REGLEMENT DE LA CONSULTATION Marché Public de prestation de service MARCHE 2015-A- LOCATION ET MAINTENANCE D UN PHOTOCOPIEUR COULEUR MULTIFONCTION Maître d ouvrage : Office de l eau Réunion 49, rue Mazagran 97400 Saint Denis Mode de passation : Marché à procédure adaptée Date et heure limite de remise des offres : 12 mars 2015 12h (heure locale Réunion)
SOMMAIRE 2 ARTICLE 1 : ACHETEUR PUBLIC... 3 ARTICLE 2 : RENSEIGNEMENTS RELATIFS A LA CONSULTATION... 3 2.1) Description... 3 2.2) Variante... 3 2.3) Modalités, contenu et adresse à laquelle le dossier de consultation peut être obtenu :... 3 2.4. Renseignements complémentaires... 4 ARTICLE 3 : RENSEIGNEMENTS D ORDRE JURIDIQUE, ECONOMIQUE, FINANCIER ET TECHNIQUE... 4 3.1) Procédure :... 4 3.2) Dématérialisation :... 4 3.3) Langue :... 4 3.4) Pièces contractuelles :... 4 3.5) Remise des offres :... 4 3.6) Délais de validité des offres :... 5 3.7) Durée de validité du marché :... 5 3.8) Prix :... 5 ARTICLE 5 : MISE EN SERVICE, EXECUTION DES PRESTATIONS... 6 ARTICLE 6 : CONTINUITE DE SERVICE... 6 ARTICLE 7 : CANDIDATURE ET OFFRE... 6 4. 1) Formulaires à fournir par le candidat... 7 4. 2) Pièces relatives à l offre... 9 ARTICLE 8 : JUGEMENT DES OFFRES... 9 2/9
ARTICLE 1 : ACHETEUR PUBLIC L acheteur public est un établissement public administratif local dénommé Office de l eau Réunion, dont le siège est situé au : OFFICE DE L EAU 49 rue Mazagran 97400 Saint-Denis Ile de la Réunion http://www.eaureunion.fr Monsieur le Directeur de l Office de l eau est l ordonnateur de l établissement. Madame la Payeuse Départementale est la comptable publique de l établissement. ARTICLE 2 : RENSEIGNEMENTS RELATIFS A LA CONSULTATION 2.1) Description Le présent marché a pour objet la location d un second photocopieur et sa maintenance. Les caractéristiques minimales de l équipement à fournir sont détaillées dans le Cahier des clauses techniques particulières. Estimations des besoins : Disposant déjà d un photocopieur mis en service en octobre 2012, au 05/01/2015 le compteur indiquait : - fonction copieur : 51878 copies dont : - Noir et blanc : 48607 - Couleur : 3271 - fonction imprimante : 211404 impressions dont : - Noir et blanc : 139607 - Couleur : 71797 - Autres fonctions : - A3/DLT : 8182 A titre indicatif, il est donc estimé des consommations annuelles pour le second photocopieur de l ordre de 30 000 copies ou impressions par an, dont : 20 000 UNITES NOIR ET BLANC 10 000 UNITES COULEUR Forme du marché : La présente consultation est un marché public passé selon une procédure adaptée (article 28 du code des marchés publics). Les conditions générales d achat de la prestation sont celles issues du cahier des clauses administratives générales fournitures et prestations de services courantes en vigueur. Les clauses applicables en matière de délai de paiement sont celles figurant au code des marchés publics en vigueur. Le marché est à prix unitaire. Le montant de la prestation est apprécié sur la base des prix figurant au bordereau des prix unitaires annexé par chaque candidat à l acte d engagement. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de recourir à la négociation. Cette négociation pourra porter sur tous les éléments de l'offre et notamment sur le prix. 2.2) Variante Les variantes ne sont pas autorisées. 2.3) Modalités, contenu et adresse à laquelle le dossier de consultation peut être obtenu : Le dossier de consultation des entreprises (DCE) est remis gratuitement. Il comprend outre le présent règlement de consultation : un acte d engagement avec en annexe 1 le bordereau des prix unitaires. Le dossier de consultation des entreprises peut être obtenu jusqu au 12 mars 2015 12h00 (heure locale): directement sur place (horaires d ouverture de l établissement : du lundi au jeudi de 7h à 12h et de 13h à 16h30 le vendredi de 7h à 12h, sur demande écrite transmise par courrier (adresse figurant au 1) ci-dessus ou télécopie (02 62 30 84 85), 3/9
L attention des soumissionnaires est attirée sur les délais d expédition (délai maximum de 8 jours à compter de la date et de l'heure de réception de la demande écrite) compte tenu de la date limite de dépôt des offres. par téléchargement depuis le site http://www.eaureunion.fr rubrique marchés publics/les consultations en cours, 2.4) Renseignements complémentaires Pour tout renseignement complémentaire, les candidats devront s adresser par écrit (courrier, fax ou mail) à : M. le Directeur de l Office de l eau Réunion Service Informatique 49 rue Mazagran 97400 SAINT DENIS Fax 02 62 30 84 85 Mail relatif au marché : marche.copieur@eaureunion.fr Il ne sera plus délivré de renseignement complémentaire pour toute demande parvenue à l Office de l eau Réunion après le 5 mars 2015 (12h00 heure locale Réunion), étant donné que les réponses aux renseignements complémentaires interviendront au plus tard six (6) jours avant la date limite de réception des offres (article 57 du CMP). Toute réponse fait l objet d un envoi de message électronique à l adresse mail qui a été indiquée lors de la demande de renseignement complémentaire. Il est donc nécessaire de vérifier très régulièrement les messages reçus à cette adresse. La responsabilité de l acheteur public ne saurait être recherchée si le candidat a communiqué une adresse erronée ou s'il n'a pas consulté ses messages en temps et en heure. Modification du dossier de consultation L'Office de l'eau se réserve le droit d'apporter des modifications de détail au dossier de consultation en respectant un délai d'au moins 15 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres. Les modifications seront notifiées aux candidats à l adresse électronique indiquée lors du retrait du dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir opposer de réclamation à ce sujet. La responsabilité de l acheteur public ne saurait être recherchée si le candidat a communiqué une adresse erronée ou s'il n'a pas consulté ses messages en temps et en heure. ARTICLE 3 : RENSEIGNEMENTS D ORDRE JURIDIQUE, ECONOMIQUE, FINANCIER ET TECHNIQUE 3.1) Procédure Le présent marché est passé en application des dispositions du Code des Marchés Publics selon la procédure adaptée (article 28 et 77 du code des marchés publics). Il est encadré par le document général CCAG-FCPS en vigueur. 3.2) Dématérialisation Le dépôt des offres par voie électronique n est pas admis. 3.3) Langue Les offres devront être rédigées en français. 3.4) Pièces contractuelles La liste des pièces contractuelles est indiquée dans le CCAG FCPS. 3.5) Remise des offres Les offres seront transmises uniquement sous format papier et sous plis cachetés par voie postale (recommandé avec avis de réception) ou remises contre récépissé à l adresse suivante : OFFICE DE L EAU 49 rue Mazagran 97400 Saint Denis Ile de la Réunion Les offres devront être remises au plus tard le 12 mars 2015, 12h00 (heure Réunion). Passé ce délai, il ne sera plus remis de récépissé. Pour les offres transmises par courrier, la date de l accusé de réception du pli en recommandé fera foi. 4/9
3.6) Délais de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours à compter de la date limite de dépôt des offres. 3.7) Durée de validité du marché La durée contractuelle de ce marché est de 12 mois à compter de sa date de notification. (Renouvelable 2 fois). 3.8) Prix Dans le cadre prévu à cet effet à l acte d engagement les candidats devront faire figurer le prix hors taxe du matériel, la TVA, le prix TTC. Présentation des prix de maintenance et/ou des consommables : Les candidats devront présenter leur proposition d'offre de prix de maintenance par unité de photocopies A4 en noir et blanc et en couleur avec les consommables (toners, tambours et agrafe) qui seront inclus dans les forfaits. Pour les consommables, les candidats préciseront sur l'acte d'engagement le nombre de copies pouvant être réalisées avec chaque type de cartouches de toner (noir et blanc, couleur) et entre 2 remplacements de tambour (noir et blanc, couleur). Le conditionnement (nombre d unités) pour la fourniture d agrafe devra également être précisé. Révision des prix : Les prix de la maintenance seront donnés sur la base des quantités pour 1 année N. Ils seront révisés comme ci-après indiqués : - Révision de prix de maintenance : Les prix de la maintenance seront révisés annuellement à l'aide du coefficient k suivant, établi à partir de Indice de prix de production de services pour le marché français - prix de base - Entreprises - CPF 95.11 - Services de réparation d'ordinateurs et d'équipements périphériques Base 2010 - publié trimestriellement par l'insee : K = PVICT1N+1/PVICT1N0 où le coefficient PVICT1N0 est celui du 1 er trimestre 2015 (1 er trimestren0). où le coefficient PVICT1N+1 est celui du 1 er trimestre de l année qui suit. - Révision du coût des consommables : Le coût unitaire de consommables vaut pour une année (12 mois à compter de la mise en service du matériel). Au moins 1 mois avant cette échéance annuelle, le titulaire informera l Office de l évolution des coûts de consommables en référence aux évolutions tarifaires de son catalogue client (en %). Les prix ainsi révisés vaudront pour 1 année (bons de commande notifiés à + 12 mois exclus et 24 mois inclus). Au-delà, les prix unitaires pourront à nouveau être révisés suivant le même procédé. Facturation : La redevance de location du matériel sera faite trimestriellement. La facturation de la maintenance se fera à l'échéance de chaque trimestre, à partir des quantités relevées sur les compteurs par le titulaire ou communiquées par les services de l office de l eau. Le prix de maintenance figurant à l acte d engagement vaut pour une année (4 trimestres de facturation). La révision interviendra après facturation du 4 e trimestre. Les prix vaudront pour les 4 trimestres suivants. La facturation des prix des consommables par l office de l eau (cartouches de toner, tambours, agrafe) sera établie sur la base des prix unitaires de ces consommables figurant à l acte d engagement et en fonction des quantités effectivement commandées. Le règlement des sommes dues en vertu du présent marché est effectué dans les conditions prévues à l'article 98 du code des marchés publics. 5/9
Outre les mentions légales, les factures porteront les indications ci-après : «Marché de location et de maintenance d un photocopieur numérique couleur multifonction» ainsi que le n du marché» qui figurera sur l acte d engagement notifié (2015A...) nom et adresse du créancier, numéro de son compte postal ou bancaire, tel qu'il est précisé dans l'acte d'engagement, N SIRET, nombre total de lignes, prix unitaire hors taxes de chaque ligne, taux et le montant de la T.V.A, montant TTC, date d'établissement de la facture. En aucun cas les factures ne doivent être établies avant l admission de la prestation effectuée. Contenu des prix : Les coûts ci-dessus définis et figurant à l'acte d'engagement incluent toutes les dépenses nécessaires : - à l installation et la mise en service de l appareil et éventuellement ses modules annexes, au bon fonctionnement du photocopieur, notamment de fournitures, de déplacement et de main d'œuvre et incluant les consommables. ARTICLE 5 : MISE EN SERVICE, EXECUTION DES PRESTATIONS Les candidats s engagent à mettre en service le matériel au plus tard 3 semaines : - à compter de la notification du marché si il est expressément prévu que celui-ci vaut ordre de service pour mise en service, - à compter de la notification de l ordre de service de mise en service si celui-ci intervient ultérieurement à la notification du marché, Par dérogation au CCAG FCPS, le candidat retenu qui ne respectera pas ce délai se verra appliquer des pénalités de retard d un montant de 100.00 par jours ouvrés, à décompter à compter du 1 er jour ouvré qui suit l expiration du délai ci-dessus mentionné. La livraison des consommables est prévue par bon de commande, le délai d exécution de cette prestation sera de 7 jours calendaires à compter de la notification du bon de commande. Des pénalités de retard d un montant de 50.00 seront décomptées à compter du 1 er jour ouvré qui suivra l expiration de ce délai. Par dérogation au 14.1.3 du CCAG FCPS les pénalités sont dues dès 100. ARTICLE 6 : CONTINUITE DE SERVICE En cas de panne du matériel, de plus d'une journée ouvrée, le titulaire devra permettre à l Office la réalisation des prestations soit par la mise en place gratuite d un photocopieur aux caractéristiques analogues à ce matériel, en ce qui concerne les copies en noir et blanc, l'imprimante réseau et les télécopies soit en donnant accès à ces services à un lieu d exécution pour l ensemble des prestations. Par dérogation au CCAG FCPS le candidat retenu qui ne respectera pas ce délai se verra appliquer des pénalités de retard d un montant de 100.00 par jour ouvrés, à décompter à partir du 1 er jour ouvré qui suit l expiration du délai ci-dessus mentionné. Par dérogation à l article 27.2.1 du CCAG, la période d intervention s étend (hors jours fériés): - du lundi au jeudi : de 7h à 12h et de 13h à 16h30 - le vendredi : de 7h à 12h En cas d inexécution d une prestation ou en cas de résiliation pour faute du titulaire (CCAG article 32.1) l Office peut faire procéder à l exécution des prestations aux frais et risques du titulaire dans les conditions prévues à l article 36 du CCAG FCPS. ARTICLE 7 : CANDIDATURE ET OFFRE Le dossier à remettre par les candidats sera transmis sous pli cacheté portant la mention : "Marché public de location et de maintenance d un photocopieur numérique couleur multifonction NE PAS OUVRIR" Ce pli contiendra : Les pièces relatives à la candidature (4.1) Les pièces relatives à l offre (4.2) 6/9
Les candidatures seront examinées sur la base des pièces administratives ci-dessous énumérées, que le candidat doit remettre avec son offre. 4. 1) Formulaires à fournir par le candidat Les formulaires suivants doivent être remplis, signés et retournés avec les pièces nécessaires en même temps que l offre : - DC1 (lettre de candidature à remplir par le candidat), - DC2 (attestant des capacités nécessaires du candidat à l exécution du marché), En complément du DC2, le candidat devra fournir : - une description de l'équipement technique et des moyens nécessaire pour réaliser la prestation ; - certificats de qualifications professionnelles. La preuve de la capacité du candidat peut être apportée par tout moyen, notamment par des certificats d'identité professionnelle ou des références de prestation attestant de sa compétence pour la réalisation du marché. - DC4 à remplir uniquement en cas de sous-traitance (pour chacun des sous-traitants). Si le sous-traitant est présenté en cours de marché, ce formulaire sera à adresser à la collectivité ou à l établissement par lettre recommandée avec accusé de réception ou remis contre récépissé (le sous-traitant sera admis sous réserve d agrément du pouvoir adjudicateur). Le sous-traitant devra en outre fournir les pièces administratives ci-dessous énumérées (les mêmes que celles demandées au titulaire du marché). Ces formulaires sont téléchargeables et expliqués sur le site : www.economie.gouv.fr 4.1.1 Pièces administratives à fournir par le candidat à l appui de sa candidature, puis tous les 6 mois à compter de la notification du contrat (pour un marché d une durée supérieure à 6 mois) et pendant toute la durée d exécution du contrat : Une copie des certificats prouvant que le candidat satisfait à ses obligations sociales et fiscales au 31 décembre de l année précédente. Ces certificats sont délivrés par les administrations et organismes compétents (le Trésor public pour les différents impôts : sur le revenu, sur les sociétés, la taxe professionnelle, la T.V.A ; l Ursaaf, caisses de sécurité sociale, les caisses d assurance maladie et d allocations familiales, les caisses d assurance vieillesse et d invalidité, etc ainsi que toute autre attestation sociale et fiscale selon la situation légale du soumissionnaire. Ces attestations peuvent être regroupées en un seul certificat appelé «état annuel des certificats reçus». Celui-ci s obtient auprès du Trésorier Payeur Général qui est chargé de rassembler les certificats sociaux et fiscaux concernant l entreprise auprès des administrations fiscales et organismes sociaux. Il s agit du formulaire «NOTI2», aussi téléchargeable sur le site : www.economie.gouv.fr. Fournir les pièces prévues aux articles R 324-4, D. 8222-5 ou D. 8222-7 et D. 8222-8 du code du travail relatifs à la lutte contre le travail dissimulé en France et à l étranger, à savoir : a) Lorsque le cocontractant n'est pas tenu de s'immatriculer au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers et n'est pas en mesure de produire une attestation émanant de son organisme de protection sociale prouvant qu il a satisfait à ses obligations sociales, il doit alors fournir une attestation sur l'honneur du dépôt auprès de l'administration fiscale et de protection sociale à laquelle il est affilié à la date de l'attestation, de l'ensemble de ses déclarations fiscales et sociales obligatoires et fournir le récépissé du dépôt de déclaration ; b) Lorsque l'immatriculation du cocontractant au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ou autre organisme équivalent dans le pays de domiciliation est obligatoire ou lorsqu'il s'agit d'une profession réglementée, le candidat doit fournir l'un des documents suivants : - Un extrait de l'inscription au registre du commerce et des sociétés (K ou K bis) ou un document équivalent certifiant cette inscription ; - Une carte d'identification justifiant de l'inscription au répertoire des métiers ou autre organisme équivalent ; - Un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, à condition qu'y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l'adresse complète et le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ou à une liste ou un tableau d'un ordre professionnel, ou la référence de l'agrément délivré par l'autorité compétente ; - Un récépissé du dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises ou autre organisme équivalent habilité à recevoir la demande d immatriculation au registre professionnel pour les personnes en cours d'inscription (datant de moins de 6 mois) ; 7/9
Lorsque le candidat au marché est établi ou domicilié à l étranger : Dans tous les cas : - Un document qui mentionne (article D 8222-7-1 -a du code du travail) : o en cas d assujettissement à la TVA, son numéro individuel d'identification à la TVA en France, attribué par la direction des finances publiques en application de l'article 286 ter du code général des impôts. OU o pour le candidat individuel ou le membre du groupement qui n est pas tenu d avoir un numéro individuel d'identification à la TVA en France : un document mentionnant son identité et son adresse ou, le cas échéant, les coordonnées de son représentant fiscal ponctuel en France. - Un document attestant de la régularité de sa situation sociale au regard du règlement CE n 883/2004 du 29 avril 2004 ou d'une convention internationale de sécurité sociale (article D 8222-7-1 -b du code du travail). - Un document attestant qu il a satisfait à ses obligations de déclarations sociales et de paiement de ses cotisations sociales (article D 8222-7-1 -b du code du travail), parmi les documents OU suivants : o lorsque la législation du pays de domiciliation le prévoit, un document émanant de l'organisme gérant le régime social obligatoire et mentionnant que le cocontractant est à jour de ses déclarations sociales et du paiement des cotisations afférentes. o un document équivalent. OU o à défaut, une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale prévue à l'article L. 243-15 du code de la sécurité sociale. Dans ce cas, le pouvoir adjudicateur ou l entité adjudicatrice s assurera de l'authenticité de cette attestation auprès de l'organisme chargé du recouvrement des cotisations et contributions sociales. - Un certificat établi par les administrations et organismes du pays d'origine compétents prouvant que les obligations fiscales et sociales ont été satisfaites (article 46-II du code des marchés publics). Lorsqu'un certificat n'est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment, ou dans les Etats où un tel serment n'existe pas, par une déclaration solennelle faite par le candidat individuel ou le membre du groupement devant l'autorité judiciaire ou administrative compétente, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays. Dans le cas où son immatriculation à un registre professionnel dans le pays d'établissement ou de domiciliation est obligatoire, l'un des documents suivants (article D 8222-7-2 du code du travail) : - Un document émanant des autorités tenant le registre professionnel ou un document équivalent certifiant cette inscription. - Un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, à condition qu y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l adresse complète et la nature de l inscription au registre professionnel. - Pour les entreprises en cours de création, un document émanant de l'autorité habilitée à recevoir l'inscription au registre professionnel et attestant de la demande d'immatriculation audit registre datant de moins de six mois. Le candidat peut se procurer ces certificats et attestations officiels aux lieux fixés par l arrêté du 31 janvier 2003 pris pour l application de l article 46 du code des marchés publics et de l article 8 du décret n 97-638 du 31 mai 1997 pris pour l application de la loi n 97-210 du 11 mars 1997 relative au renforcement de la lutte contre le travail illégal. La liste nominative des salariés étrangers qu il emploie et soumis à l autorisation de travail mentionnée aux articles L. 5221-2, 3 et 11 du code du travail : Cette liste précise, pour chaque salarié, sa date d embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d ordre du titre valant autorisation de travail (mentionnée aux articles D. 8254-2 à D. 8254-5 du code du travail.) En sus de ces pièces, le candidat doit fournir ses coordonnées bancaires (identifiants BIC et IBAN) ainsi qu'une attestation d'assurance relative à sa responsabilité civile professionnelle pendant la durée d'exécution de la prestation, à l appui de sa candidature. Les candidatures ne présentant pas des garanties de professionnalisme suffisantes pourront être écartées. 8/9
4. 2) Pièces relatives à l offre Le projet de marché comprendra : l acte d engagement et son annexe dûment complété et signé, le cahier des charges complété et signé Des renseignements permettant d'évaluer ses capacités - et celles de son sous-traitant ou cotraitant - professionnelles, techniques et financières et des documents relatifs aux pouvoirs de la personne habilitée pour l'engager. Au titre de ces capacités professionnelles, pourront figurer des renseignements sur le savoir-faire des candidats en matière de protection de l'environnement; Un mémoire technique contenant notamment les conditions dans lesquelles seront réalisées les opérations de maintenance prévues dans le présent marché, les conditions de délais d'intervention, la fiche technique du matériel comprenant notamment la consommation énergétique du matériel (en mode veille et en mode(s) utilisateur(s)), les contenus de la garantie constructeur et distributeur, les conditions de recyclage des consommables et du matériel). ARTICLE 8 : JUGEMENT DES OFFRES Le jugement des offres sera effectué dans les conditions suivantes : Chaque critère ci-dessous se verra affecté d'une note de 0 à 5, toute note nulle étant éliminatoire. La pondération de chaque critère se fera de la manière suivante : CRITERES PONDERATION 1 Prix de la location du photocopieur 50 % 2 Prix des consommables (toners, tambours, agrafe) 40 % 3 Coût annexe (consommation énergétique), politique environnementale et condition de garantie/délais de maintenance 10 % Les offres seront classées par ordre décroissant d intérêt en faisant la somme des notes obtenues sur chacun des critères. L offre la mieux classée correspondant à l offre la plus économiquement avantageuse sera choisie. 9/9