CNRS Retour d expérience Conduite du changement du projet Sirhus Marc Duschenes CNRS, Direction de projet Sirhus 5 février 2008 1 Présentation de Mr Duchesnes (-1 min) Présentation du CNRS ( -1 min) Le CNRS Environ 1400 unités de recherche Gestion déconcentrée dans 19 délégations régionales 32000 agents gérés et rémunérés par le CNRS Environ 80000 personnes travaillent dans les unités de recherche (enseignantschercheurs, ITARF, personnel d autres EPST, doctorants, post-docs,.) 1
1. Présentation du projet Sirhus 2. Réalisation du volet «conduite du changement» Sommaire 3. Retour d expérience 2 2
Les SI d appui à la recherche au CNRS Gestion de la connaissance Activités des unités Activités scientifiques Evaluation de la recherche Appel d offres des projets scientifiques Partenariat Valorisation de la recherche Demande de moyens Suivi et pilotage Arbitrage de moyens Suivi opérationnel et analyse Ressources Humaines Organisation Recrutement Postes, emplois et compétences Carrières, évaluation et mobilité Paie Contractualisation Structures Finances Référentiel d organisation et réglementaire Gestion administrative des personnels Formation permanente Budget Achats Missions Action sociale Comptabilité Recettes 3 Des applications informatiques : en appui à un ou plusieurs processus métier partageant des référentiels de données (structures du CNRS, personnels CNRS, tiers, nomenclatures, etc) communiquant grâce à une infrastructure d échange (EAI) Contexte La mise en œuvre de la LOLF L évolution du régime budgétaire et comptable des EPST (mise en œuvre du Nouveau Cadre Budgétaire et Comptable) Des systèmes d information (GCF/Xlab-Icare/Popart) peu évolutifs Une myriade d applications ne permettant pas de disposer d une vision cohérente des activités RH Le démarrage simultané des projets RH et Budget Finance Comptabilité (BFC) Périmètre fonctionnel du projet comprend : -La gestion de personnel -le développer les ressources Humaines (GRH), qui est en partie couvert avec des outils spécifiques pour les domaines comme le recrutement, la formation, Mais il n y a pas de pratique ou d outil partagé dans les domaines comme les carrières chercheurs, la GEC, la gestion sociale, ; - mais aussi le pilotage la prévision RH (GPEC) 3
Macro planning du projet Sirhus 4 Cette diapositive montre que le nouveau système sera mis en place par étapes successives. A chaque version seront élargies les fonctionnalités, les utilisateurs et les populations décrites. Le système cible couvrira tous les agents des laboratoires, CNRS ou non, et tous pourront y avoir accès : pour consulter des informations personnelles (exemple ), modifier des informations comme leur adresse, leur situation familiale Oralement : V1 : le socle SIRH «gérer» Gérer et payer le personnel Intégrer les éléments de base de la GEC Répondre à la LOLF V2 : développer la GRH «rendre compte» Gérer les carrières et les recrutements Développer la GEC Gérer les postes, la masse salariale, la politique de rémunération V3: prévoir, former, accompagner «pilotage RH» Intégrer la GPEC et développer la formation Poursuivre le recrutement Assurer la gestion sociale 4
Réalisation du volet «conduite du changement» Orientation : impliquer les futurs utilisateurs et s appuyer sur des relais facilitant la démultiplication Un plan d action complet Information et communication large et ciblée Études d impacts métiers et formation conduite du changement Formation de formateurs internes puis de tous les utilisateurs Organisation d un support de proximité et d un support central Assistance au démarrage 5 5
Mobilisation des acteurs du changement Sponsor: DRH communication Projet: DSI/DRH, Bureau Central Paie, experts métier «venez construire votre système de demain» Responsables services RH Séminaire d information et de réflexion projet Formation «conduite du changement» Ateliers de cadrage «boite à outils» avec messages de la direction Utilisateurs: Services RH des délégations 6 Mobiliser l encadrement des délégations, de la DRH et de l ACP pour permettre : Une bonne appropriation du projet Que les ressources et moyens soient au rendez-vous lors du déploiement Objectif : s assurer que chacun comprenne son rôle et conduise les actions nécessaire au bon déroulement du déploiement Bénéfices attendus : Assurer un déploiement dans des conditions optimales Piloter efficacement la généralisation Obtenir un retour d expérience lors de l expérimentation pour ajuster les outils en vue de la généralisation 6
Etude d impacts 7 Conduire l étude d impact suite aux ateliers de conception de la solution pour identifier et mettre en œuvre les actions d accompagnement terrain nécessaire à la bonne intégration des nouveaux outils et des nouveaux processus. Préparation de la filière RH (prise en charge par la DRH) des formations accompagnement du changement pour les responsables de services (3j) des études d impacts sur les processus majeurs des séminaires de travail sur la base de leurs résultats 7
Information et Communication Large communication s appuyant sur différents canaux : un site web consacré au projet l organisation mise en place, les étapes des informations sur le contenu du futur système, la lettre électronique de l administration du CNRS un concours ouverts à tous les agents du CNRS pour trouver un nom une information plus complète et ciblée aux utilisateurs une lettre mensuelle d information sur l actualité du projet un site intranet avec accès resteint http://www.sg.cnrs.fr/sirhus/default.htm 8 Assurer une communication homogène et régulière auprès de l ensemble des personnels impactés pour leur donner de la visibilité, expliquer les choix et apporter les réponses à leurs interrogations et les sensibiliser aux jalons clés. 8
Formation: les principes «Généralités SAP HR» «Gestion administrative du personnel» ou «Paie» ou «Gestion des Postes» «Gestion administrative du personnel» ou «Paie» ou «Généralités SAP HR» «Gestion administrative du personnel» ou «Paie» «Gestion des Postes» «Gestion des Postes» 9 Afin de sécuriser le déploiement des formations auprès des gestionnaires RH des délégations, le CNRS a confié l animation de ces formations à un binôme de formateurs. Désignation de 2 à 3 formateurs internes par délégation régionale Formation des FI à la pédagogie puis à Sirhus en avance de phase Animation des formations par des binômes Gpt + FI CNRS Planification nationale des formations de septembre à décembre (environ 50 sessions de 1 à 10 jours en fonction des publics) 9
Support et assistance 10 Assistance sur site au démarrage ( 2 à 5 jours par services), réunions de suivis téléphoniques 10
Retour d expérience Bilan après un an de mise en production Les Facteurs Clés de Succès Implication forte de la Direction du CNRS et des maîtrises d ouvrage tout au long du projet Mobilisation importante de l ensemble de la filière RH Cellule dédiée «Accompagnement au changement» Précision de l analyse d impacts sur les processus de gestion Communication interne forte et régulière Formation ciblée sur le métier en binôme CNRS/Intégrateur Documentation utilisateur complète et précise Support et assistance centralisés avec les relais locaux 11 Les Facteurs Clés de Succès du projet grâce à la conduite du changement: Implication forte de la Direction: Mobilisation importante de l ensemble de la filière RH: Des utilisateurs associés au projet et une large phase d expérimentation projet Des utilisateurs des délégations associés dès le démarrage du Précision de l analyse d impacts sur les processus de gestion: ex:gestion des postes, décisions, partie métiers des guides utilisateurs Communication interne forte et régulière: Rubrique dans flash RH / Réunion d information Organisations syndicales / Séminaire RRH Formation ciblée sur le métier en binôme CNRS/Intégrateur: Documentation utilisateur complète et précise: Support et assistance centralisés avec les relais locaux: Une assistance de proximité sur site durant le premier trimestre. 11
CNRS Merci de votre attention à vos questions Marc Duschenes CNRS, Direction de projet Sirhus 5 février 2008 12 12