La gestin financière des établissements d enseignement supérieur et de recherche Fiche n 8 : Les cmptables publics : l agent cmptable principal, les agents cmptables secndaires et les régisseurs Ainsi qu il a été précisé dans la fiche n 2 cnsacrée à la ntin d établissement public, les EPSCP snt sumis aux règles de la cmptabilité publique, c est-à-dire à la mise en œuvre du principe de la séparatin des fnctins d rdnnateur et de cmptable ainsi qu à la présence d un cmptable public. «Il existe, par établissement public, un pste cmptable principal à la tête duquel est placé un agent cmptable, chef des services de la cmptabilité» 1. Cycle d infrmatins et d échanges 1. Le statut de l agent cmptable Chaque EPSCP dispse bligatirement d'un et d'un seul agent cmptable principal. Ce dernier est chisi intuitu persnae par le président u le directeur de l établissement. Il est nmmé par arrêté cnjint du ministre de l'éducatin natinale et du ministre chargé du Budget. Il est chisi sur une liste d'aptitude établie cnjintement par ces deux ministres 2. Afin de garantir le bn exercice de ses missins et leur indépendance, les fnctins d agent cmptable snt sumises à un certain nmbre d incmpatibilités (exercice d une fnctin cncurant à la surveillance des fnctins exercées, participatin financière dans une filiale de l établissement, ). Les cmptables publics snt, avant d'être installés dans leur pste, astreints à prêter serment 3. Le serment prfessinnel est l'acte par lequel les cmptables publics jurent de s'acquitter de leurs fnctins avec prbité et de se cnfrmer exactement aux lis et règlements qui nt pur bjet d'assurer l'invilabilité et le bn empli des fnds publics. Le serment est prêté devant la Cur des cmptes u la Chambre réginale des cmptes (en fnctin du vlume financier des pératins menées par l établissement). L'agent cmptable nuvellement désigné ne peut pas exercer ses fnctins sans avir été au préalable installé dans le pste cmptable qui lui est cnfié. L'autrité cmpétente pur installer le nuvel agent cmptable est également celle qui effectue la remise de service de l'agent cmptable srtant. Pur un EPSCP, c est le trésrier-payeur général de la circnscriptin ù se situe le pste cmptable qui prcède à l installatin, en présence du président u du directeur de l'établissement public. 1 Décret du 29 décembre 1962, article 156 2 Cde de l Educatin, article 11 3 Décret du 29 décembre 1962, article 17 1 et 5 mars 2004 cycle d'infrmatins et d'échanges de la CPU rganisé par l'amue 1
Les cmptables publics : l agent cmptable principal, les agents cmptables secndaires et les régisseurs 2. L agent cmptable, cmptable public Cycle d infrmatins et d échanges En tant que cmptable public, l agent cmptable est seul chargé d un certain nmbre d attributins 4 : la prise en charge et le recuvrement des rdres de recettes qui lui snt remis par les rdnnateurs, des créances cnstatées par un cntrat, un titre de prpriété u autre titre dnt il assure la cnservatin ainsi que l'encaissement des drits au cmptant et des recettes de tute nature que les rganismes publics snt habilités à percevir ; le paiement des dépenses sit sur rdres émanant des rdnnateurs accrédités, sit au vu des titres présentés par les créanciers, sit de sa prpre initiative, ainsi que la suite à dnner aux ppsitins et autres significatins ; la garde et la cnservatin des fnds et des valeurs appartenant u cnfiés aux rganismes publics ; le maniement des fnds et des muvements de cmptes de dispnibilités ; la cnservatin des pièces justificatives des pératins et des dcuments de cmptabilité ; la tenue de la cmptabilité du pste cmptable qu'il dirige. A ce titre, l'agent cmptable tient la cmptabilité générale. A la fin de chaque exercice, l'agent cmptable en fnctins prépare le cmpte financier de l'établissement pur l'exercice éculé. Dans l exercice de ces attributins, le cmptable est tenu d exercer un certain nmbre de cntrôles 5 : en matière de recettes, le cntrôle : de l'autrisatin de les percevir (qualité de l rdnnateur) ; de la mise en recuvrement des créances ; de la régularité des réductins et des annulatins des rdres de recettes, en matière de dépenses, le cntrôle : de la qualité de l'rdnnateur u de sn délégué : la persnne qui dnne l rdre de payer est-elle dûment habilitée? de la dispnibilité des crédits : les crédits nécessaires à la dépense snt-ils dispnibles dans le budget? de l'exacte imputatin des dépenses : la dépense est-elle imputée au chapitre qu'elle cncerne seln sa nature u sn bjet ; de la validité de la créance : le service a t-il bien été effectué (service fait), les pièces justificatives snt-elles exactes et cmplètes (par exemple validité de la facture u prductin d un marché)? du caractère libératire du règlement : le paiement demandé sera t-il effectué au bénéfice du furnisseur habilité et sur le bn cmpte bancaire? 4 Décret du 29 décembre 1962, article 11 5 Décret du 29 décembre 1962, articles 12 et 13 1 et 5 mars 2004 cycle d'infrmatins et d'échanges de la CPU rganisé par l'amue 2
Les cmptables publics : l agent cmptable principal, les agents cmptables secndaires et les régisseurs en matière de patrimine, le cntrôle de la cnservatin des drits, privilèges et hypthèques et de la cnservatin des biens. La nature du cntrôle exercé par le cmptable public prte exclusivement sur la régularité de l pératin et en aucun cas sur l appréciatin de l pprtunité des actes de dépenses u de recettes de l établissement. S'il cnstate des irrégularités, l'agent cmptable suspend le paiement 6. Ce pint et les cnséquences d une suspensin de paiement snt détaillés dans la fiche n 10 cnsacrée à la respnsabilité du cmptable. 3. L agent cmptable, chef des services cmptables Cycle d infrmatins et d échanges L'agent cmptable appartient à la hiérarchie administrative de l EPSCP. Il est le chef des services cmptables de l'établissement ainsi que le prévit l article 12 du décret du 14 janvier 1994. Les myens en persnnel et en matériel nécessaires au fnctinnement des services cmptables snt furnis par le président u le directeur de l'établissement. Le persnnel de l'agence cmptable est placé sus l'autrité directe de l'agent cmptable. L'agent cmptable en tant que chef des services cmptables relève directement du puvir hiérarchique du président u du directeur de l'epscp. En cnséquence, en dehrs des actes qu'il accmplit en tant que cmptable public tels que listés au pint 2 ci-dessus, il est placé sus l'autrité fnctinnelle du président u directeur de l'epscp. 4. L'agent cmptable, cnseiller de l'rdnnateur L'agent cmptable est un cnseiller du président u du directeur de l'établissement en matière financière et cmptable. L'applicatin aux établissements publics des règles du plan cmptable général dnne la pssibilité d'apprécier l'activité de l EPSCP, en la rapprtant aux missins de l établissement, aux myens qui lui snt attribués, u en la cmparant à celle d'autres entités. La tenue de la cmptabilité permet de nurrir un système d'infrmatins indispensables à la prise de décisin des respnsables de l'établissement et des partenaires extérieurs. Il s agit, par le cmmentaire des cmptes, de furnir une interprétatin des infrmatins cmptables et l'appréciatin de la situatin financière de l'établissement (état de la trésrerie par exemple). L'analyse financière cnstitue également un instrument d'aide à la décisin indispensable à la gestin des établissements. 6 Décret du 29 décembre 1962, article 37 1 et 5 mars 2004 cycle d'infrmatins et d'échanges de la CPU rganisé par l'amue 3
Les cmptables publics : l agent cmptable principal, les agents cmptables secndaires et les régisseurs Par ailleurs, l'interventin de l'agent cmptable en amnt des décisins permet sans nul dute de suggérer et de préparer la prcédure financière adaptée, afin d éviter ainsi les éventuelles difficultés révélées au stade du paiement u de l'encaissement. La missin de cnseiller dit être exercée avec discernement, car l'agent cmptable dit à tut mment savir à quel titre il intervient auprès du président u directeur de manière à ce que cette missin de cnseil n'interfère pas avec ses attributins de cmptable public. Enfin, l agent cmptable peut exercer, sur décisin du président u du directeur, les fnctins de chef des services financiers de l'établissement. Ce pint est dévelppé dans la fiche n 11 cnsacrée aux services financiers de l établissement. Cycle d infrmatins et d échanges 5. 6. Les agents cmptables secndaires Dans certaines situatins, l installatin d un agent cmptable secndaire peut se justifier. C est ntamment le cas lrsque le service cnsidéré est éligné par rapprt au siège central, que le vlume d pératins à traiter est suffisamment imprtant et qu ainsi le fnctinnement du service en sera facilité (gain d autnmie). L'institutin d'agents cmptables secndaires intervient sur prpsitin de l'rdnnateur de l'epscp. Ils divent être agréés par l'agent cmptable principal. Les agents cmptables secndaires snt sumis à l'ensemble des bligatins incmbant aux cmptables publics. Ils snt des agents cmptables à part entière. Les régisseurs L'institutin d'une régie répnd à la nécessité de faciliter les rapprts entre les usagers et les services cmptables de l'établissement et d'effectuer certaines pératins dans des délais très brefs. A la tête d une régie se truve placé le régisseur. Ce dernier n'a pas qualité de cmptable public. Il est habilité à effectuer certaines pératins nrmalement réservées à l'agent cmptable, pératins dnt il est persnnellement et pécuniairement respnsable dans les mêmes cnditins qu'un cmptable public. Un régisseur est dit : de recettes quand il est chargé des pératins d'encaissement, d'avances s'il effectue des pératins de paiement. Une même persnne peut cumuler les deux fnctins. Les régisseurs de recettes et les régisseurs d'avances snt nmmés par le président u le directeur de l'epscp avec l'agrément de l'agent cmptable principal. 1 et 5 mars 2004 cycle d'infrmatins et d'échanges de la CPU rganisé par l'amue 4
Les cmptables publics : l agent cmptable principal, les agents cmptables secndaires et les régisseurs Le régisseur dit péridiquement justifier et transmettre à l agent cmptable les fnds encaissés (régisseur de recettes) ainsi que les pièces justificatives des pératins qu il a effectuées (régisseur de recettes et régisseur d avances). Ainsi, lrsque l inscriptin des étudiants s effectue de façn décncentrée, il est lgique de créer un régie et de nmmer un régisseur de recettes qui purra alrs lcalement effectuer les pératins d encaissement des drits crrespndants. De la même façn, le fnctinnement curant d une unité de frmatin et de recherche peut nécessiter le paiement de menues dépenses ce qui devient pssible lrsqu une régie d avances est instituée et un régisseur d avances nmmé. Cycle d infrmatins et d échanges 1 et 5 mars 2004 cycle d'infrmatins et d'échanges de la CPU rganisé par l'amue 5