Non, l externalisation ne m a pas tuer! Retour d expårience Jean MARCHAL, CFO EBREX France, Directeur associå IRC
EBREX France en quelques mots DÄmarrage d activitä en 2007 ActivitÄs principales : transport, messagerie et logistique du froid CA 2009 :127 M, projection 2010 : 135 M 23 agences rägionales, räparties sur tout le territoire national 1.200 personnes, dont 1.150 opärationnels 56.000 factures fournisseurs par an Externalisation des fonctions comptabilitä, träsorerie, paie et administration du personnel, informatique et recouvrement Changement d actionariat en juillet 2010 2UniversitÄ Objectif Cash 22 octobre 2010
Les enjeux de l externalisation Moderniser rapidement une fonction Finance Gestion É du 20Ä siñcle Ö GÄrer au mieux l Ävolution de notre activitä dans un secteur d activitä en tension permanente Se concentrer sur nos activitäs opärationnelles, notamment en termes de däveloppement commercial et de production MaÜtriser le coát complet des activitäs comptables et d administration de la paye et du personnel S assurer un accñs rapide et souple à l ensemble des compätences du domaine financier et du reengineering utiles à l entreprise, selon une logique de coát variable BÄnÄficier d une grande souplesse de fonctionnement et d une forte räactivitä des Äquipes de support, avec un objectif annoncä de qualitä de service et d efficacitä du service rendu à sa ClientÑle interne (les directions opärationnelles) et externe (les clients de l entreprise) 3UniversitÄ Objectif Cash 22 octobre 2010
Les principaux råsultats obtenus grçce au projet d externalisation Gestion däläguäe performante des fonctions comptables et d administration de la paie et du personnel d EBREX France objectifs de qualitä de service et d efficience administrative tenus : räduction des dälais de cläture - pilotage rägulier des opärations - Mise en place d une Äquipe performante et motiväe de 12 ETP au sein d un Centre de Services PartagÄs, externalisä chez Deloitte : motivation des Äquipes - paix sociale Refonte complñte de la fonction Finance Gestion : avant 40 personnes pour 180 M de chiffre d affaires, aujourd hui, y compris effectifs externalisäs, 17 personnes pour 150 M de chiffre d affaires Elaboration d un SLA facilitant le pilotage rigoureux des processus DAF et mise en place d indicateurs de mesure pertinents de l activitä du CSP au service de EBREX France Aide à la concentration sur le coeur de mätier - flexibilitä et complätude de l accñs aux expertises utiles Impact global positif sur la culture d entreprise, mieux orientäe efficacitä et räsultats de gestion Mise en oeuvre d outils performants tels que la dämatärialisation des factures fournisseurs Aide à la räorganisation des fonctions administratives en agence, cräation de deux päles et gain de productivitä de 18% 4UniversitÄ Objectif Cash 22 octobre 2010
Focus sur la dématérialisation Modélisation des processus + dématérialisation + re-engineering = cohérence et efficience des traitements comptables CLIENT PRESTATAIRE FOURNISSEUR Comptabilité Autres (mails...) 4 Contrôles (imputation...) Département s 5 Réception copie BDC validé 6 Réception commande Copie Validation 3 8 BDC BDC 2 Réception Facture -Envoi produits -Exécution prestation 7 ERP OU EQUIVALENT 1 Process BDC CLIENT Enregistrement facture 13 TECHNOLOGIES / SI 9 Scan fact -> Contrôles forme 10 Rappro BDC / Facture manuel Workflow ->Contrôle fonds 11 Export XML 12 5Université Objectif Cash 22 octobre 2010
Les principaux räsultats däjà obtenus gråce au chantier É dämatärialisation Ö Projet d efficacitä administrative abouti, avec l implication des clients internes (opärationnels) Contribution directe du chantier pour faire face aux räductions d effectifs induites par le PSE Participation à la räduction des dälais de cläture comptable Anticipation É en ligne Ö des Ävolutions du BFR d exploitation et des besoins de träsorerie AccessibilitÄ des donnäes et rägularisation des relations avec les fournisseurs Les bänäfices addtionnels pressentis Satisfaction durablement accrue des opärationnels de l entreprise ProgrÑs sur la productivitä administrative conforme au Business Plan du projet UniversitÄ Objectif Cash 22 octobre 2010
Quelques ÄlÄments de räflexion sur l externalisation AVANTAGES La compätence du prestataire permet de räcupärer rapidement d Äventuels retards de performance (outils obsolñtes, process anciens, ) La Direction financiñre est focalisäe sur l action pas sur la production du chiffre Les gains de productivitä sont Ävidents QualitÄ de la É signature Ö quand l entreprise rencontre des difficultäs ou nägocie avec des tiers Permet de conserver des compätences en les faisant reprendre par le prestataire Le coát est variable INCONVENIENTS La mise en œuvre est facilitä si reprise ou cräation d activitä Perte de compätence au sein de l entreprise Certain dirigeants sont räfractaires à ce type d organisation Le coát est renchäri de la marge du prestataire La rä internalisation est compliquäe Il faut quand méme s en occuper! Université Objectif Cash 22 octobre 2010
Jean Marchal Jean.marchal@ebrex.fr 06 22 28 85 80 Université Objectif Cash 22 octobre 2010