiers déploie la gestion des dossiers dans les bureaux hors Siège, instituts et centres. Quatre missions ont été conduites avec le financement de BFC pour analyser les pratiques et les besoins en gestion de dossiers. L'Unité des archives et gestion de dossiers fournit avec cette nouvelle version du manuel un guide sur les règles et procédures de la gestion de dossiers, sur les rôles, les responsabilités, les outils et les services pour tous les membres du personnel au Siège et dans les bureaux hors Siège, instituts et centres. Manuel en gestion de dossiers 5

A. Normes générales

I. Stratégies et règles

I. Stratégies et règles 1. RESPONSABILITÉS L'Unité des archives et gestion de dossiers, ADM/DIT/ISS/ARC, est responsable de la mise en œuvre et du développement du programme de gestion de dossiers de l UNESCO. Les documents (records) se définissent comme toute information créée ou reçue par les membres du personnel de l UNESCO durant l exécution de leurs tâches pour l Organisation. Les documents constituent la preuve des décisions et actions prises lors de l exécution ou du soutien des activités du programme de l UNESCO. Ces documents sont la propriété de l Organisation. La gestion de dossiers assure de manière systématique la création, l'organisation, la gestion, la conservation et l élimination des documents. L objectif est d assurer l efficacité, la responsabilité et la transparence dans l exécution et le soutien des activités du programme de l Organisation, de protéger les intérêts opérationnels, légaux et financiers et de gérer la connaissance et la mémoire de l UNESCO. Les membres du personnel de l UNESCO, au Siège, aux bureaux hors Siège, aux instituts et centres sont responsables de la création et la gestion de documents précis et complets de leurs activités conformément aux normes et règles en vigueur. Le management est responsable de la bonne pratique en gestion de dossiers dans leur unité et assure que le personnel supervisé est informé des règles et procédures existantes. La connaissance de ces règles et procédures est accompagnée de différentes mesures comme le programme d induction, le check-in et check-out du personnel, les cycles de formation régulières et la formation sur place pendant la préparation des transferts de dossiers aux archives. Aucun document ne doit être détruit sans l approbation de ARC. Un tel accord résulte soit des tableaux de conservation préétablis et des directives émanant de l unité des archives et gestion de dossiers, soit il doit être spécialement requis. Manuel en gestion de dossiers 11

I. Stratégies et règles 2. PROCÉDURES LORS DE L ARRIVÉE ET DU DÉPART DU PERSONNEL Lors de son arrivée chaque nouveau membre du personnel de l UNESCO, au Siège et hors Siège, est informé de ses responsabilités en gestion de dossiers et des services et les outils disponibles de partage, de classement et d archivage électronique et papier. Dans le cadre des procédures de départ, chaque membre du personnel quittant l Organisation doit dûment archiver les documents appropriés selon les règles en vigueur. A l arrivée : Au Siège, tous les nouveaux membres du personnel sont invités par l Unité des archives et gestion de dossiers à un briefing individuel sur leurs responsabilités pour la gestion des documents électroniques et papier et des services et outils disponibles. Dans les bureaux hors Siège, instituts et centres, c est de la responsabilité du Chef de bureau ou du Directeur d établir des procédures similaires lors de l arrivée du personnel. La gestion des dossiers fait également part du programme d induction pour les nouveaux membres du personnel au Siège et du briefing individuel pour le nouveau personnel international hors Siège; ces programmes sont gérés par HRM. Un e-tutoriel individuel en gestion de dossiers est disponible en l Intranet à l adresse : http://intranet.unesco.org/records_management/ Au départ : Au Siège, tous les membres du personnel quittant l UNESCO doivent obtenir la signature de l Unité des archives et gestion de dossiers sur leur feuille de départ. Les bureaux hors Siège, instituts et centres doivent introduire des procédures similaires: Les dossiers papier actifs: Remettre à la secrétaire de l'unité ou à la personne responsable des activités en question. Les dossiers papier inactifs: Préparer ces dossiers pour le transfert aux archives selon les procédures en force. Les documents électroniques: Transférer tous les documents importants d un stockage individuel sur PC dans les dossiers partagés de l unité et rassembler ces documents sous des dossiers nommés par sujet. Courrier électronique: Transférer tous les e-mails de travail des dossiers personnels sur PC aux dossiers publics partagés de l unité et rassembler ces emails sous des dossiers nommés par sujet. Supprimer toutes les informations personnelles ou privées en papier ou en format électronique. 12 Manuel en gestion de dossiers

I. Stratégies et règles 3. ACCÈS AUX DOCUMENTS 1. Dossiers papier L accès aux dossiers actifs gardés par l unité 1 concernée est restreint au personnel de cette unité. L accès au personnel qui n appartient pas à cette unité peut être donné sur demande par le chef d unité ou par une autorité supérieure. L accès aux dossiers inactifs en dépôt à l Unité des archives et gestion de dossiers est restreint au personnel de l unité qui a transféré les dossiers aux archives. Le personnel d une autre unité que celle ayant transféré les dossiers a besoin de l accord de la susdite unité ou du Chef du bureau, Directeur ou ADG responsable pour consulter ces dossiers. L accès aux documents des unités disparues est accordé par le Chef du bureau, Directeur ou ADG responsable. Les dossiers inactifs sont enregistrés dans la base de données RECMAN et peuvent être cherchés à l adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/fre/basic.htm. Les dossiers récupérés dans RECMAN peuvent être consultés sur place dans la salle de lecture des archives ou prêtés par les membres du personnel de l unité concernée. 2. Documents électroniques L accès aux documents électroniques actifs dans des environnements partagés, comme les dossiers publics d Outlook ou le serveur partagé, est restreint à l unité concernée. L accès aux documents électroniques en dépôt à l Unité des archives et gestion de dossiers est restreint à l unité concerné. Le personnel d une autre unité a besoin de l accord de la susdite unité ou du Chef du bureau, Directeur ou ADG responsable pour consulter ces documents. L accès aux documents électroniques des unités disparues est accordé par le Chef du bureau, Directeur ou ADG responsable. Les documents électroniques inactifs sont gardés centralement dans RISS, le système d archives électronique de l UNESCO, et peuvent être cherchés et récupérés à l adresse : http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/resctricted/ 3. Archives UNESCO Des règles détaillées sur l accès du public aux archives historiques de l UNESCO sont établis dans l appendice 9G du Manuel administratif à l adresse : http://unesdoc.unesco.org/images/0014/001451/145137f.pdf Pour plus d informations sur les activités et services des archives de l UNESCO voir : http://www.unesco.org/archives/ 1 Le terme unité est utilisé dans ce manuel comme terme générique qui fait référence à l organigramme de l UNESCO avec ces différents niveaux, comme Unité, Section, Division, etc., et les bureaux des Directeurs, Chefs de bureau, ADG, DDG et DG. Manuel en gestion de dossiers 13

I. Stratégies et règles 4. TABLEAUX DE CONSERVATION A. DOSSIERS DE CONSERVATION À COURT TERME Les documents suivants ont une période de conservation de 2 à 5 ans, compté à partir de la date du dernier document dans le dossier, de la fin du biennium (programme régulier) ou de la fin du projet (fonds extrabudgétaires). Ces documents ne sont pas transférés aux archives mais éliminés par l unité concerné après consultation avec l Unité des archives. Les périodes de conservation s appliquent aux documents papier et aux documents électroniques, au Siège, aux bureaux hors Siège, instituts et centres. Conservation (Siège/hors Siège) Type de dossiers (électronique et papier) Description 2 ans Toutes unités au Siège et hors Siège Unités de programme au Siège et hors Siège Toutes unités au Siège et hors Siège Hors Siège Dossiers Chrono Dossiers de candidatures non abouties pour prix, bourses et chaires Épreuves/manuscrits des documents et publications UNESCO Dossiers du personnel (si dossier complet existe au Siège) Dossiers chronologiques des copies du courrier sortant (et entrant), comme les mémos, lettres, fax, etc. Les chronos de DG, DDG, ADG (Siège) et Directeurs et chefs de bureau (hors Siège) sont gardés en permanence Dossiers des CV et documents liés à une candidature non aboutie pour un prix, une bourse ou chaire UNESCO. Après 2 ans seule une liste des candidatures non-aboutis et la correspondance importante en rapport est gardée Epreuves/manuscrits des publications et documents officiels UNESCO imprimés. Après deux ans seulement le premier (si résultat d un contrat) et le dernier draft avec visas sont gardés Drafts et copies de CV, demandes de congé, descriptions de poste, formation personnelle, etc. A conserver pour 2 ans après séparation. HRM/archives (Siège) gardent en permanence les dossiers personnel complets pour le personnel du Siège et du personnel international hors Siège 5 ans Unités de programme au Siège et hors Siège HRM Unités de programme au Siège et hors Siège Toutes unités au Siège et hors Siège Dossiers administratifs et financiers (copies) Dossiers des postes UNESCO Dossiers de contrats (copies) Dossiers de référence personnelle Dossiers de drafts et copies des documents administratifs et financiers, tels que des demandes de paiement, des purchase orders (PO), factures, les missions, vouchers, états financiers, taux de change, etc. Dossiers de CV, évaluation, recommandation, visas et de la correspondance jusqu à la décision finale pour les candidats de la short-list pour un poste à l UNESCO Copies des contrats d achat et des services de routine et documents financiers liés (sauf s ils ont un valeur important en exécution du programme). Les bureaux hors Siège gardent pour 5 ans les dossiers de contrats gérés du Siège Dossiers avec des documents non-unesco, coupures de presse, copies des publications UNESCO, imprimes des pages web, etc. De tels dossiers contiennent ni d originaux de correspondance ni de documents sur l exécution du programme 14 Manuel en gestion de dossiers

I. Stratégies et règles B. DOSSIERS DE CONSERVATION À LONG TERME Les documents suivants ont une période de conservation d au moins 10 ans, compté à partir de la date du dernier document dans le dossier, de la fin du biennium (programme régulier) ou de la fin du projet (fonds extrabudgétaires). Ces documents sont transférés aux archives. Au Siège ce transfert est géré par l Unité des archives, aux bureaux hors Siège, instituts et centres par une personne ou un service désigné. Les périodes de conservation s appliquent aux documents papier et aux documents électroniques, au Siège, aux bureaux hors Siège, instituts et centres. Conservation Type de dossiers (Siège/hors Siège) (électronique et papier) Description 10 ans Unités administratifs au Siège et hors Siège Unités administratifs au Siège et hors Siège Dossiers de contrats originaux Dossiers administratifs et financiers originaux La période de conservation est de 10 ans ou aussi longtemps que le contrat est valide. Ces dossiers contiennent des contrats originaux, la correspondance et des documents financiers s y référant. Hors Siège ceci concerne l achat et les services locaux Dossiers des documents administratifs et financiers originaux, tels que des demandes de paiement, des commandes (PO), factures, les missions, vouchers, états financiers, taux de change. Hors Siège les dossiers de la gestion administrative et financière locale sont concernés Permanent HRM au Siège BOC au Siège HRM au Siège Unités de programme au Siège et hors Siège Unités de programme au Siège et hors Siège Toutes unités au Siège et hors Siège Dossiers du personnel Dossiers originaux individuels du personnel avec trace complète des actions du personnel. HRM/archives au Siège gardent des dossiers complets pour tout personnel du Siège et le personnel international hors Siège. Les bureaux hors Siège gardent les dossiers du personnel local Dossiers de la paie Les dossiers originaux de la paie sont conservés par BOC/ archives Dossiers de Les dossiers originaux individuels du fond de pension. Les pension dossiers sont gardés par HRM/archives Candidatures Dossiers avec les CV, documents et correspondance relatifs abouties pour prix, aux candidatures abouties de prix, bourse ou chaire bourses, chaires UNESCO Dossiers sur l'exécution du Programme Documents officiels et publications UNESCO Ces dossiers contiennent des documents directement liés à l exécution des programmes, tels que la correspondance entrante et sortante; les rapports (missions, consultants, projets, réunions); Pour les conférences UNESCO: Garder correspondance, documents, rapport final et lettres d invitation (un exemplaire plus liste de distribution); Conférences externes: Garder correspondance, rapport et interventions du personnel de l UNESCO Un exemplaire de chaque document officiel et publication UNESCO en papier est gardé par l Unité des archives et un exemplaire électronique dans UNESDOC. Transfert aux archives et UNESDOC par CLD, BPI ou l'unité de production Manuel en gestion de dossiers 15

II. Dossiers papier

II. Dossiers papier 1. RÈGLES GÉNÉRALES Conservez les documents papier sur un sujet ou une activité spécifique dans un classeur, organisé chronologiquement avec le document le plus récent au-dessus. Pour éviter la duplication de l information créez et conservez seulement un dossier par sujet ou activité pour l unité et conservez tous les dossiers de l unité dans un lieu central. Indiquez clairement sur la couverture d un dossier : a) l acronyme de l unité (par exemple CLT/CIH/ITH) b) un titre clair et compréhensible c) les années couvertes d) le numéro de volume (le cas échéant). Le dossier doit contenir le courrier papier entrant et sortant en original ou copie, ainsi que les documents essentiels relatifs à l activité ou au sujet en question. Les dossiers papier doivent être conservés par les unités pour une période maximum de cinq ans après la clôture du projet ou du programme, puis transférés aux archives pour la conservation à long terme ou l élimination suivant les règles de conservation en vigueur. Les documents de l administration, des finances, du budget et du personnel sont conservés par les services administratifs ou centraux responsables (AO, BOC, HRM, etc.). Les documents sur l exécution du programme sont conservés par l unité responsable pour l activité du programme en question. Pour éviter la duplication de l information, ne conservez pas dans les dossiers administratifs ou de programme les documents suivants : a) Publications et documents officiels de l UNESCO comme défini dans le Manuel Administratif chapitres 8 et 13 (en cours de révision) b) Documents et publications non-unesco reçus pour information c) Imprimés des documents électroniques, à moins de raisons spécifiques comme une signature. Un exemplaire de chaque publication et document officiel de l UNESCO doit être remis à l Unité des archives et gestion de dossiers pour la conservation par le membre du personnel responsable, l unité productrice, le service de publication ou le centre de documentation concerné. Cette règle s applique au Siège et au hors Siège. La version finale électronique de chaque publication et document officiel de l UNESCO, inclus le(s) fichier(s) source, doit être chargée dans UNESDOC, la base de données documentaire de l UNESCO, par le membre du personnel responsable, l unité productrice, le service de publication ou le centre de documentation concerné. Pour plus de détails sur le chargement, la recherche et la récupération de l information consultez : http://unesdoc.unesco.org/ Manuel en gestion de dossiers 19

II. Dossiers papier 2. TRANSFERT DES DOSSIERS INACTIFS AUX ARCHIVES Ces règles s appliquent à toutes les unités au Siège. Pour les bureaux hors Siège, instituts et centres voir chapitre B de ce manuel. Avant de préparer un transfert de dossiers papier, l Unité des archives et gestion de dossiers (ADM/DIT/ISS/ARC) doit être contactée. Les dossiers papier sont transférés aux archives au plus tard cinq ans après leur clôture. Les dossiers sont habituellement transférés par des séries définies, par biennum, par phase de projet, etc. Aucun dossier unique ne peut être éliminé sans autorisation de l Unité des archives et gestion de dossiers. Une telle autorisation peut se baser sur un plan de conservation préétabli ou sur une consultation avant la préparation d un transfert aux archives. Les dossiers sélectionnés pour le transfert doivent être organisés selon les règles générales de gestion des dossiers papier (voir ci-dessus). Retirez les documents des classeurs, disposez-les entre deux feuilles cartonnées et serrez-les avec des pièces de serrage (capiclass) fournies par l Unité des archives et gestion de dossiers. Placez les dossiers dans des boîtes spécifiques d'archives, commandées dans FABS par l unité concernée: Le fournisseur est Cauchard, Cartonnier d archives 40x26x12, numéro de matériel 1-000-672. Indiquez sur les étiquettes des boîtes l acronyme de l unité ou de la section, ainsi que le numéro de boîte, qui est attribué par l Unité des archives et gestion de dossiers (par exemple CLT/CIH/ITH/1). Enregistrez tous les dossiers dans la liste électronique standardisée (formulaire 901, voir ci-après) et envoyez le formulaire à l Unité des archives et gestion de dossiers pour révision avant le transfert réel des dossiers. Le formulaire peut être téléchargé à partir du site Intranet de la gestion de dossiers : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/form901.xls Envoyez la liste finale du transfert par email à l Unité des archives et gestion de dossiers, appelez le service des déménageurs de ADM/HQD pour transférer les boîtes aux archives et collez une copie papier de la liste sur les boîtes. L adresse de livraison dépendra de la disponibilité de l espace dans les dépôts d archives. Les dossiers transférés au dépôt d archives peuvent être recherchés dans la base de données RECMAN à l adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/basic.htm et peuvent être empruntés par l unité concernée sur demande. 20 Manuel en gestion de dossiers

II. Dossiers papier 3. TRANSFERT AUX ARCHIVES : LE FORMULAIRE 901 Ce formulaire est valable au Siège. Pour les bureaux hors Siège, instituts et centres voir chapitre B de ce manuel. Le formulaire est disponible sur le site Intranet en gestion de dossiers à l adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/form901.xls Request for Transfer of Inactive Files to Archives In compliance with Administrative Manual chapter 9 Note: Prior to preparing paper files for transfer to archives, the Archives and Records Management Unit must be consulted Transfer Number (assigned by Archives) Originating Sector/Division/ Section Date of Transfer Contact Name Contact Extension CLT/CIH/ITH 01/05/2005 Sandrine Niège 84395 Special instructions: Proposed retention period, restrictions of access, etc. Location (assigned by Archives): Box Number FileTitle (Subject) Part From (year) To (year) CLT/CIH/ITH/1 FIT 570/TAN/901 Conservation du patrimoine immatériel en Tanzanie 1 1990 1992 Indiquez l acronyme de l unité et le numéro de boîte attribué par les archives Indiquez clairement le titre et le code de l activité. N utilisez pas d abréviations sauf des acronymes officiels Remplir si vous transférez plus d un dossier ayant le même titre de dossier Année du document le plus ancien dans le dossier Année du document le plus récent dans le dossier Manuel en gestion de dossiers 21

II. Dossiers papier 4. RECHERCHE ET RÉCUPÉRATION : BASE DE DONNÉES RECMAN Les dossiers papier, sous l autorité de l Unité des archives, sont enregistrés dans la base de données RECMAN. Tous les dossiers indexés dans cette base de données peuvent être recherchés sur le site Intranet en gestion de dossiers à l adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/basic.htm La recherche dans RECMAN consiste en recherche basique et avancée. Les dossiers papier correspondant à la recherche pourront être empruntés sur demande par l unité concernée. Recherche par mot-clé, pays, nom d un projet ou d une activité Entrez l acronyme de Secteur, Division ou Section et/ou le numéro de boîte Entrez les années couvertes par le dossier en question (champs De et A) Les champs localisation, plan de classement et CDU sont utilisées par les archivistes pour des recherches spécifiques Entrez l année ou le nom de la personne qui a transféré les dossiers aux archives Choix des types de recherche: recherche simple ou avancée 22 Manuel en gestion de dossiers

II. Dossiers papier Résultats de la recherche La page de résultats affiche par ordre alphabétique les séries de dossiers et numéros de boîtes par Secteur et Division et montre les autres champs importants comme le titre du dossier et les années couvertes dans le dossier L affichage complet des résultats affiche tous les champs d indexation et notamment les champs pour les archivistes en localisation et récupération des dossiers à partir des différents dépôts d archives Manuel en gestion de dossiers 23

III. Courrier électronique

III. Courrier électronique 1. RÈGLES GÉNÉRALES Les règles suivantes s appliquent au Siège et aux bureaux hors Siège, instituts et centres connectés au serveur mail du Siège. Pour les bureaux non connectés au serveur mail du Siège voir chapitre B dans ce manuel. A. Votre boîte email (Serveur mail) 1) Il s agit de l espace individuel de création, envoi et réception du courrier électronique. Dans votre boîte email vous créez, envoyez et recevez des emails liés aux actions et activités de votre unité dans l exécution ou le soutien des programmes de l UNESCO. 2) L espace des boîtes email individuels sur le serveur mail du Siège est limité. 3) Ne gardez pas vos emails plus longtemps que nécessaire dans cet espace. Éliminez des emails sans importance et transférez les emails importants dans les dossiers publics ou dossiers personnels. B. Dossiers publics (Serveur mail et RISS) 1) Il s agit de l espace officiel structuré par unité de partage, de classement et d archivage des emails. 2) L accès est limité à l unité concernée. 3) Les dossiers publics sont accessibles via webmail à l adresse : http://mail.unesco.org 4) Vous accédez aux dossiers de votre unité comme suit : Cliquez sur Dossiers publics Cliquez sur Tous les dossiers publics Cliquez sur votre Secteur / Division / Section (/ Unité) 5) Partagez, classez et conservez dans cet espace tous les emails que vous avez envoyés ou reçus et qui sont directement liés aux actions et activités de votre unité dans l exécution ou le soutien des programmes de l Organisation. 6) Rassemblez les emails dans des dossiers nommés selon l activité ou le sujet en question. 7) Les emails dans les dossiers publics sont archivés dans RISS, le système d archives électronique de l UNESCO. Après une période de conservation générale de dix ans, ils seront soit conservés à long terme comme archives électroniques soit éliminés conformément aux règles en vigueur. C. Dossiers personnels (Votre Ordinateur) 1) Il s agit d un espace de stockage temporaire individuel. 2) Gardez dans les dossiers personnels uniquement des emails de valeur transitoire, tels que les annonces, les demandes de réunions, et les emails des affaires administratives générales, les copies pour information (cc:) et tous les emails personnels. 3) Ne gardez pas les emails plus longtemps que nécessaire dans cet espace. Manuel en gestion de dossiers 27

III. Courrier électronique 2. ARCHIVAGE ET RÉCUPÉRATION : RISS 1. RISS (Records and Information Storage System), le système d archivage électronique de l UNESCO, fournit le stockage physique, la conservation, la gestion du cycle de vie de l information, la recherche et la récupération des emails placés dans les dossiers publics de Outlook. 2. Accédez à RISS via le bouton «Explorer l Archive» dans Outlook ou par Intranet à l adresse : http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/ 3. Connectez-vous à RISS en entrant votre nom d utilisateur (par exemple c_michotte) et votre mot de passe. 4. Le répertoire de votre unité dans RISS contient tous les emails et pièces jointes placés dans les dossiers publics de Outlook par n importe quel membre du personnel de votre unité. Le répertoire de l unité est accessible uniquement au personnel de l unité. Tous les emails dans les dossiers publics plus vieux de 30 jours sont archivés dans RISS et un raccourci est placé à l emplacement original. Les emails archivés dans RISS sont conservés pour une période de conservation générale de 10 ans, et ne peuvent pas être altérés ou manipulés. Le bouton «Explorer l Archive» dans Outlook donne l accès direct à RISS Pendant un mois les emails placés dans les dossiers publics restent affichés avant d être capturés et archivés dans RISS Les dossiers publics de Outlook sont structurés par Secteur / Division / Section (/Unité) et sont utilisés au siège et aux bureaux hors siège qui sont connectés au serveur mail du siège Après un mois les emails dans les dossiers publics sont archivés dans RISS. Les raccourcis à l endroit original sont ensuite marqués avec une icône particulière 28 Manuel en gestion de dossiers

III. Courrier électronique 5. Votre répertoire individuel dans RISS contient tous les emails et pièces jointes qui ont votre nom soit dans le champ De, A ou Cc et qui ont été classés dans les dossiers publics par n importe quel membre du personnel de l UNESCO. 6. Réalisez des recherches en mode basique d emails dans RISS de la façon suivante : a) Content Type : sélectionnez email b) Timeframe : établissez une période pour votre recherche c) Where to Search : sélectionnez soit le répertoire d emails de votre unité soit l individuel d) Search for : entrez les mots-clés du texte du message et/ou de la pièce jointe e) Cliquez sur Find Now pour démarrer la recherche. 7. Vous réalisez une recherche avancée comme suit : a) Cliquez sur New Search dans la barre d outils, et sélectionnez Advanced b) Content Type : Sélectionnez email c) Search For : entrez les mots-clés pour rechercher dans le texte du message Manuel en gestion de dossiers 29

III. Courrier électronique d) Subject : entrez les mots-clés pour rechercher dans le champ objet e) From : entrez le nom de l expéditeur f) To : entrez le nom du/des destinataire(s) dans les champs A et Cc g) Attachment: entrez le nom du fichier joint h) By time frame/by date : entrez une période donnée ou sélectionnez des dates spécifiques i) Where to Search : Sélectionnez soit le répertoire de votre unité soit l individuel. 8. Les résultats s affichent dans l ordre chronologique en commençant par le plus récent. a) Pour visualiser tous les champs du message recherché, cliquez sur le message en question b) Pour sortir des messages de l archive, cochez le message puis cliquez sur More Options et sur Send checked Item. L élément sera envoyé à votre boîte de réception email c) Vous pouvez imprimer la liste des résultats en cliquant sur Print Current Table List ou l email en question en cliquant sur Print the page d) Vous pouvez télécharger les pièces jointes en cliquant sur le fichier joint en question et en cliquant soit sur Open ou Save e) Pour faire une nouvelle recherche, cliquez sur New Search sur la barre d outils en haut et sélectionnez Simple Search ou Advanced Search. 9. Déconnectez-vous de RISS en cliquant sur le bouton LogOut sur la barre du haut. 30 Manuel en gestion de dossiers